BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. Chemindo Ekatama didirikan pada tahun 1992 oleh Bapak Anton Widodo. PT. Chemindo Ekatama ini memiliki kantor di Gading Bukit Indah blok O-11, Kelapa Gading Permai, Jakarta Utara. Awal berdirinya perusahaan ini beroperasi sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan. Banyak hal dilalui oleh perusahaan ini. Dalam waktu tujuh tahun ( ) perusahaan ini mengalami perkembangan yang luar biasa, yaitu menjadi distributor regional. PT. Chemindo Ekatama ini juga dipercayakan oleh VK Aromatics International Singapore untuk menjadi agen tunggal perasa makanan dengan merek dagang VK Creative. VK Aromatics International Singapore adalah perusahaan yang telah bergerak dalam bidang pembuatan perasa selama 30 tahun. Perusahaan ini berkembang dengan sangat pesat dikarenakan banyak bermunculan perusahaan-perusahaan yang bergerak dalam bidang makanan dan minuman. Perusahaan-perusahaan tersebut membutuhkan perasa makananan maupun minuman yang cukup banyak dan jenis yang beraneka ragam. Seperti banyak terlihat di pasar-pasar swalayan yang ada, banyak sekali jenisjenis makanan ringan dan minuman yang dipasarkan saat ini serta memiliki rasa yang sangat bervariasi. Hal ini jugalah yang membuat perusahaan ini dapat terus bertahan dalam jalurnya.

2 26 Sejalan dengan berkembangnya perusahaan, pihak perusahaan terus berusaha untuk memberikan yang terbaik untuk para pelanggan. Visi dari perusahaan ini adalah membawa real taste ke seluruh dunia, menjadi perusahaan yang saling memberikan keuntungan, dan membagi kesuksesan dengan para pelanggan. PT. Chemindo Ekatama memiliki beberapa tujuan: Berkomitmen untuk memberikan produk yang terbaik Meningkatkan Value For Money dari para pelanggan Menjaga layanan yang terbaik untuk para pelanggan PT. Chemindo Ekatama sangat percaya dapat mencapai seluruh visi karena perusahaan dijalani oleh para profesional yang berpengalaman. Pada tahun 2002, perusahaan ini telah menjual sekitar 26 ton bahan perasa di Indonesia, baik dalam bentuk cairan maupun bubuk. Setengah dari penjualan yang dilakukan adalah penjualan bubuk vanilla dan bubuk perasa Ethyl Vanillin. Dengan tetap mengacu pada rasa dasar, Vanilla akan terus menjadi komoditi utama perusahaan ini. Pada 5 Desember 2001, perusahaan ini diberikan sertifikat ijin dari Badan Pemeriksa Obat-obatan dan Makanan. Perusahaan ini berkomitmen untuk menghasilkan produk-produk yang sehat dan aman untuk dikonsumsi. PT. Chemindo Ekatama telah menjalin kerjasama dengan VK Aromatics International selama sekitar 9 tahun. Kantor pusat dan pabrik baru terletak di Singapore. Pada Juni 1996, VK Creative memulai pembangunan dan pengoperasian pabrik di Kawasan Industri Cemerlang, Malaysia. Pabrik didirikan di atas tanah seluas 7500 square feet. Sebagai tambahan, VK Creative juga mempunyai 2 pabrik kecil dari pabrikpabrik yang telah ada. Produksi terbesar dikhususkan pada perasa bubuk dan yang lain

3 27 dikhususkan untuk memproduksi aroma makanan. Pabrik 1600 square feet digunakan secara khusus untuk memproduksi bubuk vanila dengan kapasitas 1000 ton per tahun. Beberapa jenis produk yang dihasilkan oleh PT. Chemindo Ekatama adalah sebagai berikut: Bubuk dan cairan perasa dari ekstrak alami Aroma Makanan Kimia pewangi Minyak Essential, Resin Solvents 3.2 Struktur Organisasi Direktur Marketing Manager Finance Manager Laboratory Staff Marketing Staff Keuangan (tax, payment) Accounting Administrasi Gudang Import Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

4 Tugas dan Wewenang Tugas dan wewenang dari Direktur adalah: Bertanggung jawab atas pelaksanaan perusahaan secara umum Tugas dan wewenang dari Marketing Manager adalah: Bertanggung jawab kepada Direktur Memilih dan mengangkat Laboratory staff dan Marketing staff Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Direktur Melakukan promosi produk-produk yang dihasilkan Tugas dan wewenang dari Finance Manager adalah: Bertanggung jawab kepada Direktur Memilih dan mengangkat bagian Keuangan, Accounting, Administrasi, Gudang, dan Import Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Direktur Tugas dan wewenang dari Laboratory staff adalah: Bertanggung jawab kepada Marketing Manager Melakukan riset untuk menemukan rasa baru Membuat tester Tugas dan wewenang dari Marketing staff adalah: Bertanggung jawab kepada Marketing Manager Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Marketing Manager Melakukan promosi produk-produk yang dihasilkan Tugas dan wewenang dari bagian Keuangan adalah: Bertanggung jawab kepada Finance Manager

5 29 Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Finance Manager Mencatat dan mengatur semua transaksi yang terjadi Tugas dan wewenang dari bagian Accounting adalah: Bertanggung jawab kepada Finance Manager Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Finance Manger Mencatat dan mengolah data transaksi yang ada Menjaga keseimbangan antara setiap transaksi Tugas dan wewenang dari bagian Administrasi adalah: Bertanggung jawab kepada Finance Manager Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Finance Manager Mencatat dan mengatur semua administrasi yang ada Tugas dan wewenang dari bagian Gudang adalah: Bertanggung jawab kepada Finance Manager Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Finance Manager Mengontrol semua lalu lintas barang yang terjadi di gudang Mencatat jumlah barang yang ada di gudang Tugas dan wewenang dari bagian Import adalah: Bertanggung jawab kepada Finance Manager Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Finance Manager Melakukan hubungan dengan luar negeri Melakukan dan mencatat setiap transaksi lalu lintas barang dari luar negeri

6 Analisis Sistem Yang Berjalan dan Solusi Dalam masalah persediaan, banyak hal yang menjadi pertimbangan, umumnya adalah masalah-masalah yang berkaitan dengan masalah biaya, contohnya masalah biaya pesan (ordering cost), biaya penyimpanan (holding cost), dan lain-lain. Masalah persediaan juga sangat dipengaruhi oleh permintaan pada masa yang akan datang. Apakah permintaan yang akan terjadi pada masa mendatang melebihi dari perkiraan atau kurang dari perkiraan atau mungkin malah sesuai dengan perkiraan. Namun, sangat jarang terjadi permintaan yang terjadi tepat dengan apa yang diperkirakan. Karena itu, sangat diperlukan jumlah persediaan yang tepat agar pada saat terjadi permintaan perusahaan dapat memenuhi permintaan tersebut dengan segera dan tepat waktu. Untuk itu, perusahaan haruslah dengan tepat menentukan jumlah persediaan yang optimal untuk memenuhi permintaan pasar, tetapi juga tidak merugikan perusahaan. Dengan merancang program ini, diharapkan dapat memberikan pertimbangan mengenai jumlah persediaan yang optimal bagi perusahaan. Pertimbangan yang diberikan adalah pertimbangan secara teknis dan rasional dan tidak dipengaruhi kondisi pasar yang ada. 3.5 Alasan Digunakan Metode Silver-Meal Setiap perusahaan pasti ingin dapat memenuhi permintaan pelanggannya dengan baik. Banyak cara dapat dilakukan dan salah satu cara yang sering menjadi fokus perusahaan adalah dengan mengatur masalah persediaan dengan baik. Dengan adanya persediaan yang baik, diharapkan perusahaan dapat memenuhi semua permintaan dari pelanggannya. Dengan adanya pengaturan persediaan yang baik dan optimal, perusahaan

7 31 juga menginginkan agar lalu lintas barang di perusahaan itu berjalan dengan lancar agar tidak merugikan perusahaan dalam berbagai macam masalah biaya, terutama mengenai masalah biaya penyimpanan. Perusahaan juga akan mengalami kerugian apabila barang yang disimpannya tidak tersalurkan sehingga terjadi kerusakan yang menyebabkan barang tersebut tidak dapat dijual. Metode silver-meal ini memberikan masukan kepada perusahaan untuk melakukan persediaan yang optimal dalam hal biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Dengan metode ini sangat diharapkan agar perusahaan dapat menekan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan sekecil-kecilnya. Dengan adanya penekanan biaya serendah-rendahnya dan juga jumlah persediaan yang optimal diharapkan perusahaan dapat memberikan pelayanan yang terbaik serta mendapatkan keuntungan yang maksimal. Berhubungan dengan masalah yang ada dan metode yang digunakan untuk menyelesaikannya, didapat model matematis sebagai berikut. ( D1, D2,..., Dn ) 1 K( m) ( A hd 2hD3 m... ( m 1) hd 2 m K( m 1) K( m) ) Qi D D D m D i dimana i = 1,2,...,n adalah data permintaan yang terjadi. h adalah besarnya holding cost. A adalah besarnya ordering cost. K(m) adalah besarnya biaya rata-rata jika dilakukan pembelian sebanyak m periode sekaligus dalam satu periode.

8 32 Q i adalah jumlah dari beberapa permintaan yang harus dibeli dalam satu periode. Untuk mendapatkan hasil Q i maka harus melakukan perhitungan biaya rata-rata K(m) untuk pembelian beberapa periode ke depan sekaligus sampai dijumpai kondisi K( m 1) K( m), maka nilai Q i didapat dengan penjumlahan jumlah permintaan dari awal periode perhitungan sampai periode m. 3.6 Gambaran Umum Gambaran secara umum program yang saya buat adalah sebagai berikut: Start Input datadata yang akan diolah Peramalan Ya Apakah data perlu diramalkan? Tidak Proses Metode Silver-Meal Output End Gambar 3.2 Gambaran Umum Program Seperti yang terlihat pada gambar di atas, secara garis besar, proses yang akan dilakukan adalah sebagai berikut.

9 33 Data-data berupa biaya pemesanan, biaya penyimpanan, data-data permintaan, baik yang historis maupun yang masa mendatang, dan jumlah periode untuk melakukan peramalan. Jika data permintaan yang dimasukkan adalah data historis maka lakukan peramalan terlebih dahulu. Proses pengolahan data dengan metode silver-meal. Output yang dihasilkan akan ditampilkan di layar. 3.7 Rancangan Layar Layar Pembuka JUDUL PROGRAM NAMA PERUSAHAAN LOGO PERUSAHAAN NAMA PEMBUAT PROGRAM TOMBOL KE LAYAR BERIKUTNYA Gambar 3.3 Rancangan Layar Pembuka Seperti terlihat pada gambar di atas, pada layar pembuka hanya terdapat hal-hal yang berupa perkenalan, sepeti judul program, logo dari perusahaan, identitas pembuat program, dan juga tombol enter yang akan mengarahkan pengguna ke layar selanjutnya yang merupakan layar utama dari program ini.

10 Layar Utama Judul Program Nama Perusahaan Jumlah Periode Input Biaya Simpan Input Biaya Pesan Periode Peramalan Data Tombol Ambil Data Tombol Proses Tombol Peramalan Logo Perusa haan Tombol About Tombol Exit Periode Permintaan Bulan Pertama Data Input Data Tahun Data Pertama Input Permintaan Tombol Input Dari File Tombol Back Tombol Cancel Tombol Next Tombol Reset Gambar 3.4 Rancangan Layar Utama Pada layar utama ini terdapat dua bagian yaitu bagian data dan bagian input data. Bagian input data baru akan muncul saat user mengklik tombol ambil data. Pada bagian data, user diminta untuk memasukkan jumlah periode data yang akan dimasukkan, biaya simpan (holding cost), biaya pesan (ordering cost), dan jika ingin melakukan peramalan dari data permintaan yang dimasukkan, maka user harus memasukkan banyaknya jumlah data permintaan yang akan diramalkan dan data permintaan yang dimasukkan langsung dianggap sebagai data historis.

11 35 Pada bagian data ini juga terdapat beberapa tombol, yaitu: Tombol ambil data digunakan untuk melakukan pengisian data permintaan. Tombol proses digunakan untuk melakukan pemrosesan data dengan metode silver-meal serta mengarahkan ke layar output. Tombol peramalan digunakan untuk melakukan proses peramalan data. Pada bagian input data, ada beberapa field yang perlu diisi, yaitu periode permintaan (jangka waktu terjadinya permintaan), bulan dari data pertama yang dimasukkan, tahun dari data pertama yang dimasukkan, dan data permintaan itu sendiri. Pada bagian input data ini terdapat beberapa tombol, yaitu: Tombol Input dari File digunakan untuk mengisi data permintaan melalui file yang berbentuk text (.txt). Biasanya digunakan untuk inputan data yang banyak agar lebih mudah. Tombol next (>>) digunakan untuk mengisi data permintaan selanjutnya atau melihat data permintaan selanjutnya. Tombol back (<<) digunakan untuk melihat atau mengubah data data yang sebelumnya. Tombol cancel digunakan untuk membatalkan pengisian data dan kembali ke bagian data. Tombol reset digunakan untuk mengulang bagian input data.

12 36 Pada layar utama juga terdapat dua buah tombol, yaitu tombol about yang akan menampilkan nama dan nim dari pembuat program dan tombol exit untuk keluar dari program. Pada layar utama ini juga dilakukan validasi dari inputan yang akan dilakukan. Validasi yang dilakukan pada jumlah periode, input biaya simpan, input biaya pesan, periode peramalan, input periode permintaan, input bulan, input tahun, dan input data permintaan di mana inputan harus berupa angka. Validasi terhadap tanda pemisah desimal titik. juga sudah dilakukan Layar Output Logo Perusaha an Judul Program Nama Perusahaan Hasil Output berupa Grafik Nilai Result Bulan dan Tahun data Nilai demand Tombol Back Tombol Next Tombol Close Tombol Save Tombol Exit Gambar 3.5 Rancangan Layar Output Pada layar output ini ditampilkan hasil proses dari data yang dimasukkan pada layar utama. Hasil proses ditampilkan secara grafik dan teks. Hasil secara grafik ditandai dengan titik sebagai penunjuk nilai demand dan nilai hasil proses.

13 37 Pada layar ini terdapat tombol next dan back untuk melihat data sebelum dan sesudahnya dari data yang ditampilkan pada field nilai demand dan nilai hasil. Tombol close yang ada di kanan bawah digunakan untuk menutup layar output dan kembali ke layar utama. Tombol save untuk menyimpan hasil yang didapat ke dalam file berextension.txt. Dan juga terdapat tombol Exit untuk keluar dari program tanpa harus ke layar utama terlebih dahulu. 3.8 Struktur Perancangan Layar Layar Pembuka Layar Utama Layar Output Gambar 3.6 Struktur Rancangan Layar

14 State Transition Diagram Halaman Utama Klik Tombol Enter Halaman Pembuka Input Variabel Data Klik Tombol Get Data Klik Tombol Process Input Data Permintaan Klik Tombol Forecast Peramalan Klik Tombol Close Proses Silver-Meal Halaman Output Klik Tombol Exit Exit Gambar 3.7 State Transition Diagram Program 3.10 Pseudocode Langkah-langkah program ini adalah sebagai berikut. Halaman Pembuka Mulai Tampil Halaman Pembuka Klik tombol Enter Selesai Halaman Utama Mulai Tampil Halaman Utama Isi Field No. Of Periods Validasi inputan harus angka Isi Field Holding Cost Validasi inputan harus angka dan tanda titik sebagai pemisah desimal

15 39 Isi field Ordering Cost Validasi inputan harus angka dan tanda titik sebagai pemisah desimal Klik tombol Get Order untuk ambil data Validasi jika masih ada salah satu field dari 3 field di atas yang masih belum diisi dan muncul pesan peringatan Pilih Demand Period Pilih Month of Ist Period Input demand yang ke-1 sampai ke-n manual atau baca dari file Tombol Next berubah jadi Finish Isi field Year of 1st period Validasi inputan harus angka Klik tombol Finish Validasi jika semua field sudah terisi (jika melakukan peramalan lakukan langkah mulai dari Ramal: Jika tidak lompati langkah Ramal:) Peramalan: Beri tanda tick ( ) pada checkbox Forecasting jika mau melakukan peramalan Isi field No. Of Periods to Forecast Validasi inputan harus angka Klik tombol Forecast Ramal: Siapkan variabel Hitung n-point Centered Moving Average Hitung nilai Residual Hitung nilai Mean Residual Hitung nilai Seasonal Adjusted Siapkan persamaan Least Squares Lakukan peramalan data permintaan n periode Selesai ramal Klik tombol Process Validasi jika semua data sudah terisi Validasi jika checkbox Forecasting diberi tanda tick ( ) maka cek apakah sudah dilakukan Jika sudah lakukan proses silver-meal Pengolahan data: Ambil nilai holding cost Ambil nilai ordering cost Ambil nilai jumlah data (Mulai Metode Silver-Meal) Silver: 1 Ulang, K( m) ( A hd2 2hD3... ( m 1) hdm ) m Bandingkan K(m+1) dengan K(m) Berhenti jika K( m 1) K( m) Simpan bahwa pembelian harus dilakukan hingga m periode pertama Jika data belum habis lakukan perhitungan ulang dari data m+1

16 40 Kembali ke Silver: Siapkan variabel untuk output Siapkan grafik untuk menampilkan data Siapkan textbox untuk menampilkan data Tampilkan layar output Selesai Halaman Output Mulai Tampilkan layar output Klik tombol next untuk lihat data selanjutnya Klik tombol back untuk lihat data sebelumnya Klik tombol close untuk menutup layar output dan kembali ke layar utama Selesai