ANALISIS PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN BUNGA DI TOKO DEWI KOTABARU YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 ANALISIS PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN BUNGA DI TOKO DEWI KOTABARU YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI disusun oleh CHOYRUN NISYA Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011

2 I

3 INTISARI Pada toko DEWI yang beralamat di Jl., pencatatan dan pengolahan data bunga, jumlah dan harga bunga, data para supplier, serta data transaksi penjualan bunga masih dilakukan dengan menggunakan tulisan tangan atau manual. Kesulitan dalam mencatat dan menghitung banyaknya jenis bunga, jumlah bunga, maupun besarnya jumlah harga, mengakibatkan data yang diperoleh menjadi kurang akurat. Untuk meningkatkan keakuratan data, diperlukan pembangunan sistem informasi penjualan bunga yang terkomputerisasi. Sistem informasi penjualan bunga ini dibuat dengan menggunakan software Visual Basic 6.0 sebagai pembuat interface utama dan MySql sebagai basis datanya. Program ini memungkinkan user untuk input data, edit data, hapus data, pencarian data, penyaringan data dan pencetakan data ke media kertas. Data yang diinputkan berupa data bunga, data supplier, data jenis bunga dan data penjualan bunga. Sedangkan output yang dihasilkan sistem informasi ini berupa laporan data bunga, laporan data supplier, data penjualan buna dan nota transaksi penjualan bunga. Sistem informasi penjualan bunga ini dapat menjadi salah satu solusi yang dapat digunakan untuk mempermudah penjual dalam mengolah data penjualan bunga, dan membuat laporan data bunga, laporan data supplier, laporan penjualan bunga, serta nota transaksi penjualan bunga menjadi lebih mudah, cepat dan efisien. Kata Kunci: Sistem Informasi, Sistem Informasi Penjualan

4 ABSTRACT At the store which is located on Jl Dewi., recording and data processing rates, amounts and interest rates, data suppliers, as well as flower sales transaction data is still done using hand or manually. The difficulty in recording and counting the number of types of flowers, flower number, and the large number of prices, resulting in data obtained become less accurate. To improve the accuracy of the data, required the development of flower sales information systems are computerized. Flower sales information system is created by using Visual Basic 6.0 software as the primary interface maker and MySQL as the database. This program allows the user to input data, edit data, delete data, search data, filtering data and print data to paper media. The data entered in the form of interest data, supplier data, data types of flowers and flower sales data. While the output of this information system in the form of statements of interest data, supplier data reports, sales data and memorandum buna flowersales. This flower sales information system can be one solution that can be used to facilitate the seller in the sale of data processing rates, and create reports of interest data, supplier data reports, reports sales of flowers, and flower sales memorandum to more easily, quickly and efficiently. Keyword : information system, sales information system

5 1. Pendahuluan Komputer pada masa sekarang ini bukan merupakan suatu yang baru. Tekhnologi komputer sangat berperan penting dalam kehidupan sehari hari. Penggunaan kini tidak hanya digunakan di kantor-kantor atau perusahaan. Melainkan juga dirumah, disekolah bahkan di tempat- tempat keramaian. Dengan media komputer ini kita juga dapat memperoleh infromasi dengan sangat mudah,,cepat,efektif dan efisien. Selain itu berbagai macam tekhnik informasi hadir untuk menjawab permintaan pasar, dimana dituntut keefisienan dan ketepatan dalam penyajian informasi. Sistem informasi dalam penerapannya juga mengalami siklus yang tidak pernah berhenti. Sistem informasi yang dikembangkan pada sistem informasi penjualan pada saat sekarang ini, telah banyak mengalami kemajuan yang berarti dibandingkan dengan tahun-tahun sebelumnya. Hal ini ditandai dengan semakin berkembangnya pemakian komputer dalam pengolahan data-data yang selalu terupdate dan userfriendly pada devisi tersebut. Toko Bunga Dewi merupakan suatu bidang usaha yang melayani penjualan bunga. Dan dalam menjalankan usahanya ini banyak melakukan transaksi penjualan. Dimana dalam melayani penjualan bunga dapat dilakukan dengan datang langsung. Sampai saat ini sistem informasi penjualan bunga yang digunakan oleh Toko Bunga Dewi masih mengunakan sistem manual. Oleh karena itu sering mengalami kesalahan dalam menulis laporan dan banyaknya waktu yang dibutuhkan untuk proses penghasilan laporan yang tepat dan akurat bagi pemilik dan memperbesar kemungkinan human error karena masih mengunakan manual. Dikarenakan dilakukan secara manual, data yang disimpan merupakan bukti satu-satunya terjadinya transaksi. Jika salah satu data itu hilang maka laporan yang dihasilkan tidak akurat dan bahkan menyebabkan kerugian. Adanya kelemahankelemahan sistem tersebut yang mendorong Toko Bunga Dewi untuk menganti sistem yang lama menjadi sistem yang baru. Sistem yang dapat membantu keefisienan kerja dan dapat menghasilkan data yang cepat, tepat dan akurat, serta meminimalisir kesalahan dan meningkatkan kinerja Toko Bunga Dewi. Berdasarkan penjelasan di atas, yang menjadi alasan penulis untuk menerapkan Analisis Perancangan dan Pembuatan Sistem Infromasi Pennjualan Bunga Toko Dewi di Kota Baru,Yogyakarta. Dengan adanya program yang menangani sistem informasi penjualan

6 bunga, kegiatan transaksi penjualan menjadi rapi karena terdapat pencatatan yang lebih berotomatisasi. 2.Landasan Teori Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (management information Sistems atau sering dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Menurut Gordon B. Davis : SIM adalah sistem manusia / mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. 1 Secara umum Sistem Informasi Manajemen dapat diartikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam suatu organisasi, ataupun sistem manusia/mesin yang terpadu, untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Pengertian Sistem Informasi Penjualan Sistem Informasi Penjualan adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang diranang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan, dan memperoleh informasi guna mendukung pengambiln keputusan mengenai penjualan. Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, maka kita harus melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan 2. Panduan ini dikenal dengan PIECES analysis(performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service), dengan analisis ini kita bisa mendapatkan beberapa masalah dan akhirnya, dapat menemukan masalah utamanya.. Analisis Kinerja(Performance Analysis) Masalah pada kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis dijalankan terlalu lambat dalam mencapai sasaran. Kinerja pada sistem lama tidak efektif dan membutuhkan waktu banyak untuk membuat dan mengelola suatu data menjadi informasi. Misalnya dalam pembuatan dan pendistribusian brosurbrosur. Analisis Informasi(Information Analysis)

7 Informasi merupakan komoditas yang paling penting bagi sebuah sistem. Informasi yang dihasilkan pada sistem lama kurang akurat dikarenakan lamanya pembaharuan informasi dan kurang up to date. Analisis Ekonomi(Economic) Penyampaian informasi melalui brosur-brosur dan iklan di koran, memerlukan biaya yang tidak sedikit dan waktu yang lama. Analisis Pengendalian(Control) Pengendalian pada sistem yang lama masih dirasakan kurang. Jika brosurbrosur dan spanduk sudah dicetak dan didistribusikan terdapat kekeliruan maka untuk memperbaikinya sangat sulit dan membutuhkan banyak biaya dan waktu karena kurangnya media pengendalian yang sistematis dari penyusunan, percetakan sampai distribusi informasi. Analisis Efisiensi(Efficiency) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada dapat digunakan dengan sebaik mungkin dengan pemborosan yang paling minimum. Sistem lama masih kurang efisien karena kebutuhan informasi bagi pengguna tidak diperoleh dengan cepat dan akurat karena adanya keterbatasan ruang dan waktu dalam memperoleh informasi. Analisis Pelayanan(Service) Cara manual pada sistem lama menyebabkan terjadinya keterlambatan pelayanan terhadap informasi. 4. Pemeliharaan Sistem Penggunaan sistem merupakan bagian terpenting dalam kelangsungan sistem tersebut setelah diterapkan, karena dalam penggunaan sistem yang salah akan mengganggu kinerja kelangsungan sistem tersebut, Ada beberapa pendekatan untuk melakukan hal tersebut terhadap sistem ini yaitu: 1) Pemeliharaan sistem Pemeliharaan sistem sangatlah penting bagi pengguna sistem. Karena, seringkali penggunaan sistem operasi menjadi tidak aman karena alasanalasan seperti: a) Sistem terinfeksi malware aktif. b) Sistem berkas corrupt. c) Perangkat keras melemah. Untuk mencegah hal-hal tesebut, digunakanlah MOS(maintenance Operating systems) yang berfungsi untuk: a) Manajemen Malware yang aktif b) Pemulihan data (recovery) dan perbaikan sistem berkas c) Diagnosa perangkat keras

8 mos tidak menulis ke disk atau menjalankan kode apapun dari disk, memiliki akses langsung ke perangkat keras, dan hanya membutuhkan sedikit bagian dari perangkat keras untuk bekerja dengan sempurna. Selain dengan mos, kita juga dapat memelihara sistem (pada windows) dengan cara-cara yang sederhana seperti: a) Jangan pernah mematikan power sampai sistem benar-benar sudah shutdown. b) Buatlah backup data-data yang penting. c) Lakukan defragment setidaknya satu bulan sekali d) Gunakan firewall jika anda terkoneksi dengan jaringan. e) Lakukan pengecekan virus secara rutin. Selain itu Kegiatan pemeliharaan sistem dilakukan selama masih berjalannya sistem karena untuk menjaga kinerja baik dari Perangkat Keras maupun perangkat lunak itu sendiri. Pemeliharaan ini meliputi pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak. a. Pemeliharaan Peragkat Keras 1. Melakukan perawatan setiap bulan, misalkan dibersihkan dari debu. 2. Pengecekan komponen yang memakai kipas, apakah masih berfungsi dengan baik atau tidak. b. Pemeliharaan Perangkat Lunak 1. Memasang antivirus. 2. Melakukan Disk Clean Up dan Disk Defragment secara berkala. 3. Pembuatan Backup data pada media penyimpanan lain seperti CD, Flash Disk atau Hard Disk. 2) Backup Database Ada beberapa pertimbangan untuk melakukan Backup database di lakukan karena untuk mencegah apabila database mengalami kerusakan, atau pada saat terjadi kebakaran, pencurian, atau gempa bumi, agar backup tidak mengalami kehilangan sebaiknya backup disimpan di tempat yang dapat mengatasi bencana tersebut. Sebaiknya tape backup tidak disimpan di lokasi yang sama dengan penyimpanan database master. Hal yang mudah untuk melakukan backup database adalah dengan membuat perintah backup database dengan utilitas enterprise manager yaitu dengan cara: Langkah pertama untuk mebuat backup database membuat backup device untuk mempermudah pembuatannya buka enteprise manager kemudian kembangkan simpul management, klik simpul backup di jendela sebelah kanan ditampilkan semua device yang ada.

9 .

10 Gambar 4.24 Data Satuan Gambar 4.26 Tampilan Penjualan Gambar 4.27 Konfirmasi ketika akan menghapus data