PERANCANGAN SISTEM ANALISA DAN REPORT WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM (WMS) BERDASARKAN TEKNOLOGI DATA WAREHOUSE DI SURABAYA DISTRIBUTION CENTER

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM ANALISA DAN REPORT WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM (WMS) BERDASARKAN TEKNOLOGI DATA WAREHOUSE DI SURABAYA DISTRIBUTION CENTER Nurshiam Kholil, Rully Soelaiman Program Studi Magister Manajemen Teknologi ITS Jl. Cokroaminoto 12A Surabaya ABSTRAK Surabaya Distribution Center merupakan titik penting untuk distribusi produk buatan Procter & Gamble (P&G) di Indonesia khususnya di Indonesia Timur. Operasional Surabaya Distribution Center di jalankan oleh APL Logistics (APLL) dengan Warehouse Management System (WMS) yang memiliki antarmuka dengan sistem ERP dari P&G yaitu SAP R/3. Setelah beroperasi lebih dari 1,5 tahun banyak dirasakan kebutuhan-kebutuhan analisa bisnis dan kebutuhan pembuatan laporan yang sumber datanya database WMS. Kebutuhan analisa bisnis yang seringkali membutuhkan kecepatan waktu serta ketepatan data dan kebutuhan pembuatan laporan yang dibutuhkan secara rutin seringkali dihadapkan pada keterlambatan penyelesaian dan kadang kala kesalahan pengerjaan. Perancangan data warehouse didasarkan pada mendayagunakan infrastruktur dan teknologi yang ada Perancangan Data Warehouse yang dilanjutkan dengan pembuatan purwarupanya yang mampu menjawab kebutuhan analisa bisnis dan pembuatan laporan. Perancangan system dalam tesis ini melalui tahapan-tahapan : analisa kebutuhan system, perancangan system, pembuatan purwarupa dan testing. Rancangan sistem dalam bentuk protoype Data warehouse yang dikembangkan dari Sistem Warehouse Management System yang telah ada dimana dapat menjawab kebutuhan analisa bisnis dan sistem pelaporan.. Testing untuk effektifitas perancangan telah berhasil dilakukan dimana testing didasarkan dengan operasional SDC yang telah lalu. Kata kunci: Data Warehouse, OLAP, Warehouse Management System. PENDAHULUAN APL Logistics (APLL), ( adalah perusahaan yang menyediakan layanan logistik secara menyeluruh, mulai dari kedatangan produk di pelabuhan, pengurusan ijin masuk di pelabuhan, pembongkaran muatan, pengiriman dari pelabuhan ke gudang, pengepakan ulang, manajemen pergudangan sampai dengan penerimaan order pesanan dan koordinasi transportasi dalam mengirim barang ke pelanggan. Salah satu pengguna jasa layanan logistik di Indonesia adalah Procter and Gamble (P&G), untuk membantu proses distribusinya di Indonesia Timur sejak bulan Maret Layanan yang diberikan mulai dari pengurusan bea cukai, pengambilan container dari pelabuhan ke gudang, proses manajemen di gudang, sampai dengan proses distribusi ke distributor atau modern retailer.

2 Layanan tersebut dipusatkan di Surabaya Distribution Center (SDC) terletak di Margomulyo Surabaya, untuk mendukung proses manajemen gudang, APLL telah memiliki suatu sistem yang dinamakan Warehouse Management System Cost Effective (WMSce), sistem ini dikembangkan internal oleh tim IT APLL, untuk mendukung semua operasional manajemen pergudangan, mulai dari process penerimaan, proses penempatan barang di gudang, strategi pengambilan barang di gudang, pengontrolan kadaluarsa barang, kemudian tracking barang untuk proses pengepakan ulang. Untuk memonitor performa operasional APLL dan P&G melakukan pertemuan rutin, mingguan, bulanan dan triwulanan. Pembuatan report bulanan dilakukan dengan melakukan pengolahan secara manual dengan cara men-download data di WMSce dan melakukan pengolahaan dengan spreadsheet. Kendala yang dihadapi ketika melakukan pembuatan report ini adalah waktu yang diperlukan untuk melakukan pemrossesan data dan resiko kesalahan pengerjaan manual Kebutuhan pembuatan laporan selain untuk kebutuhan kegiatan rutin seperti tersebut diatas, banyak diperlukan untuk menunjang analisa untuk menunjang keputusan bisnis. Hal ini diperlukan karena tuntutan perkembangan bisnis yang cukup dinamis sehingga diperlukan keputusan yang tepat yang tentunya didasarkan pada analisa tepat dikarenakan memiliki dasar informasi yang cepat, tepat dan akurat. Sistem WMSce yang telah ada menggunakan database SQL Server 2000, dengan arsitektur client server dengan antar muka berupa web kepada user, untuk data input secara mobile bagi personal gudang menggunakan wireless scanner. METODA Metoda untuk perancangan datawarehouse ini dibagi menjadi empat tahapan : Tahapan analisis kebutuhan sistem, yang meliputi: 1. Identifikasi ukuran parameter operasional bisnis. Ukuran diidentifikasi dari Key Pefromance Indicator yang disepakati oleh APLL dan P&G 2. Studi literatur / pustaka. Obyek studi meliputi: Data warehouse, Online Analystical Processing, Extract Transfer Loading. 3. Analisis dokumen obyek penelitian. Dokumen penelitian meliputi : Logistics Procedure (Dokumen yang disepakati antara APLL dan P&G untuk proses operasional warehouse), Work Instruction for Warehouse Operation (Dokumen operasional yang lebih detil dari pada Logistics Procedure untuk kegiatan warehouse sehari hari) 4. Diskusi dan tracking. Diskusi dilakukan tentang kebutuhan pelaporan dan tools untuk analisa dengan IT Manager yang bertanggung jawab untuk infrastruktur jaringan di Surabaya Distribution Center, Regional System Analyst yang bertanggung jawab melakukan desin sistem WMS. Kemudian dengan Regional Logistics Engineer yang bertanggung jawab untuk permasalahan srategik dan taktis, serta dengan Warehouse Operation Specialist yang bertanggung jawab penuh untuk Surabaya Distribution Center. Sedangkan penulis sendiri adalah Warehouse Operation Analyst, dimana bertanggung jawab penuh untuk opersional Surabaya Distribution Center untuk kegiatan operasional. Banyak komunikasi antara masingmasing personal diatas dilakukan dengan media , dimana bisa digali persoalan dan kebutuhan bisnis C-11-2

3 Tahapan desain sistem Pemetaan hasil analisa kebutuhan sistem kedalam hasil keluaran dari sistem OLAP. Perancangan data warehouse Perancangan proses extract, transfer dan loading (ETL), dari sistem OLTP WMS ke data warehouse Perancangan OLAP Tahapan sistem purwarupa, dilakukan secara offline tetapi dengan sumber data operasional yang digunakan. Melakukan proses backup di sistem OLTP WMS pada sistem yang digunakan. Melakukan proses setup untuk OLTP WMS pada sistem purwarupa Pembuatan ETL dengan DTS tools pada sistem purwarupa Pembuatan OLAP pada sistem purwarupa Pembuatan User Interface pada sistem purwarupa. Tahapan testing : tahapan testing dilakukan dengan melihat kebutuhan bisnis yang telah terjadi dimana didapat dari tracking. Kebutuhan bisnis tersebut harus dapat dipenuhi dengan menggunaan purwarupa yang telah ada Laporan Bulanan, untuk proses Order dan Receiving. Laporan pengeluaran rata jumlah pallet per hari. Laporan presentase inventory per product group pada masa tertentu Analisa keputusan untuk pemilihan skenario pengembangan kapasitas gudang. HASIL DAN DISKUSI Berikut adalah hasil pemetaan antara Key Performance Indicator (KPI), Laporan harian dan laporan bulanan dengan skema data warehouse. Diluar dari KPI satu ukuran yang digunakan adalah ukuran tentang repackaging. Measured Indicators Daily Report KPI Monthly Report Data warehouse Note 1. Shipment Reliability No of shipment and No of cases shipment on time No of cases per product group, precentage per product group No of cases per product group, per time, per customer, per area 2. Inventory IRA pallet, IRA cases, IRA WMSce SAP IRA pallet, IRA cases, IRA WMSce SAP 3. FEFO compliance none none none 4. Productivity (cases per manhour) none IRA palet, IRA cases, IRA WMSce SAP per product group per time Tabel 1. Pemetaan KPI, Laporan harian KPI dan Laporan perancangan Data Warehouse none 5. Health & Safety none none none 6. QA KE (GMP Audit rating) 7. Customs Clearance 8. Timeliness of delivery to the DC 9. QA Capability none none none No of day for clearance No of day for unloading No of day for clearance No of day for unloading none none none productivity per cases per man, per time and per warehouse process No of day clearance, per product group pertime No of day for delivery, per product group per time Only done once a year during validation process These parameter are not on the WMSce system it's tracked using separate QA reporting system manually These parameter are not on the WMSce system it's tracked using separate QA reporting system manually These parameter are not on the WMSce system it's tracked using separate QA reporting system manually Bulanan terhadap C-11-3

4 Hasil perancangan OLAP pada tabel dibawah ini merupakan gambaran lengkap tentang skema yang ada. Skema dapat dibentuk dengan mengambil satu Fact Table dengan Dimensi yang menunjanggnya Hasil Skema Purwarupa Tabel 2. Hasil perancangan OLAP dalam bentuk tabel Skema ini menggambarkan hubungan mulai OLTP sampai dengan keluaran pada user interface 1. IDEA-ID.MDF : File database WMS yang dibentuk dari backup database WMS operasional 2. DTS-IDEA : Purwarupa ETL menggunakan DTS yang akan mentransfer data dari OLTP ke data warehouse 3. IDEAIDDW.MDF : File database data warehouse, hasil purwarupa berdasarkan perancangan pada tabel IDEA_IDOLAP : OLAP yang di bentuk dari datawarehouse IDEAIDDW.MDF hasil purwarupa berdasarkan pada perancangan Tabel IDEA_OLAP.xlsx : purwarupa perancangan untuk user interface, dimana pengguna nantinya hanya berinteraksi melaluinya tanpa perlu tahu proses yang ada dibelakang Gambar 1. Skema Purwarupa Data Warehouse C-11-4

5 Uji Coba dan Evaluasi Uji coba dan evaluasi dilakukan didasarkan pada empat skenario kebutuhan bisnis yang pernah terjadi, yaitu: 1. Laporan Bulanan, untuk proses Order dan Receiving : kebutuhan ini dengan dapat dilakukan pengguna melalui user interface, dengan memilih worksheet Order dan Receiving kemudian melakukan pemilihan dimensi product grouping dan dimensi waktu. 2. Laporan pengeluaran rata jumlah pallet per hari. kebutuhan ini dengan dapat dilakukan pengguna melalui user interface, dengan memilih worksheet Order kemudian melakukan pemilihan dimensi product grouping dan dimensi waktu. Untuk dimensi waktu lakukan drill down sampai dengan ukuran hari. 3. Laporan presentase inventory per product group pada masa tertentu kebutuhan ini dengan dapat dilakukan pengguna melalui user interface, dengan memilih worksheet Inventory kemudian melakukan pemilihan dimensi product grouping dan dimensi waktu. Untuk dimensi waktu lakukan drill down sesuai dengan kebutuhan. 4. Analisa keputusan untuk pemilihan alternatif pengembangan kapasitas gudang. Pengembangan kapasitas gudang adalah dengan memasang racking sehingga kapasitas bertambah, dari penyimpanan pallet dari 2 susun, menjadi 5 susun. Kendala yang dihadapi adalah dengan bertambahnya susunan pallet, tinggi pallet maximal adalah 1.2 Meter dibanding dengan sebelumnya adalah 3 meter. Kondisi ini mengakibatkan tinggi pallet untuk penyimpanan product pampers yang berkisar 1.6 Meter sampai dengan 2 Meter harus dipecah agar bisa masuk kedalam rack. Untuk melakukan perhitungan optimal tentang pengembangan dengan racking diperlukan perhitungan biaya tiap rack, jumlah tambahan posisi pallet dikurangi dengan perhitungan penambahan penyimpanan pallet akibat pallet product pampers yang harus dibagi dua. Analisa ini membutuhkan data inventory pampers yang disimpan pada, hal ini bisa dipenuhi dengan dilakukan pengguna melalui user interface, dengan memilih worksheet Inventory kemudian melakukan pemilihan dimensi product grouping pampres dan dimensi waktu. KESIMPULAN Dari beberapa proses yang dilakukan dalam aplikasi yang dibuat maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Dari hasil uji coba purwarupa datawarehouse telah berhasil menyediakan kebutuhan data untuk pelaporan dan kebutuhan data untuk analisa 2. Dari hasil uji coba purwarupa datawarehouse untuk pembuatan laporan secara realtime dapat langsung digunakan DAFTAR PUSTAKA McLeod, Raymond Jr. Management Information System. Sixth Edition. Prentice Hall,Inc.2000 Paul Gray, Hugh J. Watson, Decision Support in the Data Warehouse. Prentice Hall,Inc.1998 Mark Humphries, Michael W. Hawkins, Michele C.Dy, Datawarehousing Architecture and Implementation, Prentice Hall,Inc.1999 C-11-5

6 Logistics Procedure, Surabaya Distribution Center, APL Logistics Work Instruction Procedure, Surabaya Distribution Center, APL Logistics Microsoft Services, Quick Plan for Bussines Intelegence, Microsoft Corporation, 2004 Microsoft Books online, Microsoft SQL Server 2000, Microsoft Corporation, 2000 C-11-6