BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM. dihadapan L. Siregar, SH, Notaris di Jakarta.

Transkripsi

1 52 BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT. Asuransi Purna Artanugraha (PT. Asuransi ASPAN) didirikan di Jakarta berdasarkan Akta No. 7 tanggal 10 Juni 1991 Jo. Akta No. 13 tanggal 25 Oktober 1991 tentang perubahan Pasal 2 (Maksud & Tujuan) dan Pasal 4 (Modal), jo. Akte No. 5 tanggal 30 April 1992 tentang perubahan Pasal 2 (Maksud & Tujuan) dibuat dihadapan L. Siregar, SH, Notaris di Jakarta. Anggaran Dasar perusahaan telah memalui beberapa kali perubahan dan terakhir melalui Notaris Roesnastiti Prayitno, SH, MA Akta No. 1 tanggal 2 Januari 1997 tetang perubahan susunan manajemen, Akta No. 30 tanggal 26 Desember 1997 tentang perubhan Modal Dasar & Modal Disetor perusahaan dan terakhir Akte No. 3 tanggal 5 Juli 1999 tentang perubahan Modal Disetor. Ijin usaha PT. Asuransi Purna Artanugraha (PT. Asuransi ASPAN) dikeluarkan oleh Departemen Keuangan RI melalui Surat Keputusan No. 155/KM.13/1992 tanggal 23 Mei 1992 dengan kegiatan usaha di bidang Asuransi Kerugian dan Reasuransi. PT. Asuransi ASPAN memiliki 3 jenis primadona sumber pendapatan premi, yaitu dari: Asuransi Kecelakaan diri (Khusus Kapal Penumpang PT. PELNI) Asuransi Marine Hull (Asuransi Kapal) Asuransi Marine Cargo (Asuransi Pengangkutan)

2 53 Jasa asuransi yang diberikan oleh PT. Asuransi ASPAN selain ketiga jenis asuransi tersebut diatas, juga mencakup jenis asuransi kerugian lainnya, diantaranya: Asuransi Kebakaran (Fire Insurance) Asuransi Kendaraan Bermotor (Motor Vehicle Insurance) Asuransi Konstruksi (Contractor All Risk Insurance) Asuransi Pemasangan mesin-mesin (Engineering Insurance) Asuransi Alat-alat Berat (Heavy Equipment) Asuransi Kebongkaran (Burglary Insurance) Asuransi Uang dalam perjalanan (Cash in transit) Asuransi Kecelakaan Diri (Personal Accident Insurance) Asuransi Elektronik (Electronic Equipment Insurance) Dan sejenisnya 3.2 Visi Dan Misi Perusahaan Visi PT. Asuransi Purna Arthanugraha adalah menjadi perusahaan umum pilihan utama masyarakat dan memiliki jaringan internasional. Misi PT. Asuransi Purna Arthanugraha adalah : Menjadi market leader dalam marine insurance yang mampu mempertahankan surplus Underwriting. Prima dalam pengembangan produk, prima dalam layanan dan prima dalam pengelolaan sumber daya. Menjadi perusahaan yang mampu tumbuh secara berkesinambungan. Menyelenggarakan perusahaan dengan menerpkan prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik.

3 54 Menyelenggarakan Risk Management yang Prudent Memberikan kontribusi kepada Stakeholders. 3.3 Struktur Organisasi Struktur Organisasi perusahaan yang terakhir dikeluarkan oleh Direksi adalah No. SK-036/DIR/XII/01 tanggal 31 Desember 2001 hingga kini struktur tersebut tidak mengalami perubahan.

4 55 PT. AS URANS I PURN A ARTHANUGRAHA Gambar 3. 1 Struktur Organisasi PT. Asuransi Purna Arthanugraha

5 Gambar 3. 2 Struktur Organisasi Direktorat Teknik 56

6 Gambar 3. 3 Struktur Organisasi Kantor Cabang Utama dan Kelas A 57

7 Gambar 3. 4 Struktur Organisasi Kantor Cabang Utama dan Kelas B 58

8 59 a. Direktur Utama Direktur utama disamping membawahi dua Direktur (Teknik dan Keuangan) secara struktural membawahi 4 (empat) unit kerja dan secara struktural membawahi 2 (dua) unit Operasional yang terdiri dari: 1. Unit staffing Unit staffing terdiri dari Unit Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan Memberikan usul, saran baik teknis maupun strategis, meliputi semua bidang kegiatan perusahaan. Unit Satuan Pengawas Intern Membantu mengarahkan dan ikut serta memelihara terlaksananya operasional perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku agar tujuan perusahaan tercapai secara efisien dan efektif serta melakukan pembinaan terhadap sumber daya manusia yang berada dalam unitnya. Unit Sekretariat dan Umum Melaksanakan administrasi kesekretariatan dan bidang umum dalam rangka kelancaran operasional perusahaan. Unit Personalia Melaksanakan administrasi kepegawaian dan perencanaan dan pengadaan sumber daya manusia serta melaksanakan fungsi-fungsi personalian dan melakukan pembinaan terhadap Sumber Daya Manusia (SDM)

9 60 Kepala Cabang Sebagai Wakil Direksi dan sebagai Geneal Manajer di Kantor Cabang, bertugas menentukan langkah-langkah strategis dalam pelaksanaan seluruh fungsi manajemen di kantor cabang serta bertanggung jawab sepenuhnya atas pelaksanaan fungsi organisasi kantor cabang sesuai system, prosedur dan kebijaksanaan perusahaan. 2. Unit Operasional Menentukan langkah-langkah strategis terhadap seluruh fungsi-fungsi manajemen dan bidang operasi/marketing, dengan merencanakan, membuat, menjalankan dan mengendalikan pelaksanaan rencana kerja dan anggaran secara efisien dan efektif dalam rangka mencapai sasaran perusahaa. Unit Operasional membawahi: a. Bagian Agen dan Broker Sebagai manajer yang bertugas menentukan langkah-langkah operasional terhadap seluruh fungsi-fungsi manajemen di lingkungan kerjanya, membuat strategi pola pengembangan agen dan broker dengan cara mengevaluasi dan membina broker dan agen dengan memperhatikan ketentuan yang berlaku. b. Bagian Account Officer Melaksanakan fungsi-fungsi pemasaran antara lain : penjualan, promosi pembinaan dan pengembangan relasi serta pelayanan kepada pelanggan,mengelola administrasi pemasaran serta pembinaan terhadap pegawai dibawah koordinasinya.

10 61 c. Bagian Customer Service Sebagai manajer yang melakukan langkah-langkah operasional terhadap fungsi-fungsi manajemen didalam lingkup kerjanya, dan melakukan pelayanan kepada relasi dan calon relasi terhadap semua aspek operasional perusahaan dan ujung tombak perusahaan dalam memposisikan perusahaan melalui program public relation dan berbagai cara media. b. Direktur Teknik Direktur Teknik membawakan 2 (dua) Divisi yaitu: 1. Divisi Underwriting a. Kepala Bagian Underwriting Marine Menentukan langkah operasional terhadap seluruh fungsi-fungsi menajemen dalam bidang asuransi kerugian khususnya marine yang terdiri atas marine cargo dan marine hull. Kepala Bagian Underwriting Marine membawahi 2 (dua) Kepala Seksi, yaitu Seksi Marine Cargo dan Seksi Marine Hull. b. Kepala Bagian Underwriting Non-Marine Menentukan langkah operasional terhadap seluruh fungsi-fungsi menajemen dalam bidang asuransi kerugian khususnya non-marine yang terdiri atas asuransi kebakaran dan aneka. Kepala Bagian Underwriting Non-Marine membawahi 2 (dua) Kepala Seksi, yaitu Seksi Kebakaran dan Engineering dan Seksi Kendaraan Bermotor dan Aneka.

11 62 c. Kepala Bagian Administrasi Teknik atau Manajer Administrasi Teknik Menentukan langkah-langkah operasional terhadap fungsi analisis menyeluruh atas keadaan, meliputi : underwriting/akseptasi, reasuransi dan klaim serta pelayanan. Kepala Bagian Administrasi Teknik membawahi 3 (tiga) Kepala Seksi, yaitu Seksi Administrasi Akseptasi, Seksi Administrasi Reasuransi dan Seksi Administrasi Klaim 2. Divisi Klaim a. Kepala Bagian Klaim Marine M enentukan langkah-langkah operasional terhadap seluruh fungsifungsi manajemen klaim marine serta melakukan pembinaan SDM dalam unit kerjanya. Kepala Bagian Klaim Marine membawahi 2 (dua) Kepala Seksi, yaitu Seksi Klaim Marine Cargo dan Seksi Klaim Marine Hull. b. Kepala Bagian Klaim Non-Marine M enentukan langkah-langkah operasional terhadap seluruh fungsifungsi manajemen klaim non-marine serta melakukan pembinaan SDM dalam unit kerjanya. Kepala Bagian Klaim Non-Marine membawahi 2 (dua) Kepala Seksi, yaitu Seksi Klaim Kebakaran dan Engineering dan Seksi Klaim Kendaraan Bermotor dan Aneka. 3. Direktur Administrasi & Keuangan Direktur Administrasi & Keuangan membawahi 2 (dua) Divisi dan 1 (satu) bagian, yaitu:

12 63 Divisi Keuangan Menentukan langkah-langkah strategis terhadap seluruh fungsifungsi manajemen dalam bidang keuangan dengan merencanakan, membuat, menjalankan dan mengendalikan pelaksanaan rencana kerja dan angaran secara efisien dan efektif dalam rangka mencapai sasaran perusahaan. Kepala Divisi keuangan membawahi : Bagian Investasi dan Pajak Menentukan langkah-langkah operasional terhadap seluruh fungsi-fungsi manajemen yang ada dalam lingkungan kerjanya. Menjaga tersedianya dana untuk mendukung operasional perusahaan, menjaga liquiditas dan rentabilitas perusahaan.memastikan bahwa perhtiungan pajak dibayarkan perusahaan sudah tepat dan benar. Kepala Bagian Investasi dan Pajak membawahi 2 (dua) Kepala seksi, yaitu Seksi Investasi dan Seksi Pajak. Bagian Kas dan Bank Menentukan langkah-langkah operasional terhadap seluruh fungsi-fungsi menajemen yang ada dalam lingkungan kerja., Menjaga kesediaan dana untuk membayar kewajiban perusahaan serta melakukan administrasi kas dan bank secara baik, tepat dan akurat.kepala Bagian Kas dan Bank membawahi 2 (dua) Kepala seksi, yaitu Seksi pencatatan dan Seksi Kasir.

13 64 Bagian Inkasso Menentukan langkah-langkah operasional terhadap seluruh fungsi-fungsi menajemen yang ada dalam lingkungan kerja. Melakukan administrasi piutang premi secara tertib dan akurat serta melaksanakan penagihan piutang premi, sehingga outstanding premi sekecil mungkin. Kepala Bagian Inkaso membawahi 2 (dua) Kepala seksi, yaitu Seksi Inkasso Captive dan Seksi Inkasso Non-Captive. Divisi Akuntansi Menentukan langkah-langkah strategis terhadap pelaksanaan seluruh fungsi yang berada dalam lingkungan kerja.mengkoordinasikan bidang akuntansi umu, akuntasi reasuransi, anggaran serta melakukan pembinaan terhadap sumber daya manusia yang ada dalam unit kerjanya. Bagian Akuntansi Umum Menentukan langkah-langkah operasional dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yang berada dalam lingkup tugasnya. Mengkoordinasikan penyusunan Laporan Keuangan dan akuntasi umum seta melakukan pembinaan terhadap sumber-sumber yang ada dalam unit kerjanya. Kepala Bagian Akuntansi Umum membawahi 2 (dua) Kepala Seksi, yaitu Seksi Pembukuan dan Seksi Utang Piutang. Bagian Akuntansi Reasuransi Menentukan langkah-langkah operasional dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yang berada dalam lingkup tugasnya. Mengkoordinasikan kegiatan intern dan ekstern untuk mencapai sasaran

14 65 perusahaan serta melakukan pembinaan terhadap sumber daya yang ada pada unit kerjanya. Kepala Bagian Akuntansi Umum membawahi 2 (dua) Kepala Seksi, yaitu Seksi Administrasi RA Inward dan Seksi Administrasi RA Outward. Bagian Analisis Laporan Keuangan Menentukan langkah-langkah operasional dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yang berada dalam lingkup tugasnya. Mengkoorninasikan penyusunan anggaran perusahaan serta melakukan evaluasi dan analisis tentang laporan keuangan perusahaan. Kepala Bagian Analisis Laporan Keuangan membawahi 2 (dua) Kepala Seksi, yaitu Seksi Anggaran dan Seksi Analisis Laporan Keuangan. 3.4 Struktur Manajemen Komisaris: Komisaris Utama Komisaris Marsongko Gusti Capt. J.F. Rainard Direksi: Direktur Utama Budiarto Sukemi Zainal A. Haris Direktur Teknik Manahan Siahaan Direktur Keuangan Kepala Divisi: Okky Nursinggih, SE, AAAI-K Dahman Nasution AAAI-K Anton Permadi, SE Kepala Divisi Pemasaran Kepala Divisi Teknik/Underwriting Kepala Divisi Akuntansi & Keuangan

15 Kantor Pusat Dan Cabang Kantor pusat PT. Asuransi Purna Arthanugraha berlokasi di Gedung Pelni Kemayoran Lt. 9 dan 10 Jl. Angkasa No. 18 dan Guna memperluas aktivitas usaha dan memberikan pelayanan yang baik sesuai kebutuhan para nasabah serta untuk mempercepat proses penanganan atas klaim-klaim yang terjadi, telah membuka Cabang dan Perwakilan antara lain: Kantor Cabang Jakarta Rukan Centra Pemuda Jl. Pemuda No. 61 Kav. 17 Jakarta aspanjkt@asuransiaspan.com Kantor Cabang Bandung Jl. Emong No. 18 Bandung aspanbdg@asuransiaspan.com Kantor Cabang Surabaya Koko Perdana Building 2 nd Floor Jl. Basuki Rachmat No Surabaya aspansby@asuransiaspan.com Kantor Perwakilan Yogyakarta / Solo Jl. Melati Kulon No. 32 Caciro

16 67 Yogyakarta Jl. Yosodipuro No. 100 A Solo 3.6 Gambaran Sistem Yang Sedang Berjalan Data Flow Diagram Diagram Konteks Adapun sistem yang sedang berjalan di PT. Asuransi Purna Arthanugraha ditampilkan pada diagram konteks sebagai berikut:

17 68 Gambar 3. 5 Diagram Konteks Sistem Yang Sedang Berjalan Diagram Nol Sistem yang sedang berjalan dapat diimplementasikan dalam diagram nol sebagai berikut:

18 Gambar 3. 6 Diagram Nol 69

19 Prosedur Yang Sedang Berjalan Kantor pusat tidak melayani sistem penutupan asuransi, kantor pusat hanya sebagai pemantau proses penutupan asuransi yang berjalan di setiap kantor cabang.sistem penutupan asuransi yang sedang berjalan pada PT. Asuransi Purna Arthanugraha sekarang adalah bagian Marketing menawarkan produk-produk asuransi yang ada di PT. Asuransi Purna Arthanugraha (selanjutnya kita singkat dengan PT. ASPAN) kepada calon nasabah. Marketing menawarkan jenis jaminan yang ada di PT.ASPAN beserta perluasan jaminan yang sesuai dan dianggap menguntungkan bagi calon nasabah.setelah calon nasabah setuju dengan produk asuransi yang ditawarkan, maka calon nasabah tersebut harus mengisi Surat Permintaan Penutupan Asuransi (SPPA),lalu Marketing harus kembali ke kantor untuk menyerahkan SPPA itu kepada bagian Underwriting dan selanjutnya di survei oleh Independent Surveyor,setelah disurvei laporan berupa dokumen dan foto di serahkan kembali kepada bagian Underwriting,Underwriting menganalisis dan mempertimbangkan SPPA yang telah disurvei dapat diterima atau tidak. Jika diterima dilanjutkan dengan penerbitan polis yang merupakan dokumen inti dari perjanjian asuransi. Maka polis akan diserahkan ke bagian Keuangan dan dilanjutkan dengan penagihan premi oleh bagian Keuangan.Polis diserahkan setelah calon nasabah memberikan bukti pembayaran.setiap penutupan yang diterima harus dilaporkan kembali ke kantor pusat setiap satu minggu.laporan berupa berkas polis dan data polis yang dikirim melalui .

20 Gambar 3. 7 D AD Prosedur S istem 71

21 Analisis Kebutuhan Informasi Setelah mengikuti metode fact-finding berupa analisis dokumen dan wawancara analisis kebutuhan dengan Bapak Nasarudin selaku Kepala Bagian Underwriting cabang Kemayoran, maka informasi yang dapat kami simpulkan dari hasil wawancara analisis tersebut adalah: Keharusan bagian Marketing untuk mencari calon nasabah di luar kantor dan harus kembali lagi ke kantor untuk mengembalikan form SPPA agar dapat di analisis oleh bagian Underwriting. Penyimpanan berkas SPPA dan panduan suku premi jaminan yang belum terkomputerisasi sehinga menyulitkan bagian Underwriting dalam melakukan analisis SPPA. Karena penutupan asuransi hanya dilayani di kantor-kantor cabang, maka data dan berkas penutupan harus dikirim ke kantor pusat sebagai laporan. Pengiriman data dan berkas penutupan dari kantor cabang ke kantor pusat dilakukan hanya 1(satu) kali dalam seminggu mengingat besarnya biaya kirim dan tidak adanya aplikasi atau sistem yang dapat mendukung hal tersebut. Laporan yang ditampilkan : 1. Menampilkan informasi identitas tertanggung yang berasal dari entiti klien. 2. Menampilkan informasi penutupan asuransi yang meliputi entiti SPPA,mata uang,kelas bisnis dan jenis jaminan. 3. Menampilkan informasi banyaknya penutupan asuransi di setiap cabang yang meliputi entiti SPPA, user,group dan cabang.

22 73 4. Menampilkan informasi polis klien. 5. Menampilkan foto hasil survey. Identifikasi entiti antara lain: Nama entiti Deskripsi User Semua user yang dapat menggunakan sistem. Currency Semua mata uang untuk untuk produk jenis jaminan dan perluasan jaminan. Branch Semua cabang dalam perusahaan. BusinessClass Semua kelas bisnis untuk setiap jenis jaminan. Group Semua Group dari setiap user yang dapat mengakses sistem. Insurance Semua jenis jaminan dalam salah satu kelas bisnis. Survey Photo Semua foto survey untuk setiap SPPA. SPPA Semua data untuk penutupan asuransi. Client Semua data nasabah yang melakukan penutupan asuransi. Tabel 3. 1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi Permasalahan Yang Dihadapi Masalah yang dihadapi oleh PT. Asurnasi Purna Arthanugraha adalah sebagai berikut: Keharusan bagian Marketing untuk mencari calon nasabah di luar kantor dan harus kembali lagi ke kantor untuk mengembalikan form SPPA agar dapat di analisis oleh bagian Underwriting.

23 74 Penyimpanan berkas SPPA dan panduan suku premi jaminan yang belum terkomputerisasi sehinga menyulitkan bagian Underwriting dalam melakukan analisis SPPA dan penghitungan premi. Pengiriman data dan berkas penutupan setiap seminggu sekali dari kantor cabang ke kantor pusat Solusi Pemecahan Masalah Solusi yang dapat dibuat agar masalah yang dihadapi oleh PT. ASPAN dapat terselesaikan yaitu: Merancancang aplikasi sistem penutupan asuransi berbasiskan website. Pemberian informasi status proses penutupan asuransi yang telah diajukan oleh calon nasabah ke PT. ASPAN. Membuat pengorganisasian berkas SPPA dan panduan suku premi untuk memudahkan bagian Underwriting melakukan analisis dan penghitungan premi. Dengan adanya aplikasi penutupan asuransi berbasiskan web ini, maka laporan perminggu dari kantor-kantor cabang ke kantor pusat tidak diperlukan lagi, karena semua data penutupan asuransi dapat dilihat setiap saat.