MANUAL PENGGUNA SISTEM MYEDMS PERMOHONAN KEWANGAN ONLINE

Transkripsi

1 MANUAL PENGGUNA SISTEM MYEDMS PERMOHONAN KEWANGAN ONLINE

2 MENU PENGGUNA Bil. Modul Keterangan Muka Surat 1. - Carta Alir Permohonan Kewangan Online Permohonan Kewangan Online Cara kerja selepas permohonan mendapat semua kelulusan Cara kerja permohonan yang ditolak / tidak diluluskan Nota: Pengguna perlu menggunakan browser Internet Explorer versi 9 dan ke atas untuk mendapatkan paparan terbaik. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 1

3 Carta Alir Permohonan Kewangan Online Mula Muat turun template borang permohonan ke komputer dan isi Isi butir permohonan dan klik simpan Muat Naik template borang permohonan yang telah diisi dan lampiran lain (jika ada) Hantar untuk kelulusan Ketua Jabatan Lulus? N Hantar kepada Urusetia JPKA Y Muat Naik Kertas Kerja (dalam bentuk pdf) Lulus? N Y Hantar notifikasi kepada pemohon Permohonan akan disenaraikan untuk dimasukkan dalam mesyuarat JPKA Tamat Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 2

4 Permohonan Kewangan Online Modul ini digunakan bagi memohon peruntukan bagi pembelian peralatan, peruntukan bagi bekalan, permohonan pindah peruntukan dan juga permohonan peruntukan tambahan. 1. Login ke Klik eservis modul > MyEDMS (capaian Umum) > Borang Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 3

5 2. Terdapat borang-borang bagi permohonan kewangan yang perlu dipilih mengikut permohonan yang ingin dibuat. 3. Muat turun template permohonan dan isi. Kemudian, isikan maklumat permohonan dan klik simpan. Template permohonan yang telah dilengkapkan perlu dimuat naik di page Kawalan Tindakan. Item Nama pemohon Tarikh permohonan Jabatan/Unit Tajuk permohonan Keterangan Akan diisi secara automatik mengikut login portal tetapi masih boleh diubah. Hanya perlu menaip sebahagian nama (minimum 4 huruf) dan nama-nama akan disenaraikan untuk dipilih atau pemohon boleh menggunakan butang cari untuk mencari nama. Diisi secara automatik tetapi masih boleh diubah. Diisi secara automatic tetapi masih boleh diubah. Ringkasan Tajuk/Tujuan permohonan. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 4

6 4. Paparan dibawah menunjukkan permohonan tersebut berjaya disimpan. Seterusnya, sistem akan memaparkan page tab Kawalan Tindakan. Pemohon perlu klik pada Muat Naik Dokumen untuk memuat naik template permohonan yang telah diisi. Sekiranya ingin memuat naik sebarang dokumen / lampiran juga perlu pada Muat Naik Dokumen. Muat naik template permohonan yang telah diisi disini. Di bahagian maklumat pengguna ini, telah diisi secara automatik nama ketua jabatan. Permohonan ini perlu mendapat kelulusan ketua jabatan sebelum dihantar kepada urusetia JPKA melalui portal. Tetapi sekiranya pemohon perlu mendapatkan kelulusan lebih daripda seorang pegawai (multi level approval), sila lihat item 7. Sekiranya ingin memasukkan catatan kepada Ketua Jabatan, klik kemaskini. Page muat naik Template permohonan. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 5

7 Selepas klik hantar, dokumen tersebut akan dipaparkan di dalam senarai dibawah. Pemohon boleh memilih untuk memuat naik lain-lain lampiran atau pun klik Selesai jika tiada lagi dokumen untuk dimuat naik. 5. Borang permohonan dan lampiran yang di muat naik akan dipaparkan seperti di bawah. Untuk memadam, pemohon perlu klik Padam. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 6

8 6. Selain memohon kelulusan daripada ketua jabatan, pemohon juga boleh mengemaskini dan memasukkan nama pegawai-pegawai lain. Untuk mengemaskini pegawai Tujuan yang ditetapkan adalah kelulusan. Bagi nama pegawai, pemohon boleh menaip minimum 4 huruf dan senarai nama pegawai akan dikeluarkan. Pemohon juga boleh menggunakan butang Cari. Untuk menambah pegawai Catatan Untuk Pegawai hanya perlu diisi sekiranya perlu. Selepas selesai mengisi, klik Simpan. 7. Pegawai yang telah ditambah akan dipaparkan di bahagian Maklumat Pengguna. Turutan= Y permohonan tersebut perlu mendapatkan kelulusan pegawai 1 dahulu sebelum dihantar secara automatik diportal kepada pegawai 2. Contoh: En. Zahir perlu meluluskan dahulu permohonan tersebut dan barulah permohonan tersebut dihantar kepada En. Yoo. Di bahagian susun, pemohon boleh menyusun semula turutan pegawai yang terlibat. Sekiranya terdapat lebih daripada 1 pegawai, sistem akan menyusun secara automatik pegawai-pegawai tersebut mengikut pangkat. Semakin tinggi pangkat pegawai, semakin kebawah susunan pegawai tersebut. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 7

9 8. Selepas selesai mengisi maklumat tindakan, pemohon perlu menghantar maklumat tersebut dengan menekan butang Hantar. Permohonan ini akan dihantar kepada portal pegawai yang telibat untuk kelulusan. Sekiranya diluluskan, permohonan ini akan dihantar secara automatik ke portal urusetia JPKA untuk tindakan selanjutnya. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 8

10 Cara kerja selepas permohonan selesai semua tindakan 1. Selepas permohonan selesai dan lulus semua tindakan, pemohon akan menerima notifikasi di portal myummc. Klik di bahagian notifikasi untuk melihat senarai notifikasi MyEDMS untuk anda Klik untuk melihat senarai notifikasi yang telah selesai tindakan Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 9

11 2. Senarai dokumen/permohonan yang telah selesai tindakan akan dipaparkan. Klik pada permohonan yang terlibat bagi melihat maklumat lengkap permohonan tersebut. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 10

12 3. Notifikasi berkenaan dokumen yang telah selesai tindakan akan terus dipaparkan selagi pendaftar tidak menyimpan dokumen tersebut. Untuk menghapuskan notifikasi, sila klik simpan dokumen. Penerangan tentang ikon: Salin & kemaskini fungsi ini akan menyalin maklumat permohonan untuk digunakan di dalam permohonan yang baru. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 11

13 Cara kerja permohonan yang dikembalikan/tidak diluluskan 1. Jika permohonan dikembalikan atau tidak diluluskan oleh pegawai yang mengambil tindakan, pendaftar akan menerima notifkasi di portal myummc. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 12

14 2. Senarai dokumen/permohonan yang dikembalikan akan dipaparkan. Klik dokumen yang terlibat bagi melihat maklumat lengkap dokumen tersebut. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 13

15 3. Notifikasi berkenaan dokumen/permohonan tesebut akan terus dipaparkan selagi pendaftar tidak menamatkan atau mengubah dokumen/permohonan tersebut. Untuk menghapuskan notifikasi, sila klik sama ada Ubah Dokumen atau Dokumen Tamat. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 14

16 4. Jika pemohon memilih untuk mengubah dokumen/permohonan, pemohon akan dibawa ke page baru untuk mendaftar dokumen/permohonan baru. Di page ini, maklumat daripada dokumen/permohonan yang dipulangkan akan diisi secara automatik dan pemohon boleh mengemaskini maklumat tersebut. 5. Cara kerja yang seterusnya adalah sama seperti cara kerja permohonan yang biasa. Jabatan Teknologi Maklumat Muka Surat 15