BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM. dilakukan dalam pengumpulan data tersebut, antara lain:

Transkripsi

1 BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Dalam pengumpulan data sebagai bahan penyusunan laporan kerja praktek, diperlukan adanya pengamatan data dan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Data dan informasi tersebut diperoleh dari sumber terkait untuk memberikan masukan dalam pengembangan sistem informasi yang dibuat. Kegiatan yang dilakukan dalam pengumpulan data tersebut, antara lain: 1. Observasi Melakukan pengamatan secara langsung di CV Rahayu Sentosa untuk mengetahui proses/alur dari keluar masuknya persediaan barang dagang. 2. Wawancara Mengadakan tanya jawab dengan bagian persediaan mengenai masalah yang dihadapi dan memberikan solusi atas permasalahan tersebut. 3. Studi pustaka Mencari informasi dan literatur yang berkaitan dengan kegiatan dan penyusunan laporan kerja praktek yang dilakukan. Berdasarkan survei yang telah dilakukan di CV Rahayu Sentosa, permasalahan yang sering terjadi yaitu terjadinya kesalahan laporan dikarenakan kegiatan penjualan barang dagang terkadang memliki 2 (dua) jenis penjualan yaitu lembaran atau meteran. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu sistem informasi yang mampu mengatasi permasalah tersebut agar hasil laporan dapat digunakan menjadi salah satu acuan dalam pengambil keputusan top manajemen 31

2 Analisis Sistem Analisis sistem merupakan proses pengidentifikasian suatu sistem berdasarkan hasil survey/studi lapangan untuk mengevaluasi permasalahan yang terjadi, sehingga dapat diajukan suatu usulan perbaikan sesuai kebutuhan perusahaan. Dalam langkah ini, penulis melakukan analisis suatu permasalahan mengenai proses pencatatan keluar masuknya suatu persediaan barang dagang pada CV Rahayu Sentosa. Langkah awal dalam analisis sistem yang dilakukan adalah dengan mengetahui alur atau siklus keluar masuk persediaan barang dagang yang ada di perusahaan Sistem Flow Laporan Persediaan Barang Dagang Adapun gambar sistem flow laporan persediaan barang dagang dapat dilihat pada gambar 4.1. Proses yang dilakukan oleh bagian persediaan pada CV Rahayu Sentosa adalah sebagai berikut: 1. Bagian admin menerima daftar barang baru dari bagian penerimaan barang, selain menerima itu admin juga menrima dokumen bukti penerimaan barang. Kemudian admin akan memeriksa apakah barang tersebut sudah ada pada daftar persediaan barang. 2. Apabila barang telah ada, maka admin langsung menginputkan transaksi masuk sesuai dengan kode barang yang bersangkutan. Namun, apabila data barang belum ada pada persediaan barang dagang maka admin membuat data barang baru. Setelah selesai, admin langsung mencatat transaksi terhadap data barang baru tersebut.

3 33 3. Pada saat pencatatan transaksi barang masuk, data dari transaksi tersebut akan langsung masuk ke dalan tabel yang sesuai pada database. 4. Apabila ada penjualan, maka admin akan menerima dokumen berupa bukti barang keluar dari bagian pengeluaran barang. Admin akan mencatat transaksi tersebut ke dalam form barang keluar. Transaksi yang terjadi akan langsung masuk ke dalam tabel database. Bagian Penerimaan Barang Bagian Pengeluaran Barang Admin Persediaan Manajer Perusahaan 3 Mulai Bukti Penerimaan Barang Bukti Pengeluaran Barang Input Data Barang Persediaan Barang 3 Daftar Barang Input Data Transaksi Laporan Persediaan Barang 3 Input Data Transaksi Penerimaan Y Apa Barang Lama? T 4 Transaksi barang Masuk Input Data Barang Selesai Perhitungan Persediaan Transaksi barang Keluar 2 Input Data Transaksi Penerimaan Input Data Transaksi Pengeluaran 3 Cetak Laporan Persediaan Barang 4

4 34 Gambar 4.1 Sisflow Proses Keluar Masuk Barang 5. Setiap transaksi yang terjadi, baik barang masuk maupun barang keluar stok pada setiap persediaan barang dagang yang bersangkutan akan berkurang secara otomatis. Proses ini bertujuan untuk mengetahui jumlah persediaan suatu barang sewaktu-waktu 6. Kemudian apabila manajer ingin meminta laporan persediaan barang dagang, maka admin akan mencetak laporan sesuai dengan permintaan manajer. 4.2 Perancangan Sistem Berdasarkan analisis, penulis membuat rancangan sistem untuk mencari solusi pada perusahaan tersebut. Sistem yang baru dapat digambarkan melalui context digram, HIPO, data flow diagram, entity relationship diagram, struktur tabel, dan desain I/O. Adapun penjelasannya sebagai berikut: Hierarchy plus Input-Process-Output (HIPO) Gambar 4.2 HIPO Sistem Informasi Persediaan Barang Dagang

5 35 HIPO merupakan alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem. HIPO menggambarkan hierarki proses-proses yang ada dalam data flow diagram. Gambar 4.2 adalah HIPO dari Rancang Bangun Sistem Informasi Laporan Persediaan Barang Dagang pada CV Rahayu Sentosa. HIPO pada perusahaan dagang ini terdiri dari 3 (tiga) data yaitu, master, transaksi dan laporan. Data master terdiri dari 3(tiga) data yaitu data admin, jenis dan barang. Sedangkan, transaksi ada 2 (dua) dan laporan ada 1 (satu) Context Diagram Context Diagram dari sistem informasi laporan persediaan barang dagang ini menggambarkan secara umum proses yang terjadi di perusahaan tersebut. Pada context diagram ini melibatkan 4 entity yang digambarkan pada gambar 4.3

6 36 Gambar 4.3 Context Diagram DFD level 0 Sistem Persediaan Barang Dagang DFD level 0 merupakan hasil decompose dari context diagram yang menggambarkan proses-proses apa saja yang terdapat pada sistem persediaan barang dagang pada CV Rahayu Sentosa. DFD level 0 dapat dilihat pada gambar 4.4

7 37 Gambar 4.4 DFD Level 0 Persediaan Barang Dagang Entity Relationship Diagram (ERD) Dari analisis sistem diatas maka dapat dibuat untuk merancang database yaitu Entity Relationship Diagram (ERD) yang menggambarkan struktur database dari sistem persediaan barang dagang pada CV Rahayu Sentosa yang terdiri dari Conceptual Data Model dan Physical Data Model. a. Conceptual Data Model (CDM) Conceptual Data Model (CDM) ini memberikan gambaran tentang struktur basis data yang terdiri dari entitas, hubungannya, dan batasannya. Berikut ini gambaran dalam Conceptual Data Model (CDM) pada gambar 4.5:

8 38 Gambar 4.5 Conceptual Data Model Sistem Persediaan Barang Dagang b. Physical Data Model (PDM)

9 39 Gambar 4.6 Physical Data Model Sistem Persediaan Barang Dagang Physical Data Model (PDM) merupakan hasil generate dari Conceptual Data Model (CDM). PDM menggunakan sejumlah tabel untuk menggambarkan data serta hubungan antara data-data tersebut. Berikut PDM yang ada pada sistem persediaaan barang dagang pada CV Rahayu Sentosa dapat dilihat pada gambar Struktur Tabel Struktur tabel pada sistem informasi laporan persediaan barang dagang pada CV Rahayu Sentosa adalah sebagai berikut: a. Tabel Log In Nama Tabel : admin Primary Key : kode_admin Foreign Key : -

10 40 Fungsi : Tabel untuk memasukkan kode_admin dan password Tabel 4.1 Admin No. Field Type Length Key 1. kode_admin Varchar 5 Primary Key 2. nama_admin Varchar pass_admin Varchar 5 - b. Tabel Barang Masuk Nama Tabel : barang_masuk Primary Key : kode_masuk Foreign Key : - Fungsi : Tabel untuk memasukkan transaksi barang masuk Tabel 4.2 Barang Masuk No. Field Type Length Key 1. kode_masuk Varchar 5 Primary Key 2. tgl_masuk Date & Time - - c. Tabel Barang Keluar Nama Tabel : barang_keluar Primary Key : kode_keluar Foreign Key : - Fungsi : Tabel untuk memasukkan data transaksi barang keluar

11 41 Tabel 4.3 Barang Keluar No. Field Type Length Key 1. kode_keluar Varchar 5 Primary Key 2. tgl_keluar Date & Time - - d. Tabel Persediaan Nama Tabel : persediaan Primary Key : kode_persediaan Fungsi : Tabel untuk memasukkan data master barang Tabel 4.4 Persediaan No. Field Type Length Key 1. kode_persediaan Varchar 5 Primary Key 2. Nama_persediaan Varchar Satuan Varchar Harga Integer Stok Integer - - e. Tabel Jenis Persediaan Nama Tabel : jenis_persediaan Primary Key : kode_jenis Foreign Key : -

12 42 Fungsi : Tabel untuk memasukkan data master barang Tabel 4.5 Jenis Persediaan No. Field Type Length Key 1. kode_jenis Varchar 5 Primary Key 2. Nama_jenis Varchar 20 - f. Tabel Manajer Nama Tabel : manajer Primary Key : kode_manajer Foreign Key : - Fungsi : Tabel untuk membedakan hak ases user Tabel 4.6 Manajer No. Field Type Length Key 1. kode_manajer Varchar 5 Primary Key 2. Nama_manajer Varchar Pass_manajer Varchar Desain Input/Output Desain antarmuka menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic.net 2010 dan database Microsoft SQL Server Adapun desain Input/Output adalah sebagai berikut:

13 Desain Input Berikut ini adalah desain input yang terdapat pada sistem informasi laporan persediaan barang dagang pada CV Rahayu Sentosa: a. Form Menu Utama Gambar 4.7 Desain Form Menu Utama Berikut ini merupakan tampilan dari form menu utama yang berfungsi untuk memilih menu atau sub-menu apa yang akan dijalankan. Pada menu utama terdapat menu yang memiliki beberapa sub menu. Pada menu akses terdapat 3 (tiga) sub menu yaitu login, log out dan exit. Pada menu transaksi ada 3 (tiga) sub menu yaitu barang masuk, barang keluar dan data transaksi. Master memiliki 3 (tiga) sub menu sedangkan laporan memiliki 1 (satu) sub menu. b. Form Log In

14 44 Berikut ini merupakan tampilan dari form log in yang berfungsi untuk validasi user yang menggunakan aplikasi. Gambar 4.8 Desain Form Log In c. Form Input Master Barang Berikut ini merupakan tampilan dari form input Master Barang yang berfungsi untuk membuat data barang baru.

15 45 Gambar 4.9 Desain Form Input Master Barang d. Form Update Data Barang Berikut desain yang direncanakan untuk form memperbarui data dari suatu persediaan barang dagang.

16 46 Gambar 4.10 Desain Form Update Data Barang e. Form Tampilan Daftar Barang Form tampilan daftar barang memiliki rancangan sebagai berikut: Gambar 4.11 Desain Form Tampilan Daftar Barang f. Form Transaksi Barang Masuk

17 47 Gambar 4.12 Desain Form Transaksi Barang Masuk g. Form Transaksi Barang Keluar Gambar 4.13 Desain Form Transaksi Barang Kelar

18 48 Form transaksi barang keluar merupakan desain antarmuka yang digunakan untuk meng-input-kan data transaksi berupa barang keluar, adapun rancangannya seperti gambar h. Form Tampilan Jenis Persediaan Gambar 4.14 Desain Form Tampilan Jenis Barang Form tampilan jenis persediaan merupakan desain antarmuka yang digunakan untuk menampilkan semua data yang ada pada tabel jenis persediaan, adapun rancangannya dapat dilihat pada gambar i. Form Insert Jenis Persediaan

19 49 Gambar 4.15 Desain Form Insert Jenis Persediaan Form insert jenis persediaan merupakan desain antarmuka yang digunakan untuk menambah data yang ke dalam tabel jenis persediaan, adapun rancangannya seperti gambar j. Form Update / Hapus Jenis Persediaan Gambar 4.16 Desain Form Update / Hapus Jenis Persediaam Form update / hapus jenis persediaan merupakan desain antarmuka yang digunakan untuk merubah atau menghapus semua data yang ada pada tabel jenis persediaan, adapun rancangannya seperti gambar 4.16

20 Desain Output Berikut ini merupakan desain output yang terdapat dalam sistem informasi laporan persediaan barang dagang pad CV Rahayu Sentosa: a. Laporan Persediaan Barang Dagang Gambar 4.17 Desain Laporan Persediaan Barang Dagang Berikut merupakan desain dari output yang diharapkan oleh penulis yang akan diterapkan pada CV Rahayu Sentosa. Setiap kode barang akan

21 51 memiliki laporan tersendiri. Setiap kode barang akan memiliki nilai akhir yaitu berupa stok aakhir ayng akan dimunculkan. Diharapkan desain ini mampu menghasilkan informasi yang tepat bagi perusahaan. 4.5 Implementasi Sistem Implementasi sistem merupakan tahap pengujian dimana desain sistem dapat berjalan dengan baik. Desain form yang telah dibuat cukup sesuai untuk mengimplementasikan sistem, sehingga tidak membutuhkan banyak perubahan dan diusahakan dengan baik Kebutuhan Sistem Pada tahap ini dijelaskan mengenai implementasi dari perangkat keras dan lunak yang harus dipersiapkan oleh pengguna. Untuk perangkat keras dan perangkat lunak, minimal pengguna harus mempersiapkan spesifikasi sebagai berikut: 1. Intel Pentium 4 CPU 2.00 Ghz 2. Memory 1 GB RAM 3. VGA 64 GB 4..Net Framework Cara Pemakaian Aplikasi Pada bagian ini, akan dijelaskan mengenai langkah-langkah dari pemakaian aplikasi laporan persediaan barang dagang pada CV Rahayu Sentosa. Berikut sub-sub pembahasan pemakaian aplikasi ini: a. Form Menu Utama

22 52 Gambar 4.18 Tampilan Form Menu Utama Form menu utama merupakan tampilan awal dari program ini. Form ini juga menampilkan beberapa menu. Menu utama ini terdiri dari menu akses dengan sub-menu log in, log out, dan exit, menu transaksi dilengkapi dengan submenu yaitu barang masuk, barang keluar dan daftar transaksi. Sedangkan pada menu master akan terdapat sub-menu yaitu barang. Pada menu laporan akan terdapat laporan-laporan yang dapat dihasilkan oleh program ini. b. Form Log In Form log in ini terdapat pada form menu utama. Form log in ini berfungsi untuk memastikan bahwa program ini digunakan oleh user yang benar. Hal ini untuk menjaga keamanan data. Dalam form ini terdapat dua button, yaitu button OK yang berfungsi untuk menyetujui username dan password yang telah dimasukkan dan button cancel yang berfungsi untuk membatalkan jalannya

23 53 aplikasi yang dilakukan oleh user. Tampilan dari form login ini dapat dilihat pada gambar Jika user melakukan input username dan password dengan benar, maka akan muncul message box seperti pada gambar Gambar 4.19 Tampilan Form Log In Gambar 4.20 Message Box Berhasil pada Form Log In

24 54 Gambar 4.21 Message Box Gagal pada Form Log In Jika user salah dalam melakukan input username dan password, maka akan muncul message box seperti pada gambar 4.21 c. Form Barang Baru Form barang baru digunakan jika user ingin menambah data untuk sebuah barang baru, maka akan muncul form seperti gambar 4.22 Kemudian user memasukkan nama barang, jenis, harga, satuan dan stok. Textbox stok akan diisi 0 (nol) dikarenakan stok dari barang baru pasti belum ada. Selain itu, untuk textbox kode akan otomatis mengikuti kode dari sistem. Gambar 4.22 Tampilan pada Form Barang Baru

25 55 Klik tombol insert maka data barang baru yang dibuat akan langsung menjadi data di dalam database. Apabila pada saat user memasukan data dan berhasil maka muncul message box seperti gambar Tombol cancel berfungsi untuk menutup kegiatan pembuatan data barang baru. Gambar 4.23 Message Box Berhasil pada Form Barang Baru Gambar 4.24 Message Box Gagal pada Form Barang Baru d. Form Update Data Barang

26 56 Gambar 4.25 Tampilan pada Form Edit Barang Form barang baru digunakan jika user ingin menambah data untuk sebuah barang baru, maka akan muncul form seperti gambar 4.25 Kemudian user memasukkan nama barang, jenis, harga, satuan dan stok. Textbox stok akan diisi 0 (nol) dikarenakan stok dari barang baru pasti belum ada. Selain itu, untuk textbox kode akan otomatis mengikuti kode dari sistem. Klik tombol edit maka data barang baru yang dibuat akan langsung menjadi berubah datanya di dalam database. Dan akan muncul message box seperti gambar 4.26 Gambar 4.26 Message Box Berhasil pada Update Data Barang

27 57 Gambar 4.27 Message Box Untuk Data Gagal Dirubah Tombol cancel berfungsi untuk menutup kegiatan pembuatan data barang baru. e. Form Barang Masuk Pada form ini user dapat mengelola data untuk menambah jumlah data dari suatu barang dagang, yaitu memasukkan data sesuai dengan textbox yang ada.

28 58 Gambar 4.28 Form Data Masuk Nama barang akan otomatis mengikuti apabila user memilih kode barang Dalam form ini terdapat beberapa button, yaitu: 1. Button Proses, berfungsi untuk menyimpan data yang di-entry ke dalam tabel detil masuk. Tujuannya untuk menampung transaksi yang memiliki banyak barang pada 1 (satu) transaksi barang masuk

29 59 2. Button Simpan, berfungsi untuk menyimpan data ke dalam database. Pada saat menekan button simpan dan berhasil, maka muncul message box seperti gambar Gambar 4.29 Message Box pada Button Simpan Jika terjadi kesalahan pada data, maka akan muncul message box seperti pada gambar berikut Gambar 4.30 Message Box Apabila Gagal f. Form Barang Keluar Pada form ini user dapat mengelola data untuk menambah jumlah data dari suatu barang dagang, yaitu memasukkan data sesuai dengan textbox yang ada.

30 60 Gambar 4.31 Form Barang Keluar Nama barang akan otomatis mengikuti apabila user memilih kode barang Dalam form ini terdapat beberapa button, yaitu: 1. Button Proses, berfungsi untuk menyimpan data yang di-entry ke dalam tabel detil keluar. Tujuannya untuk menampung transaksi yang memiliki banyak barang pada 1 (satu) transaksi barang masuk

31 61 2. Button Simpan, berfungsi untuk menyimpan data ke dalam database. Pada saat menekan button simpan dan berhasil, maka muncul message box seperti gambar Form ini ditujukan untuk melakukan transaksi barang keluar Implementasi pada form rekening dapat dilihat pada gambar berikut ini: berikut Gambar 4.32 Message Box pada Button Simpan Transaksi Jika terjadi kesalahan pada data, maka akan muncul message box seperti Gambar 4.33 Message Box Gagal pada Button Simpan Transaksi g. Form Jenis Persediaan

32 62 Gambar 4.34 Form Jenis Barang Form ini ditujukan untuk menampilkan data jenis persediaan. Pada form ini user dapat melihat data jenis persediaan yang ada. Dalam form ini terdapat beberapa button, yaitu: 1. Button Buat, berfungsi untuk menampilkan form insert jenis yang bertujuan untuk membuat jenis baru. 2. Button Kembali, berfungsi untuk menutup form ini dan kembali pada form utama. h. Form Insert Jenis Persediaan Form ini ditujukan untuk membuat jenis persediaan baru. Implementasi pada form rekening dapat dilihat pada gambar berikut ini: Gambar 4.35 Form Membuat Data Jenis Persediaan

33 63 Pada form ini user dapat mengelola data untuk menambah jumlah data dari suatu jenis persediaan. Kode jenis akan otomatis mengikuti. Dalam form ini terdapat beberapa button, yaitu: 1. Button Simpan, berfungsi untuk menyimpan data yang di-entry ke dalam tabel jenis persediaan. 2. Button kembali, berfungsi untuk menutup form ini dan kembali pada form tampilan data jenis. Pada saat menekan button simpan dan berhasil, maka muncul message box seperti gambar berikut Gambar 4.36 Message Box pada Button Simpan Transaksi Jika terjadi kesalahan pada data, maka akan muncul message box seperti

34 64 Gambar 4.37 Message Box Gagal pada Button Simpan Transaksi i. Form Update Jenis Persediaan Gambar 4.38 Form Update / Hapus Jenis Persediaan Form ini ditujukan untuk membuat jenis persediaan baru. Implementasi pada form rekening dapat dilihat pada gambar Pada form ini user dapat mengelola data untuk merubah data dari suatu jenis persediaan. Dalam form ini terdapat beberapa button, yaitu: 1. Button Edit, berfungsi untuk merubah data yang di-entry ke dalam tabel jenis persediaan. 2. Button Hapus, berfungsi untuk menghapus data dari tabel jenis persediaan. 3. Button Kembali, berfungsi untuk menutup form edit jenis persediaan dan kembali ke form tampilan jenis persediaan.

35 65 Pada saat menekan button edit dan berhasil, maka muncul message box seperti gambar 4.39 Gambar 4.39 Message Box pada Button Simpan Transaksi Gambar 4.40 Message Box Gagal pada Button Simpan Transaksi Jika terjadi kesalahan pada data, maka akan muncul message box seperti Gambar j. Form Laporan Persediaan Barang Dagang Form ini ditujukan untuk menampilkan laporan persediaan barang dagang. Implementasi pada form ini dapat dilihat pada gambar

36 66 Gambar 4.41 Laporan Persediaan Barang Dagang Pada form ini user dapat mencetak laporan persediaan barang dagang terpisah berdasarkan kode barang yang ada. Laporan yang tercetak diharapkan mampu menyediakan informasi yang dibtuhkan oleh pihak manajemen.