UJIAN AKHIR TRIWULAN II MATA KULIAH : SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

Transkripsi

1 UJIAN AKHIR TRIWULAN II MATA KULIAH : SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) REAL CASE STUDY 2 CENTENE, FLOWSERVE DAN INDUSTRI SHAW : HUBUNGAN, KOLABORASI DAN KESUKSESAN PROYEK Oleh : Nama : Gawil Despriyatmoko NIM : P EK Angkatan : EK 9 Dosen Pengajar : Dr. Ir Arif Imam Suroso, M.Sc(CS) PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCA SARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2012

2 DAFTAR ISI DAFTAR ISI... Halaman i BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang... 1 B. Tujuan... 2 BAB II CENTENE, FLOWSERVE, DAN INDUSTRI SHAW : 3 HUBUNGAN, KOLABORSI, DAN KESUKSESAN PROYEK... A. Penjelasan Kasus... 3 B. Real World Case 2, Pertanyaan dan Jawaban... 8 BAB III KESIMPULAN i

3 REAL CASE STUDY 2 CENTENE, FLOWSERVE DAN INDUSTRI SHAW : HUBUNGAN, KOLABORASI DAN KESUKSESAN PROYEK MAKALAH Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc (CS) Disusun Oleh Gawil Despriyatmoko Kelompok/Angkatan : 3 (Anggur) / EK 9 i

4 BAB I PENDAHULUAN A. Latar belakang Ibarat pepatah Lain padang, lain ilalang. Lain dulu, Lain sekarang. Situasi dan kondisi Indonesia di era globalisasi, era reformasi ini menghadapi banyak tantangan dan rintangan. Kini setiap orang atau organisasi dituntut untuk melek terhadap teknologi informasi. Paling tidak mampu untuk mengakses informasi yang dibutuhkan sesuai dengan porsinya masing-masing. Pemanfaatan teknologi informasi bertujuan agar informasi dapat diperoleh secara cepat, mudah dan aman. Dengan teknologi informasi diharapkan mampu digunakan sebagai bahan pertimbangan decision making secara efektif dan efisien. Decision making tanpa informasi yang akurat dan menyeluruh adalah omong kosong. disinilah peran teknologi informasi. Teknologi informasi berkembang menjadi sebuah sistem informasi. Penerapan teknologi informasi yang terstandarisasi, berdampak pada peluangpeluang yang tercipta untuk saling berlomba mengembangkan inovasi-inovasi baru dalam menjalani bisnis maupun bidang-bidang lainnya. Suatu perusahaan atau organisasi dalam mengembangkan Teknologi Informasi dan Komunikasi, baik untuk keperluan internal maupun eksternal, umumnya menggunakan jasa pihak ketiga yang diakui profesional. Pihak ketiga ini kerap kali dikenal dengan istilah outsourcing. Agar tujuan perusahaan dlam membangun sistem TIK, maka diperlukan adanya relasi dan komunikasi yang baik antara Perusahaan atau organisasi atau instansi dengan penyedia jasa (pihak ketiga) tersebut. Koordinasi yang buruk, maka sistem yang dicanangkan kemungkinan besar tidak berhasil, atau terjadi kemunduran dateline. 1

5 B. Tujuan 1. Mengetahui relasi dan kolaborasi dan keberhasilan proyek dari Centene, Flowserve, dan Industri Shaw. 2. Mengetahui faktor-faktor keberhasilan proyek yang dijalankan oleh Centene, Flowserve, dan Industri Shaw. 3. Menjawab Real World Case 2 untuk studi kasus pada Centene, Flowserve and Shaw Industries. 2

6 BAB II CENTENE, FLOWSERVE, DAN INDUSTRI SHAW : HUBUNGAN. KOLABORASI DAN KESUKSESAN PROYEK A. Penjelasan Kasus Real World Case Study 2, menggambarkan mengenai bagaimana perusahaan menjalin dan membangun hubungan antar bagian dan pihak dalam mengembangkan dan membangun sistem Teknologi Informasi dan Komunikasi di perusahaan tersebut. Perusahaan-perusahaan yang dijadikan contoh antara lain : Centene, Flowserve, dan Shaw Industries. Sebuah perusahaan bernama Centene telah berhasil dalam membuat dan menerapkan sistem keuangan baru. pengerjaan sistem keuangan tersebut dapat dikatakan cepat yaitu sekitar 12 bulan, dan tepat sesuai anggaran yang telah dianggarkan. sistem keuangan baru tersebut melibatkan modul PeopleSoft dan software perencanaan dan pelaporan finansial dari Hyperion. Proyek tersebut dapat sukses/berhasil disebabkan oleh antara lain : 1. Perusahaan menerapkan teknologi yang telah teruji. 2. Perusahaan menyewa seorang sistem integrator yang berpengalaman dengan PeopleSoft. 3. Kerja sama tim yang baik antara perusahaan, organisasi IT, manajer proyek, organisasi finansial, pihak ketiga penyedia jasa, dan sumber daya integrasi sistem. kerja sama yang baik ini pada akhirnya akan membawa proyek dapat berjalan dengan semestinya, walaupun keadaan menjadi sulit. Seandainya relasi antara IT dan finansial tidak baik, kedua organisasi ini akan saling menuduh satu sama lain yang malah akan semakin menunda penyelesaian proyek. Dengan kerja sama yang baik, maka yang terjadi adalah antar tim bekerja bersama untuk menyelesaiakan persoalan yang ada tanpa adanya saling tuduh menuduh untuk mencari siapa yang salah. 3

7 Perusahaan Flowserve, adalah salah satu produsen terbesar kelas dunia untuk pompa, katup, segel, dan penyedia layanan untuk industri pembangkit listrik, minyak, gas, kimia dan lainnya. Perusahaan ini sedang ingin melakukan perubahan dalam proses dan sistem informasi dan komunikasi. Hal ini dirasakan oleh Jojo CIO perusahaan tersebut. Jojo memiliki pandangan bahwa, perubahan tersebut harus mencakup penerapan infrastruktur teknologi informasi yang seragam (sampai ke lini terendah), membangun help desk global, dan memangkas puluhan sistem FRP yang terpisah satu sama lain. Jojo dihadapkan pada tekanan operasional dan regulasi yang semakin bertambah. Ia tahu bahwa sudah tiba waktunya untuk menyederhanakan seluruh infrastruktur IT perusahaan yang mana usaha ini merupakan sebuah usaha keras yang akan membawa perubahan menyeluruh dalam sebuah perusahaan yang tersebar di lebih dari 56 negara. Strategi awal Jojo adalah perubahan paradigma. Jojo ingin menanamkan bahwa perubahan ini bukan hanya sekedar sebuah proyek teknologi informasi. Paradigma ini harus dipahami betul mulai dari pucuk pimpinan tertinggi sampai lini terbawah (staf), bahwa perubahan teknologi informasi ini akan berpengaruh besar pada bisnis yang semakin meningkat. Langkah tersebut ditindaklanjuti dengan mengumpulkan 35 perwakilan divisi dari seluruh penjuru dunia di markas besar perusahaan. Di sini, terkurung dalam sebuah ruang konferensi selama 17 minggu, para perwakilan divisi ini mencermati sistem-sistem dan proses-proses yang terpidah, memutuskan mana yang layak dan mana yang tidak layak untuk disempurnakan. Selama periode ini, Flowserve juga mengumpulkan para ahli urusan internal, mulai dari insinyur sampai perwakilan pemasaran, untuk memberikan pandangan mereka berdasarkan pengalaman di lapangan tentang kekurangankekurangan perusahaan. Hasilnya adalah sebuah cetak biru untuk standar bisnis, rancangan grafik finansial akuntansi standar, dan terwujudnya satu set standar data untuk pelanggan dan pemasok. Selain menciptakan batasan proyek, Jojo mengatakan bahwa dengan melibatkan pimpinan bisnis dalam tahapan rancangan yang kritikal, Jojo berhasil mendapatkan dukungan menyeluruh untuk sebuah inisiatif strategis bisnis yang meliputi seluruh perusahaan dan menelan biaya lebih dari $60 juta untuk empat tahun. 4

8 Proyek-proyek yang gagal, selalu ada seseorang dalam proyek tersebut yang mengetahui bahwa ada sesuatu yang salah. Jika anda tidak memiliki hubungan baik dan kepercayaan, orang-orang tersebut tidak akan muncul ke permukaan. Dan jika tidak melakukan sesuatu terhadap masalah-masalah tersebut secara tepat waktu, masalah-masalah tersebut selalu menjadi lebih besar. Inilah pentingnya budaya keterbukaan untuk mencapai kinerja proyek yang baik. Lebih jauh lagi, ketika benar-benar terjadi persoalan-persoalan dalam sebuah proyek, rekan bisnis tidak akan cenderung meletakkan tanggung jawab sepenuhnya pada IT jika mereka menghormati IT. Bahkan, mereka akan lebih cenderung memberi IT kelonggaran jadwal proyek. Menurut Livingston tidak peduli jenis teknologi yang digunakan, seberapa berbakat staf teknis yang dimiliki dan seberapa besar pengetahuan rekan bisnis mengenai peningkatan proses dan bisnis, setiap inisiatif sistem akan menemui masalah. Jika tidak memiliki hubungan yang baik, pada akhirnya antar tim akan saling menuding dan bukan menjadi transparan dan mengakui kesalahan yang mungkin dibuat. Jika anda memiliki hubungan yang baik, anda sekalian akan duduk bersama dan mencari cara untuk memecahkan masalah. Keputusan-keputusan yang mempengaruhi proyek juga dihasilkan lebih cepat ketika semua orang yang terlibat memiliki hubungan yang baik. Keputusan yang cepat dan baik sangat penting untuk menjaga proyek tetap berjalan. Kegagalan para pegawai senior untuk mengambil keputusan berakibat keputusan diambil pada level organisasi yang lebih rendah. Jika anda memiliki seorang pengembang software yang menunggu keputusan untuk suatu analisa kebutuhan bisnis, tiga hal bisa terjadi: 1. Dia bisa menduga apa yang harus dilakukannya dan dugaannya benar. 2. Dia bisa menunggu untuk sebuah keputusan dan sementara itu dia tidak seproduktif biasanya. 3. Dia bisa menduga dan dugaannya salah. Jika ketiga pilihan tersebut punya kemungkinan yang sama, dalam dua dari tiga kasus hal itu akan berpengaruh jelek terhadap proyek. Dan jika anda menumpuk cukup banyak keputusan-keputusan semacam itu, maka hal itu akan memberi pengaruh negatif bagi proyek. 5

9 Meskipun hubungan baik memiliki pengaruh positif dalam manajemen proyek, manajer proyek IT lebih mengandalkan software dan metodologi ketimbang membangun hubungan baik ketika mereka perlu meningkatkan hasil kerja mereka. Tidak mengherankan. Dibandingkan dengan waktu yang diperlukan untuk membangun hubungan baik, software terlihat seperti solusi cepat. Para manajer proyek IT juga merasa paling nyaman dengan menggunakan tool. Livingston dari Shaw Industries menggunakan Scrum, sebuah metode pengembangan software yang agile, untuk meningkatkan hubungan antara IT dan rekan bisnis serta memastikan keberhasilan proyek. Dengan Scrum, kata Livingston, rekan bisnis bertemu dengan IT dalam sebuah pertemuan selama 4-8 jam untuk melihat semua proyek dalam catatan backlog dan bersama-sama menentukan yang mana yang akan paling menguntungkan bagi Shaw Industries. IT kemudian membagi proyek tersebut dalam sprints 30 hari kerja yang semakin lama semakin produktif. Ketika IT menyelesaikan sebuah sprint, rekan bisnis menganalisa perkembangan pekerjaan IT dan menyarankan perubahanperubahan yang dirasa perlu. Metodologi pengembangan agile, dari rancangannya sudah mendukung membangun hubungan yang lebih baik. Scrum dan Agile memaksa untuk lebih sering melakukan interaksi. Dengan melakukan itu, IT menghasilkan solusi dalam tahapan yang semakin cepat untuk bisnis, dibandingkan dengan metode air terjun (waterfall method), di mana diperlukan satu setengah tahun sebelum bisnis melihat hasil dari inisiatif. Livingston mengatakan tidak perlu bagi IT dan fungsi bisnis lainnya untuk saling menyesuaikan agar Agile bisa digunakan secara efektif. Agile dapat digunakan sekalipun terdapat ketegangan awal antar kelompok. Proses ini memaksa IT dan rekan bisnis untuk mengutamakan protek bersama-sama dan menyepakati 15 item yang akan diselesaikan IT dalam 30 hari. Scrum kemudian mengendalikan kerja IT. Di akhir dari 30 hari tersebut, IT harus menunjukkan sesuatu sebagai hasil kerjanya. Scrum membuat IT lebih bisa mempertanggungjawabkan pekerjaan mereka kepada bisnis. 6

10 Antara struktur yang dipaksakan oleh Scrum dan hubungan baik yang terjalin karenanya, pencapaian hasil kerja proyek meningkat. Livingston mengatakan hal ini sedang terjadi di Shaw Industries: Kerjasama yang lebih baik menghasilkan value yang lebih baik untuk bisnis, katanya 7

11 B. Real Case Study 2, Pertanyaan dan Jawaban 1. Menurut anda mengapa praktek yang digambarkan dalam kasus memberikan keberhasilan bagi perusahaan-perusahaan tersebut? Jawab : Karena apa yang telah dipraktekkan hasilnya dapat dilihat. Penjualan dan keuntungan meningkat. Secara fisik dapat dilihat dari jaringan perusahaan yang telah tersebar di abanyak Negara. Poin penting dari faktor keberhasilan ini adalah, adanya hubungan baik yang terjalin antara pihak ketiga penyedia jasa, manajer proyek, rekan bisnis, dan perusahaan itu sendiri. Kerja sama ini memungkinkan proyek tetap berjalan sesuai dengan jadwal, walaupun saat terjadi krisis. Hubungan yang baik membantu dalam mengidentifikasikan persoalaanpersoaalan yang muncul dengan lebih cepat. Antar tim IT dan rekan bisnis dapat duduk bersama untuk memecahkan persoalan ini untuk mencari solusinya secara bersama-sama. Hubungan yang juga memicu tampilnya anggota tim yang dengan suka cita dan mau untuk berbagi solusi mengingat bisa jadi dialah orang yang paling paham terhadap persoalan yang dihadapi proyek. Faktor yang tidak kalah pentingnya adalah faktor kecepatan dalam mengambil keputusan. Setelah diketemukan solusinya, maka pengambilan keputusan untuk memilih mana yang akan dilaksanakan selanjutnya, penting dilakukan. Penundaan keputusan akan berakibat pada tertundanya jadwal selesainya proyek. tentu saja berimplikasi pada penambahan biaya. 2. Bagaimana cara mereka mengubah struktur proyek sehingga meningkatkan kemungkinan akan hasil yang positif? Jawab : Dengan cara memastikan bahwa suatu proyek tidak dipandang sebagai proyek IT. Proyek dibicarakan oleh semua pihak terkait sebagai proyek bisnis dan para pimpinan dilibatkan dalam fase awal rancangan yang kritis. 8

12 a. Perubahan paradigma. Paradigma yang ditanamankan bahwa perubahan ini bukan hanya sekedar sebuah proyek teknologi informasi, melainkan perubahan yang menyeluruh namun sederhana, yang nantinya akan meningkatkan proses bisnis perusahaan. Tentunya meningkatkan keuntungan. Paradigma ini harus dipahami betul mulai dari pucuk pimpinan tertinggi sampai lini terbawah (staf). b. Mengumpulkan perwakilan divisi-divisi vital dari seluruh lini perusahaan. Para perwakilan divisi ini mencermati sistem-sistem dan proses-proses bisnis, dan memutuskan mana yang layak dan mana yang tidak layak untuk disempurnakan. c. Mengumpulkan para ahli urusan internal, mulai dari insinyur sampai perwakilan pemasaran, untuk memberikan pandangan mereka berdasarkan pengalaman di lapangan tentang kekurangankekurangan perusahaan. 3. Dalam kasus Shaw Industries, bagaimana Scrum membantu? Jawab : Scrum untuk meningkatkan hubungan antara IT dengan mitra bisnisnya. Scrum merupakan sebuah penerapan pengembangan software secara Agile. Metode agile, IT dapat menghasilkan solusi secara berkala kepada rekan bisnis, dengan cepat dan lebih sederhana. 4. Berikan tiga contoh spesifik dari kasus, dan jelaskan di mana dan bagaimana kegiatan-kegiatan tersebut membantu perusahaan menjalankan proyek mereka. Jawab : a. Perusahaan Centene berhasil memasang sistem finansial baru. Hal ini dilakukan dengan cara : i. Perusahaan menerapkan teknologi yang telah teruji. ii. Perusahaan menyewa seorang sistem integrator yang berpengalaman dengan PeopleSoft. 9

13 iii. Hubungan yang terjalin baik dan kerja sama tim yang baik antara perusahaan, organisasi IT, manajer proyek, organisasi finansial, pihak ketiga penyedia jasa, dan sumber daya integrasi sistem. kerja sama yang baik ini pada akhirnya akan membawa proyek dapat berjalan dengan semestinya, walaupun keadaan menjadi sulit. Bahkan perusahaan ini dapat menyelesaikan proyeknya dengan tepat waktu dan anggaran. b. Perusahaan Flowserve melakukan penyederhaanaan seluruh infrastruktur IT perusahaan dan sistem informasi teknologi yang user friendly. Paradigma yang ditekankan adalah paradigma bahwa proyek ini tidak dipandang sebagai proyek IT, melainkan proyek bisnis. Langkah berikutnya adalah mengumpulkan perwakilan divisi-divisi vital dari seluruh lini perusahaan. Untuk mencermati sistem-sistem dan prosesproses bisnis, dan memutuskan mana yang layak dan mana yang tidak layak untuk disempurnakan. Kemudian mengumpulkan para ahli urusan internal, mulai dari insinyur sampai perwakilan pemasaran, untuk memberikan pandangan mereka berdasarkan pengalaman di lapangan tentang kekurangan-kekurangan perusahaan. c. Industri Shaw menggunakan Scrum pengembangan software komunikasi terhadap rekan bisnis. Scrum membagi proyek dalam kumpulan 30 hari kerja. Di akhir hari ke-30, rekan bisnis menganalisa kemajuan kerja tim IT dan memberikan saran perubahan yang diperlukan. Scrum memaksa tim IT dan rekan bisnis untuk lebih sering bertemu sehingga terjalin hubungan baik. 10

14 5. Dengan menggunakan contoh dari kasus dan pemahaman anda sendiri, dapatkah anda menguraikan sekumpulan rekomendasi yang perlu diikuti perusahaan ketika menangani proyek berbasis teknologi? Apakah rekomendasi tersebut bersifat universal, atau apakah anda akan menambahkan batasan dalam penerapannya? Jawab : a. Menggunakan teknologi yang telah teruji b. Menggunakan tenaga konsultan yang berpengalaman dalam bidang software yang digunakan perusahaan c. Menjalin dan membangun kepercayaan hubungan yang baik antara perusahaan, organisasi IT, manajer proyek, organisasi finansial, pihak ketiga penyedia jasa, dan sumber daya integrasi sistem. d. Memandang proyek IT sebagai proyek bisnis. e. Melibatkan pimpinan-pimpinan bisnis dalam tahap enalisa dan evaluasi. f. Mengganti metodologi waterfall dengan metodologi agile dalam pengembangan software. 11

15 BAB III KESIMPULAN 1. Keterjalinan relasi yang baik, jauh lebih penting/berperan dalam keberhasilan proyek. 2. Pengambilan keputusan, tentunya setelah melalui pertimbangan yang matang, perlu diambil secara cepat dan tepat. 3. Pengembangan sistem informasi dan komunikasi yang tepat adalah pemanfaatan teknologi yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, bukan berdasarkan pendayagunaan teknologi terkini-nya. 12