JURNAL LPKIA, Vol.1 No.9, September 2017

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI MENINGKATKAN PENDAFTARAN SISWA BARU PADA SMK MEDIKACOM BANDUNG Sonty Lena 1, Arya Beni Sanjaya 2 1 Program Studi Sistem Informasi STMIK LKPIA 2 Program Studi Sistem Informasi STMIK LKPIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp , Fax Sonty@lpkia.ac.id 1, arya_beni@fellow.lpkia.ac.id 2 Abstrak SMK MedikaCom yang beralamat di Jl. Rancabolang Soekarno-Hatta No. 10B Bandung merupakan Sekolah menegah kejuruan yang bergerak pada bidang pendidikan kejuruan yang mempunyai program keahlian antara lain rekayasa perangkat lunak, farmasi, teknik computer jaringan, teknik kendaraan ringan, teknik sepeda motor, dan akuntansi yang memiliki akreditasi A.Sekolah yang jumlah pendaftarannya tiap tahun meningkat dilihat dari tahun-tahun sebelumnya, hal ini menyebabkan panitia penerimaan siswa baru tidak dapat mengelola semuanya dengan baik dan merasa kerepotan menangani hal tersebut. Dikarenakan proses penyeleksian yang masih manual, sehingga kurang optimal dan memerlukan waktu yang cukup lama baik dalam menyusun laporan dan memutuskan calon siswa baru yang akan diterima padahal penyeleksian calon siswa tersebut harus ditentukan secepat mungkin untuk mendukung sistem yang lainnya.metode yang digunakan dalam pembuatan skripsi ini adalah metode Ward and peppard dan tools yang digunakan untuk membuat skripsi ini adalah Analisis Lingkungan bisnis Internal yaitu Analisis SWOT,F,MC farlan strategic. Dan Analisis Lingkungan Bisnis External yaiutu,analisis Porter s Five Competitives Forces. Kata kunci : Ward and peppard, Meningkatkan Pendaftaran Siswa 1. Pendahuluan Sistem informasi (SI) dan didukung dengan penggunaan Teknologi Informasi (TI) merupakan peranan penting bagi sebuah organisasi untuk mendukung kegiatan bisnis dalam rangka meningkatkan Pendaftaran siswa baru.karena perannya yang strategis, teknologi informasi juga mampu membuat sebuah organisasi dapat memperoleh suatu keunggulan kompetitif yang di gunakan untuk berkompetisi dalam suatu organisasi itu sendiri.untuk itu diperlukan suatu perencanaan strategis sistem informasi (SI) dimana penerapan SI pada sebuah lingkungan pendidikan dapat dipastikan sejalan dan mendukung strategi visi,misi dan tujuan sekolah. SMK MedikaCom yang beralamat di Jl. Rancabolang Soekarno-Hatta No. 10B Bandung merupakan Sekolah menegah kejuruan yang bergerak pada bidang pendidikan kejuruan yang mempunyai program keahlian antara lain rekayasa 1 perangkat lunak, farmasi, teknik computer jaringan, teknik kendaraan ringan, teknik sepeda motor, dan akuntansi yang memiliki akreditasi A. Sekolah yang jumlah pendaftarannya tiap tahun meningkat dilihat dari tahun-tahun sebelumnya, hal ini menyebabkan panitia penerimaan siswa baru tidak dapat mengelola semuanya dengan baik dan merasa kerepotan menangani hal tersebut. Dikarenakan proses penyeleksian yang masih manual, sehingga kurang optimal dan memerlukan waktu yang cukup lama baik dalam menyusun laporan dan memutuskan calon siswa baru yang akan diterima padahal penyeleksian calon siswa tersebut harus ditentukan secepat mungkin untuk mendukung sistem yang lainnya. Maka solusi yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu permasalahan yang terjadi yaitu dengan menggunakan metode ward and peppard digunakan dalam penlitian ini, karena disesuaikan dengan

2 kondisi perusahaan. Pada metode ward and peppard akan membantu meningkatkan pendaftaran siswa baru dan mempersiapkan sumber daya lulusan yang berkualitas pada sekolah ini, oleh karena itu diperlukan suatu analisa untuk mempersiapkan kebutuhan IS/IT yang diselaraskan dengan visi, misi, dan tujuan dari SMK Medikacom Bandung. I.2 Identifikasi Permasalahan Berdasarkan latar belakang di atas dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Menentukan strategi yang tepat dalam upaya meningkatkan jumlah calon siswa yang mendaftar di SMK MedikaCom Bandung. 2. Belum optimalnya peranan strategi yang mampu meningkatkan jumlah calon siswa yang mendaftar yang sesuai visi misi organisasi. I.3 Ruang Lingkup Permasalahan Dalam penulisan skripsi perencanaan strategis sistem informasi ini, maka dibatasi lingkup pembahasan yaitu sebagai berikut: 1. External IS/IT hanya menggunakan tools analisis Porter s Five Forces Model. 2. Internal IS/IT hanya menggunakan tools AnalisisSwot, Analisis CSF. 3. perencanaan strategi sistem informasi ini akan menghasilkan suatu kerangka kerja sebagai kebijakan yang meliputi suatu tujuan dan sasaran (blueprint) rekomendasi untuk masa mendatang. I.4 Tujuan Perancangan Tujuan perencanaan strategis sistem informasi ini antara lain : 1. Untuk menggambarkan perencanaan strategi dalam upaya meningkatkan jumlah siswa yang mendaftar di SMK MedikaCom Bandung 2. Cara menyusun suatu usulan perencanaan strategi sistem informasi dari SMK MedikaCom sehingga peranan SI/TI dalam mendukung sebuah organisasi. dapat lebih optimal 2 Analisis Mcfarlan Strategic Grid Pengertian Analisis Mcfarlan Strategic Grid Menurut (Ward & Peppard, 2002) mendefinisikan bahwa : Analisis McFarlan strategic grid dilakukan pada empat kuadran (strategic, high potential, key operation, and support) berikut kerangka kerja dalam analisis Mcfarlan Strategic Grid. 1. Analisis Porter s Five Forces Pengertian Analisis Porter s Five Forces Menurut (David, 2006) mendefinisikan bahwa : Faktor-faktor yang mempengaruhi kondisi persaingan, seperti ancaman dan kekuatan yang dimiliki perusahaan termasuk kondisi persaingan itu sendiri menjadi perlu untuk dianalisis terdapat 5 aspek yaitu Ancaman Masuknya Pendatang Baru, Persaingan di antara perusahaan sejenis, Ancaman dari produk atau jasa pengganti, Kekuatan tawar menawar pembeli, Kekuatan tawar menawar pemasok. 2 Teori Tentang Permasalahan Pada sub bab ini menjelaskan tentang dasar-dasar teori permasalahan serta dasar teori metodologi penelitian yang digunakan. 2.1 Pengertian Perencanaan Menurut Daft (2006) menjelaskan bahwa perencanaan adalah merupakan tindakan untuk menentukan tujuan organisasi dan apa yang dibutuhkan untuk mencapainya Menurut Handoko (2009) menjelaskan bahwa perencanaan adalah proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya Berdasarkan teori para ahli maka disimpulkan perencanaan adalah proses dasar dimana suatu organisasi atau perusahaan untuk menentukan suatu tujuanya. 2.2 Pengertian Strategis Menurut Handoko (2009) menjelaskan bahwa strategis adalah pengarahan terpadu bagi organisasi dan berbagai tujuan organisasi, dan memberikan pedoman pemanfaatan sumber daya sumber

3 daya organisasi yang digunakan untuk mencapai tujuan. Berdasarkan teori para ahli maka disimpulkan strategis adalah pengarahan terpadu bagi organisasi atau suatu perusahaan untuk mencapai suatu tujuan yang ingin di capai. 2.3 Pengertian Sistem Menurut Azhar Susanto (2013) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansimenjelaskan bahwa sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu. Menurut Sutarman (2009), dalam bukunya yg berjudul Pengantar Teknologi Informasi sistem adalah bahwa kumpulan elemen yang saling berinteraksi dalam suatu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama. yang seharusnya di ambil oleh perusahaan PT.Infomedia Solusi Humanika. 3.1 Analisis Dan Perancangan Model Solusi Perencanaan strategi SI/TI yang dibuat harus mengacu kepada visi dan misi penggunaan SI/TI dan keseluruhan manajemen SI/TI di dalam organisasi. Dalam metode ini yang digunakan sebagai input adalah kondisi SI/TI baik internal maupun eksternal di SMK MedikaCom Bandung, sedangkan output yang dihasilkan adalah berupa rekomendasi dan solusi perencanaan strategis SI/TI yang dibutuhkan organisasi sehingga akan menghasilkan blueprint Metode penelitian yang akan dilakukan diawali dengan perumusan masalah, kemudian melakukan tinjauan pustaka dengan metode studi pustaka mengacu pada referensi penelitian penelitian sebelumnya, refernsi buku teks dan dengan metode dokumentasi meliputi dokumen-dokumen dari SMK MedikaCom.. Mulai PERENCANAAN Berdasarkan teori para ahli maka disimpulkan Perumusan Masalah TINDAKAN pengertian sistem adalah kumpulan dari sub sub PENGUMPULAN DATA sistem yang saling berkerja sama atau berinteraksi dengan harmonis untuk mencapai suatu tujuan Studi Pustaka Buku, Teks Jurnal Wawancara Tata Usaha, Bag Akademik Observasi Semua Bagian Tinjauan Pustaka Pengumpulan Data Dokumentasi Dokumen Pendukung Kuisoner Responden, Aktivitas Olah Data tertentu. 2.4 Pengertian PSB (pendaftaran Siswa Baru) ANALISIS DATA Pendaftaran siswa baru merupakan gerbang awal yang harus dilalui peserta didik dan sekolah didalam penyaringan objek-objek pendidikan. Peristiwa penting bagi suatu sekolah, karena peristiwa ini merupakan titik awal yang menentukan kelancaran tugas suatu sekolah. Kesalahan dalam penerimaan siswa baru dapat menentukan sukses tidaknya usaha pendidikan di sekolah yang bersangkutan. Penerimaan siswa baru dilakukan bukanlah hal yang ringan. Sekolah harus menyiapkan strategi-strategi yang tepat dalam menjalankannya, supaya dapat menarik siswa-siswa yang berkualitas yang mana input sekolah juga bisa lebih baik 3. Analisis Dan Perancangan Memahami kondisi secara mendalam mengenai alur proses bisnis yang sedang berjalan dan langkah apa HASIL CSF SI/TI Strategy Kondisi Organisasi Merumuskan Strategy Analisis SWOT Kondisi Sistem Pendaftaran Siswa Baru Analisis Lingkungan Internal Perusahaan Analisis Lingkungan Eksternal Perusahaan MCFARLAN STRATEGIC GRID SI/TI MANAGEMENT Value Chain SI/TI Strategy Gambar III.2 kerangka Perancangan Model Solusi 3.2 Analisis SWOT Untuk Lingkungan MedikaCom PEST ANALISIS STRATEGI BISNIS Analisis Sistem Informasi Pendaftaran Siswa Baru dengan Framework Ward and Peppard Rekomendasi Perencanaan Strategy dan Blueprint Pengembangan Sistem Informasi di SMK MedikaCom Bandung Selesai Porter's Five Competitives Forces ANALISIS STRATEGI BISNIS 3

4 Analisa SWOT ini digunakan untuk memperoleh peta kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang diperoleh dari hasil proses pemahaman kondisi terkini untuk mendukung proses perencanaan strategi. Hasil dari analisa SWOT adalah peta kekuatan dan kelemahan yang diperoleh dari hasil analisa terhadap faktor internal program per dialog screen Aplikasi rekrutmen pendaftaran Cv Online. Nama Dialog Screen : Login Admin Fungsi : Agar dapat masuk ke dalam Aplikasi dan mengakses menu yang akan di kelola Bentuk : Kunci Permasalahan Pada SMK MedikaCom Bandung 1. fasilitas lapangan yang kurang lengkap 2. teknologi informasi belum digunakan sepenuhnya contohnya absensi siswa masih manual 3. belum semua karyawan terbiasa dengan teknologi informasi Rencana Strategi Pada SMK MedikaCom Bandung 1. melengkapi fasilitas yang kurang lengkap seperti membuat nya lapangan Basket,lapangan olah raga. 2. Membuat aplikasi absensi siswa agar dapat mempermudah dalam pengabsenan dalam mata pelajaran 3. Mensosialisasikan seluruh aplikasi komputer yang ada ke semua pegawai atau guru. 4. Pengujian dan Implementasi Menjelaskan langkah-langkah serta jadwal pelaksanaan untuk mengimplementasikan rancangan perangkat perangkat lunak yang telah dirancang pada bab sebelumnya. 4.1 Antar Muka Perancangan Memperlihatkan hasil implementasi aplikasi dengan menggunakan bahasa pemrograman tertentu, termasuk di dalamnya tahapan yang dilakukan untuk instalasi prototype perangkat lunak yang dihasilkan, mulai dari tahapan persiapan sampai program siap digunakan, dan petunjuk umum penggunaan 4 Gambar IV.3Dialog Screen Login Admin Uraian : 1. Masukan Username 2. Masukan Password 3. Klik Tombol sign in Nama Dialog Screen : login berhasil Fungsi : Untuk melanjutkan setelah login berhasil dan akan melakukan semua kelola. Bentuk : Gambar IV.4Dialog Screen login berhasil Nama Dialog Screen : menu utama admin Fungsi : admin dapat melakukan segala aktivitas atau mengelola semua yang berhungan dengan pendaftaran dan report hasil siswa yang mendaftar

5 Bentuk: 3. Software Development : Notepad++ 4. Framework : Yii Framework 5. Database : MySQL 6. XAMPP 7. Browser disarankan Google Chrome C. Kebutuhan Brainware 1. Dapat menggunakan komputer 2. Memahami bahasa pemograman web 3. Memahami tentang mengelola database 4. Memahami alur kerja aplikasi 5. KESIMPULAN DAN SARAN Gambar IV.5Dialog Screen menu utama admin Nama Dialog Screen : menu utama pendaftaran siswa baru Fungsi : siswa hanya dapat mendaftar dan dapat mencetak hasil pendaftaran yang sudah di input Bentuk: Bab ini penulis menguraikan rincian kesimpulan dari perencanaan strategis sistem informasi dalam meningkatkan Pendaftaran Siswa mencoba sedikit memberi saran berdasarkan hasil analisis dan pembahasan yang telah dilakukan penulis pada perusahaan tersebut, yang kiranya bermanfaat bagi yang berkepentingan untuk kajian perangkat lunak lebih lanjut. Gambar IV.6 Dialog Screen menu utama pendaftaran siswa baru A. Kebutuhan Hardware 1. Processor Dual Core CPU 1,8 GHz 2. Mother Board Support AMD & INTEL 3. Monitor Memory DDR I/II/III 1 GB 5. Harddisk minimal 2 GB 6. Mouse Standard PS/2, USB 7. Keyboard Standard Standard PS/2,USB 8. Minimal VGA 128 MB 9. Printer B. Kebutuhan Software 1. Sistem Operasi Microsoft Windows Web server : Appache Kesimpulan Setelah melakukan penelitian, penganalisaan dan pengujian perangkat lunak, dapat disimpulkan bahwa: 1. Dengan menggunakan metode Ward and peppard serta beberapa tools yang di gunakan mampu menentukan strategi yang tepat dalam upaya meningkatkan jumlah calon siswa yang mendaftar, dengan melakukan analisis internal dan external di SMK MedikaCom. 2. Dengan menggunakan metode ward and peppard mampu menyelaraskan antara strategi yang di tetapkan dengan visi,misi serta tujuan organisasi. 5.2 Saran Dari segala kendala dan permasalahan yang ditemui, tentang Pendaftaran siswa baru, dirasa masih sangat jauh dari sempurna. Untuk mengembangkan Infomasi ini menjadi sebuah informasi yang paling

6 tidak mendekati sempurna, maka peneliti memberikan saran: Menambahkan beberapa tools tambahan untuk lebih memastikan perancanaan strategis yang lebih matang, seperti tools yang belum ada pada penelitian ini. Wedhasarma, A. (2009). LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI MENGGUNAKAN METODE WARD AND PEPPARD. Nugroho, B. (2008). Aplikasi Pemograman Web Dinamis dengan PHP dan. Yogyakarta: Gava Media DAFTAR PUSTAKA Amirul. (2007). Metodologi Penelitian Pendidikan. Bandung: Pustaka Setia. Arikunto, (2006). Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik Kerja. Jakarta: PT. Rineka Cipta Daft, R. L. (2006). Manajemen. Jakarta: Salemba Empat. Fatta, A. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta Handoko, Hani T. (2009). Manajemen, Yogyakarta: BPFE. HIdayat, Rahmat Cara praktis membangun website gratis : pengertian website.jakarta PT Elex Media Komputindo Kompas, Gramedia. Jogiyanto, 2005, Analisis Dan Desain Sistem Informasi, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. Kustiyahningsih,Yeni Pemrograman Basis Data Berbasis Web Menggunakan PHP & MySQL. Jakarta: Graha Ilmu Rangkuti, F. (2004). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta: PT. Garaedia. Riduawan. (2004). Metode Riset. Jakarta: Rineka Cipta Salusu, J. (2004). Pengambilan Keputusan Stratejik untuk Organisasi Publik dan Organisasi Nonprofit. Jakarta: Erlangga. Kustiyahningsih,Yeni Pemrograman Basis Data Berbasis Web Menggunakan PHP & MySQL. Jakarta: Graha Ilmu Sugiyanto. (2012). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta. Sutarman. (2009). Pengantar Teknologi Informasi. Ward, J., & Peppard, J. (2002). Strategic Planning for Information Systems. Tottenham: John Wiley & SONS, LTD. 6