BAB II LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Sistem informasi Akuntansi Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Sebelum mengulas SIA (Sistem Informasi Akuntasi) kita harus mengtahui apa itu sistem. Sistem informasi (information system). Definisi sistem yang dikemukakan James A. Hall(2009) mempunyai arti secara luas yang dapat diartikan, beberapa sistem yang terjadi secara alami seperti alam semesta yang merupakan sistem galaxy, bintang dan planet sementara lainnya merupakan buatan manusia sistem ini merupakan banyak hal seperti sistem informasi. Dapat diartikan sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. Sedangkan Informasi adalah sekumpulan data atau fakta yang diorganisasi atau diolah dengan cara tertentu sehingga mempunyai arti bagi penerimanya. Data yang telah diolah menjadi sesuatu yang berguna bagi si penerima maksudnya yaitu dapat memberikan keterangan atau pengetahuan.dengan demikian yang menjadi sumber informasi adalah data. Menurut Samiaji Sarosa (2009 : 13) Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem yang mngumpulkan mencatat, meyimpan dan memproses data sehingga menghasilkan informasi yang berguna dalam membuat keputusan. 8

2 Dan bisa disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah proses transaksi keuangan dan transaksi non keuangan yang secara langsung dapat mempengaruhi pemerosesan transaksi keuangan Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi Menurut James A. Hall (2009) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi konsep dasar (SIA) terdiri atas tiga subsistem : a. Sistem Pemerosesan Transaksi (Transaction Processing System) Yang mendukung operasi bisnis harian melalui berbagai melalui berbagai dokumen serta pesan untuk para pengguna diseluruh perusahaan yang penting untuk keseluruhan fungsi dari informasi. b. Sistem Buku besar Pelaporan Keuangan (General Ledger/ Financial Reporting System) Yang menghasilkan laporan keuangan seperti laporan laba rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak serta berbagai laporan lainnya yang disyaratkan oleh hukum. c. Sistem Pelaporan Manajemen (Management Reporting System) Memberikan Informasi keuangan internal yang dibutuhkan untuk mengelola suatu bisnis dan pengambilan keputusan menejer di dalam perusahaan atau organisasi, demikian perencanaan dan pengendalian operasinya.laporan yang umum dihasilkan oleh Management Reporting System meliputi anggaran, laporan kinerja, analisis biaya-volume-laba (cost volume profit analysis), serta berbagai laporan yang menggunakan data biaya saat ini bukan historis. 9

3 Komponen dan Kerangka Sistem Informasi dan Akuntansi Sebagai bagian dari sistem, Sistem Informasi Akuntansi (SIA) harus mempunyai beberapa komponen yang dapat menunjang suatu kinerja keuangan dan non keuangan dalam suatu sistem akuntansi tersebut. Kekurangan atau hilangnya suatu komponen yang berperan didalam SIA akan berdapak sangat fatal bagi pengguna sistem dalam perusahaan. Berikut adalah komponen dasar dari sistem Informasi Akuntansi yang dikemukakan James A. Hall (2009)dalam bukunya sistem informasi akuntansi: a. Sumber Data (Data source) Adalah Berbagai transaksi keuangan yang masuk kedalam sistem informasi baik dari sumber internal maupun eksternal. b. Pengumpulan Data (Data Collection) Adalah tahap operasional pertama dalam sistem informasi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa data yang masuk kedalam sistem sudah valid, lengkap dan bebas dari kesaalahan. c. Pemerosesan Data Pemrosesan meliputi penggunaan jurnal dan register untuk menyediakan catatan masukan yang permanen dan kronologis. d. Penyimpanan Buku besar dan berkas-berkas menyediakan penyirnpanan data baik dalam sistem manual maupun terkomputerisasi, seluruh transaksi akuntansi harus direfleksikan dalam buku besar. e. Keluaran Terdapat beragam variasi keluaran dari sistem pemrosesan transaksi. Setiap dokumen yang di hasilkan dari sistem adalah keluaran. Dokumen keluaran dari departemen Accounting adalah laporan. 10

4 2.2. Proses DalamPenjualan Proses Dalam Pesanan Penjualan Proses pesanan penjualan yang meliputi pesanan dari pelanggan, persetujuan kredit sampai ke buku besar akan dijelaskan dalam Date Flow Diagram (DFD) yang dikemukakan oleh James A. Hall (2009) dalam bukunnya Sistem Informasi Akuntansi. Berikut adalah keterangan dari date flow diagram(dfd) pemerosesan pesanan penjualan, proses ini mendeskripsikan dalam prosedur siklus pendapatan dalam proses penjualan yang memiliki langkah-langkah sebagai berikut : 11

5 1. Proses penjualan dimulai dari pelanggan menghubungi departemen penjualan. Departemen penjualan mencatat perincian penting dari peristiwa ini pada pesanan penjualan, peristiwa ini memicu beberapa tugas. Setelah itu petugas menerima lembar dokumen pesanan pelanggan untuk bukti transaksi. 2. Langkah pertama dari proses penjualan adalah mengesahan transaksi dengan meminta persetujuan kredit untuk pelanggan. 3. Saat kredit disetujui, informasi penjualan akan dilanjutkan ke proses penagihan, gudang dan pengiriman. 4. Langkah selanjutnya adalah mengirim barang, yang harus dilakukan segera setelah pemrosesan persetujuan kredit diperoleh. Proses pengiriman juga merekonsiliasi barang yang diterima dari gudang dengan informasi bahwa perusahaan mengirim barang yang tepat kepada pelanggan. Jika barang sesuai baru akan dilakukan pengiriman. 5. Proses penagihan akan mengumpulkan dokumen-dokumen yang relevan mengenai transaksi tersebut (produk, harga, biaya pengurusan, angkutan, pajak, dan ketentuan potongan harga) dan menagih pelanggan. Proses penagihan kemudian mengirim informasi ini ke proses piutang dagang dan proses pengendalian persediaan. 6. Bagian piutang dagang menerima informasi penagihan dan mencatatnya ke dalam akun pelanggan. 7. Bagian pengendalian persediaan menggunakan informasi dari bagian penagihan untuk menyesuaikan record persediaan untuk mencerminkan penurunan dan persediaan. 12

6 8. Secara berkala (setelah setiap batch, harian, mingguan, bulanan dan seterusnya) proses penagihan, pitang dagang, dan pengendalian persediaan mengirim rangkuman informasi ke proses buku besar umum. Hal ini termasuk total penjualan dari penagihan, total kenaikan piutang dagang, dan total penurunan persediaan. Berdasarkan informasi tersebut, buku besar umum memproses ke akun penggendali yang dipengaruhi oleh transaksi penjualan selama periode berjalan Prosedur Penjualan 13

7 Berikut adalah keterangan dari flowchart prosedur penjualan James A. Hall (2009), proses ini mendeskripsikan departemen atau divisi yang terkait dalam prosedur proses penjualan yang memiliki langkah-langkah sebagai berikut: a. Departemen Penjualan Proses penjualan dimulai dari departemen penjualan yang menerima pesanan pelanggan yang menunjukan jenis dan jumlah barang yang diminta. Pada tahap ini pesanan mungkin diterima melalui surat, telepon atau dari staf penjualan yang datang ke tempat pelanggan. Pesanan penjualan mengungkapkan informasi penting seperti nama dan alamat pelanggan, nomor akun pelanggan, nomor dan deskripsi barang yang dijual, jumlah harga per unit, Serta informasi keuangan lainnya seperti pajak, potongan harga dan biaya pengiriman. Beberapa salinan pesanan penjualan dibuat berbagai tujuan.diantaranya untuk otorisasi kredit, slip pengepakan, dokumen pengeluaran barang, dokumen pengiriman faktur penjualan, dan pencatatan ke buku besar. Setelah menyiapkan pesanan penjualan, staf penjualan menyimpan salinan dari dokumen tersebut dalam file pesanan pelanggan terbuka atau referensi masa yang akan datang b. Departemen Kredit. Tugas dari departemen ini adalah otorisasi transaksi, yang mencakup verifikasi kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan. Keadaan penjualan akan menentukan cara pemeriksaan kredit. Misalnya, penjual dapat melakukan investigasi keuangan secara lengkap pada pelanggan baru untuk menentukan batas kredit. c. Prosedur Gudang. Departemen penjualan mengirim salinan surat pengeluaran barang (stock release disebut juga tiket pengembalian) dari pesanan penjualan ke bagian 14

8 gudang. Dokumen ini mengidentifikasi barang persediaan yang harus dicari dan diambil dari gudang. Dokumen tersebut juga memberikan persetujuan formal bagi petugas gudang untuk mengeluarkan barang yang dimaksud. Satu salinan dari surat pengeluaran barang akan dikirim bersama barang yang dipesan kebagian pengiriman, dan salinan lainnya disimpan digudang sebagai catatan transsaksi. d. Departemen Pengiriman. Sebelum menerima barang dan salinan surat pengeluaran barang, departemen pengiriman menerima salinan slip pengepakan dan dokumen pengiriman dari departemen penjualan. Slip pengepakan bersama dengan barang dikirim ke pelanggan untuk menggambarkan isi kiriman tersebut. Slip pengepakan menginformasikan ke departemen penagihan bahwa pesanan pelanggan sudah dipenuhi dan dikirim. Setelah melakukan pengecekan petugas pengiriman mengepak barang menempelkan slip pengepakan kotak barang, melangkapi dokumen pengiriman, dan mempersiapkan bill of lading. Bill of lading adalah kontrak formal antaran penjual dan perusahaan pengiriman untuk mengirim barang ke pelanggan. e. Departemen Penagihan Departemen penagihan memainkan peran penting dalam sistem pesanan penjualan. Departemen ini mengumpulkan informasi tentang transaksi penjualan dan merekonsiliasi, mengasimilasi, dan mendistribusikan infomasi ini ke departemen lainnya. Pada saat persetujuan kredit, departemen penagihan menerima faktur, salinan buku besar, dan salinan file pesanan penjualan dari departemen penjualan. 15

9 Semua menjadi tanda terima dari dokumen pengeluaran barang. Faktur penjualan adalah (sales invoce) adalah bentuk tagihan pelanggan, yang menunjukan barang dan kuantitas yang dikirim, harga per unit, biaya pengiriman dan total jumlah tagihan ke pelanggan. f. Jurnal Penjualan (sales journal). Adalah jurnal khusus yang mencatat transaksi penjualan. Setiap faktur penjualan dicatat dalam jurnal sebagai item yang terpisah. Pada akhir periode, staf administrasi akan meringkas entri ini dan menyiapkan voucher journal yang akan diserahkan ke buku besar umum untuk dijurnal pada akun berikut ini: Voucher Jurnal Voucher Jurnal Nomor: A01 Tanggal: 30/02/2014 Nomor Akun Nama Akun Jumlah Debit Kredit Piutang Dagang Penjualan 5000 Bersumber dari: Buku system Informasi Akuntansi James A.Hall, edisi 4, Salemba Empat Piutang Dagang Pengendalian XXX Penjualan XXX Tabel voucher jurnal mengilustrasikan setiap voucher jurnal mewakili ayat buku besar umum dan mengidentifikasi rekening buku besar umum yang terpengaruh. Ikhtisar transaksi, ayat penyesuaian, dan ayat penutup dimasukan kedalam buku besar umum. 16

10 g. Departemen Piutang Dagang. Akan membukukan salinan buku besar pesanan penjualan ke buku besar pembantu piutang dagang (Account Receivable Subsidiary Ladger). Setiap pelanggan mempunyai record pada buku besar pembantu piutang yang berisi informasi nama pelanggan, alamat pelanggan, data kredit, tanggal transaksi, nomor faktur, kredit pembayaran, retur pengembalian barang, dan saldo. h. Departemen Buku Besar Umum Pada saat penutupan periode pemrosesan departemen buku besar umum telah meneima voucher jurnal dari departemen penagihan dan pengendalian persediaan, dan ikhtisar akun dari departemen piutang dagang.buku besar umum menggunakan Voucher jurnal untuk memproses akun pengendali. Buku besar umum hanya berisi akun pengendali (tidak ada perincinnya) dan hanya membutuhkan informasi ikhtisar pembukuan Sistem Penerimaan Kas Proses Dalam Penerimaan Kas Penerimaan Kas menurut James A. Hall (2009) menggambarkan untuk pembayaran piutang dagang. Ada banyak variasi dalam proses ini; entitas yang terkait dengan ritel atau manufaktur, menggunakan metode yang berbeda. Berikut adalah arus data dalam sistem penerimaan kas. 17

11 18

12 Berikut adalah keterangan dari DFD sistem penerimaan kas, proses ini mendeskripsikan dalam prosedur proses penerimaan kas yang memiliki langkahlangkah sebagai berikut : a. Dibutuhkannya cek dan informasi akuntansi pendukung lainnya seperti (nomor akun pelanggan, nama pelanggan, nilai cek dan sebagainya) yang tertera pada permintaan pembayaran, dikirim ke bagian penerimaan dokumen, dimana dokumen-dokumen tersebut dipilah pilah. Cek dikirim kekasir pada departemen penerimaan kas, dan permintaan pembayaran dikirim ke departemen piutang dagang. b. Cek yang diterima oleh kasir dicatat pada jurnal penerimaan kas dan langsung di setorkan ke bank. c. Permintaan pembayaran yang diterima oleh departemen piutang dagang digunakan untuk mengurangi saldo akun pelanggan sebesar nilai pembayaran. d. Departemen penerimaan kas dan departemen piutang dagang mengirimkan rangkuman informasi tersebut ke daepartemen buku besar umum. Informasi ini dikonsiliasikan dan digunakan untuk memperbarui akun pengendali piutang dagang dan kas Prosedur Penerimaan Kas Berikut prosedur penerimaan kasmenurut James A. Hall (2009): 1. Prosedur Ruang Penerimaan Dokumen Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersamaan dengan permintaan pembayaran mekanismenya staf ruang penerimaan dokumen mengirimkan cek dan permintaan pembayaran ke staf administrasi yang akan menstempel cek tersebut. Staf kemudian mencatat setiap cek 19

13 pada lembar yang disebut lembar permintaan pembayaran (pendaftaran pembayaran kas). Permintaan pembayaran merupakan contoh dari dokumen perputaran. Biasanya ini adalah bagian dari faktur yang telah ditagihkan ke pelanggan. Dan kebanyakan suatu perusahaan yang mempunyai banyak pelanggan memproses transaksi penerimaan kas setiap hari maka digunakan dokumen permintaan pembayaran. 2. Departemen Penerimaan Kas Kasir memverifikasi keakuratan dan kelengkapan antara cek dengan permintaan pembayaran, setelah rekonsiliasi kasir mencatat penerimaan kas pada jurnal penerimaan kas. Selanjutnya staf menyiapkan slip setoran bank 3 rangkap. Pada akhir pekerjaan staf penerimaan kas merangkum ayat jurnal dan menyiapkan voucher jurnal. 3. Departemen Piutang Dagang Staf departemen piutang dagang melakukan proses pembukuan permintaan pembayaran pada akun pelanggan di buku besar pembantu piutang dagang. Jurnal Penerimaan Kas Akun Tgl Akun RefPos No Cek# Akun Kas#101 (Debit) Diskon Penjualan #430 (Debit) Akun Piutang Dagang #102 Akun Penjualan (Kredit) 9/3 Capital Stock /5 Ogmen Supply /9 Marvin Co Bersumber dari: Buku system Informasi Akuntansi James A.Hall, edisi 4, Salemba Empat 4. Departemen Buku Besar Secara berkala, departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan rangkuman akun dari departemen piutang. 20

14 5. Departemen Kontroler Secara berkala (mingguan atau bulanan), staf dari departemen kontroler atau karyawan yang tidak terkait dengan prosedur penerimaan kas) mencocokan penerimaan kas dengan membandingkan dokumen berikut: a. Slip setoran yang diterima dari bank b. Salinan dari daftar permintaan pembayran c. Voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan departemen piutang dangang. Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai menurut Mulyadi (2008) dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi dibagi dalam prosedur berikut ini : 1. Penerimaan Kas dari Over-the Counter Sale Dalam penjualan tunai ini, pembeli datang ke perusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir, dan kemudian manerima barang yang dibeli. Dalam hal ini perusahaan menerima uang tunai, cek pribadi (personal check), atau pembayaran langsung dari pembeli dengan credit card,sebelum barang diserahkan kepada pembeli. 2. Penerimaan Kas dari COD Sales Cash-on-delivery sales (COD Sales) adalah transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan sendiri dalam penyederhanaan penerimaan kas dari hasil penjualan. COD sales merupakan sarana untuk memperluas daerah pemasaran dan untuk memberikan jaminan penyerahan barang bagi pembeli dan jaminan penerimaan kas bagi perusahaan dari penjual. 21

15 3. Penerimaan Kas dari Credit Card Sale Sebenarnya credit card bukan merupakan suatu tipe penjualan namun merupakan salah satu pembayaran bagi pembeli dan sarana penagihan bagi penjual.credit card dapat dapat merupakan sarana bagi pembeli, baik dalam over-the-counter sale maupun dalam penjualan yang pengiriman barangnya dilaksanakan melalui jasa pos atau angkutan umum. 4. Penerimaan Kas dari Piutang Diantara berbagai cara penagihan piutang tersebut, penerimaan kas dari piutang seharusnya mewajibkan debitur melakukan pembayaran dengan menggunakan cek atas nama, yang secara jelas mencantumkan nama perusahaan yang berhak menerima pembayaran diatas cek. Dengan cek atas nama ini, perusahaan akan terjamin menerima kas dari debitur, sehingga kecil kemungkinan orang yang tidak berhak dapat menguangkan cek yang diterima dari debitur untuk kepentingan pribadinya Peroses Penerimaan Kas Menurut Mulyadi (2008) dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dantransaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Berdasarkan sistem pengendalian yang baik diasumsikan sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan : 22

16 a. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check. b. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit,yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas. 23