BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Teknologi informasi merupakan elemen penting dalam pertukaran informasi dalam era saat ini. Seiring dengan perkembangan teknologi yang sedemikian besar dan merupakan salah satu faktor persaingan yang semakin ketat dalam dunia bisnis. Dengan menggunakan teknologi informasi, manusia dapat memperoleh informasi dengan lebih mudah dan cepat, dimanapun, dan kapanpun. Keunggulan keunggulan tersebut lah yang kemudian membuat teknologi informasi semakin diminati, dibutuhkan dan berkembang dengan sangat pesat.hal ini menyebabkan perusahaan perusahaan tersebut berusaha untuk menerapkan teknologi informasi yang baik agar dapat menunjang aktifitas mereka. Industri penerbangan saat ini berkembang dengan sangat pesat. Begitu juga dengan pelayanan dalam penerbangan yang di tawarkan salah satunya in-flight catering service yang merupakan salah satu hal terpenting untuk sebuah maskapai penerbangan karena ketika apa yang disajikan kepada penumpang akan di jadikan pengalaman dan akan memberikan suatu kesan bagi penumpang itu sendiri dan juga akan menjadikan sebuah brand image bagi perusahaan itu sendiri. Sangat krusial untuk maskapai itu sendiri untuk mempunyai in-flight catering yang terbaik dan sesuai di kelasnya karena in-flight catering service sendiri ialah bagaimana pihak catering dapat me deliver service ke pesawat sama dengan pengalaman seperti di hotel bintang 5. Dan bagaimana Sistem Informasi dan Manajemen mendukung persyaratan bisnis yang kompleks yang dimana pada kenyataanya airline catering department sering menghadapi tantangan yang sulit dan harus bisa menemukan jalan keluar untuk mengangkat sistem operasional mereka dan juga meningkatkan pelayanan yang diberikan. Di bawah nama PT Aerofood Indonesia (Aerofood ACS). Selama bertahun-tahun, Aerofood ACS mengkhususkan diri untuk memberikan pelayanan dan produk premium, menyuguhkan makanan dan minuman yang bervariasi dengan kualitas tertinggi untuk penerbangan domestik dan internasional. Aerofood ACS beroperasi di tujuh kota besar di Indonesia - Jakarta, Denpasar, Surabaya, Medan, Balikpapan, Jogjakarta dan Bandung, yang memproduksi lebih dari porsi makanan setiap harinya di bawah pengawasan chef berkelas internasional yang menyatukan pengalaman mereka dengan selera yang sempurna serta aspirasi untuk memberikan kualitas terbaik dari kesempurnaan demi kepuasan pelanggan. Aerofood ACS

2 menjunjung tinggi nilai-nilai dan budaya kerja I-FRESH: Integrity, Fast, Reliable, Effective & Efficient, Service Excellent, Hygiene Kualitas merupakan prioritas utama kami. Sebagai anggota aktif dari International Travel Catering Association (ITCA), Aerofood ACS hanya menggunakan bahan-bahan berkualitas terbaik serta bersertifikasi dengan standar mutu internasional ISO 9002 & ISO Food Safety Management yang mengedepankan unsur HSE (Health, Safety & Environment), Food Safety HACCP,serta bersertifikasi halal dari MUI. Dengan keahlian dan reputasi Aerofood ACS dalam industri jasa boga, kami melakukan diversifikasi bisnis ke industrial catering, Food & Beverages retail dan GA Support. Semua ini Aerofood ACS lakukan semata mata untuk memberikan kepuasan bagi para pelanggan. Industrial Catering, produk dan layanan kami telah meluas di beberapa rumah sakit terkemuka dan berbagai perusahaan besar di industry oil & gas. Gambar 1.1 Pertumbuhan Aerofood Sumber : Data internal AEROFOOD ACS Masalah yang sedang dihadapi oleh Aerofood ACS ialah perancangan proses meal monitoring, yang dimana Aerofood ACS ingin mengembangkan sistem aplikasi meals monitoring yang terkomputerisasi dimana airlines yang ingin mengorder inflight meal kepada Aerofood ACS dapat memesan inflight meal sesuai dengan tujuan penerbangan dan kelas

3 pesawat yang ada dan sampai kepada akhirnya makanan tersebut siap untuk diantar oleh ground handling ke pesawat dan juga dokumen yang saling terintegrasi agar terus menjaga rantai pemasokan ini agar sesuai dengan pesanan yang dipesan dan dibutuhkan. Masalah yang lain yaitu proses monitoring yang belum terkomputerisasi, komunikasi bisnis yang berjalan saat ini antara airlines dan perusahaan catering saat melakukan order dan pelaporan order dengan berkas kertas dengan penggunaan excel yang dimana tingkat human error cukup tinggi dan pelayanan yang dilakukan belum maksimal. Dan masalah pengawasan di dalam perusahaan catering antara pesanan makanan yang siap untuk diantar dan yang sudah diantar sulit terkoordinasi karena itu di dalam dapur catering dibutuhkan meals monitoring yang mengatur alurnya makanan keluar masuk dan terdapat notifikasi makanan yang keluar masuk agar dapat mempermudah dalam pembuatan dan pengawasan makanan sesuai dengan yang di order hingga sampai ke dalam pesawat. Aerofood ACS mengadakan perjanjian kontrak dengan airlines yang menjadi pelangganya untuk jangka waktu tertentu atas menu makanan yang sudah disetujui. Menu makanan ini dapat berbeda-beda untuk setiap penerbangan dan dapat berubah-ubah setelah jangka waktu tertentu sesuai dengan permintaan maskapai penerbangan. Jumlah makanan yang diproduksi pun setiap saat dapat berubah - ubah jumlahnya. Hal ini disebabkan karena jumlah penumpang yang menggunakan jasa transportasi perusahaan penerbangan setiap harinya berubah tidak menentu. Oleh karena itu untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi Aerofood ACS, maka dibutuhkan pengembangkan meals monitoring untk menjembatani proses ordering antara airlines dan Aerofood ACS, bila diteruskan dengan proses bisnis yang lama yang belum dirancang meals monitoring ini maka akan timbul masalah masalah yang sudah sering dihadapi yaitu salah order yang tidak sesuai dengan jumlah pesanan, pendataan laporan yang kurang akurat, pengantaran order tidak tepat waktu dan menumpuknya pesanan yang sudah siap karena kurangnya informasi yang terintegrasi apakah pesanan sudah siap dan apakah sudah diantar sampai ke pesawat sesuai dengan jumlahnya, maka dari itu sangat membutuhkan adanya sistem terkomputerisasi untuk mencatat dan memonitor setiap pesanan yang masuk sesuai dengan rute penerbangan, kelas penerbangan dan apakah perlunya notifikasi status makanan apakah sudah dikirim atau belum. Menggunakan sistem e-procurement memungkinkan dalam mengukur dan memantau pesanan dan rincian seperti: waktu pemrosesan, waktu perintah dikirim, dan status saat ini. Dan juga dapat mengoptimalkan proses bisnis dalam pengadaan bahan baku dan proses pendataan pengadaan barang produksi dari pembuatan dan bagaimana barang produksi

4 tersebut bisa sampai tepat waktu sesuai dengan pesanan dan jumlahnya, penginputan data yang lebih akurat, mengurangi human error, dan cepatnya penyampaian data dengan adanya proses e-procurement yang dikembangkan pada perusahaan. Sebagai bagian dari adopsi, proses lebih ditingkatkan, dan kegiatan yang tidak memiliki nilai tambah dihapus. Setelah otomatisasi proses, dokumen kertas dapat dieliminasi sehingga persetujuan agar lebih cepatdan segera melakukan pengolahan dokumen. Departemen penjualan memiliki akses kedata yang sama dengan departemen pembelian. Dengan e-procurement orang-orang penjualan dapat memeriksa semua informasi yang dibutuhkan pada komputer merekadan dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan langsung (Subramaniam danshaw, 2002) James Mauti Mose, PhD, Dr. James Muranga Njihia & Peterson Obara Magutu. (2013). Manfaat e-procurement jatuh ke dalam dua kategori utama: efisiensi dan efektivitas (Kalakota dan Robinson : 2001). Dan juga meliputi proses, produk dan penghematan persediaan (Gambar 1.2 ), yang terakhir adalah manajemen proaktif yang merupakan kunci dari data, dan keputusan pembelian dengan kualitas tinggi yang diputuskan dalam organisasi. Peningkatan efisiensi dihitung atas dasar situasi terlebih dahulu dari pelaksanaan e- Procurement. Semakin rumit proses procurement maka lebih banyak membutuhkan cara manual kertas, ini yang dirasakan pada AEROFOOD yang dimana pendataan dan pengiriman data pada divisi masih menggunakan cara konvensional, dengan adanya proses terintegrasi maka akan jauh lebih melakukan penghematan. Untuk memanfaatkan potensi ini, proses pengadaan perlu didesain ulang. Dalam praktek sukses, desain ulang ini difokuskan pada: Pengurangan atau penghapusan tahapan otorisasi, Peraturan pengecualian untuk tingkat yang terbatas di awal, Penghapusan kertas, Integrasi pemasok di seluruh rantai proses, dan Pertimbangan proses lengkap, dari mencari artikel melalui faktur pembelian. (Thomas Puschmann&Rainer ALT, 2012).

5 Gambar 1.2 Potensi Penghematan Dari e-procurement Sumber: Jurnal Successful Use of eprocurement in Supply Chains, (Thomas Puschmann, Rainer Alt, 2010) Dengan adanya sistem informasi akan mempermudah pihak perusahaan penerbangan dan perusahaan catering dalam menerima dan mengelola informasi-informasi yang dibutuhkan sesuai yang diminta sehingga proses manajemen penyediaan terus berjalan baik sesuai pesanan. Maka akan dikembangkan sistem informasi yang terkomputerisasi untuk mengatasi permasalahan yang ada. 1.2 Identifikasi Masalah 1. Apakah pengembangan sistem e-procurement merupakan salah satu strategi yang sesuai dan diperlukan oleh PT.AEROFOOD ACS? 2. Bagaimana merancang sistem e-procurement yang efektif bagi PT.AEROFOOD ACS? 1.3 Ruang Lingkup Agar penulisan ini lebih tertata maka perlu adanya pembatasan ruang lingkup yang akan dibahas antara lain : 1. Analisis kebutuhan Aerofood ACS dalam merancang meals monitoring dan menganalisa bisnis yang sedang berjalan 2. Merancang sistem e-procurement aplikasi meals monitoring berbasis web hanya sampai design prototype

6 - Pendataan keluar masuknya bahan baku - Pendataan form dalam proses bisnis yang terkomputerisasi - Menyediakan status makanan apakah siap diantar dan sudah diantar sesuai dengan yang dipesan - Pendataan dokumen masuk dan keluar antar divisi - Tidak membahas kontrak dan transaksi pembayaran - Tidak membahas biaya produksi 1.4 Tujuan dan manfaat Tujuan dari penelitian ini adalah : - Menganalisis strategi pengembangan e-procurement PT Aerofood ACS - Merancang sistem e-procurement yang efektif bagi PT Aerofood ACS khususnya untuk monitoring pengadaan in-flight catering Manfaat yang diharapkan dari perancangan sistem informasi ini dibagi kedalam 4 bagian : A. Manfaat untuk Aerofood ACS Mengetahui kekurangan dari proses bisnis yang sedang berjalan. Menjadikan sistem berjalan lebih efektif dan efisien. Dapat bersaing secara kompetitif dengan pada industri in-flight catering service yang belum menerapkan sistem monitoring catering berbasis komputerisasi. Mengurangi jumlah kesalahan pesanan. Memastikan proses produksi order sesuai pesanan. Memberikan pandangan menyeluruh terhadap alur kerja perusahaan catering dengan notifikasi keluar damn masuknya bahab baku serta makanan dan minuman yang siap diantar dan yang sudah diantar. Menghadirkan form dan aliran data yang lebih terintegrasi dan terkomputerisasi untuk laporan bisnis berupa data mingguan, bulanan hingga per tahun bisa dilihat kembali dan juga data laporan statistik. B. Manfaat untuk penulis Memperluas wawasan penulis dalam memperbaiki sistem berjalan pada sebuah perusahaan. Mengasah kreatifitas penulis dalam memperbaiki sebuah sistem.

7 Mengaplikasikan ilmu pengetahuan terkait dengan analisa dan perancangan sistem. C. Manfaat untuk pembaca Mendapat pengetahuan baru tentang inflight catering service 1.5 Metodologi Penelitian Metode pengumpulan data yang kami lakukan untuk memperoleh data serta informasi data yang benar dan akurat yaitu: Metode Penelitian Jika dilihat dari aspek tujuannya, maka metode penelitian yang digunakan merupakan metode deskriptif. Sedangkan jika dilihat dari aspek cakupan topiknya, penelitian ini merupakan penelitian studi kasus. Penelitian deskriptif adalah penelitian yang didesain untuk mengumpulkan data yang menggambarkan karakteristik orang orang, peristiwa, atau situasi (Sekaran dan Bougie, 2013). Sedangkan penelitian studi kasus adalah penelitian yang menekankan suatu analisis kontekstual secara mendalam dari beberapa peristiwa atau kondisi dan hubungan hubungannya (Cooper dan Schindler, 2014) Metode Pengumpulan Data Dalam melakukan pengumpulan data, penulis menggunakan metode : A. Studi Lapangan Melakukan survei terhadap sistem yang sedang dikembangkan saat ini di oleh Aerofood ACS yang berkaitan dengan proses catering monitoring. B. Wawancara Mengadakan sesi tanya jawab dengan pihak Aerofood ACS untuk mengetahui bagaimana proses bisnis saat ini, struktur organisasi, dan informasi lainnya yang dibutuhkan dalam penulisan dan analisis. C. Studi Pustaka Metode ini dilakukan dengan mengumpulkan referensi dari buku buku ilmiah dan mempelajari teori-teori yang sesuai dengan objek penelitian

8 yang nantinya akan digunakan sebagai dasar pembuatan skripsi ini dalam mencari solusi dan menyempurnakan sistem yang ada saat ini. D. Jurnal Mengumpulkan refrensi teori-teori karya ilmiah dan penelitian ilmiah yang sesuai dengan objek penelitian yang digunakan sebagai dasar pembuatan skripsi ini Metode Analisis Data& Strategi - Analisis value chain - Analisis Model Lima Kekuatan Porter - Matriks SWOT Metode Perancangan Metode perancangan sistem e-procurementberdasarkan pada UP Life Cycle, dengan menjalankan 2 dari 7 diciplines yang ada yaitu Business Modeling, Requirment dan Design kemudian membuat analisa Event Table, Activity Diagram, Class Diagram, Use Case Diagram, Use Case Description, SSD, Multi Layer Sequence Diagramdan PerancangantampilanLayar. 1.6 Sistematika Penulisan Penulisan dalam skripsi ini diuraikan dalam 5 bab, yaitu: BAB 1: PENDAHULUAN Bab pertama ini menguraikan secara singkat tentang latar belakang penulisan yang berisikan ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian serta sistematika penulisan pada skripsi ini. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab kedua berisi tentang kerangka teori-teori yang melandasi dan mendukung Aerofood ACS dalam proses pembuatan aplikasi meals monitoring serta teori-teori yang berhubungan dengan e-procurement dalam pengadaan kebutuhan perusahaan airline dari pemasoknya yaitu perusahaan catering sebagai dasar perbandingan terhadap masalah yang sedang dianalisis.

9 BAB 3 : ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN Bab ketiga menjelaskan tentang sejarah perusahaan Aerofood ACS, struktur organisasi,proses bisnis procurementyang kini sedang berjalan, analisis value chain, analisis lima kekuatan Porter dan analisis SWOT, masalah apa saja yang tengah dihadapi dalam analisis sistem, serta solusi yang akan dilakukan Aerofood ACS untuk masalah yang ada. BAB 4 : ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI Bab keempat menguraikan sistem informasi yang baru untuk client Aerofood ACS guna mengembangkan sistem yang sedang mereka kerjakan untuk client mereka, meningkatkan proses binis perusahaan client mereka dan mengatasi masalah - masalah yang ada. Bab ini berisi gambaran dokumentasi dari perancangan user interface Web sebagai penunjang aplikasi web e-procurement yang dikerjakan dengan pendekatan UML berupa Class Diagram, Use case Diagram, Activity Diagram, Navigation Diagram, dan perancangantampilan layar. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab kelima berisikan tentang hasil kesimpulan analisis dan pembahasan serta saran-saran yang ditujukan kepada Aerofood ACS untuk berkembang menjadi yang lebih baik lagi di masa mendatang dan dapat mengembangkan sistem sistem yang terdepan untuk client mereka. 1.7 State Of Art Tabel 1.1 State of Art

10 No Nama Penulis Judul Penelitian Hasil Penelitian. 1 Agus Widarsono. (2013). STRATEGIC VALUE CHAIN ANALYSIS (Analisi Stratejik Rantai Nilai) : Suatu pendekatan Manajemen Biaya, 24. Analisis value chain merupakan alat analisis yang berguna untuk memahami posisi perubahan dalam suatu rantai yang membentuk nilai suatu produk. Analisis value chain harus dipandang dalam skala yang luas, skala industri. Pembentukan nilai suatu produk dimulai pada saat penanganan bahan bahan baku oleh supplier, kemudian proses manufaktur, penjulan suatu produk sampai dengan penanganan pelayanan purna jual. Analisis Value Chain merupakan analisis aktifitas-aktifitas yang menghasilkan nilai, baik yang berasal dari dalam dan luar perusahaan 2 Amílcar Arantes & António Aguiar Costa. (2014). Over Time Public E- Procurement Impacts: The Portuguese Case, 7 (7), 2. Perubahan pentingtelah dilaksanakandipublicsectorselamatahun terakhir, terutamadalam haldematerialisasiproses. Bahkan, saat inie-instrumen banyak digunakanuntuk mendukungdan jasapemerintahamelioratevarious. Di antarae-solusi pemerintah saat ini, e- procurement adalahkemungkinan yang palingrelevan, terutama karenadampak besarpadapengeluaran publikdanefisiensiproses. Portugaladalahkasus pertamadi Uni Eropadimana penggunaane-procurement ternyatawajibuntuk semuajenis

11 3 Corina Pop Sitar. (2012) E- PROCUREMENT: THE FUTURE OF PURCHASING MANAGEMENT prosespengadaan. Oleh karena itu,hadiah itu sendirisebagaikasus yang menarikdan relevanuntuk melakukanpenelitianeksplorasiyang berfokusdampake-procurement publik. Dengan tujuanini, survei dilakukandalam duatahunyang berbeda, memungkinkanmemahamidampakutama e-procurement padacadaneo. E-procurement menjanjikanuntuk memecahkanmasalah denganmenyediakan informasi yang tepat waktudanmeningkatkan koordinasidan kolaborasi, juga menimalisirbiaya tabungan danekonomiwaktu. 4 James Mauti Mose, PhD, Dr. James Muranga Njihia & Peterson Obara Magutu. (2013). THE CRITICAL SUCCESS FACTORS AND CHALLENGES IN E-PROCUREMENT ADOPTION AMONG LARGE SCALE MANUFACTURIN G FIRMS IN NAIROBI, KENYA, (9)13, 3-7. Penelitian ini menetapkan bahwa sebagian besar perusahaan manufaktur skala besar di Nairobi telah mengadopsi e-procurement. Namun, jelas bahwa tender iklan online, yang memungkinkan pemasok untuk mengajukan proposal online, yang memungkinkan staf perusahaan untuk membuat permintaan secara online dan panggilan untuk proposal melalui website perusahaan menonjol sebagai praktek e-procurement yang telah mengadopsi sebagian antara produsen skala besar di Nairobi, Kenya. Dari analisis faktor dilakukan, penelitian mengidentifikasi lima faktor utama berikut yang menyebabkan e-

12 procurement sukses di antara produsen skala besar: karyawan dan komitmen manajemen untuk keberhasilan adopsi; keandalan teknologi informasi dan kinerja pemasok; pemantauan kinerja sistem e-procurement; penerimaan pengguna sistem e-procurement dan dukungan manajemen puncak. 5 Norfashiha Hashim, Ilias Said&Nur Hidayah Idris. (2013). 6 Thomas Puschmann&Raine r ALT. (2012). Exploring e- Procurement Value for Construction Companies in Malaysia, 5. Alt Successful Use of eprocurement in Supply Chains Nilai positif yang dirasakan dari e- Procurement pada isu-isu yang berkaitan dengan komunikasi dan proses kerja (yaitu mengurangi dokumen dan waktu untuk permintaan) mendukung literatur yang sebelumnya diklaim dan diadopsi dari teknologi saat ini akan memfasilitasi komunikasi antara perusahaan dan pelanggan mereka. Teknologi internet mampu mempercepat kecepatan pertukaran data (secara tidak langsung akan mengurangi dokumen) dan menyediakan perusahaan dengan kapasitas untuk respon yang segera Manfaat eprocurement jatuh ke dalam dua kategori utama: efisiensi dan efektivitas. Meliputi proses, produk dan penghematan persediaan dan yang terakhir adalah manajemen proaktif yang merupakan kunci dari data, dan keputusan pembelian dengan kualitas tinggi yang diputuskan dalam organisasi. Peningkatan efisiensi dihitung atas dasar

13 asis yang situasi terlebih dahulu dari pelaksanaan eprocurement. Semakin rumit proses procurement maka lebih banyak membutuhkan cara manual kertas, dengan adanya proses terintegrasi maka akan jauh lebih melakukan penghematan.

14