ANALISA DAN PERANCANGAN BASIS DATA SENTRA CPD PADA PT. LN AMANAH INDONESIA

Transkripsi

1 ANALISA DAN PERANCANGAN BASIS DATA SENTRA CPD PADA PT. LN AMANAH INDONESIA Aditiya Yuswan Pakusadewo ( ) Binus University, Jakarta, Indonesia, Afrian Darmawan ( ) Binus University, Jakarta, Indonesia, Hendri ( ) Binus University, Jakarta, Indonesia, Eryco Putra (D4502) Abstrak Tujuan penelitian ialah untuk menganalisa dan merancang sistem basis data aplikasi penjualan tiket seminar on-line, E-learning, E-quiz, E-recognition pada PT. LN Amanah Indonesia sehingga dapat membantu meringankan kerja admin dan mengurangi jumlah kesalahan yang terjadi saat peng-input-an data. Metode penelitian yang digunakan adalah metode analisis dan metode perancangan. Metode analisis menggunakan beberapa metode seperti wawancara, observasi dan studi pustaka dan metode perancangan berupa merancang struktur basis data dan aplikasi. Hasil penelitian adalah implementasi dari aplikasi pembelian tiket seminar on-line, E-learning, E-quiz, E-recognition pada PT. LN Amanah Indonesia yang meringankan kerja admin dan mengurangi jumlah kesalahan yang terjadi pada saat peng-input-an data. Simpulan dari penilitian ini adalah dengan digunakannya aplikasi penjualan tiket seminar on-line, E-learning, E-quiz, E-recognition, kegiatan perusahaan yang sebelumnya manual menjadi terkomputerisasi dan menjadi lebih cepat. Kata kunci: sistem basis data, penjualan tiket seminar on-line, E-learning, E-quiz, E-recognition

2 PENDAHULUAN LATAR BELAKANG Pada era globalisasi ini, banyak organisasi yang bergerak di bidang gelar profesi, baik itu di dunia pendidikan, keuangan, dll. Dan salah satunya adalah FPSB (Financial Planning Standing Board) Indonesia yang bergerak di bagian gelar profesi keuangan yang telah terdaftar dalam BNSP (Badan Nasional Sertifikasi Profesi). Terdapat dua kelas pendidikan keuangan, yaitu AEPP (Association Estate Planning Practitioners) dan QWP (Qualified Wealth Planner). Bagi para client yang mengikuti program tersebut serta telah lulus, maka mereka akan mendapatkan gelar tersebut, yaitu AEPP dan QWP. Namun gelar itu hanya berlaku dua tahun saja. Jika ingin di perpanjang, maka client harus melakukan sertifikasi ulang ke PT. LN Amanah Indonesia. Dalam melakukan sertifikasi ulang, ada beberapa persyaratan yang harus dilakukan, terutama CPD Point harus memenuhi syarat agar bisa melakukan sertifikasi ulang. Untuk mendapatkan CPD Point, client harus mengikuti seminar yang diadakan oleh PT. LN Amanah Indonesia. Namun banyak client yang aktif bekerja yang tersita waktunya karena mengerjakan tugas-tugas dari kantor mereka, apalagi yang memiliki jabatan manager tentunya memiliki tugas dan tanggung jawab yang sangat besar, tetapi mempunyai keinginan untuk melanjutkan ke jenjang yang tinggi, dan tidak memiliki banyak waktu untuk datang langsung ke kelas dan menerima materi pembelajaran dari dosen atau mengikuti seminar yang diadakan oleh PT. LN Amanah Indonesia. Sehingga client yang tidak dapat mengikuti seminar tersebut dapat menghambat bertambahnya CPD Point mereka dalam melakukan sertifikasi ulang. Dengan adanya E-Learning, jumlah client yang bisa ikut berpartisipasi tidak dibatasi dengan kapasitas kelas. Materi pelajaran dapat difasilitasi dengan kualitas yang lebih baik dan sesuai dibandingkan kelas konvensional yang tergantung pada kondisi dari pengajar. Client juga dapat belajar kapanpun dan dimanapun selama komputer dapat melakukan browsing ke internet. Aplikasi berbasis web E-Learning dapat diakses selama dua puluh empat jam, aplikasi berbasis web juga tidak memiliki batasan perangkat elektronik seperti komputer desktop, laptop, dan tablet komputer. Dan dalam situasi internet di lingkungan client sedang tidak stabil, client dapat mengunduh content yang diinginkan. Untuk itulah, penulis melakukan penelitian di PT. LN Amanah Indonesia dengan judul Analisa dan Perancangan Basis Data Sentra CPD pada PT.LN Amanah Indonesia. Dimana Sentra CPD memiliki kegunaan, salah satunya untuk memudahkan client dalam mendapatkan CPD point, yang nantinya dapat digunakan untuk malakukan sertifikasi ulang gelar profesi QWP dan AEPP.

3 RUMUSAN MASALAH Berikut adalah beberapa masalah yang terjadi pada PT. LN Amanah Indonesia : Pembelian tiket seminar mengharuskan client datang langsung ke PT. LN Amanah Indonesia sedangkan beberapa client memiliki keterbatasan waktu untuk datang langsung ke perusahaan. Beberapa client mengalami kesulitan untuk mendapatkan materi-materi yang diinginkan karena mereka harus datang membeli buku tersebut secara langsung di PT. LN Amanah Indonesia. Beberapa client tidak dapat mengikuti kuis di kelas karena keterbatasan waktu yang mereka miliki. Adanya kebutuhan PT. LN Amanah Indonesia akan sebuah sistem yang dapat memudahkan client untuk mendapatkan CPD point tambahan. TUJUAN PENELITIAN Tujuan-tujuan dari penulisan skripsi ini antara lain: Membangun sistem penjualan tiket seminar yang mengharuskan client datang langsung ke PT. LN Amanah Indonesia menjadi penjualan tiket seminar secara on-line. Membuat sistem penjualan e-book pada fitur e-learning sehingga mempermudah client dalam memperoleh materi pembelajaran yang diinginkan dengan cara membeli e-book yang telah tersedia. Membuat kuis on-line dalam fitur e-learning sehingga client tidak perlu datang langsung ke kelas untuk melakukan kuis. Membuat program recognition sehingga client dapat mengklaim kegiatan mereka di luar perusahaan yang berhubungan dengan bidang keuangan atau ekonomi untuk mendapatkan tambahan CPD point.

4 METODE PENELITIAN Pada tahap ini menjelaskan mengenai metode yang digunakan dalam proses penyusunan skripsi ini. 1. Metode Pengumpulan Data a) Studi pustaka Pengumpulan data dengan cara mengambil dari buku - buku yang berhubungan dengan objek penelitian sebagai landasan teori dan landasan analisis. b) Wawancara Metode ini menggunakan pertanyaan-pertanyaan secara lisan untuk menambah pengetahuan dalam pembuatan aplikasi. c) Observasi Metode observasi yaitu dengan datang ke perusahaan tersebut. Metode ini memerlukan adanya kontak atau hubungan komunikasi, untuk memperoleh data dalam pembuatan perancangan sistem berbasis web ini. 2. Metode Analisis Data a) Identifikasi Masalah Mengumpulan data-data yang telah diperoleh, setelah itu diidentifikasi terlebih dahulu dan menentukan masalah yang akan ditemukan untuk kedepannya agar dapat memberikan solusi atas masalah yang ada. b) Analisis terhadap kebutuhan user Melakuan wawancara untuk mengetahui kebutuhan dari PT. LN Amanah Indonesia secara lengkap, detail dan benar. Lengkap berarti semua yang diharapkan oleh PT. LN Amanah Indonesia telah didapatkan, sedangkan detail dimaksudkan adalah berhasil mengumpulkan informasi secara rinci dan semua data dari analisa kebutuhan ini harus benar, sesuai apa yang dimaksud oleh perusahaan, bukan benar menurut apa yang dipikirkan oleh pihak analisa. 3. Metodologi Perancangan Metodologi yang digunakan untuk perancangan sistem basis data pada penilitian ini adalah database lifecycle menurut Thomas Connolly. 1. Database Planning 2. System definition 3. Requirement collection and analysis 4. Database design 5. DBMS selection 6. Application design

5 7. Prototyping 8. Implementation 9. Data convertion and loading 10. Testing 11. Operational maintenance

6 HASIL DAN BAHASAN PROSES BISNIS USULAN Sistem Penjualan Tiket Seminar Client yang ingin membeli tiket seminar dapat langsung mengakses web perusahaan di Sentracpd.com. Client yang telah login dapat memilih menu seminar yang terdapat di bagian atas web. Setelah diklik, web akan menampilkan jadwal seminar yang tersedia beserta dengan tempat dan waktu dengan tujuan agar client dapat memilih waktu yang tempat yang sesuai dengan waktu luang yang dimiliki. Setelah client menemukan jadwal seminar yang sesuai dengan keinginan, client dapat memilih menu buy ticket. Setelah itu client harus melakukan pembayaran dengan melalui rekening bank BCA. Client yang telah melakukan pembayaran akan tercatat secara otomatis di sistem sebagai peserta seminar, sedangkan client yang tidak melakukan pembayaran dalam jangka waktu 3 hari akan dianggap tidak jadi mengikuti seminar dan jika client ingin mengikuti seminar lagi, client wajib memilih menu seminar dan memilih jadwal dan tempat seminar kembali. Penjualan E-book dan Mengikuti Kuis Client yang ingin membeli e-book dapat mengakses web perusahaan di Sentracpd.com. Client dapat memilih menu e-learning yang terdapat di bagian atas web. Setelah diklik, web akan menampilkan daftar-daftar buku lengkap dengan pengarang, kategori, tanggal rilis, harga, harga promo dan CPD point yang akan didapat setelah mengikuti kuis dengan materi yang ada di e-book yang akan dipilih oleh client. Setalah client memilik e-book yang diinginkan. Setelah itu client dapat melakukan pembayaran untuk e-book yang telah dipilihnya melalui rekaning yang tertera di web. Jika client tidak melakukan pembayaran dalam jangka waktu 3 hari akan dianggap batal membeli e-book, sedangkan client yang telah melakukan pembayaran dapat mengunduh e-book yang telah dibeli atau membaca secara on-line dan dapat mengikuti kuis setelahnya untuk mendapatkan CPD point. Client yang ingin mengikuti kuis dapat memilih menu kuis yang terdapat di bagian bawah e-book yang telah dibaca atau diunduh oleh client. Setalah client memilih menu kuis, web akan memunculkan sejumlah pertanyaan yang berhubungan dengan materi e-book yang dipilih oleh client. Setelah client menyelesaikan kuis, maka sistem akan secara otomatis menambahkan CPD point ke akun client. Recognition Recognition menyediakan menu layanan administrasi lengkap untuk client agar dapat melakukan klaim CPD point dari kegiatan di luar FPSB Indonesia dan kegiatan tersebut memenuhi kriteria FPSB Indonesia. Untuk client yang ingin melakukan recognition, client dapat memilih menu Recognition yang terdapat di bagian atas web. Setelah client memilih menu Recogniton, akan muncul sebuah field di mana client dapat

7 memasukkan klaim narasi dari event yang diikuti oleh client dan client diharuskan mengupload materi / dokumen pendukung seperti e-sertifikat atau pernyataan resmi dari pihak penyelenggara event bahwa client telah mengikuti event tersebut. Proses recognition akan diproses FPSB Indonesia dan client akan diberikan feedback berupa apakah klaim yang lakukan berhasil atau tidak. Untuk client yang berhasil melakukan klaim, CPD point akan ditambahkan ke dalam akun client. Berikut ringkasan perancangan basis data yang diusulkan. Ringkasan perancangan basis data yang diusulkan dibuat dengan tampilan ERD Logikal. PK FK1 Quiz Id_Quiz Id_E book Question Answer Reason Date Answer_Client CPD_Point MsE Book PK Id_E book Title Author Description Type Price Promo_Price Category Quiz_type DetailQuiz PK,FK2 Id_Client PK,FK1 Id_Quiz MsSeminar PhoneNumClient Score PK,FK1 Id_Client PK Id_PhonenumClient Phone_numb MsClient PK Id_Client Client_Name Gender Password Memberof PK Order Id_Order FK1 Id_Client FK2 Id_Seminar FK3 Id_E book Client_Name Event_Name Title Event_Date Close_Date Order_Date PK FK1 Id_Seminar Id_StatusSeminar Event_Name Event_Description Event_date Close_Date Begin_Time Finish_Time Duration Location Price Promo_Price Organizer City CPD_Point StatusSeminar PK Id_StatusSeminar Absent Recognition Payment PK Id_Recognition PK Id_Payment StatusRecognition PK Id_StatusRecognition Description FK1 Id_Client FK2 Id_Admin FK3 Id_StatusRecognition Client_Name Admin_Name Activity_Type Event_Name EVent_Role Event_Date File CPD_Point FK1 Id_Order FK2 Id_Admin FK3 Id_StatusPayment Admin_Name Event_Name Title Event_Date CLose_date Price Payment_Date StatusPayment PK Id_StatusPayment Description MsAdmin PK Id_Admin Admin_Name Password Address

8 SIMPULAN DAN SARAN KESIMPULAN Dengan menggunakan sistem website on-line pada PT. LN Amanah ini maka : 1. Sistem penjualan tiket seminar PT.LN Amanah saat ini mengharuskan client untuk datang langsung ke perusahaan untuk membeli tiket seminar. Dengan menerapkan aplikasi ini, maka client dapat melakukan pembelian tiket seminar tersebut secara on-line di mana saja dan kapan saja. 2. E-book yang digunakan client sebagai bahan pembelajaran saat ini hanya dapat dibeli langsung di PT. LN Amanah. Dengan menerapkan sistem penjualan e-book on-line dimana client dapat membaca langsung atau mengunduh e-book yang dibelinya melalui website perusahaan maka akan memudahkan client untuk mendapatkan bahan pembelajaran tanpa harus datang ke perusahaan. 3. Sistem kuis yang digunakan sebagai sarana bagi client untuk mendapatkan CPD point saat ini mengharuskan client untuk mengikuti kuis di kelas, sedangkan client belum tentu dapat menghadiri kelas yang tersedia tersebut karena kesibukan sehari-hari mereka. Dengan adanya sistem kuis on-line maka client yang telah melakukan pembelian e-book dapat langsung mengikuti kuis on-line kapan saja dan di mana saja. 4. Fasilitas yang dapat digunakan untuk penambahan CPD point client saat ini hanya dengan seminar dan kuis. Dengan menerapkan sistem recognition maka client dapat mengklaim kegiatan di luar perusahaan, yang masih berhubungan dengan kegiatan ekonomi atau keuangan untuk mendapatkan CPD point tambahan. SARAN Untuk mendukung dan mencapai kinerja yang maksimal di dalam sistem yang baru ini, ada beberapa saran, antara lain : 1. Melakukan sosialisasi dan pelatihan penggunaan website perusahaan sehingga client dapat memanfaatkan fitur-fitur yang telah disediakan dengan lebih baik. 2. Sistem pembayaran saat ini hanya menggunakan satu cara yaitu dengan transfer ke rekening bank BCA, untuk ke depannya disarankan agar PT. LN Amanah dapat bekerja sama dengan pihak bank lain dan membuat fitur sistem pembayaran di dalam website Sentra CPD. 3. Database client di Sentra CPD saat ini tidak terintergrasi dengan database client di FPSB Indonesia sehingga admin harus meng-input data client yang baru, untuk ke depannya disarankan agar database client Sentra CPD dapat terintegrasi dengan database client di FPSB Indonesia sehingga admin tidak perlu meng-input kembali data client 4. Fasilitas yang memungkinkan client yang satu untuk berinteraksi dengan client lainnya pada saat ini masih belum ada, untuk ke depannya disarankan agar dalam fitur e-learning ditambahkan menu forum diskusi untuk menjembatani komunikasi antar client.

9 REFERENSI Bahl, B., Sharma, V., & Rajpal, N. (2011). International Journal of Database Management Systems ( IJDMS ) Vol.3. Topo-Net Spatial Entity Relationship Model For Geographic Information System Applications chio, Kristy, & Loughney Megan. (2006, December 24). E-LEARNING. Connolly, T., & Begg, C. (2010). Database systems : a practical approach to design, implementation, and management.5th Edition. USA: Pearson Education. Effendy, Empy, & Zhuang Hartono. (2005). E-Learning, Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta: Andi Offset. Hiwarkar, S. (2005). Integration of e-learning with Traditional Education Indrajani, S. (2011). Bedah Kilat 1 Jam. Pengantar dan Sistem Basis Data. Jakarta: Elex Media Komputindo. Indrajani, S. (2011). Perancangan Basis Data dalam All in 1. jakarta: Elex Media. Julisar. (2013). GROUPWARE SEBAGAI SALAH SATU TEKNOLOGI INFORMASI O Brien, J., & Marakas, G. (2010). Introduction to Information Systems, (15th Edition). New York: McGraw-Hill. Reeve, J. (2009). Principles Of Accounting, 23rd Edition. China: Cengage Learning Academic Resource Center. Romney, Marshall B, & P.J.Steinhart. (2003). Accounting Information System. (9th edition). New Jersery: Prentice Hall. Satzinger, J., Jackson, R., & Burd, S. (2009). Systems Analysis and Design in Changing World, (5th Edition). Boston : Course Technology. Tahat, A., & Salah, W. (2011). International Journal of Database Management Systems ( IJDMS ), Vol.3. Comprehensive Online Atomic Database Management System (DBMS) with Highly Qualified Computing Capabilities Whitten, J., & L.D. Bentley. (2007). System Analysis and Design 7th Edition. New: McGraw-Hill. Yazdi, M. (2012). E-LEARNING SEBAGAI MEDIA PEMBELAJARAN INTERAKTIF BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI. 4.

10 RIWAYAT PENULIS Aditiya Yuswan Pakusadewo lahir di kota Jakarta pada tanggal 18 September Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi pada tahun Afrian Darmawan lahir di kota Bogor pada tanggal 24 April Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi pada tahun Hendri lahir di kota Pontianak pada tanggal 25 Mei Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2014.