BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. Agarindo Rasa Utama didirikan pada tahun 1989 oleh Bapak Junaidi Tjohjono. PT. Agarindo Rasa Utama ini memiliki kantor di Jl. Imam Bonjol. Kp. Bojong Larang nomor 9, RT 002 RW 004, Kelurahan Bojong Jaya, Kecamatan Karawaci, Tangerang. PT. Agarindo Rasa Utama bergerak dalam bidang industri makanan. Barang yang diproduksi adalah tepung agar-agar. Selama kurang lebih lima tahun pertama, yaitu dari tahun 1989 sampai tahun 1994, PT. Agarindo Rasa Utama hanya menyalurkan tepung agar-agar tersebut ke industri makanan di Taiwan dan Korea. Tidak lama kemudian baru mulai dipasarkan ke industri makanan lokal. Industri makanan lokal yang membeli tepung agar-agar ini salah satunya adalah industri permen jelly. Permen jelly sangat digemari oleh anak-anak, sehingga permintaan mengalir sepanjang waktu. Tidak hanya itu, selain dipasarkan ke industri makanan lokal, tepung agar-agar ini juga dipasarkan secara retail dalam kemasan sachet. Saat itu, kemasan sachet ini hanya dipasarkan di luar Jakarta, dengan merek Sassari dan Swan. Pemasaran secara retail ini mendapat respon yang cukup baik dari konsumen, dan jumlah permintaan pun bertambah. Seiring dengan berjalannya waktu, jumlah produksi PT. Agarindo Rasa Utama semakin ditingkatkan, demi memenuhi permintaan yang terus mengalir. Jenis permintaannya pun semakin bervariasi. Salah satu permintaan yang muncul adalah

2 37 sebagai penyedia media jaringan kultur untuk pembibitan tanaman dalam bidang Agro Bisnis, yang mana banyak digunakan sekarang ini. PT. Agarindo Rasa Utama berkembang dengan sangat pesat, didukung hasil produksi yang memiliki kualitas bermutu dan didukung dengan harga yang terjangkau. 3.2 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan 3.3 Tugas dan Wewenang Tugas dan wewenang dari Direktur adalah: Bertanggung jawab atas pelaksanaan perusahaan secara umum Tugas dan wewenang dari Marketing Manager adalah: Bertanggung jawab kepada Direktur Memilih dan mengangkat Marketing staff dan Sales

3 38 Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Direktur Melakukan promosi produk-produk yang dihasilkan Tugas dan wewenang dari Finance Manager adalah: Bertanggung jawab kepada Direktur Memilih dan mengangkat bagian Keuangan, Accounting, dan Administrasi Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Direktur Tugas dan wewenang dari Production Manager adalah: Bertanggung jawab kepada Direktur Memilih dan mengangkat bagian Production, Laboratory, Administrasi, dan Gudang Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Direktur Tugas dan wewenang dari Marketing staff adalah: Bertanggung jawab kepada Marketing Manager Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Marketing Manager Tugas dan wewenang dari Sales adalah: Bertanggung jawab kepada Marketing Manager Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Marketing Manager Melakukan promosi produk-produk yang dihasilkan Tugas dan wewenang dari bagian Tax adalah: Bertanggung jawab kepada Finance Manager Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Finance Manager Mencatat dan mengatur semua transaksi yang terjadi

4 39 Tugas dan wewenang dari bagian Administrasi adalah: Bertanggung jawab kepada Finance Manager Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Finance Manager Mencatat dan mengatur semua administrasi yang ada Tugas dan wewenang dari bagian Accounting adalah: Bertanggung jawab kepada Finance Manager Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Finance Manger Mencatat dan mengolah data transaksi yang ada Menjaga keseimbangan antara setiap transaksi Tugas dan wewenang dari Production staff adalah: Bertanggung jawab kepada Production Manager Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Production Manager Tugas dan wewenang dari Laboratory staff adalah: Bertanggung jawab kepada Production Manager Membuat tester Tugas dan wewenang dari bagian Logistic adalah: Bertanggung jawab kepada Production Manager Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada Production Manager Mengontrol semua lalu lintas barang yang terjadi di gudang Mencatat jumlah barang yang ada di gudang

5 Analisis Sistem yang Berjalan dan Solusi Dalam masalah persediaan, banyak hal yang menjadi pertimbangan, umumnya adalah masalah-masalah yang berkaitan dengan masalah biaya, contohnya masalah biaya pesan (ordering cost), biaya penyimpanan (holding cost), dan lain-lain. Masalah persediaan juga sangat dipengaruhi oleh permintaan pada masa yang akan datang. Apakah permintaan yang akan terjadi pada masa mendatang melebihi dari perkiraan atau kurang dari perkiraan atau mungkin malah sesuai dengan perkiraan. Namun, sangat jarang terjadi permintaan yang terjadi tepat dengan apa yang diperkirakan. Karena itu, sangat diperlukan jumlah persediaan yang tepat agar pada saat terjadi permintaan perusahaan dapat memenuhi permintaan tersebut dengan segera dan tepat waktu. Untuk itu, perusahaan haruslah dengan tepat menentukan jumlah persediaan yang optimal untuk memenuhi permintaan pasar, tetapi tidak merugikan perusahaan. Dengan merancang program ini, diharapkan dapat memberikan pertimbangan mengenai jumlah persediaan yang optimal bagi perusahaan. Pertimbangan yang diberikan adalah pertimbangan secara teknis dan rasional dan tidak dipengaruhi kondisi pasar yang ada. 3.5 Alasan Digunakan Metode Wagner-Whitin Setiap perusahaan pasti ingin dapat memenuhi permintaan pelanggannya dengan baik. Banyak cara dapat dilakukan dan salah satu cara yang sering menjadi fokus perusahaan adalah dengan mengatur masalah persediaan dengan baik. Dengan adanya persediaan yang baik, diharapkan perusahaan dapat memenuhi semua permintaan dari pelanggannya. Dengan adanya pengaturan persediaan yang baik dan optimal, perusahaan juga menginginkan agar lalu lintas barang di perusahaan itu berjalan dengan lancar agar

6 41 tidak merugikan perusahaan dalam berbagai macam masalah biaya, terutama mengenai masalah biaya penyimpanan. Perusahaan juga akan mengalami kerugian apabila barang yang disimpannya tidak tersalurkan sehingga terjadi kerusakan yang menyebabkan barang tersebut tidak dapat dijual. Metode Wagner-Whitin ini memberikan masukan kepada perusahaan untuk melakukan persediaan yang optimal dalam hal biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Dengan metode ini sangat diharapkan agar perusahaan dapat menekan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan sekecil-kecilnya. Dengan adanya penekanan biaya serendah-rendahnya dan juga jumlah persediaan yang optimal diharapkan perusahaan dapat memberikan pelayanan yang terbaik serta mendapatkan keuntungan yang maksimal. Berhubungan dengan masalah yang ada dan metode yang digunakan untuk menyelesaikannya, didapat model matematis sebagai berikut. ( D 1, D2,..., Dn ) A1 + h1 D2 + ( h1 + h2 ) D3 + (h1 * Zn = min Z1 + A2 + h2d3 + (h h * Z2 + An h n-1 )Dn n-1 )Dn Qi = D + D D n Di dimana i = 1,2,...,n adalah data permintaan yang terjadi. h adalah besarnya holding cost. A adalah besarnya ordering cost. Q i adalah jumlah dari beberapa permintaan yang harus dibeli dalam satu periode.

7 42 Untuk mendapatkan hasil Q i maka harus melakukan perhitungan biaya rata-rata Z(n) untuk pembelian beberapa periode ke depan sekaligus sampai dijumpai kondisi Z ( n + 1) > Z( n), maka nilai Q i didapat dengan penjumlahan jumlah permintaan dari awal periode perhitungan sampai periode m. 3.6 Gambaran Umum Gambaran secara umum program yang saya buat adalah sebagai berikut: Start Input data Forecasting Proses metode Wagner-Whitin Output data End Gambar 3.2 Gambaran Umum Program

8 43 Seperti yang terlihat pada gambar di atas, secara garis besar, proses yang akan dilakukan adalah sebagai berikut. Input data akan dilakukan oleh user. Data-data berupa biaya pemesanan, biaya penyimpanan, dan jumlah periode diperlukan untuk melakukan peramalan. Data diolah dengan metode Wagner-Whitin Output yang dihasilkan akan ditampilkan di layar. 3.7 Rancangan Layar Layar Pembuka Nama PT Judul Program Start Gambar 3.3 Rancangan Layar Pembuka

9 44 Seperti terlihat pada gambar di atas, pada layar pembuka hanya terdapat nama perusahaan, judul program, dan tombol start yang akan mengarahkan pengguna ke layar berikutnya Layar Input Judul Program Nama Item Periode Biaya penyimpanan Biaya pemesanan Tombol proses forecast Tombol Exit Gambar 3.4 Rancangan Layar Input Pada bagian ini, user diminta untuk memilih jenis bahan dan jumlah periode data yang ingin dihitung, serta memasukkan biaya simpan (holding cost) per item dan biaya pesan (ordering cost).

10 45 Terdapat juga beberapa tombol, yaitu: Tombol Process, digunakan untuk melakukan peramalan data serta mengarahkan ke layar output. Tombol Exit, untuk keluar dari program Layar Output Judul Program Nama Item Tabel hasil Tombol Back Tombol proses Wagner-Whitin Tombol Exit Gambar 3.5 Rancangan Layar Output 1 Pada layar output ini ditampilkan hasil proses dari data yang dimasukkan pada layar input. Hasil proses ditampilkan dalam bentuk tabel dan teks. Pada layar ini terdapat beberapa tombol yaitu:

11 46 Tombol Process, digunakan untuk mengelola data hasil forecasting yang telah didapat dengan metode Wagner-Whitin, serta mengarahkan ke layar output 2. Tombol Back, untuk kembali ke layar input apabila user ingin mengulangi perhitungan atau merubah input. Tombol Exit untuk keluar dari program tanpa harus ke layar utama terlebih dahulu. Judul Program Nama Item Tabel hasil Tombol Back Tombol proses Wagner-Whitin Tombol Save Tombol Exit Gambar 3.6 Rancangan Layar Output 2

12 47 Pada layar ini terdapat: Tombol Save, yang digunakan untuk menyimpan hasil perhitungan ke dalam file Excel. Tombol Back, untuk kembali ke layar input apabila user ingin mengulangi perhitungan atau merubah input. Tombol Exit untuk keluar dari program tanpa harus ke layar utama terlebih dahulu. 3.8 Struktur Perancangan Layar Layar Pembuka Layar Input Layar Output Gambar 3.7 Struktur Rancangan Layar

13 State Transition Diagram Halaman Pembuka Klik tombol Start Input data permintaan dan biaya Klik tombol Exit Klik tombol Back Klik tombol Process Hasil proses Forecast Klik tombol Exit Exit Klik tombol Process Hasil proses Wagner- Whitin Klik tombol Exit Gambar 3.8 State Transition Diagram Program 3.10 Pseudocode Langkah-langkah program ini adalah sebagai berikut. Halaman Pembuka Mulai Tampil Halaman Pembuka

14 49 Enter Selesai Halaman input Mulai Tampil Halaman Input Isi field Item Isi field Period Isi field Holding Cost Isi field Ordering Cost Forecasting Validasi jika masih ada salah satu field dari 4 field di atas yang masih belum diisi dan muncul pesan peringatan Siapkan array forecast dan Wagner-Whitin sesuai dengan banyaknya periode permintaan Ambil data: Buka program microsoft excel Buka file excel dengan nama inputan pada filed item Ambil data pada excel masukkan dalam stringgrid1 Ramal: Siapkan variabel Hitung n-point Centered Moving Average Hitung nilai Residual Hitung nilai Mean Residual

15 50 Hitung nilai Seasonal Adjusted Sales Siapkan persamaan Least Squares Lakukan peramalan data permintaan n periode Selesai ramal Selesai ambil data Kirim data ke form wagner Siapkan tabel untuk menampilkan data pada form wagner (halaman output ) Cari bulan terakhir Kirim isi tabel pada form wagner Selesai Halaman Output Mulai Tampil Halaman Output Tampil tabel hasil forecasting Process Lakukan proses Wagner-Whitin Pengolahan data: Mulai: Ambil nilai holding cost Ambil nilai ordering cost Ambil nilai jumlah data Mulai Metode Wagner-Whitin Wagner-Whitin:

16 51 Mulai Cek k berapa, bila k =1 maka period1:=awal+(holding*forecastresult[i]); period2:=awal+awal; period3:=period1*1000; period4:=period1*1000; bila k=2 maka period1:=awal+holding*forecastresult[i-1]+ 2*Holding*ForecastResult[i]; period2:=awal+awal+holding*forecastresult[i]; period3:=awal+awal+holding*forecastresult[i-1]; period4:=period1*1000; bila k=3 maka period1:=(awal+(2*holding*forecastresult[i- 1])+(Holding*ForecastResult[i-2])+(3*Holding*ForecastResult[i])); period2:=2*awal+holding*forecastresult[i- 1]+2*Holding*ForecastResult[i]; period3:=awal+holding*forecastresult[i- 2]+awal+Holding*ForecastResult[i]; period4:=awal+holding*forecastresult[i-2]+ 2*Holding*ForecastResult[i- 1]+awal; Bandingkan periode 1 dengan periode yang lain Berhenti jika periode 1 lebih besar daripada periode yang lain Simpan bahwa pembelian harus dilakukan hingga m periode pertama Jika data belum habis lakukan perhitungan ulang dari data m+1

17 52 Kembali ke Wagner-Whitin: Tambah kolom tabel untuk wagner pada tabel halaman output Atur penampilan kembali tabel Kirim hasil Wagner-Whitin Tampilkan layar output Back untuk lihat layar input sebelumnya Exit untuk menutup layar output Selesai