MANUAL PROSEDUR KEUANGAN

Transkripsi

1

2 MANUAL PROSEDUR KEUANGAN FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA

3 DAFTAR ISI MP. Pembayaran LS Gaji.1 MP. Pembayaran LS Non-Gaji. 7 MP. Pembayaran LS Pihak Ketiga 11 MP. Pengisian UP.. 17 MP. Penggantian UP (GUP) MP. Tambahan UP (TUP). 26 MP. Pembayaran dengan UP MP. Pertanggungjawaban Dana UP/TUP 34 MP. Setoran ke Kas Negara 38 MP. Pengembalian ke Kas Negara. 41 MP. Pengajuan dan Pencairan Dana (RM dan PNBP).. 44 MP. Pembagian Pagu Alokasi DIPA Fakultas Pertanian.. 47 MP. Evaluasi Serapan DIPA. 49 MP. Pengalokasian Pagu DIPA FP 50 17

4 Manual Prosedur Pembayaran LS Gaji Kode : MP.FP.UTM Revisi : Halaman : 1.Prosedur Kerja 1. PPABP melakukan penyusunan Daftar Tagihan Gaji. Pembuatan daftar gaji memperhatikan Perubahan status kepegawaian. 2. Staf Pengelola RM melakukan verifikasi kelengkapan dan kebenaran tagihan. Kemudian diserahkan kepada Bendahara Pengeluaran. Atas verifikasi tersebut diterbitkan SPTJM. Untuk belanja pegawai yang diteliti adalah sesuai ketentuan yang di atur dalam subbab 2.3 pasal Pejabat Pembuat Komitmen membuat konsep SPP berdasarkan bukti-bukti yang diterima. Pejabat kemudian menyerahkan SPP dan SPTJM kepada bendahara pengeluaran. 4. Bendahara Pengeluaran melakukan pengujuan terhadap bukti-bukti tersebut, kemudian meneruskan SPP dan SPTB beserta bukti tagihan kepada Pejabat Pembuat Komitmen untuk ditandatangani. 5. Pejabat Pembuat Komitmen menandatangani dan mengirimkan dokumen SPP beserta lampiran kepada Pejabat Penerbit SPM. 6. Pejabat Penerbit SPM kemudian melakukan pengujuan terhadap SPP yang diterima. Dengan aktivitas sebagai berikut : a. Memeriksa secara rinci dokumen pendukung SPP sesuai dengan ketentuan yang berlaku. b. Memeriksas ketersediaan pagu anggaran dalam DIPA untuk memperoleh keyakinan bahwa tagihan tidak melampaui batas pagu anggaran. c. Memeriksa kesesuaian rencana kerja dan/atau kelayakan hasil kerja yang dicapai dengan indikator keluaran d. Memeriksa kebenaran atas hak tagih yang menyangkut antara lain: 1) Pihak yang ditunjuk untuk menerima pembayaran (nama orang/perusahaan, alamat, nomor rekening dan nama bank); 1

5 2) Nilai tagihan yang harus dibayar (kesesuaian dan/atau kelayakannya dengan prestasi kerja yang dicapai sesuai spesifikais teknis yang tercantum dalam kontrak). 3) Jadwal waktu pembayaran e. Memeriksa pencapaian tujuan dan/atau sasaran kegiatan sesuai dengan indicator keluaran yang tercantum dalam DIPA berkenaan dan/atau spesifikasi teknis yang sudah ditetapkan dalam kontrak. 7. Pejabat Penerbit SPM menandatangani SPM dan menerbitkannya dalm 3 rangkap, dengan rincian a. Lembar kesatu dan kedua disampaikan kepada KPPN. b. Lembar ketiga sebagai pertinggal pada satker yang bersangkutan c. Lengkapi dengan ADK. 8. Bendahara Pengeluaran mengirimkan SPM ke KPPN. 9. Bendahara pengeluaran mengambil/menerima SP2D dari KPPN dan mencatatnya dalam buku kas umum dan pembantu sebagai pengesahan atas pengeluaran/belanja tersebut. Untuk pembayaran belanja pegawai. PPABP melakukan pembukuam ke kartu kuning masing-masing pegawai. 2

6 Pembukuan Penerbitan SPM Pengajuan SPP 2.Diagram Alur 5.4A. Pembayaran LS Gaji PPABP Pejabat Pembuat Komitmen Bendahara Pengeluaran Pejabat Penerbit SPM Durasi mulai 2. Verifikasi Tagihan Penyusunan daftar Tagihan Rencana PNBP Gaji Unit Kerja 1 2 hari 2 1 hari Daftar Gaji Induk/Susulan/Ke kurangan Daftar Pembayaran Perhitungan 3. Pembuatan SPP SPP 4. Pembuatan SPP 5 1 hari 4 1 hari 5. Tanda Tangan SPP 6 1 hari 6. Pengajuan SPP 7. Pembuatan dan Tanda Tangan SPM 8. Kirim SPM SPM (ttd) SP2D 6. Pembukuan Selesai 3

7 MP Pembayaran LS Gaji No Prosedur Periode Otorisasi Ukuran Waktu 1 Setiap bulan maksimal PPABP 2 hai -Daftar gaji Penyusunan daftar tagihan setiap tanggal 10 Induk/susulan gaji -Tanggung Jawab Mutlak Dokumen Akses Keterangan PPABP, Bendahara Pengeluaran, PPK Pembutana daftar gaji memperhatikan perubahan status kepegawaian 2 Verifikasi Daftar Tagihan Gaji 1 hari setelah dok daftar tagihan gaji diterima (Verifikator Berkas) Pembuku RM 1 hari -Daftar gaji Induk/susulan -Tanggung Jawab Mutlak Jika dok benar, Pembuku menyerahkan dok ke Bendahara pengeluaran 3 Validasi Daftar Tagihan Gaji 1 hari setelah dok daftar tagihan gaji diterima 4 Pembuatan SPP 1 hari setelah dok daftar tagihan gaji diterima 5 Validasi SPP 1 hari setelah dok daftar tagihan gaji diterima (validator Berkas) Bendahara Pengeluaram 1 hari -Daftar gaji Induk/susulan -Tanggung Jawab Mutlak Petugas SPP 1 hari -Daftar gaji Induk/susulan -Tanggung Jawab Mutlak -SPP Penanggung jawab Kegiatan 1 hari -Daftar gaji Induk/susulan -Tanggung Jawab Mutlak -SPP Jika dok benar, Bendahara pengeluaran membubuhkan tanda tangan pada daftar tagihan 4

8 No Prosedur Periode Otorisasi Ukuran Waktu 6 Penandatanganna Draft PPK Tagihan Dokumen Akses Keterangan -Daftar gaji Induk/susulan -Tanggung Jawab Mutlak -SPP 7 Pembuatan SPM Verifikator SPM -SPP -SPM 8 Penandatanganan SPM Pejabat SPM -SPP -SPM 9 Pengiriman SPM Petugas Pengantar SPM -Surat Pengantar -SPM SPTB yang tanda tangan hanya PPK 5

9 3 Standar Waktu Penyelesaian 1. Tahap Pengajuan SPP diselesaikan paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah dokumen pendukung SPP-LS diterima secara lengkap dan benar dar penerimaan hak 2. Tahap Penerbitan SPM diselesaikan paling lambat 6-7 hari kerja. Dengan rincian sebagai berikut: a. SPP-LS untuk pembayaran belanja pegawai oleh PPK dan disampaikan kepada PP- SPM paling lambat 4 (empat) hari kerja setelah dokumen pendukung SPP-LS untuk pembayaran belanja pegawai diterima secara lengkap dan benar dari PPABP b. SPM beserta dokumen pendukung yang dilengkapi dengan ADK SPM disampaikan kepada KPPN oleh KPA atau pejabat yang ditunjuk paling lambat 2 (dua) hari kerja setelah SPM diterbitkan. 6

10 Manual Prosedur Pembayaran LS Non-Gaji Kode : MP.FP.UTM Revisi : Halaman : 1. Prosedur Kerja 1. Bendahara Pengeluaran Pembantu melakukan penyusunan Daftar Tagihan. Sesuai dengan Bukti-bukti tagihan yang diterima. Daftar Tagihan harus ditandatangani atasan langsung. 2. Staf Pengelola RM/PNBP (tergantung sumber dananya) melakukan verifikasi kelengkapan dan kebenaran tagihan, kemudian diserahkan kepada PPK. Atas verifikasi tersebut menerbitkan SPTB. Unttuk belnja non-pegawai. Yang diteliti adalah sesuai ketentuan yang diantar dalam sub bsb 2.3 pasal Pejabat Pembuat Komitmen membuat konsep SPP berdasarkan bukti-bukti yang diterima. Pejabat Pembuat Komitmen melengkapi SPP dengan lampiran sesuai ketentuan pada Subbab 2.3, kemudian menyerahkan SPP dan SPTB kepada Bendahara Pengeluaran 4. Bendahara Pengeluaran melakukan pengujian terhadap bukti-bukti tersebut. Kemudian meneruskan SPP dan SPTB beserta bukti tagihan kepada pejabat Pembuat Komitmen untuk ditandatangani 5. Pejabat Pembuat Komitmen kemudian menandatangani dan mengirimkan dokumen SPP beserta lampiran kepada pejabat Penerbit SPM. 6. Pejabat Penerbit SPM kemudian melakukan pengujuan terhadap SPP yang diterima, dengan aktivitas sebagai berikut: a. Memeriksa secara rinci dokumen pendukung SPP sesuai dengan ketentuan yang berlaku. b. Memeriksa ketersediaan pagu anggaran dalam DIPA untuk memperoleh keyakinan bahwa tagihan tadi melalmpaui batas pagu anggaran c. Memeriksa kesesuain rencana kerja dan/atau kelayakan hasil kerja yang dicapai dengan indikator keluaran. d. Memeriksa kebenaran atas hak tagih yang menyangkut antara lain: 7

11 1) Pihak yang ditunjuk untuk menerima pembayaran (nama orang/ perusahaan, alamat, nomor rekening dan nama bank); 2) Nilai tagihan yang harus dibayar (kesesuaian dan/atau kelayakannya dengan prestasi kerja yang dicapai sesuai spesifikasi teknis yang tercantum dalam kontrak). 3) Jadwal waktu pembayaran e. Memeriksa pencapaian tujuan dan/atau sasaran kegiatan sesuai dengan indikator keluaran yang tercantum dalam DIPA berkenaan dan/atau spesifikasi teknis yang sudah ditetapkan dalam kontrak. 7. Pejabat Penerbit SPM menandatangani SPM dan menerbitkannya dalam 3 rangkap, dengan rincian: a. Lembar kesatu dan kedua disampaikan kepada KPPN. b. Lembar ketiga sebagai pertinggal pada satker yang bersangkutan. c. Lengkapi dengan ADK. 8. Bendahara Pengeluaran mengirimkan SPM ke KPPN. 9. Bendahara Pengeluaran mengambil/menerima SP2D dari KPPN dan mencatatnya dalam Buku Kas Umum dan Buku Pembantu sebagai pengesahan atas pengeluaran/be;anja tersebut 8

12 MP PEMBAYARAN LS BENDAHARA PENGELUARAN (NON GAJI) No. Prosedur Periode Otorisasi Ukuran Waktu 1 Penyusunan daftar Setiap saat 2 hari -Daftar tagihan tagihan -SPTB 2 Verifikasi Daftar Tagihan 1 hari setelah dok daftar tagihan diterima (Verifikator Berkas) Pembuku RM 1 hari -Daftar tagihan -SPTB Dokumen Akses Keterangan - Atasan Langsung Daftar tagihan harus ditandatangani atasan lansgung Jika dok benar, pembuku menyerahkan dok ke Bendahara pengeluaran 3 Verifikasi Daftar Tagihan 1 hari setelah dok daftar tagihan diterima 4 Pembuatan SPP 1 hari setelah dok daftar tagihan diterima 5 Validasi SPP 1 hari setelah dok diterima (Validator Berkas) Bendahara Pengeluaran 1 hari -Daftar tagihan -SPTB Petugas SPP 1 hari -Daftar tagihan -SPTB -SPP Penanggung jawab kegiatan 1 hari -Daftar tagihan -SPTB -SPP 6 Penandatanganan SPP PPK -Daftar tagihan -SPTB -SPP 7 Pembuatan SPM Verifikator SPM -SPP -SPM 8 9 Penandatanganan SPM Pejabat SPM -SPP -SPM Pengiriman Petugas Pengantar SPM -Surat Pengantar -SPM Jika dok benar, Bendahara pengeluaran hanya membubuhkan paraf pada daftar tagihan (SPTB LS yang ttd hanya PPK) Jika dok benar, penanggung jawab membubuhkan paraf SPP 9

13 2. Standar Waktu Penyelesaian 1. Tahap Pengajuan SPP diselesaikan paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah dokumen pendukung SPP-LS diterima secara lengkap dan benar dari Penerima hak. 2. Tahap Penerbitan SPM diselesaikan paling lambat 6 7 hari kerja dengan rincian sebagai berikut : a. SPP-LS untuk non belanja pegawai diterbitkan oleh PPK dan disampaikan kepada PP- SPM paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah dokumen pendukung SPP_LS diterima secara lengkao dan benar dari penerima hak b. SPM beserta dokumen pendukung yang dilengkapu dengan ADK SPM disampaikan kepada KPPN oleh KPA atau pejabat yang ditunjuk paling lambat 2 (dua) hari kerja setelah SPM diterbitkan. 10

14 Manual Prosedur Pembayaran LS Pihak Ketiga Kode : MP.FP.UTM Revisi : Halaman : 1.Prosedur Kerja 1. Penerima Hak memberikan tagihan kelengkapannya kepada Bendahara Pengeluaran pembantu () untuk kemudian diversifikasi. Jika dokumen benar, kemudian: a. Membuatkan SPTB b. Membuatkan Surat Pengantar Pencairan yang ditujukan kepada Pejabat Pembuat Komitmen dan dimintakan tantangan atasan langsung. 2. Staf Pengelola RM/PNBP (tergantung sumber dananya) melakukan verifikasi kelengkapan dan kebenaran tagihan, kemudian diserahkan kepada PPK. Untuk belanja non-pegawai, yang diteliti adalah sesuai ketentuan yang diatur dalam subbab 2.3 pasal Pejabat Pembuat Komitmen membuat konsep SPP berdasarkan bukti-bukti yang diterima. Pejabat pembuat Komitmen melengkapi SPP dengan lampiran sesuai ketentuan pada sub bab 2.3, kemudian menyerahkan SPP dan SPTB kepada bendahara Pengeluaran 4. Bendahara Pengeluaran melakukan pengujian terhadap bukti-bukti tersebut, kemudian meneruskan SPP dan SPTB beserta bukti tagihan kepada Pejabat Pembuat Komitmen untuk ditandatangani. 5. Pejabat Pembuat Komitmen kemudian menandatangani dan mengirimkan dokumen SPP beserta lapiran kepada pejabat Penerbit SPM. 6. Pejabat Penerbit SPM kemudian melakukan pengujian terhadap SPP yang diterima, dengan aktivitas sebagai berikut: a. Memeriksa secara rinci dokumen pendukung SPP sesuai dengan ketentuan yang berlaku. b. Memeriksa ketersediaan pagu anggaran DIPA untuk memperoleh keyakinan bahwa tagihan tidak melampaui batas pagu anggaran. c. Memeriksa kesesuaian rencana kerja dan/atau kelayakan hasil kerja yang dicapai dengan indikator keluaran. d. Memeriksa kebenaran atas hak tagih yang menyangkut antara lain: 11

15 1) Pihak yang ditunjuk untuk menerima pembayaran (nama orang/ perusahaan, alamat, nomor rekenong, dan nama baik); 2) Nilai tagihan yang harus dibayar (kesesuaian dan/atau kelayakannya dengan prestasi kerja yang dicapai sesuai spesifikasi teknis yang tercantum dalam kontrak); 3) Jadwal waktu pembayaran e. Memeriksa pencapaian tujuan dan/atau sasaran kegiatan sesuai dengan indikator keluaran yang tercantum dalam DIPA berkenaan dan/atau spesifikasi teknis yang sudah ditetapkan dalam konttrak. 7. Pejabat Penerbit SPM menandatangani SPM dan menerbitkannya dalam 3 rangkap, dengan rincian: a. Lembar kesatu dan kedua disampaikan kepada KPPN b. Lembar ketiga sebagai pertinggal pada Satker yang bersangkutan c. Lengkapi dengan ADK 8. Bendahara Pengeluaran mengirimkan SPM ke KPPN Bendahara Pengeluaran,menngambil/menerima SP2D dan KPPN dan mencatatnya dalam buku Kas Umum dan Buku Pembantu srbagai pengesahan atas pengeluaran/belanja tersebut. 12

16 Pembukuan Penerbitan SPM Pengajuan SPP 2 Diagram Alur 5.4C. Pembayaran LS Pihak Ketiga PPABP Pejabat Pembuat Komitmen Bendahara Pengeluaran Pejabat Penerbit SPM Durasi mulai 2. Verifikasi Tagihan Kontrak SPK Berita Acara Faktur Pajak & SPP SPTB 1 2 hari 2 1 hari 3. Pembuatan SPP 4. Pembuatan SPP 1. Verifikasi permohonan Pencairan dana pembuatan Surat Pengantar SPP 5. Tanda Tangan SPP 5 1 hari 4 1 hari 6 1 hari 6. Pengajuan SPP 7. Pembuatan dan Tanda Tangan SPM 8. Kirim SPM SPM (ttd) SP2D 9. Pembukuan Selesai 13

17 MP PEMBAYARAN LS PIJAK III No. Prosedur Periode Otorisasi Ukuran Waktu 1 Memasukkan Setiap saat Pihak III -Berkas Pencairan - pengauan pencairan ke Atasan Langsung 2 Verifikasi dok permohonan pencairan 1 hari setelah dok daftar tagihan diterima Dokumen Akses Keterangan Berkas pencairan terdiri: -Surat permohonan pihak III -SPK Referensi Bank Kwitansi -SPP -Copy NPWP Faktur 1 hari -Berkas Pencairan Jika dok benar, membuatkan SPTB 3 Pembuatan SPTB & Surat Pengantar 4 Validasi & Penandatanganan Surat Pengantar Dok pencairan LS pihak III 1 hari setelah dok daftar tagihan diterima 1 hari setelah dok diterima 1 hari -Berkas Pencairan -Surat Pengantar -SPTB Atasan langsung 1 hari -Surat Pencairan -Surat Pengantar -SPTB, Atasan langsung Atasan Langsung Jika dok lengkap diserahkan ke atasan langsung untuk divalidasi & minta tanda tangan surat pengantar Jika dok sudah benar segera dikirim ke PPK 5 Pengiriman dok pencairan LS pihak III ke PPK 1 hari setelah dok divalidasi & surat pengantar ditandatangani /Pembuku 1 hari -Surat Pengantar -Berkas Pencairan -SPTB Dokumen diterima oleh petugas pembuat SPP 6 Pembuatan SPP 1 hari setelah dok diterima Petugas SPP 1 hari -Berkas Pencairan -SPTB -SPP Dok benar diserahkan ke Bendahara pengeluaran untuk diverifikasi 14

18 No. Prosedur Periode Otorisasi Ukuran Waktu 7 Verifikasi SPP 1 hari setelah dok Bendahara 1 hari -Berkas Pencairan diterima Pengeluaran -SPTB -SPP Dokumen Akses Keterangan Jika benar, Bendahara pengeluaran membubuhkan paraf si SPTB 8 Validasi SPP 1 hari setelah dok diterima Penanggungjawab Kegiatan -Berkas Pencairan -SPTB -SPP 9 Penandatanganan SPP PPK 10 Pembuatan SPM Verifikator SPM 11 Penandatanganan SPM Verifikator SPM 12 Pengiriman SPM Petugas Pengantar SPM 15

19 3. Standar Waktu Penyelesaian 1. Tahap pengajuan SPP diselesaikan paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah dokumen pendukung SPP-LS diterima secara lengkap dan benar dari penerima Hak. 2. Tahap Penerbitan SPM diselesaikan paling lambat 6 7 hari kerja, dengan rincian sebagai berikut : a. SPP-LM untuk pembayaran belanja pegawai diterbitkan oleh PPK dan disampaikan kepada PP-SPM paling lambat 4 (empat) hari kerja setelah dokumen pendukung SPP-LS untuk pembayaran belanja pegawai diterima secara lengkap dan benar dari PPABP. b. SPP-LS untuk non belanja pegawai diterbitkan oleh PPK dan disampaikan kepada PP-SPM paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah dokumen pendukung SPP-LS diterima secara lengkap dan benar dari penerima Hak. c. SPM beserta dokumen pendukung yang dilengkapi dengan ADK SPM disampaikan kepada KPPN oleh KPA atau pejabat yang ditunjuk paling lambat 2 (dua ) hari kerja setelah SPM. 16

20 Manual Prosedur Pengisian UP Kode : MP.FP.UTM Revisi : Halaman : 1.Prosedur Kerja 1. Bendahara Pengeluaran Pembantu menerbitkan Surat Permintaan UP/TUP 2. Jika jumlah UP yang diminta melebihi Rp. 200 juta, maka lanjutkan ke prosedur (Tambahan UP). Bendahara Pengeluaran meneruskan surat permintaan UP/TUP kepada pejabat pembuat Komitemen. 3. Pejabat pembuat Komitmen membuat konsep SPP sesuai dengan anggaran yang tersedia dalam DIPA dan batas penyediaan UYHD (Uang Yang Dipertanggungjawabkan) dalam poin 2.5.c, dan melengkapi lampiran sesuai ketentuan pada Subbab Pejabat pembuat komitmen kemudian menandatangani dokumen SPP. 5. Pejabta penerbit SPM kemudian melakukan pengujian terhadap SPP yang diterima, dengan aktivitas sebagai berikut; a. Memeriksa secara rinsi dokumen pendukung SPP sesuai dengan ketentuan yang berlaku. b. Memeriksa ketersediaan pagu anggaran dalam DIPA untuk memperoleh keyakinan bahwa tagihan tidak melapaui batas anggaran. c. Memeriksa kesesuaian rencana kerja dan/atau kelayakan hasil kerja yang dicapai dengan indikator keluaran. d. Memeriksa kebenaran atas hak tagih yang menyangkut antara lain: 1) Pihak yang ditunjuk untuk menerima pembayaran (nama orang/ perusahaan, alamat, nomor rekening dan nama bank) 2) Nilai tagihan yang harus dibayar (kesesuaian dan/atau kelayakannya dengan prestasi kerja yang dicapai sesuai denga spesifikasi teknis yang tercantum dalam kontrak). 3) Jawal waktu pembayaran e. Memeriksa pencapaian tujuan dan/atau sasaran kegiatan sesuai dengan indikator keluaran yang tercantum dalam DIPA berkenaan dan/atau spesifikasi teknis yang sudah ditetapkan dalam kontrak 6. Pejabat Penerbit SPM menandatangani SPM dan menerbitkannya dalam 3 rangkap, dengan rincian; 17

21 a. Lembar kesatu dan kedua disampaikan kepada KPPN. b. Lembar ketiga sebagai pertinggal pada Satker yang bersangkutan c. Lengkapi dengan ADK 7. Bendahara Pengeluaran mengirimkan SPM ke KPPN 8. Setelah ada berita SP2D telah terbit, maka bendahara pengeluaran menerima dan meneliti SP2D, kemudian mencatat ke dalam Buku Kas Umum. 9. Setelah terjadi pemindahbukuan ke rekening Bendahara Pengeluaran, uang maka didistribusikan dalam bentuk pemindahbukuan kepada yang mengajukan. Bendahara Pengeluaran membuat Bukti Pengeluaran Uang Muka (BPUM) dan meminta tanda tangan dari sesudah melakukan pemindahbukuan. a. Dalam hal TUP, pemindahbukuan TUP kepada yang mengajukan dilakukan secara termin (tidak sekaligus 100 %). Hal ini dilakukan agar tertib segera mengirimkan SPTB beserta bukti-bukti pengeluaran. 10. menandatangani BPUM dari Bendahar Pengeluaran, dan mencatat penerimaan uang muka 11. Bendahara pengeluaran membukukan pengeluaran uang muka sesuai BPUM 18

22 Pembukuan Pencairan Pengajuan 2. Diagram Alur 5.5 Pengisian Uang Persediaan (UP) Bendahara Pengeluaran Pembantu Bendahara Pengeluaran Pejabat Pembuat Komitmen Pejabat Penerbit SPM Durasi mulai 1 3. Pembuatan SPP 3 2 hari Pembuatan Surat Permintaan Lampiran SPP SPP Surat Permintaan UP/TUP Tanda Tangan SPP 2. Jumlah TUP YA 5.7 Permintaan Tmabhan TUP 5. Pengujian SPP 6. Pembuatan dan Tanda Tangan 7 7 hari 7. Kirim SPM SPM (ttd) SP2D 8 1 hari 8. Pembukuan 9. Pemindahbukuan 9 1 hari 10 1 hari 11 1 hari 10. Tanda Tangan Bukti 11. Pembukuan Selesai 19

23 MP PENGISIAN UANG PERSEDIAAN (UP) No Prosedur Periode Otorisator & Otorisasi 1 Mulai Ukuran Waktu Dokumen Akses Keteragan 2 Pembuatan Surat Setelah SPTB : Permintaan siap -Menyampaikan Pembayaran (SPP) UP/TUP SPTB -Mengajukan/ membuat SPP UP/TUP - -Membuat SPP UP/TUP 3 Secara periodik Bendahara -Menghitung jumlah permintaan UP/TUP>200jt? -Memproses permintaan TUP -Entry data/informasi 4 Setelah SPP Diterima Pejabat Pembuat Komitmen -Menguji SPP -Rekomendasi Ya/Tidak -Menandatangani SPP 1 jam/dokumen SPTB dilengkapi bukti Surat Permohonan SPP UP/TUP Membuat SPP UP/TUP 1 jam/dokumen 1 hari untuk penyiapan SPP 1 jam/spp Membuat SPP UP/TUP SPP yang di ttd Atasan BP PPK Atasan langsung BP PPK Atasan langsung Dokumen disampaikan ke Bendahara Pengeluaran SPP dan lampiran diserahkan kepada PPK Jika tidak dikembangkan ke BP Jika Ya., SPP yang ttd diserahkan kepada pejabat penerbit SPM 20

24 No Prosedur Periode Otorisator & Otorisasi 5 Setelah SPP Pejabat Penerbit diterima SPM: -Pengajuan SPP -Rekomendasi Ya/Tidak -Membuat dan ttd SPM -Entry 6 Proses penerbitan SP2D di KPPN 7 Pembukuan Pemindahbukuan Setelah diterima Setelah diterima SPM SP2D data/informasi - KPPN/ Bendahara Umum UTM : Pemberthuan apakah SPM diterima / revisi Bendahara Pengeluaran - Pembukuan dan pemindahbukuan Ukuran Waktu Dokumen Akses Keteragan 1 jam/spm SPP yang d ttd BP SP2D SP2D Buku kas umum Buku kas pembantu PPK Atasan langsung BP PPK Atasan PPK Atasan langsung BP PPK & atasan PPK Jika tidak dikembalikan ke BP. Jika Ya, SPM yang ttd diserahkan BP untuk dikirim kepada KPPN Jika BLU, SP2D PNBP diproses oleh Bendahara Umum UTM 8 Selesai Atasan langsung 21

25 3. Standar Waktu Penyelesaian 1. SPP-UP diterbitkan oleh PPK dan disampaikan kepada PP-SPM paling lambat 2 (dua) hari kerja setelah diterimanya permintaan UP dari bendahara Pengeluaran 2. Pengujian SPP-UP/TUP sampai dengan penerbitan SPM-UP//TUP oleh PP-SPM diselesaikan paling lambat 2 (dua) hari kerja setelah SPP-UP/TUP beserta dokumen pendukung diterima secara lengkap dan benar dari PPK 3. Tahap pncairan (Peerbitan SPM) diselesaikan paling lambat 6-7 hari kerja, dengan rincian sebagai berikut : a. SPM beserta dokumen pendukung yang dilengkapi dengan ADK SPM disampaikan kepada KPPN oleh KPA atau pejabat yang ditunjuk paling lambat 2 (dua) hari kerja setelah SPM diterbitkan. 22

26 Manual Prosedur Pengagantian UP (GUP) Kode : MP.FP.UTM Revisi : Halaman : 1.Prosedur kerja 1. Bendahara pengeluaran mengecek di buku pembantu UYHD bila dana telah habis/ atau pengguna Dana UP telah mencapai 75 % dari Dana UP yang diterima 2. Bendahar pengeluaran menyusin bukti-bukti pengeluaran sesuai kegiatan, sub kegiatan dan Mata Anggaran Pengeluaran (MAK) masing-masing, serta membuat konsep SPP-GUP dan SPM-GUP dan membuat rencana penggunaan dengan melampirkan semua bukti pengeluaran yang bersangkutan 3. Proses dilanjutkan sesuai prosedur kerja pada sub bab (Pengisian UPA). 23

27 2 Diagram Alur 5.6 Ganti Uang Persediaan (UP) Bendahara Pengeluaran Durasi Mulai Cek Saldo Buku Pembantu Penggunaan 1 2 hari >75 % Ya 2. Mengumpulkan SPTB Bukti (ttd) Pengeluaran 2 2 hari Tidak Pengisian UP Selesai 24

28 MP GANTI UANG PERSEDIAAN (GUP) No Prosedur Periode Otorisator & Otorisasi 1 Mulai Ukuran Waktu Dokumen Akses Keteragan 2 Cek Saldo Buku Pembantu UP 3 Selesai Secara Periodik - Bendahara - Pengeluaran : - -Cek Saldo buku pembantu UP - -Apakah penggunaan >75 % - -Mengumpulkan SPTB sesuai MAK - -Verifikasi 1 hari SPTB Buku pngeluaran BP PPK Atasan PPK Atasan langsung Jika tidak maka revisi. Jika Ya maka pengisian UP 25

29 Manual Prosedur Tambahan UP (TUP) Kode : MP.FP.UTM Revisi : Halaman : 1. Prosedur Kerja 1. Bendahara pengeluaran menerima permintaan tambahan dana karena adanya pengeluaran yang sangat besar, yang tidak dapat tertampung dalam mekanisme pembayaran GUPyang dimintakan, kemudian membuat konsep persetujuan kepada KPPN apabila k=jumlahnya kurang atau sama dengan Rp ,00 apabila lebih maka persetujuan di ajukan kepada kantor wilayah perbendaharaan. Selanjutnya konsep surat ermintaan permintaan persetujuan tambahan uang persediaan disampaikan kepada pejabat penerbit SPM 2. Pejabat penerbit SPM meneliti, memberi paraf konsep surat permintaan persetujuan tambahan uang presiden kemudian menyampaikan lkepada pejabat pembuat komitmen 3. Pejabat pembuat komitmen meneliti dan menandatangani surat permintaan persetujuan tambahan uang persediaan 4. Bendahara pengeluaran mengirimkan surat permintaan persetujuan tambahan uang persediaan ke KPPN 5. Setelah mendapatkan berita telah ada persetujuan dari KPPN, bendahara pengeluaran mengambil persetujuan dari KPPN 6. Proses dilanjutkan sesuai prosedur kerja pada subbab (pengisian UP) 7. Jika pada akhir pelaksanaan kegiatan terdapat sisa dana TUP, maka sisa dana tersebut harus disetorkan ke atas negara melalui mekanisme sesuai prosedur kerja pada sub bab (pengembalian ke kas negara) 26

30 2. Diagram Alur 5.7 Permintaan Tambahan UP Pejabat Pembuat Ko Bendahara Pengeluaran Pejabat Penerbit SPM Durasi Mulai hari Pembuatan Surat Permintaan Persetjuan TUP Pembuatan Surat Permintaan Persetujuan TUP Surat Permintaan Persetujuan TUP 3. Tanda Tangan Surat Permintaan Persetujuan TUP Surat Permintaan Persetujuan TUP (ttd) Verifikasi Surat Permintaan Persetujuan 2 1 hari Kirim Surat permintaan Persetujuan TUP ke KPPN 4 3 hari 5 Persetujuan 6. Pengisian UP hari Ada sisa Dana TUP Ya Pengambilan ke Kas Negara Tidak Selesai 27

31 MP PERMINTAAN TAMBAHAN UP No Prosedur Periode Otorisator & Otorisasi Ukuran Waktu 1 Mulai Dokumen Akses Keterangan 2 Mengajukan TUP /Unit - Mengajukan TUP 3 Verifikasi dukumen Setelah diterima Bendahara Pengeluaran (BP) TUP - Verifikasi dokumen - Rekomendasi Ya/Tidak - Membuat surat persetujuan TUP dan SPP - Entry data/informasi 4 Verifikasi Surat Permintaan Persetujuan TUP 5 Tanda tangan surat permintaan persetujuan TUP Setelah diterima Surat permintaan persetujuan TUP Setelah diterima rekomendasi surat permintaan persetujuan TUP Pejabat Penerbit SPM: -Verifikasi dokumen - Rekomendasi Ya/Tidak - Membuat SPM - entry data/informasi PPK: - Tanda tangan - Entry data/informasi Rekening koran Atasa langsung 2 jam Surat BP permintaan Atasan langsnu persetujuan TUP BP Atasan langsung 1 jam Surat permintaan persetujuan TUP 3 hari Surat permintaan persetujuan TUP (ttd) dilampiri : Rincian SPP dan SPM TUP BP Atasan langsnu BP Atasan langsung PPK BP Atasan langsung BP Atasan langsung 6 Penerbitan SP2D KPPN SP2D PPK BP Atasan langsung BP Atasan langsung Permintaan kepada Bendahara Pengeluaran Jika tidak, dikembalikan kepada Jika Ya direkomnendasikan kepada pejabat penerbit SPM Jika Tidak dikembalikan BP Jika Ya direkomendasikan ke PPK untuk di ttd Dikirim ke KPPN Dierima oleh BP 7 Register Pengisian Setelah SP2D Bendahara Pengeluaran 2 jam SP2D BP Dana TUP diserahkan ke 28

32 UP 10 Pertanggung jawaban TUP diterima Maksimut 1 bulan Maksimum 1 bulan -Register8 -Pengisian UP -entry data/informasi - verifikasi apakah ada sisa dana TUP Menyusun SPTB Paling lambat H-3 hari aktig Daftar isian UP SPTB buktibukti Atasan langsung BP Atasan langsung / pelaksana kegiatan dana TUP dikembalikan 29

33 Manual Prosedur Pembayaran dengan UP Kode : MP.FP.UTM Revisi : Halaman : 1. Prosedur Kerja 1. Berdasarkan tagihan dan lampiran dari penerima Hak, bendahara pengeluaran membuat slip pencairan beserta daftar pencairan slip, kemudian meneruskannya kepada atasan : a. Daftar pencairan slip ini akan memuat apa saja pembayaran yang dilakukan secara tunai maupun pemindahbukuan (sesuai kontrak non LS, sesuai kriteria penggunaan dana UP 2. Atasan menilai daftar pencairan slip menandatangani slip pencairan bersama (joint account) 3. Bendahara pengeluaran pembantu menerima dan mencairkan slip ke Bank 4. Bendahara pengeluarkan mempersiapkan kuitansi UP, dan memotongkan pajak atas tagihan yang kemudian dibuatkan bukti potong PPh/PTN. Bendahara pengeluaran menyerahkan kuitansi UP kepada pejabat pembuat komitmen. 5. Pejabat pembuat komitmen menandatangani kuitansi UP 6. Bendahatra pengeluaran menyerahkan uang ke penerima hak, memotongkan pajaknya, dan meminta agar menandatangani kuitansi UP 7. Bendahara pengeluaran membuktikan transaksi di buku kas umum serta buku pembantu 30

34 Pembayaran Pencairan Persiapan 2. Diagram Alur 5.8 Pembayaran dengan UP Pejabat Pembuat Komitmen Atasan langsung Bendahara Pengeluaran Pembantu () Penerima Hak Durasi Mulai 1 1 hari 1. Mempersiapkan slip pencairan Tagihan dari penerima hak 2. Verifikasi daftar pencairan slip Daftar kebutuhan pencairan 2a. Tandatangan slip pencairan 3. Pencairan uang UP dari rekening 3 1 hari 4. Mempersiapkan kuitansi Kuitansi 5 1 hari (ttd Benda) Bukti potong PPh, PPN 5. Tandatangan kuitansi Kuitansi (ttd PPK) 6. Pembayaran kepada penerima hak Kuitansi 7 1 hari (ttd Penerima) 7. Pembukuan Selesai 31

35 MP PEMBAYARAN DENGAN UP No Prosedur Periode Otorisator & Otorisasi 1 Mulai Ukuran Waktu Dokumen Akses Keteragan 2 Penerima hak melakukan tagihan 3 Mempersiapkan slip pencairan Verifikasi daftar pencairan slip dan tandatangan slip pencairan Pencairan uang UP dari rekening Verifikasi rekening dari (dilanjutkan ke prosedur/mp pertanggungjawaban UP/TUP Tandatangan kuitansi Sesuai dengan skedul RKT Setelah menerima tagihan dari penerima hak Setelah menerima daftar kebutuhan pencairan Setelah menerima slip slip pencairan dari atasan langsung Setelah menerima dokumen dari Setelah menerima Penerima Hak - Menugaskan Kasubag keuangan/staf memeriksa dokumen Atasan lansgung tanda tangan slip pencairan dengan memperhatikan rekomendasi menugaskan Kasubag kwuangan /Staf mempersiapkan kuitansi bukti potonh PPh dan PPN Bendahara pengeluaran verifikasi Ya /Tidak entry data/informasi Pejabat pembuat komitmen (PPK) menandatangani kuitansi yang telah direkomendasi 1 jam/dkp Surat tagihan 1 hari untuk dilengkapi semua DKP proposal/tor yang masuk kegiatan SK hari ini Rektor/dekan/kepala unit 1 jam Daftar kebutuhan pencairan (DKP) rekomendasi Ya / tidak 1 jam Slip pencairan yang dilengkapi dengan DKP yang telah direkomendasikan 1 jam/dokumen 1 hari untuk semua dokumen yang masuk hari ini 1 hari untuk semua kuitansi yang masuk hari ini Kuitansi (ttd bendahara) bukti potong PPh, PPN DKP yang direkomendasikan Kuitansi yang di tandatangani Atasan langsung Arsip Atasan lansguung Dekan Atasan langsung Arsip Atasan langsung Pembantu rektor 2 Diserahkan kepada Jika Ya diteruska kepada atasan langsung. Jika tidak dikembalikan kepada kepada penerima Hak Slip pencairan yang telah di ttd diserahkan kepada Menyerahkan kepada pengeluaran dokumen bendahara Jika Ya diserahkan ke pejabat pembuat komitmen. Jika Tidak dikembalikan ke Diteruskan ke bendahara pengeluaran untuk disiapkan 32

36 No Prosedur Periode Otorisator & Otorisasi Ukuran Dokumen Akses Keteragan Waktu 1 Mulai Pencairan 2 Menyiapkan pembayaran 3 Pembayaran dan pembukuan Selesai Setelah menerima kuitansi yang di ttd PPK Setelah menerima bukti transfer dana Bendahara pengeluaran -menyipakna pencairan -entry informasi pencairran -pemberitahuan /bendahara Unit - Membayarkan kepada penerima Hak - Pemberitahuan kepada penerima hak - Pembukuan 1 hari untuk semua kuitansi yang di ttd dan diteriam hari ini Dana / dokumen transfer Pembantu rektor 2 PPK Bendahara Pengeluaran 1 hari Bukti transfer Atasan langsung Dekan/Pimpinan unit Dibayarkan kepada atau langsing kepada penerima hak 33

37 Manual Prosedur Pertanggung jawaban Dana UP/TUP Kode : MP.FP.UTM Revisi : Halaman : 1. Prosedur Kerja 1. Bendahara pengeluaran pembantu mengumpulkan bukti-bukti transaksi selama pelaksanaan kegiatan dan membuat SPTB. Dalam pengumpulan bukti mengoptimalkan ketua dan bendahara kegiatan, kasub bag keuangan dan staf pembuku. SPTB beserta lampiran diserahkan kepada penerima berkas 2. Penerima berkas membuatkan tanda terima penerimaan berkas kepada. Pencairan berkas kemudian menyerahkan berkas kepada pembantu pejabat pembuat komitmen (pembantu staff pengelola RM atau PNBP) sesuai dengan sumber dana kegiatan 3. Pembantu staf pengelola RM atau PNBP melakukan verifikasi terhadap kebenaran berkas, kemudian meneruskan kepada staf pengelola RM atau PNBP. 4. Staf pengelola RM atau PNBP melkaukan validasi terhadap kebenaran berkas kemudian meneruskan kepada bendahara pengeluaran 5. Bendahara pengeluaran melakukan transaksi di buku kas umum serta buku pembantu 34

38 2. Diagram ALur 5.9 Pertanggungjawaban Dana UP/PT Bendahara Penerima Berkas Pengeluaran Pembantu Pembantu PPK (Pembantu Staf Pengelola RM) Pembantu PPK (Pembantu Staf Pengelola PNBP) Pembantu PPK (Staf Pengelola RM) Pembantu PPK (Staf Pengelola PNBP) Bendahara Pengeluaran Durasi Mulai 1 7 hari jam Pembayaran dengan UP Mengumpulkan buktibukti membuat SPTB 2. RM 3. PNBP jam 4 1 jam Sumber Dana Verifikasi Verifikasi 4. Validasi 5 1 jam 4. Validasi 5. Pembuktian Selesai 35

39 MP PERTANGGUNGJAWABAN DANA UP/TUP No Prosedur Periode Otorisator&Otorisasi Ukuran Waktu 1 Mulai Dokumen Akses Keterangan 2 Pembayaran denagn UP Setelah UP diterima 3 Mengumpulkan bukti dan membuat SPTB Persiapan kegiatan, saat kegiatan, setelah kegiatan melakukan pembayaran dengan UP: - Sesuai dengan akun dan kegiatan dalam PO Dipa sebagai pembuat. Dalam pengumpulan bukti mengoptimalkan ketua dan bendahara kegiatan, kasubag keuangan dan staf pembeku 4 Penerima Berkas: -Menerima berkas Memberi tanda terima Entry data 5 Pembantu PPK (pembuat staf Maksimal 7 hari setelah kegiatan SPTB dilampiri bukti-bukti transasksi yang valid dan andal 1 jam/ SPTB SPTB dan lampiran bukti A jam/ SPTB 1 hari untuk Tanda terima Rekomendasi Ya/Tidak" Pembantu Dekan 2 Ka BAUK Pembantu Dekan 2 Menyerahkan dokumen kepada penerima berkas. Memperoleh tanda terima penerimaan berkas Menyerahkan dokumen kepada pembantu PPK Ka BAUK Jika Ya maka 36

40 Selesai pengelola RM/PNBP) -Verifikasi berkas Rekomnedasi Ya/Tidak -entry dan informasi rekomendasi Ya/Tidak semua yang hari ini SPTB masuk Pembantu Dekan 2 dokumen diteruskan kepada pembantu PPK (staf pengelola RM/PNBP 37

41 Manual Prosedur Setoran ke Kas Negara Kode : MP.FP.UTM Revisi : Halaman : 1.Prosedur Kerja 1. Bendahara Penerimaan menerima bukti transfer (salinan slip) atau salinan rekening koran dari bank 2. Bendahara penerima melakukan verifikasi transfer rekening rektor 3. Bendahara penerima membuat dokumen SSBP (Surat Setoran Bukan Pajak), kemudian diteruskan kepada Supervisor 4. Supervisor bendahara penerimaan mememriksa dokumen SSBP dan menandatanganinya. Supervispr kemudian menyerahkan kembali dokumen SSBP kepada bendahara penerimaan 5. Bendahara penerimaan memproses pemindahbukuan dari rekening rektor ke rekening kas negara, kemudian membawa SSBP beserta bukti pemindahbukuan ke kantor pos atau Bank Persepsi. 6. Bendahara penerimaan menerima kembali SSBP lembar ke-1 dan 3 yang telah ditandatangani dan diberi cap oleh petugas, serta diberi NTPN (Nomor Transaksi Penerima Negara). Berkas berkas ini sebagai Bukti Penerimaan Negara (BPN) 7. Bendahara penerimaan membukukan BPN kedalam Buku Kas Umum. 38

42 2. Diagram Alur 5.10 Setoran ke Kas Negara (PNBP) Bendahara Penerimaan Supervisor Bendahara Penerimaan Rektor Durasi Mulai 1 1 jami 1. Verifikasi Rekening Rektor Tidak 2 1 hari 2. Pembuatan LPJ 3. Saldo Valid? 4. Pembuatan SSBP Ya 4 1 hari SSPB 5 1 Jam 5. Pembuatan Cek 6. Tanda tangan cek Cek Cek 6 1 hari 7. (ttd Rektor) Pemindahbukuan ke Kas Negara 7 1 Jam 8. Pembukuan Selesai 8 1 Jam 39

43 MP PENYETORAN KE KAS NEGARA (SSBP) No Prosedur Periode Otorisasi Ukuran Waktu 1 Verifikasi rekening Setiap bulan Bendahara 1 jam Rekening bendahara penerimaan setiap tanggal 5 penerimaan Koran 2 Penyusunan LPJ bendahara penerimaan Setiap bulan setiap tanggal 5 3 Pembuatan SSBP 1 hari setelah ada persetujuan penyetoran dari atasan langsung bendahara penerimaan 4 Permohonan pencairan Rek Bendahara penerimaan untuk penyetoran ke kas negara 5 Penyetoran ke kas Negara 6 Pencatatan SSBP dalam BKU bendahara penerimaan 1 hari setelah dokumen BA & SSBP diterima bendahara penerimaan Setelah cek ditandatangani rektor 1 hari setelah penyetoran ke Kas Negara Bendahara penerimaan Bendahara penerimaan Bendahara penerimaan Bendahara penerimaan Bendahara penerimaan Dokumen Akses Keterangan 1 hari Dok LPJ Bendahara penerimaan 1 hari Berita acara penyetoran ke kas Negara & Dokumen SSBP 1 hari Cek berita acara & SSBP 1 hari Bukti penyetoran dan SSBP yang sudah di validasi Bank 1 jam BKU Ka BAUK, Bendahara Penerimaan Bendahara penerimaan, Kasubag Keuangan, Kabag Keuangan, Ka BAUK, PR II dan Rektor Kasubag Keuangan, Kabag Keuangan, Ka BAUK, PR II dan Rektor Bendahara Penerimaan dan Kasubag Keuangan Bendahara Penerimaan dan Kasubag Keuangan Copy rekening koran diserahkan ke BAUK untuk di validsai Dok LPJ diserahkan ke BAUK untuk di validasi (jika terdapat saldo yang disetujui di setor dibuatkan SSBP) Berita acara diverifikasi kasubag keunagan, divalidasi Kabag Keuangan, ditandatangani ka.bauk disetujui PR II. Dok SSBP dilampirkan dalam BA diserahkan ke Rektor. Rektor mennadatangani Cek penyetoran dari rekening bendahara Penerimaan SSBP diserhakan ke Bank untuk penyetoran ke kas Negara 40

44 Manual Prosedur Pengembalian ke Kas Negara Kode : MP.FP.UTM Revisi : Halaman : 1.Prosedur Kerja 1. Bendahara pengeluraan membuat dokumen SSBP (Surat Setoran Pengembalian Belanja) 2. Bendahara pengeluaran menandatangani dokumen SSPB 3. Bendahhara pengeluaran memroses pemindahbukuan dari rekening Rektor ke rekening Kas Negara, kemudian membawa SSPB beserta bukti pemindahbukuan ke kantor Pos atau Bank Persepsi 2. Bendahar pengeluaran menerima kembali SSBP lembar ke 1 dan 3 yang telah ditandatangani dan diberi cap oleh petugas, serta diberi NTPN (Nomor Transaksi Penerimaan Negara). Berrkas berkas ini sebagai Bukti Penerimaan Negara (BPN) 3. Bendahara pengeluaran membukukan BPN kedalam Buku Kas Umum 41

45 2 Diagram Alur 5.11 Pengembalian ke Kas Negara Bendahara Pengeluaran Bendahara Pengeluaran Durasi Mulai 1. Melaporkan kelebihan realisasi belanja 1 1 hari 2 2 hari 2. Lampiran Surat Pemebritahuan kelebihan realisasi belnaja Verifikasi dan Laporan Berita acara Verifikasi 3 1 hari 3. Setoran dana ke Bendahara Pengeluaran 4. Pembuatan SSPB 4 1 jam Tanda Terima SSPB 5 1 hari 5. Pemindahbukuan ke Kas Negara 6 1 Jam 6. Pembukuan Selesai 42

46 MP PENGEMBALIAN KE KAS NEGARA (SSPB) No Prosedur Periode Otorisasi Ukuran Waktu 1 Untuk melaporkan Setiap terjadi kelebihan atas belanja kelebihan yang sudah realisasi belanja direalisasikan ke bendahara penegluaran 2 Verifikasi laporan kelebihan realisasi belanja unit 3 Penyetoran dana kelebihan belanja ke bendahara pengeluaran 1 hari setelah mendapat pemberitahuan dari 1 hari setelah BA verifikasi diterima 4 Pembuatan SSBP 1 hari setelah dana diterima 5 Penyetoran ke kas Negara 6 Pencatatan SSBP dalam BKU bendahara pegeluaran Setelah Dok SSPB dibuat & BA ditandatangani PPK 1 hari setelah penyetoran ke kas Negara 1 jam Surat pemeberitahua n kelebihan realisasi belanja Bendahara penerimaan 2 hari Berita acar verifikasi 1 hari Tanda terima dari bendahara pengeluaran Bendahara pengeluaran Bendahara pengeluaran Bendahara pengeluaran Dokumen Akses Keterangan 1 jam BA penyetoran SSPB & Dok SSPB 1hari Bukti penyetoran dan SSBP yang sudah di validasi Bank dan bendahara pengeluaran, atasan langsung dan Bendahara Pengeluaran, PPK, atasan langsung, Bendahara Pengeluaran, PPK Bendahara Pengeluaran, PPK Bendahara Pengeluaran, PPK 1 jam BKU Bendahara Pengeluaran & Kasubag Keuangan Pengembalian dengan nilai dibawah 10 juta dalam bentuk tunai, dan lebih dari 10 juta ditransfer ke rekening Bendahara pengeluaran Penyetoran di atas 10 juta harus dilakukan penandatanganan bukti pencairan Rek Bendahara Pengeluaran oleh PPK Copy SSPB diserahkan ke unit 43

47 Manual Prosedur Pengajuan & Pencairan Dana (RM / PNBP) Kode : MP.FP.UTM Revisi : Halaman : A. Tujuan 1, untuk menertibkan proses pengajuan pencairan dana dari program studi atau unit kegiatan di Fakultas Pertanian B. Ruang Lingkup Pekerjaan Kegiatan ini dimulai sejak unit kegiatan ataupun program studi mengajukan surat permintaan pencairan berupa LPJ kegiatan hingga mendapat disposisi dan PBP mencairkan dana yang diajukan C. Definisi Pencairan dana adalah proses pengajuan dana kegiatan yang telah dilaksanakan oleh program studi ataupun unit kegiatan di lingkungan Fakultas Pertanian dengan menyerahkan surat permohonan dan laporan pertanggung jawaban pelaksanaan kegiatan D. Referensi MP keuangan Universitas Trunojoyo Madura E. Uraian Prosedur No Sub Kegiatan Langkah-langkah pelaksanaan Penanggung jawab/ unit kerja Hasil Waktu 1 Persiapan a. Membuat surat pengajuan LPJ b. Menyerahkan surat pengajuan 2 Pelaksanaan a. Menerima surat pengajuan b. Mencatat surat & memberi lembar disposisi c. Menyerahkan surat pengajuan kpd Dekan d. Menerima surat pengajuan e. Mendisposisi surat ke PD II f. Menerima surat disposisi g. Menyerahkan disposisi ke Kabag h. Menerima disposisi utk ditindaklanjuti i. Menyerahkan disposisi kpd Kasubbag j. Menerima disposisi utk diproses k. Memverifiasi LPJ l. Menyerahkan disposisi ke Fakultas /Prodi Fakultas / Prodi Sekretaris Dekanat Sekretaris Dekanat Sekretaris DEkanat Dekan Dekan PD II PD II Kabag Kabag Kasubbag Kasubbag Kasubbag Surat Surat Surat Surat Surat Surat Surat Surat Surat Surat Surat Surat LPJ LPJ Surat & LPJ SPTB 15 meit 1 menit 1 menit 5 menit 2 menit 1 menit 3 menit 1 menit 3 menit 1 menit 3 menit 1 menit 10 menit 1 menit 44

48 m. Menerima surat disposisi LPJ n. Membuat SPTB o. Menandatangani SPTB p. Menyerahkan SPTB ke BAUK q. Menindaklanjuti pengajuan pencairan r. Memberitahukan ke Fakultas pencairan sdh cair s. Menyiapkan tanda terima dana t. Menandatangani slip pengambilan pencairan dana u. Mengarsip berkas pengajuan dan pencairan dana, Kasubbag, Kabag BAUK BAUK, Kasubbag, Kabag, Prodi SPTB SPTB Slip Pencairan Surat Slip penciran Slip Pencairan Arsip 1 menit 30 menit 5 menit 15 menit 10 menit 5 menit 3 menit 45

49 F. Bagan Alur Uraian Prosedur PRODI/FAKULTAS SEKRETARIS DEKANAT DEKAN PD II KABAG KASUBBAG KEUANGAN BAUK Mulai Membuat surat pengajuan LPJ Menyerah kan syrat Pengajuan Menerima surat pengajuan Mencatat dan memberi lembar disposisi surat kpd Dekan Menyerah kan surat pengajuan kpd Dekan Meneri ma surat pengaju an Mendispo sisi surat ke PD II Menerima surat disposisi Menyerah kan disposisi ke Kabag Menerima disposisi utk ditindakla njuti Menerima disposisi utk diproses Menyera hkan disposisi kpd Kasubbag Memverifi kasi LPJ Menyerah kan disposisi ke Menerim a surat disposisi LPJ Menandatanganin Slip pengambilan pencairan Dana Membuat SPTB Menandatangani SPTB Menyerahkan SPTB ke BAUK Menindakl anjuti pengajuan pencairan Menandata ngani anda Terima Dana Mengarsip berkas pengajuan dan pencairan dana Menyiapkan tanda Terima dana 46 Memberit ahukan ke Fakultas pencairan sdh cair

50 Manual Prosedur Pembagian Pagu DIPA Fakultas Pertanian Kode : MP.FP.UTM Revisi : Halaman : A. Tujuan Untuk menertibkan proses pembagian alokasi dana DIPA dari program studi atau unit kegiatan di Fakultas Pertanian B. Ruang Lingkup Pekerjaan Kegiatan ini dimulai sejak pihak Universitas menetapkan jumlah besaran dana DIPA yang diperuntukkan pada Fakultas Pertanian untuk satu tahun anggaran berjalan, kemudian pihak PD II mengundang para Ketua Program Studi dan unit kegiatan di lingkungan Fakultas Pertanian untuk rapat membicarakan proses pembagian dana DIPA yang akan dikelola oleh masing-masing unit C. Definisi Pembagian pagu didefinisikan sebagai proses penetapan jumlah besaran dana DIPA yang akan dikelola oleh pihak Fakultas Pertanian untuk kegiatan operasional Fakultas dan oleh program Studi serta oleh unit kegiatan di lingkungan Fakultas Pertanian untuk kegiatan operasionalnya untuk satu tahun anggaran. D. Referensi MP keuangan Universitas Trunojoyo Madura E. Uraian Prosedur No Sub Kegiatan Langkah-langkah pelaksanaan 1 Persiapan a. Penetapan Dipa oleh Universitas b. Membuat undangan rapat kepada semua ketua program studi dan unit kegiatan 2 Pelaksanaan a. Rapat koordinasi antara pihak Fakultas dengan semua Ketua Program Studi dan Unit Kegiatan b. Melakukan pembagian alikasi dana DIPA sesuai ketentuan yang telah baku. c. Pengisian Alokasi DIPA oleh Fakultas dan Prodi d. Kompilasi DIPA Fakultas dan Prodi e. Menyerahkan RAB DIPA FP ke Universitas untuk disahkan Penanggung jawab/ unit kerja Universitas Fakultas / Prodi Dekan dan PD II Fakultas/Prodi dan Unit kegiatan FP Fakultas/Prodi dan Unit kegiatan FP PD II PD II Hasil Surat Surat Notulensi Rancangan RAB Rancangan RAB RAB FP Waktu 47

51 F. Diagram Alir MP. PEMBAGIAN PAGU DIPA FAKULTAS PERTANIAN Universitas menetapkan alokasi DIPA untuk Fakultas Pertanian Rapat koordinasi Penetapan pembagian pagu DIPA masing-masing DIPA fakultas Prodi dan Program berdasarkan Studi Operasional fakultas (30 %) Operasional Program Studi Fakultas Pertanian (70 %) Penetapan pagu DIPA masingmasing Prodi berdasarkan data : - Jumlah mahasiswa - Jumlah laboratorium - Jumlah praktikum Pengisian DIPA oleh Fakultas dan masing-masing Program Studi Kompilasi DIPA fakultas dan Program studi DIPA FP `disetorkan ke Universitas untuk disahkan 48

52 Manual Prosedur Evaluasi Serapan DIPA Kode : MP.FP.UTM Revisi : Halaman : A. Tujuan Untuk pedoman pelaksanaan evaluasi serapan DIPA Fakultas Pertanian UTM B. Ruang Lingkup Pekerjaan Kegiatan ini dimulai sejak pihak Universitas mengesahkan PO DIPA UTM yang di dalamnya terdapat juga PO Fakultas Pertanian. Masing-masing unit diharapkan mengecek ulang PO DIPA tersebut dan segera mengajukan revisi jika ada kesalahan atau ada tambahan kegiatan unit. Setelah itu masing-masing unit melakukan kegiatan dengan menyerap dana DIPA. Penggunaan dan serapan dana DIPA ini dievaluasi secara berkala oleh Fakultas Pertanian. C. Definisi Evaluasi serapan DIPA didefinisikan sebagai proses evaluasi berkala dari serapan dana DIPA yang dikelola oleh pihak Fakultas Pertanian untuk kegiatan operasional Fakultas dan oleh program Studi serta oleh unit kegiatan di lingkungan Fakultas Pertanian untuk kegiatan operasionalnya untuk satu tahun anggaran. D. Referensi MP keuangan Universitas Trunojoyo Madura E. Uraian Prosedur No Sub Langkah-langkah pelaksanaan Kegiatan 1 Persiapan c. Penetapan Dipa oleh Universitas d. Membuat undangan rapat kepada semua ketua program studi dan unit kegiatan 2 Pelaksanaan f. Rapat koordinasi antara pihak Fakultas dengan semua Ketua Program Studi dan Unit Kegiatan g. Melakukan pelaporan serapan dana DIPA masing-masing unit. h. Evaluasi serapan dilakukan 4 bulan sekali i. Kompilasi serapan DIPA Fakultas dan Prodi j. Evaluasi kendala Penanggung jawab/ unit kerja Universitas Fakultas / Prodi Dekan dan PD II Fakultas/Prodi dan Unit kegiatan FP Fakultas/Prodi dan Unit kegiatan FP PD II Hasil Surat Surat Notulensi Serapan dana, Laporan Kegiatan Serapan dana, Laporan Kegiatan Waktu k. Tindakan perbaikan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan jadwal kegiatan dan jadwal serapan anggaran Fakultas/Prodi dan Unit kegiatan FP Fakultas/Prodi dan Unit kegiatan FP Laporan kendala Rencana tindak lanjut 49

53 Manual Prosedur Pengalokasian DIPA FP dalam Kegiatan Kode : MP.FP.UTM Revisi : Halaman : A. Tujuan Untuk menertibkan proses pembagian alokasi dana DIPA dari program studi atau unit kegiatan di Fakultas Pertanian menjadi bentuk kegiatan dan jumlah dananya. B. Ruang Lingkup Pekerjaan Kegiatan ini dimulai sejak pihak Universitas menetapkan jumlah besaran dana DIPA yang diperuntukkan pada Fakultas Pertanian untuk satu tahun anggaran berjalan, kemudian pihak PD II mengundang para Ketua Program Studi dan unit kegiatan di lingkungan Fakultas Pertanian untuk rapat membicarakan proses pembagian dana DIPA yang akan dikelola oleh masing-masing unit. C. Definisi Pembagian pagu didefinisikan sebagai proses penetapan jumlah besaran dana DIPA yang akan dikelola oleh pihak Fakultas Pertanian untuk kegiatan operasional Fakultas dan oleh program Studi serta oleh unit kegiatan di lingkungan Fakultas Pertanian untuk kegiatan operasionalnya untuk satu tahun anggaran. Pengalokasian DIPA harus disesuaikan dengan aturan baku, minimal terdapat kegiatan: pengajaran, praktikum, penjaminan mutu, peningkatan penelitian dan pengabdian, peningkatan kerjasama, rapat rutin, pengelolaan jurnal. D. Referensi MP keuangan Universitas Trunojoyo Madura E. Uraian Prosedur No Sub Kegiatan Langkah-langkah pelaksanaan 1 Persiapan a. Penetapan Dipa oleh Universitas b. Membuat undangan rapat kepada semua ketua program studi dan unit kegiatan 2 Pelaksanaan a. Rapat koordinasi antara pihak Fakultas dengan semua Ketua Program Studi dan Unit Kegiatan b. Melakukan pembagian alokasi dana DIPA sesuai ketentuan yang telah baku, minimal terdapat kegiatan: pengajaran, praktikum, penjaminan mutu, peningkatan penelitian dan pengabdian, peningkatan kerjasama, rapat rutin, tracer study, pengelolaan jurnal. Penanggung jawab/ unit kerja Universitas Fakultas / Prodi Dekan dan PD II Fakultas/Prodi dan Unit kegiatan FP Hasil Surat Surat Notulensi Rancangan RAB Waktu 50

54 c. Pengisian Alokasi DIPA oleh Fakultas dan Prodi d. Kompilasi DIPA Fakultas dan Prodi e. Menyerahkan RAB DIPA FP ke Universitas untuk disahkan Fakultas/Prodi dan Unit kegiatan FP PD II PD II Rancangan RAB RAB FP 51