BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN. 3.1 Tentang PT. ENERGITAMA MULTIGUNA SOLUSI Sejarah Singkat PT. ENERGITAMA MULTIGUNA SOLUSI

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Tentang PT. ENERGITAMA MULTIGUNA SOLUSI Sejarah Singkat PT. ENERGITAMA MULTIGUNA SOLUSI Energitama Multiguna Solusi berdiri pada September 2007, berkantor di Komp. Ruko Mutiara Taman Palem Lestari Blok A19/5, Kecamatan Cengkareng Jakarta Barat. Energitama Multiguna Solusi (EMS) merupakan perusahaan yang bergerak dibidang penciptaan dan distribusi produk untuk prasarana budidaya walet, berupa sound sistem walet yang terbagi menjadi beberapa kategori. Kami juga merambah ke penciptaan produk-produk elektronik yang berkaitan dengan energi. Dimana produk-produk kami adalah berbasiskan pada teknologi terbaru Micro Controller (Komputer) sebagai otaknya. Sebagai yang kita ketahui bersama, dikarenakan adanya isu krisis energi diseluruh dunia, yang mengakibatkan harga bahan bakar minyak menjadi semakin mahal dan sulit didapat, sehingga pasokan listrik dari PLN sering berhenti, dan energi alternatif menjadi salah satu opsi yang mulai digunakan. Dari berbagai opsi yang ada, energi alternatif dengan catu daya battery menjadi alternatif yang paling cost effective. 75

2 76 Atas dasar itulah kami membidik market prasarana budidaya walet dan emergency solution system. Prasarana budidaya walet membutuhkan produkproduk sound system yang bisa berfungsi 24 jam nonstop 365 hari sepanjang tahun dan ini tentunya sangat dipengaruhi oleh krisis energi yang melanda akhirakhir ini, maka dari itu kami memberikan solusi dengan penciptaan berbagai produk sound system yang berkapasitas memadai untuk prasarana budidaya walet dengan kebutuhan listrik yang hemat(kecil) dan dibantu dengan beberapa produk emergency solution system yang dapat membackup saat Suplai Listrik dari PLN tidak memadai. Selain mengusung solusi krisis listrik, kami juga memberikan solusi dalam penciptaan mesin sound system pemancing walet dengan kualitas suara yang Natural dan kami terus berupaya memberikan inovasi dan solusi produk yang mampu mencakup semua lini yang berhubungan dengan sound system walet Visi dan Misi Perusahaan Visi utama dari Energitama Multiguna Solusi adalah menjadi perusahaan penyedia produk-produk solusi budidaya walet terutama dibidang penciptaan produk-produk sound system terlengkap dan tercanggih, dengan produk-produk yang berkonsep pada Natural Sound dan mempunyai solusi krisis listrik/energi (emergency solution). Kami juga selalu senantiasa menjadikan perusahaan sebagai yang terbaik dalam hal penyedia solusi dibidangnya dengan cara selalu

3 77 menerima masukan dari pasar dan melakukan revisi dan perubahan produk ke arah yang lebih baik sesuai dengan kebutuhan pasar. Misi utama dari Energitama Multiguna Solusi adalah menciptakan sekaligus mendistribusi produk-produk solusi budidaya walet dan solusi krisis listrik/energi (emergency solution) yang semaksimal mungkin (terbaik dan tepat) untuk membantu memecahkan permasalahan budidaya walet serta krisis energi yang sedang melanda sekarang ini. Selain itu, Energitama Multiguna Solusi juga mengutamakan kepuasan pelanggan dan ingin meningkatkan keuntungan bisnis pelanggan dengan cara memberikan solusi yang terbaik di pasar yang sedang kita bidik dan memberikan umpan balik yg terbaik dari kebutuhan pasar Produk-produk PT. ENERGITAMA MULTIGUNA SOLUSI 1. SOLID STATE CD PLAYER Solid State CD Player MN Series Solid State CD Player MRT Series Solid State CD Player MP3 Series 2. MESIN WALET THE CABERAWIT Caberawit CR-168 Caberawit CR MESIN WALET PORTABLE Mesin Walet Portable 203 Single Mesin Walet Portable 203 Double

4 78 Mesin Walet Portable 203 Single+Charger Mesin Walet Portable 203 Double+Charger Mesin Walet Portable 203 Single Solar Mesin Walet Portable 203 Double Solar 4. MESIN WALET CHASIS-COMPUTER Mesin Walet Chasis 206 Profesional Mesin Walet Chasis 308 Profesional 5. MCU Charger EPSC-1000/24C dan EPSC-1000/24F EPSC-1000/12C dan EPSC-1000/12F EPSC-720/12C dan EPSC-720/12F EPSC-320/12C dan EPSC-320/12F EPSC-1000/12S 6. NATURAL TWEETER (Suara Koloni Walet) Bazzoka Tembak Compression (SLR-1000) Bazzoka Mini Compression (SLR-800) Bazzoka Panggil Compression (SLR-900) PR-80 dan PR Auto-Calling Assitant System (ACA-System) 8. FS Module 9. Emergency Light system ELS-300E ELS-300U

5 Struktur Organisasi, Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang Struktur Organisasi PT. ENERGITAMA MULTIGUNA SOLUSI Struktur Organisasi PT. Energitama Multiguna Solusi yang sesuai dengan ruang lingkup rancangan Aplikasi Sistem Basis Data Pembelian, Penjualan dan Persediaan Barang yakni sebagai berikut : Gambar 3.1 Gambar Struktur Organisasi Perusahaan Pembagian Tugas dan Tanggungjawab. Tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi adalah sebagai berikut :

6 80 1. Direktur merupakan pemilik sekaligus roda penggerak dari perusahaan. Direktur memiliki kewajiban : Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional perusahaan. Mengarahkan seluruh kegiatan operational kepada Manager. Menerima dan memeriksa laporan dari Manager. Menentukan besarnya upah karyawan. Memberi keputusan yang bersifat menguntungkan perusahaan. 2. General Manager merupakan orang yang bertanggungjawab atas segala operational perusahaan setelah Direktur. General Manager membawahi 4 bidang pengerak operational dan aktifitas perusahaan. General Manager memiliki kewajiban : Mengontrol seluruh kegiatan operational perusahaan. Mendedikasikan tugas dan kewajiban kepada setiap bidang. Mengantikan peran Direktur sewaktu beliau tidak ditempat. Menerima dan memeriksa laporan dari setiap bidang. Memberikan laporan dan bertanggungjawab secara langsung kepada direktur terkait kinerja setiap bidang.

7 81 3. Bagian keuangan(accounting) merupakan bagian yang melakukan pembukuan dan laporan keuangan perusahaan. Bagian ini dikepalai seorang Manager dan dibantu seorang staff. Bagian keuangan(accounting) memiliki kewajiban : Menerima laporan pembelian dan copy faktur pembelian dari bagian pembelian barang untuk dilakukan pembayaran. Menerima laporan penjualan dan copy faktur penjualan dari bagian penjualan barang untuk dilakukan penagihan dan pengecekan status pembayaran. Membuka cek atau giro untuk pembayaran utang(pembelian barang) yang telah jatuh tempo sebelum diteruskan ke direktur. Membuat laporan dan mengontrol sekaligus piutang dagang/penjualan. Berperan sebagai Kasir untuk operational perusahaan. Membuat laporan bulanan pertanggungjawaban keuangan. Memberikan laporan keuangan dan bertanggungjawab secara langsung terhadap General Manager. 4. Bagian Gudang(Warehouse) merupakan bagian yang mengatur dan menata persediaan barang(stock). Bagian ini dikepalai oleh seorang Manager Warehouse dan seorang staff yang merangkap sebagai supir. Bagian Gudang(Warehouse) memiliki kewajiban : Bertanggungjawab atas persediaan barang di gudang. Menerima pemasukan barang dari bagian pembelian.

8 82 Memberikan barang sesuai permintaan dari bagian penjualan. Berkoordinasi dengan bagian pembelian dan bagian penjualan untuk kontrol batas persediaan barang (safety stock). Memberikan laporan persediaan barang dan bertanggungjawaban secara langsung kepada General Manager. 5. Bagian Pembelian(Purchasing) merupakan bagian yang mengatur pembelian barang terkait jadwal, harga barang, model dan tipe barang dan bertugas mengatur batas persediaan barang. Bagian ini dikepalai oleh seorang Manager Purchasing dan seorang staff. Bagian Pembelian(Purchasing) memiliki kewajiban : Bertanggungjawab atas pembelian barang. Melakukan pembelian barang kepada Supplier. Berkoordinasi dengan bagian gudang(warehouse) untuk kontrol batas persediaan barang (safety stock). Memberikan laporan pembelian barang dan faktur-faktur pembelian barang ke bagian Accounting untuk dilakukan pembayaran. Memberikan laporan pembelian barang dan bertanggungjawaban secara langsung kepada General Manager. 6. Bagian Penjualan(Sales) merupakan bagian yang mengatur penjualan barang terkait sistem penjualan, strategi penjualan, promosi, mengontrol dan berhubungan langsung distributor, agen, dan pelanggang, dan bertugas mengatur batas persediaan barang. Bagian ini dikepalai oleh seorang

9 83 Manager Sales dan 2 seorang staff dan 2 orang sales untuk wilayah Jabodetabek. Bagian Penjualan terbagi menjadi 2 kategori yakni Bagian Peralatan Budidaya Walet(Birdnest House Equipment Division) dan bagian peralatan-peralatan emergency (Emergency Equipment Division). Bagian Penjualan(Sales) memiliki kewajiban : Bertanggungjawab atas penjualan barang. Merancang sistem dan strategi penjualan. Mengontrol pencapaian target penjualan distributor/agen. Berhubungan langsung dengan distributor, agen dan pelanggan. Berkoordinasi dengan bagian gudang(warehouse) untuk kontrol batas persediaan barang (safety stock). Memberikan laporan penjualan dan faktur-faktur penjualan ke bagian accounting untuk dilakukan penagihan dan pengecekan status pembayaran. Memberikan laporan penjualan barang dan bertanggungjawaban secara langsung kepada General Manager.

10 Tata Laksana/Prosedur yang Sedang Berjalan Prosedur Pembelian dan Pemesanan barang Prosedur Pembelian(Purchasing)yang sedang berjalan di PT. ENERGITAMA MULTIGUNA SOLUSI adalah sebagai berikut : 1. Bagian Pembelian akan menghubungi supplier, memberitahukan akan ada pemesanan barang dan suplier akan mengirimkan Daftar Harga Barang yang tersedia. Jika sudah ditentukan barang yang akan dibeli maka Surat Order Pembelian akan dikirimkan ke supplier. 2. Supplier akan mengirim barang bersama dengan Surat Jalan Pembelian. Setelah barang diterima langsung diserahkan ke bagian Gudang untuk ditata/disimpan didalam Gudang. 3. Bagian pembelian akan melakukan laporan dan penyerahan faktur pembelian kepada bagian Accounting untuk dilakukan pembayaran kepada Supplier, setelah supplier menerima pembayaran tersebut akan segera dikirimkan Bukti Pelunasan Pembayaran.

11 Gambar 3.2 Diagram Aliran Data Pembelian Barang 85

12 Prosedur Persediaan Barang Prosedur Persediaan barang yang sedang berjalan di PT. ENERGITAMA MULTIGUNA SOLUSI adalah sebagai berikut : 1. Bagian gudang melakukan pengecekan persediaan di daftar stok dan dicocokan dengan jumlah yang terdapat di dalam gudang. Setiap produk memiliki jumlah minimum dan maksimum stok yang harus terpenuhi (safety stock). Jumlah ini selalu di cek secara berkala oleh bagian persediaan. Jika stok produk sudah mencapai jumlah minimum, bagian gudang akan mengisi daftar pesanan produk yang akan akan diberikan kepada bagian pembelian. 2. Setelah menerima daftar pesanan produk, bagian pembelian akan melakukan pemesanan, pembayaran, sampai dengan penerimaan barang. 3. Pada saat produk yang dipesan datang, bagian pembelian akan mengubah nilai stok produk dan mengirim ke bagian gudang beserta barang yang dipesan.

13 Gambar 3.3 Diagram Aliran Data Persediaan Barang 87

14 Prosedur Penjualan, Pembayaran, Penagihan dan Pengiriman Barang Prosedur Persediaan barang yang sedang berjalan di PT. ENERGITAMA MULTIGUNA SOLUSI adalah sebagai berikut : 1. Penawaran harga dimulai pada saat pelanggan memberikan pesanan. Pesanan dapat dilakukan oleh pelanggan melalui telepon, fax, , lewat staff sales, ataupun lewat General Manager dan Direktur. Kemudian bagian sales akan membuat penawaran harga yang diberikan kepada pelanggan. 2. Harga dan Sistem Pembayaran yang diberikan terbagai atas dua yakni : harga eceran dan harga partai. Harga eceran ditujukan untuk pelanggan retail (pemakai langsung) yang membeli barang hanya sesekali dengan jumlah 1-2 unit barang, disini kita memberlakukan pembayaran cash/tunai. Sedangkan harga partai adalah harga khusus yang diberikan kepada para pelanggang kategori distributor/agen yang memasarkan produk kami dan kami memberikan sistem pembayaran tempo. 3. Bagian penjualan akan melakukan penyerahan faktur penjualan ke bagian accounting untuk dilakukan pengecekan status pembayaran dan penagihan saat piutang jatuh tempo. Setelah itu baru dilakukan permintaan barang ke bagian gudang untuk dilakukan packing kemudian dilakukan pengiriman barang.

15 89 Prosedur Penjualan dan Pembayaran Customer Bagian Penjualan Bagian Keuangan/Kasir Gudang Mulai Menangani Pesanan dan memerikan Harga Fak. Penjualan (putih) Fak. Penjualan (merah) DO (merah) Melakukan Pesanan Customer Retail YA Membuat Faktur Penjualan dan DO Menerima Pembayaran Arsip Faktur Menyiapkan barang Mengirim barang Menerima Faktur Penjualan (putih) Fak. Penjualan (putih) Fak. Penjualan (merah) Fak. Penjualan (kuning) Menerima Barang Dan DO (merah) TIDAK DO (putih) Fak. Penjualan (biru) DO (merah) Arsip DO Selesai DO (kuning) Arsip Faktur dan DO Menerima Fak. Penjualan (putih) LUNAS Membuat Faktur Penjualan dan DO Fak. Penjualan (putih) Menerima Fak. Penjualan (merah) DO (putih) DO (merah) DO (kuning) Fak. Penjualan (merah) Fak. Penjualan (kuning) Fak. Penjualan (biru) Bayar/belum YA TIDAK Gambar 3.4 Diagram Aliran Data Penjualan, Pembayaran, Penagihan dan Pengiriman Barang

16 Diagram Aliran Data Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) merupakan model proses yang digunakan untuk menggambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan tugas atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem. Gambar 3.5 Diagram Konteks Sistem Pembelian, Persediaan dan Penjualan yang Sedang Berjalan Pada PT ENERGITAMA MULTIGUNA SOLUSI.

17 Diagram Nol Gambar 3.6 Diagram Nol Sistem Pembelian, Persediaan dan Penjualan yang Sedang Berjalan Pada PT ENERGITAMA MULTIGUNA SOLUSI.

18 Analisis Kebutuhan Informasi Berdasarkan wawancara dan analisis transaksi pembelian, penjualan dan persediaan barang PT. ENERGITAMA MULTIGUNA SOLUSI, data yang dibutuhkan antara lain: Tabel 3.1 Tabel Analisis Kebutuhan PT. ENERGITAMA MUTIGUNA SOLUSI Entity Description Customer Berisi infromasi pelanggan yang membeli produk Distributor Berisi informasi customer yang membeli rutin secara partai Supplier Berisi informasi supplier produk perusahaan Karyawan Berisi informasi mengenai staf perusahaan Divisi Berisi informasi divisi yang ada di perusahaan Barang Berisi informasi produk yang dijual perusahaan JenisBarang Berisi informasi jenis-jenis produk yang dijual perusahaan FakturPenjualan Berisi informasi transaksi penjualan yang dilakukan perusahaan

19 93 DeliveryOrder PelunasanPiutang FakturPembelian Berisi informasi surat jalan atas suatu penjualan di perusahaan Berisi informasi pelunasan piutang yang dilakukan pelanggan. Berisi informasi transaksi pembelian yang dilakukan perusahaan PurchaseOrder Berisi informasi berupa surat pesanan kepada supplier PelunasanHutang Berisi informasi transaksi pelunasan hutang perusahaan 3.6 Permasalahan yang dihadapi Selama menjalankan roda operational perusahaan, Energitama Multiguna Solusi masih menggunakan sistem yang semi komputerisasi dalam mengola segala pembukuan dan data transaksi pembelian, penjualan dan persediaan barang perusahaan. Semua masih dilakukan secara manual dengan memanfaatkan program Microsoft Excel. Dengan cara ini, terdapat beberapa masalah yang dihadapi, yaitu: data menjadi tersebar di bagian-bagian yang ada dan terisolasi sehingga sulitnya mencari dan mengontrol data, duplikasi data sehingga banyak data yang sama dan tidak tahu mana data yang akan dipakai, serta data tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya(tidak update).

20 Solusi Pemecahan Masalah Dari analisis permasalahan yang dihadapi dan kebutuhan data, solusisolusi yang diusulkan adalah sebagai berikut : 1. Merancang sebuah sistem basisdata untuk menampung data pembelian, persediaan, dan penjualan perusahaan. 2. Membangun sebuah aplikasi untuk input data pembelian persediaan, dan penjualan perusahaan yang disertai dengan validasi-validasi input, untuk meminimalisasi terjadinya kesalahan karyawan. 3. Membangun sebuah aplikasi pencarian data pembelian, persediaan, dan penjualan yang cepat dan akurat untuk pengguna. 4. Membangun sebuah aplikasi yang mampu memantau jumlah persediaan barang secara otomatis saat terjadi transaksi penjualan atau pembelian barang. 5. Membangun aplikasi yang mampu mengolah data untuk membuat dan mencetak laporan bulanan secara otomatis sesuai periode yang diinginkan pengguna. 6. Membangun aplikasi yang mampu mengolah data untuk menampilkan informasi pertumbuhan penjualan. Berdasarkan poin-poin tersebut, dapat disimpulkan solusi pemecahan masalah yang diusulkan adalah dengan menerapkan aplikasi basisdata untuk menggantikan sistem semi komputerisasi yang sedang berjalan. Basisdata yang dibuat akan menampung data pembelian, persediaan barang, dan penjualan

21 95 perusahaan. Aplikasi tersebut dibuat untuk mengakses, memanipulasi, dan mengolah data yang terdapat pada basisdata yang telah dibuat untuk digunakan oleh beberapa bagian perusahaan dan mendukung proses-proses pembelian, persediaan, dan penjualan perusahaan. Aplikasi ini akan menggunakan validasi dalam tiap input sehingga bisa meminimalisasikan kesalahan input yang disebabkan pengguna. Aplikasi ini juga mampu mengolah data yang telah diinput menjadi informasi pertumbuhan penjualan dan laporan penjualan/ pembelian. Dengan adanya aplikasi ini, diharapkan proses kerja pembelian, persediaan barang, dan penjualan PT. ENERGITAMA MULTIGUNA SOLUSI dapat bermanfaat dalam meningkatkan kinerja karyawan.