BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN. Akta Notaris Maria, SH No.25. Perusahaan ini berlokasi di Jalan Raya Kapuk

Transkripsi

1 BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN III.1. Sejarah Singkat PT. Gita Mandiri Tehnik Perseroan didirikan dengan nama PT GITA MANDIRI TEHNIK berdasarkan Akta Notaris Maria, SH No.25. Perusahaan ini berlokasi di Jalan Raya Kapuk Kamal Raya 40 Blok P No.3, Jakarta Utara Pada awalnya perusahaan ini hanya sebuah toko sparepart alat-alat pendingin yang terletak di Jalan Alun-Alun Rangkah No.7-9, Surabaya. Seiring dengan berjalannya waktu toko tersebut semakin besar sehingga menjadi sebuah Perseroan Terbatas (PT) yang lengkap dengan pabrik dan sistem penjualannya. PT. Gita Mandiri Tehnik mempunyai beberapa kantor cabang, yakni di Jakarta, Surabaya, Denpasar, dan Balikpapan. PT. Gita Mandiri Tehnik bergerak di bidang industri pendingin, dengan kegiatan utamanya manufaktur dan penjualan alat-alat pendingin. Adapun produk yang dihasilkan antara lain Air Conditioner (AC) dengan berbagai tipe, seperti: Wallmounted, Split Ducted, Ceiling, Cassette, Flour Standing, Fan Coil Unit, Water Chiller, mulai dari mini chiller sampai chiller berkapasitas besar, Refrigeration, Special Unit dan lain-lain, semua tergantung keinginan konsumen karena sesuai dengan mottonya Every Cooling Solutions, We Have It. Sebagai perusahaan manufaktur, PT. Gita Mandiri Tehnik didukung oleh beberapa supplier dari mancanegara dalam hal pengadaan sparepart. Contohnya compressor-didukung oleh BITZER, Germany dan COPELAND, USA; fan motordidukung oleh Ziehi Abegg, Germany; condenser-didukung oleh Greenhalgh, 21

2 Australia dan Guntner, Germany, serta beberapa supplier lokal dalam hal pengadaan material tambahan seperti freon, kabel, pipa, armaflez, nut, dll. Tujuan utama PT Gita Mandiri Tehnik adalah berkembang terus, dengan demikian bersama dengan karyawan-karyawan mereka berjalan bersama demi kesejahteraan bersama mencapai satu tujuan tersebut. Seperti yang telah diketahui bahwa kegiatan utama PT. Gita Mandiri Tehnik adalah penjualan dan semakin tahun mengalami kemajuan yang pesat dalam kegiatan penjualan. Hal ini mengharuskan adanya peningkatan mutu barang dan pelayanan yang diberikan kepada pelanggan serta prosedur-prosedur yang dapat meningkatkan sistem penjualannya. Karena hal tersebut sangat berkaitan, maka manajemen harus memberikan perhatian khusus sehingga mendapatkan informasi yang berguna dalam mengambil keputusan. III.2. Struktur Organisasi PT. Gita Mandiri Tehnik Dalam suatu perusahaan, struktur organisasi merupakan hal yang paling penting dan disusun berdasarkan kebijakan perusahaan tersebut. Suatu struktur organisasi harus dapat mempertimbangkan strategi perusahaan yang telah direncanakan untuk mencapai tujuan perusahaan dan dapat mempermudah pengawasan dan dalam pengambilan keputusan. Struktur organisasi yang tepat bagi satu perusahaan belum tentu tepat bagi perusahaan yang lain karena perbedaan jenis usaha, besar kecilnya perusahaan, jumlah cabang dan sebagainya. Setiap pegawai memiliki tanggung jawab yang berbeda sesuai dengan tugas yang dibebankan kepadanya, tetapi pertanggungjawaban yang terakhir secara keseluruhan tetap berada di tangan pemimpin tertinggi. Oleh karena itu, dalam 22

3 pembagian dan tanggung jawab harus diperhatikan keahlian yang dimiliki oleh setiap karyawan. Dalam struktur organisasi yang baik akan terlihat pembagian wewenang dan tugas masing-masing karyawan dengan jelas. Struktur organisasi pada PT Gita Mandiri Tehnik dapat digambarkan sebagai berikut: 23

4 STRUKTUR ORGANISASI PT GITA MANDIRI TEHNIK MANAGING DIRECTOR SECRETARY FACTORY MANAGER FINANCE MANAGER ACCOUNTING MANAGER NATIONAL SALES MANAGER HRD CASH CONT. IMPORT AR SECR LOGITSTIK BANK AP PURCHASING TAX PRODUCTION BM. SBY BM. JKT BM. DPS BM. DPN AC ADM CHILLER SALES REFRIGERATION SALES SPECIAL UNIT SALES SALES 24

5 SUMBER : PT GITA MANDIRI TEHNIK Gambar III.1. Struktur Organisasi PT GITA MANDIRI TEHNIK III.3. Uraian Tugas dan Wewenang Tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang terdapat dalam struktur organisasi perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Direktur Manajerial (Managing Director) Merupakan pimpinan tertinggi dan salah satu pemegang saham perusahaan. Mengawasi dan mengontrol perkembangan usaha perusahaan serta meminta pertanggung jawaban atau hasil kerja dari manager pabrik (factory manager), manager keuangan (finance manager), manager akunting (accounting manager) dan manager penjualan nasional (national sales manager). Bertugas mengangkat dan memberhentikan manager lainnya. 2. Manajer Pabrik (Factory Manager) Tugas dan wewenang Factory Manager di PT Gita Mandiri Tehnik antara lain: Mengawasi aktivitas yang terjadi di pabrik termasuk di dalamnya aktivitas kepegawaian (HRD), aktivitas impor (Import), aktivitas pembelian (Purchasing), aktivitas gudang dan persediaan (Logistic) dan aktivitas produksi (Unitary). 25

6 Bertanggung jawab kepada Managing Director mengenai aktivitas di pabrik. Dalam Factory Manager juga dibagi beberapa sub divisi antara lain sebagai berikut: a. HRD HRD merupakan divisi kepegawaian yang dikepalai oleh seorang supervisor yang secara langsung bertanggung jawab kepada Factory Manager. b. Import Divisi Import merupakan divisi yang mengawasi dan mengontrol dalam hal pengadaan barang/sparepart dari supplier. c. Purchasing Divisi Purchasing mempunyai tugas mengatur semua aktivitas pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dan membeli barang-barang yang berkaitan dengan barang-barang produksi (raw material) maupun pembelian untuk aktiva perusahaan (kendaraan). d. Logistic Divisi ini merupakan divisi yang dikepalai oleh seorang supervisor yang bertanggung jawab langsung kepada Factory Manager dalam berbagai aktivitas seperti gudang, stok dan pengiriman. Tugas-tugas yang terkait dalam divisi ini adalah: 26

7 1. Memberikan laporan secara berkala kepada Factory Manager mengenai segala aktivitas yang berada di bawahnya. 2. Bagian gudang: Mengawasi dan mengkoordinir semua kegiatan yang berhubungan dengan keluar masuknya barang dari dan ke gudang. Menentukan penyusunan dan peletakkan barang-barang yang ada dan yang akan disimpan di gudang. Menerima barang jadi dari bagian produksi serta mengatur pengepakan (packing) sebelum diserahkan kepada bagian pengiriman. 3. Bagian Stok dan Persediaan (Inventory) Menerima dan mengadakan pencatatan atas barang-barang yang diterima dan dikeluarkan ke dalam kartu stok. Memberikan laporan secara berkala mengenai posisi persediaan barang, baik itu barang mentah (raw material), spareparts, maupun barang jadi yang siap untuk dijual. 4. Bagian Pengiriman (Shipping) Mengatur pengiriman barang kepada pelanggan, setelah menerima perintah persetujuan pengiriman dari controller. Mengirimkan barang kepada pelanggan sesuai dengan alamat pengiriman yang tertulis dalam perintah pengiriman serta memastikan pelanggan menerima barang tersebut dalam keadaan baik. 27

8 Mengatur armada yang akan digunakan dalam pengiriman barang, apakah menggunakan truk sendiri atau menyewa dari ekspedisi. e. Unitary Nama lain dari divisi ini adalah divisi produksi, dimana di dalam melakukan aktivitasnya, divisi ini terbagi menjadi beberapa sub divisi, sesuai dengan barang yang diproduksinya, yakni sub divisi AC dan divisi Water Chiller. 3. Manajer Keuangan (Finance Manager) Finance Manager atau manager keuangan bertanggung jawab kepada Managing Director dalam segala hal pendanaan dan kebijakan keuangan. Manager Keuangan membawahi dua bagian, yakni bagian uang cash (kas), baik Rupiah, US Dollar, AUS Dollar dan bagian Bank. - Cash & Bank Pada dasarnya tugas dan tanggung jawab dari bagian ini adalah sama, yang membedakan hanyalah sumber dana yang dikelola oleh masingmasing bagian, yakni cash (dana yang benar-benar ada di tangan/ brankas perusahaan), dilaksanakan oleh satu orang staff dan bank (dana yang berada di rekening perusahaan di bank). Secara keseluruhan, juga dilaksanakan oleh satu orang staff. Bagian ini bertanggung jawab: a. Melaksanakan kegiatan harian yang berhubungan dengan pengeluaran kas, baik pengeluaran yang berupa kas kecil maupun dengan cek dan bilyet giro. 28

9 b. Membuat pencatatan setiap penerimaan dan pengeluaran kas sebagai bukti pelaporan kepada bagian akuntansi. c. Melaksanakan pencatatan penerimaan maupun pengeluaran melalui Bank. 4. Manajer Akuntansi (Accounting Manager) Manager Akuntansi bertanggung jawab secara langsung kepada Managing Director dalam segala hal yang terkait dalam Laporan Keuangan Perusahaan. Tugas dan wewenang manager akuntansi adalah: - Menerima laporan secara berkala dari beberapa supervisor divisi, yakni divisi Credit Controller, A/R (Piutang), A/P (utang), Tax (Pajak). - Mengelola laporan tersebut untuk disatukan dan disajikan dalam bentuk laporan keuangan lengkap kepada Managing Director. a. Credit Controller Merupakan bagian inti yang memegang otoritas penuh atas penjualan kredit yang terjadi di perusahaan. Dalam divisi accounting, hanya inilah yang tidak melakukan pencatatan akuntansi, mungkin itulah sebabnya pelimpahan wewenang divisi ini adalah langsung berada di tangan Accounting Manager. Tugas dan wewenang divisi ini adalah: Melakukan otorisasi atas permintaan persetujuan kredit untuk para pelanggan, sesuai dengan standar pemberian kredit yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Melakukan otorisasi atas perintah pembuatan barang pesanan pelanggan oleh bagian produksi. 29

10 Melakukan otorisasi atas perintah pengiriman barang pesanan kepada pelanggan berdasarkan data-data yang diterima dari bagian billing (A/R) dan divisi Finance. b. A/R (Account Receivable) Merupakan divisi yang bertanggung jawab dalam segala hal yang terkait dengan piutang, termasuk di dalamnya bagian penagihan (billing), serta pencatatan dari setiap mutasi piutang. Divisi ini dikepalai oleh seorang supervisor yang membawahi beberapa staff, yakni satu orang staff di bagian pembuatan faktur, satu orang staff di bagian penagihan dan satu orang staff di bagian pencatatan, dimana untuk bagian pencatatan dilaksanakan sendiri oleh supervisor. Secara jelas, tugas dan tanggung jawab divisi ini adalah: - Membuat faktur penagihan dari setiap transaksi penjualan serta mengirimkan faktur tersebut kepada para pelanggan. - Mengatur penagihan secara berkala sesuai dengan faktur yang telah dibuat dan mengusahakan agar setiap piutang dapat tertagih pembayarannya. - Membuat laporan secara berkala mengenai posisi piutang dari tiaptiap pelanggan. - Menentukan berapa lama umur piutang dari tiap-tiap pelanggan (aging schedule) dan melaporkan aging schedule tersebut ke Accounting Manager serta menginformasikannya kepada bagian penjualan agar dapat diambil tindakan yang dipandang perlu. 30

11 c. A/P (Account Payable) Merupakan divisi yang bertanggung jawab dalam segala hal yang terkait dengan utang perusahaan. Divisi ini juga dikepalai oleh seorang supervisor yang membawahi beberapa staff. d. Tax (Pajak) Merupakan divisi yang bertanggung jawab atas pelaporan pajak perusahaan. 5. National Sales Manager Merupakan kepala nasional atas seluruh manajer penjualan cabang yang dimiliki oleh perusahaan. Bertanggung jawab melaporkan hasil penjualan kepada Managing Director. - Branch Manager Kepala cabang merupakan seseorang yang mengepalai kantor cabang penjualan yang ada. Kantor cabang PT. Gita Mandiri Tehnik berada di Surabaya, Jakarta, Denpasar dan Balikpapan. Pada kantor cabang di Jakarta dibagi menjadi: a. Administrasi Merupakan bagian yang bertanggung jawab di tiap-tiap kantor cabang dalam segala hal yang terkait dengan dokumen penawaran serta kegiatan penjualan yang dilakukan oleh divisi sales. Bagian administrasi penjualan dilaksanakan oleh seorang karyawan pada tiap-tiap cabang. Tugas dan tanggung jawab bagian ini adalah: 31

12 Menyiapkan segala dokumen penawaran yang diperlukan oleh sales, serta dokumen pendukung yang diperlukan oleh setiap sales dalam menjalankan segala aktivitas penjualannya, seperti company profile, reference list, brochures dan flyers. Menerima surat pembelian dari pelanggan, untuk kemudian melanjutkannya dengan pembuatan Surat Konfirmasi Order (SKO) yang ditandatangani oleh sales dan disetujui oleh kepala cabang. Menjalankan segala dokumentasi penjualan, mulai dari pembuatan SKO, kemudian dilanjutkan dengan Surat Perintah Kerja (SPK) yang diterima oleh divisi produksi dengan disertai tanda tangan persetujuan dari bagian AR, untuk persetujuan penjualan kredit. Menerima laporan mengenai kepastian jadwal pengiriman dari bagian produksi untuk kemudian melanjutkannya kepada sales agar dapat diinformasikan kepada pelanggan. Menerima segala bentuk complain dari para pelanggan, untuk selanjutnya diteruskan kepada bagian yang terkait dengan complain tersebut, biasanya bagian produksi, QC dan pengiriman. Meneruskan segala dokumen penjualan kepada bagian AR agar dapat diambil langkah selanjutnya (ditagih). b. Sales Sales atau marketing bertanggung jawab atas segala kegiatan penjualan perusahaan, mulai dari mempersiapkan penawaran harga 32

13 bagi pelanggan, sampai survey langsung terhadap proyek serta kantor dari tiap-tiap pelanggan yang akan melakukan pembelian barang. Tiap-tiap sales memiliki target yang telah ditentukan oleh kepala cabang. III.4. Kegiatan Organisasi PT. Gita Mandiri Tehnik bergerak di bidang manufaktur alat-alat pendingin. Produk-produk yang dihasilkannya antara lain: Air Conditioner (AC) dengan berbagai tipe, seperti Wallmounted, Split Ducted, Ceiling, Cassete, Floor Standing, Fan Coil Unit, Water Chiller, mulai dari mini chiller sampai chiller berkapasitas besar, Refrigeration dan Special Unit tergantung permintaan dari konsumen. Dalam kegiatan penjualannya, seringkali transaksi penjualan terjadi langsung kepada dua jenis pelanggan, yakni langsung kepada end user (pemakai) ataupun disupply kepada kontraktor-kontraktor. Harga yang diberikan tentunya berbeda, semua tergantung pada barang yang dipesan oleh pelanggan. Sejauh ini hasil produksi PT. Gita Mandiri Tehnik sudah banyak digunakan di beberapa perusahaan besar seperti: Unilever, Mayora, Indomilk, Tripolyta, Total Indonesia, Carrefour, Hotel Sheraton, Hotel Grand Mirage, Gajah Mada Mall, Sport Mall, Angkasa Pura (Tower Bandara Soekarno-Hatta), Adhi Karya, Waskita Karya dan perusahaan lainnya di seluruh Indonesia. PT. Gita Mandiri Tehnik mempunyai tujuan untuk menciptakan suatu bisnis yang berkesinambungan dan membuka lapangan pekerjaan bagi masyarakat. PT. Gita Mandiri Tehnik juga mempunyai visi dan misi yaitu menjadi supplier 33

14 nomor satu di bidang industri alat-alat pendingin merk lokal yang mampu bersaing dengan merk luar, baik dalam hal kualitas, ketepatan, waktu pengiriman maupun dalam pemberian harga, serta menyediakan pengadaan barang dan pelayanan yang bermutu sesuai dengan kebutuhan pelanggan, dengan kembali lagi kepada motto utama perusahaan ini yaitu Every Cooling Solutions, We Have It. Demi meningkatkan pangsa pasarnya serta lebih memperkenalkan produkproduknya di kalangan masyarakat, telah dua tahun berturut-turut sejak tahun 2004, PT. Gita Mandiri Tehnik selalu mengadakan pameran di PRJ. Hal ini diharapkan agar pameran tersebut menjadi angenda tahunan yang dapat berguna demi tetap mempertahankan eksistensinya di kalangan industri alat-alat pendingin. III.5. Prosedur Penjualan, Penagihan Piutang Usaha dan Penerimaan Kas pada PT. Gita Mandiri Tehnik III.5.1. Prosedur Penerimaan Pesanan 1. Pelanggan mengirimkan Purchase Order (PO) melalui telepon, ataupun fax kepada perusahaan yang diterima oleh bagian administrasi penjualan. 2. Kemudian bagian administrasi penjualan membuat Surat Konfirmasi Order (SKO) yang berisi nama perusahaan pelanggan, nomor PO pelanggan, tanggal pemesanan, nomor SKO, jenis barang yang dipesan, jumlah barang yang dipesan, waktu pengiriman, termin pembayaran yang digunakan serta nama sales yang bertanggung jawab atas pemesanan tersebut. SKO tersebut wajib ditandatangani oleh Kepala Cabang sebagai bukti bahwa Kepala Cabang juga mengetahui dan 34

15 menyetujui transaksi penjualan sebagaimana tercantum di dalamnya. SKO bernomor urut 1 (satu) sejak tanggal 01 Januari terus dilanjutkan sampai satu tahun periode penjualan yaitu 31 Desember. SKO dibuat 2 rangkap yaitu untuk arsip bagian administrasi penjualan dan bagian accounting (AR). III.5.2. Prosedur Persetujuan Kredit 1. Apabila penjualan dilakukan secara kredit maka bagian administrasi penjualan harus membuat Credit Application Note (CAN) yang berisi data-data lengkap calon pelanggan termasuk perkiraan kemampuan financial serta kredibilitas mereka apabila pelanggan tersebut belum pernah melakukan pembelian. CAN ditujukan untuk bagian accounting untuk diproses persetujuan kreditnya. 2. Setelah CAN disetujui maka bagian administrasi membuat Surat Perintah Kerja (SPK) yang ditujukan kepada bagian produksi. SPK ditandatangani oleh bagian accounting sebagai bukti bahwa Credit Controller telah menyetujui pemroresan pesanan penjualan tersebut. SPK berisi nama pelanggan/nama proyek, nomor SKO, jenis barang yang dipesan, jumlah barang yang dipesan serta waktu pengiriman dari barang pesanan tersebut. SPK dibuat 2 rangkap yaitu untuk bagian administrasi dan bagian produksi. 3. Apabila persetujuan kredit tidak disetujui (pelanggan dianggap tidak layak mendapat kredit) maka purchase order yang telah masuk dianggap batal. 35

16 III.5.3. Prosedur Pembuatan Surat Jalan dan Faktur 1. Setelah bagian gudang memberikan konfirmasi mengenai kesediaan barang yang siap dikirim, maka bagian administrasi membuat Surat Permintaan Barang Keluar (SPBK) yang berisi nomor SPK, tanggal SPK, jenis barang yang dipesan, jumlah barang yang dipesan, alamat pengiriman. SPBK harus diotorisasi oleh bagian accounting (Credit Controller) terlebih dahulu barulah bisa didistribusikan kepada bagian pengiriman. SPBK dibuat 2 rangkap yaitu untuk bagian administrasi penjualan dan bagian gudang. 2. Setelah menerima SPBK dari bagian gudang, maka bagian pengiriman membuat Delivery Order (DO/Surat jalan). DO dibuat 4 rangkap yaitu untuk bagian accounting (AR), pelanggan, bagian administrasi penjualan dan bagian gudang. 3. Bagian AR membuat faktur (invoice) sebanyak 3 rangkap yaitu untuk pelanggan, AR, dan bagian administrasi penjualan setelah menerima Purchase Order, Surat Keterangan Order dari bagian administrasi penjualan, dan Delivery Order. III.5.4. Prosedur Pengiriman Barang 1. Bagian gudang bertanggung jawab menerima barang jadi yang telah selesai diproduksi oleh bagian produksi dengan memastikan adanya stiker QC Checked pada setiap barang yang akan dikirim kepada pelanggan. Setelah di cek maka bagian gudang wajib mengeluarkan barang sesuai SPBK serta Delivery Order (DO) yang telah diterima. 36

17 2. Bagian pengiriman melakukan pengiriman kepada pelanggan serta memastikan bahwa barang pesanan diterima dengan baik oleh pelanggan. III.5.5. Prosedur Pencatatan Piutang Usaha 1. Setelah bagian AR menerima surat jalan (delivery order) rangkap 1, SKO, purchase order dari bagian administrasi penjualan dan faktur (invoice) rangkap 1, maka bagian AR membuat jurnal penjualan dan mencatat ke buku besar piutang. 2. Setelah itu surat jalan dan invoice rangkap 1 diserahkan kepada bagian penagihan (billing) untuk diproses lebih lanjut. III.5.6. Prosedur Penagihan Piutang 1. Setelah dokumen penjualan lengkap, maka bagian penagihan menyerahkan invoice dan surat jalan kepada pelanggan pada saat jatuh tempo. 2. Bagian penagihan akan mengingatkan pelanggan ketika sudah dekat jatuh tempo dan akan melakukan penagihan pada saat jatuh tempo. III.5.7. Prosedur Penerimaan Kas 1. Bagian penagihan mengecek pembayaran yang telah dilakukan oleh pelanggan, kemudian menginformasikan kepada bagian finance bahwa pelanggan sudah melunasi piutangnya serta memberikan bukti transfer dari pelanggan. 37

18 2. Setelah mendapatkan informasi dari bagian penagihan, maka bagian Finance akan mengecek bukti transfer sesuai dengan fakturnya. 3. Bagian Finance menyerahkan slip setor ke bank kemudian membuat bukti penyetoran (voucher penerimaan kas/bank) yang disertai dengan bukti transfer. 4. Kemudian bagian Finance menyerahkan voucher penerimaan kas/bank ke bagian AR sebagai bukti untuk mengurangi saldo piutang tersebut. 5. Bagian AR membuat jurnal penerimaan kas/bank dan mencatat ke buku besar piutang. 38