BAB IV. Audit Operasional Atas Fungsi Pengelolaan Persediaan Barang. Jadi Pada PT Aneka Medium Garment. IV.1. Survei Pendahuluan

Transkripsi

1 BAB IV Audit Operasional Atas Fungsi Pengelolaan Persediaan Barang Jadi Pada PT Aneka Medium Garment IV.1. Survei Pendahuluan Kegiatan awal dalam melakukan audit operasional atas fungsi pengelolaan persediaan barang jadi pada PT Aneka Medium Garment adalah survei pendahuluan. Survei pendahuluan merupakan tahap awal yang digunakan untuk merencanakan tahap-tahap audit berikutnya. Dengan melakukan survei pendahuluan maka diperoleh informasi mengenai semua aspek penting di dalam perusahaan dan memahami lebih jauh mengenai latar belakang perusahaan sehingga dapat mengidentifikasi masalah yang ada di dalam perusahaan. Informasi yang diperoleh dari perusahaan akan memberikan gambaran yang jelas mengenai pengelolaan persediaan barang jadi yang ada pada perusahaan dan sangat berguna bagi perencanaan yang pada akhirnya akan memberikan telahaan yang terinci. Tujuan audit operasional atas fungsi pengelolaan persediaan barang jadi pada PT Aneka Medium Garment adalah untuk menilai apakah pelaksanaan dan ketaatan dari para pelaksana fungsi pengelolaan persediaan barang jadi telah sesuai dengan peraturan yang berlaku dan prosedur yang ada pada PT Aneka Medium Garment. Selain itu untuk menilai pengendalian yang ada di dalam perusahaan, apakah pengendalian telah berjalan dengan baik dan sesuai atau belum serta apakah pengelolaan persediaan barang jadi di dalam perusahaan telah efisien, efektif, dan 64

2 ekonomis. Tujuan penting lainnya dalam melakukan audit operasional pada perusahaan adalah untuk mengidentifikasi permasalahan yang ditemukan di dalam perusahaan sehingga dapat memberikan saran perbaikan serta rekomendasi yang diperlukan atas permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. Dengan melakukan survei pendahuluan, maka akan diperoleh informasi dan gambaran yang lebih jelas mengenai permasalahan yang terjadi pada fungsi pengelolaan persediaan barang jadi yang dihadapi oleh PT Aneka Medium Garment. Permasalahan inilah yang akan dibahas dan dipecahkan dengan memberikan saran dan rekomendasi perbaikan sehingga perusahaan dapat meningkatkan kinerjanya dan perusahaan dapat berjalan dengan efektif, efisien, dan ekonomis serta mampu meningkatkan laba atas penjualannya. Prosedur survei pendahuluan yang dilakukan pada PT Aneka Medium Garment adalah pertama-tama berkunjung ke perusahaan dan pabrik untuk bertemu dengan manajer personalia sebagai wakil dari perusahaan. Kemudian melakukan pembicaraan awal dengan manajer personalia, selanjutnya manajer personalia memperkenalkan kepada beberapa pihak yang terkait yaitu kepala bagian gudang, bagian accounting, dan bagian penjualan yang membantu dalam memberikan informasi. Pada pertemuan ini juga membahas mengenai tujuan dan tata cara pemeriksaan yang akan dilakukan. Selanjutnya mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan mengenai sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, bidang usaha yang dijalankan perusahaan, struktur organisasi dan uraiaan tugas pada PT Aneka Medium Garment. Setelah itu melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang terkait atas pengelolaan persediaan seperti bagian gudang, penjualan, dan akuntansi untuk 65

3 mengetahui dan mempelajari prosedur pengelolaan persediaan barang jadi yang di terapkan pada perusahaan apakah telah efektif, efisien dan ekonomis atau perlu dilakukan perbaikan-perbaikan dan pengendalian. Wawancara mengenai prosedur pengelolaan persediaan dimulai dari penerimaan persediaan barang jadi dari bagian produksi hingga barang siap untuk dijual dan diantarkan ke konsumen. Kemudian meminta izin untuk visitasi gudang persediaan barang jadi yaitu gudang tempat menyimpan barang jadi yang telah selesai diproduksi oleh perusahaan. Kunjungan ke perusahaan dan pabrik dilakukan untuk mengamati dan mempelajari secara langsung cara kerja para karyawan yang tekait. Sedangkan kunjungan ke gudang perusahaan dilakukan untuk melihat dan mempelajari tata cara penyimpanan persediaan di gudang serta tata cara prosedur penerimaan dan pengeluaran persediaan yang ada di gudang barang jadi. Selanjutnya memberikan kuesioner yang berkaitan dengan proses penerimaan, penyimpanan dan tata letak persediaan di dalam gudang, pengeluaran serta pengawasan fisik persediaan. Dengan melakukan wawancara, memberikan kuesioner dan pengamatan secara langsung pada PT Aneka Medium Garment maka dapat dibuat ringkasan mengenai hasil temuan penting yang di temukan pada perusahaan dan akan memperoleh hasil yang nantinya dapat dievaluasi mengenai permasalahan dan kelemahan yang ada untuk diberikan rekomendasi. Berdasarkan hasil survei pendahuluan yang telah dilakukan, maka diperoleh data dan informasi sebagai berikut: 1. Berdasarkan wawancara dengan manajer personalia dapat diketahui mengenai gambaran umum dan latar belakang perusahaan yaitu PT Aneka Medium 66

4 Garment adalah perusahaan yang bergerak di bidang industri garment yang mempunyai kegiatan memproduksi dan menjual celana jeans dengan berbagai merek yang berkualitas. Kegiatan produksi PT Aneka Medium Garment terdiri dari empat tahap yaitu cutting, sewing, washing, dan finishing. Perusahaan memiliki beberapa pemasok yang mendukung kelancaran produksinya yaitu supplier bahan baku, supplier kain saten, dan supplier pencucian celana jeans. Penjualan celana jeans dilakukan di Jakarta, di luar Jakarta seperti Bandung, dan berbagai daerah lainnya. Penjualan terbesar perusahaan berada di Jakarta yaitu Tanah Abang, Pasar Pagi, Blok M, dan Cempaka Putih. 2. Selain itu, melalui wawancara dengan manajer personalia dan pengamatan langsung yang dilakukan serta berdasarkan standard operasional perusahaan diperoleh informasi mengenai sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi dan uraian tugas. Perusahaan memiliki struktur organisasi dan uraian tugas yang baik, hal ini telah digambarkan dengan jelas dalam suatu bagan organisasi yang memadai. Dapat diketahui pula bahwa perusahaan mempunyai kurang lebih seratus karyawan yang memiliki keterampilan yang berbeda-beda dan ditempatkan sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya di dalam perusahaan. 3. Berdasarkan pengamatan langsung dapat diketahui bahwa PT Aneka Medium Garment memiliki kantor yang rapi dan bersih serta dua buah gudang untuk menyimpan persediaan yaitu gudang untuk menyimpan persediaan bahan baku dan gudang untuk menyimpan persediaan barang jadi yang siap untuk dipasarkan. Masing-masing gudang dijaga oleh seorang kepala gudang yang bertanggung jawab atas keluar masuknya persediaan barang jadi. 67

5 4. Berdasarkan wawancara dengan bagian gudang, diperoleh data dan informasi mengenai prosedur pengelolaan persediaan barang jadi yang dilakukan perusahaan dimulai dari penerimaan, penyimpanan, pemeriksaan fisik dan pengeluaran persediaan barang jadi. Bagian penerimaan menerima persediaan barang jadi yang telah selesai diproduksi oleh bagian produksi kemudian memeriksa apakah telah sesuai dengan laporan produk selesai. Setelah itu, barang disimpan di gudang persediaan barang jadi. Pemeriksaan fisik dilakukan oleh bagian accounting secara tiba-tiba. Bagian accounting membandingkan jumlah fisik persediaan dengan jumlah persediaan pada kartu persediaan kemudian membuat laporan hasil pemeriksaan fisik. Pengeluaran persediaan barang jadi dari dalam gudang dilakukan berdasarkan sales order. IV.2. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Atas Fungsi Pengelolaan Persediaan Perusahaan yang baik dan sehat adalah perusahaan yang mempunyai sistem pengendalian intern didalam menjalankan operasi perusahaan. Sistem pengendalian intern sangat penting bagi suatu perusahaan karena dengan adanya sistem pengendalian intern yang baik, perusahaan diharapkan mampu bersaing dengan perusahaan lain yang bergerak di bidang industri yang sama dan mencapai tujuan perusahaan. Perusahaan di dalam melakukan fungsi pengelolaan persediaan memerlukan sistem pengendalian intern agar pengelolaan persediaan dapat dilakukan secara efektif, efisien, dan ekonomis. 68

6 Di dalam sistem pengendalian intern terdapat lima komponen yang saling berhubungan yaitu lingkungan pengendalian, penilaian resiko, informasi dan komunikasi, aktivitas pengendalian, serta pemantauan. Kelima komponen ini sangat berkaitan dan mempengaruhi jalannnya perusahaan. Berikut ini adalah penjelasan mengenai lima komponen sistem pengendalian intern dalam PT Aneka Medium Garment: 1. Lingkungan pengendalian (control environment), PT Aneka Medium Garment mempunyai lingkungan pengendalian yang cukup baik. Hal ini terlihat dari terciptanya suasana yang menyenangkan dan mendukung di dalam perusahaan, perusahaan selalu mengkomunikasikan kepada semua karyawan bahwa setiap karyawan bertanggung jawab untuk melaporkan pelanggaran yang diketahui, serta perusahaan juga memberikan bimbingan moral kepada karyawannya dalam rangka agar tidak tergoda akan hal-hal yang bisa merugikan perusahaan seperti pencurian. Ini membuktikan bahwa perusahaan menekankan arti pentingnya integritas dan nilai etika di dalam perusahaan. Perusahaan memiliki struktur organisasi yang baik, penetapan wewenang dan tanggung jawab yang sesuai dengan prosedur yang ada di dalam perusahaan sehingga masing-masing karyawan memahami tugasnya. Namun demikian masih terdapat perangkapan tugas di dalam perusahaan yang seharusnya akan lebih baik jika ada pemisahan agar masingmasing bisa berkonsentrasi pada tugasnya dan menjalankan tugasnya dengan benar serta penuh tanggung jawab. Perusahaan juga menempatkan karyawannya sesuai dengan keahlian yang mereka miliki sehingga mereka bisa bekerja secara maksimal tanpa adanya tekanan serta memberikan pelatihan bagi 69

7 mereka dalam rangka mengembangkan kompetensi. Gaya operasi manajemen yang diterapkan pada perusahaan adalah manajer lebih mengandalkan pertemuan langsung dengan berdiskusi bersama dan mendengarkan pendapat anggota lainnya dalam membahas suatu masalah dibandingkan memerintah secara tertulis. 2. Penilaian resiko (risk assessment), PT Aneka Medium Garment selalu mempertimbangkan berbagai risiko yang mungkin akan muncul karena adanya perubahan berbagai kondisi. Salah satu tugas dari manajemen adalah menentukan bagaimana mengelola risiko yang muncul akibat dari perubahan berbagai kondisi tersebut dan secara cepat menilai risiko yang mungkin akan terjadi pada perusahaan seperti perubahan dalam lingkungan operasi, munculnya personel baru, perubahan sistem informasi, dan penggunaan teknologi baru untuk mendukung kinerja perusahaan. Perusahaan tentu memerlukan perubahan pada sistem informasinya agar dapat berkembang dan menggunakan teknologi baru dalam rangka mengikuti perkembangan perekonomian dunia sehingga mampu bersaing dengan industri lain yang sejenis. 3. Informasi dan komunikasi (information and communication), Informasi dan komunikasi pada PT Aneka Medium Garment cukup baik. Hal ini terlihat dari adanya komunikasi yang sehat dan menyenangkan antara satu karyawan dengan karyawan lainnya, adanya pemahaman mengenai peran dan tanggung jawab masing-masing karyawan. Selain itu sistem akuntansi di dalam perusahaan berjalan dengan baik, semua transaksi dicatat pada periode yang seharusnya, diotorisasi, dan di nilai dengan wajar. 70

8 4. Aktivitas pengendalian (control activities), PT Aneka Medium Garment memiliki aktivitas pengendalian yang belum cukup baik, hal ini terlihat dari tidak adanya pemisahan tugas antara fungsi penerimaan dengan fungsi penyimpanan oleh bagian gudang, seharusnya terdapat pemisahan tugas yang tepat di dalam perusahaan. Perusahaan memang memiliki lokasi tempat penyimpanan persediaan yang jauh dari bahaya api namun tata letak persediaan di dalam gudang kurang teratur. Hal ini terlihat dari adanya penumpukan barang yang tidak sejenis di dalam gudang, seharusnya barang disusun dengan teratur dan rapi sesuai dengan jenisnya. Selain itu, orang-orang yang tidak mempunyai otorisasi dari pejabat yang berwenang diperbolehkan masuk ke dalam gudang sehingga gudang kurang mendapatkan pengawasan yang ketat karena semua orang dapat dengan bebas masuk kedalam gudang. Seharusnya perusahaan mempunyai peraturan siapa saja yang berhak keluar masuk gudang. 5. Pemantauan (monitoring), Perusahaan selalu melakukan penilaian atas kualitas kinerja atau pemantauan agar perusahaan dapat selalu mengikuti perkembangan dan mengetahui perubahan pada perusahaan khususnya pada sistem pengendalian internalnya, apakah telah beroperasi sesuai dengan yang diharapakan perusahaan atau mengalami perubahan keadaaan. Pemantauaan merupakan aktivitas yang berkelanjutan yang dijalankan oleh perusahaan. Dengan adanya penilaiaan kualitas kinerja, akan membantu perusahaan untuk bertindak cepat dalam memperbaiki keadaan yang menyebabkan penurunan kualitas kinerja perusahaan sehingga perusahaan tetap berjalan dengan baik. 71

9 Berdasarkan evaluasi hasil wawancara, pengamatan langsung yang telah dilakukan, dan hasil kuesioner yang diperoleh, PT Aneka Medium Garment telah memiliki sistem pengendalian dan prosedur pengelolaan persediaan yang cukup baik. Hal ini dilihat dari adanya pemisahan tugas antara bagian gudang dan bagian pengiriman, persediaan mendapat perlindungan yang memadai seperti terlindung dari bahaya kerusakan, kebanjiran, kebakaran, dan adanya asuransi untuk persediaan di gudang, permintaan barang jadi dari dalam gudang dilakukan secara tertulis dan diotorisasi dari pejabat yang berwenang, adanya penyelenggaraan kartu gudang dan kartu persediaan, serta dilakukannya stock opname oleh bagian akuntansi untuk mencocokkan jumlah fisik persedian yang ada di gudang dengan jumlah yang ada dalam kartu persediaan yang kemudian akan dilaporkan kepada pihak manajemen. Perusahaan memang memiliki sistem pengendalian dan prosedur pengelolaan persediaan yang cukup baik namun tidak berarti perusahaan tidak memiliki kelemahan-kelemahan didalam sistem pengelolaan persediaan tersebut. Beberapa kelemahan ditemukan pada perusahaan terutama pada pengelolaan persediaan barang jadi. Kelemahan- kelemahan inilah yang harus diperbaiki agar tidak menganggu jalannya perusahaan dan dengan ditemukannya kelemahan - kelemahan tersebut, perusahaan diharapkan memperoleh saran-saran perbaikan dalam memecahkan kelemahan-kelemahan yang ada dan membantu meningkatkan laba perusahaan. Beberapa kelemahan yang terdapat pada fungsi pengelolaan persediaan barang jadi PT Aneka Medium Garment adalah sebagai berikut: 72

10 1. Perangkapan tugas antara yang melakukan penerimaan dengan yang melakukan penyimpanan yang dilakukan oleh bagian gudang. 2. Kurangnya pengawasan terhadap setiap orang yang masuk ke gudang. 3. Tidak adanya pemeriksaan kualitas terhadap persediaan yang diterima oleh bagian penerimaan. 4. Tidak adanya pengaturan tata letak persediaan yang rapi dan teratur di dalam gudang. 5. Bagian penerimaan tidak membuat laporan penerimaan barang pada saat barang diterima. 6. Barang jadi yang telah siap untuk dikirimkan ke konsumen menumpuk digudang. Kelemahan-kelemahan inilah yang telah menghambat majunya perusahaan dan membuat perusahaan menjadi rugi. Oleh karena itu perusahaan diharapkan mampu mengatasi kelemahan-kelemahan ini agar perusahaan dapat terus berjalan dengan sehat dan dapat meningkatkan laba atas penjualannya. IV.3. Program Audit Untuk setiap area yang diaudit, auditor harus menyusun langkah-langkah audit yang akan dilakukannya. Langkah-langkah ini tertuang dalam program audit. Program audit merupakan daftar prosedur audit untuk memeriksa elemen-elelmen tertentu. Program audit ini berfungsi sebagai alat yang bermanfaat untuk menetapkan jadwal pelaksanaan dan pengawasan pekerjaan lapangan. Suatu program audit biasanya berisi: tujuan audit untuk tiap area, prosedur audit yang akan dilakukan, sumber - sumber bukti audit, dan deskripsi mengenai kesalahan 73

11 (error). Berikut ini adalah prosedur audit operasional atas pelaksanaan pengelolaan persediaan barang jadi yang diterapkan pada PT Aneka Medium Garment: 1. Pemeriksaan atas kebijakan pengelolaan persediaan barang jadi. Tujuan pemeriksaan : Untuk mengetahui dan menilai apakah kebijakan pengelolaan persediaan barang jadi yang ada cukup memadai, sehingga memungkinkan pelaksanaan pengelolaan persediaan barang jadi yang efektif, efisien, dan ekonomis. Prosedur audit : Melakukan wawancara dengan manajer produksi untuk mengetahui apakah perusahaan memiliki kebijakan pengelolaan persediaan barang jadi. Melakukan pemeriksaan terhadap perusahaan, apakah perusahaan memiliki kebijakan pengelolaan persediaan barang jadi yang dituangkan secara tertulis. Mempelajari dan melakukan evaluasi atas kebijakan pengelolaan persediaan barang jadi perusahaan. Mendeteksi kemungkinan adanya kelemahan dalam kebijakan pengelolaan persediaan barang jadi yang menyebabkan pelaksanaan pengelolaan persediaan barang jadi menjadi tidak efektif, efisien dan ekonomis. Membuat simpulan audit. 2. Pemeriksaan atas penyimpanan persediaan barang jadi. Tujuan pemeriksaan : 74

12 Untuk mengetahui dan menilai apakah persediaan barang jadi telah disimpan di dalam gudang dan apakah tata letaknya rapi dan teratur serta apakah didukung dengan fasilitas gudang yang memadai. Prosedur audit : 2.1. Meninjau ke gudang persediaan barang jadi untuk mengetahui dan mempelajari proses penyimpanan persediaan barang jadi yang dilakukan oleh bagian gudang serta mengetahui fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan yang tersedia di dalam gudang Mempelajari dan melakukan evaluasi terhadap proses penyimpanan persediaan barang jadi serta mencari kelemahan yang kemungkinan ada dalam proses penyimpanan persediaan barang jadi. 2.3 Melakukan pengamatan langsung terhadap pelaksanaan tugas para karyawan gudang dalam melakukan penyimpanan persediaan barang jadi dalam rangka memastikan bahwa pengaturan penyimpanan persediaan barang jadi telah dilakukan dengan baik dan benar Memilih secara random persediaan barang jadi dan memeriksa apakah persediaan tersebut masih tetap terjaga kualitasnya Melakukan pemeriksaan berdasarkan sampel data, apakah setiap sesi diberi nomor atau kode dalam rangka memudahkan identifikasi persediaan barang jadi Melakukan pemeriksaan berdasarkan sampel data, apakah terdapat pencatatan mengenai apa yang di simpan dalam setiap sesi sehingga memudahkan dalam pencarian persediaan barang jadi Membuat simpulan audit. 75

13 3. Pemeriksaan atas perhitungan fisik persediaan barang jadi. Tujuan pemeriksaan : Untuk mengetahui dan menilai, apakah pelaksanaan perhitungan fisik persediaan barang jadi telah efektif dan efisien. Prosedur audit : 3.1. Melakukan wawancara dengan pihak yang melakukan perhitungan fisik persediaan barang jadi untuk mengetahui mekanisme perhitungan fisik persediaan barang jadi yang diterapkan oleh perusahaan Melakukan wawancara dengan petugas gudang untuk mengetahui apakah perhitungan fisik untuk semua merek dan jenis bahan yang ada dapat dilakukan dalam waktu satu hari Mempelajari dan melakukan evaluasi atas mekanisme perhitungan fisik persediaan barang jadi serta mencari kelemahan yang mungkin ada didalamnya Melakukan pengamatan langsung atas pelaksanaan perhitungan fisik persediaan barang jadi oleh pihak yang terkait dalam rangka memastikan bahwa pelaksanaan perhitungan fisik telah sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang ada Memeriksa cut-off atas penerimaan dan pengeluaran persediaan Melakukan rekonsiliasi antara hasil perhitungan fisik persediaan barang jadi dengan jumlah persediaan barang jadi pada kartu stok 3.7. Memeriksa apakah pemeriksaan fisik atas seluruh persediaan barang jadi yang ada di gudang dapat diselesaikan dalam waktu satu hari. 76

14 3.8. Melakukan penyelidikan jika terdapat selisih jumlah persediaan barang jadi Membuat simpulan audit. 4. Pemeriksaan atas penerimaan persediaan barang jadi. Tujuan pemeriksaan : Untuk memberikan kepastian apakah jumlah persediaan barang jadi yang diterima sesuai dengan jumlah persediaan barang jadi pada laporan produk selesai. Prosedur audit : 4.1. Melakukan wawancara dengan petugas gudang yang terlibat secara langsung dengan penerimaan persediaan barang jadi untuk mengetahui mekanisme penerimaan persediaan barang jadi yang diterapkan oleh perusahaan Mempelajari dan melakukan evaluasi atas mekanisme penerimaan persediaan barang jadi serta mencari kelemahan yang mungkin ada didalamnya Melakukan pengamatan langsung atas pelaksanaan penerimaan persediaan barang jadi dengan para pihak yang terkait dalam rangka memastikan bahwa pelaksanaan penerimaan persediaan barang jadi telah sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang ada Membandingkan kuantitas, jenis, dan kualitas persediaan barang jadi yang terdapat pada laporan produk selesai Memeriksa apakah terdapat laporan penerimaan barang yang telah diotorisasi oleh pejabat berwenang. 77

15 4.6 Membandingkan laporan produk selesai dengan kartu gudang untuk memastikan bahwa bagian gudang telah mencatat persediaan yang benarbenar diterima dari bagian produksi. 4.7 Membuat simpulan audit. 5. Pemeriksaan atas prosedur pengeluaran persediaan barang jadi. Tujuan pemeriksaan : Untuk memberikan keyakinan bahwa barang jadi yang dikeluarkan, benarbenar untuk kepentingan perusahaan. Prosedur audit : 5.1. Melakukan wawancara dengan petugas gudang yang terlibat secara langsung dengan pengeluaran persediaan barang jadi untuk mengetahui mekanisme pengeluaran persediaan barang jadi yang diterapkan oleh perusahaan Mempelajari dan melakukan evaluasi atas mekanisme pengeluaran persediaan barang jadi serta mencari kelemahan yang mungkin ada didalamnya Melakukan pengamatan langsung atas pelaksanaan pengeluaran persediaan barang jadi dengan para pihak yang terkait dalam rangka memastikan bahwa pelaksanaan pengeluaran persediaan barang jadi telah sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang ada Memeriksa dengan sampel data apakah setiap pengeluaran persediaan barang jadi dari gudang selalu berdasarkan bukti permintaan barang yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. 78

16 5.5. Membandingkan jumlah persediaan barang jadi pada bukti pengeluaran barang dengan jumlah persediaan barang jadi pada bukti permintaan barang Membuat simpulan audit. 6. Pemeriksaan atas pencatatan persediaan barang jadi. Tujuan pemeriksaan : Untuk menilai apakah metode pencatatan dan penilaian persediaan yang diterapkan perusahaan telah mendukung terciptanya pengelolaan persediaan yang efektif, efisien dan ekonomis serta apakah bagian pencatatan persediaan telah mencatat sesuai dengan standar akuntansi keuangan yang berlaku umum. Prosedur audit : 6.1. Melakukan wawancara dengan bagian akuntansi untuk mengetahui metode pencatatan dan penilaiaan persediaan yang diterapkan perusahaan Melakukan evaluasi terhadap metode pencatatan dan penilaian persediaan tersebut serta mencari kelemahan yang mungkin ada di dalam metode tersebut Melakukan pengujian secara sampling atas pelaksanaan pencatatan persediaan yang dilakukan oleh pihak terkait untuk memastikan bahwa mereka telah sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang ada Melakukan pemeriksaan apakah terdapat kesalahan pengurangan persediaan dari total persediaan yang ada di dalam kartu gudang dengan yang ada di kartu persediaan Melakukan perbandingan antara jumlah persediaan dalam kartu gudang dengan jumlah persediaan dalam kartu persediaan. 79

17 6.6. Membuat simpulan audit. IV.4. Laporan Atas Temuan Permasalahan Dan Rekomendasi Perbaikan Perusahaan Berikut ini beberapa permasalahan yang ditemukan mengenai pengelolaan persediaan barang jadi pada perusahaan beserta rekomendasi yang diberikan: 1. Perangkapan tugas antara yang melakukan penerimaan dengan yang melakukan penyimpanan yang dilakukan oleh bagian gudang. Kondisi: Penerimaan dan penyimpanan persediaan dilakukan oleh orang yang sama didalam perusahaan yaitu bagian gudang. Barang yang sudah tiba diterima oleh petugas gudang kemudian disimpan di dalam gudang. Petugas gudang tidak hanya bertanggung jawab atas penerimaan barang tetapi juga penyimpanan barang di gudang. Kriteria: Seharusnya ada pemisahan tugas antara bagian penerimaan dengan bagian penyimpanan barang karena masing-masing bagian mempunyai keahlian yang berbeda. Bagian penerimaan memiliki keahlian dalam memeriksa kualitas barang sedangkan bagian penyimpanan mempunyai keahlian dalam pengelolaaan penyimpanan persediaan. Pemisahan ini juga dilakukan agar masing-masing bagian lebih konsentrasi pada tugasya dan mempunyai tanggungjawab yang lebih pada apa yang telah menjadi kewajiban kerjanya. 80

18 Sebab: Menurut perusahaan bagian gudang mampu menangani kedua fungsi tersebut. Selain itu, perusahaan juga menganggap bahwa akan lebih efisien jika penerimaan dan penyimpanan persediaan dilakukan oleh orang yang sama yaitu bagian gudang sehingga akan memudahkan dan mempercepat perusahaan jika ingin bertanya mengenai persediaan yang ada karena pertanyaan hanya akan ditujukan langsung kepada bagian gudang. Akibat: Dengan adanya penggabungan fungsi penerimaan dan penyimpanan oleh bagian gudang akan mengakibatkan bagian gudang kurang konsentrasi terhadap tugasnya, padahal masing-masing fungsi mempunyai keahlian yang berbeda sehingga pekerjaan akan menjadi tidak optimal. Rekomendasi: Perusahaan seharusnya menambah karyawan untuk ditempatkan di bagian penerimaan yang mempunyai keahlian dalam memeriksa kualitas barang yang diterima. Dengan adanya pemisahan tugas, maka masing-masing fungsi dapat lebih berkonsentrasi pada pekerjaannya serta lebih bertanggung jawab terhadap tugasnya. Selain itu perusahaan dapat meningkatkan pengendalian aktivitas serta meningkatkan efisiensi kerja sehingga pengelolaan persediaan barang jadi menjadi efektif dan efisien. Namun dengan menambah karyawan berarti perusahaan juga harus menambah biaya untuk membayar gaji karyawan. Walaupun demikian akan lebih baik jika terdapat pemisahan tugas di dalam perusahaan. 81

19 2. Kurangnya pengawasan terhadap setiap orang yang masuk ke gudang. Kondisi: Setiap orang yang tidak mempunyai otorisasi dari pihak berwenang ataupun yang tidak mempunyai tanggung jawab atas gudang diperbolehkan masuk ke dalam gudang. Hal ini memperlihatkan bahwa gudang kurang mendapatkan pengawasan yang ketat dari kepala gudang. Kriteria: Seharusnya kepala gudang tidak memperbolehkan siapapun yang tidak mempunyai otorisasi dari pihak berwenang untuk masuk ke dalam gudang. Kepala gudang seharusnya mengerti dan paham mengenai tugas dan tanggungjawabnya terhadap semua persediaan yang ada di dalam gudang. Gudang hanya boleh dimasuki oleh orang yang mempunyai otorisasi dari pihak berwenang dan yang mempunyai tanggung jawab atas gudang. Sebab: Perusahaan tidak mempunyai peraturan yang mengatur siapa saja yang berhak keluar masuk gudang. Selain itu, perusahaan tidak menindak tegas kepala gudang atas tindakannya yang memperbolehkan siapa saja masuk walaupun tidak disertai dengan otorisasi dari pihak yang berwenang ataupun tanggung jawab atas gudang, padahal perusahaan telah memberikan kepercayaan penuh kepada kepala gudang untuk menjaga persediaan di gudang yang merupakan asset perusahaan. 82

20 Akibat: Semua orang dapat dengan bebas masuk ke dalam gudang tanpa ada pengawasan, sehingga akan memudahkan terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan seperti terjadi kehilangan persediaan yang merugikan perusahaan. Rekomendasi: Perusahaan harus menindak tegas kepala gudang karena memperbolehkan siapa saja masuk ke dalam gudang, padahal kepala gudang mempunyai hak untuk tidak memperbolehkan siapapun yang tidak mempunyai otorisasi dari pihak berwenang ataupun tanggung jawab atas gudang untuk masuk kedalam gudang. Gudang hanya boleh dimasuki oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas gudang. Selain itu perusahaan seharusnya mempunyai peraturan siapa saja yang berhak untuk bisa keluar masuk gudang. Dengan adanya peraturan perusahaan, gudang akan mendapatkan pengawasan yang ketat sehingga dapat mencegah hal-hal yang tidak diinginkan seperti kehilangan persediaan. 3. Tidak adanya pemeriksaan kualitas terhadap persediaan yang diterima oleh bagian penerimaan. Kondisi: Barang yang telah selesai diproduksi oleh bagian produksi dikirimkan ke bagian penerimaan. Kemudian bagian penerimaan mengecek jumlah dan jenis yang diterimanya tetapi tidak memeriksa kualitas barang yang diterimanya yang seharusnya dilakukan, karena pemeriksaan kualitas juga merupakan tugas bagian penerimaan. 83

21 Kriteria: Bagian penerimaan seharusnya selain memeriksa kuantitas barang, juga harus memeriksa kualitas barang yang diterimanya, apakah ditemukan kerusakan pada barang yang telah diterima. Jika ditemukan kerusakan maka bagian penerimaan seharusnya segera membuat laporan temuan barang rusak. Sebab: Barang yang diterima cukup banyak sehingga memakan banyak waktu bila harus diperiksa kualitasnya satu persatu padahal petugas gudang juga harus mengerjakan pekerjaan lainnya seperti menyiapkan barang sesuai dengan sales order untuk dikirimkan ke bagian pengiriman sehingga bagian gudang tidak memeriksa kualitas hanya kuantitas dan jenis barangnya saja. Setelah mencocokkan dan telah sesuai maka bagian gudang langsung menyimpannya di dalam gudang. Akibat: Perusahaan akan menerima retur dari pelanggan, ini dikarenakan pelanggan merasa kecewa dengan kualitas barang perusahaan. Jika pemeriksaan kualitas ini tetap tidak dilakukan maka pada akhirnya perusahaan akan kalah bersaing dengan perusahaan lain yang sejenis. Perusahaan juga akan kehilangan pelanggannya yang berakibat pada penurunan penjualan perusahaan. Rekomendasi: Bagian gudang tetap harus melakukan pemeriksaan atas kualitas, kuantitas dan jenis barang yang diterima dengan teliti walaupun dalam jumlah yang banyak dan memakan banyak waktu. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan kualitas barang perusahaan, jika setelah diperiksa kualitas barang bagus maka 84

22 perusahaan dapat meningkatkan penjualannya dan mengurangi retur dari pelanggan. Namun jika kualitas jelek maka perusahaan dapat segera memperbaikinya sehingga perusahaan mampu bersaing dengan perusahaan lain yang sejenis. Dengan begitu perusahaan tidak akan merasa rugi dan perusahaan dapat meningkatkan laba atas penjualannya. 4. Tidak adanya pengaturan tata letak persediaan yang rapi dan teratur di dalam gudang. Kondisi: Petugas gudang tidak mengatur tata letak persediaan dengan rapi dan teratur, terlihat dari adanya penumpukan barang yang tidak sejenis di dalam gudang karena gudang tidak cukup luas untuk menampung banyaknya barang yang tersedia, sehingga tidak ada pemisahan merek, motif dan jenis bahannya. Kriteria: Petugas gudang seharusnya menyusun barang yang ada di dalam gudang dengan rapi dan teratur sesuai dengan merek, motif dan jenis bahannya. Dengan pengaturan tata letak yang rapi dan teratur maka akan memudahkan dalam pencarian barang. Sebab: Perusahaan mempunyai cukup banyak merek, motif dan jenis bahan yang berbeda sehingga memerlukan tempat yang luas untuk memisahkan masingmasing merek, motif, dan jenis bahannya. Namun gudang yang tersedia tidak cukup luas untuk menampung barang yang ada, terlebih jika harus memisahkannya sesuai dengan merek, motif, dan jenis bahannya sehingga 85

23 barang yang berbeda merek, motif maupun jenis bahannya ditumpuk menjadi satu tumpukan. Akibat: Petugas gudang akan kesulitan dalam mencari barang yang harus dikeluarkan dari dalam gudang sesuai dengan sales order untuk dikirimkan ke konsumen. Karena kesulitan dalam mencari barang maka petugas gudang memerlukan waktu yang cukup lama sehingga pengiriman barang ke konsumen menjadi terlambat dan hal ini merugikan perusahaan. Rekomendasi: Perusahaan harus menyediakan gudang barang jadi yang lebih luas mengingat banyaknya merek, motif dan jenis bahan celana yang dimiliki perusahaan. Dengan memiliki gudang yang luas akan memudahkan petugas gudang untuk menyusun barang sesuai dengan merek, motif dan jenis bahan yang ada sehingga petugas gudang tidak menumpuk barang yang tidak semerek ataupun yang tidak sejenis ke dalam satu tumpukan karena banyaknya barang. Dengan begitu akan lebih memudahkan petugas gudang dalam mencari barang dan gudang akan terlihat rapi serta teratur. 5. Bagian penerimaan tidak membuat laporan penerimaan barang pada saat barang diterima. Kondisi: Bagian penerimaan setelah memeriksa kuantitas dan jenis barang yang diterima serta mencocokkannya dengan laporan produk selesai langsung menyimpannya 86

24 ke dalam gudang persediaan barang jadi dan mencatatnya dalam kartu gudang tanpa membuat laporan penerimaan barang. Kriteria: Seharusnya bagian penerimaan membuat laporan penerimaan barang sebanyak tiga rangkap, rangkap pertama untuk bagian produksi, rangkap kedua untuk bagian akuntansi dan rangkap terakhir sebagai arsip bagian penerimaan. Dengan begitu terdapat bukti dan arsip bahwa bagian penerimaan telah menerima barang tersebut dan telah memeriksanya. Sebab: Bagian penerimaan merasa cukup dengan adanya laporan produk selesai yang dikirimkan oleh bagian produksi karena barang yang dikirimkan selalu sesuai dengan laporan produk selesai. Barang yang diterima oleh bagian penerimaan yang telah diperiksa dicatat dalam kartu gudang sehingga bagian penerimaan tidak perlu membuat lagi laporan penerimaan barang. Akibat: Bagian penerimaan tidak memiliki arsip atas pnerimaan barang yang telah dilakukannya sehingga jika terjadi kesalahan pencatatan persediaan akan sangat sulit untuk memeriksanya karena bagian penerimaan tidak memiliki arsip yang mendukung penerimaan persediaan pada saat barang diterima. Rekomendasi: Bagian penerimaan harus membuat laporan penerimaan barang sebanyak tiga rangkap setelah memeriksa barang dan mencocokkannya dengan laporan produk selesai. Hal ini dilakukan agar bagian penerimaan memiiki arsip sebagai 87

25 bukti penerimaan dan pemeriksaan yang telah dilakukannya. Dengan begitu bagian penerimaan tidak perlu khawatir lagi jika terdapat kesalahan pencatatan. 6. Barang jadi yang telah siap untuk dikirimkan ke konsumen menumpuk digudang. Kondisi: Perusahaan memproduksi barang terlalu banyak, tidak sesuai dengan pesanan pelanggan. Selain itu keadaan pasar sedang lemah karena daya beli konsumen yang menurun akhirnya barang menumpuk di gudang dan untuk celana dengan jenis bahan tertentu lama kelamaan akan menjadi rusak. Hal ini menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Kriteria: Mengingat akan keadaan pasar yang sedang lemah, perusahaan seharusnya memproduksi tidak terlalu banyak dan menyesuaikannya dengan pesanan serta permintaan pelanggan. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi penumpukan barang di dalam gudang yang akan merugikan perusahaan karena jika disimpan terusmenerus di gudang, lama-kelamaan menjadi rusak. Selain itu, pelanggan juga pasti tidak mau mengambil risiko untuk menyimpan stok barang karena daya beli konsumen yang sedang menurun sehingga perusahaan harus memproduksi secukupnya saja. Sebab: Perusahaan merasa bahwa jenis celana ini bisa laku di pasaran dan harus dibuatkan stok agar bila permintaan banyak, perusahaan bisa langsung mengirimkan kepada pelanggan sehingga pelanggan tidak perlu menunggu 88

26 lama untuk mendapatkan barang tersebut. Perusahaan juga kurang memperhatikan kondisi pasar yang lemah, menurut perusahaan jika barang bagus maka pasti akan laku dipasaran. Akibat: Perusahaan mengalami kerugian karena barang digudang menumpuk dan lama kelamaan menjadi rusak. Terlebih pasar sedang dalam keadaan yang lemah karena globalisasi yang menyebabkan daya beli konsumen menurun sehingga perusahaan agak sulit untuk menjual barang yang kelebihan stok tersebut. Rekomendasi: Perusahaan seharusnya tidak menstok barang terlalu banyak tetapi secukupnya saja, hal ini dilakukan untuk mengantisipasi apabila pelanggan tiba-tiba memerlukan produk tersebut dalam waktu dekat. Walaupun jenis barang tersebut diramalkan akan laku di pasaran namun dengan daya beli konsumen yang sedang lemah, pelanggan juga pasti akan ragu dalam melakukan permintaan barang sehingga perusahaan sebaiknya memproduksi secukupnya. Jika memang sudah terlanjur diproduksi dalam jumlah yang banyak maka cara yang dapat dilakukan perusahaan agar tidak terlalu merugikan perusahaan adalah dengan memberi potongan untuk produk tersebut sehingga pelanggan akan merasa tertarik. Cara ini dilakukan agar perusahaan tidak terlalu rugi jika dibandingkan barang menumpuk digudang dan akhirnya menjadi rusak. 89