Form Permintaan Material

Transkripsi

1 PT. Gempita Plastindo Jl. Peternakan III No. 5C, Jakarta Barat Telp (021) Fax. (021) Form Permintaan Material No FPM : FPM007 Tanggal FPM : 07 Desember 2012 No Karyawan Nama Karyawan : NK007 : Riyan Kode Material Nama Material Ukuran Material Warna Material Jumlah Material NM005 PP Murni 25 kg Putih 10 NM008 PS Giling 25 kg Hitam 15 NM011 PE Aqua 25 kg Putih 20 Dibuat Oleh, ( ) L1. Rancangan Formulir Permintaan Material yang diusulkan

2 PT. Gempita Plastindo Jl. Peternakan III No. 5C, Jakarta Barat Telp (021) Fax. (021) Purchase Order No PO : PO007 Kode Supplier : NS008 Tanggal PO : 07 Desember 2012 Nama Supplier : PT. Tetap Maju Tanggal Butuh : 14 Desember 2012 Kota Supplier : Jakarta No FPM : FPM007 Telp Supplier : Alamat Supplier : Jl. Mangga No.85 No Karyawan : NK010 Nama Karyawan : Mahfud Kode Nama Ukuran Warna Jumlah Harga Sub Total Material Material Material Material Material Material NM005 PP Murni 25 kg Putih NM008 PS Giling 25 kg Hitam NM011 PE Aqua 25 kg Putih Grand Total Dibuat Oleh, ( ) L2. Rancangan Formulir Purchase Order yang diusulkan

3 PT. Gempita Plastindo Jl. Peternakan III No. 5C, Jakarta Barat Telp (021) Fax. (021) Form Pengakuan Hutang No FMM : FPH007 Kode Supplier : NS008 Tanggal FPH : 13 Desember 2013 Nama Supplier : PT. Tetap Maju No PO : PO007 Kota Supplier : Jakarta No SJ : 015 Telp Supplier : Alamat Supplier : Jl. Mangga No.85 No Karyawan : NK009 Nama Karyawan : Dodi Kode Nama Ukuran Warna Jumlah Harga Sub Total Material Material Material Material Material Material NM005 PP Murni 25 kg Putih NM008 PS Giling 25 kg Hitam NM011 PE Aqua 25 kg Putih Grand Total Dibuat Oleh, ( ) L3. Rancangan Formulir Pengakuan Hutang yang diusulkan

4 PT. Gempita Plastindo Jl. Peternakan III No. 5C, Jakarta Barat Telp (021) Fax. (021) Form Cacat Material No FCM : FCM007 Kode Supplier : NS008 No FPH : FPH007 Nama Supplier : PT. Tetap Maju Tanggal FPH : 14 Desember 2012 Kota Supplier : Jakarta Telp Supplier : Alamat Supplier : Jl. Mangga No.85 No Karyawan : NK008 Nama Karyawan : Tono Kode Material Nama Material Ukuran Material Jenis Kerusakan Jumlah Material NM005 PP Murni 25 kg Kualitas Buruk 2 NM008 PS Giling 25 kg Kualitas Buruk 2 NM011 PE Aqua 25 kg Kualitas Buruk 2 Dibuat Oleh, ( ) L4. Rancangan Formulir Cacat Material yang diusulkan

5 PT. Gempita Plastindo Jl. Peternakan III No. 5C, Jakarta Barat Telp (021) Fax. (021) Surat Jalan Retur No SJR : SJR007 Kode Supplier : NS008 Tanggal SJR : 15 Desember 2012 Nama Supplier : PT. Tetap Maju No FCM : FCM007 Kota Supplier : Jakarta Telp Supplier : Alamat Supplier : Jl. Mangga No.85 No Karyawan : NK005 Nama Karyawan : Toni Kode Material Nama Material Ukuran Material Warna Material Jenis Kerusakan NM005 PP Murni 25 kg Putih Kualitas Buruk NM008 PS Giling 25 kg Hitam Kualitas Buruk NM011 PE Aqua 25 kg Putih Kualitas Buruk Harga Material Jumlah Material Subtotal Grand Total Dibuat Oleh, ( ) L5. Rancangan Formulir Surat Jalan Retur yang diusulkan

6 PT. Gempita Plastindo Jl. Peternakan III No. 5C, Jakarta Barat Telp (021) Fax. (021) Form Material Keluar No FMK : FMK007 Kode Supplier : NS008 No SJR : SJR007 Nama Supplier : PT. Tetap Maju Tanggal FMK : 15 Desember 2012 Kota Supplier : Jakarta Telp Supplier : Alamat Supplier : Jl. Mangga No.85 No Karyawan : NK007 Nama Karyawan : Riyan Kode Material Nama Material Ukuran Material Warna Material Jumlah Material Kepentingan NM005 PP Murni 25 kg Putih 2 Retur NM008 PS Giling 25 kg Hitam 2 Retur NM011 PE Aqua 25 kg Putih 2 Retur Dibuat Oleh, ( ) L6. Rancangan Formulir Material Keluar yang diusulkan

7 PT. Gempita Plastindo Jl. Peternakan III No. 5C, Jakarta Barat Telp (021) Fax. (021) Bukti Pengeluaran Kas No BPK : BPK007 Kode Supplier : NS008 Tanggal BPK : 13 Januari 2013 Nama Supplier : PT. Tetap Maju No FPH : FPH007 Kota Supplier : Jakarta No SJR : SJR007 Telp Supplier : Alamat Supplier : Jl. Mangga No.85 No Karyawan : NK002 Nama Karyawan : Budi Total Pembelian : Terbilang : Lima Belas Juta Tujuh Total Retur : Ratus Ribu Rupiah Grand Total : Untuk Pembayaran : Tagihan Dibuat Oleh, ( ) L7. Rancangan Bukti Pengeluaran Kas yang diusulkan

8 L8. Surat Pesanan Sistem Berjalan

9 L9 Kartu Stok Sistem Berjalan

10 L10. Surat Jalan untuk keperluan Retur Sistem Berjalan

11 L11. Formulir Permintaan Material yang diusulkan

12 L12. Formulir Purchase Order yang diusulkan

13 L13. Formulir Material Masuk yang diusulkan

14 L14. Formulir Pengakuan Hutang yang diusulkan

15 L15. Formulir Cacat Material yang diusulkan

16 L16. Formulir Surat Jalan Retur yang diusulkan

17 L17. Formulir Material Keluar yang diusulkan

18 L18. Bukti Pengeluaran Kas yang diusulkan

19

20 L19. Laporan Pembelian

21 L20. Laporan Pembelian Material Favorit

22 L21. Laporan Material Gagal Terima

23

24 L22. Laporan Retur Pembelian

25 L23. Laporan Pembayaran

26 L24. Laporan Rekap Hutang Dagang

27 Kegiatan wawancara pada tanggal : 17 Oktober 2012 Nara Sumber : Bu Nani / Kepala Bagian Pembelian Q : Bagaimana sejarah perusahaan PT.Gempita Plastindo? A : PT.Gempita Plastindo didirikan pada 24 Agustus 1994 oleh Bpk.Nio Ridwan, bergerak di bidang produksi dan penjualan plastic houseware Q : Bisa dijelaskan bagaimana Struktur Organisasi Perusahaan anda? A : Struktur perusahaan PT.Gempita Plastindo terdiri dari Pimpiman Tertinggi yaitu Direktur, kemudian bagian-bagian fungsi operasional perusahaan seperti bagian Gudang, bagian Produksi, bagian Keuangan, bagian Pembelian, bagian Penjualan, dan bagian Pengiriman. Q : Apa visi dan misi perusahaan anda? A : Visi perusahaan adalah Menjadi perusahaan manufaktur plastic houseware yang inovatif, melayani dan terus berkembang menjadi perusahaan bertaraf internasional. Sedangkan Misi perusahaan adalah menjaga kekonsistenan kualitas produk, membina kerjasama Yang baik dengan pelanggan maupun supplier. Q : Bagaimana prosedur ataupun proses bisnis anda mengenai pembelian barang atau material? A : Prosedur pembelian material antara lain meliputi kegiatan mengajukan permintaan yang kemudian dilanjutkan dengan melakukan negosiasi dengan supplier mengenai harga, apabila kesepakatan harga telah dicapai maka akan dilanjutkan dengan pemesanan material lalu penerimaan material apabila material telah diterima. Setelah material diterima dan dilaporkan ke bagian pembelian maka bagian pembelian bertugas mengotorisasi material sampai dengan membuat laporan pembelian. Q : Lalu bagaimana dengan prosedur retur material? apabila ada material yang tidak sesuai dengan standard perusahaan?

28 A : Jadi apabila material telah diterima bagian gudang akan mengecek material, dan melaporkan kecacatan material kepada bagian pembelian yang kemudian dilanjutkan dengan kegiatan penyiapan material yang akan diretur oleh bagian gudang. Ketika material telah diambil oleh supplier maka bagian pembelian akan membuat laporan mengenai retur sejumlah material yang telah dilakukan. Q : Bagaimana anda tahu, kapan anda harus mengorder material? A : Jadi apabila material telah diterima bagian gudang akan mengecek material, dan melaporkan kecacatan material kepada bagian pembelian yang kemudian dilanjutkan dengan kegiatan penyiapan material yang akan diretur oleh bagian gudang. Ketika material telah diambil oleh supplier maka bagian pembelian akan membuat laporan mengenai retur sejumlah material yang telah dilakukan. Q : Bagaimana anda tahu, kapan anda harus mengorder material? A : Disetiap material kami memiliki kartu stock yang berfungsi menerangkan jumlah material yang tersisa digudang, dan apabila pengecekan terhadap jumlah material oleh bagian gudang telah mencapai titik ROP dimana jumlah minimum yang diperbolehkan adalah maka bagian gudang akan melakukan pelaporan / permintaan material kepada bagian Pembelian. Q : Menyangkut adanya kartu stock, dokumen-dokumen apa saja yang digunakan ataupun diperlukan sebagai sarana pendukung kegiatan operasional PT.Gempita Plastindo? A : Dokumen-dokumen yang digunakan seperti adanya Catatatan ( Note ), Purchase Order, Surat Jalan Retur, Kartu Stock, Laporan Pembelian, Laporan Retur Pembelian, dan Laporan Pembayaran.

29 Kegiatan wawancara pada tanggal : 03 November 2012 Nara Sumber : Ibu Nani / Kepala Bagian Pembelian Q : Menyangkut pembelian material yang sebelumnya mengenai pembelian material, bagaimana anda memperoleh dan memilih supplier? A : Pertama kami memperoleh informasi mengenai supplier dari beberapa sumber, antara lain dapat diperoleh dari website, koran, maupun yellow pages. Setelah melakukan kontak dengan supplier maka kami akan mendata supplier setelah menghubungi supplier mengenai jenis material yang mereka dapat sediakan lalu akan kami kedalam catatan kontak supplier. Berdasarkan catatan kontak supplier maka kami bisa menentukan supplier mana yang akan kami pilih sesuai dengan kebutuhan material yang perusahaan butuhkan. Q : Lalu jenis material apa saja yang dimiliki PT.Gempita Plastindo Sejauh ini? A : Sejauh ini kami memiliki 10 jenis material antara lain PE Giling, PE Murni, PP Aqua, PP Giling, PP Murni, PS Botol, PS - MSDS, PS Murni, PVS Fitting, dan PVC Murni. Q : Apa saja wewenang yang dimiliki oleh setiap bagian dari perusahaan? A : Secara singkat saja, pertama bagian produksi bertanggung jawab atas pengawasan standard produksi dan target produksi, bagian pembelian bertugas untuk menghubungi supplier dan melakukan pemesanan material, bagian gudang bertugas untuk menerima material dari supplier serta melakukan pelaporan kecacatan material atas pengecekan yang telah dilakukan, bagian pengiriman bertugas untuk mengirimkan hasil produksi kepada pelanggan, bagian penjualan bertugas untuk melakukan penjualan dan negosiasi harga dengan konsumen, dan terakhir bagian keuangan bertugas untuk melakukan pembayaran atas tagihan dan juga pembuatan laporan keuangan.

30 Q : Mengenai proses pembayaran kepada supplier, bagaimana prosedur yang diterapkan oleh PT.Gempita Plastindo? A : Pada saat bagian Keuangan menerima tagihan dan juga tanda terima tagihan dari pihak supplier, bagian keuangan akan mencocokkan terlebih dahulu antara tagihan, surat jalan, dan juga surat jalan retur. Agar pembayaran yang dilakukan sesuai dengan sejumlah material yang telah diterima ataupun dikembalikan dikarenakan adanya tidak kesesuaian standard. Setelah tanggal jatuh tempo pembayaran dicapai maka bagian keuangan akan menyiapkan giro yang berisikan sejumlah nominal uang yang disesuaikan dengan tagihan dan akan diserahkan kepada supplier untuk melakukan proses pembayaran. L25. Wawancara