BIRO ADMINISTRASI UMUM & KEUANGAN PROSEDUR GANTI UANG PERSEDIAAN NIHIL BAGIAN ANGGARAN MASYARAKAT LEMBAR PENGESAHAN DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI

Transkripsi

1 Halaman : 1 Dari 14 LEMBAR PENGESAHAN ANGGARAN MASYARAKAT BIRO ADMINISTRASI UNIVERSITAS NUSA CENDANA DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI Penyusun SOP Drs. S.A. F.Pandie Kepala Biro Administrasi Keuangan Ir. D.Roy Nendissa, MP Pembantu Rektor II 23 November November November 2012

2 Tanggal : 1 Januari 2012 Berlaku Halaman : 2 Dari 14 KATA PENGANTAR Dengan menyampaikan puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat rahmat dankarunia-nya, Standar Operasional Prosedur (SOP) Bagian Anggaran Masyarakat Biro Administrasi Keuangan Universitas Nusa Cendana Tahun 2012/2013 telah dapat diselesaikan. Penyusunan Standar Operasional Prosedur ini dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan akan adanya prosedur operasional standar yang dapat membantu kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan Bagian Anggaran Masyarakat Biro Administrasi Umum & Keuangan Undana. Standar Operasional Prosedur ini dapat menjadi pedoman bagi pejabat 2ea rah2al, non Esselon dan pegawai dalam menjalankan tugas sehari-hari. Standar Operasional Prosedur ini masih harus disempurnakan secara terus menerus dan dilaksanakan secara sistematis dalam rangka menciptakan tertib administrasi yang baik. Demikian Standar Operasional Prosedur ini kami susun dengan harapan dapat membantu 2ea rah perbaikan manajemen lingkungan kerja di Biro Administrasi Umum & Keuangan Undana, khususnya Bagian Anggaran Masyarakat. Kritik dan saran untuk perbaikan ke depan sangat kami harapkan. Kupang, 26 Nopember 2012 Kepala Biro Adm. Umum & Keuangan, Drs. S.A.F. Pandie NIP

3 Tanggal : 1 Januari 2012 Berlaku Halaman : 3 Dari 14 DAFTAR ISI Lembar Pengesahan.. 1 Kata Pengantar 2 Daftar Isi Pendahuluan 4 2. Maksud dan Tujuan Definisi Referensi Prosedur Operasional Petunjuk Operasional Waktu Penyelesaian Daftar Dokumen Daftar Distribusi Lampiran Dokumen Lembar Revisi.. 14

4 Halaman : 4 Dari Pendahuluan Universitas Nusa Cendana sebagai suatu entitas pemerintah yang memperoleh APBN wajib menyusun Laporan Pertanggungjawaban Keuangan Negara. Universitas Nusa Cendana sebagai Satker BLU selain memperoleh PNBP yang dapat digunakan secara langsung atas perolehan dana dari masyarakat dan Rupiah Murni dari Kas Negara maka Laporan Keuangan yang transparan dan akuntabel mutlak diperlukan sebagai sarana akuntabilitas publik. Bagian Anggaran Masyarakat Biro Administrasi Keuangan Universitas Hasanuddin sebagai Satker BLU mengelola dana yang bersumber dari Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) berdasarkan prinsip ekonomi untuk mendorong produktivitas melalui penerapan praktek bisnis yang sehat untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. 2. Maksud dan Tujuan a. Standar Operasional Prosedur (SOP) dimaksudkan sebagai panduan seragam bagi pihak pengelola keuangan dalam proses Ganti Uang Persediaan Nihil. b. Standar Operasional Prosedur (SOP) bertujuan untuk memahami alur proses kegiatan operasional. c. Standar Operasional Prosedur (SOP) menunjukkan jenis aktivitas kegiatan dan siapa penanggungjawabnya. d. Standar Operasional Prosedur (SOP) Pencatatan Piutang SPP bertujuan sebagai bahan evaluasi suatu proses. e. Meminimalkan Pencatatan Piutang SPP untuk meningkatkan kinerja BLU. f. Meningkatkan tata kelola keuangan yang baik secara efisien, efektif, transparan dan akuntabel. g. Mengembangkan Sistem Pengendalian Intern bidang keuangan secara berkesinambungan. 3. Definisi 3.1 GU Nihil Ganti Uang Nihil merupakan pertanggungjawaban terhadap uang persediaan yang diberikan diawal tahun anggaran. Gantu Aung Nihil biasanya dilakukan oleh Bendahara Pengeluaran atau Bendahara Pengeluaran Pembantu diakhir tahun anggaran. 3.2 Flow Of Document Flow of Document (FOD) atau bagan alir dokumen adalah bagan alir yang menunjukkan arus laporan dan formulir termasuk tembusannya. Diagram Flow Of Document menjadi alat untuk menggambarkan prosedur operasional. Adapun komponen-komponen yang terdapat dalam bagian alir dokumen antara lain adalah :

5 Halaman : 5 Dari 14 No Nama Simbol Gambar Keterangan 1 Dokumen Menggunakan simbol berupa secarik kertas yang fungsinya sebagai masukkan maupun keluaran untuk suatu proses yang bersifat Non computer maupun dengan menggunakan komputer. 2 Proses Merupakan penggambaran suatu proses atau kegiatan yang dikerjakan di dalam system 3 Arsip Merupakan media penyimpanan data disk / media lainnya. Digambarkan dengan simbol segitiga. 4 Garis Alir Merupakan garis yang menunjukkan arus dari proses data sebagai penunjuk arah dokumen berjalan, masuk dan keluar dari sistem, simbol yang digunakan untuk garis alir adalah arah panah 5 Konektor Merupakan penghubung aliran dokumen dalam satu halaman atau antar halaman. 6 Input Merupakan symbol yang menunjukan penginputan data baik secara manual maupun digital. 4. Referensi a. Keputusan Presiden No. 80 Tahun 2003 Pemerintah jo Perpres No. 95 tahun 2007 tentang Pengadaan Barang/Jasa tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. b. Peraturan Pemerintah R.I. No. 23 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum (BLU). c. Peraturan Pemerintah RI No. 1 Tahun 2004 tentang Tata Cara Penyampaian Rencana dan Laporan Realisasi Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP). d. Peraturan Menteri Keuangan No. 96/PMK.06/2005 tentang Petunjuk Penyusunan, Penelaahan, Pengesahan dan Revisi Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA).

6 Halaman : 6 Dari 14 e. Peraturan Menteri Keuangan No. 66/PMK.02/2006 tentang Tata Cara Penyusunan, Pengajuan, Penetapan dan Perubahan Rencana Bisnis & Anggaran serta Dokumen Pelaksanaan Anggaran Badan Layanan Umum. f. Peraturan Dirjen Perbendaharaan No. 50/PB/2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) oleh Satuan Kerja Instansi Pemerintah yang menerapkan Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum. g. PMK No.171/Pmk.05/2007 Tentang Sistem Akuntansi Dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat h. PMK Nomor 233/Pmk.05/2011 Tentang Perubahan Pmk No.171/Pmk.05/2007 i. Perdirjen Perbendaharaan Nomor Per-65/Pb/2010 Tentang Pedoman Penyusunan Laporan Keuangan Kementerian Negara/Lembaga j. SMM ISO 9001 : 2000

7 Halaman : 7 Dari Prosedur Operasional Pemberian Layanan Bagian Anggaran Masyarakat Fakultas Rektorat KPK BPP Petugas Penerima SPP MEREKAM DANA UP MEMBUAT SPP GUP NIHIL LEMBAR 1-3 LEMBAR 1-3 LEMBAR 1-3 LEMBAR 1-3 LEMBAR 1-3 N

8 Halaman : 8 Dari 14 Fakultas Rektorat KPK BPP Petugas Penerima SPP Pejabat penerbit SPM Penguji SPM 1 MEMERIKSA KELENGKAPAN BERKAS TANDA TERIMA SPP GUP NIHIL N MENCAT AT DLM BUKU PENGAW ASAN TANDA TERIMA SPP GUP NIHIL SPP GUP NIHIL LEMBAR 1-2 MEMERIKSA SPP GUP NIHIL & TIDAK SESUAI SPP GUP SESUAI NIHIL LEMBAR 1-2 SESUAI MEMBUAT SPM UP SPP GUP NIHIL LEMBAR 1-2 SPP GUP NIHIL LEMBAR 3 2 N

9 Halaman : 9 Dari 14 Rektorat Pejabat Penerbit SP2D Penguji SPM BP Staf Keuangan 2 MELAKUKAN PENGUJIAN SUBSTANTIF & FORMAL LEMBAR 1-2 MEMBUAT SP2D NIHIL LEMBAR 1-2 LEMBAR 1-2 MENGUJI SP2D NIHIL LEMBAR 1-2 2

10 Halaman : 10 Dari 14 Fakultas Rektorat BPP Petugas Akuntansi BP Petugas Akuntansi SPM SP2D NIHIL LEMBAR 1 2 SP2D NIHIL LEMBAR 2 SP2D NIHIL LEMBAR 3 N MELAKUKAN TRANSAKSI SP2D NIHIL LEMBAR 1 SPM REKAM TRANSAKSI L/K L/K REKAM TRANSAKSI L/K L/K L/K KONSOLIDASI

11 Halaman : 11 Dari Petunjuk Operasional (Uraian Tugas) harus sesuai dgn bagan di atas. 1. Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) : a. Merekapitulasi semua kuitansi, SSP, dan semua bukti pembayaran yang sah atas transaksi yang menggunakan dana UP. b. Memastikan semua dokumen tersebut lengkap dan absah serta telah dibukukan dalam Buku Kas Umum, Buku Pembantu UP/TUP dan Buku Pembantu BPP lainnya. c. Menghitung saldo kas UP yang tidak digunakan pada akhir tahun dan disetor ke rekening Bendahara Pengeluaran sebelum tanggal 29 Desember tahun berjalan. 2. BPP membuat SPP GUP Nihil (dibuat dalam 3 rangkap) pada akhir tahun anggaran. Dengan Dokumen Pendukung (): a. Kwitansi/ Bukti Pembayaran b. Bukti setor sisa UP c. SPTB (Surat Pernyataan Tanggungjawab Belanja) d. Salinan SSP 3. Jika Perjalanan Dinas dilampirkan juga SPPD, Surat Tugas, Tiket Pesawat, Boarding pass, Bukti Penginapan. 4. Jika Pembayaran Honor dilampirkan juga SK Rektor tentang Pemberian Honor, Daftar Perhitungan Honor, SSP PPh Ketua Penyelenggara Kegiatan (KPK) memeriksa kelengkapan dan kebenaran konsep SPP GUP Nihil dan menandatanganinya. a. Lembar satu dan dua disampaikan ke Petugas Penerima SPP di Rektorat. b. Lembar ketiga sebagai arsip unit kerja/ fakultas bersangkutan 6. Petugas Penerima SPP menerima dan memeriksa kelengkapan berkas SPP, mengisi check list kelengkapan berkas SPP, mencatatnya dalam buku pengawasan dan menandatangani tanda terima. Kemudian meneruskannya kepada Pejabat Penerbit SPM. 7. Pejabat Penerbit SPM melakukan pengujian atas SPP GUP Nihil dengan : a. Meneliti Dokumen Pendukung (), b. Memeriksa ketersediaan pagu anggaran dan kesesuaian dengan MAK. c. Menandatangani SPP-GUP Nihil dalam kolom Penguji SPP.

12 Halaman : 12 Dari Apabila tidak lengkap dan atau tidak sesuai ketentuan maka akan dikembalikan, bila lengkap dan abash akan diterbitkan SPM GUP Nihil, dengan Dokumen Pendukung () : a. Kwitansi/ Bukti Pembayaran b. SPTB c. Salinan SSP (Surat Setoran Pajak) 9. Jika Perjalanan Dinas dilampirkan juga Foto copy SPPD, Surat Tugas, Tiket Pesawat, Boarding pass, Bukti Penginapan. Jika Pembayaran Honor dilampirkan juga Foto copy SK Honor, Daftar Perhitungan Honor, Salinan SSP PPh Pasal SPM diterbitkan dalam 3 rangkap 11. Lembar satu dan dua disampaikan ke Penguji SPM. b. Lembar ke-tiga sebagai arsip Pejabat Penerbit SPM. 12. Penguji SPM melakukan pengujian substantif dan Pengujian Formal. Kemudian diteruskan ke Staff Keuangan sebagai dasar pembuatan SP2D Nihil. 13. Pejabat Penerbit SP2D/ Kepala Biro Keuangan menelaah, menyetujui, menerbitkan dan menandatangani SP2D Nihil sebanyak 3 lembar. 14. Bendahara Pengeluaran menandatangani SP2D Nihil. 15. BP menyerahkan: a. lembar ke-1 (asli) kepada BPP unit kerja berkenaan, b. lembar ke-2 diberikan kepada Petugas AkuntansiUniversitas, c. lembar ke-3 untuk arsip Bendahara Pengeluaran. 16. BPP menerima SP2D Nihil dan menatausahakan transaksi dalam dalam Buku Kas Umum, Buku Pembantu Kas, dan Buku Pembantu UP/TUP. Berkas SPM dan SP2D Nihil kemudian diserahkan kepada Petugas Akuntansi Unit Kerja. 17. Petugas Akuntansi pada Unit Kerja menatausahakan transaksi dalam aplikasi Accurate. Kemudian setiap bulan menyampaikan laporan keuangan dalam bentuk softcopy dan hardcopy ke Petugas Akuntansi Universitas. Jurnal Pengembalian sisa UP : R/K Universitas xxx Kas xxx 18. Petugas Akuntansi Rektorat menerima salinan SP2D Nihil dan Bukti setor sisa UP, serta merekamnya dalam

13 Halaman : 13 Dari 14 aplikasi Accurate. Jurnal Penerimaan sisa UP yang tidak digunakan : Kas xxx R/K Fakultas xxx Petugas Akuntansi Rektorat menerima softcopy Laporan dari Petugas Akuntansi Fakultas dan mengkonsolidasikannya menjadi Laporan Keuangan Universitas. 7. Waktu Penyelesaian No. Proses / Uraian Target Pelayanan 1 Pencatatan Penerimaan dana masyarakat 100 % 8. Daftar Dokumen NO NAMA DOKUMEN FUNGSI PENANGGUNG JAWAB 1 Buku Pembantu GUP 2 Surat Permintaan Pembayaran 3 Surat Perintah Membayar (SPM) Monitoring GUP Perintah Pembayaran Perintah Membayar 4 Surat Perintah Perintah Pencairan Dana Pencairan (SP2D) 5 Kuitansi Bukti Pengeluaran 6 SSP Bukti Setoran Pajak Kuasa Pengguna Anggaran Ketua Penyelenggara Kegiatan Kuasa Pengguna Anggaran Pejabat Pembuat Komitmen Bendahara PENANDA TANGAN BPP Biro Adm. Umum & Keuangan Kasubag. Dana Masyarakat Kabag. Dana Masyarakat Pembantu Rektor II PPK Bend. Pengel. Pembantu Rektor II Ketua Penyelenggara Kegiatan (KPK) Bendahara DISTRIBUSI Pimpinan Universitas Unit kerja terkait Pimpinan Universitas Unit kerja terkait Unit kerja terkait Bendahara Bendahara Unit kerja terkait

14 Halaman : 14 Dari Daftar Distribusi Dikirim sesuai dengan tujuan dan tembusannya sesuai kebutuhan unit kerja. 10. Lampiran Dokumen SP2D NIHIL, SPM NIHIL, SPP NIHIL, SSP, Kuitansi 11. Lembar Revisi No. Uraian Tanggal Tanda Tangan