BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penerapan sistem informasi pada suatu perusahaan dilakukan untuk mendukung strategi bisnis perusahaan, proses bisnis, struktur dan budaya perusahaan dalam rangka meningkatkan nilai bisnis dari perusahaan tersebut. Dukungan strategis dari penerapan sistem informasi pada perusahaan tersebut dalam bentuk peningkatan efisiensi dan efektivitas dalam pelaksanaan berbagai tugas atau aktifitas harian perusahaan. Sebuah sistem informasi merupakan sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari komponen-komponen manual dan komponenkomponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, menyimpan data, memproses data, dan menghasilkan informasi. Sebuah sistem informasi melayani dua fungsi penting dalam sebuah perusahaan. Pertama, sistem informasi mencerminkan dan mengamati aksi-aksi dalam sistem operasi, yaitu dengan memproses, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi operasional. Kedua, sistem informasi mendukung kegiatan-kegiatan manajerial, termasuk pembuatan keputusan-keputusan manajemen. Kontribusi optimal dari suatu sistem informasi akan dapat dicapai suatu perusahaan dengan menerapkan sistem informasi yang terkomputerisasi (terotomatisasi). Perubahan penggunaan sistem informasi konvensional yang lebih manual kepada sistem informasi yang otomatis di dalam perusahaan memiliki kecenderungannya akan banyak menemui kendala. Contoh salah satu kendala adalah karyawan sebagai penggunanya (end users) kurang mampu beradaptasi dalam menjalankan fungsi sistem informasi tersebut yang disebabkan mereka sudah lama menggunakan sistem secara manual. Untuk mengatasi permasalahan ini, biasanya cara yang dilakukan oleh perusahaan yaitu melakukan pelatihan (training) kepada para karyawannya dengan cara memakai jasa pihak lain atau vendor teknologi informasi (TI) yang sudah berpengalaman di bidangnya. 1

2 Ada beberapa cara lainnya, seperti mengadaptasi salah satu dari empat strategi atau model konversi sistem operasi, baik strategi konversi langsung, paralel, pilot, maupun dengan strategi bertahap. Konversi sistem adalah salah satu aspek yang menentukan keberhasilan dalam penerapan sistem informasi yang baru. Pada tahapan konversi ini, aspek non-teknis meliputi pendekatan, metode, strategi manajerial terkait sistem kerja dan organisasi pengguna menjadi perhatian para pengembang di samping aspek teknis pengembangan sistem informasi karena terlibatnya pengguna pada semua lini secara langsung. Pilihan masing-masing perusahaan bergantung pada kebutuhan dan kondisi yang ada di lapangan. Bisa juga karena alasan meminimalisir resiko tapi memerlukan banyak biaya atau sebaliknya Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang persoalan di atas, penulis merumuskan permasalahan terkait model-model konversi sistem informasi apa saja yang dapat diterapkan oleh perusahaan dan tahapan-tahapan dalam melakukan konversi sistem informasi perusahaan Tujuan Penulisan Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui model konversi sistem informasi yang dapat diterapkan oleh perushaan dan bagaimanakah penerapan atau pelaksanaan konversi sistem informasi diperusahaan. 2

3 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Informasi Informasi adalah fakta, kejadian, statistik atau bentuk data lainnya yang dapat dipahami dan mempunyai arti, bernilai atau bermanfaat bagi setiap orang yang membutuhkannya untuk keperluan atau pekerjaan tertentu. Menurut Gordon B. Davis (2002) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau di masa mendatang. Informasi, memiliki beberapa ciri, yaitu : 1. Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama seperti yang benar. 2. Baru. Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya. 3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada. 4. Korektif. Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi yang salah atau palsu. 5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini masih berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi tersebut. Menurut O Brien dan Marakas (2010) sistem merupakan sebuah kumpulan dari beberapa komponen yang saling terkait untuk bekerja sama mencapai tujuan dengan menerima masukan (input) dan menghasilkan keluaran (output) dalam sebuah proses transformasi yang teratur. Sebuah sistem mempunyai 3 komponen dasar atau fungsi yaitu : a. Input, yaitu kegiatan yang meliputi penangkapan dan menyusunan elemen elemen untuk dimasukkan dalam sistem dan diproses. b. Proses, yaitu kegiatan yang meliputi proses transformasi yang mengubah input menjadi output. 3

4 c. Output, yaitu kegiatan yang meliputi penyampaian elemen yang diproduksu oleh sebuah proses transformasi menuju tujuan akhir Pengertian Sistem Setiap sistem memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari lingkungannya. Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang sama, namun secara umum bisa digambarkan terdiri dari sumberdaya input (masukan), proses transformasi, dan sumberdaya output (keluaran). Berdasarkan Hubungan elemen, sistem dibagi atas : a. Open sistem yaitu : sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya. b. Closed sistem yaitu : sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya. Berdasarkan besar kecilnya sistem, sistem terbagi atas : a. Subsistem b. Supersistem atau suprasistem Sistem mempunyai karakteristik atau sifat sifat tertentu, yaitu : a. Komponen Sistem b. Batasan Sistem c. Lingkungan Luar Sistem d. Penghubung Sistem e. Masukan Sistem f. Keluaran Sistem g. Pengolahan Sistem h. Sasaran Sistem Information System (IS) atau yang dalam Bahasa Indonesia disebut juga Sistem Informasi merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu 4

5 berhubungan dengan istilah computer-based atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer. Sistem Informasi berbasis komputer mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa komponen seperti orang, aktivitas, data, perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Menurut Robert A. Leitch ; sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan Komponen dari sistem informasi yaitu : a. Orang (brainware) yaitu semua pihak yang bertanggung jawab dalam hal penyokong atau sponsor sistem informasi (system owner), pengguna sistem (system users), perancang sistem (system designer) dan pengembang sistem informasi (sistem development). b. Data (dataware) yaitu secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna dan tidak berpengaruh langsung secara langsung kepada pemakainya atau disebut juga sebagai sekumpulan fakta mentah dalam isolasi. 5

6 c. Perangkat Keras (hardware) yaitu Perangkat keras yang meliputi piranti-piranti yang digunakan oleh sistem komputer untuk masukan dan keluaran yang terdiri dari komputer, printer, jaringan (network). d. Perangkat Lunak (software) yaitu sekumpulan instruksi-instruksi atau perintah-perintah yang memungkinkan perangkat keras bisa digunakan untuk memproses data, atau sering disebut sebagai program. e. Jaringan (netware) yaitu sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai secara bersama-sama, baik pada waktu dan tempat bersamaan ataupun berbeda Tingkatan Sistem Informasi Beberapa jenis TI yang dikembangkan berdasarkan lini manajerial, memiliki fungsi dan manfaat bagi tiap tingkatan manajerial. Adapun tingkatan SI tersebut adalah : 1. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Sytems-TPS). TPS merupakan hasil perkembangan dari pembentukan kantor elektronik, dimana sebagian dari pekerjaan rutin diotomatisasi termasuk untuk pemrosesan transaksi. Pada TPS, data yang dimasukkan merupakan datadata transaksi yang terjadi. 2. Sistem Informasi Manajemen (SIM). SIM adalah sebuah kelengkapan pengelolaan dari proses-proses yang menyediakan informasi untuk manajer guna mendukung operasi-operasi dan pembuatan keputusan dalam sebuah organisasi.pada SIM, masukan yang diberikan berupa data transaksi yang telah diproses, beberapa data yang asli, model-model pengolahan data.kemudian data-data tersebut akan diproses. Proses yang terjadi berupa pembuatan laporan-laporan yang ringkas, keputusankeputusan yang rutin dan jawaban dari query yang diberikan. 3. Sistem Pendukung Keputusan (SPK) merupakan peningkatan dari SIM dengan penyediaan prosedur-prosedur khusus dan pemodelan yang unik yang akan membantu manajer dalam memperoleh alternative keputusan. 6

7 4. Sistem Informasi e-business dibangun untuk menjawab tantangan pengintegrasian data dan informasi dari proses bisnis berbasis internet. Lebih spesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem terotomasi ; yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi dengan kontrol oleh satu atau lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern. Sistem terotomasi terbagi dalam sejumlah katagori : On-line systems. Sistem on-line adalah sistem yang menerima langsung input pada area dimana input tersebut direkam dan menghasilkan output yang dapat berupa hasil komputasi pada area dimana mereka dibutuhkan. Area sendiri dapat dipisah-pisah dalam skala, misalnya ratusan kilometer. Biasanya digunakan bagi reservasi angkutan udara, reservasi kereta api, perbankan dll. Real-time systems. Sistem real-time adalah mekanisme pengontrolan, perekaman data, pemrosesan yang sangat cepat sehinga output yang dihasilkan dapat diterima dalam waktu yang relatif sama. Perbedaan dengan sistem online adalah satuan waktu yang digunakan real-time biasanya seperseratus atau seperseribu detik sedangkan on-line masih dalah skala detik atau bahkan kadang beberapa menit. Perbedaan lainnya, on-line biasanya hanya berinteraksi dengan pemakai, sedangkan real-time berinteraksi langsung dengan pemakai dan lingkungan yang dipetakan. Decision support system + strategic planning system. Sistem yang memproses transaksi organisasi secara harian dan membantu para manajer mengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisa tujuan organisasi. Digunakan untuk sistem penggajian, sistem pemesanan, sistem akuntansi dan sistem produksi. Biasanya berbentuk paket statistik, paket pemasaran dll. Sistem ini tidak hanya merekam dan menampilkan data tetapi juga fungsifungsi matematik, data analisa statistik dan menampilkan informasi dalam bentuk grafik (tabel, chart) sebagaimana laporan konvensional. Knowledge-based system. Program komputer yang dibuat mendekati kemampuan dan pengetahuan seorang pakar. Umumnya menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak khusus seperti LISP dan PROLOG. 7

8 Sistem berdasarkan prinsip dasar secara umum terbagi dalam : Sistem terspesialisasi ; adalah sistem yang sulit diterakpan pada lingkungan yang berbeda (misalnya sistem biologi; ikan yang dipindahkan ke darat) Sistem besar ; adalah sistem yang sebagian besar sumber dayanya berfungsi melakukan perawatan harian (misalnya dinosaurus sebagai sistem biologi menghabiskan sebagian besar masa hidupnya dengan makan dan makan). Sistem sebagai bagian dari sistem lain ; sistem selalu merupakan bagian dari sistem yang lebih besar, dan dapat terbagi menjadi sistem yang lebih kecil. Sistem berkembang ; walaupun tidak berlaku bagi semua sistem tetapi hampir semua sistem selalu berkembang Faktor yang mempengaruhi dalam pengembangan sistem Penganalisa sistem merupakan bagian dari tim yang berfungsi mengembangkan sistem yang memiliki daya guna tinggi dan memenuhi kebutuhan pemakai akhir. Pengembangan ini dipengaruhi sejumlah hal,yaitu : Produktifitas, saat ini dibutuhkan sistem yang lebih banyak, lebih bagus dan lebih cepat. Hal ini membutuhkan lebih banyak programmer dan penganalisa sistem yang berkualitas, kondisi kerja ekstra, kemampuan pemakai untuk mengambangkan sendiri, bahasa pemrograman yang lebih baik, perawatan sistem yang lebih baik (umumnya 50 % sampai 70 % sumber daya digunakan untuk perawatan sistem), disiplin teknis pemakaian perangkat lunak dan perangkat pengembangan sistem yang terotomasi. Realibilitas, waktu yang dihabiskan untuk testing sistem secara umum menghabiskan 50% dari waktu total pengembangan sistem. Dalam kurun waktu 30 tahun sejumlah sistem yang digunakan di berbagai perusahaan mengalami kesalahan dan ironisnya sangat tidak mudah untuk mengubahnya. Jika terjadi kesalahan, ada dua cara yang bisa dilakukan, yaitu melakukan pelacakan sumber kesalahan dan harus menemukan cara untuk mengoreksi kesalahan tersebut dengan mengganti program, menghilangkan sejumlah statement lama atau menambahkan sejumlah statement baru. 8

9 Maintabilitas, perawatan mencakup ; - modifikasi sistem sesuai perkembangan perangkat keras untuk meningkatkan kecepatan pemrosesan (yang memegang peranan penting dalam pengoperasian sistem), - modifikasi sistem sesuai perkembangan kebutuhan pemakai. Antara 50% sampai 80% pekerjaan yang dilakukan pada kebanyakan pengembangan sistem dilakukan untuk revisi, modifikasi, konversi,peningkatan dan pelacakan kesalahan Konversi Sistem Informasi Penerapan atau implementasi sistem informasi baru dalam perusahaan harus dilakukan dengan mempertimbangkan manfaat yang akan diterima oleh perusahaan. Perubahan dalam penggunaan sistem informasi ini dikenal dengan istilah konversi sistem. Berdasarkan informasi dari makalah atau jurnal ilmiah terkait proses konversi sistem informasi ini dijelaskan, bahwa perubahan sistem informasi atau konversi sistem informasi akan dapat dilakukan lebih mudah apabila sistem baru tersebut merupakan suatu paket perangkat lunak (software) yang terbungkus (canned) yang dijalankan di sistem operasi (komputer) yang baru. Konversi sistem terhadap perangkat lunak (software) yang terkustomisasi baru, database baru, perangkat komputer dan perangkat lunak kendali baru, jaringan (network) baru dan perubahan signifikan dalam prosedurnya, maka konversi akan menjadi lebih sulit dan menantang. Keberhasilan dalam proses konversi sistem informasi dipengaruhi oleh aspek data, aspek aplikasi, aspek teknologi, aspek manusia dan aspek kebijakan. 9

10 BAB III PEMBAHASAN 3.1. Proses Konversi Sistem Informasi Terdapat 4 (empat) metode yang dapat digunakan oleh perusahaan dalam melakukan konversi sistem informasi yang lama ke sistem informasi yang baru. Keempat metode tersebut adalah : a. Konversi Lansung (Direct Conversion); b. Konversi Paralel (Parallel Conversion); c. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion); d. Konversi Pilot (Pilot Conversion). a. Konversi Langsung (Direct Conversion). Konversi langsung adalah perubahan sistem yang dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya secara langsung dengan sistem yang baru. Sistem ini merupakan sistem yang paling efesiensi (murah) bila dibandingkan dengan sistem konversi lainnya, namun memiliki tingkat resiko yang paling tinggi. Proses konversi dilakukan dengan mengimplementasikan sistem baru dan diwaktu yang bersamaan untuk sistem yang lama dimatikan. Sistem ini dikenal juga dengan pendekatan cold turkey. Apabila proses konversi telah dilakukan, maka untuk kembali ke sistem yang lama tidak dapat dilakukan lagi. SISTEM LAMA SISTEM BARU Gambar. Konversi Paralel (Parallel Conversion) 10

11 Pendekatan atau metode konversi langsung (direct conversion) akan bermanfaat apabila : Sistem tersebut tidak mengganti sistem yang lain. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai. Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduannya. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti. Kelebihan dari konversi langsung adalah relatif tidak mahal. Kelemahan dari konversi langsung adalah mempunyai tingkat resiko kegagalan yang tinggi. Apabila konversi langsung akan digunakan, maka aktivitas-aktivitas pengujian dan pelatihan akan mengambil peran yang sangat penting. b. Konversi Paralel (Parallel Conversion). Pada metode konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus. Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa periode waktu. Ia kebalikan dari konversi langsung. Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing sistem tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi. SISTEM LAMA SISTEM BARU Gambar. Konversi Paralel (Parallel Conversion) 11

12 Proses konversi suatu sistem baru dengan menggunakan model operasi paralel, maka orang-orang yang terlibat dalam pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi (operator team) dan pemakai sistem (user) dalam rangka untuk mengetahui dan mengukur kinerja dari sistem tersebut. Mereka harus menentukan waktu untuk sistem lama dihentikan atau dimatikan (switch off time ) dengan mempertimbangkan tingkat kewajaran waktu yang diperlukan. Kelebihan dari metode ini adalah mampu unutk memberikan derajad proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru. Sedangkan untuk kelemahannya adalah besarnya biaya untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut. c. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion) Metode konversi bertahap ini dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tidak terjadi masalah, maka modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru.. Dengan metode Konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit mengganti yang lama. Metode ini akan dapat menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Syarat untuk menggunakan metode phase-in, sistem harus disegmentasi. Aktivitas pengumpulan data baru diimplementasikan, dan mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Interface ini memungkinkan sistem lama beroperasi dengan data input baru. Kemudian aktivitas-aktivitas akses database baru, penyimpanan, dan pemanggilan diimplementasikan. Sekali lagi, mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Segmen lain dari sistem baru tersebut di-instal sampai keseluruhan sistem diimplementasikan. 12

13 SISTEM LAMA SISTEM BARU Gambar. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion) Kelebihan dari metode konversi ini adalah kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang luas. Sedangkan untuk kelemahan dari motede konversi ini adalah besarnya tingkat kebutuhan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem. d. Konversi Pilot (Pilot Conversion) Pendekatan konversi pilot dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi. Sebagai contoh suatu perusahaan yang memiliki beberapa kantor cabang sedang melakukan pengembangan sistem informasi penjualan yang baru. Perusahaan tersebut menetapkan bahwa cabang A adalah cabang yang digunakan sebagai percontohan (pilot) dari ujicoba penerapan sistem yang baru tersebut. Sebelum akhirnya sistem baru diimplementasikan ke seluruh organisasi, maka sistem pilot harus membuktikan diri di tempat pengujian tersebut. 13

14 Metode konversi ini lebih sedikit berisiko dibandingkan dengan metode langsung, dan lebih muurah dibandingkan dengan metode paralel. Segala kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh dilakukan. Apabila sistem baru melibatkan prosedur baru dan perubahan yang drastis dalam hal perangkat lunaknya, metode pilot ini akan lebih cocok digunakan. Selain berfungsi sebagai tempat pengujian (test site), sistem pilot juga digunakan untuk melatih pemakai seluruh organisasi dalam menghadapi lingkungan live (hidup atau sebenarnya) sebelum sistem tersebut diimplementasikan di lokasi mereka sendiri. SISTEM LAMA SISTEM BARU Gambar. Konversi Pilot (Pilot Conversion) 3.2. Metode Melakukan Proses Konversi Data Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru. Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah bahwa file yang telah ada (existing) harus dimodifikasi setidaknya dalam : Format file tersebut Isi file tersebut Media penyimpanan dimana file ditempatkan Dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek konversi tersebut secara serentak. Ada dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan konversi file : 14

15 a. Konversi File Total Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bisa dibaca komputer, maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format lama ke format baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang lain akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis. Rancangan file baru hampir selalu mempunyai fieldfield record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian itemitem data (misalnya, file-file relasional). Seringkali, selama konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa digunakan setelah konversi itu. Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi : File Master Ini adalah file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu file master diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem. File Transaksi File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub-sistem individual di dalam sistem informasi. Akibatnya, ia harus dicek secara seksama selama pengujian sistem informasi. File Indeks File ini berisi kunci atau alamat yang menghubungkan berbagai file master. File indeks baru harus diciptakan kapan saja file master yang berhubungan dengannya mengalami konversi. File Tabel File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi selama konversi sistem. File tabel bisa juga diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak. File Backup Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi database apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data. Oleh 15

16 karenanya, ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file backup harus diciptakan. b. Konversi File Gradual Beberapa perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit demi sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan beberapa aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas tidak pernah dikonversi. Metode ini bekerja dengan cara berikut : 1. Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem. 2. Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika record tersebut telah siap dikonversi, berarti peng-updatean record telah selesai. 3. Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di update. Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak dijumpai pada file lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru Perencanaan Konversi Sistem (Conversion Plan) Konversi sistem sebagai salah satu faktor yang sangat berpengaruh dalam keberhasilan dari penerapan (implementasi) sistem baru, maka sudah seharusnya proses tersebut direncanakan secara matang. Keberhasilan dalam proses konversi ini bisa dikatakan awal keberhasilan dari implementasi sistem baru tersebut bagi perusahaan. 16

17 Kegagalan dalam proses konversi akan mengakibatkan tidak bermanfaatnya pengembangan sistem informasi yang baru bagi perusahaan, dan akan menimbulkan kerugian yang tidak sedikit bagi perusahaan. Salah satu model perencanaan konversi sistem tersebut adalah template yang buat oleh Department of Information Technology-Goverment of Maryland. Adapun template yang menjelaskan phase dari konversi sistem sebagai berikut : 1. Introduction, Bagian ini memberikan penjelasan singkat tentang : a. Purpose and Scope, Bagian ini menjelaskan tujuan dan ruang lingkup Rencana Konversi. Referensi nama sistem informasi dan memberikan informasi identitas tentang konversi sistem menjalani. b. Points of Contact, Bagian ini mengidentifikasi Sistem Pemrakarsa. Memberikan nama organisasi yang bertanggung jawab dan staf (dan alternatif, jika sesuai) yang berfungsi sebagai titik kontak untuk konversi sistem. Sertakan nomor telepon staf kunci dan organisasi. c. Project References, Bagian ini memberikan daftar pustaka referensi proyek kunci dan kiriman yang telah diproduksi sebelum titik ini dalam pengembangan proyek. Dokumendokumen ini mungkin telah diproduksi dalam siklus hidup pengembangan sebelumnya yang mengakibatkan versi awal dari sistem konversi menjalani atau mungkin telah diproduksi dalam upaya konversi saat ini yang sesuai. d. Glossary, Bagian ini berisi glossary semua istilah dan singkatan yang digunakan dalam rencana. Jika beberapa halaman panjang, mungkin ditempatkan dalam lampiran. 2. Conversion Overview, Bagian ini memberikan gambaran tentang aspek upaya konversi, yang akan dibahas pada bagian berikutnya, meliputi : a. System overview, Bagian ini memberikan gambaran tentang sistem konversi menjalani. Sifat umum atau jenis sistem harus 17

18 dijelaskan, termasuk gambaran singkat dari proses sistem ini dimaksudkan untuk mendukung. Jika sistem adalah database atau sistem informasi, juga termasuk diskusi umum dari jenis data yang dikelola, sumber operasional, dan penggunaan data tersebut. b. System conversion overview, Bagian ini memberikan gambaran tentang upaya konversi direncanakan yang meliputi : i. Conversion description, Bagian ini memberikan gambaran tentang struktur sistem dan komponen utama. Jika bagian yang dipilih dari sistem akan mengalami konversi, mengidentifikasi komponen akan dan tidak akan diubah. ii. Type of conversion, Bagian ini menjelaskan jenis usaha konversi. iii. Conversion Strategy, Bagian ini menjelaskan strategi untuk konversi sistem perangkat keras, perangkat lunak, dan data. c. Conversion tasks, Bagian ini menjelaskan tugas utama yang terkait dengan konversi, termasuk perencanaan dan pra-konversi tugas, meliputi : i. Conversion planning, Bagian ini menjelaskan perencanaan usaha konversi. ii. Pre-Conversion tasks, Bagian ini menjelaskan semua tugas yang logis terpisah dari upaya konversi itu sendiri tetapi yang harus diselesaikan sebelum inisiasi, pengembangan, atau penyelesaian upaya konversi. iii. Major Tasks and Procedures, Bagian ini membahas tugas-tugas utama yang terkait dengan konversi dan prosedur konversi. d. Conversion Schedule, Bagian ini memberikan jadwal kegiatan yang akan dilakukan selama konversi. Tugas pra-konversi dan tugas utama untuk semua perangkat keras, perangkat lunak, dan konversi data yang dijelaskan dalam Bagian 2.3, Konversi Tugas, 18

19 harus dijelaskan di sini dan harus menunjukkan tanggal awal dan akhir setiap tugas. Grafik dapat digunakan sebagaimana mestinya. e. Security, memberikan gambaran fitur sistem keamanan dan keamanan selama konversi. 3. Conversion Support, Bagian ini menjelaskan dukungan yang diperlukan untuk mengimplementasikan sistem. Jika ada persyaratan dukungan tambahan yang tidak tercakup oleh kategori ditampilkan disini, menambahkan subbagian lain yang diperlukan. Dukungan yang diperlukan tersebut meliputi : a. Hardware, bagian ini menjelaskan perangkat pendukung yang dibutuhkan, termasuk keseluruhan perangkat yang akan digunakan selama proses konversi. b. Software, bagian ini menjelaskan keseluruhan perangkat lunak dan database yang dibutuhkan untuk mendukung proses konversi tersebut. Adapun software pendukung yang biasanya digunakan seperti : Automated conversion tools, Automated data conversion tools, Quality assurance dan validation software, computeraided software engineering, dan documentation tools. c. Facilities, bagian ini mengidentifikasi fasilitas fisik dan akomodasi yang diperlukan selama periode konversi. d. Materials berisi daftar bahan-bahan pendukung. e. Personnel, bagian ini menjelaskan persyaratan personil dan setiap staf yang dibutuhkan termasuk jenis pelatihan yang diperlukan. 19

20 BAB IV KESIMPULAN Konversi sistem sebagai salah satu faktor yang sangat berpengaruh dalam keberhasilan dari penerapan (implementasi) sistem baru, maka sudah seharusnya proses tersebut direncanakan secara matang. Keberhasilan dalam proses konversi ini bisa dikatakan awal keberhasilan dari implementasi sistem baru tersebut bagi perusahaan. Kegagalan dalam proses konversi akan mengakibatkan tidak bermanfaatnya pengembangan sistem informasi yang baru bagi perusahaan, dan akan menimbulkan kerugian yang tidak sedikit bagi perusahaan. Terdapat 4 (empat) metode yang dapat digunakan oleh perusahaan dalam melakukan konversi sistem informasi yang lama ke sistem informasi yang baru. Keempat metode tersebut adalah : e. Konversi Lansung (Direct Conversion); f. Konversi Paralel (Parallel Conversion); g. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion); h. Konversi Pilot (Pilot Conversion). Salah satu model perencanaan konversi sistem yang dapat diimplementasikan adalah template yang buat oleh Department of Information Technology-Goverment of Maryland. Adapun template yang menjelaskan phase dari konversi sistem sebagai berikut: 1. Introduction, Bagian ini memberikan penjelasan singkat tentang : Purpose and Scope, Points of Contact, Project References, Glossary. 2. Conversion Overview, Bagian ini memberikan gambaran tentang aspek upaya konversi, yang akan dibahas pada bagian berikutnya, meliputi : System overview, 20