SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA CV. BANGKIT SUKSES MANDIRI NASKAH PUBLIKASI. diajukan oleh Prisca Oktavia Dwi Putri

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA CV. BANGKIT SUKSES MANDIRI NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Prisca Oktavia Dwi Putri kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015

2

3 SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA CV. BANGKIT SUKSES MANDIRI Prisca Oktavia Dwi Putri 1), Kusrini, Dr., M.Kom 2), 1) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia prisca.p@students.amikom.ac.id 1), kusrini@amikom.ac.id 2) Abstract - CV. Bangkit Sukses Mandiri is a company that has 16 kinds of corporate Division has officed in PTP Ngobo No.4 Ungaran, Semarang who tried to computerize all Systems that exist in the company. One System that will be developed is the Information System of the company Payroll employees, a large number of employees on the CV. Bangkit Sukses Mandiri spread in various divisions of the company to make the company's financial staff had difficulty in Payroll employees. To resolve the problem on CV. Bangkit Sukses Mandiri, it needs an information System. Information Systems needed to be able to support an accurate employee Payroll data with consideration of various factors that affect and simplify Payroll System, an appropriate information System as a solution for CV. Bangkit Sukses Mandiri is Payroll System, because Payroll System can facilitate Payroll processing company along with a complete report. Time by time, for companies that want to progress and grow in order to avoid the loss, either due to time loss delay in obtaining vital information needed and losses in a report that is not valid, then at least the company will use the Payroll Administration application that integrates with employee data, the salary data calculations and daily presence. Keywords - Sistem Informasi, Payroll System, Penggajian, Sistem Informasi Penggajian, Keuangan 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Manajemen merupakan suatu ilmu dan seni untuk mencapai suatu tujuan melakukan kegiatan orang lain. Artinya, tujuan dapat dicapai bila dilakukan oleh satu orang atau lebih. Saat ini banyak perusahaan menyadari bahwa sumber daya manusia (SDM) merupakan masalah perusahaan yang paling penting, karena melalui SDM yang menyebabkan sumber daya lain dapat berfungsi dan dapat dijalankan seperti mesin atau sistem pada komputer, disamping itu SDM dapat menciptakan efisiensi dan efektifitas bagi perusahaan [1]. SDM membutuhkan suatu alat komputasi pengolahan data yang memiliki fungsi untuk menghasilkan suatu informasi yang dapat membantu SDM dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Perusahaan yang sedang berkembang pasti ingin lebih membesarkan perusahaannya, yaitu dengan mengembangkan usaha dan mencapai kesuksesan harus mengikuti era informasi yang kian dinamis dengan alat pendukung pengolah data yaitu komputer [2]. Dengan adanya komputer, maka seluruh bidang yang terdapat dalam perusahaan, industri, maupun instansi, semua dapat dikomputerisasikan. Komputerisasi memiliki arti, hampir semua sistem yang selama ini telah banyak digunakan secara manual, dapat dibangun kedalam sistem komputer supaya lebih efektif dan efisien dalam hal pekerjaan, dalam kasus ini juga bidang-bidang yang dianggap penting dan utama dapat mendukung keberhasilan suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya CV. Bangkit Sukses Mandiri adalah sebuah perusahaan besar yang memiliki 16 macam divisi perusahaan bagian yang berkantor pusat di Jalan PTP Ngobo No. 4 Ungaran, Semarang yang mencoba mengkomputerisasikan semua sistem yang ada di perusahaan seperti sistem penggajian, perekrutan karyawan, sistem penilaian kinerja karyawan dan beberapa sistem lainnya. Salah satu sistem yang akan dikembangkan perusahaan adalah sistem penggajian karyawan, banyaknya jumlah karyawan pada PT. Bangun Sukses Mandiri yang tersebar di berbagai divisi perusahaan membuat para staf keuangan CV. Bangkit Sukses Mandiri mengalami kesulitan dalam menangani penggajian karyawan perusahaan ketika pembayaran gaji karyawan tiba. Alasan sistem penggajian karyawan pada CV. Bangkit Sukses Mandiri harus dikembangkan adalah karena proses penggajian yang telah ada di CV. Bangkit Sukses Mandiri masih kurang efektif serta kurang efisien. Pada bagian personalia, sistem pengarsipan CV. Bangkit Sukses Mandiri juga belum memiliki suatu sistem informasi yang baik karena hampir semua faktor seperti pendataan pegawai, presensi, perhitungan gaji pokok, intensif hingga menghasilkan laporan harian, mingguan, dan bulanan yang terinci dilakukan masih secara manual dengan menggunakan Microsoft Office Excel. Pada kenyataannya, pembuatan laporan melalui Microsoft Office Excel mengakibatkan hasil yang kurang teliti oleh pengguna bukan dalam hal penghitungan, namun dalam penginputan data satu per satu dan membutuhkan waktu yang cukup lama dan juga banyaknya data yang terlampir dalam satu dokumen membuat pengguna sulit untuk melihat data secara detail. Untuk menyelesaikan masalah yang ada pada CV. Bangkit Sukses Mandiri, dibutuhkan sebuah sistem informasi. 1

4 Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya [3]. Payroll Administration System merupakan sistem informasi implementasi kompensasi dari Human Resources Management System yang berkaitan dengan gaji dan tunjangan dan bagaimana menghasilkan laporan gaji bersih dari setiap karyawan, baik secara individual ataupun secara keseluruhan dengan cepat dan tepat dari sejumlah komponenkomponen perhitungan seperti : golongan, masa kerja, jabatan, jam kerja, pinjaman, tunjangan, jamsostek dan pajak penghasilan [4]. Berdasarkan fakta fakta yang ada, penulis memandang penting untuk mengangkat kasus di atas ke dalam Skripsi ini dengan mengambil judul: Sistem Informasi Penggajian Pada CV. Bangkit Sukses Mandiri. 1.2 Rumusan Masalah Bagaimana merancang suatu sistem sebagai sistem informasi penggajian karyawan dengan menggunakan Payroll System berbasis aplikasi Java pada CV. Bangkit Sukses Mandiri, sehingga dapat menghasilkan laporan pendapatan dari setiap karyawan, baik secara individual maupun secara keseluruhan? 1.3 Batasan Masalah Batasan permasalahan pada penulisan skripsi ini adalah: 1. Aplikasi ini akan menampilkan laporan secara lengkap masing-masing karyawan tetap pada 10 Divisi CV. Bangkit Sukses Mandiri. 2. Aplikasi ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman Java dan MySQL. 3. Aplikasi dibuat sesuai dengan kondisi perusahaan. 4. Aplikasi Payroll System ditujukan hanya untuk sepuluh divisi pada CV. Bangkit Sukses Mandiri 5. Aplikasi dapat berjalan pada platform Windows XP dan Windows 7 6. Perangkat lunak yang dipakai meliputi XAMPP, Netbeans, IReport dan MySQL Server 1.4 Maksud dan Tujuan Penelitian Maksud dari penelitian ini adalah : Untuk memperoleh data dan informasi sebagai bukti empiris dalam pencapaian tujuan laporan Skripsi yaitu sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi S1 jurusan Teknik Informatika di STMIK Amikom Yogyakarta Tujuan dari penelitian ini adalah : Merancang suatu sistem informasi penggajian karyawan menggunakan Payroll System berbasis aplikasi Java secara sistematis, terstruktur, dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada kinerja karyawan, dan memberikan manfaat dengan adanya sistem informasi penggajian baru yang lebih baik dan berkualitas pada CV. Bangkit Sukses Mandiri 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Secara sederhana, sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variable variable yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain. Sementara definisi sistem dalam kamus Webster s Unbridge adalah elemen elemen yang saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan atau organisasi [3]. 2.2 Konsep Dasar Informasi Pengertian Informasi menurut Davis (1995) yaitu data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang [5]. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem Informasi didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya [3]. 2.4 Konsep Dasar Sistem Penggajian Gaji adalah komponen yang mutlak dikeluarkan oleh perusahaan sebagai kompensasi bagi karyawan, yang mana hal ini untuk menjamin keberlangsungan perusahaan itu sendiri.secara konsep ada berbagai macam pendekatan, misalnya pay for position, pay for person, pay for performance, pay for competence, equal job equal pay, skill based pay dan merit based pay [6]. Kebijakan dalam menentukan Gaji biasanya dipegang oleh bagian HRD (Human Resource Development) atau yang biasa dikenal oleh manajemen personalian. Kebijakan yang dibuat harus mencipatakan suatu kepastian hokum, rasa aman dan mencegah timbul perselisihan. Artinya setiap kebijakan yang diterapkan harus memenuhi rasa keadilan, jelas transparan, diterapkan konsisten tanpa memihak dan mendapat komitmen dan dukungan penuh dari pihak manajemen tertinggi dan implementasinya. 2.5 Konsep Dasar Arsitektur Sistem Desain arsitektur adalah perencanaan bagaimana sistem akan didistribusikan diantara komputer-komputer yang ada dan perangkat lunak dan perangkat keras apa yang akan digunakan untuk masing-masing computer [3]. Sistem Informasi Penggajian pada CV. Bangkit Sukses Mandiri menggunakan Client-Server Architecture (Two- Tiered). 3. Pembahasan 3.1 Deskripsi Singkat Perusahaan CV. Bangkit Sukses Mandiri adalah sebuah perusahaan besar yang memiliki 16 macam divisi perusahaan bagian yang berkantor pusat di Jalan PTP Ngobo No. 4 Ungaran, Semarang yang mencoba mengkomputerisasikan semua sistem yang ada di perusahaan seperti sistem penggajian, perekrutan karyawan, sistem penilaian kinerja karyawan dan beberapa sistem lainnya. 2

5 3.2 Visi, Misi, dan Tujuan CV. Bangkit Sukses Mandiri Visi Perusahaan : Selalu Terbaik dalam Inovasi, Sistematis, dan Integritas. Misi Perusahaan : 1. Perusahaan utama dalam setiap divisi perusahaan di dalamnya selalu berkaitan, sehingga semua bahan dapat digunakan secara maksimal dan seluruhnya bermanfaat. Untuk itu perusahaan selalu melakukan inovasi untuk setiap sisa hasil produk perusahaan yang dapat dimanfaatkan kembali. 2. Perusahaan bekerja secara sistematis agar menghindari biaya ganda, baik dalam penjualan maupun pembelian. 3. Perusahaan berintegritas tinggi terhadap setiap bidang usaha yang ada didalamnya, setiap bidang usaha yang ada dalam perusahaan selalu bertambah setiap tahunnya dan terus berjalan dengan konsisten. Tujuan Perusahaan 3.3 Analisis Sistem Analisis Kinerja : Membangun kemakmuran sosial dan ekonomi secara menyeluruh a. Adanya kenaikan jabatan menyebabkan staff bagian keuangan harus melakukan pengajuan kekurangan gaji atau rapel pada bulan berikutnya sehingga akan memperpanjang waktu tanggap. b. Keterlambatan dalam pegawai memberikan informasi mengenai jam lembur, pengajuan kredit, kenaikan jabatan sehingga mengakibatkan perhitungan ulang gaji dan akan memperlambat kinerja proses. manipulasi data oleh orang yang tidak bertanggungjawab akan sangat mungkin terjadi Analisis Efisiensi Penggunaan sistem lama mengakibatkan kurang efisien karena dokumentasi data juga dilakukan secara manual oleh manusia sebagai pelaku. Apabila pelaku/staff bagian keuangan yang mengurus sistem penggajian berhalangan hadir saat penggajian dilaksanakan maka proses penggajian juga akan terkena dampak terhambat karena hanya orang-orang tertentu yang dapat mengurusi sistem penggajian, karena hal yang berkaitan dengan penggajian menjadi hal yang sangat rahasia dalam perusahaan Analisis Layanan Dalam pelayanan karyawan sistem yang lama akan menggunakan waktu yang lama karena pemrosesan data dan pengisian nominal pada slip gaji masih manual tulis tangan dan juga proses penyerahan gaji masih langsung diserahkan langsung kepada pegawai sehingga saat pengecekan menimbulkan antrian panjang dalam pengambilan gaji. 3.4 Perancangan Aplikasi Flowchart FlowChart merupakan diagram alir yang menggambarkan pergerakan proses diantara unit kerja yang berbeda-beda, sekaligus menggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas-entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem infomasi [7]. Flowchart sistem ditunjukan pada Gambar Analisis Informasi Dikarenakan sistem penggajian masih manual, tentunya akan memakan waktu yang cukup lama dalam proses informasi. Dan juga tingkat keakuratan yang masih kurang. Selama ini tidak ada slip gaji secara rinci sehingga membuat karyawan tidak mengetahui bagaimana informasi perincian seluruh gaji yang diterima Analisis Ekonomi Dengan sistem yang lama, memerlukan banyak tahapan/proses yang melibatkan banyak karyawan, sehingga perusahaan akan mengeluarkan biaya lebih untuk penggajian lebih banyak karyawan. Apabila staff bagian keuangan ingin mendapatkan aplikasi sistem penggajian yang baik dan mudah dalam penggunaan maka harus membeli dengan harga yang cukup mahal Analisis Keamanan Control / Pengendalian keamanan sulit dilakukan pada sistem lama karena masih dilakukan secara manual oleh manusia sehingga memungkinkan kesalahan input bahkan Context Diagram Gambar 1. Flowchart System DFD pertama dalam proses bisbis. Menunjukkan konteks dimana proses bisnis berada. Menunjukkan semua proses bisnis dalam 1 proses tunggal (proses). Context 3

6 Diagram juga menunjukkan semua entitas luar yang menerima informasi dari atau memberikan informasi ke sistem [3]. Context Diagram ditunjukkan oleh Gambar DFD Level 0 Gambar 2. Context Diagram Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi [7]. DFD Level 0 ditunjukkan oleh Gambar 3. Gambar 4. Entity Relationship Diagram 3.5 Implementasi Basis Data Langkah awal dari pembuatan database adalah pembuatan tabel tabel yang nantinya akan terbentuk basis data. Dalam pembuatan database ini menggunakan MySQL dan berikut adalah Struktur tabel hasil dari Implementasi basis data yang ditunjukkan oleh Gambar 5 : Gambar 5. Struktur Tabel pada Database Gambar 3. DFD Level ERD (Entity Relationship Diagram) ERD adalah gambar atau diagram yang menunjukan informasi dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem bisnis. Entitas biasanya menggambarkan jenis informasi yang sama. Dalam entitas digunakan untuk menghubungkan antar entitas yang sekaligus menunjukan hubungan antar data [3]. ERD ditunjukkan oleh Gambar Implementasi Program Pada halaman form pegawai ini user dapat memasukkan data pegawai seperti : nip, nama, alamat, jenis kelamin, agama, status perkawinan, tanggal lahir, no telepon, nomor jabatan, tanggal masuk, dan status gaji sudah diterima atau belum. Pada halaman form pegawai ini juga user dapat melakukan perubahan data jika terdapat kesalahan, menghapus data jika pegawai yang bersangkutan sudah berhenti dari perusahaan, dan mengosongkan kolom pada form pegawai. Tampilan halaman Form Pegawai ditunjukan pada Gambar 6. 4

7 Gambar 6. Tampilan Form Pegawai Pada halaman form golongan sama halnya seperti form pegawai sebelumnya, user dapat memasukkan data golongan seperti : no golongan, nama golongan, gaji pokok, koperasi golongan, upah lembur, tunjangan kesehatan dan tunjangan kehadiran. Pada halaman form golongan ini juga user dapat melakukan perubahan data jika terdapat kesalahan, menghapus data,dan mengosongkan kolom pada form golongan. Tampilan halaman Form Golongan ditunjukan pada Gambar 7. Gambar 8. Tampilan Form Penempatan Pada halaman form penggajian user dapat memasukkan data gaji, kolom yang ada dalam form ini meliputi : nip, nama pegawai, no golongan, gaji pokok, tanggal gaji, gaji bersih, potongan, dan berbagai tunjangan. Terdapat kolom nama pegawai, no golongan, dan gaji pokok yang sudah otomatis akan terisi karena telah menginputkan nip. Pada halaman form penggajian ini user dapat melakukan perubahan data jika terdapat kesalahan, menghapus data, membersihkan kolom dan keluar dari form penggajian. Tampilan halaman Form Penggajian ditunjukan pada Gambar 9. Gambar 7. Tampilan Form Golongan Pada halaman form penempatan user dapat memasukkan data penempatan dimana dalam form ini terjadi proses menggolongkan seperti : tanggal mutasi, nip, nogol, dan sk. Terdapat kolom nama pegawai dan gaji pokok yang sudah otomatis akan terisi karena telah menginputkan nip dan no golongan Pada halaman form penempatan ini juga user dapat melakukan perubahan data jika terdapat kesalahan, menghapus data jika pegawai yang bersangkutan sudah berhenti dari perusahaan atau pindah ke golongan yang lain, melakukan reset jika ingin mengosongkan kolom dan exit jika ingin keluar dari form penempatan. Tampilan halaman Form Penempatan ditunjukan pada Gambar Kesimpulan Gambar 9. Tampilan Form Penggajian Berdasarkan pada penjelasan yang telah dikemukakan sebelumnya, maka menghasilkan kesimpulan sebagai berikut : 4.1 Terdapat beberapa tahapan dalam pembuatan Sistem Informasi Penggajian pada CV. Bangkit Sukses Mandiri ini antara lain sebagai berikut: a. Mengumpulkan data dengan wawancara, observasi dan studi pustaka b. Menganalisis masalah utama dalam sistem penggajian sebelumnya dengan metode PIECES 5

8 (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, Services. c. Merancang sistem informasi penggajian yang akan dibuat. Dalam merancang sistem ini meliputi perancangan tampilan dan juga basis data. d. Melakukan penulisan kode program (Coding & Testing) sesuai dengan perancangan yang sudah dibuat sebelumnya. e. Sistem diterapkan untuk diuji apakah program sudah berjalan dengan baik sesuai dengan perancangan dan fungsinya. 4.2 Sistem Informasi Penggajian untuk CV. Bangkit Sukses Mandiri menghasilkan fitur fitur sebagai berikut : a. Fitur Login agar hanya orang yang berkepentingan yang dapat mengakses program/aplikasi b. Fitur Tambah agar pengguna dapat memasukan data jabatan, pegawai, penempatan, atau penggajian c. Fitur Ubah agar pengguna dapat mengubah data jabatan, pegawai, penempatan, atau penggajian d. Fitur Hapus agar pengguna dapat Menghapus data jabatan, pegawai, penempatan, atau penggajian e. Fitur Cetak Laporan agar pengguna dapat menampilkan laporan jabatan, pegawai, penempatan, atau penggajian dengan ireport. Laporan yang dihasilkan dapat diatur berdasarkan filter yang diinginkan Pengguna f. Dalam form penggajian, sistem dapat melakukan pemrosesan hitung dan cetak data jabatan, pegawai, penempatan, penggajian, dan juga status gaji g. Dalam form penempatan dan penggajian, terdapat tabel preview sehingga dapat melihat data yang baru saja dimasukan oleh pengguna untuk menghindari kesalahan dalam input data. 5. Saran Terdapat beberapa saran untuk penyempurnaan dan pengembangan lebih baik terhadap sistem ke depannya Beberapa saran yang ingin disampaikan adalah sebagai berikut: a. Adanya sistem informasi penggajian ini, maka perlu pelatihan terhadap user yang nantinya akan menggunakan, khususnya hanya bagian keuangan perusahaan dan juga pengaturan hak akses setiap user nantinya jika tidak hanya satu orang yang menggunakan b. Pembuatan file secara cadangan juga sebaiknya masih perlu dilakukan, tidak semua secara manual, hanya untuk arsip perusahaan. c. Perlunya tambahan komponen tunjangan sebagai unsur yang menambah maupun mengurang. d. Tampilan dapat dibuat menjadi lebih menarik meskipun sederhana. e. Sistem informasi yang telah dibangun ini agar dijadikan bahan untuk pengembangan sistem lebih lanjut agar kegunaan sistem menjadi lebih banyak, dan juga fiturfitur yang ada dapat lebih dikembangkan dan disempurnakan.. Daftar Pustaka [1] Ginting, P.B Skripsi Analisis Perancangan dan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumberdaya Manusia dan Penggajian. Studi Kasus pada PT. Asuransi Jasaraharja Putera, Jakarta. Skripsi pada Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Institut Pertanian Bogor, Bogor. [2] Apriell, Louis Penyusunan Sistem Perhitungan Penggajian Karyawan Menggunakan Payroll System, Bogor. [DIGILIB IPB] [3] Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Penerbit ANDI : Yogyakarta. [4] diakses pada tanggal 30 April 2015 jam WIB [5] Kusrini Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Penerbit ANDI : Yogyakarta. [6] Huda, Miftakhul dan Bunafit Nugroho, Membuat Aplikasi Penggajian dengan Java & MySQL Studi Kasus Sistem Panggajian (Payroll System). Jakarta :PT. Elex Media Komputindo [7] Jalil, Muhammad LI Sistem Informasi Pengolahan Data Absensi Dan Penggajian Di CV. Surya Pratama Logam, Bandung. [DIGILIB UNIKOM]. Biodata Penulis Prisca Oktavia Dwi Putri, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Dr. Kusrini, M.Kom, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Ilmu Komputer Universitas Gajah Mada Yogyakarta, lulus tahun Memperoleh gelar Magister Ilmu Komputer (M.Kom) Program Pasca Sarjana Universitas Gajah Mada Yogyakarta, lulus tahun Memperoleh gelar Doktor Ilmu Komputer (Dr) dari Universitas Gajah Mada Yogyakarta, lulus tahun Saat ini menjadi Dosen Tetap di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 6