PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK

Transkripsi

1 PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK

2 Proses Manajemen Proyek Proyek pada dasarnya dibentuk dari sejumlah proses. Proses didefinisikan sebagai sebuah rangkaian aktivitas yang membawa hasil. Proses pada proyek secara umum dibagi menjadi dua kategori: Project Management Processes yang terkait dengan aktivitas pengelolaan sejumlah pekerjaan atau aktivitas di dalam proyek. Product-Oriented Processes yang terkait dengan aktivitas penciptaan produk tertentu di dalam proyek. Di dalam sebuah proyek, kedua proses tersebut saling berkaitan dan tumpang tindih (co-exist and overlapping phenomena).

3 Kelompok Proses Manajemen Proyek Manajemen Proyek bisa dipandang sebagai kumpulan proses-proses yang saling terkait/ berhubungan Kelompok Proses Manajemen Proyek mencakup: Proses Inisiasi (Initiating) Proses Perencanaan (Planning) Proses Pelaksanaan (Execution) Proses Pengendalian (Controlling) Proses Penutupan (Closing)

4 Overlap Antar Kelompok Proses

5 Kelompok Proses Inisiasi Perencanaan Pengendalian Pelaksanaan Penutupan

6 PROJECT LIFE CYCLE Initiating Planning Executing and Delivery Monitoring and Control Closing

7 INISIASI Memulai proyek termasuk mengenali dan memulai sebuah proyek baru atau fase proyek. Beberapa organisasi menggunakan fase pra-inisisasi, sementar yang lain termasuk item seperti mengembangkan kasus bisnis sebagai bagian dari inisiasi. Tujuan utamanya adalah secara formal memilih dan memulai proyek. Output utama meliputi : Menetapkan manajemen proyek. Mengindentifikasi stakeholder kunci. Menyelesaikan kasus bisnis. Menyelesaikan project charter dan mendapatkan tanda tangan diatasnya.

8 Merumuskan proposal dan rencana kontrak dengan internal (manajemen) Submit dan negosiasi proposal dengan target klien. Inti Initiasi adalah PDKT dan mendapatkan kepercayaan dari klien

9 PLANNING Tujuan utama dari perencanaan proyek adalah membimbing eksekusi. Setiap bidang mengetahui temasuk informasi perencanaan. Kunci output termasuk dalam proyek meliputi : Kontrak tim Scope statemen Work breakdown structure. Jadwal proyek,dalam bentuk bagan Gant dengan semua dependensi dan sumber daya masuk Sebuah daftar resiko prioritas (daftar resiko yang mungkin terjadi).

10 Beberapa pertanyaan penting dalam Planning: What is to be done? When should it to be done? Who should do it? Dimulai segera setelah manajemen (project manager) menyetujui proyek. Planning mengakomodasi semua tahapan proyek pengembangan dimulai dari requirement s.d maintenance

11 Planning fokus pada: Effort (and cost) estimation Risk management Schedulling Produk Planning Statement of works Project organization Management issues Technical consideration Project closing

12 Project Plan Tergantung dari : Scope / lingkup : mendefinisikan batas-batas sebuah proyek Apa saja bagian bisnis yang dipelajari, dianalisa, dirancang, dikonstruksi, diimplementasi, dan yang terakhir diperbaiki. Produk Kualitas Waktu Biaya Sumber Daya

13 Prinsip Perencanaan Detailkan aktivitas ke dalam tasks Jelas dan diskriptif Mudah diestimasi Apabila terjadi kegagalan, mengindikasikan alternatif lain dalam penyelesaiannya Menjaga jejak jadwal terestimasi dan aktualnya Progress berdasarkan waktu! jadikan sebagai alasan perubahan yang diperlukan Sangat berguna untuk project databases Detailkan hingga spesifik event Hari libur, off office, etc Tentukan buffer untuk masa tolerasi internal 13

14 PROJECT PROCESS (EXECUTION) Pelaksanaan dan perencanaan proyek saling terkait dan tidak terpisahkan kegiatan Mereka yang akan melakukan pekerjaan harus membantu untuk merencanakan pekerjaan Para manager proyek harus meminta masukan dari tim untuk mengembangkan rencana yang realistis

15 PRODUCTION Process Analysis Design Development Implementation

16 Tahap ini biasanya membutuhkan waktu dan resources palinng banyak karena Hasil Akhir dari proyek dikerjakan/diproduksi di sini. Output utama : Hasil Perkerjaan Manajer proyek harus menggunakan keahlian kepemimpinannya untuk mengatasi banyak tantangan yang terjadi selama tahap pelaksanaan produksi

17 MANAJEMEN PERUBAHAN Perubahan bisa terjadi : Change of needs Change of technology Improvement of problem understanding Impact-nya : Schedule Resource allocation Cost Product quality Antisipasi Log of the changes Perform impact analysis Estimates the effort needed for the change Re-estimate the delivery schedule Perform a cummulative cost impact analysis Review the impact Customer approval

18 MONITORING & CONTROL Bertujuan memberikan petunjuk untuk eksekusi agar mengikuti rencana spesifik projectnya Berbasis cost/effort dan schedule Potensi terjadinya masalah dalam project Scope Mencari tahu status aktual project sehingga bisa diukur secara kuantitatif Dibutuhkan untuk melakukan respon & re-allign terhadap project plan Tahapan: 1. Analisa dan prediksi 2. Apply kontrol management 3. Eksekusi project 4. Melakukan pengukuran

19 Monitoring & Kontrol meliputi : Penghitungan progress(perkembangan) Mengamati adanya pergeseran dari rencana Melakukan langkah-langkah perbaikan Pengendalian dilakukan pada semua kelompok proses yang lain dan terjadi pada semua tahapan dalam siklus hidup proyek Output utama : Laporan status and perkembangan (progress)

20 HAL YANG HARUS DI MONITOR / KONTROL People Produk Proses Proyek

21 PROJECT CLOSING Proses penutupan meliputi : mendapatkan persetujuan dari Stakeholder dan Customer atas produk final yang dihasilkan membawa proyek secara teratur ke tahap akhir Walaupun proyek tidak selesai, tetap harus ditutup untuk menjadi bahan pelajaran di masa mendatang Output utama : Arsip Proyek dan Pelajaran yang diperoleh Kebanyakan proyek mencakup Laporan dan Presentasi Akhir

22 FACTOR 1. Low Probability Technical Objectives (unresolvable technical problems) Commercial Viability/success ROI Achieved (damaging cost growth) Market potential or change in competitive factors/ market needs 2. No Solution Engineering Design Lasting Process 3. Intellectual Property Issues 4. Higher priority of competing projects 5. Schedule delays

23 CLOSING Project organization Performance evaluation Close out analysis & review! lesson learned & project databases Scope verification Technical audit! memenuhi technical requirement Financial audit Administrative work Project acceptance & handover» Transfer of files» Licenses» Documentations / Report Payment statement

24 JENIS-JENIS CLOSING - Extinction! Selesai atau Gagal - Additon/Penambahan! Penambahan Bagian dari suatu Organisasi - Integrasi! Digabungkan dengan proyek yang lebih besar - Starvation! Pemotongan pendanaan, alasan politik

25 Termination by Extinction Extinction occurs in any scenario where the project goes away (all substantive activity ceases) Successful Goals achieved Unsuccessful Failed tests Superceded Changes in environment or external event Take too long Murder Political assassination ( projecticide ) Mergered redundancy When work on a project stops, some organizational work continues

26 Termination by Addition Project becomes a part of organization (applies to an in-house project) New functionality Protected status When the project is successful, it is institutionalized While the project goes away, project personnel and assets are transferred to the new business People Equipment Addition of responsibilities Budgets Practices and procedures P&L

27 Termination by Integration The most common way to terminate a project Most Complex The project comes into the business It is absorbed into the existing structure That structure absorbs the assets of the project Part of Acquiring Organization Redistribution of Residual Resources Equipment Capital Improvements Follow-on Support

28 Termination by Starvation Termination by starvation involves greatly reducing the budget of a project Reallocation of Resources Away from Project Business Conditions Political Considerations Used when it is politically dangerous to cancel a project Bad manners to enquire the status of the project Active w/o Activity

29

30 PENYEBAB KEGAGALAN PROYEK Kegagalan untuk membentuk komitmen manajemen atas pada proyek. Kurangnya komitmen organisasi pada metodologi pengembangan sistem Mengambil jalan pintas tanpa melalui metodologi penelitian Manajemen ekspektasi yang buruk Komitmen dini dalam menetapkan anggaran dan jadual Teknik estimasi yang kurang baik Terlalu optimis Kurangnya ketrampilan manajemen Kegagalan beradaptasi dengan perubahan bisnis Sumber daya yang tidak mencukupi Kegagalan dalam mengelola perencanaan

31 PM!

32 Kelompok Proses dalam PMBOK KNOWLEDGE AREA PROJECT MANAGEMENT PROCESS GROUPS INITIATING PLANNING EXECUTING MONITORING & CONTROLLING CLOSING Integration Management Membuat Piagam Proyek Membuat Rencana Proyek Melaksanakan Rencana Proyek Mengendalikan proyek secara menyeluruh Scope Inisiasi Rencana ruang-lingkup Verifikasi Ruang- Lingkup Definisi Ruang-Lingkup Pengendalian perubahan ruanglingkup Time Definisi Aktivitas Pengendalian jadwal Pengurutan aktivitas Perkiraan Lama Aktivitas Pembuatan Jadwal Cost Perencanaan Resource Pengendalian Biaya Estimasi Biaya Pengalokasian Biaya Kualitas Perencanaan Kualitas Penjaminan Kualitas Pengendalian Kualitas

33 Human Resources Perencanaan Organisasi Pembentukan Tim Akuisisi Staff Communications Perencanaan Komunikasi Risks Perencanaan Manajemen Resiko Distribusi Informasi Laporan Performansi Penutupan secara Administratif Pengendalian dan Pengawasan Resiko Identifikasi Resiko Analisis Resiko Kualitatif Analisis Resiko Kuantitatif Perencanaan Tanggapan Thd Resiko Procurement Perencanaan Procurement Perencanaan Permintaan Permintaan Penutupan Kontrak Seleksi sumber

34 PERENCANAAN PROYEK (PENDEFINISIAN PEKERJAAN)

35 Pendahuluan Hal penting dalam manajemen proyek adalah : Ketepatan memilih bentuk organisasi (tim) Memilih manajer proyek yang tepat Aktifitas integrasi dan koordinasi yang baik Diluar hal tsb diperlukan : Apa yang akan dikerjakan? Bagaimana pengendaliannya?

36 Lingkup pekerjaan Perencanaan dan pengendalian : Sebelum proyek dimulai Selama proyek berlangsung Koreksi pada saat terjadi perbedaan antara rencana dan pelaksanaan Ditujukan untuk mengurangi ketidakpastian tentang apa yang akan dihasilkan dari pengerjaan proyek

37 Tahap Perencanaan Proyek Aktifitas ini dikerjakan setelah proyek ditanda tangani Penentuan tujuan proyek dan kebutuhankebutuhannva. Dalam hal ini perlu ditentukan hasil akhir proyek, waktu, biava dan performansi yang ditargetkan. Pekerjaan-pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek harus diuraikan dan didaftar. Organisasi proyek dirancang untuk menentukan departemen-departemen yang ada, subkontraktor yang diperlukan dan manajer manajer yang bertanggungjawab terhadap aktivitas pekerjaan yang ada.

38 Lanjutan Jadwal untuk setiap aktivitas pekerjaan dibuat yang memperlihatkan waktu tiap aktivitas, batas selesai dan milestone. Sebuah rencana anggaran dan sumberdaya yang dibutuhkan.rencana ini akan memberikan informasi mengenai jumlah sumberdaya dan waktu untuk setiap aktivitas pekeejaan. Ramalan mengenai waktu, biaya dan performansi penyelesaian proyek.

39 Rencana Induk Proyek Tujuan pembuatan rencana adalah : untuk memberikan petunjuk kepada manajer dan tim proyek selama siklus hidup proyek; untuk memberitahukan mengenai sumberdaya apa yang diperlukan, kapan dan berapa besar biaya yang dikeluarkan, dan memungkinkan mereka mengukur kemajuan yang telah dibuat dan keterlambatan yang terjadi, selanjutnya apa yang perlu dilakukan untuk mengejar ketertinggalan itu.

40 Isi Rencana Proyek (RIP) Terdapat kemiripan dengan proposal proyek, harus lebih detail dan luas, ditujukan untuk kepentingan anggota tim proyek (internal). Deskripsi proyek Manajemen dan Organisasi Bagian teknis Alat-alat perencanaan

41 Deskripsi Proyek Deskripsi singkat mengenai asal-usul dan latar belakang lahirnya proyek. Termasuk disini penjelasan singkat tentang proyek, tujuan, kebutuhan, kendala, masalah yang ada (dan bagaimana akan diatasi), jadwal induk yang memperlihatkan kejadian dan milestone yang ada.

42 Manajemen dan Organisasi Ringkasan mengenai organisasi dan personel yang dibutuhkan. Isinya meliputi : Manajemen proyek dan organisasi. Detail mengenai bagaimana proyek akan dikelola dan identifikasi mengenai personel kunci dan hubungan kewenangan yang ada. Kebutuhan orang. Estimasi kebutuhan orang berikut ketrampilan, kepakaran dan cara penempatan serta rekruitingnya. Training dan pengembangan. Ringkasan mengenai pengembangan eksekutif dan training personel yang perlu diberikan untuk mendukung proyek.

43 Bagian Teknis Ringkasan mengenai aktivitas utama proyek, waktu dan biaya. Termasuk dalam bagian mi adalah: Rincian pekerjaan (statement of work). Pekerjaan yang ada diuraikan. Jadwal proyek. Jadwal proyek berhubungan dengan kejadian, termasuk Milestone, jaringan kerja proyek, diagram CPM/ PERT. Anggaran dan dukungan keuangan. Estimasi mengenai pengeluaran, kapan waktunya, untuk biaya tenaga kerja, bahan dan fasilitas. Testing. Daftar semua yang perlu diuji, termasuk prosedur, waktu dan orang yang bertanggungjawab. Dokumentasi. Dokumen-dokumen yang akan dihasilkan dan bagaimana dokumen mi akan diorganisasikan dan disimpan.

44 Lanjutan Implementasi. Bahasan dan petunjuk mengenai bagaimana pelanggan menjalankan hasil proyek. Rencana peninjauan pekerjaan. Prosedur mengenai peninjauan pekerjaan secara periodik, catatan apa yang perlu ditinjau, kapan, oleh siapa dan menurut standar apa. Justifikasi ekonomi. Ringkasan alternatif yang mungkin dalam mencapai tujuan proyek memperlihatkan trade-off antara biaya dan jadwal.

45 Alat-alat Perencanaan Banyak metoda yang digunakan dalam perencanaan antara lain: Work breakdown structure (WBS) - untuk menentukan pekerjaan pekerjaan yang ada dalam proyek. Matriks tanggungjawab - untuk menentukan organisasi proyek, orang-orang kunci dan tanggungjawabnya. Gantt charts - digunakan untuk menunjukkan jadwal induk proyek, dan jadwal pekerjaan secara detail. Jaringan kerja (network) - untuk memperlihatkan urutan pekerjaan, kapan dimuiai, kapan selesai, kapan proyek secara keseluruhan selesai.

46 Contoh Proyek Perangkat Lunak) Manajer! Right Decision Right Decision! Experience Experience! Wrong Decision MP! Keahlian memperkirakan Kompleksitas Proyek! Indeks Function Point Struktur data internal Data eksternal Jumlah input pemakai Jumlah output pemakai Jumplah proses user Transformasi Transisi Resiko

47 Estimasi Pilihan dalam estimasi : Menunda estimasi sampai akhir proyek Mendasarkan pada proyek yg mirip Menggunakan teknik dekomposisi Model empiris

48 Pendefinisian Pekerjaan Utk proyek dalam skala besar diperlukan metode untuk menentukan elemen-elemen proyek dalam bagian yang lebih detail. Dapat diketahui keterkaian antar aktifitas, urutan waktu dan personilnya. Work Breakdown Structure (WBS)

49 WBS Manfaat dari WBS : Dalam tahap analisis WBS dapat digunakan untuk memastikan akurasi dan kelengkapan dari semua personil proyek Dijadikan sebagai dasar penganggaran dan penjadwalan Sebagai alat kontrol pelaksanaan proyek

50 TERIMA KASIH

51 REFERENSI Materi Komsi Materi MTI Dari berbagai sumber di Internet