PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI UNTUK MENDUKUNG DIKLAT DALAM MENINGKATKAN MUTU PEGAWAI BERBASIS APLIKASI PADA BALAI DIKLAT KEAGAMAAN BANDUNG

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI UNTUK MENDUKUNG DIKLAT DALAM MENINGKATKAN MUTU PEGAWAI BERBASIS APLIKASI PADA BALAI DIKLAT KEAGAMAAN BANDUNG Renol Burjulius, M.Kom.. 1, Arif Sutanto, MTCNA,. MOS. 2 1,2 Program studi Sistem Informasi, STMIK LPKIA Bandung Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp , Fax renol@y7mail.com, renol@ymail.com, 2 arifsutanto65@gmail.com Abstrak Dalam meningkat mutu pegawai pada sebuah perusahaan atau PNS pegawai sangat diutamakan karena dapat meningkatkan kredibilitas pada sebuah perusahaan manapun. Serta tidak boleh lepas dari pengawasan dan harus dikontrol setiap harinya, karena kegiatan tersebut adalah roda inti dalam berjalannya roda bisnis pada suatu perusahaan yang nanti akan berkaitan dengan penilaian kinerja pegawai. Proyek ini membahas tentang pentingnya dalam mengikatkan mutu pegawai pada perusahaan dikarenakan dalam setiap perusahaan memiliki keterkaitan dengan proses kinerja pegawai yang dimiliki, hal itu bersifat sangat penting demi menjaga agar proses pekerjaan pegawai dapat berjalan dengan baik. Metodologi Pengembangan Perangkat Lunak yang dipakai untuk mendukung dalam meningkatkan mutu pegawai pada Balai Diklat Keagamaan Bandung adalah menggunakan Metodologi Berbasis Object Oriented Programming disertakan dengan Analisis Perencanaannya menggunakan Metode Balanced Scorecard dan TOWS MATRIKS. Dari hasil analisis tersebut, dalam melakukan perencanaan strategi untuk meningkatkan mutu pegawai di Balai Diklat Keagamaan Bandung ini menggunakan bantuan Perangkat Lunak atau menggunakan bantuan (tools), diharapkan pihak kemenag tidak akan mengalami kesulitan dalam melakukan penilaian dan menganalisa perencanaan terhadap kegiatan diklat di Balai Diklat Keagamaan Bandung. Kata kunci : perencanaan strategi sistem informasi untuk meningkatkan mutu pegawai berbasis aplikasi. 1. Pendahuluan Balai Pendidikan dan Pelatihan Keagamaan Bandung (Balai Diklat) berdiri pada tahun 1981 dengan penetapan Keputusan Menteri Agama (KMA) No. 45 tahun 1981 dengan nama Balai Diklat Pegawai Teknis Keagamaan. Balai Diklat merupakan unit pelaksana teknis dalam bidang diklat, pada awalnya berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Pusdiklat Pegawai Departemen Agama dan bertanggungjawab kepada Sekretaris Jenderal Departemen Agama. Melalui KMA No. 1 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Depag mengalami perubahan, diantaranya Pusdiklat Pegawai menjadi dua yaitu Pusdiklat Tenaga Administrasi dan Pusdiklat Tenaga Teknis Keagamaan yang berada di bawah Balitbang Agama dan Diklat Keagamaan. Dalam KMA Nomor 1 Tahun 2003 tentang Pedoman Diklat PNS di lingkungan Depag disebutkan (pasal 1 ayat 16) disebutkan bahwa Lembaga Diklat di lingkungan Departemen Agama adalah Badan Litbang Agama dan Diklat Keagamaan, dalam hal ini terdiri dari Pusdiklat Administrasi, Pusdiklat Tenaga Teknis Keagamaan dan Balai Diklat Pegawai Teknis Keagamaan selaku unit pelaksana teknis. Berdasarkan latar belakang masalah diatas dapat dirumuskan suatu permasalahan pada Kementrian Agama yaitu: 1. Bagaimana membangun perencanaan diklat melalui sistem informasi dengan menggunakan salah satu tools untuk memudahkan proses diklat. 2. Bagaimana membangun perencanaan sistem informasi guna untuk mempermudah pekerjaan supaya tidak ketinggalan di zaman yang modern 3. Bagaimana membangun sistem informasi bertujuan untuk menjadikan pegawai ikut serta dalam menjalankan tugasnya.

2 Untuk menghindari pembahasan masalah yang terlalu meluas maka pada penulisan skripsi ini dibatasi dengan ruang lingkup sebagai berikut : 1. Sistem ini hanya mengolah proses Diklat di Balai Diklat Keagamaan Bandung. 2. Sistem ini hanya mengolah proses Pendidikan dan Pelatihan guna untuk meminimalisir setiap peserta mengikuti diklat dengan orang yang sama dari tahun ke tahun. 3. Perangkat yang dibangun menggunakan aplikasi. Berdasarkan identifikasi permasalahan yang telah diuraikan sebelumnya, tujuan yang ingin dicapai diantaranya: 1. Meminimalisir peserta yang sama tahun ke tahun dalam melakukan pelatihan dan pendidikan melalui bantuan aplikasi melalui tools. 2. Memudahkan admin dalam mengelola data. 3. Meminimalisir terjadinya keterhambatan waktu dalam menginputkan data identitas pegawai Landasan Teori Pendidikan dan pelatihan (diklat) merupakan upaya untuk mengembangkan sumber daya manusia, terutama untuk mengembangkan kemampuan intelektual dan kepribadian manusia. Notoatmodjo S (2003) secara konseptual membedakan antara pendidikan dan pelatihan. Pendidikan pada umumnya berkaitan dengan mempersiapkan calon tenaga yang diperlukan oleh suatu instansi atau organisasi, sedangkan pelatihan (training) lebih berkaitan dengan peningkatan kemampuan atau ketrampilan karyawan yang sudah menduduki suatu pekerjaan atau tugas tertentu. Dalam pendidikan, orientasi atau penekanannya pada pengembangan kemampuan umum, sedang pada pelatihan lebih pada tugas yang harus dilaksanakan. Pendidikan dianggap lebih luas lingkupnya dibanding pelatihan. Dengan kata lain, pelatihan menekankan kepada kemampuan psikomotor, meskipun didasari pengetahuan dan sikap, sedangkan dalam pendidikan ketiga area kemampuan tersebut (pengetahuan, sikap dan ketrampilan/psikomotor) memperoleh penekanan yang merata. Gambar 1 Analisis Kebutuhan Dasar Diklat Sumber : Awang Anwaruddin Untuk mendapatkan hasil pelatihan yang diinginkan, dibutuhkan analisis dari siapa yang mengikuti pelatihan, pelatihan apa yang dilakukan dan sebagainya SWOT Bisnis yang baik jika bisnis tersebut memiliki strategi yang baik pula dalam menjalankan usahanya. Menurut Freddy Rangkuti (2009: 18) Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strengths) dan peluang (Opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancaman (Threats) Balanced Scorecard Konsep Balanced Scorecard berkembang sejalan dengan perkembangan pengimplementasian konsep tersebut. Balanced Scorecard terdiri dari dua kata: (1) kartu skor (scorecard) dan (2) berimbang (balanced). Pada tahap awal eksperimennya, Balanced Scorecard merupakan kartu skor yang digunakan untuk mencatat skor hasil kinerja eksekutif. Melalui kartu skor, skor yang hendak diwujudkan eksekutif di masa depan dibandingkan dengan hasil kinerja sesungguhnya Langkah Analisis Kebutuhan Pendidikan dan Pelatihan

3 Gambar 2 Balanced Scorecard sebagai suatu Kerangka Kerja Tindakan Strategis Sumber : Robert S. Kaplan dan David P, Norton Using The Balanced Scorecard as a Strategic 2. Gambaran Sistem Perencanaan Strategi 2.1 Perencanaan Strategi Use Case Diagram Use case diagram ini menjelaskan bagaimana proses sistem informasi yang di bangun dapat,menjawab pernyataan, dan melihat solusi. Gambar 4 Identifikasi Faktor Internal Gambar 3 Use Case Diagram 2.2 Analisis Perencanaan Strategi Identifikasi factor internal dan eksternal dilakukan dengan tehnik brainstorming atau curah pendapat. dengan para pegawai dan kalau memungkinkan dengan melibatkan user. Kekuataan dapat diartikan sebagai kemampuan melaksanakan atau menyelesaikan tugas dengan baik dan benar serta sumber daya yang tersedia cukup dan berada dalam kondisi baik. Sebaliknya kelemahan adalah kemampuan yang rendah dalam menyelesaikan tugas, dan sumber daya yang terbatas dan kapasitasnya berkurang, Disisi lain kebutuhan, keinginan, dan harapan pelanggan yang merupakan input yang harus diolah dan mendatangkan suatu keuntungan atau manfaat yang besar di kemudian hari di kategorikan sebagai peluang. Sebaliknya suatu faktor eksternal yang dinilai tidak mendatangkan manfaat, malah mungkin menghalangi organisasi dalam mencapai visi, misi dikategorikan sebagai tantangan. Gambar 4 Identifikasi Faktor Ekternal 2.4 Melakukan Evaluasi Keterkaitan Faktor Internal dan Eksternal 2.3 Identifikasi Faktor Internal dan Ekternal

4 Gambar 7 Kondisi Organisasi yang diharapkan 1.7 Perancangan Antarmuka Perancangan antarmuka ini bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai bentuk antarmuka dari sistem pakar yang akan digunakan oleh pengguna untuk berinteraksi dengan sistem pakar. Rancangan antarmuka ini mempertimbangkan berbagai kemudahan dan fungsionalitas dari sistem pakar itu sendiri Antarmuka Manage User Gambar 5 Komparasi Urgensi Faktor Internal Dan Eksternal 2.5 Peta posisi kekuatan organisasi Gambar 8 Manage User Antamuka Manage Nilai Gambar 6 Peta posisi kekuatan organisasi 2.6 Kondisi Organisasi yang diharapkan Gambar 9 Manage Nilai Antarmuka Lihat Nilai Gambar 10 Lihat Nilai

5 2. Implementasi Sub bab ini akan menjelaskan langkah-langkah serta rencana jadwal dalam rangka mengimplementasikan perencanaan strategi sistem informasi untuk meningkatkan mutu pegawai menggunakan TOWS MATRIKS dan balanced Scorecard yang telah dirancang pada bab sebelumnya. Daftar Kegiatan Gambar 12 Tampilan Manage User Gambar 11 Gantt Chart 3.1 Lingkup dan Batasan Implementasi Ruang lingkup dan batasan implementasi terdiri dari: Untuk membatasi sistem agar mencapai tujuan secara maksimal maka dari implementasi yang dilakukan terdapat beberapa lingkup dan batasan, antara lain: 1. Sistem pendukung meningkatkan mutu diimplementasikan hanya membahas mengenai informasi pendidikan dan pelatihan. 2. Sistem pendukung meningkatkan mutu diimplementasikan mencakup dukungan yaitu untuk membantu pengisian biodata peserta diklat, informasi diklat lebih mudah di ketahui, penilaian lebih cepat menggunakan aplikasi. 3. Pengimplementasian sistem pendukung diklat hanya dapat di ketahui dari pihak internal dan eksternal. Gambar 13 Tampilan Manage Nilai 3.2 Implementasi Antarmuka A. Halaman Muka Gambar Gambar 14 Tampilan Lihat Nilai 4. Hasil Pengujian Hasil pengujian Aplikasi dukungan meningkatkan mutu pegawai ini menggunakan metode black box, karena semua kelas uji difokuskan untuk keperluan

6 pengguna, jadi pengujian pun digambarkan melalui table dibawah ini : Gambar 15 Hasil Pengujian Setelah melalui beberapa tahap analisa, perancangan dan implementasi, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut : 1. Teknisi Dental Unit dapat mengetahui informasi dalam menemukan letak permasalahan yang terjadi dan solusi penanganannya. 2. Perencanaan Strategi Sistem Infromasi dalam meningkatkan mutu pegawai dapat diakses kapanpun tanpa terhalang waktu dan tempat. Saran atau masukan yang dapat kami berikan untuk menunjang atau pengembangan sistem selanjutnya, sebagai berikut: Saran yang penulis harapkan agar dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan diklat dimasa yang akan datang adalah Strategi yang diusulkan dapat dikembangkan sesuai dengan persoalan yang ada. Selain itu perancangan aplikasi yang telah dibuat masih bersifat prototype, penulis berharap rancangan ini dapat lebih dikembangkan kembali sesuai dengan kebutuhan dimasa yang akan datang. Terstruktur dan Berorientasi Objek, Bandung: Modul, [2] Notoatmodjo, S Pendidikan dan Perilaku Kesehatan. Jakarta : Rineka Cipta [3] Wursanto Manajemen Kepegawaian. Yogyakarta : Kanisius [4] Anwar Prabu Mangkunegara, Manajemen Sumber Daya Perusahaan, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung. [5] Dale Yoder Manajemen Sumber Daya Manusia. Erlangga. Bandung. [6] Edwin, B. Flippo(2003). Personel Management, Alih Bahasa Melayu S.P Hasibuan Edisi Revisi. Jakarta: Bumi Aksara [7] Dale Yoder Personnel management and industrial relations [8] Andrew, F.Sekula., Personel, Administration and Human Resource Management, (Canada : A. Wiley Trans tth.) [9] J. Maleong, Metodologi Penelitian Kualitatif, Jakarta: Gramedia, [10] Hadi, Sutrisno. (1984). Metodologi Research. Penerbit Andi, Jakarta [11] Allison Rossett. (1987). Training Needs Assesment. New Yersey: Educational Technology Publications Englewood Cliffs [12] Dr. Prof. Sugiono., (2010), Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif Dan R&D, Alfabeta, Bandung. [13] Freddy Rangkuti. ((2009). Strategi Promosi yang Kreatif dan Analisis Kasus Integrated Marketing Communication. Jakarta : PT. GramediaPustakaUtama [14] Kolter, Phillip. (2009). Manajemen Pemasaran, Edisi 13. Jakarta; Erlangga [15] Gitosudarmo, Indriyo, 2001, Pengantar Bisnis, edisi kedua, cetakan ketujuh, Penerbit : BPFE, Yogyakarta [16] RD. Jatmiko Pengantar Bisnis. Malang : UMM Press. [17] Dirgantoro, Crown. (2004). Manajemen Strategik: Konsep, Kasus, dan Implementasi. Jakarta:PT. Gramedia. [18] Mulyadi, 2007.Sistem Akuntansi, Jakarta :Selemba Empat. [19] Mulyadi, 2001 Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga: Salemba Empat, Jakarta. Daftar Pustaka: [1] R. D. A S dan M. Shalahudin, Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak