Chapter 2 The Implementation Challenge

Transkripsi

1 Nama : Ferry Anggriawan Kusuma Kelas : 7.4FS No. Nim : Mata Kuliah : Enterprise Resource Planning Chapter 2 The Implementation Challenge Sumber daya Perencanaan sukses adalah seperti ini : 1. Pekerjaan Banyak Menerapkan ERP sebagai satu set baru proses pengambilan keputusan usaha besar yang melibatkan banyak orang di seluruh perusahaan, termasuk manajemen umum. Pada dasarnya, seluruh perusahaan harus belajar bagaimana menangani permintaan dan penawaran masalah dengan cara yang baru. kecepatan arus informasi perangkat lunak perusahaan gabungan melalui pendekatan baru ERP untuk semua perencanaan dan pelaksanaan sistem merupakan perubahan besar dalam perusahaan dengan pemikiran tersebut dapat memperoleh banyak pekerjaan. 2. Melakukan proyek kamu sendiri. Implementasi yang berhasil dilakukan secara internal. Dengan kata lain, hampir semua pekerjaan yang terlibat harus dilakukan oleh perusahaan sendiri. Tanggung jawab tidak bisa diserahkan kepada pihak luar, seperti konsultan atau pemasok perangkat lunak. Hal ini sudah di coba berulang kali, dan tidak bekerja dengan baik sama sekali. Konsultan dapat memiliki peran nyata dalam memberikan keahlian tetapi hanya perusahaan yang tahu perusahaan dengan cukup baik dan memiliki wewenang untuk mengubah bagaimana hal tersebut dilakukan. ketika tanggung jawab pelaksanaan ini digabungkan dan operasional tanggung jawab, yang dapat secara sah bertanggung jawab atas hasil? Jika hasilnya tidak akan datang, para pelaksana dapat mengklaim pengguna tidak beroperasi dengan benar, sedangkan pengguna dapat mengatakan bahwa itu tidak dilaksanakan dengan benar. Hampir tanpa kecuali, perusahaan yang telah menjadi Kelas A atau B dan telah mencapai manfaat bottomline terbesar adalah orang-orang di mana pengguna menerapkan ERP sendiri. Oleh karena itu, prinsip kunci dari implementasi adalah: Pelaksana = Pengguna Orang-orang yang melaksanakan berbagai alat dalam Enterprise Resource Perencanaan perlu menjadi orang yang sama yang akan beroperasi setelah alat tersebut diimplementasikan.

2 3. Ini bukan prioritas nomor satu. Masalahnya adalah, orang-orang yang perlu melakukannya sudah sangat sibuk dengan prioritas pertama mereka: mendapatkan pesanan pelanggan, membuat pengiriman, rapat penggajian, menjaga peralatan operasi, menjalankan bisnis. Semua kegiatan lain harus menerapkan system ERP. tidak bisa menjadi prioritas nomor satu, tapi itu tidak perlu dipatok sebagai prioritas tinggi dalam perusahaan, sebaiknya nomor prioritas dua, tepat menjalankan bisnis. Nah, yang menjalankan bisnis? Orang yang dapat melakukan. Orang yang dapat memulai dengan managers serta pemimpin departemen penjualan, manufaktur, keuangan, dan pemasaran. Hampir semua orang di perusahaan memiliki saham, termasuk mereka yang merencanakan, memproduksi, dan menjual produk di setiap tingkat dalam bisnis. Di sepanjang buku ini, kita akan menggunakan istilah General Manager untuk merujuk senior eksekutif yang bertanggung jawab atas unit bisnis. Dalam konteks ini, general manager dapat identik dengan Presiden, Chief Executive Officer, atau Managing Director. Tentang Penjualan & Pemasaran, Operasi, Pengembangan Produk, Keuangan. Salah satu alasan mengapa banyak perusahaan yang menerapkan ERP tidak pernah melampaui Kelas C dan lainnya termasuk. ERP umumnya disalah artikan sebagai sistem komputer. Bukan begitu. Ini adalah sistem yang dimungkinkan oleh perangkat lunak komputer dan perangkat keras. Hal ini membutuhkan kepemimpinan atas manajemen dan partisipasi. Jika tujuannya benar-benar untuk menjalankan bisnis yang lebih baik, maka manajer umum dan staf harus sangat terlibat karena mereka sendiri memiliki pengaruh nyata atas bagaimana bisnis itu harus dikelola. Perubahan yang dilakukan pada tingkat yang lebih rendah dalam organisasi tidak akan menjadi masalah. Bob Stahl mengatakan: "Saya menemukan prioritas yang berasal dari kepemimpinan yang memahami bahwa ERP terkait dengan keberhasilan masa depan mereka. Ini menjadi bagian dari keharusan strategis definisi mereka." Ini melibatkan hampir setiap departemen dalam perusahaan. Ini tidak cukup untuk manufaktur atau logistik atau bahan departemen untuk berada di papan. Hampir semua departemen dalam perusahaan harus sangat terlibat dalam pelaksanaan ERP yang disebutkan, ditambah pemasaran, teknik, penjualan, keuangan, dan manusia sumber daya. Hal ini membutuhkan orang untuk melakukan pekerjaan mereka secara berbeda. Sebagian besar perusahaan menerapkan ERP harus menjalani perilaku besar mengubah untuk menjadi sukses. ERP membutuhkan satu set baru nilai-nilai. banyak hal yang harus dilakukan secara berbeda, dan jenis transformasi tidak pernah mudah untuk dicapai. Banyak orang di manajemen umum akan menganggap bahwa besar-besaran perubahan software seperti ES cukup untuk mencapai hasil besar. Bahkan, sistem ini hanya bergerak informasi lebih lanjut yang lebih cepat dan lebih dalam perusahaan. Jika proses kerja yang sebenarnya tidak berubah, maka informasi yang buruk bergerak lebih cepat dan dapat membahayakan momentum seluruh perusahaan. ERP menyediakan pekerjaan dan memproses orang-orang untuk masuk akal dan mempercepat aliran data. Pengguna berpengalaman mengatakan menerapkan ERP lebih sulit daripada membangun pabrik baru, memperkenalkan produk baru, atau memasuki keseluruhan pasar baru.

3 Kabar baiknya adalah ada cara untuk memenuhi tantangan ini. Tidak ada misteri yang terlibat. Menerapkan ERP dapat berhasil jika yakin itu dilakukan dengan benar. Ya, itu adalah pekerjaan banyak. Namun, ERP tidak pernah gagal untuk bekerja, bukan sekali, ketika diterapkan dengan benar. Ini akan bekerja dan pengguna akan menyadari manfaat besar. Melakukannya dengan benar melibatkan dua elemen utama: 1. jadwal pelaksanaan agresif, fokus pada pencapaian manfaat maksimal dalam waktu yang minimal. 2. Terbukti jika satu set langkah-langkah diikuti, akan menjamin keberhasilan pelaksanaan. Timbul pertanyaan: "Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan semua fungsi Enterprise Resource Planning seluruh perusahaan, dari saat kita mulai sampai kita sepenuhnya dilaksanakan? "Awal yang sulit untuk menerapkan ERP dalam waktu kurang dari 1 tahun. Beberapa perusahaan telah mencapai status kelas A dalam waktu kurang dari 12 bulan, tapi tidak banyak. Mengapa? Karena begitu banyak hal yang perlu dilakukan: pendidikan besar, integritas data, mengubah cara bisnis dijalankan. Dan, sementara itu, itu bukan prioritas nomor satu. Di sisi lain, untuk sebuah perusahaan berukuran rata-rata atau lebih kecil (divisi, unit usaha), jika mengambil lebih dari dua tahun, itu mungkin tidak dilakukan dengan benar. Sebagai soal fakta, jika unit usaha yang diberikan membutuhkan waktu lebih lama dari dua tahun untuk melaksanakan, peluang untuk mencapai superior hasil penurunan tajam. Hal ini menjadi lebih dan lebih sulit untuk mempertahankan intensitas, antusiasme, drive dan dedikasi diperlukan, dan dengan demikian lebih sulit untuk menjaga ERP sebagai prioritas yang sangat tinggi. dunia dapat berubah terlalu cepat. Oleh karena itu, Rencanakan untuk implementasi penuh Enterprise Resource Perencanaan untuk sebuah unit bisnis yang diberikan untuk mengambil lebih dari satu tahun, tetapi kurang dari dua tahun. Untuk tujuan kesederhanaan dan konsistensi, mari kita secara rutin mengacu pada implementasi 18 bulan. Sekarang 18 bulan adalah waktu yang cukup lama. Oleh karena itu, selama periode itu, awal keberhasilan adalah penting, dan dengan demikian kami sarankan bahwa mereka diidentifikasi dan agresif cepat.. Kemenangan awal yang paling penting biasanya Sales & Operasi Perencanaan dan yang lainnya adalah persediaan akurasi catatan. Di sisi lain, beberapa orang merasa jangka waktu 18-bulan adalah terlalu agresif atau ambisius. Ini masalah yang sangat praktis, dan juga diperlukan. Berikut ini alasannya: 1. Intensitas dan antusiasme. Karena ERP akan dilaksanakan oleh orang-orang yang menjalankan bisnis, prioritas pertama mereka harus menjalankan bisnis, yang fulltime dengan pekerjaan itu sendiri. Sekarang tanggung jawab mereka untuk menerapkan ERP akan membutuhkan lebih banyak pekerjaan. Dengan proyek diperpanjang, orang-orang ini pasti akan menjadi berkecil hati. Imbalannya adalah terlalu jauh di masa depan. Tidak ada cahaya di ujung terowongan. Namun, dengan jadwal yang agresif, orang-orang ini dapat melihat kemajuan yang dibuat sejak awal. Mereka dapat mengharapkan perbaikan dalam waktu yang relatif singkat. Dalam pengalaman kami, operasi orangpenjualan dan pemasaran orang, mandor, pembeli, insinyur, & perencana merespon positif untuk keuntungan nyata.

4 2. Prioritas. ERP ini sangat tidak mungkin terus dapat prioritas tinggi yang diperlukan lebih tiga atau empat tahun. Sebagai suatu prioritas proyek, begitu juga peluang untuk sukses. Pendekatan terbaik adalah untuk membangun ERP sebagai prioritas yang sangat tinggi; menerapkannya dengan cepat dan berhasil. Dan kemudian memanfaatkannya. Membangun di atasnya. Menggunakannya untuk membantu menjalankan bisnis yang lebih baik dan lebih baik. 3. Perubahan yang tidak direncanakan. Perubahan yang tak terduga datang dalam dua bentuk: - Perubahan pada orang dan - Perubahan dalam lingkungan operasi. Setiap jenis merupakan ancaman bagi proyek ERP. Mengenai perubahan orang, ambil kasus sebuah divisi yang umum manajer ERP berpengetahuan, antusias, dan memimpin upaya pelaksanaan. Misalkan orang ini tiba-tiba dipromosikan menjadi kantor perusahaan. General manager baru adalah sebuah entitas yang tidak diketahui. Reaksi orang ke ERP akan berdampak besar pada proyek peluang untuk sukses. Dia mungkin tidak mendukung ERP (biasanya karena kurangnya pemahaman), dan seluruh pelaksanaan. 4. Upaya akan beresiko. Perubahan lingkungan meliputi faktor-faktor seperti peningkatan tajam dalam Pengelola ("Kami terlalu sibuk untuk bekerja pada ERP"), penurunan tajam dalam Pengelola ("Kami tidak mampu ERP"), tekanan kompetitif, pemerintah baru peraturan, dll Sementara perubahan tersebut tentu saja dapat terjadi selama proyek singkat, mereka jauh lebih mungkin terjadi selama waktu yang sangat membentang out periode. 5. Jadwal selip. Dalam sebuah proyek besar seperti menerapkan ERP, jadwal mudah untuk tergelincir. Jika perusahaan perangkat lunak yang diinstal pada saat yang sama, perangkat lunak tenggat waktu instalasi mungkin menyarankan mendorong kembali perencanaan porsi ERP. Sepanjang buku ini, kita akan membahas cara-cara untuk meminimalkan selip. Untuk saat ini, mari kita menunjukkan fenomena menarik: Dalam banyak kasus, ketat, jadwal agresif sebenarnya kurang mungkin menyelinap dari longgar, santai, jadwal non-agresif. 6. Manfaat. Mengambil dari yang diperlukan untuk melaksanakan defers menyadari manfaat. Biaya kehilangan kesempatan hanya penundaan satu bulan dapat banyak perusahaan melebihi $ Penundaan satu tahun bisa dengan mudah berkisar ke dalam jutaan. Sebuah jadwal pelaksanaan agresif, oleh karena itu, sangat diinginkan

5 7. Tiga Knobs Dalam manajemen proyek, ada tiga variabel utama: jumlah pekerjaan yang harus dilakukan; jumlah waktu yang tersedia (kalender waktu, bukan pertahun); dan jumlah sumber daya yang tersedia untuk mencapai pekerjaan. Ini mungkin untuk menahan dua dari tombol-tombol tersebut konstan dengan memvariasikan ketiga. Sebagai contoh, mari kita asumsikan set berikut kondisi: 1. Beban kerja dianggap konstan, ada sejumlah pekerjaan yang hanya harus dilakukan untuk menerapkan ERP. 2. Waktu juga dapat dianggap konstan, katakanlah itu tetap di sekitar 18 bulan. 3. Variabel kemudian menjadi tombol sumber daya. Dengan menyesuaikan hal itu, dengan menyediakan sumber daya pada tingkat yang sesuai, perusahaan dapat mencapai jumlah yang diperlukan bekerja dengan mendefinisikan waktu. (Mengembangkan analisis biaya manfaat yang tepat dapat menempatkan sumber daya masalah menjadi fokus yang lebih jelas. Tapi, bagaimana jika perusahaan tidak dapat meningkatkan kenop sumber daya? kadangkadang, itu sama sekali tidak mungkin. Mungkin tidak ada cukup uang, atau organisasi membentang sangat tipis bahwa mengkonsumsi besar blok waktu karyawan pada implementasi saja tidak cukup. JALAN TERBUKTI Hari ini sudah diuji, terbukti cara untuk mengimplementasikan Enterprise Resource Perencanaan. Tiga puluh atau lebih tahun yang lalu, tidak ada yang bisa mengatakan. bahwa orang-orang berkata: Harus bekerja. Kami benar-benar percaya itu akan bekerja. Ia berdiri kesempatan baik untuk bekerja. Ini tentu harus bekerja. Ada ada lagi misteri tentang bagaimana menerapkan ERP. Ada satu set yang didefinisikan dengan baik langkah-langkah, yang menjamin sangat keberhasilan pelaksanaan dalam jangka waktu yang singkat, jika diikuti dengan dedication. Langkah-langkah ini disebut Jalan Terbukti. Jika Anda melakukannya dengan benar, ia akan bekerja. dan anda dapat mengambil ke Bank. Bagaimana kita bisa begitu yakin? Bagaimana ini menjadi seperti suatu hal yang pasti? Pusat-pusat Alasan utama pada beberapa eksekutif dan manajer di tertentu Perusahaan manufaktur Amerika Utara. Mereka memiliki beberapa hal kesamaan: ketidakpuasan dengan status, keyakinan bahwa lebih baik alat untuk mengelola bisnis mereka dapat dikembangkan, dan cukup pasokan keberanian. Maskapai pelaksana awal memimpin jalan. Tentu, mereka memiliki beberapa bantuan. Konsultan dan pendidik yang memiliki kunci untuk mengembangkan teori dan praktek. Perusahaan komputer, dalam hari-hari awal, mengembangkan paket perangkat lunak umum untuk kebutuhan bahan perencanaan, perencanaan kebutuhan kapasitas, dan kontrol lantai. Tapi, pada dasarnya, pengguna melakukannya sendiri. Selama 35 tahun terakhir, ribuan perusahaan telah menerapkan MRP / MRPII / ERP. Banyak telah menerapkan sangat berhasil (Kelas A atau B), bahkan ada perusahaan kurang begitu berhasil (Kelas C atau D). dengan mengamati berbagai macam upaya implementasi ini dan hasil mereka itu menjadi sangat jelas apa yang berhasil dan apa yang tidak.

6 Sebuah metode yang telah terbukti tidak bisa dijalankan telah dibuang. Sebuah hal yang bekerja telah disempurnakan, dikembangkan, dan disintesis menjadi apa yang kita sebut Jalan Terbukti. Versi saat ini dari Jalan Terbukti adalah langkah evolusioner dari yang sebelumnya telah disempurnakan untuk ERP tetapi memang benar untuk sejarah terbukti sukses lebih dari seperempat abad. Evolusi ini terus berlanjut, hingga memasuki abad 21, dipicu oleh tiga faktor: 1. Peluang baru untuk perbaikan. 2. Masukan umum dan proses. 3. Tekanan Waktu untuk melakukan perbaikan dengan cepat. Perusahaan harus melakukan semuanya, dan melakukannya dengan sangat baik, untuk menjadi kompetitif di pasar global dari tahun 2000-an. Perusahaan pemenang akan menemukan diri mereka terus-menerus dalam mode pelaksanaan, inisiatif pertama, lalu yang lain. Perubahan, perbaikan, implementation ini telah menjadi cara hidup. Sebagai tekanan kompetitif telah meningkat, sehingga memiliki urgensi untuk membuat perbaikan yang cepat. Kerangka waktu sedang dikompresi, diperlukan tidak hanya untuk pengenalan produk baru, tetapi juga untuk yang baru proses untuk memperbaiki cara bisnis dijalankan.

7 Analysis Biaya / Benefit. Sebuah proses untuk menghasilkan dokumen tertulis yang merinci biaya implementasi dan manfaat dari Enterprise operasi Sumber daya Perencanaan sukses, dan menghasilkan keputusan resmi apakah tidak melanjutkan ERP. Go / No-Go Decision. Itu mungkin atau tidak mungkin bahwa bisnis anda mungkin sangat baik dikelola dan sangat jauh di depan kompetisi yang Biaya / Manfaat Analisis mungkin tidak menunjukkan bahwa ERP untuk Anda. Jika tidak, maka data yang akan membawa anda untuk pergi ke proyek lainnya. Namun, jika manfaat ERP yang memaksa, maka keputusan untuk pergi ke depan perlu dibuat jelas dan membuat "resmi" dari puncak organisasi. Starter pun harus berbunyi pada saat pemimpin setuju dengan resmi Pendidikan dan Pelatihan awal. Idealnya 100 persen, minimal 80 persen, dari semua orang di perusahaan harus menerima beberapa pendidikan ERP sebagai bagian dari proses implementasi. Untuk ERP sukses, banyak hal akan memilih untuk mengubah, termasuk cara yang banyak orang lakukan pekerjaan mereka semua di tingkat perusahaan. Orang-orang perlu tahu apa, mengapa, dan bagaimana perubahan akan mempengaruhi mereka. Orang perlu melihat alasan mengapa mereka harus melakukan pekerjaan mereka secara berbeda dan manfaat yang akan menghasilkan. Perusahaan yang pendidikan dan pelatihan singkat hampir selalu menemukan perubahan bahwa mereka perlu dua kali lipat kembali dan melakukannya dengan benar setelah melihat bahwa proses baru tidak bekerja dengan benar. Pelaksana Penjualan & Perencanaan Operasi. Penjualan & Perencanaan Operasi, sering disebut "top manajemen menangani bisnis merupakan bagian penting dari ERP. Bahkan, mungkin elemen yang paling penting dari semua. ERP hanya tidak akan bekerja dengan baik tanpa itu. Karena melibatkan sedikit orang dan tidak mengambil waktu lama untuk melaksanakan, untuk memulai proses ini di awal implementasi ERP dan untuk mulai mendapatkan manfaat dari itu baik sebelum proses ERP lainnya. Manajemen Permintaan, Perencanaan, dan Penjadwalan Proses. Penjualan & Operasional Perencanaan (S & OP) menyeimbangkan permintaan dan penawaran pada tingkat volume. campuran spesifik produk, pelanggan, order, peralatan ditangani di bidang manajemen permintaan, perencanaan, dan penjadwalan. Terlibat dalam langkah ini dari Jalan Terbukti dua elemen utama: Salah satunya adalah untuk mengembangkan dan menentukan pendekatan baru untuk digunakan dalam peramalan, entri pesanan pelanggan, dan perincian perencanaan dan penjadwalan. Yang lain adalah untuk menerapkan proses baru melalui percontohan dan cut over pendekatan. Integritas Data. ERP untuk menjadi sukses, membutuhkan tingkat integritas data jauh lebih tinggi daripada sebagian besar perusahaan yang pernah dicapai atau bahkan dipertimbangkan. Persediaan catatan, tagihan bahan, formula, resep, rute, dan data lainnya perlu menjadi sangat akurat, lengkap, dan benar terstruktur.

8 Keuangan dan Akuntansi Proses-Proses Definisi dan Implementasi. Proses keuangan dan akuntansi harus didefinisikan dan diimplementasikan dengan prinsip yang sama seperti permintaan dan perencanaan proses. Tapi ada kabar baik di sini: Bagi kebanyakan perusahaan, langkah ini akan kurang menuntut dan lebih lancar daripada berurusan dengan manajemen permintaan, perencanaan, dan penjadwalan (menghadap). Alasannya adalah bahwa keuangan dan akuntansi tubuh pengetahuan lebih matang, lebih dikembangkan, baik dikodifikasikan, dan-yang paling penting-lebih dipahami oleh lebih banyak orang. Software Selection, dan Instalasi Konfigurasi Software. Perusahaan yang telah menerapkan ES akan menemukan langkah ini menjadi relatif. Mungkin ada beberapa tambahan "bolt-on" perangkat lunak. Untuk perusahaan yang melakukan gabungan implementasi ERP / ES, langkah perangkat lunak ini, tentu saja, besar dan harus dikelola sangat hati-hati. Audit / Assessment II. Evaluasi terfokus situasi perusahaan, masalah, kesempatan, dan strategi berikut pelaksanaannya. melalui perusahaan yang bergerak dalam inisiatif perbaikan berikutnya. Pendidikan yang sedang berlangsung. Pendidikan awal bagi orang-orang baru yang masuk ke perusahaan dan penyegaran pendidikan untuk melanjutkan. Hal ini diperlukan agar ERP dapat terus dioperasikan dengan baik, dan lebih baik karena perusahaan terus meningkatkan lebih lanjut dalam setiap bidang lainnya. Perusahaan-perusahaan yang mempertahankan status Kelas A di dua tahun pertama mereka adalah yang memiliki program pendidikan berkelanjutan yang solid. MENGAPA JALAN TERBUKTI ADALAH TERBUKTI Ada tiga alasan utama mengapa Jalan Terbukti sangat efektif. pertama adalah keselarasan ketat dengan orang ERP, data, komputer. Ini mencerminkan prioritas mereka, yang mencerminkan kebutuhan intensif untuk pendidikan untuk mengatasi masalah. Alasan kedua juga menyangkut keselarasan dengan membangun logis Enterprise Resource Planning. Metodologi Path Terbukti sinkron dengan struktur ERP. Ketiga, Jalan Terbukti didasarkan sepenuhnya pada hasil yang ditunjukkan. Sekali lagi: banyak pekerjaan tapi hampir tidak ada resiko. Jika sebuah perusahaan mengikuti Jalan Terbukti setia, tulus, dan penuh semangat, itu akan menjadi Kelas A dan tidak akan berlangsung selamanya. Anda mungkin berpikir, "bagaimana kau bisa begitu yakin? Bagaimana dengan semua 'ERP yang gagal. beberapa halaman lalu ada lebih Kelas C dan D dari pengguna Kelas A dan B. Itu menunjukkan bahwa peluang kita untuk sukses tinggi kurang dari 50 persen. " Jawaban kami: Terserah Anda. Jika Anda ingin memiliki peluang untuk Kelas A atau B kurang dari 50 persen, Anda memiliki pilihan itu. Di sisi lain, jika Anda ingin peluang untuk sukses menjadi dekat 100 persen, Anda dapat melakukannya. Berikut alasannya. Jumlah penduduk Kelas C dan D pengguna hampir nol perusahaan yang mengikuti Jalan Terbukti erat dan setia. Kebanyakan dari mereka adalah perusahaan yang merasa bahwa ERP adalah komputer kesepakatan untuk memesan komponen dan membantu menutup buku lebih cepat. Dari perusahaan yang pernah dilaksanakan melalui Jalan Terbukti, hampir semua dari mereka telah mencapai Kelas A atau Kelas tinggi tingkat B keberhasilan dengan ERP. Dan mereka sudah menyadari manfaat besar sebagai hasil. Tidak ada hal yang pasti dalam hidup. Mencapai hasil yang lebih unggul dengan ERP, dari mengikuti Jalan Terbukti pasti anda berhasil.