BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Dewasa ini perkembangan zaman beriringan dengan perkembangan teknologi yang sangat cepat. Kini perkembangan teknologi menjadi suatu komponen utama dalam semua bidang. Dalam menyikapi hal ini, perusahaan harus selalu mengembangkan teknologinya agar mencapai hasil yang maksimal. Komputer merupakan salah satu hasil dari perkembangan teknologi ini. Dengan komputer, proses proses menjadi lebih cepat dan akurat sehingga memudahkan pimpinan perusahaan untuk mengambil keputusan karena resiko kesalahan informasi data yang sangat kecil dan prosesnya yang cepat. Dalam perkembangannya perusahaan dituntut untuk melakukan kinerja yang cepat dan akurat dalam menjalankan proses bisnisnya untuk mempertahankan daya saing dengan perusahaan lainnya. Untuk itulah diperlukannya sistem yang terkomputerisasi yang dapat membuat kinerja dan proses bisnis menjadi lebih cepat dan akurat. Pengadaan barang/jasa merupakan salah satu bagian dari proses bisnis suatu perusahaan. Setiap perusahaan tentu memiliki kebutuhan akan suatu barang/jasa tertentu agar kegiatan bisnisnya dapat berjalan dengan baik. PT Rajawali Nusindo merupakan suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan dan distribusi. Secara historis, PT Rajawali Nusindo berdiri pada tanggal 22 Juli 1955 dengan nama awal Kian Gwan Company Limited NV. Kemudian dengan berjalannya waktu, perusahaan berganti nama menjadi PT Rajawali Nusindo pada tanggal 29 Mei Seiring dengan perkembangan perusahaan kearah yang lebih besar, PT Rajawali Nusindo memerlukan integrasi dari proses bisnis yang ada untuk menghindari pemborosan dalam rantai pasokan seperti persediaan barang jadi yang terlalu banyak, distribusi yang kurang terjadwal yang dapat mengakibatkan kekosongan stok pada toko. Selama ini pengadaan barang/jasa dilakukan dengan dua cara yaitu secara online dan secara tradisional dimana cara tradisional ini menggunakan fax dan telepon sebagai medianya. Dua cara ini tidak berjalan baik karena dinilai memiliki beberapa kelemahan yang dapat merugikan perusahaan seperti kurangnya akuratnya laporan mengenai stok produk, distribusi pengiriman produk serta penjadwalan pengiriman produk, tidak efektifnya pekerjaan karena menggunakan media yang berbeda - beda, serta kurangnya transparansi. Dalam usaha untuk menutup kelemahan - kelemahan dan kesulitan dalam proses pengadaan barang/jasa dan untuk menciptakan pengadaan barang/jasa yang transparan dan 1

2 2 bersih perlu dimanfaatkan perkembangan teknologi informasi dalam integrasi proses pengadaan barang/jasa tersebut, salah satunya adalah e-procurement. E-Procurement adalah suatu proses pengadaan barang/jasa dengan menggunakan media elektronik seperti internet atau jaringan komputer. E-Procurement diterapkan dalam proses pengadaan barang/jasa secara online agar terciptanya transparansi dalam proses pengadaan barang/jasa. E-Procurement mengurangi proses - proses yang tidak diperlukan dalam sebuah proses bisnis. Dalam prakteknya, e-procurement mengurangi penggunaan kertas, menghemat waktu dan mengurangi penggunaan tenaga kerja, serta memudahkan dalam pembuatan laporan untuk melakukan evaluasi terhadap penjualan. Berdasarkan latar belakang diatas, perancangan e-procurement yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan sangat dibutuhkan. Karena perancangan e-procurement merupakan solusi yang tepat agar tercapainya pengadaan yang bersih, transparan dan adil serta dapat memangkas biaya-biaya yang tidak diperlukan sehingga dapat mencapai keuntungan yang lebih besar Ruang Lingkup Adapun ruang lingkup yang akan dibahas hanya tentang proses pengadaan barang atau procurement yang meliputi : - Proses pendataan supplier - Proses permintaan pengadaan dari kantor cabang ke kantor pusat - Proses permintaan pengadaan dari kantor pusat ke supplier - Penerimaan barang - Penagihan ke kantor pusat - Pemberitahuan Jumlah Pengadaan untuk kantor cabang dalam bentuk Invoice Cabang Karena keterbatasan peneliti, penelitian ini tidak membahas mengenai peran dari pihak ketiga (supplier), pembayaran pajak, proses pembelian pelanggan Tujuan dan Manfaat Tujuan Adapun tujuan dari penelitian ini adalah : - Menganalisis proses bisnis yang berjalan pada PT. Rajawali Nusindo.

3 3 - Merancang aplikasi yang mengintegrasikan pengadaan berbasis internet atau e- procurement antara kantor cabang, kantor pusat dan supplier dalam mendukung kegiatan pengadaan barang pada PT. Rajawali Nusindo Manfaat Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah : - Mempermudah dan mempercepat perusahaan dalam menerima laporan mengenai stok produk, distribusi pengiriman produk, penjadwalan pengiriman produk. - Mempermudah dan mempercepat pencarian data tentang pengadaan barang di dalam perusahaan dan dapat mengkomunikasikan pengadaan barang dengan cepat kepada penyedia barang/jasa (supplier). - Meningkatkan kontrol perusahaan pada unit pengadaan sehingga proses pengadaan dapat diketahui secara jelas dan transparan. - Meningkatkan keuntungan perusahaan karena beban biaya dari proses pengadaan dapat dikurangi Metodologi Metode Pengumpulan Data Metode pengambilan data dilakukan dengan dua cara yakni : a. Studi Lapangan Metode ini dilakukan dengan melakukan observasi secara langsung terhadap proses bisnins yang dilakukan oleh PT. Rajawali Nusantara Indonesia. b. Wawancara Metode ini dilakukan dengan melakukan wawancara dengan pihak internal perusahaan yang terlibat langsung dalam proses pengadaan ini

4 Metode Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Metode Analisis Pada metode ini dilakukan identifikasi, dan persyaratan sistem, hasil analisis sistem akan didokumentasikan dalam bentuk : i. Rich picture ii. System Definition iii. Class Diagram iv. Statechart Diagram v. Use Case Diagram vi. Function List Hasil dari analisis digunakan sebagai masukan dalam perancangan sistem yang diusulkan Metode Perancangan Pada metode ini menggunakan bahasa UML (Unified Modelling Language), yang didokumentasikan dalam bentuk : i. Sequence Diagram ii. Navigation Diagram iii. Component Diagram iv. Deployment Diagram v. Perancangan Database vi. Perancangan Interface 1.5. Sistematika Penulisan Untuk mempermudah dalam pemahaman penelitian maka dibuat urutan penulisan sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang penelitian, ruang lingkup yang akan diteliti, tujuan dan manfaat, metode penelitian yang akan digunakan, dan sistematika penulisan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini memberikan penjelasan tentang teori-teori umum, teori-teori khusus, serta teori-teori lainnya yang mendasari penyusunan penelitian ini.

5 5 BAB 3 : ANALISA PROCUREMENT PT. RAJAWALI NUSINDO Bab ini membahas tentang gambaran umum perusahaan, riwayat perusahaan, struktur organisasi perusahaan, analisa proses bisnis yang berjalan, gambaran tentang proses pengadaan / procurement, masalah yang teridentifikasi serta usulan pemecahan masalah dari hasil analisa yang dilakukan. BAB 4 : PERANCANGAN E-PROCUREMENT PT. RAJAWALI NUSINDO Bab ini membahas tentang perancangan layar, perancangan database, perancangan UML berdasarkan hasil dari tahap metode perancangan. BAB 5 SIMPULAN, SARAN DAN PENUTUP Bab ini membahas tentang kesimpulan yang didapat dari hasil analisis proses bisnis yang berjalan dan sistem yang akan diimplementasikan, saran yang berisikan tentang usulanusulan untuk pengembangan sistem selanjutnya serta penutup.