BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan PT.Multi Garmenjaya yang terletak di Jl.Krawang No.1 Bandung, Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di bidang garment. Tahun 1970 perusahaan ini bermula dari industri rumahan, dan pada tahun 1987 menjadi perusahaan garment dengan akta notaries tanggal 10 Mei 2006 dengan No TDP (Tanda Daftar Perusahaan) : Tanggal 20 September 2007 dan No SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan) : 510/3-566/1992/008-disindag/2006. Sampai sekarang PT.Multi Garmenjaya memiliki 10 unit pabrik yang tersebar di ibukota Jawa Barat, Bandung, Indonesia. Hampir 65% produksi di eksport keluar negeri, sisanya untuk pasar dalam negeri. Dulu PT.Multi Garmenjaya hanya memproduksi celana, sejak beberapa tahun yang lalu PT.Multi Garmenjaya telah memproduksi beberapa jenis garmen. Produk PT.Multi Garmenjaya sekarang terdiri dari celana bahan, jeans, rompi, pakaian kerja, Bermuda, dan lain sebagainya. Perusahaan menggunakan kapas, polyester, dan beragam material kain tergantung pada kebutuhan pasar. Salah satu merek paten perusahaan adalah "CARDINAL", pasar dalam negeri. Tahun 1988 mulai ekspor ke Timur Tengah dan Rusia. Tahun 1996 menerima penghargaan UPAKARTI atas keberhasilan dalam kemitraan dan pembinaan usaha-usaha kecil. 63

2 64 Tahun 1997 menerima penghargaan PRIMANIYARTA, atas keberhasilan dalam meningkatkan nilai ekspor non migas secara konsisten mendukung perolehan devisa non migas bagi pemerintah Indonesia. Tahun 1999 memperoleh sertifikat ISO 9002 untuk sistem manajemen mutu yang diterapkan Visi dan Misi Perusahaan Visi perusahaan PT.Multi Garmenjaya adalah Menjadi Nomor Satu Dalam Bisnis Apparel Misi perusahaan PT.Multi Garmenjaya adalah senantiasa menghasilkan produk yang berkualitas tinggi dan memberikan pelayanan yang terbaik secara konsisten bagi kepuasan pelanggan.

3 Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, Wewenang dan hal-hal lain yang menyangkut perusahaan Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

4 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, Wewenang dan hal-hal lain yang menyangkut perusahaan Berikut ini adalah penjelasan mengenai tugas dan wewenang dari masingmasing bagian: 1. General Manager a. Memimpin dan mengawasi seluruh kegiatan kerja b. Mengelola seluruh data-data perusahaan c. Memberikan surat perintah kerja ke bagian produksi 2. Finance a. Menerima pembayaran dari distributor dalam negeri maupun distributor luar negeri. b. Melakukan pembayaran kepada supplier. c. Mengontrol jalannya aliran uang di dalam perusahaan. d. Membuat laporan keuangan setiap bulan untuk diserahkan kepada General Manager. 3. Marketing a. Menerima enquiry dari buyer b. Berkomunikasi dengan buyer untuk detail sample yang akan dibuat

5 67 c. Menghitung harga pokok penjualan dengan dasar perhitungan dari engineering d. Mempersiapkan dokumen penjualan salesman sample (invoice) e. Mengkoordinasikan pemilihan supplier bahan, accessories, embro/print dan washing f. Mengecek leadtime dan harga fabric dan accessories ke bagian purchasing g. Mengecek harga dan leadtime embro/print/washing ke supplier h. Mengecek harga CM dan pemakaian fabric serta accessories ke bagian engineering i. Melakukan negosiasi harga dan waktu dengan buyer j. Menerima PO dari buyer dan membuat sales confirmation atau sales contract k. Menyerahkan PO, sales contract dan perhitungan harga ke Merchandiser, Accounting dan Finance 4. Sample Room a. Menerima job order sample, bahan dan accessories b. Product Planning Meeting (PPM) dengan bagian follow up sample c. Membuat schedule bersama dengan bagian follow up sample d. Membuat pola, potong bahan, jahit dan mengecek hasilnya kemudian di kirim untuk di washing melalui follow up sample

6 68 e. Finishing dan mengecek hasilnya baru kemudian dikirim ke Marketing f. Menerima sample, gambar, sizepack dan ratio size dari engineering g. Membuat basic patrun dan grading size sesuai dengan permintaan Engineering h. Menyerahkan pola yang sudah di grading ke bagian Engineering 5. Engineering a. Menerima sample, gambar, sizepack, ratio size dan detail fabric dari merchandiser b. Mengeluarkan permintaan pembuatan pola dan grading pola ke sample room c. Menerima pola yang sudah degrading dari sample room d. Menyusun marker sesuai dengan ratio size dan lebar bahan e. Menghitung pemakaian bahan dan accessories per pieces dengan memasukkan allowance susut bahan f. Menghitung pemakaian bahan dasar (kain), bahan pendukung (kain kantong, kain keras, tape, benang dsb) g. Membuat rooting proses h. Menghitung target output jahit perjam/orang (untuk dasar perhitungan biaya jahit)

7 69 i. Menghitung target output finishing perjam/orang (untuk dasar perhitungan biaya finishing) j. Melaporkan hasil perhitungan ke Marketing k. Menyerahkan pemakaian bahan dan accessories ke Merchandiser 6. Shipping a. Menerima shipping request, packing list dan invoice b. Menyiapkan dokumen export c. Koordinasi dengan pihak forwarder dan shipping buyer d. Mengatur pengiriman barang dari factory ke forwarder 7. PPIC a. Menerima permintaan space produksi dari Marketing b. Mengecek jadwal produksi sebelummya c. Mengecek lead time produksi order baru ke bagian engineering d. Mengecek lead time embro / print e. Melakukan penjadwalan order baru dan menentukan duedatenya f. Melaporkan hasil penjadwalan kepada Marketing. Jika jadwal tidak masuk negosiasi dengan marketing g. Menerima konfirmasi order diterima dari Marketing h. Memasukkan order baru dalam jadwal induk produksi i. Mengkoordinasikan jadwal PP Meeting dengan bagian terkait j. Mengecek kesiapan PP Meeting

8 70 k. Melakukan PP Meeting dengan buyer l. Menyiapkan jadwal produksi dan mengkoordinasikan dengan semua pihak terkait termasuk dengan pihak sub contract m. Menerima informasi dari Merchandiser berupa trim chart, PDC, comment hasil PPM dan sample PPS n. Menerima permintaan turun job dari Merchandiser o. Membuat job order (worksheet) p. Membuat PPBL bahan dan acceesories 1 q. Mengecek kesesuaian worksheet dan PPBL dengan trim chart r. Menyerahkan worksheet dan sample ke bagian marker s. Menyerahkan worksheet dan PPBL ke gudang bahan dan accessories t. Menyerahkan worksheet dan PDC ke bagian jahit / sewing u. Menyerahkan worksheet ke bagian finishing v. Menerima laporan realisasi potong dari bagian cutting dan mengkonfirmasikan ke Merchandiser jika ada penyimpangan dari buyer order w. Membuat PPBL accessories 2 dan menyerahkannya ke gudang accessories x. Memonitor jalannya proses produksi dan memastikan produksi berjalan sesuai rencana y. Menerima laporan dari bagian cutting z. Memonitor dan meng-follow up proses embro / print ke supplier

9 71 aa. Menerima laporan hasil jahit dari bagian jahit bb. Menerima laporan hasil cuci, hasil finishing, packinglist actual dan laporan rinci shipment dari bagian finishing cc. Membuat packinglist sesuai buyer order dd. Membuat performa packinglist sesuai kondisi barang ee. Melakukan closing setiap artikel bersama finishing ff. Membuat laporan produksi gg. Melaporkan status kondisi barang ke Merchandiser 8. Purchasing a. Menerima permintaan bahan dan material dari marketing b. Menerima permintaan pembuatan contoh accessories dari merchandiser dan menyerahkan ke supplier c. Menerima contoh accessories dari supplier dan menyerahkannya ke merchandiser d. Menerima permintaan pembelian accessories dari merchandiser e. Membuat PO dan mengirimkan ke supplier f. Menyerahkan copy PO dan invoice ke merchandiser dan accounting g. Memonitor kedatangan barang dan memastikan delivery tepat waktu h. Menginformasikan kedatangan barang ke merchandiser dan PPIC i. Mengecek delivery dan harga ke supplier

10 72 j. Memberikan informasi kepada marketing 9. Merchandiser a. Menerima informasi order baru dari marketing b. Membuat T&A calendar dan menyerahkannya ke marketing dan PPIC c. Menerima detail produk dari marketing yang meliputi PO, sample, gambar, sizepack, ratio size, detail fabric dan menyerahkannya ke bagian engineering d. Menerima informasi pemakaian bahan dan accessories dari engineering e. Mengeluarkan permintaan pembelian bahan dan accessories ke bagian purchasing f. Menerima copy PO dan invoice dari bagian purchasing g. Mengecek kesesuaian PO dan invoice yang meliputi harga, quantity dan delivery h. Memonitor delivery fabric dan accessories melalui bagian purchasing i. Menyerahkan detail accessories ke bagian purchasing untuk pembuatan contoh accessories untuk di approve ke buyer j. Menerima detail artwork dan jenis washing dari marketing k. Menyerahkan detail artwork ke supplier untuk dibuatkan contoh untuk di approve ke buyer

11 73 l. Menerima embro / print dari supplier m. Mengeluarkan permintaan (kontrak kerja) booking space ke supplier embro / print n. Menyerahkan standar cucian ke bagian washing internal untuk dibuatkan contoh untuk approve ke buyer o. Menerima contoh hasil washing dari bagian washing p. Mengeluarkan permintaan booking space ke supplier washing q. Menyerahkan contoh embro/print/washing ke buyer r. Menerima comment atau approval dari buyer s. Menerima comment dan permintaan pembuatan size set dan PP sample dari buyer t. Membuat job size set sample dan PP sample u. Menyiapkan bahan dan material v. Menjelaskan secara detail permintaan buyer ke bagian sample room (PPM) w. Membuat schedule pembuatan size set sample dengan bagian sample room x. Menerima hasil jahit dari sample room dan menyerahkannya ke washing internal bersama dengan standar dan comment buyer y. Membuat atau menyiapkan PDC z. Menerima dan mengecek sample jadi dari sample room sebelum di kirim ke buyer aa. Mengirim size set sample, PP sample dan PDC ke buyer

12 74 bb. Mengecek penerimaan sample dan PDC di buyer cc. Menerima comment buyer dd. Meng-follow up comment buyer ee. Mengecek kedatangan bahan dan accessories ff. Mengkoordinasikan jadwal PP Meeting dengan buyer dan PPIC gg. Menyerahkan PDC dan PP Sample yang sudah di approve buyer ke PPIC hh. Melakukan PP Meeting dengan buyer ii. Membantu pihak produksi dalam melakukan Tanya jawab secara detail dengan buyer jj. Mencatat jalannya PP Meeting dalam form khusus kk. Menerima laporan status produksi dari PPIC ll. Menginformasikan status produksi kepada buyer dan mengkoordinasikan waktu untuk QC buyer mm. Mendampingi QC buyer pada saat inline QC dan final QC nn. Mengecek hasil jahit pertama dan memastikan proses jahit sudah benar oo. Mengecek hasil cuci dan memastikan proses finishing sudah benar pp. Memonitor proses staffing dan memastikannya dengan benar 10. Warehouse a. Menerima copy PO dari purchasing b. Menerima barang dari supplier

13 75 c. Mengecek jumlah dan quantity barang d. Membuat Surat Tanda Penerimaan Barang (STPB) e. Melaporkan kedatangan barang ke bagian purchasing dan accounting 11. Warehouse Bahan a. Menerima worksheet dan PPBL bahan dari PPIC b. Menyiapkan dan menyerahkan bahan, Bukti Penerimaan Barang (BPB) dan data rincian bahan ke bagian cutting 12. Warehouse Accessories a. Menerima worksheet dan PPBL accessories 1 dari PPIC b. Menyiapkan dan menyerahkan accessories 1 dan BPB ke bagian jahit c. Menerima PPBL accessories 2 dari PPIC d. Menyerahkan accessories 2 ke bagian finishing 13. Washing internal a. Menerima standar cuci, size set sample, PP sample dan comment buyer dari merchandiser b. Menyerahkan standar cuci ke bagian supplier washing c. Menerima contoh hasil cuci dari supplier d. Meng-approve hasil cuci

14 76 e. Menyerahkan ke merchandiser f. Menerima laporan hasil jahit yang dikirim ke cuci g. Meng-follow up proses cuci bulk production h. Meng-approve hasil cuci bulk production 14. Produksi a. Mempersiapkan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk PP Meeting b. Melakukan Tanya jawab secara detail dengan buyer untuk membahas detail produk dari segi teknis 15. Cutting a. Menerima worksheet, sample, marker dan data rincian ampar dari bagian marker b. Menjelaskan ke supervisor potong dan seri QC c. Mengamparkan kain sesuai dengan rincian ampar dan member tanda cacat pada kain yang harus diganti d. Menyiapkan bahan pengganti cacar dari roll kain yang sama e. Melakukan proses potong f. Melakukan proses seri/sobar g. Melakukan QC dan mengganti kain yang cacat dengan roll yang sama h. Menyerahkan hasil cutting ke bagian jahit dengan disertakan sample dan data rincian potong

15 77 i. Jika ada embro/print maka hasil bahan hasil potong diserahkan ke supplier embro/print j. Melaporkan ke bagian PPIC 16. Jahit / Sewing a. Menerima hasil potong, sample dan data rincian potong dari bagian cutting b. Menerima worksheet dan PDC dari bagian PPIC c. Menerima accessories 1 dari bagian gudang accessories d. Melakukan PPM dengan supervisor persiapan line dan supervisor line yang akan dipakai e. Menentukan target output pertama dari setiap line f. Mengirim beberapa potong output pertama untuk test cuci g. Memonitor proses jahit disetiap line h. Melakukan QC hasil jahit 100% i. Melakukan perbaikan jika ada yang reject jahit j. Member tanda berupa tali rapia pada barang yang reject bahan k. Mendata hasil jahit yang bagus dan reject per size dan per warna l. Mengirim hasil jahit ke washing m. Melaporkan status harian produksi, data kirim cuci dan data rincian batang reject ke bagian PPIC 17. Finishing

16 78 a. Menerima worksheet dari bagian PPIC dan schedule shipment b. Menerima sample dan PDC dari bagian jahit c. Melakukan PPM dengan supervisor d. Menyiapkan alat bantu matres dan handmade lainnya e. Menerima hasil cuci, standar cuci dan informasi jumlat lot warna f. Melakukan pengelompokkan lot warna dan memeriksa qualitas g. Melakukan proses finishing sampai dengan staffing h. Mendata dan melaporkan kondisi barang ke PPIC dan merchandiser i. Melakukan closing j. Menyerahkan rincian laporan shipment ke PPIC

17 Prosedur Prosedur Pembuatan Proto Sample Gambar 3.2 Flow Chart Prosedur Pembuatan Proto Sample

18 80 Bagian Marketing a. Menerima enquery dari buyer b. Berkomunikasi dengan buyer untuk detail sample yang akan dibuat c. Menjelaskan sample yang diminta buyer ke bagian follow up sample Bagian Follow Up Sample a. Menerima detail permintaan buyer dari bagian Marketing b. Membuat job sample c. Menyiapkan bahan dan material (jika tidak ada, akan melakukan purchase order melalui bagian sample room) d. Menjelaskan secara detail permintaan buyer ke bagian Sample Room (PPM) e. Membuat schedule / jadwal pembuatan sample dengan bagian Sample Room f. Meng-follow up embro/print/washing g. Mengecek hasil sample dari Sample Room h. Mengirim sample ke buyer i. Mengecek penerimaan sample di buyer j. Menerima comment buyer k. Meng-follow up comment buyer

19 Prosedur Pembuatan Salesman Sample Gambar 3.3 Flow Chart Prosedur Pembuatan Salesman Sample

20 82 Bagian Marketing a. Menerima enquery dari buyer untuk pembuatan salesman sample b. Berkomunikasi dengan buyer untuk detail sample yang akan dibuat c. Menjelaskan sample yang diminta buyer ke bagian follow up sample d. Menghitung harga pokok penjualan dengan dasar perhitungan dari bagian Engineering e. Mempersiapkan dokumen penjualan salesman sample ( invoice ) Bagian Follow Up Sample a. Menerima detail permintaan buyer dari bagian Marketing b. Membuat job sample c. Menyiapkan bahan dan material (jika ada) d. Menjelaskan secara detail permintaan buyer ke bagian Sample Room (PPM) e. Membuat schedule / jadwal pembuatan sample dengan bagian Sample Room f. Meng-follow up embro/print/washing g. Mengecek hasil sample dari Sample Room sebelum dikirim ke buyer h. Mengirim sample ke buyer dan koordinasi dengan pihak shipping jika diperlukan i. Jika barang di-export langsung maka di buat packing list dan buat permintaan shipment ke bagian shipping (shipment request) j. Mengecek penerimaan sample di buyer k. Menerima comment buyer l. Meng-follow up comment buyer

21 Prosedur Penerimaan Order Baru Gambar 3.4 Flow Chart Prosedur Penerimaan Order Baru

22 84 a. Menerima enquery order baru dari buyer b. Mengkoordinasikan pemilihan supplier bahan, accessories, embro/print dan washing c. Mengecek leadtime dan harga fabric dan accessories ke bagian purchasing d. Mengecek harga dan leadtime embro/print/washing ke supplier e. Mengecek harga CM dan pemakaian facbric serta accessories ke bagian engineering f. Mengecek space dan leadtime produksi ke bagian PPIC g. Melakukan negosiasi harga dan waktu dengan buyer h. Menerima purchase order (PO) dari buyer dan membuat sales confirmation atau sales contract i. Menyerahkan PO, sales contract dan perhitungan harga ke bagian Accounting dan Finance

23 Prosedur Pemesanan Bahan Gambar 3.5 Flow Chart Prosedur Pemesanan Bahan

24 86 a. Menerima detail produk dari bagian marketing yang meliputi PO, sample, gambar, sizepack, ratio size, detail fabric b. Menyerahkan sample, gambar, sizepack, ratio size, detail fabric dan jenis washing ke bagian engineering untuk di approve ke buyer c. Menerima informasi pemakaian bahan dari bagian engineering d. Mengeluarkan permintaan pembelian bahan ke bagian purchasing (di approve manager) e. Menerima copy PO dan invoice dari bagian purchasing f. Monitor delivery fabric melalui bagian purchasing

25 Prosedur Pemesanan Accessories Gambar 3.6 Flow Chart Prosedur Pemesanan Accessroies

26 88 a. Menerima detail produk dari bagian marketing yang meliputi PO, sample. Gambar, sizepack, ratio size, detail fabric b. Menyerahkan sample, gambar, sizepack, ratio size, detail fabric dan jenis washing ke bagian engineering c. Menerima informasi pemakaian accessories dari bagian engineering d. Mengeluarkan permintaan pembelian accessories ke bagian purchasing (di approve manager) e. Menerima copy PO dan invoice dari bagian purchasing f. Mengecek kesesuaian PO dan invoice yang meliputi harga, quantity dan delivery g. Monitor delivery accessories melalui bagian purchasing

27 Prosedur Approval Embro / Print / Washing Gambar 3.7 Flow Chart Prosedur Approval Embro / Print / Washing

28 90 a. Menerima detail artwork dan jenis washing dari bagian marketing b. Menyerahkan detail artwork ke supplier untuk dibuatkan contoh untuk approve ke buyer c. Menerima contoh embro / print dari bagian supplier d. Mengeluarkan permintaan (kontrak kerja) booking space ke supplier embro / print e. Menyerahkan standar cucian ke bagian washing(internal) untuk dibuatkan contoh untuk approve ke buyer f. Menerima contoh hasil washing dari bagian washing g. Mengeluarkan permintaan booking space ke supplier washing h. Menyerahkan contoh embro / print / washing ke buyer i. Menerima comment atau approval dari buyer

29 Prosedur Pembuatan Size Set Sample Gambar 3.8 Flow Chart Prosedur Pembuatan Size Set Sample

30 92 a. Menerima comment dan permintaan pembuatan size set dari buyer b. Membuat job size set sample c. Menyiapkan bahan dan material (jika ada) d. Menjelaskan secara detail permintaan buyer ke bagian sample room (PPM) e. Membuat schedule / jadwal pembuatan size set sample dengan bagian sample room f. Follow up embro / print / washing g. Menerima hasil jahit dari sample room dan menyerahkannya ke washing internal bersama dengan standard an comment buyer h. Menerima dan mengecek sample jadi dari sample room sebelum dikirim ke buyer i. Mengirim size set sample ke buyer j. Mengecek penerimaan sample di buyer k. Menerima comment buyer l. Meng-follow up comment buyer

31 Prosedur Pembuatan Preproduction Sample (PPS) Gambar 3.9 Flow Chart Prosedur Pembuatan Preproduction Sample (PPS)

32 94 a. Menerima comment dan permintaan pembuatan PP Sample dari buyer b. Membuat job PP Sample c. Menyiapkan bahan dan material (jika ada) d. Menjelaskan secara detail permintaan buyer ke bagian sample room (PPM) e. Membuat schedule pembuatan PP Sample dengan bagian sample room (PPM) f. Follow up embro / print / washing g. Menerima hasil jahit dari sample room dan menyerahkannya ke washing internal bersama dengan standar-an comment buyer h. Membuat dan menyiapkan PDC i. Mengirim PP Sample dan PDC ke buyer j. Mengecek penerimaan sample dan PDC di buyer k. Menerima comment buyer l. Meng-follow up comment buyer m. Mengecek kedatangan bahan dan accessories n. Mengkoordinasikan jadwal PP Meeting dengan buyer dan PPIC o. Menyerahkan PDC dan PP Sample yang sudah di approve buyer ke PPIC

33 Prosedur PP Meeting Gambar 3.10 Flow Chart Prosedur PP Metting

34 96 a. Mengecek kedatangan material b. Mengumpulkan dan mempersiapkan dokumen yang dibutuhkan untuk PP Meeting seperti: - Buyer s worksheet - Original Artwork untuk embro / print - PPS Comment c. Jika diperlukan, memeriksa dokumen internal apakah sudah sesuai dengan buyer s requirement d. Melakukan PP Meeting dengan buyer e. membantu pihak produksi dalam melakukan tanya jawab secara detail dengan buyer f. mencatat jalannya PP Meeting dalam form khusus

35 Prosedur Produksi Gambar 3.11 Flow Chart Prosedur Produksi

36 98 a. Menerima laporan status produksi dari bagian PPIC b. Menginformasikan status produksi kepada buyer dan mengkoordinasikan waktu untuk QC buyer c. Mendampingi QC buyer pada saat inline QC dan final QC d. Mengecek hasil jahit pertama dan memastikan proses jahit sudah benar e. Mengecek hasil cuci dan memastikan hasil cuci sesuai dengan standar f. Mengecek hasil finishing dan memastikan proses finishing sudah benar g. Memonitor proses staffing dan memastikannya dengan benar

37 Diagram Aliran Data Diagram Hubungan Sistem Informasi ba rang su dah jad i Baran g hasi l pro duksi Marketing N ego isasi h arga dan waktu Buyer Perba ndi nga n Harga Merchandiser Pe rban din gan Ha rga Purchase Order In que ry d an sample pesanan b aran g suda h ja di In que ry d an sample pesanan Purchase Order Negoisasi harga dan waktu Sample jadi diikrim PP metting SYSTEM SCM P.T. MULTI GARMENT JAYA Permintaan Bahan Kontrak kerja Pengecakan sample jad i PP metting Barang Belum produksi Permintaan Bahan Kontrak kerja Supplier Gambar 3.12 Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan

38 Diagram Nol Gambar 3.13 Diagram Nol Sistem yang sedang Berjalan

39 Permasalahan yang Dihadapi. Pada PT Multi Garment Jaya terjadi beberapa masalah dalam menghadapi proses produksi, disini akan dijelaskan beberapa masalah yang dihadapi oleh PT Multi Garment Jaya. Dalam dunia bisnis konsumen memegang peranan penting, saat konsumen memesan barang mereka menginginkan pesanan tersebut bisa sampai sesuai dengan waktu yang telah disepakati dan juga sampai sesuai permintaan dengan spesifikasi yang diminta beserta kualitas yang baik. Proses produksi juga terjadi semakin rumit. Hal itu dikarenakan banyaknya jenis produk dan komponen pembentuk bahan baku, seperti : kain, benang, kancing, dan lain sebagainya. Permasalahan lain yang timbul juga karena banyaknya konsumen. Pemesanan stock bahan baku yang lebih dari satu supplier juga menjadi masalah yang terjadi dalam perusahaan ini. Perusahaan ini sudah menerapkan Supply Chain Management dalam proses sistem yang berjalan di perusahaannya. Sistem yang dibuat mencakup dua divisi yang ada di perusahaan ini, yaitu divisi lokal dan ekspor. Permasalahan timbul karena sistem yang ada di dalam perusahan ini kurang mendukung kebutuhan divisi ekspor, lebih condong sesuai kebutuhan divisi lokal. Perbedaan yang mendasar dari kedua divisi itu adalah pada divisi lokal, sistem yang dijalankan adalah make to stock, perusahaan akan terus memproduksi untuk sebagai persediaan di perusahaan itu, sedangkan pada divisi ekspor, sistem yang dijalankan adalah make to order, perusahaan akan melakukan produksi sesuai

40 102 dengan order dari konsumen. Perbedaan sistem tersebut yang menyebabkan supply chain management di divisi ekspor kurang dapat berjalan dengan baik. Menurut proses sistemasi yang seharusnya berjalan, untuk memesan bahan baku kita harus melihat sisa produk di gudang persediaan bahan baku terlebih dahulu pekerja harus langsung ke tempat penyimpanan, tetapi kenyataannya untuk mengecek sisa stok memerlukan banyak waktu. Oleh karena itu penumpukan sisa bahan baku sering terjadi dan ini menyebabkan permasalahan lain di perusahaan. Masalah yang paling kritis adalah keterlambatan informasi dan kedatangan material yang menyebabkan jadwal produksi tidak dapat terealisasikan dengan baik sehingga menyebabkan overtime atau keterlambatan pengiriman produk jadi (celana) ke customer. Dan juga banyaknya bahan baku yang tersisa, sehingga terjadi penumpukan bahan baku di gudang. 3.6 Alternatif Pemecahan Masalah. Dari banyak masalah yang ada dalam sistem pada perusahaan ini, kami mempunyai solusi yaitu membuat suatu aplikasi supply chain management yang sesuai dengan kebutuhan divisi eksport, aplikasi tersebut membantu para karyawan untuk memesan barang dan juga untuk membantu dalam pengecekan barang yang ada di gudang.

41 103 Selain itu aplikasi ini juga dapat membantu memberitahu ke karyawan kalau barang yang sudah dipesan belum sampai tepat waktu, jadi karyawan bisa mengingatkan lagi supplier nya untuk mengirimkan barang secepatnya. Dan juga seperti yang sudah dijelaskan di atas aplikasi ini membantu untuk mengoptimalkan bahan baku yang ada, jadi tidak terjadi penumpukan barang di gudang, memesan bahan baku yang sesuai dengan kebutuhan saja.