BAB 3 ANALISA PROSES BISNIS YANG SEDANG BERJALAN

Transkripsi

1 83 BAB 3 ANALISA PROSES BISNIS YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. Sri Indah Aluminium Extrusion merupakan perusahaan manufaktur siku dan pipa aluminium yang terletak di Jalan Engku Putri Blok 1E, Tunas Industry Estate, Batam, sedang dalam masa perkembangannya yang pesat. Perusahaan yang berdiri sejak tahun 2000 ini memiliki total jumlah karyawan sebanyak 75 orang. Bahan baku dasar pembuatan siku dan pipa aluminium adalah scrap aluminium yang diperoleh dari supplier dalam maupun luar negeri. Proses pembuatannya menggunakan dukungan mesin pencetak, oven pemanas, dan mesin lainnya yang dikontrol oleh karyawan pada masing-masing bagian. Target pasar PT. SIAE sebagian besar berada di Singapura dan hanya sebagian kecil berada di Malaysia dan Indonesia. Dalam waktu dekat, perusahaan ini sedang merencanakan untuk memperlebar sayapnya ke negara-negara lain di Asia. Selama ini PT. SIAE belum menggunakan aplikasi untuk mendukung aktivitasnya sehari-hari, hanya bagian Casting Department yang menggunakan software content analysis untuk mengukur dan menjaga standar kadar zat-zat kimia yang terkandung di dalam setiap billet yang diproduksi. Divisi lain masih melakukan tugas mereka secara manual dan hanya didukung oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas seperti menginput data dengan dukungan software Microsoft Office.

2 84 Proses bisnis masih berjalan secara tradisional. Purchased Order (PO) diterima oleh bagian penjualan, setelah melalui proses negosiasi yang cukup panjang, PO disetujui dan akan diteruskan ke bagian produksi untuk segera diproduksi, PO juga akan diteruskan ke bagian keuangan untuk pembuatan invoice sehingga dapat dilakukan penagihan ke pelanggan. Barang yang sudah jadi akan langsung dikirim. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi: 1. Menjadi penyalur barang jadi Aluminium Extrusion terbesar di Asia Tenggara. 2. Memperluas lapangan pekerjaan bagi masyarakat Indonesia. Misi: 1. Senantiasa menjamin kepuasan pelanggan. 2. Penggunaan sumber daya yang efektif dan efisien. 3. Penerapan Teknologi Informasi untuk mendukung perkembangan perusahaan. 4. Menjalin hubungan baik dengan semua klien perusahaan. 3.3 Tahap-Tahap Metodologi Peningkatan Proses Bisnis (Business Process Improvement) Pada PT. Sri Indah Aluminium Extrusion Ada 6 tahap metodologi yang dilakukan dalam peningkatan proses bisnis pada PT. Sri Indah Aluminium Extrusion. Sesuai dengan batasan ruang

3 85 lingkup, tahap implementasi dan management tidak dibahas. Berikut ini akan dibahas satu per satu metodologi BPI yang dilakukan pada PT. SIAE Tahap I - Organisasi : Pengorganisasian untuk peningkatan proses Pengorganisasian dilakukan agar terdapat gambaran yang jelas mengenai siapa saja yang bertanggung jawab atas pelaksanaan peningkatan kinerja proses pemenuhan pesanan pelanggan pada PT. SIAE. Organisasi yang dibentuk terdiri dari: 1. Project Management Team (PMT) PMT terdiri dari manajemen eksekutif yang didelegasikan oleh pemilik perusahaan untuk memimpin jalannya proyek peningkatan kinerja ini, antara lain: a. Bpk. Stefanus Yusuf Jap (Direktur Utama) b. Bpk. Suwandi (Direktur Operasi) c. Ibu Liliana (Adm/Finance Manager) 2. Project Improvement Team (PIT) Dalam penyusunan skripsi ini telah dibentuk Process Improvement Team (PIT) yang terdiri dari staff-staff yang mewakili sejumlah departemen yang ada pada PT. SIAE dilengkapi dengan tiga orang dari eksternal perusahaan yang merupakan penulis skripsi ini.

4 86 Anggotanya antara lain: Anggota Internal: a. Bpk. Eri (Marketing Manager) b. Bpk. Suhardi (Production Planner) c. Ibu Lisa (Contract Officer) d. Ibu Christina (Finance Officer) e. Ibu Mariani (Shipping Officer) Anggota Eksternal: a. Yessie b. Novera Pratiwi c. Sylvia 3. Contact Group Contact Group terdiri dari mereka yang ahli di bidangnya untuk dapat memberikan masukan atau nasehat kepada anggota tim proyek BPI mengenai peningkatan kinerja yang dilakukan. Dalam hal ini, anggota Contact Group sama dengan anggota PIT yang berfungsi ganda karena jumlah departemen yang terlibat dalam peningkatan kinerja ini tidak terlalu banyak Tahap II - Dokumentasi : Pemilihan suatu pendekatan dokumentasi Penulis memilih pendekatan dokumentasi yang mengkombinasikan tiga macam teknik dokumentasi, yaitu: Organizational Structure Diagram, Global Overview Diagram, Detailed Process Diagram.

5 Diagram Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. SIAE Berikut ini adalah keterangan tugas dan hak wewenang dari struktur organisasi perusahaan, seperti yang terlihat pada gambar di atas: 1. Direktur Utama Tugas dan wewenang direktur utama PT. SIAE adalah sebagai berikut: a. Mengatur dan memimpin perusahaan dengan baik untuk mencapai sasaran perusahaan.

6 88 b. Mengarahkan perusahaan sesuai dengan visi dan misi yang akan dicapai. c. Membuat dan mengambil keputusan dari setiap masalah yang ada. d. Mengevaluasi strategi yang digunakan untuk mencapai sasaran perusahaan. e. Memegang saham tertinggi di perusahaan. 2. Direktur Operasi Tugas dan wewenang direktur operasi PT. SIAE adalah sebagai berikut: a. Mengatur dan memimpin kegiatan operasional perusahaan baik di kantor dan pabrik. b. Mengawasi dan memastikan seluruh pekerjaan karyawan baik di kantor dan pabrik sehingga visi dan misi perusahaan dapat dicapai. c. Bertanggung jawab secara langsung kepada direktur utama untuk mengelola dan mengatur segala kegiatan operasional perusahaan. 3. Document Control Tugas dan wewenang document control PT. SIAE adalah mengontrol seluruh dokuken-dokumen dan aset-aset penting perusahaan. 4. Marketing & Sales Manager Tugas dan wewenang marketing & sales manager PT. SIAE adalah a. Bertanggung jawab secara langsung kepada direktur operasi perusahaan dalam bidang promosi dan penjualan produk ke pelanggan.

7 89 b. Mengawasi tugas-tugas bagian penjualan perusahaan. c. Membuat laporan penjualan produk perperiode baik harian, bulanan dan tahunan. Divisi Marketing & Sales terdiri dari beberapa orang marketing & sales team. Adapun tugas dari marketing & sales team adalah sebagai berikut: a. mempromosikan produk-produk perusahaan kepada pelanggan. b. mencari pelanggan baru. c. menjaga hubungan baik dengan pelanggan. d. melayani pesanan pelanggan atau menerima PO dari pelanggan. 5. Production Manager Tugas dan wewenang Production Manager adalah sebagai berikut: a. Bertanggung jawab secara langsung kepada direktur operasi perusahaan dalam bidang produksi produk pesanan pelanggan. b. Mengatur dan mengawasi jalannya proses produksi. c. Mengatur dan mengawasi karyawan-karyawan bagian casting, extrusion, mould dan maintenance and facility. d. Membuat laporan produksi perperiode baik harian, bulanan, dan tahunan. Production Planner bertugas membuat perencanaan produksi. Divisi Production terdiri atas beberapa subdivisi, antara lain: a. Casting department, leader, assistant leader, dan casting team. Tugas casting department adalah mengecek kadar aluminium yang akan diproduksi, menentukan berapa banyak bahan baku yang akan dilebur

8 90 sesuai dengan perencanaan produksi yang telah ditentukan. Kegiatan di dalamnya diawasi oleh leader. b. Extrusion department, assistant supervisor, extrusion leader, assistant leader, dan extrusion team. Tugas extrusion department adalah melakukan pencetakan profil sesuai pesanan pelanggan yang diawasi oleh extrusion leader. c. Mould Supervisor, drafter, senior polishing, mould team. Tugas mould supervisor adalah mengecek kondisi mould yang akan digunakan untuk mencetak produk apakah masih layak dipakai atau tidak, memesan mould yang belum tersedia di perusahaan karena ada pesanan pelanggan khusus sesuai dengan bentuk yang telah dirancang oleh drafter. Tugas senior polishing adalah melakukan pemeliharaan terhadap semua mould yang ada untuk memastikan mould tetap dapat menghasilkan produk yang baik. d. Maintenance and Facility Supervisor, assistant supervisor, dan maintenance team. Tugas departemen maintenance adalah menjaga dan memelihara peralatan-peralatan maupun mesin-mesin agar tetap berjalan baik sehingga tidak menghambat proses produksi. Kegiatan pemeliharaan ini dipimpin oleh maintenance and facility supervisor.

9 91 6. QA Manager Tugas QA manager adalah a. Melakukan quality control atas profil yang dihasilkan. b. Mengupdate terus-menerus kualitas produk yang diinginkan pelanggan. c. Membuat laporan untuk pertanggungjawaban terhadap kualitas produk yang dihasilkan perperiode baik dalam harian, bulanan dan tahunan untuk dilaporkan ke direktur operasi. Divisi QA terdiri 2 subdivisi, yaitu QC dan packing. Dua subdivisi ini dipimpin oleh QC dan packing supervisor. a. QC dan packing supervisor, assistant supervisor. Tugas QC dan packing supervisor adalah mengawasi dan mengecek hasil produksi dan kualitasnya sebelum dipacking dan dikirim ke pelanggan, serta menjaga kualitas produk dan kualitas pengepakan produk. b. Packing leader, QC leader, assistant leader, packing team, dan QC team. Tugas packing team adalah mengepak profil yang telah selesai diproduksi dan siap dikirim ke pelanggan diawasi oleh packing leader. Tugas QC team adalah mengontrol dan mengecek kualitas profil yang dihasilkan dengan tujuan agar kepuasan pelanggan dapat tercapai. Dalam bertugas, QC team diawasi oleh QC leader.

10 92 7. Finance Manager dan adm Tugas Finance manager dan administrasi adalah: a. Bertanggung jawab terhadap direktur operasi dalam bidang keuangan perusahaan. b. Menyetujui atau menandatangani beberapa dokumen seperti Sales Contract, Delivery Order, Job Order selama proses pemenuhan pesanan pelanggan berlangsung. c. Mengatur arus kas (Cash Flow) perusahaan. d. Membuat invoice untuk penagihan ke pelanggan. Divisi Finance terdiri dari beberapa subdivisi, antara lain: a. Finance officer. Tugas finance officer adalah membuat invoice untuk penagihan ke pelanggan, menghitung hutang-hutang pelanggan, menghitung biaya dan pendapatan yang terjadi pada perusahaan. b. Contract officer. Tugas contract officer adalah membuat Sales Contract yang telah disepakati oleh pelanggan maupun pihak perusahaan. c. Personnel officer, Security leader, Security team. Tugas personnel officer adalah merekrut karyawan-karyawan baru dan menentukan penggajian karyawan. Tugas security team adalah menjaga keamanan PT. SIAE diawasi oleh seorang security leader.

11 93 d. Shipping officer. Tugas shipping officer adalah membuat Delivery Order untuk proses pengiriman produk ke pelanggan serta mengurus pengiriman barang ke pelanggan melalui transporter. e. Inventory controller. Tugas inventory controller adalah mengecek dan mengatur keluar masuk bahan baku dalam proses produksi dan keluar masuk hasil produksi untuk dikirimkan ke pelanggan. f. Tax officer. Tugas tax officer adalah mengatur semua hal yang bersangkutan dengan perpajakan Global Overview Diagram Berikut ini tabel data aktivitas proses pemenuhan pesanan pelanggan yang sedang berjalan pada PT. Sri Indah Aluminium Extrusion. Tabel 3.1 Tabel Aktivitas Penerimaan Pesanan Pelanggan NO. AKTIVITAS Count Pelaku Rata-rata Biaya waktu 1.1 Buat dan Masukkan PO 2 Pelanggan 12 menit TTD dan Kirim PO via fax 2 Sales 5 menit 7503 BVA 1.3 Terima PO dari Sales 2 Marketing Officer 3 menit 227 BVA 1.4 Buat JO, copy dan filing PO kirim PO asli ke Finance Manager 2 Marketing Officer 17 menit 249 BVA 1.5 Terima PO asli dan JO, Cek data piutang di odner 2 Finance Manager 15 menit Penolakan PO 1 Marketing 5 menit 25000

12 94 Officer NVA 1.7 TTD JO, kirim ke CO dan filing PO asli 1 Finance Manager 6 menit 103 BVA 1.8 Buat SPH dan kirim ke pelanggan 2 Contract Officer 16 menit 9702 BVA 1.9 Terima SPH 2 Pelanggan 4 menit Konfirmasi via telepon 1 Pelanggan 13 menit Konfirmasi via fax 1 Pelanggan 17 menit - (TTD di SPH) 1.12 Terima konfirmasi dari pelanggan via fax 1 Contract Officer 2 menit 202 BVA 1.13 Buat Sales Contract 1 Contract Officer 17 menit 2302 BVA 1.14 Terima dan TTD Sales Contract 1 Direktur 5 menit 3 BVA 1.15 Kirim SC via fax 1 Contract Officer 3 menit 7575 BVA 1.16 Terima SC 1 Pelanggan 4 menit Konfirmasi via fax 1 Pelanggan 18 menit Filing SC 1 Contract Officer 2 menit 100 BVA 1.19 Kirim JO ke Production 1 Contract 3 menit - Manager Officer Total 239 menit BVA, NVA Tabel 3.2 Tabel Aktivitas Penyelesaian Pesanan Pelanggan yang Sedang Berjalan NO. Aktivitas Count Pelaku Rata-rata Biaya Waktu 2.1 Terima, TTD JO, dan 1 Production 5 menit 3 VA kirim ke Production Manager Planner 2.2 Buat Production Plan Umum 1 Production Planner 180 menit VA 2.3 Buat Production Plan Harian 2 rangkap 1 Production Planner 35 menit 4671 VA 2.4 Terima Production Plan 1 Casting 7 menit - harian 2.5 Terima Production Plan harian Supervisor 1 Extrusion Supervisor 7 menit -

13 Buat SPBB, copy JO kirim ke Inventory Controller, filing JO asli 2.7 TTD, Persiapkan dan kirim SPBB terttd IC 2.8 Menyocokkan SPBB dengan PP harian 2.9 TTD SPBB, dan kirim kembali ke IC 1 Production Planner 1 Inventory Controller 1 Casting Supervisor 1 Casting Supervisor 2.10 Filing SPBB akhir 1 Inventory Controller 2.11 Proses peleburan bahan 1 Casting baku Supervisor 2.12 Proses pencetakan profil 1 Extrusion Supervisor 2.13 Buat Laporan Status 1 Extrusion Produksi Harian Supervisor (LSPH) 2.14 Terima dan cek LSPH 1 Production Manager 2.15 TTD LSPH dan kirim 1 Production kembali ke Extrusion Manager 2.16 Terima LSPH ter-ttd 1 Extrusion PM Supervisor 2.17 Catat data profil di buku 1 Inventory stok profil harian Controller 2.18 Filing LSPH 1 Inventory Controller 2.19 Kirim copy of JO ke SO 1 Inventory Controller Total Waktu 2132 menit 11 menit 249 VA 33 menit 3 VA 3 menit - 3 menit 3 VA 2 menit 100 VA 570 menit menit 30 menit 3952 VA 25 menit - 3 menit 3 VA 2 menit - 12 menit 86 VA 2 menit 100 VA 2 menit VA Tabel 3.3 Tabel Data Aktivitas Pengiriman Pesanan Pelanggan yang Sedang Berjalan NO. AKTIVITAS Count Pelaku Rata-rata Biaya Waktu 3.1 Cek data PO di odner, 1 Finance 15 menit - kirim ke SO Manager 3.2 Terima copy of JO dari 1 Shipping 2 menit - IC Officer 3.3 Buat Delivery Order 3 rangkap 1 Shipping Officer 13 menit 1973 VA

14 Terima dan TTD 1 Finance 3 menit 3 VA Delivery Order Manager 3.5 Buat SPPgB, kirim ke 1 Shipping 8 menit 55 VA IC Officer 3.6 Catat di buku stok profil 1 Inventory 7 menit 86 VA harian Controller 3.7 Persiapkan, TTD, dan kirim SPPgB ke SO 1 Inventory Controller 33 menit 3 VA 3.8 Cocokkan SPPgB 1 Shipping 5 menit - dengan DO, kirim Officer kembali ke IC 3.9 Filing SPPgB terakhir 1 Inventory Controller 2 menit 100 VA 3.10 Filing copy of Delivery Order 1 Shipping Officer 2 menit 100 VA 3.11 Kirim barang 1 Shipping 60 menit - Officer Total Waktu 150 menit 2320 VA Simulasi Detailed Process Diagram menggunakan igrafx Diagram Proses Pemenuhan Pesanan Pelanggan yang Sedang Berjalan Proses Penerimaan Pesanan yang Sedang Berjalan

15 97 0 Start 1 Buat dan Masukan PO 10 Konfimasi via telp No 9 Terima SPH Yes 11 Konfirmasi via fax (ttd di SPH) 16 Terima SC 17 Konfirmasi via fax Pelanggan Purchased Order Sales 2 TTD dan Kirim PO via fax Marketing Officer 4 3 Buat JO, Copy Terima PO dan filing PO, Kirim PO asli ke FM Job Order, Purchased Order 6 Penolakan PO Contract Officer SPH 8 Buat SPH dan kirim ke pelanggan 12 Terima Konfirmasi 13 Buat Sales Contract Sales Contract 15 Kirim SC via fax 18 Filing SC 19 Kirim JO ke Production Manager 20 Finish Finance Manager 5 Terima PO asli dan JO, Cek data piutang di odner Yes No 7 TTD JO, Kirim ke CO dan Filing PO asli Direktur 14 Terima dan TTD Sales Contract Gambar 3.2 Proses Penerimaan Pesanan yang sedang berjalan

16 98 Dalam tahapan penerimaan pesanan, ada beberapa kegiatan yang dilakukan: 1. Buat dan masukkan PO (Pelanggan) Pelanggan yang ingin memesan profil akan memberikan PO ke Sales perusahaan yang sedang berada di Singapore. 2. TTD dan kirim PO via fax (Sales) PO diterima oleh Sales, kemudian ditanda tangani dan dikirimkan via fax ke kantor perusahaan untuk segera diproses. 3. Terima PO (Marketing Officer) PO yang dikirim oleh Sales akan diterima oleh Marketing Officer. 4. Buat JO, copy dan filing PO, kirim PO asli ke Finance Manager (Marketing Officer) Marketing Officer yang telah menerima PO akan segera membuar Job Order (JO) yang digunakan sebagai memo internal untuk disebarkan ke semua divisi dalam perusahaan yang terlibat melalui Finance Manager. PO asli akan diserahkan ke Finance Manager. 5. Terima PO asli dan JO, cek data piutang di odner (Finance Manager) Finance Manager akan mengecek data piutang pelanggan di odner untuk menentukan apakah PO yang dimasukkan dapat diproses atau tidak (pelanggan dengan daftar piutang yang menumpuk tidak akan diproses POnya). 6. Penolakan PO (Marketing Officer) Marketing Officer yang mendapatkan pesan bahwa PO telah ditolak dari Finance Manager akan segera mengabarkan pelanggan melalui telepon.

17 99 7. TTD JO dan kirim ke CO dan filing PO asli (Finance Manager) Finance Manager akan menandatangani JO jika data piutang pelanggan tidak menumpuk. JO yang sudah ditandatangani akan dikirim ke Contract Officer untuk segera dibuatkan Surat Penawaran Harga. Sementara Finance Manager menyimpan PO asli sebagai arsip. 8. Buat SPH dan kirim ke pelanggan (Contract Officer) Contract Officer yang sudah menerima JO tertandatangan dari Finance akan membuat Surat Penawaran Harga ke pelanggan berdasarkan dengan nilai LME yang berlaku pada hari itu. Contract Officer mengirimkan surat penawaran harga via fax ke pelanggan. 9. Terima SPH (Pelanggan) Pelanggan menerima SPH yang dikirimkan oleh Contract Officer. 10. Konfirmasi via telepon (Pelanggan) Jika pelanggan tidak setuju dengan harga yang ditawarkan pada SPH, maka pelanggan akan menelepon Contract Officer untuk negosiasi selanjutnya. 11. Konfirmasi via fax (TTD di SPH) (Pelanggan) Beberapa saat kemudian pelanggan yang setuju dengan penawaran harga di SPH akan melakukan konfirmasi dengan cara menandatangani SPH dan mengirimkan kembali ke perusahaan via fax. 12. Terima konfirmasi (Contract Officer) SPH yang telah disetujui pelanggan akan diterima oleh Contract Officer.

18 Buat Sales Contract (Contract Officer) Berdasarkan SPH yang telah ditandatangi oleh pelanggan, Contract Officer akan membuat Sales Contract sebagai surat perjanjian antara kedua belah pihak (perusahaan dengan pelanggan). Di dalamnya berisi data profil yang dipesan, panjangnya, jumlahnya, harga yang disepakati bersama, lama produksi, serta lama masa pembayaran tagihan. 14. Terima dan tanda tangan Sales Contract (Direktur) Sales Contract akan diberikan ke direktur atau yang dapat mewakilinya untuk ditandatangani sehingga dapat segera dikirim ke pelanggan. 15. Kirim Sales Contract via fax (Contract Officer) Sales Contract yang telah ditandatangani direktur atau yang mewakilinya dikirim via fax ke pelanggan. 16. Terima SC (Pelanggan) Pelanggan menerima Sales Contract via fax. 17. Konfirmasi via fax (Pelanggan) Pelanggan akan menandatangani Sales Contract dan akan mengirimaknnya kembali via fax ke perusahaan. 18. Filing SC (Contract Officer) Contract Officer akan menerima Sales Contract tertandatangan kedua belah pihak dan menyimpannya sebagai arsip.

19 Kirim JO ke Production Manager (Contract Officer) Contract Officer mengirimkan JO ke Production Manager, sebagai tanda pesanan tersebut sudah dapat mulai diproduksi Proses Penyelesaian Pesanan yang Sedang Berjalan

20 102 Production Manager 19 Start Terima, 20 TTD JO dan kirim ke Production Planner 33 Terima dan Cek LSPH 34 TTD LSPH dan Kirim Kembali ke Extrusion Production Planner 21 Buat Production Plan Umum Production Plan Umum Buat 22 Production Plan Harian 2 rangkap Production Plan Harian Buat 25 SPBB, Copy JO, K irim ke IC, F ilin g JO asli SPBB, Copy of JO Inventory Controller TTD 26 SPBB, Persiapkan Bahan Baku, Kirim SPBB TTD 29 F ilin g SPBB akhir Catat 36Data Profil di Buku Stok Profil Harian 37 F ilin g L S P H 38 Kirim Copy of JO ke SO 39 Finish Casting Departme nt 23 Terima Production Plan Harian 27 Cocokan dengan PP Harian 28 TTD SPBB dan Kirim Kembali ke IC 30 Proses Peleburan Bahan baku Extrusion Departme nt 24 Terima Production Plan Harian 31 Proses Pencetakan Profil 32 Laporan Status Buat LSPH Produksi Harian 35 Terima LSPH terttd PM Gambar 3.3 Proses Penyelesaian Pesanan yang sedang berjalan

21 103 Beberapa kegiatan yang dilakukan dalam tahapan ini antara lain: 20. Terima, TTD JO, dan kirim ke Production Planner (Production Manager) Production Manager menerima JO tertandatangan Finance Manager dan Contract Officer. Production Manager akan menandatanganinya sebagai tanda persetujuan, kemudian memberikannya ke Production Planner untuk segera dibuatkan rencana produksinya. 21. Buat Production Plan Umum (Production Planner) Berdasarkan beberapa JO yang diterima, Production Planner akan segera dibuat perencanaan produksi umum. 22. Buat Production Plan Harian (Production Planner) Setelah membuat perencanaan produksi umum, Production Planner akan membuat perencanaan produksi harian untuk diberikan ke bagian Casting dan Extrusion. 23. Terima Production Plan Harian (Casting Department) Casting Department menerima perencanaan produksi harian yang telah dibuat oleh Production Planner. Berdasarkan perencanaan produksi tersebut, bagian Casting langsung melakukan proses peleburan bahan baku. 24. Terima Production Plan harian (Extrusion Department) Extrusion Department menerima perencanaan produksi harian yang telah dibuat oleh Production Planner. Berdasarkan perencanaan

22 104 produksi tersebut, bagian Extrusion langsung melakukan proses pencetakan profil. 25. Buat SPBB, copy JO kirim ke IC, filing JO asli (Production Planner) Production Planner membuat Surat Permintaan Bahan Baku untuk dilakukan proses peleburan bahan baku. Kemudian Production Planner mengcopy JO. SPBB dan copy of JO akan diberikan ke Inventory Controller. JO yang asli disimpan sebagai arsip. 26. TTD SPBB, persiapkan bahan baku, kirim SPBB terttd (Inventory Controller) Inventory Controller akan menandatangani SPBB sebagai bukti dan pengaturan berapa bahan baku yang keluar dari gudang dalam proses produksi hari itu. 27. Cocokkan dengan Production Plan harian (Casting Department) Casting Department menyocokkan SPBB yang diterima dengan Production Plan harian. 28. TTD SPBB, kirim kembali ke IC (Casting Department) Apabila data kedua dokumen tersebut cocok, maka SPBB tersebut ditandatangan sebagai bukti bahwa Casting Department telah menerima bahan baku dengan jumlah yang tertera pada SPBB. Kemudian SPBB yang telah ditandatangan tersebut diberikan kembali ke Inventory Controller. 29. Filing SPBB akhir (Inventory Controller) Inventory Controller menyimpan SPBB sebagai arsip.

23 Proses peleburan bahan baku (Casting Department) Bagian Casting melakukan proses peleburan sesuai dengan perencanaan produksi harian yang diterima. 31. Proses pencetakan profil (Extrusion Department) Setelah proses peleburan selesai, kemudian diteruskan proses pencetakan profil pesanan pelanggan oleh bagian Extrusion. 32. Buat laporan status produksi harian (Extrusion Department) Extrusion Department membuat laporan status produksi pada hari tersebut, mengenai berapa banyak profil yang dihasilkan. 33. Terima dan cek LSPH (Production Manager) Production Manager menerima LSPH dan menyesuaikannya dengan jumlah profil yang ada di pabrik. 34. TTD LSPH dan kirim kembali ke Extrusion (Production Manager) Jika jumlahnya sudah cocok, maka Production Manager akan menandatangani LSPH dan memberikannya kembali ke Extrusion. 35. Terima LSPH terttd PM (Extrusion Department) Extrusion Department menerima LSPH tertandatangan Production Manager. 36. Catat data profil di buku Stok Profil Harian (Inventory Controller) Bersamaan dengan pemindahan profil dari pabrik ke gudang, LSPH akan diteruskan ke Inventory Controller sebagai tanda terima profil yang telah selesai diproduksi. Kemudian Inventory Controller akan mencatat data profil di buku Stok Profil Harian.

24 Filing LSPH (Inventory Controller) Inventory Controller akan menyimpan LSPH yang telah ditandatangani oleh Production Manager dan Extrusion sebagai arsip. 38. Kirim copy of JO ke Shipping Officer Inventory Controller mengirimkan copy of JO ke Shipping Officer Proses Pengiriman Pesanan yang Sedang Berjalan

25 107 Finance Manager Cek Data PO Start di odner, Kirim ke SO 42 Terima dan TTD DO Shipping Officer 40 Terima copy of JO dari IC 41 Buat Delivery Order 3 Rangkap Delivery Order 43 Buat SPPgB, Kirim ke IC SPPgB Cocokan 46 SPPgB dengan DO, Kirim Kembali ke IC 49 Kirim Barang 48 Filing Copy of DO 50 Finish Inventory Controller 44 Catat di Buku Stok Profil Harian Persiapkan, 45 TTD dan Kirim SPPgB ke SO 47 Filing SPPgB terakhir Gambar 3.4 Proses Pengiriman Pesanan yang sedang berjalan

26 108 Dalam tahapan ini, ada beberapa kegiatan yang dilakukan: 39. Cek data PO di odner, kirim ke SO (Finance Manager) Finance Manager mengecek data PO di odner, kemudian diberikan ke Shipping Officer untuk keperluan dalam pembuatan Delivery Order. 40. Terima copy of JO dari IC (Shipping Officer) Shipping officer menerima copy of JO dari Inventory Controller. 41. Buat Delivery Order 3 rangkap (Shipping Officer) Shipping Officer membuat delivery order 3 rangkap. Satu rangkap akan diberikan ke bagian finance untuk pembuatan invoice, satu rangkap diberikan ke pelanggan, dan satu rangkap lagi disimpan sebagai arsip. 42. Terima dan TTD DO (Finance Manager) Finance Manager menerima dan menandatangani Delivery Order. 43. Buat SPPgB, kirim ke IC (Shipping Officer) Shipping Officer membuat Surat Permintaan Pengeluaran Barang dan memberikannya ke Inventory Controller untuk mengambil profil yang telah diproduksi untuk pelanggan tertentu untuk segera dikirim. 44. Catat di buku stok profil harian (Inventory Controller) Inventory Controller mencatat jumlah profil yang telah dikeluarkan untuk dikirimkan oleh Shipping Officer. 45. Persiapkan, TTD, dan kirim SPPgB ke SO (Inventory Controller) Setelah mencatat data profil yang akan dikeluarkan, Inventory Controller akan segera mempersiapkan profil yang harus segera dikirimkan ke pelanggan dan menandatangani surat permintaan

27 109 pengeluaran barang tersebut sebagai bukti bahwa barang telah dipersiapkan dalam jumlah yang sesuai dengan surat permintaan pengeluaran barang tersebut. Surat tersebut diberikan ke Shipping Officer. 46. Cocokkan SPPgB dengan DO, kirim kembali ke IC (Shipping Officer) Shipping Officer menyocokkan Surat Permintaan Pengeluaran Barang dengan Delivery Order yang telah dibuat. SPPgB akan dikirimkan kembali ke IC sebagai tanda terima. 47. Filing SPPgB terakhir (Inventory Controller) Inventory Controller menyimpan Surat Permintaan Pengeluaran Barang sebagai arsip. 48. Filing copy of DO (Shipping Officer) Shipping Officer menyimpan salah satu copy dari Delivery Order sebagai arsip pengiriman barang. 49. Kirim Barang (Shipping Officer) Barang segera dikirim ke pelanggan. Barang dikirimkan ke pelanggan melalui transporter yang bekerja sama dengan perusahaan. Transporter datang ke Perusahaan untuk mengangkut barang yang akan dikirimkan ke pelanggan.

28 Hasil Simulasi Proses Bisnis yang Sedang Berjalan Hasil Simulasi Proses Penerimaan Pesanan yang Sedang Berjalan dengan Menggunakan igrafx 2006 Simulasi berjalan selama satu bulan (Generator dan Run Setup dilampirkan). 1. Dilihat dari segi Waktu Transaction Statistics (Hours) Transaction Statistics (Hours) 2. Dilihat dari segi Biaya Transaction Statictics (Rp.)

29 Dilihat dari segi Sumber Daya Resource Statistics (Days) Resource Statistics Worker (Days) Hasil Simulasi Proses Penyelesaian Pesanan yang Sedang Berjalan 1. Dilihat dari segi Waktu Transaction Statistics (Hours)

30 112 Transaction Statictics (Hours) 2. Dilihat dari segi Biaya Transaction Statistics (Rp.) 3. Dilihat dari segi Sumber Daya Resource Statistics (Days)

31 113 Resource Statistics Worker (Days) Hasil Simulasi Proses Pengiriman Pesanan yang Sedang Berjalan 1. Dilihat dari segi Waktu Transaction Statistics (Hours) Transaction Statistics (Hours) 2. Dilihat dari segi Biaya Transaction Statistics (Rp.)

32 Dilihat dari segi Sumber Daya Resource Statistics (Days) Resource Statistics Worker (Days) Tahap III Analisa : Menjelaskan Kemungkinan Peningkatan Kinerja Melakukan Analisa Setelah melakukan dokumentasi pada proses pemenuhan pesanan pelanggan, tahap selanjutnya adalah melakukan analisa pada hasil dokumentasi dengan tahapan sebagai berikut: 1. Analisa penyelesaian tepat waktu dan cycle time a. Analisa penyelesaian tepat waktu Analisa ini dilakukan dengan bantuan software simulasi igrafx Pada tahap ini dilakukan: 1) Pengambilan sampel proses yang akan dianalisa Pada skripsi ini sampel yang diambil adalah proses pemenuhan pesanan pelanggan yang sedang berjalan yang tidak meliputi pesanan khusus.

33 115 2) Standarisasi cycle time yang diinginkan Sesuai dengan perjanjian dengan pelanggan yang tertera pada Sales Contract, untuk pemesanan sebanyak maksimal dua ton, barang akan diterima oleh pelanggan dalam waktu satu minggu (6 hari). 3) Melakukan simulasi pada proses yang sedang berjalan Simulasi dilakukan dengan cara memasukkan aktivitas-aktivitas beserta waktu dan biaya untuk melakukannya yang telah didokumentasi pada software simulasi igrafx Simulasi dimulai pada tanggal 1 Januari 2008 dan selesai pada tanggal 31 Januari Dalam satu minggu ada lima hari kerja untuk karyawan kantor dan enam hari kerja (masing-masing tiga shift) untuk karyawan pabrik. 4) Melakukan perhitungan atas simulasi yang dilakukan Karena simulasi dilakukan dengan bantuan software simulasi igrafx 2006, maka hasil simulasi telah dikalkulasi secara otomatis oleh igrafx dan hasilnya akan terlihat pada laporan hasil simulasi. b. Analisa cycle time Pada tahap ini dilakukan analisa pada aktivitas-aktivitas yang membuat proses pemenuhan pesanan pelanggan yang sedang berjalan tidak selesai tepat waktu.

34 116 Dari laporan hasil simulasi dapat dilihat bahwa proses penerimaan pesanan pelanggan berlangsung cukup lama (3 jam) dan proses penyusunan rencana produksi yang memakan waktu cukup lama yang dapat mengakibatkan proses pemenuhan pesanan pelanggan tidak tepat waktu. 2. Analisa efektifitas dan efisiensi rute proses bisnis administratif Dari keseluruhan proses pemenuhan pesanan pelanggan, terjadi beberapa kali perpindahan dokumen dari satu departemen ke departemen lainnya. Rutenya dijelaskan pada tabel di bawah ini: Tabel 3.4 Tabel rute proses pemenuhan pesanan pelanggan yang sedang berjalan Proses Jlh divisi Jlh Jlh perpindahan yang terlibat tahap dokumen Penerimaan pesanan Penyelesaian pesanan Pengiriman pesanan Pada tahap-tahap yang ada dalam proses pemenuhan pesanan pelanggan terdapat beberapa hand-offs dokumen internal yang kurang efektif (PO dari pelanggan harus melewati sales dulu baru dikirim via fax ke perusahaan, Job Order yang dipindah-pindahkan dari Marketing Officer

35 117 sampai pada Shipping Officer, LSPH yang harus melewati Production Manager sebelum diberikan ke Inventory Controller) yang jika dapat berjalan dengan efektif dapat mempercepat jalannya proses tersebut, ada beberapa dokumen internal yang seharusnya tidak perlu (Job Order). 3. Analisa efektifitas dan efisiensi dari Applied Enablers Ada beberapa analisa yang dapat dilakukan,seperti dijelaskan di bawah ini: a. Menyusun ulang dokumen-dokumen Analisa dilakukan pada dokumen-dokumen yang ada untuk dilihat efektifitas dan efisiensinya. Hasilnya adalah: 1) Job Order yang dibuat sebagai dokumen internal memiliki format dan isi yang sama dengan Purchased Order, Surat Permintaan Pengeluaran Barang juga memiliki isi yang serupa dengan Delivery Order. 2) Form Delivery Order dibuat tiga rangkap dengan cara dicetak satu lembar, kemudian difotocopy sebanyak dua kali. 3) Software Microsoft Office yang digunakan sekarang tidak dimanfaatkan secara maksimal. b. Mengevaluasi kemungkinan untuk melakukan otomatisasi pada proses bisnis administratif Analisa dilakukan pada dokumen-dokumen dan kegunaannya, apakah ada manfaat yang didapat dengan mengotomatisasi dokumen yang ada atau tidak.

36 118 1) Aktivitas penyusunan rencana produksi terlalu lama dan rumit 2) Ada beberapa dokumen internal yang dapat diotomatisasi 3) Purchased order masih disimpan di odner dan menyulitkan ketika harus mencarinya kembali c. Mengoptimalkan penggunaan technical enablers yang ada Analisa dilakukan untuk menilai tingkat kegunaan technical enablers yang ada, seperti komputer, printer, mesin fotokopi, dan enabler lainnya. Hasilnya adalah sebagai berikut: 1) Komputer digunakan hanya untuk membuat dokumen, mengolah data dan menyusun rencana produksi dengan menggunakan Microsoft Excel. 2) Mesin fotokopi digunakan untuk menggandakan dokumen dan keperluan lainnya. 3) Printer ada tiga buah, di meja Contract Officer, Direktur Operasional, dan Production Planner yang tidak terhubung satu sama lain. Setelah melakukan analisa pada proses pemenuhan pesanna pelanggan yang sedang berjalan, ternyata perusahaan tidak menyadari ada beberapa aktivitas yang kurang efektif. Hal ini tidak mendukung visi perusahaan yang ingin menjadi market leader dalam bidang ini. Untuk dapat menjadi market leader, sebuah perusahaan harus mampu bergerak cepat agar dapat bersaing

37 119 dengan perusahaan lainnya, selain itu kepuasan pelanggan adalah hal yang utama. Beberapa masalah yang sedang dihadapi antara lain: 1. Proses negosiasi harga atas permintaan pelanggan menghabiskan waktu cukup lama dan biaya yang tidak sedikit karena prosesnya melibatkan beberapa departemen dalam perusahaan yang tidak berhubungan langsung dan masih dilakukan melalui faksimili dan telepon. 2. Proses penerimaan pesanan hingga proses pengiriman profil yang dipesan berlangsung dalam waktu yang lama dan memakan biaya yang tidak sedikit karena selain terjadi beberapa hand-offs dokumen internal yang kurang efektif antar departemen. 3. Terlalu banyak dokumen internal yang beredar yang seharusnya beberapa diantaranya dapat dikurangi selama proses pemenuhan pesanan pelanggan. 4. Proses penyusunan rencana produksi yang terlalu lama karena setiap harinya production planner harus menghitung semuanya yang berhubungan dengan rencana produksi secara manual Mendiskusikan hasil analisa dengan anggota staff yang terlibat Hasil analisa proses bisnis pemenuhan pesanan pelanggan yang telah dilalukan oleh tim eksternal didiskusikan dengan staff-staff yang terlibat dalam proses pemenuhan pesanan pelanggan melalui dan telepon.

38 Pelaporan kepada Project Management Team Hasil analisa proses pemenuhan pesanan pelanggan yang telah didiskusikan dengan staff-staff yang terlibat dilaporkan kepada PMT. Proses bisnis mana saja yang dapat ditingkatkan atau dapat dilakukan perubahan, seluruhnya dilaporkan kepada PMT. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan prsetujuan dari PMT untuk melanjutkan ke tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan proses pemenuhan pesanan pelanggan yang diusulkan. 3.4 Usulan Pemecahan Masalah Setelah melakukan analisa pada proses pemenuhan pesanan pelanggan yang sedang berjalan, berikut beberapa pemecahan masalah yang diusulkan: 1. Menerapkan aplikasi SMS Messaging Server untuk mengatasi masalah proses negosiasi dengan pelanggan yang cukup lama. 2. Memperbaiki aktivitas pada proses pemenuhan pesanan pelanggan dimana terdapat beberapa hand-offs yang kurang efektif. 3. Memaksimalkan penggunaan Microsoft Office dengan memanfaatkan Microsoft Outlook sebagai media untuk internal 4. Menerapkan penggunaan software Production Planning untuk membantu mempercepat penyusunan rencana produksi.