TUGAS MAKALAH MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KONVERSI KE SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BARU. DOSEN DR. ARIF IMAM SUROSO, MSc.

Transkripsi

1 TUGAS MAKALAH MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KONVERSI KE SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BARU DOSEN DR. ARIF IMAM SUROSO, MSc. PENULIS ALMANDRI NUR PUTRA P E47 ANGKATAN E

2 DAFTAR ISI DAFTAR ISI...1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG TUJUAN PENULISAN MANFAAT PENULISAN...3 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KONVERSI SISTEM...5 BAB III PEMBAHASAN 3.1 METODE KONVERSI SISTEM INFORMASI METODE UNTUK KONVERSI DATA YANG ADA KONVERSI FILE TOTAL KONVERSI FILE GRADUAL STUDI KASUS PENURUNAN KINERJA GARUDA INDONESIA SAAT KONVERSI SISTEM INFOMASI...17 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN DAFTAR PUSTAKA

3 BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Perubahan dalam dunia teknologi informasi berjalan begitu cepat. Kompetisi yang berlangsung sangat ketat, sehingga muncul istilah hyper competition, siapa yang tidak mau berubah akan tertinggal. Sistem usang sudah selayaknya diganti dengan yang baru, agar dapat menopang kinerja operasional organisasi/perusahaan yang kian cepat dan kompleks. Bahkan jikalau bisa diagendakan dan dianggarkan secara rutin agar dapat mendorong terciptanya pertumbuhan yang berkelanjutan (sustainable growth). Konversi sistem telah menjadi hal yang lumrah terjadi bagi organisasi atau perusahaan yang ingin terus berkembang. Sistem lama jika sudah kalah cepat geraknya dengan lingkungan usaha yang terjadi, maka tak ada alasan untuk menundan perubahan sistem ini. Namun konversi tersebut tak dapat dijalankan dengan sembarangan. Banyak faktor yang harus dipertimbangkan, demi menjaga keberlangsungan operasional usaha. Bentuk-bentuk konversi sistem informasi ini harus disesuaikan dengan karakter bisnis dan harapan di masa depan. Dengan begitu, diharapkan perubahan atau transisi tidak menimbulkan down system atau turbulensi kinerja operasional, dan harapan akan adanya perbaikan dan peningkatan value organisasi dapat tercapai. Untuk lebih memahami seluk-beluk konversi sistem informasi manajemen ini, maka penulis mengangkat hal ini menjadi tema tulisan ini dengan judul: KONVERSI KE SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BARU 1.2 TUJUAN PENULISAN Dengan paparan latar belakang di atas, penulis memunyai tujuan dalam tulisan ini yaitu, agar dapat mengenali dan memahami bentuk- 2

4 bentuk koversi yang lazim terjadi dalam dunia sistem informasi manajemen. 1.3 MANFAAT PENULISAN 1. Bagi Peneliti/Mahasiswa a. Sebagai masukan dalam upaya meningkatkan kapasitas pengetahuan keilmuan yang berkaitan dengan konversi sistem informasi manajemen. b. Merupakan sarana pelatihan bagi mahasiswa untuk dapat mengidentifikasi, menganalisis, dan mengevaluasi antara teori yang diberikan dengan praktek di lapangan. 2. Bagi Praktisi a. Dapat dijadikan literatur untuk mengadakan penelitian lebih lanjut mengenai konversi sistem informasi manajemen. b. Memberikan gambaran, wawasan, dan pengetahuan mengenai konversi sistem informasi manajemen. 3. Bagi perusahaan atau organisasi: a. Dapat dijadikan sebagai bahan konsideran dalam aplikasi konversi sistem informasi manajemen. b. Menawarkan tawaran pengetahuan akan perkembangan perusahaan/organisasi melalui konversi sistem informasi manajemen. 3

5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Menurut James A. O Brien (2006), Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari ornag-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Menurut Gordon B.Davis (1985) sistem informasi manajemen adalah suatu serapan teknologi baru kepada persoalan keorganisasian dalam pengolahan transaksi dan pemberian informasi bagi kepentingan keorganisasian. Masih menurut Gordon.B Davis, dalam Jogiyanto (2005) sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem yang melakukan fungsifungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi. Menurut Barry E.Cushing dalam Jogiyanto (2005), sistem informasi manajemen adalah kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk mengahasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Sedangkan menurut Frederick H.Wu dalam Jogiyanto (2005), sistem informasi manajemen adalah kumpulan-kumpulan dari sistemsistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen. Menurut George M.Scott, sistem informasi manajemen adalah serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. 4

6 Jadi dari beberapa definisi tersebut,dapat dirangkum bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem dan sub-sistem informasi terkoordinasi yang menghasilkan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan manajemen. 2.2 KONVERSI SISTEM Menurut Riyanti dalam riyanti.staff.gunadarma.ac.id menyebutkan bahwa, konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan IT dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Menurut artikata.com, konversi adalah perubahan dari satu sistem pengetahuan ke sistem yang lain; perubahan pemilikan atas suatu benda, tanah, dan sebagainya; perubahan dari satu bentuk (rupa dan sebagainya) ke bentuk (rupa dan sebagainya) yang lain. 5

7 BAB III PEMBAHASAN 3.1 METODE KONVERSI James A. O Brien (2006) mengatakan bahwa operasi awal dari sistem bisnis yang baru, dapat menjadi tugas yang sulit. Hal ini biasanya memerlukan proses konversi (convertion) dari penggunaan sistem yang ada saat ini ke operasi aplikasi yang baru atau yang lebih baik. Metode konversi dapat mempermudah pengenalan teknologi informasi yang baru ke dalam organisasi. Empat bentuk utama dari konversi sistem mencakup: Konversi paralel. Konversi bertahap (phased). Konversi percontohan (pilot project). Konversi langsung. Konversi Paralel (Parallel Conversion) Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama beroperasi hingga tim pengembangan proyek dan manajemen pemakai akhir (end-user) setuju untuk mengubah secara keseluruhan ke sistem baru. Selama waktu tersebut, operasional dan hasil dari kedua sistem dibandingkan dan dievaluasi. Kesalahan dapat diidentifikasi dan dikoreksi, dan masalah operasional dapat diselesaikan sebelum sistem lama ditinggalkan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus. Kelebihan : Memberikan derajat proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru. 6

8 Kelemahan : Besarnya biaya untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut. Ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion) Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modulmodul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung. Dengan metode Konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit mengganti yang lama. la menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Untuk menggunakan metode phase-in, sistem harus disegmentasi. Kelebihan : Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimalisir, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang luas. Kelemahan : Keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi 7

9 kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem. Sistem baru diimplementasi beberapa kali, sedikit demi sedikit untuk menggantikan sistem yang lama. Sistem harus disegmentasi. Perlu biaya tambahan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama. Daya terapnya terbatas, proses implementasi membutuhkan waktu yang panjang. Konversi Pilot (Pilot Conversion) Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasi saja yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi. Konversi Langsung (Direct Conversion) Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang kadang-kadang disebut pendekatan cold turkey. Apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama. Pendekatan atau cara konversi ini akan bermanfaat apabila : 1. Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain. 2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai. 8

10 3. Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya. 4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti. Kelebihan: Relatif tidak mahal. Kelemahan: Memunyai risiko kegagalan yang tinggi. Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas-aktivitas pengujian dan pelatihan yang dibahas sebelumnya akan mengambil peran yang sangat penting. Sistem Paralel Sistem Bertahap (Phased-in) Sistem Pilot Project Sistem Langsung Gambar 3.1 Empat Bentuk Utama Konversi ke Sistem Baru 9

11 3.2 METODE UNTUK MENGKONVERSI FILE DATA YANG ADA Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru. Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah bahwa file yang telah ada (existing) harus dimodifikasi setidaknya dalam: Format file tersebut Isi file tersebut Media penyimpanan dimana file ditempatkan Dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek konversi tersebut secara serentak. Perlunya segmentasi organisasi. Resiko lebih rendah dibandingkan metode konversi langsung. Biaya lebih rendah dibandingkan metode parallel. Cocok digunakan apabila adanya perubahan prosedur, hardware dan software. Ada dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan konversi file : Konversi File Total dapat digunakan bersama dengan semua metode konversi file sistem di atas. Konversi File Gradual (sedikit demi sedikit) terutama digunakan dengan metode paralel dan phase-in. Dalam beberapa contoh, ia akan bekerja untuk metode pilot. Umumnya konversi file gradual tidak bisa diterapkan untuk konversi sistem langsung Konversi File Total Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bisa dibaca komputer, maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format lama ke format baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang lain akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis. 10

12 Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian item- item data (misalnya, file-file relasional). Seringkali, selama konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa digunakan setelah konversi itu. Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi: File Master Ini adalah file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu file master diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem. File Transaksi File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub- system individual di dalam sistem informasi. Akibatnya, ia harus dicek secara seksama selama pengujian sistem informasi. File Indeks File ini berisi kunci atau aiamat yang menghubungkan berbagai file master. File indeks baru diciptakan kapan saja file master yang berhubungan dengannya mengalami konversi. File Tabel File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi selama konversi sistem. File tabel bisa juga diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak. File Back-up Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi database apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data. Oleh karenanya, ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file backup harus diciptakan Konversi File Gradual Beberapa perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit demi sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika 11

13 mereka menunjukkan beberapa aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas tidak pernah dikonversi. Metode ini bekerja dengan cara berikut : 1. Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem. 2. Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika record tersebut telah siap dikonversi, berarti pemutakhiran record telah selesai. 3. Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di up-date. 4. Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak dijumpai pada file lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru. Mengkonversi File Data Keberhasilan konfersi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru Konversi/Modifikasi meliputi : Format File. Isi File. Media Penyimpanan. Tahap akhir dalam siklus pengembangan sistem yaitu melibatkan pengintegrasian semua komponen rancangan sistem termasuk Perangkat Lunak, pengkonversian sistem total ke operasi. Rencana Implementasi Adalah formulasi rinci dan representasi grafik mengenai cara pencapaian implementasi sistem yang akan dilaksanakan (tergantung pada kompleksitas proyek). 12

14 Team Implementasi : Profesional sistem yang merancang sistem Para manajer dan beberapa staff Perwakilan Vendor Pemakai Primer Pengcode Teknisi Bagian Pokok Implementasi Diperlukan : Persiapan tempat Pelatihan personil Persiapan/pembuatan dokumentasi Konversi file & sistem Peninjauan Pasca Implementasi Persiapan tempat Yang perlu dipersiapkan : Ruang (sesuai dengan platform teknologi yang akan digunakan Micro, mini, atau mainframe). Listrik, telepon, koneksi lainnya, ventilasi, AC, keset anti debu, karpet, rak, penyangga barang, meja, penyimpan disk/pita, lemari kabinet, tempat personil, lokasi printer, dudukan printer dan furniture yang dirancang secara ergonomis. Pengujian Burn-in (simulasi operasi pada vendor) Pelatihan Personil Tidak ada sistem yang bekerja secara memuaskan jika para pemakai dan orang lain yang berinteraksi dengan sistem tersebut tidak dilatih secara benar Pelatihan Personil tidak hanya meningkatkan keahlian/keterampilan pemakai, namun juga memudahkan penerimaan mereka terhadap sistem baru 13

15 Yang perlu diberi pelatihan : Personel teknis yang akan mengoperasikan dan memelihara sistem tersebut. Berbagai pekerja dan supervisor yang akan berinteraksi langsung dengan sistem untuk mengerjakan tugas dan membuat keputusan Manajer Umum Pihak luar yang berinteraksi dengan sistem. Pelatihan meningkatkan kepercayaan diri, meminimisasi kerusakan, kesalahan pada tahap awal operasi : Cakupan pelatihan : Tutorial, mengajarkan cara menjalankan sampai pelatihan untuk mengajarkan pokok-pokok sistem baru. Program Pelatihan : Pelatihan in-house. Pelatihan yang disediakan oleh vendor. Jasa pelatihan luar. Teknik dan Alat bantu pelatihan : Teleconference. Perangkat lunak pelatihan interaktif. Pelatihan dengan instruktur. Pelatihan magang. Manual prosedur. Buku teks. Perangkat lunak pelatihan interaktif : CBT (Computer-Based Training) ABT (Audio-Based Training) VBT (Video-Based Training) VOD (Video-Optical Disk) 14

16 Menyiapkan Dokumen Dokumentasi adalah materi tertulis/video/audio yang menjabarkan cara beroperasinya sebuah sistem (termasuk pokok bahasan-pokok bahasan yang harus dikuasai oleh pemakai). Tujuan Dokumentasi : Pelatihan Penginstruksian Pengkomunikasian Penetapan standart kinerja Pemeliharaan sistem Referensi historis Menyiapkan Dokumen Empat Area Utama Dokumentasi : Dokumentasi Pemakai Dokumentasi Sistem Dokumentasi Perangkat Lunak Dokumentasi Operasi Evaluasi Sistem Baru Setelah Implementasi Pengalihan Sistem Informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat berakibat fatal, terjadi karena : Belum siapnya sumber daya untuk mengaplikasikan sistem yang baru. system baru sudah terpasang, namun terdapat kesalahan prosedur dalam pelaksanaanya, sehingga perubahan tidak dapat terjadi. Sehingga keberadaan system baru justru mempersulit kinerja yang sudah ada. Perencanaan dan aplikasi sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik. Tidak ada komunikasi yang baik diantara vendor sebagai penyedia IT dengan perusahaan sebagai pengguna, sehingga system baru yang terbentuk menjadi tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna. 15

17 Perusahaan memandang perubahan teknologi merupakan hal yang harus dilakukan agar perusahaan tidak ketinggalan zaman. Namun sebenarnya perusahaan tidak membutuhkan teknologi tersebut. Level kematangan perusahaan terhadap TI masih rendah. Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja), kultural (perilaku, mindset, komitment) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/phk, sponsorship/dukungan top management). Dengan adanya ketiga hal ini maka terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti TI itu sendiri. Langkah-langkah yang dilakukan agar kesalahan alih sistem informasi dapat dihindari: Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang TI/sedikit tentang TI, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini. Harus menciptakan sinergi di antara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalahmasalah informasi apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem. 16

18 Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut : 1. Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka. 2. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini. 3. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan. 4. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka. 3.3 STUDI KASUS; PENURUNAN KINERJA GARUDA INDONESIA SAAT KONVERSI SISTEM INFORMASI Pada November 2010, perusahaan penerbangan terbesar di Indonesia: Garuda Indonesia, melakukan migrasi dari sistem lama ke sistem baru. Sistem ini diharapkan dapat mengakomodir manajemen yang sudah ada seperti sistem monitor penerbangan, pengaturan awak kabin, 17

19 dan jadwal penerbangan yang kemudian dikenal dengan integrated operasional control system (IOCS). Namun transisi sistem informasi ini mengalami kegagalan yang menyebabkan kekacauan dalam penjadwalan penerbangan yang pada gilirannya merugikan customer dan perusahaan. Pengamat IT, Abimanyu Wachjoewidajat dalam ririnwahyutri.blogspot.com mengatakan bahwa di dunia ICT, terjadinya down curve (penurunan kinerja) saat melakukan transisi dari sistem lama ke sistem baru merupakan hal normal. Jika ini terjadi pada perusahaan menengah atau kecil, dapat dianggap wajar. Namun jika terjadi pada perusahaan sekelas Garuda, hal ini dapat mengganggu pelayanan publik, dan mencerminkan ketidaksiapan atau kekurang-profesionalan perusahaan dalam membuat perencanaan dan mengantisipasi masalah. Sekiranya pihak Garuda Indonesia menerapkan prinsip-prinsip atau metode konversi seperti disebutkan di atas, kemungkinan derajat keberhasilannya akan lebih baik dan tidak sampai mengganggu pelayanan publik. Hal ini menjadi cerminan bagi kita semua, bahwa entitas bisnis besar pun dapat mengalami hal-hal yang tidak diinginkan dalam mengkonversi sistem informasi manajemen baru. Sebagai dukungan lain, dibutuhkan juga jaringan yang kuat dan secure, Garuda tentunya dapat mengandalkan sistem VPN network sebagai koneksi yang menguhubungkan antar cabang ke sistem pusat, selain terpisah jaringan VPN juga ter-enkripsi sehingga aman untuk lalulintas data. 18

20 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN Konversi sistem informasi dapat dilakukan dengan empat bentuk utama: 1. Konversi paralel. 2. Konversi bertahap (phased). 3. Konversi percontohan (pilot). 4. Konversi langsung (direct). Penerapan konversi ini disesuaikan dengan karakteristik sistem yang ada dan kebutuhan di masa depan. Hal ini dilakukan demi menjaga kesuksesan dan keberlangsungan operasional di organisasi atau perusahaan, berupaya menciptakan proses transisi sehalus mungkin, tanpa adanya down system atau kekacauan sistem lainnya. Dalam kasus Garuda Indonesia, kesalahan atau tidak lancarnya transisi/konversi sistem tersebut dapat teratasi dengan menerapkan beberapa langkah solusi berikut ini: 1. Change Management. Yaitu pengelolaan tahap perubahan yang terdiri dari berbagai rencana, penetapan point of no return, fallback plan, failure handling, dan lainnya. 2. Proses transisi. Dalam hal ini Garuda ingin menggabungkan tiga sistem terpisah dan dilakukan secara bertahap tergantung pada tingkat resiko, kepentingan sistem barrier, kebutuhan tujuan, kompleksitas, proses dependancy, dan lainnya. 3. Paralel Run. Dimana sistem lama masih tetap berjalan seiring dengan sistem baru yang siap digunakan. Bila sistem baru telah benar-benar siap dijalankan, barulah kemudian sistem lama dimatikan. 4. Periods Selection. Dimana proses transisi dilakukan pada waktu yang dianggap paling sepi (off-peak). Pasalnya saat off-peak resiko dapat ditekan seminimal mungkin, contohnya pada malam hari. 5. Uji coba penggunaan sistem baru dan berkoordinasi dengan pihak terkait, termasuk pihak ketiga, dalam hal ini pelanggan yang pasti 19

21 akan terkena dampak peralihan sistem ini dapat lebih bersiap menghadapi segala kemungkinan yang akan terjadi. 6. Penerapan distributed system, sehingga akan memiliki back-up dan fail over untuk sistem informasi. Sehingga jika ada server down maka sistem akan tetap berjalan dikarenakan sistem tidak bersifat terpusat. Wallahu alam. 20

22 DAFTAR PUSTAKA Alter, Steven, (2000). Information System: a Management Perspective, The Benjamin/Cummings Publishing Company, Inc., California Husein, Muhammad Fakhri dan Amin Wibowo Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: UPP AMP YKPN Jogiyanto, HM Prof. DR. (2007). Sistem Teknologi Informasi. Edisi II. Jogjakarta: Penerbit Andi. Laudon, Kenneth & Jane. (2012). Sistem Informasi Manajemen. Edisi 10. Jakarta: Salemba Empat. Lucas, Henry C, Jr Information Technology for Management. Seventh Edition. New York: McGraw Hill. O Brien, James A. (2006). Pengantar Sistem Informasi. Edisi 12. Jakarta: Salemba Empat mkonversistem.htm 21

23 22