BAB III DESAIN DAN PERANCANGAN

Transkripsi

1 BAB III DESAIN DAN PERANCANGAN 3.1 Analisis Kebutuhan Dalam perancangan sistem aplikasi ini, infrmasi yang sangat diperlukan adalah analisis kebutuhan sistem Kebutuhan Hardware Hardware minimum untuk pembuatan sistem Pengarsipan Surat adalah dengan spesifikasi sebagai berikut 1. Kmputer dengan prcessr Intel Pentium MHz (1,6 GHz) 2. Memri RAM 256 MB atau lebih. 3. Kapasitas Hardisk minimal 10 GB Kebutuhan Sftware Aplikasi Pengarsipan Surat di Dinas PU BMCK Kabupaten Madiun ini dibuat dengan menggunakan sftware sebagai berikut 1. Adbe Dreamweaver berfungsi untuk membuat dan mendesain situs web Pengarsipan Surat. 2. MySQL disini berfungsi untuk menyimpan database dalam Sistem Pengarsipan Surat. 3.2 Deskripsi Umum Sistem Aplikasi Pengarsipan Surat dirancang untuk membantu mengatasi permasalahan yang dihadapi leh petugas tata usaha khususnya di Dinas PU BMCK Kabupaten Madiun saat melakukan penglahan data surat diantaranya yaitu mempercepat dalam melakukan pencatatan data surat yang masuk dan surat yang keluar, mempermudah dalam pencarian data surat dan lapran surat.

2 Fungsi umum aplikasi ini yaitu melakukan Pengarsipan surat yang terdiri dari data surat masuk dan data surat keluar. Dalam Aplikasi Pengarsipan Surat ini dilengkapi dengan fasilitas Input data, Edit, Pencarian data, dan Cetak. Aplikasi ini terdapat menu Lgin. Menu Lgin digunakan untuk membedakan antara Admin (Petugas Tata Usaha), Bidang-bidang dan Pimpinan. 3.3 Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan tahapan untuk menggambarkan mdel baru atau dikembangkan yang akanpenulis buat.untuk perancangan sistem kali ini dengan penggambaran pemdelan sistem yaitu menggunakan metde terstruktur berupa Diagram Knteks (Cntext Diagram), DFD(Data Flw Diagram), ERD (Entity Realatinship Diagram), dan Nrmalisasi ERD ERD dari perancangan sistem infrmasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga dan Cipta Karya Kabupaten Madiun sebagai berikut Gambar 3.1 Entity Relatinship Diagram

3 Pada Entity Relatinship Diagram diatas bahwa petugas_tu memiliki hak untuk mengisi data, mengubah dan mengakses data surat_masuk dan surat_keluar. Pada tabel Surat_masuk memanggil tabel sub_bidang untuk prses berikutnya Diagram Knteks Berikut ini adalah Diagram Knteks dari Perancangan Sistem Pengarsipan Surat Dinas PU Bina Marga dan Cipta Karya Kabupaten Madiun 0 ADMIN data surat inf data surat APLIKASI PENGARSIPAN SURAT + knfirmasi surat lapran knfirmasi surat BIDANG lapran data surat pencarian data surat PIMPINAN Gambar 3.2 DFD Level 0 Diagram Knteks Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar melibatkan Admin atau petugas Tata Usaha, Bidang-bidang, dan Pimpinan. Admin menginputkan data surat, setelah itu mendapatkan infrmasi data surat. Pimpinan melakukan prses pencarian dan mendapat lapran data surat, bidang menerima surat dari admin dan bidang dapat mengknfirmasi surat yang masuk ke bidang bahwa status surat sudah diterima.

4 3.3.3 Data Flw Diagram (DFD Level 1) Berikut ini adalah Diagram Knteks dari Perancangan Sistem Pengarsipan Surat Dinas PU Bina Marga dan Cipta Karya Kabupaten Madiun 5 data knfirmasi BIDANG lapran knfirmasi surat KONFIRMASI inf data knfirmasi knfirmasi surat data lgin 1 validasi data lgin LOGIN data lgin lgin knfirmasi data lgin data surat masuk surat_masuk data surat 2 inf data surat masuk ADMIN inf data surat surat_masuk data surat inf data surat 3 surat_keluar data surat keluar inf data surat surat_keluar 4 inf data surat lapran data surat keluar data surat CETAK data surat keluar data surat masuk lapran data surat masuk PIMPINAN pencarian data surat lapran data surat 6 PENCARIAN DATA SURAT data surat keluar inf data surat keluar data surat masuk inf data surat masuk Gambar 3.3 Diagram DFD Level 1

5 Penjelasan 1. Pada prses Lgin, admin mengisi data lgin lalu menerima validasi lgin dari sistem. Setelah itu sistem mengirimkan data lgin ke database dan database mengirimkan knfirmasi data lgin ke sistem untuk diberikan kepada admin. 2. Prses Input Surat Masuk, admin mengisi data surat masuk lalu menerima inf surat dari sistem. Setelah itu sistem mengirimkan data surat ke database surat masuk dan database mengirimkan infrmasi data surat ke sistem untuk diberikan kepada admin. 3. Prses Input Surat Keluar, admin mengisi data Surat Keluar lalu menerima inf surat dari sistem. Setelah itu sistem mengirimkan data surat ke database surat Keluar dan database mengirimkan infrmasi data surat ke sistem untuk diberikan kepada admin. 4. Pada prses cetak lapran surat masuk, admin mengambil filter bulan untuk mencetak data surat. lalu admin menerima lapran data surat yang di kirim leh sistem. Setelah itu sistem mengirimkan data ke database surat masuk dan database mengirimkan infrmasi data surat ke sistem untuk diberikan kepada admin. 5. Pada prses cetak lapran surat keluar, admin mengambil filter bulan untuk mencetak data surat. lalu admin menerima lapran data surat yang di kirim leh sistem. Setelah itu sistem mengirimkan data ke database surat keluar dan database mengirimkan infrmasi data surat ke sistem untuk diberikan kepada admin. 6. Pada prses knfirmasi, Bidang mengambil data knfirmasi, lalu sistem mengirimkan infrmasi data knfirmasi. Setelah itu sistem mengirimkan data knfirmasi ke database surat masuk dan database mengirimkan infrmasi data surat ke sistem untuk diberikan kepada bidang. Selanjutnya bidang menerima inf data knfirmasi. 7. Pimpinan mengambil data surat melalui prses pencarian surat, lalu sistem mengirimkan data surat. Setelah itu sistem mengirimkan data surat ke

6 database surat masuk dan surat keluar dan database mengirimkan infrmasi data surat ke sistem untuk diberikan kepada Pimpinan CDM Cnceptual Data Mdel (CDM) merupakan gambaran dari struktur database yang akan digunakan dalam pembuatan sistem. surat_masuk # petugas_tu id_petugas nama_petugas alamat telp user_petugas passwrd_petugas Variable characters (10) Variable characters (15) Variable characters (20) Integer memiliki # n_agenda pengirim_surat tgl_surat n_surat perihal tgl_diterima ditujukan_kepada isi status_surat file... Variable characters (10) Date Date Variable characters (50) Variable characters (20) Variable characters (50) memanggil bidang # id_bidang Variable characters (10) nama_bidang user_bidang Variable characters (20) passwrd_bidang Integer mempunyai # id_surat n_surat_keluar tgl_surat_keluar alamat_surat_keluar perihal_surat_keluar file_surat_keluar... surat_keluar Variable characters (10) Date Variable characters (50) Gambar 3.4 Diagram CDM Penjelasan 1. Tabel petugas_tu berelasi ne t many dengan tabel surat_masuk. 2. Tabel petugas_tu berelasi ne t many dengan tabel surat_keluar. 3. Tabel bidang berelasi ne t many dengan tabel surat_masuk.

7 3.3.5 PDM Berikut ini adalah Physical Data Mdel (PDM) dari sistem Pengarsipan Dinas PU Bina Marga dan Cipta Karya Kabupaten Madiun FK_SURAT_MA_MEMILIKI_PETUGAS_ petugas_tu id_petugas nama_petugas alamat telp user_petugas varchar(10) varchar(100) varchar(100) varchar(15) varchar(20) <pk> passwrd_petugas integer n_agenda id_bidang id_petugas pengirim_surat tgl_surat n_surat perihal tgl_diterima ditujukan_kepada isi status_surat file surat_masuk varchar(10) varchar(10) varchar(10) varchar(100) date varchar(100) varchar(100) date varchar(50) varchar(100) varchar(20) varchar(50) <pk> <fk2> <fk1> FK_SURAT_MA_MEMANGGIL_BIDANG id_bidang nama_bidang user_bidang passwrd_bidang bidang varchar(10) <pk> varchar(100) varchar(20) integer FK_SURAT_KE_MEMPUNYAI_PETUGAS_ surat_keluar id_surat id_petugas n_surat_keluar tgl_surat_keluar varchar(10) varchar(10) varchar(100) date <pk> <fk> alamat_surat_keluar varchar(100) perihal_surat_keluar varchar(100) file_surat_keluar varchar(50) Gambar 3.5 Diagram PDM Penjelasan 1. Tabel petugas_tu dengan primary key id_petugas berelasi dengan tabel surat_masuk dengan primary key n_agenda sehingga id_petugas menjadi fregn key di tabel surat_ masuk. 2. Tabel petugas_tu dengan primary key id_petugas berelasi dengan tabel surat_keluar dengan primary key id_surat sehingga id_petugas menjadi fregn key di tabel surat_keluar. 3. Tabel bidang dengan primary key id_bidang berelasi dengan tabel surat_masuk dengan primary key n_agenda sehingga id_bidang menjadi fregn key di tabel surat_masuk.

8 3.4 Perancangan Desain Database Perancangan Desain Database merupakan tampilan tabel pada database yang akan digunakan untuk menyimpan dan menampilakan data Tabel Surat Masuk Tabel ini berfungsi untuk memasukkan data surat masuk yang akan ditampilkan pada halaman surat masuk Tabel Surat Masuk Field Type Width Keterangan n_agenda int 10 Nmr surat masuk yang ada di instansi yang menerima surat pengirim_surat varchar 100 Nama pengirim surat tgl_surat date Tanggal yang ada di surat n_surat varchar 100 Nmr surat yang tercantum di surat perihal varchar 100 Maksut pengiriman surat tgl_diterima date Tanggal surat diterima ditujukan_kepada varchar 100 Yang menindak lanjuti surat isi varchar 50 Maksut isi surat status_surat varchar 10 Status knfirmasi surat pada bidang file varchar 20 File scan/gambar surat

9 3.4.2 Tabel Surat Keluar Tabel ini berfungsi untuk memasukkan data suratkeluar yang akan ditampilkan pada halaman surat keluar Tabel Surat Keluar Field Type Width Keterangan Id_surat varchar 10 Id surat yang ada di instansi yang mengirim surat N_surat varchar 100 Nmr surat yang tercantum di surat tgl_surat date Tanggal yang ada di surat alamat_tujuan varchar 100 Alamat yang akan di kirim surat perihal varchar 100 Maksut pengiriman surat file varchar 20 File scan/gambar surat Tabel Bidang Tabel ini berfungsi untuk memasukkan data bidang yang akan ditampilkan pada halaman bidang Tabel Bidang Field Type Width Keterangan id_bidang varchar 20 Id masing_masing bidang yang ada di Dinas PU nama_bidang varchar 50 Nama-nama bidang yang ada di instansi

10 3.4.4 Tabel Tetugas TU Tabel ini berfungsi untuk memasukkan data petugas yang akan ditampilkan pada halaman petugas_tu Tabel Petugas TU Field Type Width Keterangan id_petugas varchar 10 Id masing-masing petugas tu nama_petugas varchar 100 Nama-nama petugas yang melakukan prses pengarsipan data surat alamat varchar 100 Alamat petugas tu telp varchar 20 Nmr telepn petugas tu 3.5 Perancangan Antarmuka Perancangan antarmuka merupakan gambaran rancangan sistem berupa gambar-gambar menu lgin admin, menu lgin bidang, menu lgin pimpinan, halaman menu admin, halaman menu bidang, halaman menu pimpinan dan prses berjalannya sistem Halaman Lgin Halaman lgin berfungsi sebagai deteksi pengguna sistem dan pengamanan terhadap data arsip surat. Pengguna menginputkan username dan passwrd untuk selanjutnya dicckkan dengan database.

11 SISTEM PENGARSIPAN SURAT Username LOGIN SISTEM Passwrd LOGIN FOOTER Gambar 3.6 Halaman Lgin Halaman Utama Admin Halaman utama ini memiliki beberapa menu, diantaranya utama yaitu Hme, Input Data, Data Surat Masuk dan Surat Keluar, Pencarian, Cetak Lapran Surat, maps dan Lgut. Lgut SISTEM PENGARSIPAN SURAT HOME Input Data Data Selamat Datang..! Cetak Lapran Surat Pencarian Maps fter Gambar 3.7 Halaman Utama Admin

12 3.5.3 Halaman Tabel Surat Masuk Halaman ini berisi data surat masuk yang ditampilkan dengan tabel, Menu tabel Surat Masuk ini digunakan untuk melihat daftar surat yang masuk ke Dinas PU Bina Marga dan Cipta Karya Kabupaten Madiun. Lgut SISTEM PENGARSIPAN SURAT HOME Data Surat Masuk Input Data Data Cetak Lapran Surat Pencarian Maps fter Gambar 3.8 Halaman Tabel Surat Masuk Halaman Input Surat Masuk Frm Input Surat Masuk ini berisi tentang prses input data surat yang akan dikendalikan leh admin. Menu Input Surat Masuk yang di kendalikan leh admin ini tidak menampilkan status surat. Status Surat akan hanya akan di knfirmasi leh bidang yang sudah menerima surat masuk dari admin.

13 Lgut SISTEM PENGARSIPAN SURAT HOME Input Data Data Cetak Lapran Surat Pencarian Maps Masukkan data surat masuk! N Agenda Pengirim Surat Tanggal Surat N Surat Perihal Tanggal Diterima Ditujukan Kepada Isi File M0001 Simpan fter Batal Gambar 3.9 Halaman Input Surat Masuk Halaman Pencarian Surat Halaman ini berisi tentang Pencarian data surat masuk dan surat keluar pada Dinas PU Bina Marga dan Cipta Karya Kabupaten Madiun. Pada menu ini pengguna dapat dengan mudah untuk mencari berkas surat dan tidak membutuhkan waktu lama. Lgut SISTEM PENGARSIPAN SURAT HOME Input Data Data Data Surat Masuk Cari Cetak Lapran Surat Pencarian Maps fter Gambar 3.10 Halaman Pencarian Surat

14 3.5.6 Halaman Cetak Lapran Surat Frm cetak Lapran Surat Masuk ini berisi tentang prses pengambilan data surat menggunakan filter bulan untuk menampilkan lapran data surat masuk per bulan yang akan dikendalikan leh admin. Lgut SISTEM PENGARSIPAN SURAT HOME Cetak Lapran Surat Input Data Data Cetak Lapran Surat Masukkan bulan januari Cetak Batal Pencarian Maps fter Gambar 3.11 Halaman Cetak Lapran Surat Hasil cetak lapran surat LAPORAN SURAT MASUK Dinas PU Bina Marga dan Cipta Karya Kabupaten Madiun Gambar 3.12 Hasil Cetak Lapran Surat

15 3.5.7 Halaman Utama Pimpinan Halaman utama ini memiliki beberapa menu, diantaranya yaitu Hme, Data Surat Masuk, Surat Keluar, Cetak Lapran Surat, Pencarian data surat, maps, dan Lgut. Lgut SISTEM PENGARSIPAN SURAT HOME Data Selamat Datang..! Cetak Lapran surat Pencarian Maps fter Gambar 3.13 Halaman Utama Pimpinan Halaman Utama Bidang Halaman utama ini memiliki beberapa menu, diantaranya yaitu Hme, Data Surat Masuk yang belum di terima bidang, Pencarian data surat, maps, dan Lgut.

16 Lgut SISTEM PENGARSIPAN SURAT HOME Data Selamat Datang..! Gallery Maps fter Gambar 3.14 Halaman Utama Bidang Halaman Tabel Surat Masuk Bidang Halaman ini berisi tentang Tabel surat yang masuk ke bidang, dan selanjutnya bidang dapat mengknfirmasi surat yang masuk ke bidangnya. Lgut SISTEM PENGARSIPAN SURAT HOME Data Pencarian Maps Data Surat Masuk Prses Diterima fter Gambar 3.15 Halaman Tabel Surat Masuk Bidang