PROSES ADMINISTRASI KEUANGAN PADA PT. DWI CENTRO PERKASA JAKARTA

Transkripsi

1 PROSES ADMINISTRASI KEUANGAN PADA PT. DWI CENTRO PERKASA JAKARTA Oleh 1 Kun Purwanto 2 Desy Aristiana Administrasi Bisnis, Politeknik LP3I Jakarta Gedung sentra Kramat Jl. Kramat Raya No. 7-9 Jakarta Pusat Telp Fax ABSTRAK Administrasi merupakan kegiatan penyusunan dan pencatatan data atau informasi secara sistematis. Tujuan dari administrasi adalah menyediakan keterangan serta memudahkan dalam hubungannya satu sama lain sehingga dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Segala kegiatan yang berlangsung di dalam suatu usaha atau perusahaan baik itu manufaktur, dagang maupun jasa selalu ada hubungannya dengan administrasi keuangan. Dengan administrasi keuangan yang dilakukan secara terus menerus dapat diketahui seberapa besar jumlah pengeluaran dan pendapatan perusahaan agar biaya yang dikeluarkan efisien. Dalam hal ini PT. Dwi Centro Perkasa khususnya bagian keuangan yang bertugas melakukan proses administrasi keuangan, yaitu pencatatan pengeluaran kas untuk keperluan biaya operasional, pembayaran supplier (hutang) dan penagihan ke customer (piutang). Keyword : Administrasi, Keuangan, Biaya dan Pencatatan PENDAHULUAN Dewasa ini perkembangan dunia usaha berkembang dengan pesat, sehingga perusahaan harus memperhatikan pengaturan strategi administrasi keuangan yang tepat. Administrasi keuangan merupakan salah satu aspek penting bagi perusahaan untuk dapat mengatur pendapatan maupun pengeluaran perusahaan. Oleh karena itu perusahaan dalam melakukan kegiatan administrasi keuangannya haruslah dilakukan secara efektif dan efisien. Dengan memperhatikan berbagai kemungkinan yang ada dan dihubungkan dengan keuangan, maka suatu perusahaan berusaha agar dana yang dikeluarkan sedikit tetapi mampu mencukupi kebutuhan perusahaan. Dengan berkembangnya perusahaan, maka semakin kompleks masalah-masalah yang dihadapi dan harus 89

2 dipecahkan oleh managemen perusahaan. Oleh karena itu diperlukan suatu proses administrasi yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola keuangan. Hal inilah yang menjadi dasar bagi peneliti untuk mengambil administrasi berupa proses administrasi keuangan dalam penyusunan penelitian ini, dengan memilih judul Proses Administrasi Keuangan Pada Pt. Dwi Centro Perkasa Jakarta IDENTIFIKASI MASALAH Berdasarkan judul tersebut diatas, maka peneliti mengidentifikasikan masalah pada : 1. Bagaimana proses administrasi keuangan yang dilakukan PT. Dwi Centro Perkasa? 2. Kendala-kendala apa saja dalam proses administrasi keuangan pada PT. Dwi Centro Perkasa? 3. Apa usaha yang dilakukan dalam mengatasi kendala dan masalah dalam proses administrasi keuangan? METODOLOGI PENELITIAN Dalam pembuatan penelitian ini, dibutuhkan data-data yang berhubungan dengan kajian peneliti, yaitu bersumber dari : 1. Studi Lapangan, yaitu penelitian dengan cara mendatangi langsung perusahaan yang menjadi objek kajian. Teknik pengumpulan datanya, yaitu: wawancara dan observasi. 2. Studi Pustaka, yaitu pengumpulan data-data dengan cara mempelajari berbagai bentuk bahan-bahan tertulis seperti buku-buku penunjang kajian, majalah, catatan-catatan, maupun referensi lain yang bersifat tertulis. LANDASAN TEORI PENGERTIAN ADMINISTRASI Administrasi merupakan berbagai kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah disepakati. Dalam dunia usaha, setiap perusahaan selalu berusaha untuk dapat tetap bertahan hidup, berkembang dan mampu bersaing. Dalam hal ini setiap perusahaan harus menerapkan strategi dan rencana pelaksanaan kegiatan administrasinya. Kegiatan administrasi tersebut memerlukan adanya suatu hubungan yang berkaitan satu sama lain. Adapun pengertian administrasi menurut pendapat beberapa ahli yaitu : Pengertian administrasi menurut Siagian dalam bukunya Inu Kencana Syafiie (2005:5) administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan dari keputusankeputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Disamping itu pengertian administrasi menurut Hadari Nawawi dalam 90

3 bukunya Inu Kencana Syafiie yang berjudul System Administrasi Negara (2005:5) administrasi adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan sebagai proses pengendalian usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan sebelumnya. Sedangkan menurut The Liang Gie dalam buku Administrasi Logistik (2005:9), administrasi adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelmpok dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Didalam masyarakat senantiasa terdapat kelompok orang yang hidup bersama-sama. Orang-orang itu mengadakan suatu usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu yang tidak akan tercapai apabila dilakukan oleh masing-masing orang sendiri. Hal ini sudah ada sejak zaman dulu, misalnya usaha kerja sama manusia untuk membangun candi atau menggali saluran air. Segenap penyelenggaraan kerja sama itu dalam lapangan Ilmu sosial disebut dengan suatu istilah, yaitu administrasi yang berasal dari bahasa latin, administrasi suatu kata kerja yang berarti melayani, membantu atau memenuhi. Administrasi adalah setiap penyusunan keterangan keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhitisar mengenai keterangan keterangan itu dalam keseruruhan dan dalam hubungannya satu sama lain, Admosudirdjo,.P dalam buku Administrasi Perusahaan Negara terbitan Pariata Westra (2009:10). Definisi dari "Kamus Lengkap Bahasa Indonesia" penerbit Mitra Pelajar Surabaya Edisi Revisi yang dikutip oleh Drs. Tri Rama (2008;15) dinyatakan bahwa administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pemerintahan, kegiatan kantor dan tata usaha. Berdasarkan pencarian melalui situs yang diposting pada tanggal 29 Mei 2009, dinyatakan bahwa administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, pemerintahan atau swasta, sipil atau militer, besar atau kecil. Dengan kata lain, administrasi merupakan proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan menurut Hendi Haryadi dalam bukunya yang berjudul Administrasi Perkantoran Untuk Manajer dan Staff (2010:28), pengertian administrasi terbagi menjadi 2(dua), yaitu administrasi dalam arti sempit dan administrasi dalam arti luas. 1. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali. 2. Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Berdasarkan uraian diatas, pada intinya administrasi melingkupi seluruh kegiatan dari pengaturan hingga pengurusan sekelompok orang yang memiliki suatu kegiatan pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan bersama. PENGERTIAN KEUANGAN 91

4 Keuangan merupakan salah satu hal yang paling penting dalam perusahaan. Kondisi keuangan harus diatur dan digunakan secara efektif dan efisien. Oleh karena itu perusahaan harus mengatur jumlah pengeluaran perusahaan sekecil mungkin untuk membiayai kebutuhan perusahaan. Kegiatan adminstrasi keuangan harus dilakukan sejalan dengan tujuan perusahaan serta direncanakan akan diarahkan dan dikendalikan dengan baik diharapkan agar dapat berperan secara berarti dalam meningkatkan pendapatan. Definisi keuangan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, penerbit Media Pustaka Phoenix (2009:198) Keuangan adalah seluk beluk uang, keadaan uang, atau urusan uang. Sedangkan menurut "Management Keuangan Bisnis" penerbit Alfabeta Bandung yang dikutip oleh Moh. Benny Alexandri (2008;15) Keuangan adalah menghimpun, mengelola/menggunakan uang. Disamping itu pengertian keuangan menurut David F. Scott Jr. dan William Petty dalam bukunya Indeks Jakarta yang berjudul Prinsip dan Penerapan Managemen Keuangan (2011:15) Keuangan adalah cara menciptakan dan menjaga nilai ekonomi/kekayaan. Menurut Ridwan S. Sundjaja dalam bukunya yang berjudul Managemen Keuangan (2007:34) Keuangan merupakan ilmu dan seni dalam mengelola uang yang mempengaruhi kehidupan setiap orang dan setiap organisasi. Keuangan berhubungan dengan proses, lembaga, pasar, dan instrument yang terlibat dalam transfer uang diantara individu maupun antara bisnis dan pemerintah. Didalam sebuah administrasi keuangan diperlukan adanya perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan. Perencanaan maksudnya adalah dalam suatu organisasi diperlukan adanya perencanaan untuk mengatur atau menganggarkan keuangan yang ada diperusahaan tersebut agar menjadi efektif dan efisien. Hal ini dapat disebut juga strategi keuangan perusahaan. Sedangkan pelaksanaan merupakan implementasi dari perencanaan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. Kemudian pengawasan merupakan upaya mengawasi jalannya administrasi keuangan atau mengontrol implementasi dari pelaksanaan perencanaan yang telah ditetapkan. Pengawasan ini sangat penting didalam suatu organisasi karena apabila dalam suatu kegiatan tidak diawasi maka dapat terjadi hal-hal yang tidak diinginkan atau dikhawatirkan dapat menyimpang dari apa yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Kemudian setelah diadakan pengawasan biasanya juga diadakan laporan pengawasan atas apa yang telah dilaksanakan dan evaluasi dari pengawasan tersebut. Laporan tersebut dimaksudkan untuk mengetahui sudah sejauh manakah pelaksanaan tersebut telah dilaksanakan. Sedangkan evaluasi diperlukan agar dapat diketahui dan dinilai mulai dari perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasannya apakah ada yang kurang dari seluruh rangkaian kegiatan tersebut. Apabila dari seluruh rangkaian kegiatan tersebut ada yang kurang tepat maka dengan segera akan diperbaiki dengan maksud untuk ditingkatkan/dimaksimalkan hasil yang akan diterima oleh perusahaan. 92

5 KEGIATAN-KEGIATAN ADMINISTRASI KEUANGAN Administrasi merupakan salah satu kegiatan yang selalu digunakan pada setiap perusahaan untuk memudahkan penyusunan serta pencatatan data dan informasi. Dalam hal ini bagian administrasi keuangan berperan penting karena bagian ini selalu berhubungan dengan keuangan perusahaan. Uang yang dimiliki perusahaan harus digunakan secara efektif dan efisien. Kegiatan-kegiatan administrasi tersebut pada umumnya yaitu : 1. Menerima Dana Bagian keuangan menerima masukan dana dari customer baik dalam bentuk uang tunai, cek dan giro. Selain itu bagian keuangan juga dapat menerima dana dari pinjaman bank atau pinjaman dari perusahaan lain. Pinjaman dari perusahaan lain akan dilakukan apabila kondisi keuangan perusahaan sudah tidak memungkinkan untuk melakukan peminjaman dibank. 2. Mengeluarkan Dana Kegiatan administrasi keuangan tidak hanya menerima dana tetapi mengeluarkan dana juga untuk keperluan perusahaan. Biaya-biaya yang biasanya dikeluarkan oleh perusahaan adalah biaya operasional, pembayaran supplier, pembayaran listrik, pembayaran telepon, serta pembayaran keperluan kantor lainnya. Didalam strategi keuangan perusahaan biasanya kadang kala perusahaan akan berusaha untuk memperlambat waktu pembayaran supplier. Maksudnya perusahaan akan tetap membayar tagihan supplier tetapi jangka waktunya menjadi lebih lama agar uang yang seharusnya dibayarkan kepada supplier dapat digunakan untuk hal-hal lain yang diperlukan perusahaan, seperti membeli bahan baku dll. 3. Menyimpan Dana Kegiatan menyimpan dana yang dimiliki perusahaan dapat dalam bentuk penyimpanan di bank, saham, maupun dalam bentuk inventori kantor. Penyimpanan dibank ini dimaksudkan sebagai biaya tak terduga atau bisa juga sebagai dana cadangan dalam jumlah yang lebih besar dari uang kas yang ada pada bagian keuangan. Saham juga merupakan salah satu alternatif yang kadang kala digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan pendapatan perusahaan selain untuk menyimpan dana. Tetapi biasanya saham tersebut akan dijual pada saat-saat tertentu saja, dan saham tersebut akan disimpan dalam bentuk surat berharga perusahaan. Membeli inventori kantor juga merupakan kegiatan menyimpan dana, selain inventori tersebut dapat digunakan oleh perusahaan juga dapat dijadikan harta perusahaan. Seperti mesin-mesin, komputer, mobil, gedung dll. 4. Pelaporan Kas (Cash Flow) Pelaporan kas ditujukan untuk manager keuangan dalam rangka untuk diketahui berapa jumlah pengeluaran kas dan untuk keperluan apa sajakah uang kas tersebut digunakan. Apabila dalam pengeluaran kas tersebut ada dana yang dapat diminimalisasi sebaiknya ditinjau kembali untuk dapat diperkecil jumlah pengeluaran yang ada. Dalam hal ini peran manager keuangan sebagai pengawas keuangan sangat penting. 5. Berhubungan dengan Bank 93

6 Pada setiap perusahaan pasti memiliki bank yang dipercaya untuk menyimpan harta yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. Terutama dalam bagian keuangan, bagian ini selalu berhubungan dengan bank baik untuk pengecekan saldo, pencairan cek dan giro, pembayaran dana, penerimaan dana, penukaran mata uang asing dan permintaan untuk rekening koran setiap bulannya. Pengecekan saldo diperlukan untuk dapat diketahui seberapa besar jumlah uang yang dimiliki perusahaan saat ini. Sedangkan rekening koran untuk diketahui pada bulan ini seberapa besar jumlah pengeluaran dan seberapa besar jumlah pendapatan perusahaan. Kemudian dicek dan dicocokkan apakah benar jumlah tersebut digunakan untuk pengeluaran perusahaan, dan jumlah pendapatan tersebut yang diterima oleh perusahaan. Rekening koran juga dapat dijadikan arsip apabila diperlukan oleh perusahaan. FAKTOR YANG MEMPENGARUHI ADMINISTRASI 1. Absensi Absensi merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi administrasi karena absensi berpengaruh terhadap kedisiplinan, dan kinerja karyawan. 2. Usia Usia juga berpengaruh dalam administrasi karena apabila usia seseorang sudah termakan maka kondisi fisiknya sudah berkurang. Usia juga mempengaruhi kreatifitas seseorang, biasanya apabila usia masih muda memiliki daya tangkap, daya nalar, dan daya hitung yang relatif lebih cepat. 3. Kemampuan/Keahlian Kemampuan berpengaruh terhadap administrasi karena dari kemampuan tersebut dapat dinilai sudah sejauh manakah orang tersebut menguasai seluk beluk administrasi. 4. Kejujuran Kejujuran merupakan faktor yang sangat penting, tidak hanya didalam administrasi tetapi dalam segala hal kejujuran merupakan hal utama. 5. Latar Belakang Pendidikan Latar belakang pendidikan berpengaruh terhadap tingkat kemampuan yang dimiliki. Pendidikan merupakan hal yang penting karena dengan tingkat pendidikan yang cukup tinggi biasanya pengetahuannya akan lebih dibandingkan dengan orang yang memiliki tingkat pendidikan yang kurang. 6. Pengalaman Pengalaman dalam bekerja merupakan faktor yang mempengaruhi, karena apabila seseorang telah memiliki pengalaman akan lebih memudahkan perusahaan untuk tidak terlalu lama dalam pelatihan diperusahaan tersebut. 7. Kerjasama Kerjasama yang baik diperlukan dalam administrasi karena hampir semua bagian memiliki hubungan kerjasama dengan bagian administrasi. Dengan kerjasama yang baik akan memudahkan pekerjaan administrasi baik berupa permintaan kasbon, maupun kegiatan administrasi lainnya. 94

7 PEMBAHASAN PROSES ADMINISTRASI KEUANGAN YANG DIGUNAKAN PT. DWI CENTRO PERKASA. Proses administrasi keuangan merupakan suatu hal yang sangat penting yang pasti dilakukan oleh setiap perusahaan. Dengan adanya administrasi keuangan maka lebih mudah bagi perusahaan untuk mengetahui seberapa besar pengeluaran yang dikeluarkan oleh perusahaan, seberapa besar pendapatan perusahaan, kemudian apabila ada anggaran yang melebihi budget maka harus dikaji dan ditekan anggaran tersebut. Proses administrasi keuangan yang dilakukan oleh PT. Dwi Centro Perkasa (PT. DCP) hendaknya sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan. Adapun tahap-tahap yang ditempuh perusahaan dalam proses adminsitrasi keuangan adalah sebagai berikut : 1. Menetapkan Anggaran Menetapkan anggaran merupakan hal pertama yang harus dilakukan untuk dapat membatasi pengeluaran perusahaan. Apabila sudah dianggarkan maka harus diusahakan tidak melebihi dari apa yang sudah ditetapkan. 2. Proses Administrasi Keuangan Setelah dianggarkan dana untuk administrasi keuangan maka tahap selanjutnya adalah proses dari administrasi keuangan tersebut. Adapun proses administrasi keuangan tersebut diantaranya adalah : a. Mengeluarkan Dana Dana-dana yang biasanya dikeluarkan oleh perusahaan adalah biaya operasional, biaya entertaining, biaya packing, iuran atau sumbangan, biaya gaji karyawan, pembayaran supplier, biaya lembur, biaya listrik, biaya PAM, biaya internet, biaya telepon, biaya kebutuhan kantor, komisi sales dll. Didalam strategi keuangan perusahaan biasanya kadang kala perusahaan akan berusaha untuk memperlambat waktu pembayaran supplier. Maksudnya perusahaan akan tetap membayar tagihan supplier tetapi jangka waktunya menjadi lebih lama agar uang yang seharusnya dibayarkan kepada supplier dapat digunakan untuk hal-hal lain yang diperlukan perusahaan, seperti membeli bahan baku dll. Pada PT. Dwi Centro Perkasa terdapat 2 (dua) cara yang dilakukan apabila ingin menggunakan dana perusahaan : a. Sistem reimburse Biasanya terhadap biaya-biaya operasional. Sistem reimburse merupakan sistem dimana karyawan yang ingin menggunakan dana perusahaan tetapi menggunakan dana pribadi terlebih dahulu kemudian bon-bon dari dana pribadi tersebut dikumpulkan dan ditukarkan kepada bagian keuangan. Selanjutnya bon-bon tersebut dicek dan dihitung oleh bagian keuangan. Apabila ada bon-bon yang tidak sesuai dengan 95

8 kebutuhan perusahaan maka bon tersebut tidak akan diganti. Setelah dihitung dan dicek kemudian dikeluarkan voucher yang berisi keterangan untuk apa saja dana tersebut digunakan. voucher tersebut diberikan kepada manager keuangan untuk dapat disetujui dan ditanda tangani. Setelah itu barulah dana perusahaan dapat dikeluarkan. Tanpa persetujuan dari manager keuangan dana perusahaan tidak dapat digunakan. b. Sistem Kasbon Dalam sistem ini tidak hanya biaya operasional yang digunakan tetapi untuk keperluan kantor lainnya juga dapat menggunakan sistem ini. Sistem ini berjalan dengan cara karyawan mengajukan voucher kasbon untuk keperluan tertentu. Kemudian voucher tersebut diberikan kepada manager keuangan untuk disetujui dan ditanda tangani. Kemudian setelah ditanda tangani barulah dapat dikeluarkan sejumlah dana. Waktu maksimal yang ditentukan oleh perusahaan adalah 3 (tiga) hari untuk menyelesaikan dana kasbon tersebut. Apabila dalam waktu 3 (tiga) hari dana kasbon tersebut belum dilaporkan maka karyawan tersebut tidak dapat mengajukan voucher kasbon lagi. Setelah dana dikeluarkan maka karyawan wajib mengumpulkan bon-bon yang ada untuk dapat dipertanggung jawabkan kepada bagian keuangan. Bon-bon tersebut dicek dan dihitung, apabila ada bon yang tidak sesuai dengan keperluan kantor maka tidak akan dikeluarkan oleh perusahaan. Kemudian apabila ada dana yang tersisa wajib dikembalikan kepada bagian keuangan. Begitupun apabila dana kasbon yang ada kurang, maka bagian keuangan wajib mengganti dana pribadi yang sudah terpakai untuk keperluan perusahaan. Mengeluarkan dana dalam rangka pembayaran supplier dilakukan dengan cara mengeluarkan dana kas, atau melalui cek, giro maupun transfer ke rekening yang telah disepakati sebelumnya. Pada kesepakatan sebelumnya biasanya diadakan perjanjian mengenai hari pembayaran, waktu pembayaran, jangka waktu pembayaran serta cara pembayaran. Hal tersebut baik dilakukan dengan cara cash, memberikan cek, ataupun giro. Pada PT. Dwi Centro Perkasa pembayaran supplier dilaksanakan setiap hari Rabu, mulai dari jam 1 (satu) siang hingga jam 3 (tiga) sore, dengan jangka waktu yang disepakati adalah 2 (dua) minggu setelah penerimaan barang. b. Menerima Dana Kegiatan menerima dana biasanya berasal dari penjualan kepada customer baik dalam bentuk dalam bentuk tunai, cek atau giro selain itu bisa juga mendapat dana dari pinjaman bank atau pinjaman dari perusahaan lain. Pinjaman ke bank atau ke perusahaan lain akan dilakukan apabila kondisi keuangan perusahaan sudah tidak memungkinkan. 96

9 c. Menyimpan Dana Kegiatan menyimpan dana yang dimiliki perusahaan dapat dalam bentuk penyimpanan di bank, saham, maupun dalam bentuk inventori kantor. Menyimpan dana bukan bertujuan untuk idle mone atau uang menganggur, melainkan untuk anggaran tertentu atau biaya tidak terduga. Menyimpan dana juga dapat dilakukan dengan cara membeli saham dengan tujuan agar apabila suatu saat perusahaan memerlukan uang maka saham itu dapat dijual. d. Berhubungan Dengan Bank Disetiap perusahaan pasti memiliki bank yang dipercaya untuk menyimpan harta yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. Terutama dalam bagian keuangan, bagian ini selalu berhubungan dengan bank baik untuk pengecekan saldo, pencairan cek dan giro, pembayaran dana, penerimaan dana, penukaran mata uang asing dan permintaan untuk rekening koran setiap bulannya. Pengecekan saldo diperlukan untuk dapat diketahui seberapa besar jumlah uang yang dimiliki perusahaan saat ini. e. Pelaporan Kas (CashFlow) Pelaporan kas merupakan hal rutin yang dilakukan oleh bagian keuangan untuk melaporkan uang perusahaan yang telah digunakan, bertujuan untuk mengetahui dalam satu periode pelaporan kas seberapa besar pengeluaran yang sudah di keluarkan oleh perusahaan. Kemudian apabila laporan kas tersebut telah dilaporkan kepada manager keuangan selanjutnya di analisa apakah pengeluaran tersebut melebihi anggaran yang telah ditetapkan atau tidak. Flow Chart Proses Administrasi Keuangan 97

10 KENDALA PROSES ADMINISTRASI KEUANGAN Selancar-lancarnya sebuah perusahaan dalam menjalankan tugasnya pasti memiliki hambatan-hambatan atau kendala-kendala yang harus dihadapi. Demikian pula pada PT. Dwi Centro Perkasa dalam hal ini bagian administrasi keuangan memiliki kendala tersendiri yang menyulitkan karyawan. Kendalakendala tersebut diantaranya adalah : 1. Customer Sulit Membayar (Penagihan Piutang) Bagian keuangan harus selalu mengingat kapan jadwal jatuh tempo customer. Apabila sudah jatuh tempo maka bagian keuangan wajib melakukan penagihan atau mengingatkan customer bahwa sudah masuk tanggal jatuh tempo agar customer bisa segera melunasi. 2. Membayar dengan mata uang asing Salah satu kendala yang dihadapi bagian keuangan adalah pada saat customer membayar dengan menggunakan mata uang asing. Kendala tersebut diantaranya apabila customer membayar hutang dengan cara cash maka uang asing tersebut harus dipilih karena tidak semua mata uang asing akan diterima oleh bank. Maksudnya mata uang asing yang hanya dalam kondisi baik yang hanya akan diterima oleh pihak bank. Hal ini terutama terjadi pada transaksi yang dilakukan oleh pelanggan baru. Kondisi yang baik tersebut diantaranya sebagai berikut : a. Tidak terdapat coretan dalam mata uang asing b. Tidak sobek c. Tidak terdapat lipatan sekecil apapun d. Tidak boleh lusuh/kusam e. Tidak boleh kotor Kondisi tersebut yang biasanya menyulitkan bagian keuangan karena biasanya customer hanya menyediakan nominal yang pas, apabila ada mata uang asing yang kurang baik kondisinya maka kerugian tersebut akan ditanggung oleh perusahaan. Karena customer tersebut beralasan bahwa merekapun mendapatkan mata uang asing tersebut dari penukaran mata uang asing. Kemudian apabila customer membayar hutang sama-sama menggunakan rekening mata uang asing biasanya akan mendapatkan potongan biaya administrasi dari bank tersebut. Jumlah potongan dari bank berbeda-beda Sedangkan customer sudah membayarkan sesuai dengan tagihan yang ada, hal tersebut juga cukup menyulitkan bagian keuangan karena harus konfirmasi tidak hanya dengan pihak bank tetapi harus mendapatkan konfirmasi dari customer itu sendiri. Kemudian customer juga harus memberikan bukti melalui fax dari slip setor tersebut. SOLUSI PT. Dwi Centro Perkasa bukanlah satu-satunya perusahaan yang bergerak dalam bidang distributor oli, tetapi masih banyak lagi perusahaan lainnya yang juga berkecimpung didalam dunia tersebut. Dari kendala-kendala yang ada dalam 98

11 proses administrasi keuangan, maka pemecahan masalah guna memudahkan bagian keuangan yang dilakukan oleh PT. Dwi Centro Perkasa adalah sebagai berikut : 1. Memberikan batas maksimum pengiriman barang Memberikan batas maksimum pengiriman barang merupakan salah satu strategi untuk menekan apabila ada customer yang sulit untuk membayar. Maksudnya adalah apabila ada customer yang sulit membayar maka perusahaan memberikan ketetapan atau aturan yang mewajibkan customer memiliki batas maksimal tagihan. Jadi customer tersebut tidak dapat meminta permintaan barang lagi apabila belum membayar tagihan sebelumnya yang sudah jatuh tempo. 2. Memberikan ketentuan atau perjanjian biaya administrasi bank Apabila ada customer baru yang akan bergabung dengan perusahaan maka customer tsb diberikan surat pemberitahuan yang berisi ketentuan cara pembayaran yaitu pembayaran dilakukan dengan cara transfer dengan biaya administrasi bank dibebankan kepada kedua belah pihak yang sama besarnya. KESIMPULAN 1. Proses administrasi keuangan pada PT. Dwi Centro Perkasa melalui 3 (tiga) tahap, yaitu menetapkan anggaran, proses administrasi keuangan, dan pelaporan kas (cashflow). 2. Kendala-kendala yang dihadapi dalam proses administrasi keuangan PT. Dwi Centro Perkasa adalah customer sulit bayar dan membayar dengan mata uang asing. 3. Solusi dari kendala tersebut adalah memberikan batas maksimum pengiriman barang dan memberikan ketentuan biaya administrasi bank. Peneliti mencoba untuk memberikan saran atau sebagai bahan masukan yang mungkin dapat bermanfaat bagi perusahaan dalam meningkatkan penjualan dimasa yang akan datang : 1. Lebih mensosialisasikan hubungan mitra kerjasama yang baik terhadap customer-customer PT. Dwi Centro Perkasa, agar hubungan yang terjalin menjadi lebih baik lagi demi kelancaran kedua belah pihak. 2. Tetap menjaga mutu serta kualitas pelayanan khususnya bagian keuangan, nama baik perusahaan dan kepercayaan dari customer agar PT. Dwi Centro Perkasa semakin maju, lebih baik dan berkembang lebih pesat yang akhirnya mendapatkan keuntungan yang maksimal. DAFTAR PUSTAKA Admosudirjo, P, Administrasi Perusahaan Negara, Pariata Westra, Jakarta,

12 Alexandri, M.B., Managemen Keuangan Bisnis, Alfabeta Bandung, Departemen Pendidikan Nasional, Kamus Besar Bahasa Indonesia, Gramedia, Haryadi, H., Administrasi Perkantoran Untuk Manager&Staff, Jakarta, Nawawi, H., Inu Kencana Syafiie, Jakarta Rama, Tri, Kamus Lengkap Bahasa Indonesia, Mitra Pelajar Surabaya, Scott, Jr. D. F., & Petty, W., Prinsip dan Penerapan Managemen Keuangan, Indeks Jakarta,