KONVERSI SISTEM INFORMASI DALAM DUNIA BISNIS

Transkripsi

1 KONVERSI SISTEM INFORMASI DALAM DUNIA BISNIS Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen Disusun untuk memenuhi tugas Ujian Akhir Triwulan I Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc Oleh : Oleh : Eka Novitasari (P E) Kelas E-54 PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2015

2 DAFTAR ISI Halaman Judul... i Daftar Isi... ii Daftar Gambar... ii Bab 1. Pendahuluan Latar Belakang Tujuan... 2 Bab 2. Pembahasan Konversi Sistem Informasi Konversi Paralel Konversi Pilot Konversi Phased-in Konversi Direct... 8 Bab 3. Kesimpulan... 9 Daftar Pustaka DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Konversi paralel... 5 Gambar 2. Konversi pilot Gambar 3. Konversi phased-in Gambar 4. Konversi direct ii

3 BAB 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi dibidang sistem informasi yang sangat pesat menuntut untuk pelaku bisnis selalu sensitif dan lebih kreatif dalam memanfaatkannya. Sistem informasi manajemen diperlukan dalam dunia bisnis untuk membantu setiap proses transaksi supaya menjadi lebih mudah serta efisien. Pembangunan sistem yang begitu terstruktur dan terencana membutuhkan waktu yang tidak sebentar, sehingga pemahaman akan sistem informasi yang dirancang sangat perlu diperhatikan. Menurut Rusdiana (2007), sistem informasi merupakan suatu kerangkapengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, dan dana) untuk mengkonversi input data menjadi keluaran berupainformasi yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitasdan menyediakan informasi bagi pihak-pihak yangberkepentingan. Konversi sistem informasi dibutuhkan oleh perusahaan untuk menunjang semua kegiatan bisnis. Konversi ini dilakukan untuk me-refresh sistem kembali supaya tetap up to date. Sistem informasi yang perangkatnya diperbarui perlu untuk memilih cara yang tepat dalam pemindahan data. Cara kerja sistem baru harus disesuaikan dengan kebutuhan yang diingiinkan perusahaan. Pemindahan data dari sistem lama ke sistem yang baru harus disesuaikan dan berdasarkan beberapa faktor seperti efisiensi waktu, biaya, dan jaringan yang diperlukan seperti apa. Perusahaan dapat menggunakan beberapa pilihan cara untuk melakukan pemindahan data tanpa terlalu banyak mengganggu kegiatan rutinitas pekerjaan.strategi konversi sistem informasi terbagi menjadi empat, diantaranya parallel, pilot, phased, dan direct. Keempat cara konversi tersebut memiliki karakteristik yang berbeda dalam proses pemindahan data. Pada penulisan makalah ini akan dibahas mengenai perbedaan empat cara dalam Konversi Sistem Informasi Dalam Dunia Bisnis. 1

4 1.2 Tujuan Tujuan dari penulisan makalah yang berjudul Konversi Sistem Informasi Dalam Dunia Bisnis, antara lain : 1. Mengidentifikasi perkembangan metode-metode dalam konversi sistem informasi yang dapat digunakan; 2. Menganalisa kelebihan dan kekurangan dari keempat metode konversi sistem tersebut. 2

5 BAB 2. PEMBAHASAN 2.1 Konversi Sistem Informasi Sistem informasi merupakan suatu sistem yang memiliki tujuan untuk menghasilkan informasi dengan menggunakan sistem input, proses, dan output. Tujuannya adalah untuk menyediakan informasi yang dapat memfasillitasi pekerjaan perusahaan atau organisasi kepada pengguna yaitu karyawan(joos, 2000). Konversi sistem informasi adalah tahapan yang digunakan untuk menggantikan sistem lama ke sistem baru. Konversi sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang seharusnya diselesaikan. Tahap ini berarti pengkonfirgurasian komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem, sehingga setelah proses penginstalan selesai, sistem dapat memuaskan rancang bangun yang ditetapkan pada akhir analisis sistem. Menurut Jatnika (2013), perancangan sistem dapat diartikan sebagai tahapan analisis dari siklus pengembangan sistem, pendefinisan dari kebutuhan fungsional, persiapan untuk rancang bangun implementasi, dan menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. Macam-macam kebutuhan yang digunakan untuk melakukan konversi sistem informasi antara lain : a. Penjelasan sistem secara keseluruhan Penjelasan berisi mengenai informasi dan pengoperasian logis yang perlu dilakukan untuk menjalankan desain yang dipilih. Uraian yang dibutuhkan mengenai input, proses, dan output data. b. Input dokumen Setelah penjelasan sistem dibuat, tahap selanjutnya adalah merinci bagaimanainformasi dapat diterima oleh komputer. Format dalam melakukan input dokumen meliputi volume dari informasi,frekwensi, ketepatan dan keperluan verifikasinya, serta penanganan dari informasitersebut. 3

6 c. Ouput dokumen Output dokumen adalah hasil akhir yang ingin diinformasikan kepada pengguna. Pada hasilnya yang sudah terekam dan tercetak mampu membantu menentukan keputusan perusahaan. d. Arsip desain Berisi mengenai penyimpanan input hingga output. Selain itu didalamnya akan berisi mengenai format yang digunakan dari setiap penggunaan sistem. e. Logika program komputer Logika kerja sistem disini mengenai ilustrasi atau gambaran tahap-tahap program dalam sistem ingin dijalankan. f. Verifikasi sistem Pemeriksaan apakah program komputer simulasi berjalan sesuai dengan yang diinginkan, dengan pemeriksaan program komputer. g. Dokumentasi Bagi mereka yang bertanggungjawab terhadap input data, diperlukan uraian yang jelas mengenai jenis input apa yang diperlukan, dan catatan mengenai input manakah yangtidak dapat diterima.bagi mereka yang menjalankan dan memelihara sistemnya, diperlukan semuadokumentasi teknis yang dihasilkan selama proses pengembangan sistem ini.bagi mereka yang bertanggungjawab pada outputnya, diperlukan sebuah gambaranmenyeluruh yang sederhana dari sistemnya, serta uraian yang jelas mengenaimakna output tersebut, dan catatan tentang keterbatasannya. Penerapan sistem informasi pada perusahaan dilatarbelakangi oleh berbagai kebutuhan untuk efisiensi dan efektivitas berbagai tugas pada suatu organisasi (organisasi profit atau non profit) dan alasan ekonomis. Metode konversi sistem informasi yang digunakan dalam perusahaan ada empat yaitu parallel, pilot, phased, dan direct. Perusahaan akan memilih salah satu diantara keempatnya tergantung dari kebutuhan dan kemampuan yang dimiliki perusahaan. 4

7 2.2 Konversi Paralel Konversi paralel adalah implementasi sistem baru secara bersamaan dengan pemakaian sistem yang lama dalam jangka waktu tertentu. Keluaran sistem baru akan dibandingkan dengan keluaran sistem lama dan perbedaan tersebut akan direkonsiliasi. Konversi sistem informasi secara paralel akan memberikan perlindungan bagi perusahaan dari kemungkinan kegagalan sistem yang baru dalam menghasilkan keluaran yang diperlukan. Kelebihan metode paralel adalah memberikan perlindungan terhadap kesalahan yang mungkin terjadi pada sistem baru, karena masih dijalankannya sistem lama. Kelemahan metode ini yaitu biaya yang dikeluarkan begitu besar, karena menjalankan dua sistem sekaligus. Sistem lama Sistem baru Gambar 1. Konversi paralel Contoh kasus konversi sistem informasi secara paralel yaitu perubahan sistem pada perpustakaan. Data perpustakaan berupa keterangan buku meliputi judul, penerbit, letak buku, dan nama penulis, serta nama pelanggan. Input data seperti keterangan data yang telah disebutkan akan dimasukkan ke dalam dua jenis sistem yaitu baru dan lama. Apabila hasil yang diperoleh sesuai dengan data yang diinginkan, maka penggunaan sistem lama dapat digantikan dengan sistem baru. 2.3 KonversiPilot Konversi pilot adalah konversi yang dilakukan dengan cara mengelompokkan terlebih dahulu bagian-bagian mana yang akan dilakukan perubahan sistem implementasi sistem baru, apabila sistem baru berhasil digunakan disalah satu bagian tertentu maka akan dilanjutkan ke bagian lain dan begitu seterusnya. Metode ini memiliki kelemahan dan kelebihan yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pemilihan sistem pilot. 5

8 a. Kelebihan dari penggunaan sistem pilot antara lain : 1. Resiko kegagalan sistem dapat dibatasi di tempat yang terbatas, karena penggunaannya yang disegmentasikan, apabila berhasil maka akan dilanjutkan ke bagian lain, namun apabila gagal maka hanya bagian sebelumnya yang merugi. 2. Masalah yang timbul dari sistem baru dapat segera diperbaiki sebelum digunakan secara menyeluruh di segmen atau bagian-bagian dalam perusahaan. 3. Karyawan dari tempat lain yang akan mengoperasikan sistem dapat dilatih ditempat yang dijadikan pilot project sebelum mengoperasikan sistem di tempat mereka sendiri. b. Kelemahan sistem pilot antara lain : 1. Periode yang diperlukan lebih lama untuk menerapkan sistem baru dalam perusahaan secara keseluruhan. 2. Tidak semua sistem cocok digunakan untuk bagian-bagian dalam perusahaan. 3. Tidak semua perusahaan mampu menerapkan metode ini. Sistem lama Sistem baru Gambar 2. Konversi pilot Contoh penggunaan sistem konversi pilot yaitu Bank XYZ memiliki cabang di kota besar seperti Surabaya, Semarang, Bandung, Medan, dan Denpasar. Suatu ketika pimpinan ingin merubah sistem informasi yang selama ini bekerja. Namun karena ini bersangkutan uang miliki banyak nasabah, maka pimpinan akan melakukan perubahan sistem dengan cara mengelompokkannya terlebih dahulu. Dimulai dari jumlah nasabah paling sedikit, misal Semarang. Apabila sistem 6

9 mampu dijalankan dengan baik di cabang Semarang, maka sistem akan dilanjutkan ke kota lain. 2.4 KonversiPhased-in Konversi phased-in atau bertahan adalah sistem yang dilama dilakukan perubahan secara berangsur-angsur. Sistem ini memiliki persamaan dengan konversi secara pilot. Perbedaannya adalah terletak pada apa yang dibagi dalam perubahan. Konversi pilot yang dirubah secara berangsur diawali dengan pembagian kelompok organisasi dalam perusahaan, seperti perbankan mengelompokkan kota dengan jumlah nasabah terkecil hingga terbesar kemudian baru dilakukan perubahan sistem. Apabila phased-in yang dirubah secara berangsur yaitu sistem itu sendiri. Kelebihan phased-in adalah kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu dapat diminimalkan dan sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang luas. Kelemahan phased-in adalah keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan komunikasi antara user dan sistem dengan sistem lama, penerapannya terbatas dan terjadi kemunduran motivasi karena karyawan merasa lama dalam penyelesaian sistem. Sistem lama Sistem baru Gambar 3. Konversi phased-in Contoh kasus adalah perusahaan logistik PT. PQZ yang ingin merubah sistem lama ke sistem baru dengan alasan ingin lebih mudah dalam pengoperasian oprasionalnya. Metode phased-in bekerja dengan cara data yang dikumpulkan (seperti rincian biaya operasional, identitas pengirim dan penerima barang) dengan sistem baru dioperasikan dengan cara membuat mekanisme hubungan dengan sistem lama. Misalnya biaya operasional sebagian dari sistem lama dan 7

10 sebagian dari sistem baru. Setiap kali bagian data biaya operasional yang di sistem baru akan dirancang sedemikian rupa untuk menghubungkannya dengan data biaya operasional yang ada di sistem yang lama supaya bisa di analisa. 2.5 Konversi Direct Konversi direct atau konversi langsung adalah perubahan yang dilakukan secara langsung antara sistem lama dan sistem baru. Jadi penggunaan metode ini benar-benar menghentikan secara total sistem lama supaya menjalankan sistem baru. Metode ini sangat cocok digunakan apabila : a. Sistem tersebut tidak sedang mengganti sistem lain; b. Sistem lama benar-benar kurang dirasakan manfaatnya; c. Rancangan sistem baru berbeda jauh dengan sistem lama dan tidak ada kerugian atau dampak negatif dari pergantian sistem ini. Kelebihan dari metode yaitu biaya pengoperasian yang dikeluarkan sangat murah dibandingkan metode yang lain, karena dalam pergantian sistem sudah tidak perlu menggunakan sistem yang lama lagi. Kelemahan metode ini adalah resiko kegagalan yang berpotensi tinggi, sebab secara langsung tanpa bertahap sistem lama dihentikan dan total semua dilakukan dengan sistem baru. Sistem lama Sistem baru Gambar 4. Konversi langsung Contoh kasus dari penggunaan sistem konversi langsung yaitu industri rumah tangga pembuatan kerupuk selalu mendapatkan nilai laba yang berbeda antara sistem dan real-nya dilapangan. Karena alasan itulah pihak industri merubah seluruh sistem informasi yang digunakan dengan yang baru. 8

11 BAB 3. KESIMPULAN Sistem informasi adalah proses transaksi yang bertujuan untuk mengirimkan berbagai informasi yang dibutuhkan antara divisi satu dengan divisi lainnya. Konversi sistem informasi adalah perubahan dari sistem lama ke sistem yang baru. Tujuannya untuk memudahkan proses sistem informasi dalam organisasi atau perusahaan. Konversi sistem informasi ada empat metode yaitu konversi paralel, konversi pilot, konversi phased-in, dan konversi direct. Dari keempat konversi sistem ini yang paling minimal biayanya dalam perubahan sistem adalah penggunaan konversi direct atau langsung, namun peluang untuk gagal cukup besar karena penggunaan sistem lama yang benar-benar dihentikan. 9

12 DAFTAR PUSTAKA Jatnika, Hendra Sistem Informasi Komputer. hendrajatnika.web.id/index.../32-sistem-informasi-komputer--sim-kom. [Diakses pada 02 Januari 2015]. Joos, Irene dkk Belajar Cepat Komputer Panduan untuk Profesi Kesehatan. Jakarta : Penerbit Buku Kedokteran EGC. Kusrini Tuntutan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta : CV. Andi Offset. Rusdiana, Elvia Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi. [Diakses pada 05 Januari 2015]. 10