Penulis: Sumini Oktavia Ester Pangaribuan Widyaiswara Pusdiklat Kekayaan Negara dan Perimbangan Keuangan. Penilai :

Transkripsi

1 DTSS PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA MODUL APLIKASI PERSEDIAAN Penulis: Sumini Oktavia Ester Pangaribuan Widyaiswara Pusdiklat Kekayaan Negara dan Perimbangan Keuangan Penilai : Margono Widyaiswara Pusdiklat Kekayaan Negara dan Perimbangan Keuangan KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN PUSDIKLAT KEKAYAAN NEGARA DAN PERIMBANGAN KEUANGAN 2012

2

3 DAFTARISI KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... ii PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL... v PETA KONSEP MODUL...vi A. PENDAHULUAN LATAR BELAKANG DESKRIPSI SINGKAT PRASYARAT KOMPETENSI STANDAR KOMPETENSI YANG INGIN DICAPAI MODUL RELEVANSI MODUL... 3 B. KEGIATAN BELAJAR A. JUDUL : INSTALASI APLIKASI DAN UPDATE APLIKASI... 4 B. Indikator Hasil Belajar... 4 C. Uraian dan Contoh INSTALASI APLIKASI DATABASE MYSQL SIMAK BMN DAN PERSEDIAAN INSTALASI APLIKASI KONVERSI PERSEDIAAN INSTALASI APLIKASI PERSEDIAAN UPDATE APLIKASI D. LATIHAN E. RANGKUMAN F. TES FORMATIF I G. UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT KEGIATAN BELAJAR A. JUDUL : PERSIAPAN INPUT TRANSAKSI PERSEDIAAN DAN KONVERSI ii

4 B. Indikator C. Uraian dan COntoh MENU ADMINISTRATOR SETUP SATUAN KERJA (SATKER) SETUP USER ATAU INPUT USER ACCOUNT KONVERSI DATA D. LATIHAN E. RANGKUMAN F. TES FORMATIF II G. UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT KEGIATAN BELAJAR A. JUDUL : INPUT TRANSAKSI PERSEDIAAN,CETAK LAPORAN DAN PENGGUNAAN MENU UTILITY DALAM MENU OPERATOR B. Indikator Hasil Belajar C. Uraian dan Contoh MENU OPERATOR DAFTAR KODE BARANG PERSEDIAAN DAN DAFTAR PENANDATANGAN Daftar Kode Barang Persediaan Daftar Penandatangan INPUT TRANSAKSI PERSEDIAAN DAN CETAK REGISTER TRANSAKSI HARIAN Persediaan masuk Persediaan Keluar Penghapusan Usang/Rusak Koreksi Konversi Hasil Migrasi Hasil Opname Fisik iii

5 3.4. CETAK LAPORAN MENU UTILITY D. LATIHAN E. RANGKUMAN F. TES FORMATIF III G. UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT TES SUMATIF KUNCI JAWABAN (Tes Formatif dan Tes Sumatif) DAFTAR PUSTAKA iv

6 PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL 1. Petunjuk Cara Belajar Agar peserta diklat dapat mengikuti mata pelajaran ini dengan baik dan mencapai hasil belajar yang maksimal, perlu diperhatikan halhal sebagai berikut: 1. Pelajari peraturan perundang-undangan yang berlaku, sebagai acuan melakukan pencatatan atas transaksi BMN persediaan. 2. Lakukan diskusi dalam kelompok belajar untuk memperoleh pemahaman terhadap isi materi terkait pencatatan pada Aplikasi Persediaan 3. Pelajari rangkuman dan selesaikan latihan-latihan yang dimuat pada tiap Kegiatan Belajar dalam modul ini; 4. Kerjakan tes formatif untuk tiap-tiap kegiatan belajar, kemudian lakukan umpan balik dengan mencocokkan jawaban Anda dengan kunci jawaban yang telah disediakan dalam modul ini. 2. Perlengkapan/referensi yang Disiapkan Agar mencapai hasil yang maksimal, perlengkapan yang perlu disiapkan oleh peserta dan pengajar dalam mempelajari modul ini adalah: 1. Undang-undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. Undang-undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan BMN/D; 4. PP 71 tahun 2010 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan 5. PMK 29 tahun 2010 tentang Kodefikasi dan Penggolongan Barang Milik Negara. 6. PMK 171 tahun 2007 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat. 7. PMK 120 tahun 2007 tentang Penatausahaan Barang Milik Negara v

7 PETAKONSEPMODUL APLIKASI PERSEDIAAN Setelah Mempelajari modul ini peserta dapat memiliki kompetensi di bidang penatausahaan Barang Milik Negara dengan mampu mengoperaionalkan Aplikasi Persediaan. Untuk Membukukan dan Melaporkan Persediaan sesuai Ketentuan Perundang-undangan vi

8 A. PENDAHULUAN 1.1. LATAR BELAKANG Pengelolaan aset negara tidak hanya sekedar administratif semata, tetapi lebih maju berpikir dalam menangani aset negara, dengan bagaimana meningkatkan efisiensi, efektivitas dan menciptakan nilai tambah dalam mengelola aset. Pengelolaan barang milik negara sebagai aset negara juga dibutuhkan alat yang dapat menunjang tujuan itu. Dilihat dari faktor teknis, penggunaan aplikasi SIMAK-BMN sangat membantu sekali, khususnya dalam penyusunan laporan yang lebih baik dan seragam antar kementerian negara/lembaga. Untuk memudahkan pemahaman cara LATAR BELAKANG menggunakan aplikasi tersebut diperlukan media pembelajaran yang dapat menjadi rujukan. Untuk itulah, modul ini disusun sebagai peran serta dalam memperluas media pembelajaran aplikasi SIMAK-BMN dengan harapan dapat membantu peningkatan kompetensi para operator di tingkat satuan kerja kementerian negara/lembaga. Aplikasi SIMAK-BMN terdiri dari Aplikasi Persediaan yang digunakan untuk barang persediaan dan Aplikasi SIMAK-BMN untuk bararng non persediaan. Modul ini khusus membahas tatacara penggunaan Aplikasi DESKRIPSI SINGKAT 1.2. DESKRIPSI SINGKAT Modul ini berjudul Aplikasi Persediaan, merupakan bagian dari materi yang akan disampaikan pada Diklat Teknis Subtantif Spesialisasi (DTSS) Pengelolaan Barang Milik Negara. DTSS Pengelolaan Barang Milik Negara merupakan diklat yang ditujukan untuk pengguna barang milik negara agar pengelolaan barang milik negara dapat dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku. ini akan membahas konsep dan tata cara pengoperasionalan aplikasi persediaan yang digunakan sebagai 1

9 tools untuk membukukan dan menyusun laporan barang persediaan di tingkat satuan kerja kementerian negara/lembaga, sebagai bagian dari kegiatan penatausahaan barang milik negara. Modul ini juga disertai dengan latihan agar peserta dapat mendemontrasikan penggunaan aplikasi persediaan berdasarkan arahan/petunjuk yang diberikan oleh modul PRASYARAT KOMPETENSI P RASY ARA T KOM PETE NSI Modul ini ditujukan untuk peserta yang akan memperoleh kompetensi di bidang penatausahaan barang milik negara, secara khusus mengenai tatacara penatausahaan barang persediaan melalui pengoperasionalan aplikasi persediaan. Untuk dapat memahami secara baik isi dari modul ini, ada beberapa prasyarat kompetensi yang sudah dimiliki, yaitu mampu: 1. Menggunakan konsep ketentuan-ketentuan/pokok-pokok pengelolaan Barang Milik Negara; 2. Menggunakan konsep perencanaan kebutuhan dan penganggaran Barang Milik Negara; 3. Menggunakan konsep pengadaan B arang Milik Negara; 4. Menggunakan konsep penggunaan Barang Milik Negara; 5. Menggunakan konsep penatausahaan Barang Milik Negara 1.4. STANDAR KOMPETENSI YANG INGIN DICAPAI MODUL STA NDA R KOM PETE NSI KO MPET ENS I DA SAR ini disusun dan disampaikan kepada peserta diklat dengan tujuan agar para peserta dapat memiliki kompetensi di bidang & peserta : penatausahaan Barang Milik Negara, dengan mampu mengoperasionalkan aplikasi persediaan, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Kompetensi yang ingin dicapai dari modul ini adalah bahwa setelah mempelajari modul ini, 1. Melakukan instalasi Aplikasi Database SIMAKBMN dan PERSEDIAAN 2. Melakukan instalasi Aplikasi Konversi Persediaan 3. Melakukan instalasi Aplikasi Persediaan 4. Melakukan update aplikasi 5. Mengoperasikan Menu Administrator 2

10 6. Melakukan setup satker 7. Melakukan setup user atau membuka user account 8. Melakukan konversi data 9. Menggunakan Menu Operator 10. Mengisi Daftar Kode Barang Persediaan dan Daftar Penandatangan 11. Melakukan input transaksi persediaan dan cetak Register Transaksi Harian 12. Melakukan cetak laporan 13. Menggunakan menu utility RELEVANSI MODUL RELE VAN SI MO DUL Modul ini berkaitan erat dengan materi/modul Penatausahaan BMN, sebagai materi dasar dalam menatausahakan BMN termasuk persediaan, dan Aplikasi SIMAK-BMN karena laporan yang dihasilkan oleh aplikasi persediaan akan dikirimkan ke aplikasi SIMAK-BMN. Untuk mengetahui peningkatan kompetensi peserta, modul ini dilengkapi dengan latihan, tes formatif dan tes sumatif yang dilengkapi dengan kunci jawaban serta umpan balik agar peserta dapat menilai dirinya sendiri dalam penguasaan terhadap konsep dan tatacara pengoperasionalan Aplikasi Persediaan. 3

11 Kegiatan Belajar B. KEGIATAN BELAJAR 1 A. JUDUL : INSTALASI APLIKASI DAN UPDATE APLIKASI B. Indikator Hasil Belajar Setelah mempelajari Kegiatan Belajar 1 ini, peserta diharapkan mampu: 1. Melakukan instalasi Aplikasi Database SIMAKBMN dan PERSEDIAAN 2. Melakukan instalasi Aplikasi Konversi Persediaan 3. Melakukan instalasi Aplikasi Persediaan 4. Melakukan update aplikasi. C. Uraian dan Contoh 1.1. INSTALASI APLIKASI DATABASE MYSQL SIMAK BMN DAN PERSEDIAAN Aplikasi Database MySQL SIMAKBMN dan PERSEDIAAN merupakan aplikasi yang memuat perangkat-perangkat penting atau fitur-fitur yang dibutuhkan dalam pembukuan dan pelaporan barang milik negara, yang di dalamnya antara lain memuat database untuk persediaan (dbsedia10), database untuk BMN (dbbmn10), seperti fitur tabel barang: golongan, bidang, kelompok, subkelompok dan sub subkelompok, fitur tabel wilayah, tabel kanwil, tabel transaksi, dan fitur-fitur lainnya. Aplikasi ini akan terkoneksi dengan Aplikasi Persediaan dan Aplikasi SIMAKBMN sehingga kedua aplikasi tersebut dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan. Aplikasi Database MySQL SIMAKBMN dan PERSEDIAAN yang terakhir INSTALASI APLIKASI dikeluarkan adalah versi dbbmn10 dengan mysql-connector-odbc win32 menggantikan dbbmn dengan mysql-connector-odbc win32. Perubahan ini dilakukan untuk mengakomodir alasan utama yaitu perubahan penggolongan dan kodefikasi BMN dari Peraturan Menteri Keuangan Nomor 97/PMK.06/2007 menjadi Peraturan Menteri Keuangan Nomor 29/PMK.06/2010. Instalasi database MySQL SIMAKBMN dan PERSEDIAAN 2010 tidak akan menghapus database MySQL SIMAKBMN dan PERSEDIAAN 2009 karena instalasi aplikasi ini akan terbentuk dalam folder yang terpisah, dimana database MySQL SIMAKBMN dan PERSEDIAAN 2010 terbentuk dalam folder c:\program 4

12 files\dbbmn10 sedangkan database MySQL SIMAKBMN dan PERSEDIAAN 2009 terbentuk dalam folder c:\program files\dbbmn. Langkah-langkah proses instalasi database MySQL SIMAKBMN dan PERSEDIAAN 2010: a. Lakukan download file installerdb_simaksedia_2010 di website Direktorat Jenderal Perbendaharaan di yang kemudian simpan di folder dalam komputer Anda atau di media penyimpanan lainnya, seperti flashdisk, CD atau DVD dengan bentukan file dengan icon b. Kemudian klik, sehingga muncul tampilan sebagai berikut: c. Kemudian lanjutkan dengan klik tombol, sehingga muncul tampilan sebagai berikut: d. Klik lagi tombol, sehingga muncul tampilan sebagai berikut: 5

13 Pada saat tampilan di atas muncul, aplikasi tersebut memberikan pilihan apakah database akan di-install dalam folder yang telah ditentukan oleh aplikasi atau akan menempatkan dalam folder lain sesuai pilihan operator. e. Jika aplikasi akan ditempatkan di c:\program files sesuai dengan arahan aplikasi maka klik tombol, sehingga muncul tampilan sebagai berikut: 6

14 f. Setelah itu klik tombol, sehingga muncul tampilan sebagai berikut: g. Lanjutkan lagi dengan klik tombol, sehingga muncul tampilan sebagai berikut: Tunggu beberapa saat dengan tampilan sbb: Tunggu beberapa saat, sampai muncul tampilan yang menunjukkan telah tiba pada setup wizard untuk MySQL Connector, yaitu fitur yang nanti akan menghubungkan aplikasi database dengan aplikasi persediaan, dengan tampilan sebagai berikut: h. Klik tombol, untuk melanjutkan setup, sehingga muncul tampilan sebagai berikut: 7

15 i. Setelah muncul Program Maintenance, dengan pilihan pada Modify, seperti tampilan tersebut di atas muncul tampilan sebagai berikut untuk memilih program featured yang akan diinstall, kemudian klik tombol, sehingga muncul tampilan sebagai berikut: j. Pilih MySQL Connector/ODBC (sudah secara otomatis), lanjutkan dengan klik tombol, dimana aplikasi siap melakukan modify program, dengan muncul tampilan sebagai berikut: k. Klik tombol untuk melakukan instalasi pada folder yang telah dituju, kemudian tunggu beberapa saat sampai muncul tampilan sebagai berikut: 8

16 l. Klik tombol, yang menandakan proses instalasi MySQl Connector telah lengkap, yang muncul dengan tampilan sebagai berikut: m. Setelah muncul tampilan di atas yang menandakan installer Database SIMAKBMN dan PERSEDIAAN telah terinstall di komputer Anda, maka klik tombol untuk keluar dari setup, yang kemudian muncul tampilan sebagai berikut: n. Kemudian klik tombol, sampai muncul tampilan sebagai berikut: Operator dapat memilih antara klik tombol atau klik tombol, tetapi sangat disarankan untuk memilih tombol agar pengaruh instalasi terhadap komputer berjalan lebih sempurna. 9

17 Dengan demikian, proses instalasi untuk Database MySQL SIMAKBMN dan PERSEDIAAN 2010 telah selesai. Catatan: Disebabkan oleh beberapa hal sangat mungkin proses instalasi MySQL Connector seperti prosedur di atas mengalami kegagalan. Apabila terjadi hal yang demikian, dapat dilakukan install ulang khusus untuk MySQL Connector dengan cara sebagai berikut: Buka folder c:\program files\dbbmn, kemudian klik dua kali file mysql-connectorodbc win32 sehingga proses mulai dari huruf h sampai dengan huruf n di atas akan dulang INSTALASI APLIKASI KONVERSI PERSEDIAAN Aplikasi Konversi Persediaan merupakan aplikasi yang digunakan untuk mengubah data barang persediaan dengan penggolongan dan kodefikasi menurut Peraturan Menteri Keuangan Nomor 97/PMK.06/2007 yang ada pada Aplikasi versi 2009 menjadi data barang persediaan dengan penggolongan dan kodefikasi menurut Peraturan Menteri Keuangan Nomor 29/PMK.06/2009 yang akan dipindahkan secara otomatis ke dalam Aplikasi Persediaan Oleh karena itu, Aplikasi Konversi Persediaan, Aplikasi Persediaan 2009 dan Aplikasi Persediaan 2010 harus berada dalam satu komputer. Langkah-langkah proses instalasi Aplikasi Konversi Persediaan: a. Lakukan download file konversi_persediaan10 di website Direktorat Jenderal Perbendaharaan di yang kemudian simpan di folder dalam komputer Anda atau di media penyimpanan lainnya, seperti flashdisk, CD icon atau DVD dengan sebagai berikut: Konversi Persediaan 10 file dengan. b. Kemudian klik dua kali Instalasi Aplikasi bentukan, sehingga muncul tampilan

18 Direktori tujuan pada saat instalasi adalah C:\KonversiPsedia dan sebaiknya tidak diubah untuk mempermudah pada saat setting berikutnya. c. Kemudian klik tombol, untuk melanjutkan proses instalasi dan tunggu beberapa saat. d. Apabila proses instalasi berhasil, maka dalam desktop monitor akan tampil icon sebagai berikut:. e. Jika tombol diklik dua kali maka akan muncul tampilan layar pembuka aplikasi Konversi data Persediaan 2009 ke Persediaan 2010 adalah sebagai berikut: 1.3. INSTALASI APLIKASI PERSEDIAAN Aplikasi Persediaan adalah aplikasi yang digunakan untuk merekam Instalasi Aplikasi Persediaan transaksi barang persediaan yang hasilnya adalah berupa laporan persediaan yang nantinya akan menjadi bagian dari laporan BMN dan selanjutnya akan menjadi bagian dari neraca. Aplikasi Persediaan saat ini menggunakan aplikasi versi Aplikasi ini hanya akan bisa dioperasionalkan apabila dalam komputer yang sama telah di-install Aplikasi Database MySQL SIMAKBMN dan PERSEDIAAN. 11

19 Langkah-langkah instalasi Aplikasi Persediaan 2010 adalah sebagai berikut: a. Lakukan download file installer Aplikasi Persediaan di website Direktorat Jenderal Perbendaharaan di yang kemudian simpan di folder dalam komputer Anda atau di media penyimpanan lainnya, seperti flashdisk, CD atau DVD dengan bentukan file dengan icon. b. Klik dua kali icon, sehingga muncul tampilan sebagai berikut: c. kemudian klik tombol untuk proses selanjutnya, sehingga muncul tampilan sebagai berikut: d. Dari tampilan di atas pilih tombol kemudian klik untuk proses selanjutnya, sampai muncul tampilan sebagai berikut: 12

20 e. Klik tombol untuk proses selanjutnya, sehingga muncul tampilan sbb: f. Kemudian klik lagi tombol untuk proses selanjutnya, sehingga muncul tampilan sebagai berikut: g. Lanjutkan dengan klik tombol untuk proses instalsi, sehingga muncul tampilan sebagai berikut: Tunggu beberapa saat, maka akan muncul tampilan seperti berikut ini yang menandakan telah selesai proses instalasi aplikasi persediaan: 13

21 Terakhir klik tombol h. Apabila proses instalasi berhasil, maka dalam desktop monitor akan tampil icon sebagai berikut:. i. Untuk menjalankan aplikasi ini adalah dengan melakukan klik dua kali terhadap icon 1.4. yang selanjutnya muncul tampilan sebagai berikut: UPDATE APLIKASI Sejak launching pertama, sangat mungkin terdapat perubahan-perubahan yang dilakukan terhadap aplikasi. Perubahan-perubahan ini bisa dilakukan terhadap sistem aplikasinya juga bisa terhadap data-data dalam tabel referensi. Perubahan-perubahan tersebut dituangkan dalam update aplikasi. Untuk itu, operator harus terus mengikuti perubahan dengan selalu memantau pada Update Aplikasi website Direktorat Jenderal Perbendaharaan di untuk mengikuti update aplikasi yang ada. 14

22 Langkah-langkah instalasi update aplikasi adalah sebagai berikut: a. Lakukan download file update_psedia10 di website Direktorat Jenderal Perbendaharaan di yang kemudian simpan di folder dalam komputer Anda atau di media penyimpanan lainnya, seperti flashdisk, CD atau DVD, misal terhadap file dengan icon. b. Lakukan klik dua kali terhadap file update, misal update aplikasi persediaan per 5 Juli 2011 berikut ini c. Selanjutnya akan muncul tampilan sebagai berikut: d. Kemudian klik yang selanjutnya akan muncul tampilan sebagai berikut: 15

23 e. Proses selesai, hasilnya adalah terbentuk file aplikasi persediaan sesuai dengan update terakhir di folder c:\psedia10. D. LATIHAN 1) Lakukan instalasi DB SIMAKBMN dan PERSEDIAAN ) Lakukan instalasi Aplikasi Persediaan ) Lakukan update Aplikasi Persediaan sesuai update yang terakhir 4) Lakukan instalasi Aplikasi Konversi Persediaan. TES FORMATIF E. RANGKUMAN Aplikasi Persediaan adalah aplikasi yang digunakan untuk membukukan dan melaporkan barang persediaan di tingkat Kuasa Pengguna Barang (KPB). Aplikasi ini berbasis desktop yang mana agar dapat digunakan harus di install di desktop. Aplikasi untuk persediaan ini terdiri dari Aplikasi Database SIMAKBMN dan Persediaan 2010 dan Aplikasi Persediaan 2010 yang harus tertanam secara bersamaan. Aplikasi Persediaan harus terkoneksi dengan Database SIMAKBMN dan Persediaan untuk digunakan dalam membukukan dan melaporkan Barang Persediaan. Aplikasi Database SIMAKBMN dan Persediaan dan Aplikasi Persediaan akan selalu di-update apabila terjadi perubahan-perubahan baik perubahan dalam sistem aplikasinya (application) maupun dalam data-data pada Latihan tabel referensinya. Untuk itu user harus senantiasa memperhatikan perkembangan update aplikasi. F. TES FORMATIF I Setelah mempelajari seluruh kompetensi dasar Kegiatan Belajar 1, peserta dapat menjawab soal-soal dalam Tes Formatif I berikut ini. Pilih salah satu jawaban yang paling tepat! Rangkuman 1. Dbbmn10 terbentuk di: a. c:\dbmn10 b. c:\bmnkpb10\ c. c:\psedia10\ d. c:\program files\ 2. Apabila akan ditempatkan pada folder atau tempat yang lain maka dilakukan dengan meng-klik: 16

24 a. Browse b. Back c. Next d. Cancel 3. MySQL pada database 2010 adalah: a. mysql-connector-odbc win32 b. mysql-connector-odbc win32 c. mysql-connector-odbc win32 d. mysql-connector-odbc win32 4. Space required untuk DB SIMAKBMN dan PERSEDIAAN 2010 adalah: a KB b KB c KB d KB 5. Program maintenance yang disediakan dalam MySQL adalah berikut ini, kecuali: a. Modify b. Repair c. Reinstall d. Remove 6. Apabila muncul tampilan berikut ini menandakan bahwa: a. Setup wizard for MySQL connector telah selesai b. Setup wizard for MySQL connector baru dimulai c. Setup wizard for MySQL connector telah sukses d. Setup wizard for MySQL connector telah gagal 17

25 7. Sedangkan tampilan gambar berikut ini menandakan: a. Instalasi DB SIMAKBMN dan Persediaan telah selesai b. Instalasi DB SIMAKBMN dan PERSEDIAAN baru dimulai c. Instalasi Aplikasi Persediaan baru dimulai d. Instalasi Aplikasi Persediaan telah selesai 8. Aplikasi Persediaan setelah diinstall akan ter-extract di: a. c:\dbmn10\psedia10 b. c:\bmnkpb10\psedia10 c. c:\psedia10\ d. c:\program files\psedia10 9. Aplikasi Persediaan 2010 hanya bisa digunakan apabila terkoneksi dengan: a. dbbmn10 b. dbsedia10 c. Psedia10 d. bmnkpb Dengan munculnya tampilan berikut ini maka: 18

26 a. Aplikasi Persediaan 2009 dan Aplikasi Persediaan 2010 berada dalam desktop yang berbeda b. Aplikasi Persediaan 2009 dan Aplikasi Persediaan 2010 harus berada dalam desktop yang sama c. Aplikasi Persediaan 2009 dan Aplikasi Persediaan 2010 harus berada berada dalam folder yang sama d. Aplikasi Persediaan 2009 dan Aplikasi Persediaan 2010 tidak boleh berada dalam desktop yang sama 11. Konversi data persediaan dilakukan karena: a. Perubahan penggolongan dan kodefikasi b. Perubahan aplikasi persediaan c. Perubahan aplikasi database d. Perubahan tahun anggaran 12. Instalasi terhadap aplikasi konversi persediaan akan ter-extract di: a. c:\dbmn10\psedia10 b. c:\konversipsedia10 c. c:\konversipsedia d. c:\program files\konversi 13. Penggolongan dan kodefikasi yang ada di database SIMAKBMN dan Persediaan 2010 adalah sesuai dengan: a. PMK 120/PMK.6/2007 b. PMK 97/PMK.6/2007 c. PMK 29/PMK.6/2010 d. PMK 29/PMK.6/ Bahasa yang diarahkan dalam aplikasi database MySQL SIMAKBMN dan Persediaan adalah: a. English b. Indonesia c. Jepang d. Bebas memilih 15. Hasil konversi data persediaan yang diolah oleh Aplikasi Konversi Persediaan akan pindah ke Aplikasi Persediaan 2010: a. apabila dipindahkan b. secara otomatis 19

27 UMP AN DAN BAL IK TIN DAK LA NJU T c. tidak secara otomatis d. jawaban a dan c G. UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT Periksalah jawaban Saudara dengan kunci jawaban test formatif yang ada di bagian belakang modul ini. Hitunglah jumlah jawaban Saudara yang sesuai dengan kunci jawaban, kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mngetahui tingkat penguasaan Saudara terhadap materi. Rumus = Jumlah jawaban yang sesuai kunci X 100% Jumlah semua soal Penjelasan tingkat penguasaan: 90% - 100% = sangat baik 80% - 89% = baik 70% - 79% = cukup - 69% = kurang Kalau Saudara mencapai tingkat penguasaan 80% ke atas, Saudara dapat meneruskan dengan materi selanjutnya. Tetapi kalau nilai Saudara kurang dari 80% maka Saudara harus mengulangi materi ini terutama yang Saudara belum kuasai. 20

28 Kegiatan Belajar KEGIATAN BELAJAR 2 A. JUDUL : PERSIAPAN INPUT TRANSAKSI PERSEDIAAN DAN KONVERSI B. Indikator Setelah mempelajari kegiatan belajar 2 ini, peserta diharapkan mampu: Mengoperasikan Menu Administrator Melakukan setup satker Melakukan setup user atau membuka user account Melakukan konversi data; C. Uraian dan COntoh 2.1. MENU ADMINISTRATOR Menu administrator adalah menu-menu yang harus dibuka terlebih dahulu agar dapat melakukan input terhadap transaksi-transaksi persediaan dalam Aplikasi Persediaan. Melalui Menu Administrator inilah operator dapat membuka akun untuk dapat melakukan kegiatan pencatatan dan pelaporan persediaan dari instansi atau satuan kerjanya. Menu Administrator dalam Aplikasi Persediaan terdiri dari 3 submenu, yaitu Referensi, Utility dan Keluar. Untuk dapat masuk dalam Menu administrator dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: a. Hidupkan komputer sehingga muncul tampilan utama windows. Pada desktop selanjutnya akan nampak shortcut icon Aplikasi Persediaan sebagai Menu Administrator berikut. Kemudian lakukan klik dua kali pada icon tersebut. Cara lain dapat dilakukan dengan membuka folder c:\psedia10 yang kemudian lakukan klik dua kali terhadap icon sebagai berikut. Selanjutnya akan muncul tampilan sebagai berikut: 21

29 b. Untuk masuk ke aplikasi Persediaan: Ketik admin di kotak Username Ketik admin di kotak Password Ketik localhost di kotak IP Server apabila database tidak dipisahkan dalam server tersendir. Sementara apabila database dipusatkan dalam satu server maka IP Server diisi dengan kode server. Isikan Tahun Anggaran, sesuai dengan tahun anggaran berjalan. Catatan: Untuk pindah dari satu isian ke isian lain dalam aplikasi, misal dari username ke password, sebaiknya menggunakan tombol Tab. Cara melakukan pengisian username dan password dapat dilihat pada tampilan sebagai berikut: c. Setelah pengisian username, password, IP Server dan Tahun Anggaran kemudian Klik tombol 22 atau setelah cursor berada di tombol tersebut

30 tekan enter untuk memulai aplikasi Persediaan atau klik tombol untuk keluar dari aplikasi Persediaan ini. Sedang bagi user yang sudah terdaftar sebagai operator atau sudah memiliki user account dalam aplikasi ini dapat langsung mengisikan username dan password yang sudah didaftarkan sebelumnya, yang nanti akan dijelaskan caranya pada saat setup user atau membuka user account. d. Bila login kita sukses, maka masuk ke menu utama Menu Administrator, dengan nama user: ADMINISTRATOR sebagai berikut: Catatan: Sangat mungkin setelah kita melakukan prosedur pada huruf b dan c, aplikasi persediaan tidak dapat terkoneksi dengan database. Hal ini sebagian besar penyebabnya adalah proses instalasi MySQL connector tidak berjalan sempurna sehingga cara yang dilakukan adalah melakukan instalasi ulang, seperti yang telah dijelaskan pada Kegiatan Belajar 1 point 2.1 (lihat pada bagian catatan). Dalam Menu Administrator ini terdapat beberapa submenu sebagai berikut: 1). Referensi digunakan untuk memasukkan atau mendaftarkan identitas satker yang terdiri dari kementerian negara/lembaga (UAPB), unit eselon 1 (UAPPBE1), wilayah (UAPPB-W) dan Satuan Kerja (UAKPB). Di samping itu dalam Referensi juga disajikan Tabel Wilayah, Tabel Kanwil, Tabel Sub Subkelompok Barang Persediaan, Tabel Barang (untuk daftar item barang persediaan di bawah Sub Subkelompok Barang Persediaan) dan Tabel Jenis Transaksi Persediaan. 2). Utility digunakan untuk mendaftarkan operator (user) yang akan mengoperasikan dan bertanggungjawab dalam input transaksi persediaan. 23

31 3). Keluar, terdiri dari submenu Log Off digunakan apabila akan pindah ke Administrator atau ke user lain dalam aplikasi yang sama dan submenu Keluar digunakan apabila akan keluar dari aplikasi persediaan. Untuk melihat menu-menu pada Administrator dapat dilakukan dengan klik mouse pada masing-masing menu sehingga submenu-submenu pada Menu Administrator akan nampak sebagai berikut: 2.2. SETUP SATUAN KERJA (SATKER) Hal paling awal dalam menggunakan Aplikasi Persediaan adalah mendaftarkan satuan kerja sebagai Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Barang (UAKPB) dalam Menu Administrator atau yang disebut dengan setup satker. Setup satker dilakukan dalam submenu Referensi. Langkah-langkah untuk setup satker adalah sebagai berikut: Misal identitas satker yang terdapat dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) adalah sebagai berikut: UAPB-Kementerian Negara/Lembaga UAPPB-E1- Eselon I UAPPB-Wilayah UAKPB- Satuan Kerja Jenis Kewenangan Badan Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika (075) Badan Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika (01) Sekretariat (0100) Balai Besar Wilayah II Ciputat (110311) Kantor Daerah (KD) Catatan: Untuk pindah dari satu isian ke isian lain dalam aplikasi sebaiknya menggunakan tombol Tab. Sedangkan untuk Tambah, Simpan, Ubah, Hapus, Keluar dapat menggunakan tombol enter atau klik mouse. a. Mengisi atau memastikan kementerian negara/lembaga sebagai Unit Akuntansi Pengguna Barang (UAPB) sudah terdaftar dalam aplikasi. Tabel 24

32 UAPB secara default sudah diberikan oleh Aplikasi Persediaan ini, namun harus dicek kembali agar sesuai dengan Kode Lokasi dan Nama UAPB instansi yang menggunakan Aplikasi Persediaan ini. Bila ada Kode Lokasi dan Nama UAPB yang belum terdaftar, dapat kita tambahkan sendiri ke dalam Tabel UAPB. UAPB merupakan unit tertinggi dalam akuntansi dan pelaporan barang milik negara level kementerian negara/lembaga. Untuk memastikan dan mengecek kembali UAPB, klik Tabel UAPB dalam submenu Referensi dan arahkan ke kode 075 untuk Badan Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika, sebagai berikut: Dalam Daftar Unit Akuntansi Pengguna Barang (UAPB), sudah terdapat Badan Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika dengan kode UAPB 075 sehingga bisa dilanjutkan ke langkah berikutnya. Namun, apabila ada perubahan nama atau uraian UAPB dapat dilakukan dengan menggunakan atau klik icon kemudian silahkan diubah uraian UAPB sesuai dengan perubahannya. 25

33 b. Mengisi atau memastikan unit eselon 1 sebagai Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Barang tingkat Eselon 1 (UAPPB-E1) sudah terdaftar dalam aplikasi. Tabel UAPBB-E1 secara default sudah diberikan oleh Aplikasi Persediaan ini, namun harus dicek kembali agar sesuai dengan Kode Lokasi dan Nama UAPBB-E1 instansi yang menggunakan Aplikasi Persediaan ini. Bila ada Kode Lokasi dan Nama UAPBB-E1 yang belum terdaftar, dapat kita tambahkan sendiri ke dalam Tabel UAPBB-E1. UAPPB-E1 merupakan unit di bawah UAPB dimana seluruh data akuntansi dan pelaporan barang milik negara yang telah diakumulasi di tingkat ini selanjutnya akan dikirimkan ke tingkat UAPB. Untuk memastikan dan mengecek kembali UAPPB-E1, klik Tabel UAPPB-E1 dan arahkan ke UAPB kode 075 Badan Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika kemudian klik UAPPB-E1 dan arahkan ke kode 01 Badan Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika, sebagaimana tampilan berikut ini: Dalam Daftar Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Barang tingkat Eselon 1 (UAPPB-E1), sudah terdapat Badan Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika dengan kode UAPB 01 sehingga bisa dilanjutkan ke langkah berikutnya. 26

34 Namun, apabila ada perubahan nama atau uraian UAPPB-E1 dapat dilakukan dengan menggunakan atau klik icon kemudian silahkan diubah uraian UAPPB-E1 sesuai dengan perubahannya. Jadi kode UAPPB- E1 adalah rangkaian dari kode UAPB + kode UAPPB-E1 sendiri. Sehingga kode Eselon 1 Badan Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika adalah c. Mengisi Tabel Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Barang tingkat Wilayah (UAPPB-W). UAPPB-W merupakan unit yang akan menggabungkan data akuntansi dan pelaporan barang milik negara tingkat satker yang memiliki kewenangan kantor daerah untuk selanjutnya dikirimkan ke tingkat UAPPB- E1. Kode UAPPB-W, harus mengacu kepada kode wilayah dalam Sistem Akuntansi Keuangan. Khusus Eselon 1 di bawah Kementerian Keuangan yaitu; Ditjen. Perbendaharaan, Ditjen. Bea dan Cukai, Ditjen. Pajak dan Ditjen. Kekayaan Negara, kode UAPPB-W menggunakan kode kanwil sebagaimana dimuat dalam Tabel Kanwil berikut ini. Sedangkan Untuk Tabel UAPPB-W selain eselon 1 yang telah disebutkan di atas, user harus membuat dan melakukan pengaturan data UAPPB-W dengan ketentuan bahwa instansi yang memiliki unit vertikal di daerah, harus menetapkan satuan kerja tertentu merangkap sebagai UAPPB-W untuk satu wilayah tingkat 1 (propinsi). Sehingga jika instansi mempunyai dua atau lebih satuan kerja dalam satu wilayah yang sama, maka harus ditunjuk salah satu satker sebagai UAPPB-W untuk wilayah tersebut. Kode UAPPB-W ditentukan berdasarkan kode wilayah, sedangkan bagi instansi yang tidak memiliki 27

35 UAPPB-W atau instansi pusat, kode UAPPB-W diisi dengan Kode Wilayah dapat menggunakan kode-kode sesuai dengan propinsi/kabupaten/kota sebagaimana yang dimuat dalam Tabel Wilayah berikut ini. Untuk memasukkan kode UAPPB-W yaitu Sekretariat dengan kode 0100, adalah sebagai berikut: Klik Tabel UAPPB-Wilayah, seperti pada tampilan berikut ini. Setelah klik Tabel UAPPB-Wilayah akan muncul tampilan sebagai berikut: 28

36 Kemudian klik icon, kemudian isi UAPB dengan kode 075, UAPPB-E1 dengan kode 01 dan UAPPB-W dengan kode 0100 dengan uraian SEKRETARIAT sesuai tampilan berikut ini. Cara lain adalah dengan klik tanda panah bawah pada masing-masing isian, apabila belum tahu kode UAPB, UAPPB-E1 dan seterusnya. Kemudian klik sehingga akan muncul tampilan sebagai berikut: Dalam gambar tersebut di atas nampak bahwa kode wilayah untuk UAPPB- W yaitu SEKRETARIAT adalah d. Mengisi Tabel Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Barang (UAKPB) atau satuan kerja. UAKPB inilah yang akan melaksanakan penatausahaan dan akuntansi barang milik negara. Khusus untuk persediaan, penatausahaan hanya 29

37 dilakukan di tingkat UAKPB ini. Tabel UAPB, UAPPB-E1 dan UAPPB-W harus diiisi terlebih dahulu untuk dapat memasukkan tabel UAKPB. Karena UAKPB memiliki kode, yang terdiri dari Kode UAPB + Kode UAPPB-E! + Kode UAPPB-W + Kode UAKPB sendiri. Untuk melakukan pengisian Tabel UAKPB, lakukan klik terhadap menu Tabel UAKPB, seperti nampak pada gambar berikut ini. Setelah klik Tabel UAKPB maka akan muncul tampilan berikut ini yaitu Daftar Kuasa Pengguna Barang. Kode Kuasa Pengguna Barang terdiri dari Kode UAPB (xxx)-kode UAPPB-E1(xx)-KodeUAPPB-W(xxxx)-Kode UAKPB (xxxxxx)-kode UAPKPB (000) dan jenis kewenangan. Tampilan Daftar Kuasa Pengguna Barang nampak pada gambar berikut ini. Kemudian klik kemudian isi UAPB dengan kode: 075 UAPPB-E1 dengan kode: 01 UAPPB-W dengan kode: 0100 UAKPB dengan kode: UAPKPB (Unit Akuntansi Pembantu Kuasa Pengguna Barang) tetap dengan kode 000, karena aplikasi ini akan digunakan oleh UAKPB. JK (jenis kewenangan) pilih KD (kantor Daerah) 30

38 Uraian ditulis: Balai Besar Wilayah II Ciputat. Kemudian klik icon. Maka aplikasi akan memperlihatkan tampilan sebagai berikut: SETUP USER ATAU INP U T U SE R A C COU T 2.3. SETUP USER ATAU INPUT USER ACCOUNT Kegiatan pencatatan atau input transaksi persediaan hanya bisa dilakukan dalam Menu Operator. Untuk dapat mengoperasionalkan menu operator, unit akuntansi harus membuka akun operator (user account) pada aplikasi. Akun operator hanya bisa dibuka apabila sebelumnya telah melakukan pendaftaran UAKPB (baca setup satker). Adapun langkah-langkah untuk membuka akun operator adalah sebagai berikut: a. Klik menu Utility dalam Menu Administrator, kemudian klik Setup User, sehingga muncul tampilan sebagai berikut: Dalam Daftar User pada gambar di atas hanya terdapat satu user yaitu ADMINISTRATOR. 31

39 b. Kemudian klik untuk mendaftarkan user. Misal operator aplikasi persediaan dari Balai Besar II Ciputat adalah Adi Sucipto. Maka cara pengisian selanjutnya adalah berdasarkan tampilan berikut ini. Selanjutnya setelah diisi akan nampak seperti tampilan berikut ini. Untuk pindah dari pengisian nama ke nama id dan seterusnya gunakan tab sampai muncul pengulangan password. Kemudian untuk mengisi lokasi user dapat dilakukan dengan cara mengisi kode UAKPB-UAPKPB pada kotak yang tersedia atau dengan cara klik tanda panah bawah pada UAKPB- UAPKPB kemudian pilih satker yang telah Anda daftarkan. c. Kemudian klik, selanjutnya akan muncul tampilan daftar user sebagai berikut: 32

40 Dalam daftar user tersebut di atas sudah terdaftar atas nama Adi Sucipto dengan UAKPB: Balai Besar Wilayah II Ciputat. d. Selanjutnya klik untuk mengakhiri proses pendaftaran operator atau setup user. Selanjutnya operator (user) dapat login dengan User Id dan Password sebagaimana yang telah didaftarkan, yaitu User Id: Adi dan password: Top dengan tetap memperhatikan besar kecilnya huruf yang digunakan dalam user id dan password. Login ke Menu Operator dilakukan pada menu Keluar Log Off sebagai berikut: e. Selanjutnya user dapat masuk ke Menu Operator setelah login dengan user id dan password sebagaimana yang didaftarkan dalam daftar user, dengan tampilan sebagai berikut: Kemudian klik yang selanjutnya akan menuju ke Menu Operator dengan user: Adi Sucipto, sebagaimana tampilan berikut: 33

41 Dengan demikian, operator Balai Besar Wilayah II Ciputat, sudah siap melaksanakan kegiatan input transaksi persediaan dalam menu operator KONVERSI DATA Konversi data persediaan adalah mengubah data persediaan yang sebelumnya menggunakan kodefikasi lama menjadi persediaan dengan kodefikasi yang baru. Penggolongan dan kodefikasi persediaan yang dimuat dalam Aplikasi Persediaan 2009 dan versi sebelumnya adalah menggunakan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 97/PMK.06/2007. Selanjutnya peraturan ini diubah dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 29/PMK.06/2010 yang kemudian diikuti dengan munculnya Aplikasi Persediaan 2010 yang di dalam memuat penggolongan dan kodefikasi persediaan sesuai dengan peraturan baru. KONVERSI DATA Apabila UAKPB sebelumnya telah menggunakan Aplikasi 2009 maka untuk dapat memindahkan data persediaan ke Aplikasi Persediaan 2010 harus terlebih dahulu dilakukan konversi. Misal, dari cetak laporan persediaan pada Aplikasi Persediaan 2009 untuk Balai Besar Wilayah II Ciputat memperlihatkan laporan persediaan semester II Tahun 2010 sebagai berikut: 34

42 Untuk mengkonversi data persediaan dari Aplikasi Persediaan 2009 dilakukan dengan melalui Aplikasi Konversi Persediaan, dengan langkah-langkah sebagai berikut: a. Klik folder c:\konversipsedia, kemudian klik icon sehingga akan muncul tampilan sebagai berikut: b. Dengan syarat data aplikasi persediaan lama dan aplikasi Persediaan 2010 berada dalam satu komputer, kemudian masukkan pada Aplikasi Konversi Persediaan seperti pada gambar di atas, User Id dan password dari aplikasi persediaan lama (Aplikasi Persediaan 2009) pada kolom yang tersedia (sebelah kiri) dan User Id dan password dari aplikasi persediaan baru (Aplikasi Persediaan 2010) pada kolom yang tersedia (sebelah kanan). Selanjutnya masukkan kode Kuasa Pengguna Barang yang akan dikonversi yaitu KD, sebagaimana tampilan berikut ini. 35

43 c. Kemudian klik yang selanjutnya aplikasi konversi persediaan melakukan konversi yang menghasilkan tampilan sebagai berikut: d. Selanjutnya lakukan cetak hasil konversi data dengan klik Cetak yang hasilnya adalah sebagai berikut: Dari Laporan Hasil Konversi Persediaan tersebut terlihat bahwa kode persediaan pada data lama telah diubah dengan kode persediaan yang baru. e. Selanjutnya untuk memindahkan data yang telah dikonversi ke Aplikasi Persediaan 2010, telah dilakukan secara otomatis oleh Aplikasi Konversi Persediaan bersamaan dengan proses konversi, sehingga dapat kita lihat data dari aplikasi lama yang telah dikonversi pada Aplikasi Persediaan 2010 melalui cetak laporan, dengan klik Laporan Laporan Persediaan 36

44 Laporan Persediaan UAKPB, kemudian pilih periode Semester 1, kemudian Cetak yang hasilnya adalah sebagai berikut: Coba bandingkan laporan tersebut dengan laporan yang diambil dari aplikasi persediaan 2009 di atas dimana kodefikasinya telah mengalami perubahan D. LATIHAN 1) Lakukan setup satker sesuai dengan satker Anda! 2) Lakukan setup user dengan menggunakan nama, nama id dan password sesuai pilihan Anda! 3) Silahkan login ke Menu Operator berdasarkan User id dan password yang telah Anda daftarkan! 4) Lakukan konversi data (data persediaan disediakan oleh pengajar) pada Aplikasi Konversi Persediaan 37

45 RA NGKU MAN E. RANGKUMAN Langkah awal untuk penggunaan Aplikasi Persediaan adalah masuk ke Menu Administrator. Menu administrator terdiri dari Referensi, Utility dan Keluar. Referensi di menu administrator ini digunakan untuk mendaftarkan satker mulai dari kode UAPB, kode UAPPB-E1, kode UAPPB-W dan kode UAKPB. Untuk keperluan tersebut, Referensi juga dilengkapi dengan Tabel Kanwil, khusus untuk Kementerian Keuangan dan Tabel Wilayah yang dapat digunakan sebagai acuan dalam menetapkan UAPPB-W. Selanjutnya, setelah mendaftarkan satker (UAKPB) dilanjutkan dengan mendaftarkan user atau membuka akun untuk operator melalui menu utility. Operator dapat mengisi identitas user dan identitas satker dalam user account yang disediakan dalam menu utility. Setelah memiliki akun, operator (user) dapat melanjutkan dengan login ke menu operator melalui menu log-off pada menu Keluar. Sebelum melakukan input transaksi pada Aplikasi Persediaan 2010, untuk satker yang telah memiliki data sebelumnya di Aplikasi Persediaan 2009 harus mengubah data melalui Aplikasi Konversi Persediaan agar data dari Aplikasi Persediaan 2009 tersebut bisa dibawa ke Aplikasi Persediaan Perubahan ini disebabkan karena adanya perubahan penggolongan dan kodefikasi BMN yang dimuat dalam Aplikasi Persediaan 2009 berbeda dengan yang dimuat pada Aplikasi Persediaan 2010, yaitu perubahan dari Peraturan Menteri Keuangan Nomor 97/PMK.6/2007 berubah menjadi Peraturan Menteri Keuangan Nomor 29/PMK.6/2010. F. TES FORMATIF II Setelah mempelajari seluruh kompetensi dasar Kegiatan Belajar 2, peserta dapat menjawab soal-soal dalam Tes Formatif II berikut ini. Pilih salah satu jawaban yang paling tepat! Menu paling awal yang digunakan dalam mengoperasionalkan aplikasi persediaan adalah: a. Referensi b. Utility c. Menu operator d. Menu Administator 38

46 2. Menu dalam soal nomor 1 tersebut, kegunaan utamanya adalah untuk: a. memindahkan hasil konversi b. setup satker c. setup user d. input transaksi 3. Data kementerian Negara/lembaga terdapat pada: a. Tabel UAPB b. Tabel UAPPB-E1 c. Tabel UAPPB-W b. Tabel UAKPB 4. Kode Satker terdiri dari berapa digit? a. 6 digit b. 13 digit c. 15 digit d. 18 digit 5. Kode wilayah 0199 adalah kode untuk: a. wilayah kabupaten b. wilayah kota c. wilayah propinsi d. kantor pusat 6. Jenis kewenangan untuk kode wilayah 0199 adalah: a. Kantor Daerah (KD) b. Kantor Pusat (KP) c. Dekonstentrasi (DK) d. Tugas Pembantuan (TP) 7. Operator dapat membuka akun dalam Aplikasi Persediaan melalui menu: a. Referensi dalam menu Administrator b. Utility dalam menu Administrator c. Utility dalam menu Operator d. Referensi dalam Menu Operator 8. Nama operator dibatasi hurufnya maksimal: a. 15 karakter b. 20 karakter c. 25 karakter 39

47 d. 30 karakter 9. Adapun password dapat menggunakan karakter sebanyak: a. minimal 6 karakter b. maksimal 30 karakter c. maksimal 6 karakter d. minimal 1 karakter 10. Perpindahan dari menu administrator ke menu operator dapat dilakukan dengan: a. Menu Referensi b. Menu Utility c. Menu Log-Off d. Menu Keluar 11. Setelah konversi, golongan persediaan menggunakan kode: a. 1 b. 2 c. 3 d Kodefikasi golongan persediaan berdasarkan PMK 97/PMK.6/2007 berkode: a. 1 b. 2 c. 3 d Berikut ini adalah pernyataan yang benar terkait dengan konversi persediaan: a. konversi tidak hanya mengubah golongan tetapi juga mengubah bidang, kelompok, sub kelompok dan sub-sub kelompok b. konversi menyebabkan perubahan kode golongan persediaan saja c. konversi juga mengubah nilai persediaan d. konversi mengubah akun neraca sebagaimana Bagan Akun Standar 14. Sebagai acuan untuk kode UAPPB-W dapat dilihat pada: a. Tabel Kanwil b. Tabel UAPPB-W c. Tabel Wilayah d. Tabel UAPPB-E1 40

48 15. Sub-subkelompok barang persediaan memiliki.. a. 10 digit b. 12 digit c. 14 digit d. 16 digit G. UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT Periksalah jawaban Saudara dengan kunci jawaban test formatif yang ada di bagian belakang modul ini. Hitunglah jumlah jawaban Saudara yang sesuai dengan kunci jawaban, kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mngetahui tingkat penguasaan Saudara terhadap materi. Rumus = Jumlah jawaban yang sesuai kunci X 100% Jumlah semua soal Penjelasan tingkat penguasaan: 90% - 100% = sangat baik 80% - 89% = baik 70% - 79% = cukup 70% - 69% = kurang Kalau Saudara mencapai tingkat penguasaan 80% ke atas, Saudara dapat meneruskan dengan materi selanjutnya. Tetapi kalau nilai Saudara kurang dari 80% maka Saudara harus mengulangi materi ini terutama yang Saudara belum kuasai. 41

49 Kegiatan Belajar KEGIATAN BELAJAR 3 A. JUDUL : INPUT TRANSAKSI PERSEDIAAN,CETAK LAPORAN DAN PENGGUNAAN MENU UTILITY DALAM MENU OPERATOR B. Indikator Hasil Belajar Setelah mempelajari kegiatan belajar 3 ini, peserta diharapkan mampu: Menggunakan Menu Operator Mengisi Daftar Kode Barang Persediaan dan Daftar Penandatangan Melakukan input transaksi persediaan dan cetak Register Transaksi Harian Melakukan cetak laporan Menggunakan menu utility. C. Uraian dan Contoh 3.1. MENU OPERATOR Menu operator dalam Aplikasi Persediaan adalah menu-menu yang digunakan dalam kegiatan pembukuan dan pelaporan barang persediaan, yang terdiri dari sub-sub menu yaitu, Referensi, Transaksi, Laporan, Utility dan Keluar. Untuk masuk ke menu operator, langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut: a. Hidupkan komputer sehingga muncul tampilan utama windows. Pada desktop selanjutnya akan nampak shortcut icon Aplikasi Persediaan sebagai berikut. Kemudian lakukan klik dua kali pada icon tersebut. Cara lain dapat dilakukan dengan membuka folder c:\psedia10 yang kemudian lakukan klik dua kali terhadap icon sebagai berikut Menu Operator Selanjutnya akan muncul tampilan sebagai berikut: 42.

50 b. Untuk masuk ke menu operator aplikasi Persediaan: Ketik Adi di kotak Username (sesuai dengan username di kegiatan belajar 3) Ketik Top di kotak Password (sesuai dengan password di kegiatan belajar 3) Ketik localhost di kotak IP Server apabila database tidak dipisahkan dalam server tersendir. Sementara apabila database dipusatkan dalam satu server maka IP Server diisi dengan kode server. Isikan Tahun Anggaran, dengan Tahun Anggaran 2011 c. Setelah pengisian username, password, IP Server dan Tahun Anggaran kemudian Klik tombol tombol untuk memulai aplikasi Persediaan atau klik untuk keluar dari aplikasi Persediaan ini. Setelah kita klik tombol memulai maka akan muncul tampilan sebagai berikut: Dalam Menu Operator ini terdapat beberapa submenu sebagai berikut: 1). Referensi berisi Tabel UAPB, Tabel UAPPB-Eselon 1, Tabel UAPPBWilayah, Tabel UAKPB. Di samping itu dalam Referensi juga disajikan Tabel Wilayah, Tabel Kanwil, Tabel Sub Subkelompok Barang Persediaan, Tabel Barang (untuk daftar item barang persediaan di bawah Sub Subkelompok Barang Persediaan) dan Penandatangan. 2). Transaksi digunakan untuk melakukan input transaksi yang terdiri dari Persediaan Masuk, Persediaan Keluar, Koreksi, Hasil Opname Fisik, Penghapusan Usang/Rusak, dan Konversi Hasil Migrasi. 3). Laporan, digunakan untuk melihat hasil dari kegiatan input di Submenu Transaksi, terdiri dari cetak Buku Persediaan, cetak Laporan Persediaan, 43

51 cetak Laporan Rincian Persediaan, cetak Laporan Posisi Persediaan di Neraca, cetak Laporan Mutasi Persediaan dan Daftar Transaksi Persediaan. 4). Utility, terdiri dari Kirim/Batal Kirim ke SIMAK-BMN, Pengiriman Saldo Awal ke SIMAK-BMN, Penerimaan dari UAPKPB, Backup/Restrore, Pengosongan Data, Pengosongan Transaksi dan Proses Tutup Tahun. Keluar, terdiri dari submenu Log Off digunakan apabila akan pindah ke Administrator atau ke user lain dalam aplikasi yang sama dan submenu Keluar digunakan apabila akan keluar dari aplikasi persediaan DAFTAR KODE BARANG PERSEDIAAN DAN DAFTAR PENANDATANGAN Daftar Kode Barang Persediaan Tahap selanjutnya, untuk dapat melakukan input transaksi persediaan adalah membuat Daftar Kode Barang Persediaan yang merupakan item-item persediaan yang ada di satker yang didasarkan pada perbedaan jenis, merk dan lain-lain dalam tiap-tiap Sub-subkelompok Barang Persediaan. Untuk membuat Daftar Kode Barang Persediaan langkah yang dilakukan adalah klik Referensi sehingga muncul tampilan sebagai berikut: 44

52 Kemudian klik Tabel Barang, sehingga akan muncul tampilan berikut ini. Dalam Daftar Kode Barang Persediaan tersebut sudah terdapat beberapa barang yang berasal dari hasil konversi persediaan yang telah dipindahkan dari Aplikasi Persediaan Apabila baru memulai menggunakan aplikasi dan tidak ada proses konversi maka Daftar Kode Barang Persediaan ini pada saat dibuka masih kosong. Untuk melakukan pengisian atau penambahan barang, yang dilakukan adalah klik icon, kemudian masukkan Sub- subkelompok Barang dengan cara mengisi kodenya atau dengan klik icon yang kemudian akan muncul Daftar Sub-subkelompok Barang sebagai berikut: Kemudian isi Nama Barang sesuai Sub-subkelompok Barang sebagaimana yang ditetapkan dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 45

53 29/PMK.06/2010, misal Kertas HVS. Caranya adalah dengan melakukan pencarian melalui tombol tanda panah bawah pada kotak Nama Barang untuk menemukan barang persediaan yang diinginkan atau dengan mengisi kolom Masukkan dasar Pencarian, contoh kertas HVS, maka aplikasi secara otomatis akan mengarahkan pada Sub-subkelompok barang yaitu kertas HVS, kemudian sebagaimana tampilan berikut: Setelah cursor berada pada Kertas Hvs, kemudian klik Pilih sehinga Subsubkelompok Barang (SSKEL.BRG) akan terisi Kertas HVS, dan Kode Barang secara otomatis terisi 6 digit secara otomatis dan berurut mulai dari untuk item Kertas HVS yang pertama. Begitu diplih lagi Kertas HVS Kode Barang secara otomatis akan terisi dengan dan seterusnya. Selanjutnya silahkan isi Nama Barang, misal Kertas HVS Kwarto merk Paper One, Apabila Satker membeli lebih dari satu merk Kertas HVS Kwarto maka harus dibedakan dengan cara menginput masing-masing. Namun, apabila hanya ada satu merk Kertas HVS Kwarto maka cukup diinput satu jenis saja. Kemudian isi Satuan menggunakan satuan ukuran yang umum dipakai untuk barang tersebut, misal rim. Karena sebelumnya sudah ada dua jenis kertas HVS maka Kertas HVS Kwarto merk Paper One ini secara otomatis memiliki kode Langkah-langkah tersebut nampak seperti tampilan berikut ini. 46

54 Kemudian klik icon sehingga Daftar Kode Barang Persediaan bertambah lagi satu item yaitu Kertas HVS Kwarto merk Paper One seperti pada tampilan berikut ini. Demikian seterusnya, apabila satker akan menginput transaksi atas suatu item/jenis barang bagian dari Sub-subkelompok Barang Persediaan, terlebih dahulu harus memasukkannya dalam Daftar Kode Barang Persediaan. UBAH, HAPUS, CETAK dan KELUAR Apabila operator akan mengubah barang pada daftar Kode Barang Persediaan dapat dilakukan dengan klik barang yang akan diubah (meletakkan cursor pada barang yang akan diubah) kemudian klik icon Ubah. Untuk menghapus barang pada Daftar Kode Barang Persediaan dapat dilakukan dengan terlebih dahulu 47

55 meng-klik barang yang akan dihapus kemudian klik icon Hapus. Sedangkan untuk melihat hasil inputan pada Daftar Kode Barang Persediaan dapat dilakukan dengan klik icon Cetak. Untuk mengakhiri pengisian Daftar Kode Barang Persediaan klik icon Keluar Daftar Penandatangan Daftar Penandatangan adalah daftar untuk mengisi identitas dari Penanggungjawab UAKPB dan Pengelola Barang Persediaan. Selanjutnya, untuk mengisi daftar ini, klik Referensi, kemudian klik Penandatangan, sehingga muncul tampilan sebagai berikut: Kemudian klik untuk mengisi Penanggungjawab UAKPB dan Pengelola Barang Persediaan. Misal: Penanggungjawab UAKPB Nama : Budi Utomo, M.Sc. Jabatan : Kepala Bagian Umum NIP : Pengelola Barang Persediaan Nama : Eko Purnomo Jabatan : Pelaksana NIP : Kota : Jakarta Tanggal isi : 30 Juni 2011 Tanggal setuju: diisi sesuai dengan tanggal persetujuan (setelah pelaporan) Setelah pengisian akan nampak dalam Daftar Penandatangan sebagai berikut: 48

56 Untuk tanggal isi dan tanggal setuju disesuaikan dengan periode pembukuan dan pelaporan barang persediaan dari satker yang bersangkutan, kemudian klik. Kegiatan pengisian tabel penandatangan telah selesai, selanjutnya klik icon Keluar INPUT TRANSAKSI PERSEDIAAN DAN CETAK REGISTER TRANSAKSI HARIAN Menu utama dalam Menu Operator adalah Menu Transaksi. Kegiatan pembukuan barang persediaan dilakukan dalam menu ini, dimana menu Transaksi terbagi dalam beberapa submenu sebagaimana namapak dalam gambar berikut ini. Transaksi Persediaan terdiri dari: 1. Persediaan Masuk, digunakan untuk mencatat/menginput perolehan/penambahan persediaan pada Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Barang (UAKPB) atau pada Unit Akuntansi Pembantu Kuasa Pengguna Barang (UAPKPB). 2. Persediaan Keluar, digunakan untuk mencatat/menginput pengurangan persediaan pada Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Barang (UAKPB) atau pada Unit Akuntansi Pembantu Kuasa Pengguna Barang (UAPKPB). 49

57 3. Koreksi, digunakan untuk mencatat/menginput koreksi atas kesalahan dalam pembukuan pada Persediaan Masuk dan/atau Persediaan Keluar pada Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Barang (UAKPB) atau pada Unit Akuntansi Pembantu Kuasa Pengguna Barang (UAPKPB) yang telah dikirimkan pada unit akuntansi berikutnya sesuai jenjang pelaporan BMN. 4. Hasil Opname Fisik, untuk mencatat/menginput persediaan hasil dari penghitungan secara Fisik yang dilakukan tiap akhir semester atau sekurang-kurangnya sekali pada akhir tahun. 5. Penghapusan Usang/Rusak, untuk mencatat/menginput penghapusan persediaan yang usang/rusak yang telah ditetapkan penghapusannya. 6. Konversi Hasil migrasi, untuk mencatat/menginput persediaan hasil migrasi BMN yang sesuai klasifikasinya ditetapkan sebagai barang persediaan yang tidak berasal dari konversi persediaan. Untuk lebih jelasnya, penggunaan dari masing-masing submenu Transaksi akan dibahas berikut ini Persediaan masuk Menu Persediaan Masuk, terdiri dari Saldo Awal, Pembelian, Transfer Masuk, Hibah Masuk, Rampasan dan Perolehan Lainnya sebagaimana nampak dalam aplikasi pada gambar berikut ini. a. Saldo Awal Digunakan untuk mencatat/menginput persediaan yang diperoleh sebelum tahun anggaran berjalan bisa berasal dari pembelian, transfer masuk, hibah masuk, rampasan atau perolehan lainnya yang belum pernah dicatat dalam aplikasi persediaan. b. Pembelian Digunakan untuk mencatat/menginput persediaan yang diperoleh dari pembelian persediaan pada tahun anggaran berjalan. 50

58 c. Transfer Masuk Digunakan untuk mencatat/menginput persediaan yang diperoleh dari satker lain dalam lingkungan pemerintah pusat pada tahun anggaran berjalan. d. Hibah Masuk Digunakan untuk mencatat/menginput persediaan yang diperoleh dari entitas lain di luar pemerintah pusat yang diberikan sebagai hibah kepada pemerintah pusat pada tahun anggaran berjalan, bisa berasal dari lembaga keagamaan, lembaga sosial atau lembaga kemasyarakatan lainnya dan pemerintah daerah. e. Rampasan Digunakan untuk mencatat/menginput persediaan yang diperoleh dari rampasan yang ditetapkan oleh peraturan perundang-undangan menjadi aset negara. f. Perolehan Lainnya Digunakan untuk mencatat/menginput persediaan yang diperoleh UAKPB atau UAPKPB pada tahun anggaran berjalan yang tidak dapat dikategorikan sebagai transaksi pada menu Saldo Awal, Pembelian, Transfer Masuk, Hibah Masuk dan Rampasan. Bagaimana penggunaan masing-masing Menu Persediaan Masuk akan diberikan contoh transaksi dan cara inputnya di aplikasi persediaan sebagai berikut: 1. Saldo Awal Transaksi Saldo Awal Pada tanggal 2 Januari 2011 dilakukan pembukuan atas persediaan dari hasil opname fisik di gudang persediaan dengan Berita Acara Nomor: 001/BA/2010 tanggal 31 Desember 2010, diketahui terdapat beberapa persediaan yang belum diinput dalam aplikasi, sebagai berikut: No. Barang Persediaan Jumlah unit Harga per Unit (Rp) Kertas HVS A4 Stapler HD-50 merk Joyco Isi Staples besar Ordner merk Gungyu Map Kertas 20 rim 10 buah 15 kotak 5 buah 12 buah Langkah-langkah untuk mencatat transaksi dalam aplikasi persediaan adalah sebagai berikut: 51

59 a. Klik menu Transaksi, kemudian klik Persediaan Masuk, kemudian klik Saldo Awal. Transaksi Persediaan Masuk Saldo Awal Maka akan muncul tampilan sebagai berikut: b. Kemudian klik icon, dilanjutkan dengan menginput persediaan dalam Register Transaksi Harian ( RTH) Saldo Awal, setelah memastikan seluruh barang persediaan yang akan diinput dalam transaksi sudah ada dalam Daftar Kode Barang Persediaan yang diisi terlebih dahulu melalui menu Referensi Tabel Barang, dengan urutan pengisian di RTH Saldo Awal sebagai berikut: 4) Isi Kode Persediaan, dengan cara klik icon, kemudian pilih persediaan yang akan diinput, seperti tampilan berikut ini: 52

60 Selanjutnya, Kode Persediaan akan terisi sebagai berikut: Kemudian Jumlah masuk diisi dengan jumlah kertas HVS A4 yaitu 20, Harga Beli Satuan diisi Kolom keterangan diisi dengan hal-hal yang ingin dijelaskan oleh operator terkait dengan persediaan. Misal: Disimpan di gudang persediaan. Seperti tampilan berikut ini. 53

61 Selanjutnya tampilan aplikasi akan nampak sebagai berikut: Setelah klik Tambah brg cara pengisian barang ke dua dan seterusnya mengikuti prosedur yang sama yaitu kembali lagi ke prosedur nomor 4). c. Setelah seluruh persediaan diinput kemudian klik Selesai, maka RTH Saldo Awal akan nampak sebagai berikut: Untuk dapat melihat isi dari Register Transaksi harian dapat dilakukan dalam tampilan di atas dengan klik kemudian pilih periode tanggal buku (Januari) kemudian Cetak, maka akan tampak Register Transaksi Harian Persediaan Masuk (Saldo Awal) sebagai berikut: 54

62 2. Pembelian Transaksi Pembelian Pada tanggal 20 Januari 2011, dibukukan persediaan hasil pembelian berdasarkan dokumen berupa SPM nomor dan SP2D nomor X tanggal 19 Januari 2011, sebagai berikut: No. Barang Persediaan Jumlah unit Harga per Unit (Rp) rim Kertas HVS Kwarto rim Kertas HVS F buah Toner Printer HP Laserjet box Ballpoint Standard Tecno box Pensil Staedtler Mars 2B buah Spidol Whiteboard Artline Langkah-langkah untuk mencatat transaksi dalam aplikasi persediaan adalah sebagai berikut: a. Klik menu Transaksi, kemudian klik Persediaan Masuk, kemudian klik Pembelian. Transaksi Persediaan Masuk Pembelian Maka akan muncul tampilan sebagai berikut: b. Kemudian klik icon, dilanjutkan dengan menginput persediaan dalam Register Transaksi Harian (RTH) Pembelian, setelah memastikan seluruh barang persediaan yang akan diinput dalam transaksi sudah ada dalam Daftar Kode Barang Persediaan yang diisi terlebih dahulu melalui menu Referensi Tabel Barang, dengan urutan pengisian di RTH Pembelian sebagai berikut: 1) Isi nomor dokumen bukti berupa SP2D nomor X dan tanggal dokumen bukti 19 Januari 2011 pada kolom masing-masing. 55

63 2) Isi tanggal pembukuan dengan 20 Januari 2011 Aplikasi akan memperlihatkan tampilan sebagai berikut: 3) Isi Kode Persediaan, dengan cara klik icon, kemudian pilih persediaan yang akan diinput dalam Pembelian, seperti yang dilakukan pada transaksi saldo awal pada point 4) di atas, kemudian setelah selesai pengisian satu barang klik icon selanjutnya untuk barang persediaan kedua, ketiga dan seterusnya diinput dengan sebelumnya klik icon. Setelah seluruh barang yang ada dalam dokumen berupa faktur yang terdapat dalam SP2D nomor X tanggal 19 Januari 2011 diinput maka pada Register Transaksi Harian Pembelian akan nampak seperti tampilan berikut ini: Keterangan merk barang persediaan bisa diisikan pada kolom Keterangan c. Setelah itu klik Selesai dan dapat dilanjutkan dengan mencetak Register Transaksi Harian Persediaan Masuk (Pembelian) yang sama prosedurnya 56

64 dengan cetak RTH Saldo Awal di atas atau dengan pilih periode Tahun RTH Pembelian nampak seperti tampilan berikut ini. 3. Transfer Masuk Transaksi Transfer Masuk Pada tanggal 2 Februari 2011, diterima barang persediaan dari kantor pusat (satker) dalam lingkungan Badan Meteorologi dan Geofisika berupa suku cadang alat pemantauan kualitas udara untuk Balai Besar Wilayah II Ciputat dengan bukti berupa Berita Acara Serah Terima Barang nomor 002/TK/2011 tanggal 2 Februari 2011, sebagai berikut: No. Barang Persediaan Jumlah unit Harga per Unit (Rp) 1. Suku cadang aerosol sampler 5 buah Suku cadang passive sampler 5 buah Suku cadang ozone analyzer 2 buah Langkah-langkah untuk mencatat transaksi dalam aplikasi persediaan adalah sebagai berikut: a. Klik menu Transaksi, kemudian klik Persediaan Masuk, kemudian klik Pembelian. Transaksi Persediaan Masuk Transfer Masuk Maka akan muncul tampilan sebagai berikut: 57

65 b. Kemudian klik icon, dilanjutkan dengan menginput persediaan dalam Register Transaksi Harian (RTH) Transfer Masuk, setelah memastikan seluruh barang persediaan yang akan diinput dalam transaksi sudah ada dalam Daftar Kode Barang Persediaan yang diisi terlebih dahulu melalui menu Referensi Tabel Barang, dengan urutan pengisian di RTH Transfer masuk sebagai berikut: 1) Isi nomor dokumen bukti berupa Berita Acara Serah Terima Barang nomor 002/TK/2011 tanggal 2 Februari 2011 pada kolom masingmasing. 2) Isi tanggal pembukuan dengan 2 Februari ) Isi Kode Organisasi Pengirim, jika diketahui, atau nama organisasi pengirim saja apabila tidak diketahui kodenya. 4) Isi Kode Persediaan, dengan cara klik icon, kemudian pilih persediaan yang akan diinput dalam Transfer Masuk sama dengan yang dilakukan pada transaksi saldo awal pada point 4), kemudian klik icon selanjutnya untuk barang persediaan kedua, ketiga dan seterusnya diinput dengan sebelumnya klik icon, yang setelah seluruh barang dalam dokumen BAST nomor 002/TK/2011 tanggal 2 Januari 2011 diinput akan nampak seperti tampilan berikut ini: 58

66 c. Kemudian klik Selesai dan selanjutnya untuk mengetahui tampilan isi RTH Transfer Masuk dapat dicetak dengan tampilan sebagai berikut: 4. Hibah Masuk, Rampasan dan Perolehan Lainnya Perolehan persediaan dimasukkan sebagai Hibah Masuk, apabila UAKPB menerima persediaan dari entitas di luar Pemerintah Pusat, seperti organisasi masyarakat, pemerintah daerah maupun pemerintah luar negeri. Untuk mencatat transaksi ini, menu yang dipilih adalah Transaksi Persediaan Masuk Hibah Masuk. Adapun langkah-langkahnya sama dengan langkah-langkah pada Saldo Awal, Pembelian dan Transfer Masuk. Untuk itu, penulis tidak memberikan ilustrasi dalam modul ini. Peserta diharapkan mencoba sendiri, apabila ada masalah dapat ditanyakan langsung kepada pengajar/instruktur di kelas. Sedangkan persediaan dimasukkan sebagai Rampasan, apabila UAKPB menerima persediaan dari rampasan sebagai pelaksanaan wewenang negara. Untuk mencatat transaksi ini, menu yang dipilih adalah Transaksi Persediaan Masuk Rampasan. Adapun langkah-langkahnya sama dengan langkahlangkah pada Saldo Awal, Pembelian dan Transfer Masuk. Untuk itu, penulis tidak memberikan ilustrasi dalam modul ini. Peserta diharapkan mencoba sendiri, apabila ada masalah dapat ditanyakan langsung kepada pengajar/instruktur di kelas. Untuk Menu Perolehan Lainnya, digunakan apabila UAKPB menerima persediaan yang tidak dapat dikategorikan sebagai transaksi Saldo Awal, Pembelian, Transfer Masuk, Hibah Masuk maupun Rampasan. Adapun langkahlangkahnya sama dengan langkah-langkah pada Saldo Awal, Pembelian dan Transfer Masuk. Untuk itu, penulis tidak memberikan ilustrasi dalam modul ini. Peserta diharapkan mencoba sendiri, apabila ada masalah dapat ditanyakan langsung kepada pengajar/instruktur di kelas. 59

67 Persediaan Keluar Menu Persediaan Keluar, terdiri dari Habis Pakai, Transfer Keluar, Hibah Keluar, Usang, Rusak dan Penghapusan Lainnya sebagaimana nampak dalam aplikasi pada gambar berikut ini. Penjelasan dari masing-masing menu tersebut adalah sebagai berikut: a. Habis Pakai adalah menu yang digunakan untuk merekam persediaan yang habis pakai (telah digunakan) untuk kepentiangan operasional UAKPB. b. Transfer Keluar adalah menu yang digunakan untuk transaksi penyerahan persediaan kepada UAKPB lain dalam lingkup Pemerintah Pusat. c. Hibah Keluar adalah menu yang digunakan untuk transaksi pengeluaran persediaan dari satu UAKPB kepada pihak ketiga diluar lingkup Pemerintah Pusat. d. Usang adalah menu digunakan untuk merekam persediaan yang tidak dapat dimanfaatkan untuk kegiatan operasional bukan hanya karena usianya tapi juga karena sudah ketinggalan teknologi atau ketidaksesuaian spesifikasi atau tidak kompetibel lagi dengan alat yang digunakan. e. Rusak adalah menu untuk merekam persediaan yang tidak dapat dimanfaatkan untuk kegiatan operasional karena secara fisik dan/atau fungsi telah rusak. f. Penghapusan Lainnya adalah menu yang digunakan untuk merekam pengeluaran persediaan yang tidak dapat dimasukkan dalam menu-menu tersebut di atas. Menu-menu Persediaan Keluar fokus kepada data jumlah barang persediaan yang keluar dan tidak menyertakan harga barang persediaan yang keluar. Bagaimana contoh-contoh penggunaan menu-menu tersebut dalam aplikasi akan diuraikan pada ilustrasi dan pembahasan berikut ini. 60

68 1. Habis Pakai Transaksi Habis Pakai Pada tanggal 25 Januari 2011 dibukukan penggunaan barang persediaan untuk kegiatan UAKPB melalui bukti pengeluaran barang persediaan nomor 01/K/2011 tanggal 25 Januari 2011, sebagai berikut: No Barang Persediaan Kertas HVS Kwarto Kertas HVS F4 Toner Printer HP Laserjet Ballpoint Standard Tecno Pensil Staedtler Mars 2B Jumlah unit 6 rim 10 rim 2 buah 4 box 4 box Langkah-langkah untuk mencatat transaksi dalam aplikasi persediaan adalah sebagai berikut: a. Klik menu Transaksi, kemudian klik Persediaan Keluar, kemudian klik Habis Pakai. Transaksi Persediaan Keluar Habis Pakai Maka akan muncul tampilan sebagai berikut: b. Kemudian klik icon, dilanjutkan dengan menginput persediaan dalam Register Transaksi Harian (RTH) Barang Habis Pakai, setelah memastikan seluruh barang persediaan yang akan diinput dalam transaksi tersebut sudah pernah diinput dalam transaksi Persediaan Masuk dan masih ada saldonya, dengan urutan pengisian di RTH Barang Habis Pakai sebagai berikut: 1) Isi nomor dokumen bukti berupa Bukti Pengeluaran Barang Nomor 01/K/2011 tanggal 25 Januari 2011 pada kolom masing-masing. 2) Isi tanggal pembukuan dengan 25 Januari ) Isi Kode Persediaan, dengan cara klik icon, kemudian pilih persediaan yang akan diinput dalam Barang Habis Pakai seperti pada. transaksi saldo awal point 4) di atas, kemudian klik icon 61

69 Selanjutnya untuk barang persediaan kedua, ketiga dan seterusnya diinput dengan sebelumnya klik icon dan pilih persediaan. Setelah seluruh barang pada dokumen habis pakai dengan nomor 01/K/20011 diinput akan nampak seperti tampilan berikut ini: c. Kemudian klik Selesai apabila seluruh barang dalam satu dokumen sudah selesai diinput. Untuk mengetahui tampilan isi RTH Habis Pakai dapat dicetak dengan tampilan sebagai berikut: 2. Transfer Keluar Transaksi Transfer Keluar Pada tanggal 5 Februari 2011 dibukukan penyerahan barang persediaan kepada UAKPB lain yaitu Stasiun Tangerang untuk kegiatan inventarisasi melalui bukti pengeluaran barang persediaan nomor 01/TK/2011 tanggal 5 Februari 2011, sebagai berikut: No. Barang Persediaan Jumlah unit Kertas HVS A4 Stapler HD-50 merk Joyco 20 rim 10 buah 62

70 Langkah-langkah untuk mencatat transaksi dalam aplikasi persediaan adalah sebagai berikut: a. Klik menu Transaksi, kemudian klik Persediaan Keluar, kemudian klik Transfer Keluar. Transaksi Persediaan Keluar Transfer Keluar Maka akan muncul tampilan sebagai berikut: b. Kemudian klik icon, dilanjutkan dengan menginput persediaan dalam Register Transaksi Harian (RTH) Transfer Keluar, setelah memastikan seluruh barang persediaan yang akan diinput dalam transaksi tersebut sudah pernah diinput dalam transaksi Persediaan Masuk dan masih ada saldonya, dengan urutan pengisian di RTH Transfer Keluar sebagai berikut: 4) Isi nomor dokumen bukti berupa Bukti Pengeluaran Barang Nomor 01/TK/2011 tanggal 5 Februari 2011 pada kolom masing-masing. 5) Isi tanggal pembukuan dengan 5 Februari ) Isi Kode Organisasi Tujuan dengan Stasiun Tangerang 7) Isi Kode Persediaan, dengan cara klik icon, kemudian pilih persediaan yang akan diinput dalam Transfer Keluar dengan cara yang sama dengan yang dilakukan pada transaksi saldo awal point 4), kemudian klik icon. Selanjutnya untuk barang persediaan kedua, ketiga dan seterusnya diinput dengan sebelumnya klik icon kemudian pilih persediaan kedua, ketiga dan seterusnya. 8) Kolom keterangan dapat diisi dengan: untuk kegiatan inventarisasi 63

71 Setelah seluruh barang pada dokumen transfer keluar diinput akan nampak seperti tampilan berikut ini: c. Kemudian klik Selesai apabila seluruh barang dalam satu dokumen sudah selesai diinput. Untuk mengetahui tampilan isi RTH Transfer Keluar dapat dicetak dengan tampilan sebagai berikut: 3. Hibah Keluar Transaksi Transfer Keluar Pada tanggal 3 Maret 2011 dibukukan penyerahan barang persediaan kepada pemda yaitu Kota Tangerang Selatan untuk membantu kegiatan penyuluhan dalam rangka menghadapi cuaca ekstrim, melalui bukti pengeluaran barang persediaan nomor 01/HK/2011 tanggal 1 Maret 2011, sebagai berikut: No. Barang Persediaan Jumlah unit 1. Toner Printer HP Laserjet 2 buah 64

72 Langkah-langkah untuk mencatat transaksi dalam aplikasi persediaan adalah sebagai berikut: a. Klik menu Transaksi, kemudian klik Persediaan Keluar, kemudian klik Hibah Keluar. Transaksi Persediaan Keluar Hibah Keluar Maka akan muncul tampilan sebagai berikut: b. Kemudian klik icon, dilanjutkan dengan menginput persediaan dalam Register Transaksi Harian (RTH) Hibah Keluar, setelah memastikan seluruh barang persediaan yang akan diinput dalam transaksi tersebut sudah pernah diinput dalam transaksi Persediaan Masuk dan masih ada saldonya, dengan urutan pengisian di RTH Hibah Keluar sebagai berikut: 1) Isi nomor dokumen bukti berupa Bukti Pengeluaran Barang Nomor 01/HK/2011 tanggal 1 Maret 2011 pada kolom masing-masing. 2) Isi tanggal pembukuan dengan 3 Maret ) Isi Kode Organisasi Tujuan dengan Kota Tangerang Selatan 4) Isi Kode Persediaan, dengan cara klik icon, kemudian pilih persediaan yang akan diinput dalam Hibah Keluar Keluar seperti yang dilakukan pada transaksi saldo awal point 4), kemudian klik icon. Selanjutnya untuk barang persediaan kedua, ketiga dan seterusnya diinput dengan sebelumnya klik icon. 5) Kolom keterangan dapat diisi dengan: untuk kegiatan penyuluhan dalam rangka menghadapi cuaca ekstrim. Setelah seluruh barang pada dokumen hibah keluar diinput akan nampak seperti tampilan berikut ini: 65

73 c. Kemudian klik Selesai apabila seluruh barang dalam satu dokumen sudah selesai diinput. Untuk mengetahui tampilan isi RTH Hibah Keluar dapat dicetak dengan tampilan sebagai berikut: 4. Barang Usang Transaksi Barang Usang Pada tanggal 29 Juni 2011 dibukukan surat keputusan perubahan kondisi barang persediaan Nomor Kep-01/KB/2011 tanggal 29 Juni 2011, sebagai berikut: No. Barang Persediaan Jumlah unit Keterangan 1. Suku cadang passive sampler 5 buah Usang Keterangan: tidak kompetibel lagi dengan peralatan yang ada Langkah-langkah untuk mencatat transaksi dalam aplikasi persediaan adalah sebagai berikut: a. Klik menu Transaksi, kemudian klik Persediaan Keluar, kemudian klik Usang. Transaksi Persediaan Keluar Usang Maka akan muncul tampilan sebagai berikut: 66

74 b. Kemudian klik icon, dilanjutkan dengan menginput persediaan dalam Register Transaksi Harian (RTH) Barang Usang, setelah memastikan seluruh barang persediaan yang akan diinput dalam transaksi tersebut sudah pernah diinput dalam transaksi Persediaan Masuk dan masih ada saldonya, dengan urutan pengisian di RTH Barang Usang sebagai berikut: 1) Isi nomor dokumen bukti berupa Bukti Pengeluaran Barang Nomor Kep- 001/KB/2011 tanggal 29 Juni 2011 pada kolom masing-masing. 2) Isi tanggal pembukuan dengan 29 Juni ) Isi Kode Persediaan, dengan cara klik icon, kemudian pilih persediaan yang akan diinput dalam Barang Usang seperti pada transaksi saldo awal point 4) di atas, kemudian klik icon. Selanjutnya untuk barang persediaan kedua, ketiga dan seterusnya diinput dengan sebelumnya klik icon. 4) Kolom keterangan dapat diisi dengan: tidak kompetibel lagi dengan peralatan yang ada. Setelah seluruh barang pada dokumen barang usang diinput akan nampak seperti tampilan berikut ini: 67

75 c. Kemudian klik Selesai apabila seluruh barang dalam satu dokumen sudah selesai diinput. Untuk mengetahui tampilan isi RTH Barang Usang dapat dicetak dengan tampilan sebagai berikut: 5. Barang Rusak Transaksi Barang Rusak Pada tanggal 29 Juni 2011 dibukukan surat keputusan perubahan kondisi barang persediaan Nomor Kep-01/KB/2011 tanggal 29 Juni 2011, sebagai berikut: No. Barang Persediaan Jumlah unit Keterangan 1. Spidol Whiteboard Artline buah Rusak Keterangan: tidak dapat dipakai lagi karena kering a. Klik menu Transaksi, kemudian klik Persediaan Keluar, kemudian klik Rusak. Transaksi Persediaan Keluar Rusak Maka akan muncul tampilan sebagai berikut: b. Kemudian klik icon, dilanjutkan dengan menginput persediaan dalam Register Transaksi Harian (RTH) Barang Rusak, setelah memastikan seluruh barang persediaan yang akan diinput dalam transaksi tersebut sudah pernah diinput dalam transaksi Persediaan Masuk dan masih ada saldonya, dengan urutan pengisian di RTH Barang Rusak sebagai berikut: 1) Isi nomor dokumen bukti berupa Bukti Pengeluaran Barang Nomor Kep001/KB/2011 tanggal 29 Juni 2011 pada kolom masing-masing. 2) 68 Isi tanggal pembukuan dengan 29 Juni 2011

76 3) Isi Kode Persediaan, dengan cara klik icon, kemudian pilih persediaan yang akan diinput dalam Barang Rusak, kemudian klik icon selanjutnya untuk barang persediaan kedua, ketiga dan seterusnya diinput dengan sebelumnya klik icon. 4) Kolom keterangan dapat diisi dengan: tidak dapat dipakai lagi karena kering. Setelah seluruh barang pada dokumen barang rusak diinput akan nampak seperti tampilan berikut ini: c. Kemudian klik Selesai apabila seluruh barang dalam satu dokumen sudah selesai diinput. Untuk mengetahui tampilan isi RTH Barang Rusak dapat dicetak dengan tampilan sebagai berikut: Setelah melakukan penginputan barang usang dan barang rusak maka setelah keluar dari Register Transaksi Harian dengan klik icon Keluar, tampilan pada menu operator akan nampak sebagai berikut: 69

77 Pada menu operator terlihat tambahan informasi untuk Barang usang/rusak yang belum dihapuskan dengan yaitu usang: 5 barang dan rusak: 5 barang, dengan tulisan warna merah. Informasi ini sebagai penanda bahwa ada sejumlah barang usang/rusak yang masih menjadi tanggungjawab pengelola barang persediaan karena belum dihapuskan dan tidak termasuk dalam jumlah persediaan dalam Laporan Persediaan. Selain itu juga berfungsi untuk data pengajuan penghapusan atas barang usang/rusak. 6. Penghapusan Lainnya Menu Penghapusan Lainnya ini digunakan untuk merekam pengurangan persediaan yang disebabkan oleh transaksi selain karena pakai habis, transfer keluar, hibah keluar dan usang/rusak. Misalkan, penghapusan karena persediaan hilang akibat pencurian. Contoh transaksi: Diterbitkan Surat Keputusan Penghapusan Nomor Kep-002/Php/2011 tanggal 25 April 2011 atas barang persediaan yang hilang karena dicuri, sebagai berikut: Nama barang Toner Printer HP Laserjet jumlah 1 buah Maka pencatatan dalam Aplikasi Persediaan adalah sebagai berikut: a. Klik menu Transaksi, kemudian klik Persediaan Keluar, kemudian klik Penghapusan Lainnya. Transaksi Persediaan Keluar Penghapusan Lainnya. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut: 70

78 b. Kemudian klik icon, dilanjutkan dengan menginput persediaan dalam Register Transaksi Harian (RTH) Penghapusan Lainnya, setelah memastikan seluruh barang persediaan yang akan diinput dalam transaksi tersebut sudah pernah diinput dalam transaksi Persediaan Masuk dan masih ada saldonya, dengan urutan pengisian di RTH Penghapusan Lainnya sebagai berikut: 1) Isi nomor dokumen bukti berupa Bukti Pengeluaran Barang Nomor Kep- 002/Php/2011 tanggal 25 April 2011 pada kolom masing-masing. 2) Isi tanggal pembukuan dengan 25 April ) Isi Kode Persediaan, dengan cara klik icon, kemudian pilih persediaan yang akan diinput dalam Penghapusan Lainnya, kemudian klik icon selanjutnya untuk barang persediaan kedua, ketiga dan seterusnya diinput dengan sebelumnya klik icon. 4) Kolom keterangan dapat diisi dengan: hilang karena dicuri. Setelah seluruh barang pada dokumen penghapusan lainnya diinput akan nampak seperti tampilan berikut ini: 71

79 c. Kemudian klik Selesai apabila seluruh barang dalam satu dokumen sudah selesai diinput. Untuk mengetahui tampilan isi RTH Penghapusan Lainnya dapat dicetak dengan tampilan sebagai berikut: Penghapusan Usang/Rusak Transaksi Penghapusan Barang Usang/Rusak Pada tanggal 30 Juni 2011 dibukukan surat keputusan penghapusan barang persediaan yang usang/rusak dengan Surat Keputusan Nomor Kep003/Php/2011 tanggal 30 Juni 2011, sebagai berikut: No. Barang Persediaan Jumlah unit Keterangan 1. Suku cadang Passive Sampler 5 buah Usang 2. Spidol Whiteboard Artline buah Rusak a. Klik menu Transaksi, kemudian klik Penghapusan Usang/Rusak. Transaksi Penghapusan Usang/Rusak Maka akan muncul tampilan sebagai berikut: b. Kemudian klik icon, dilanjutkan dengan menginput persediaan dalam Register Transaksi Harian (RTH) Penghapusan Usang/Rusak, setelah memastikan seluruh barang persediaan yang akan diinput dalam transaksi tersebut sudah pernah diinput dalam transaksi Usang/Rusak, dengan urutan pengisian di Persediaan RTH Keluar Penghapusan Usang/Rusak dimulai dari penghapusan barang usang, sebagai berikut: 72

80 1) Isi nomor dokumen bukti berupa Surat Keputusan Penghapusan Nomor Kep-003/Php/2011 tanggal 30 Juni 2011 pada kolom masing-masing. 2) Isi tanggal pembukuan dengan 30 Juni ) Pilih Transaksi Persediaan dengan Hapus Usang 4) Isi Kode Persediaan, dengan cara klik icon, yang kemudian akan muncul daftar barang usang, sesuai tampilan berikut ini: 5) Kemudian pilih persediaan dalam daftar barang usang yang akan dihapus dengan meng-klik persediaan tersebut (suku cadang passive sampler) dan selanjutnya klik Pilih yang nampak seperti tampilan berikut ini: 6) Selanjutnya isi jumlah barang usang yang akan dihapus (5 buah) dan dilanjutkan dengan pengisian kolom keterangan jika ada informasi tambahan terkait dengan pengahapusan barang usang. 73

81 7) Kemudian klik dan selanjutnya akan nampak seperti tampilan berikut ini: c. Kemudian klik icon, dilanjutkan dengan menginput penghapusan barang rusak, sebagai berikut: 1) Isi nomor dokumen bukti berupa Surat Keputusan Penghapusan Nomor Kep-003/Php/2011 tanggal 30 Juni 2011 pada kolom masing-masing. 2) Isi tanggal pembukuan dengan 30 Juni ) Pilih Transaksi Persediaan dengan Hapus Rusak 4) Isi Kode Persediaan, dengan cara klik icon, yang kemudian akan muncul daftar barang usang, sesuai tampilan berikut ini 5) Kemudian pilih persediaan dalam daftar barang usang yang akan dihapus dengan meng-klik persediaan tersebut (suku cadang passive 74

82 sampler) dan selanjutnya klik Pilih yang nampak seperti tampilan berikut ini: 6) Selanjutnya isi jumlah barang usang yang akan dihapus (5 buah) dan dilanjutkan dengan pengisian kolom keterangan jika ada informasi tambahan terkait dengan pengahapusan barang usang. 7) Kemudian klik dan selanjutnya akan nampak seperti tampilan berikut ini: d. Kemudian untuk mengetahui tampilan isi RTH Penghapusan Usang/Rusak dapat dicetak dengan tampilan sebagai berikut: 75

83 Setelah melakukan penginputan penghapusan barang usang/barang rusak maka setelah keluar dari Register Transaksi Harian dengan klik icon Keluar, tampilan pada menu operator akan kembali seperti sebelum input barang usang dan barang rusak, yaitu nampak sebagai berikut: Koreksi Sub Menu Transaksi Koreksi ini digunakan untuk melakukan koreksi untuk transaksi Persediaan yang sudah terkirim ke aplikasi SIMAK BMN. Transaksi yang dapat dilakukan proses koreksi ini dapat transaksi Persediaan Masuk atau Persediaan Keluar. Langkah yang dilakukan adalah dengan memilih menu Transaksi Koreksi, kemudian klik 76 maka akan muncul tampilan sbb:

84 Adapun cara pengisian Koreksi Persediaan terdiri dari isian sbb: No.Dokumen : Otomatis sesuai dengan setup UAKPB. Nomor Bukti : Diisi dengan nomor bukti koreksi. Tanggal Dokumen : Diisi dengan tanggal dokumen. Tanggal Buku : Diisi tanggal kapan Data Persediaan dibukukan/direkam. Tanggal pembukuan berkaitan dengan penentuan dalam mutasi semesterannya. Contoh: Bila transaksi terjadi dalam semester pertama (1), maka tanggal pembukuan berkisar antara tanggal 01 Januari s.d. 30 Juni dan seterusnya. Transaksi Persediaan : Dipilih Koreksi Masuk atau Koreksi Keluar. Kode Persediaan : Diisi/pilih menggunakan tombol, sesuai dengan kode kelompok dan jenis barang. Atau dapat dicari dengan menggunakan tombol. Dan yang muncul hanya kode kelompok barang yang sudah didaftarkan dalam tabel barang di tabel referensi. Jumlah : Diisi dengan jumlah persediaan yang masuk, jika dipilih transaksi Koreksi masuk. Harga Beli Satuan : Diisi dengan harga beli satuan, jika dipilih transaksi Koreksi masuk. Harga Total : Otomatis. Jumlah dikeluarkan : Diisi dengan jumlah persediaan yang dikeluarkan, jika dipilih transaksi Koreksi keluar. Terbilang : Otomatis akan terisi dengan kata-kata dari nilai harga total. Keterangan : Diisi dengan keterangan koreksi persediaan tersebut. 77

85 Proses pencetakan RTH Persediaan Koreksi dilakukan dengan cara mengisi isian kosong yang terdapat dalam format cetak Persediaan Koreksi terlebih dahulu. Tampilan layar untuk cetak Persediaan Koreksi adalah sebagai berikut: Konversi Hasil Migrasi Konversi hasil Migrasi digunakan untuk merekam barang persediaan dari daftar BMN hasil migrasi SIMAK BMN 2009 ke SIMAK BMN 2010 yang pindah akun dari aset tetap ke aset lancar (persediaan). Daftar BMN yang pindah akun dari aset tetap ke aset lancar (persediaan) tersebut dapat dilihat pada aplikasi SIMAK BMN UAKPB pada menu Proses Migrasi Kirim BMN Pindah Akun Aset Tetap ke Aset Lancar (persediaan). Langkah yang dilakukan adalah dengan memilih menu Transaksi Konversi Hasil Migrasi, maka akan muncul tampilan sbb: Kemudian klik 78 maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

86 Adapun cara pengisian RTH Konversi Hasil Migrasi adalah sebagai berikut: No.Dokumen : Otomatis sesuai dengan setup UAKPB. Nomor Bukti : Diisi dengan nomor bukti konversi hasil migrasi. Tanggal Dokumen : Diisi dengan tanggal dokumen. Tanggal Buku : Diisi tanggal kapan Data Persediaan dibukukan/direkam. Tanggal pembukuan berkaitan dengan penentuan dalam mutasi semesterannya. Contoh: Bila transaksi terjadi dalam semester pertama (1), maka tanggal pembukuan berkisar antara tanggal 01 Januari s.d. 30 Juni dan seterusnya. Kode Persediaan : Diisi/pilih menggunakan tombol, sesuai dengan kode kelompok dan jenis barang yang berpindah akun. Atau dapat dicari dengan menggunakan tombol. Dan yang muncul hanya kode : Dan apabila sudah dipilih kode barang hasil migrasi pada isian kode persediaan ini, nantinya kode persediaan akan langsung masuk tabel barang di tabel referensi. Jumlah Masuk : Diisi dengan jumlah barang masuk (defaultnya adalah 1). Harga Beli Satuan : Diisi dengan harga beli satuan. Harga Total : Otomatis. Terbilang : Otomatis akan terisi dengan kata-kata dari nilai harga total. Keterangan : Diisi dengan keterangan Konversi Hasil Migrasi Hasil Opname Fisik Sampai dengan transaksi terakhir, yang perlu kita ketahui adalah saldo barang persediaan berdasarkan pembukuan, dengan cara mencetak Laporan Rincian Persediaan. Caranya adalah dengan klik Menu Laporan Laporan 79

87 Rincian Persediaan Laporan Rincian Persediaan UAKPB, seperti tampilan berikut ini: Kemudian pilih Semester dan selanjutnya klik. Tampilan Laporan Rincian Persediaan UAKPB Semester I akan nampak sebagai berikut: Untuk jumlah total ada di halaman berikutnya. Namun, dari gambar tersebut di atas yang perlu kita perhatikan adalah jumlah unit masing-masing persediaan yang masih ada pada akhir semester adalah sebagai berikut: 80

88 No. Nama Persediaan Jumlah s.d. Juni Suku cadang aerosol sampler Suku cadang ozone analyzer Spidol Whiteboard Artline 500 Ballpoint Standard Tecno Stabilo Boss Pensil Staedler Mars 2B Map Kertas Ordner Gungyu Isi Stapler Besar Kertas HVS A4 Kertas HVS F4 (Folio) Kertas HVS Kwarto Daftar saldo persediaan akhir semester 1 ini dapat dijadikan dasar dalam melakukan opname fisik atas barang persediaan yang berada di gudang. Misalkan dari hasil opname fisik yang dilakukan pada akhir semester 1, berdasarkan Berita Acara Opname Fisik Nomor: 01/OP.1/2011 tanggal 30 Juni 2011 adalah sebagai berikut: No. Nama Persediaan Jumlah Hasil Opname fisik Suku cadang aerosol sampler Suku cadang ozone analyzer Spidol Whiteboard Artline 500 Ballpoint Standard Tecno Stabilo Boss Pensil Staedler Mars 2B Map Kertas Ordner Gungyu Isi Stapler Besar Kertas HVS A4 Kertas HVS F4 (Folio) Kertas HVS Kwarto Dari membandingkan hasil opname fisik dengan saldo menurut pembukuan yang dicetak akhir semester sebelum opname fisik menunjukkan ada perbedaan, sebagai berikut: No. Nama Persediaan Saldo Buku Saldo Fisik Selisih Lebih (kurang) 1. Spidol Whiteboard Artline (5) 81

89 2. Ballpoint Standard Tecno (1) 3. Stabilo Bos (2) Menu Hasil Opname Fisik, dalam hal ini digunakan untuk menginput barang hasil opname fisik agar jumlah sisa unit sesuai dengan jumlah fisik yang ada di gudang. Untuk melakukan input hasil opname fisik dilakukan dengan cara menginput seluruh barang sesuai dengan hasil berita acara opname fisik. Intinya penginputan pada Menu hasil Opname Fisik ini berfungsi untuk mengoreksi perbedaan jumlah saldo buku agar sesuai dengan jumlah fisik. Adapun langkah-langkah penggunaan Menu Opname Fisik adalah sebagai berikut: a. Klik menu Transaksi, kemudian klik Hasil Opname Fisik. Transaksi Hasil Opname Fisik Maka akan muncul tampilan sebagai berikut: b. Kemudian klik icon, dilanjutkan dengan menginput persediaan dalam Register Transaksi Harian (RTH) Hasil Opname Fisik, setelah memastikan seluruh barang persediaan yang akan diinput dalam transaksi tersebut sudah pernah diinput dalam transaksi sebelumnya, dengan urutan pengisian sebagai berikut: 1) Isi nomor dokumen bukti berupa Berita Acara Hasil Opname Fisik Nomor 01/OP.1/2011 tanggal 30 Junil 2011 pada kolom masing-masing. 2) Isi tanggal pembukuan dengan 30 Juni ) Isi Kode Persediaan, dengan cara klik icon, kemudian pilih persediaan yang akan diinput, kemudian isi jumlah barang, kemudian 82

90 klik icon selanjutnya untuk barang persediaan kedua, ketiga, dan seterusnya diinput dengan sebelumnya klik icon kemudian pilih persediaan, isi jumlah barang dan seterusnya. 4) Kolom keterangan dapat diisi dengan: jumlah sama, selisih lebih atau selisih kurang pilih yang sesuai. Setelah seluruh barang pada dokumen Berita Acara Opname Fisik diinput, akan nampak seperti tampilan berikut ini: c. Kemudian klik Selesai apabila seluruh barang dalam satu dokumen sudah selesai diinput. Untuk mengetahui tampilan isi RTH Hasil Opname Fisik dapat dicetak dengan tampilan sebagai berikut: Jumlah barang persediaan menurut RTH Hasil Opname Fisik ini selanjutnya akan mengubah saldo barang persediaan dalam Laporan Rincian Persediaan UAKPB pada akhir semester 1. Untuk itu, mari kita cetak Laporan Rincian Barang Persediaan UAKPB periode Semester 1 setelah input hasil opname fisik, sebagai berikut: 83

91 Maka hasilnya menunjukkan bahwa setelah input hasil opname fisik maka terjadi perubahan jumlah unit persediaan dari laporan sebelum opname fisik dengan laporan setelah opname fisik, sehingga jumlah persediaan akhir semester telah sesuai dengan jumlah fisiknya 3.4. CETAK LAPORAN Laporan yang dihasilkan oleh aplikasi persediaan terdiri dari Buku Persediaan, Laporan Persediaan, Laporan Rincian Persediaan, Laporan Posisi Persediaan di Neraca, Laporan Mutasi Persediaan dan Daftar Transaksi Persediaan. Untuk melihat sub-sub menu tersebut adalah denga klik menu Laporan, yang kemudian akan menampilkan gambar sebagai berikut: Fungsi dan peran dari laporan-laporan tersebut adalah sebagai berikut: 1). Buku Persediaan Buku Persediaan adalah buku yang digunakan untuk mencatat transaksi Persediaan tingkat UAKPB untuk per jenis barang yang dilakukan secara berkesinambungan dan sistematis. Buku Persediaan dibuat dalam bentuk kartu untuk setiap jenis (item) barang. Pada setiap buku persediaan dicantumkan kode dan uraian sub-sub kelompok barang untuk barang yang dapat diklasifikasikan sesuai Peraturan Menteri Keuangan nomor 29/PMK.06/2010. Langkah-langkah 84

92 yang dilakukan untuk membuka Buku Persediaan adalah dengan memilih menu Laporan Buku Persediaan, maka akan muncul tampilan sbb: Cara membuka Tampilan Buku Persediaan tingkat UAKPB dengan melakukan pengisian sebagai berikut: Kode Barang Nama Barang Parameter : : Diisi/pilih menggunakan tombol, sesuai dengan kode jenis barang. Otomatis terisi sesuai dengan kode jenis barang. : Dipilih secara per tanggal, bulanan atau tahunan. Contoh: Coba buka Buku Persediaan Suku cadang aerosol sampler pada bulan Februari Maka aplikasi akan menunjukkan tampilan sebagai berikut: Kemudian untuk mencetak Buku Persediaan dilakukan dengan cara klik tombol (cetak) pada tampilan di atas, sehingga layar menampilkan Buku Persediaan sebagai berikut: 2). Laporan Persediaan a) Laporan Persediaan UAKPB Laporan Persedian UAKPB adalah posisi persediaan pada suatu periode tertentu untuk tiap-tiap jenis transaksi yang ada di tingkat UAKPB. 85

93 Langkah-langkah yang dilakukan untuk membuka Laporan Persediaan UAKPB adalah dengan memilih menu Laporan Laporan Persedian Laporan Persediaan UAKPB, maka akan muncul tampilan sebagai berikut: Cara membuka Tampilan Laporan Persediaan tingkat UAKPB dengan melakukan pengisian sebagai berikut: Parameter : Dipilih secara per tanggal, bulanan atau tahunan. Pertanggal, masukkan tanggal akhir untuk laporan yang diinginkan Jika Semesteran, pilih semester I, semester II. Tahunan Kemudian untuk mencetak Laporan Persediaan UAKPB dilakukan dengan cara klik tombol (cetak) pada tampilan di atas, misal cetak laporan semester 1, sehingga layar menampilkan Laporan Persediaan UAKPB sebagai berikut: 86

94 b) Laporan Persediaan UAPKPB Laporan Persedian UAPKPB adalah posisi persediaan pada suatu periode tertentu untuk tiap-tiap jenis transaksi yang pernah dilakukan khusus tingkat UAPKPB dibawahnya, apabila UAKPB memiliki unit akuntansi pembantu UAKPB. Apabila tidak memiliki menu ini tentu saja tidak digunakan. Langkah-langkah untuk membuka Laporan Persediaan UAPKPB dilakukan adalah dengan memilih menu Laporan Laporan Persedian Laporan Persediaan UAPKPB, maka akan muncul tampilan sbb: Tampilan Buku Persediaan tingkat UAKPB terdiri dari isian sbb: Kode UAPKPB : Diisi/pilih menggunakan tombol, sesuai dengan kode UAPKPB. Parameter : Dipilih secara per tanggal, bulanan atau tahunan. Pertanggal, masukkan tanggal akhir untuk laporan yang diinginkan Jika Semesteran, pilih semester I, semester II. Tahunan 3). Laporan Rincian Persediaan a) Laporan Rincian Persediaan UAKPB Laporan Rincian Persediaan adalah sarana untuk melaporkan posisi Persediaan pada awal dan akhir suatu periode tertentu serta mutasi kuantitas Persediaan pada setiap periode tertentu. Laporan Rincian Persediaan UAKPB adalah sarana untuk melaporkan posisi Persediaan tingkat UAKPB pada awal dan akhir suatu periode tertentu serta mutasi Persediaan pada setiap periode tertentu. Langkah-langkah untuk membuka Laporan Rincian Persediaan UAKPB dilakukan dengan memilih menu Laporan Rincian Persediaan Rincian Persediaan UAKPB, maka akan muncul tampilan sbb: 87

95 Tampilan Rincian Persediaan tingkat UAKPB terdiri dari isian sbb: Parameter : Dipilih secara per tanggal, bulanan atau tahunan. Pertanggal, masukkan tanggal akhir untuk laporan yang diinginkan Jika Semesteran, pilih semester I, semester II. Tahunan Kemudian untuk mencetak Laporan Rincian Persediaan UAKPB dilakukan dengan cara klik tombol (cetak) pada tampilan di atas, misal cetak laporan semester 1, sehingga layar menampilkan Laporan Rincian Persediaan UAKPB sebagai berikut: b) Laporan Rincian Persediaan UAPKPB Laporan Rincian Persediaan UAPKPB adalah sarana untuk melaporkan posisi Persediaan tingkat UAPKPB pada awal dan akhir suatu periode tertentu serta mutasi Persediaan pada setiap periode tertentu. Langkah yang dilakukan adalah dengan memilih menu Laporan Rincian Persediaan Rincian Persediaan UAPKPB, maka akan muncul tampilan sbb: 88

96 Tampilan Rincian Persediaan tingkat UAPKPB terdiri dari isian sbb: Kode UAPKPB : Diisi/pilih menggunakan tombol, sesuai dengan kode UAPKPB. Parameter : Dipilih secara per tanggal, bulanan atau tahunan. Pertanggal, masukkan tanggal akhir untuk laporan yang diinginkan Jika Semesteran, pilih semester I, semester II. Tahunan 4). Laporan Posisi Persediaan di Neraca Laporan Posisi Persediaan di Neraca digunakan untuk melaporkan nilai Persediaan di laporan Neraca pada periode tertentu. Pencetakannya dilakukan dengan memilih menu Laporan Laporan Posisi Persediaan di Neraca, misal laporan sampai dengan 30 Juni 2011, setelah itu tampil menu seperti dibawah ini : Kemudian untuk mencetak Laporan Posisi Persediaan UAKPB dilakukan dengan cara klik tombol (cetak) pada tampilan di atas, misal cetak laporan sampai dengan 30 Juni 2011, sehingga layar menampilkan Laporan Posisi Persediaan UAKPB sebagai berikut: 89

97 5). Laporan Mutasi Persediaan Laporan Mutasi Persediaan adalah sarana untuk melaporkan posisi Persediaan pada awal dan akhir suatu periode tertentu serta mutasi tambah atau kurang dari nilai rupiah Persediaan pada setiap periode tertentu. Langkah yang dilakukan adalah dengan memilih menu Laporan Laporan Mutasi Persediaan, misal Laporan Mutasi Persediaan untuk periode 1 Januari 2011 sampai dengan 30 Juni 2011, maka akan muncul tampilan sebagai berikut: Kemudian untuk mencetak Laporan Mutasi Persediaan UAKPB dilakukan dengan cara klik tombol (cetak) pada tampilan di atas, misal cetak laporan mutasi dari 1 Januari 2011 sampai dengan 30 Juni 2011, sehingga layar menampilkan Laporan Posisi Persediaan UAKPB sebagai berikut: 90

98 6). Daftar Transaksi Persediaan Aplikasi ini memberikan fasilitas untuk membuat laporan berupa daftar transaksi Persediaan untuk tiap-tiap jenis transaksi yang pernah dilakukan pada tahun anggaran berjalan. Langkah yang dilakukan adalah dengan memilih menu Laporan Daftar Transaksi Persediaan, setelah itu tampil menu seperti dibawah ini: Tampilan Daftar Transaksi Persediaan terdiri dari isian sbb: Kode UPKPB : Diisi/pilih menggunakan tombol, sesuai dengan kode UAPKPB. Jenis Transaksi : Diisi/pilih menggunakan tombol, sesuai dengan kode jenis transaksi. Apabila tidak diisi akan tercetak semua jenis transaksi. Parameter : Diisi Per tanggal, Semesteran, atau Tahunan. Kemudian untuk mencetak Daftar Transaksi Persediaan dilakukan dengan cara klik tombol (cetak) pada tampilan di atas, misal cetak daftar transaksi saldo awal Tahun 2011, sehingga layar menampilkan Daftar Transaksi Persediaan UAKPB sebagai berikut: 91

99 3.5. MENU UTILITY Menu ini terdiri dari beberapa sub menu yaitu : 1) Kirim/Batal Kirim ke SIMAK BMN 2) Pengiriman Saldo Awal ke SIMAK-BMN 3) Penerimaan dari UAPKPB 4) Backup/Restore 5) Pengosongan Data 6) Pengosongan Referensi 7) Proses Tutup Tahun Tampilan dari menu utility ini nampak pada gambar berikut ini. Fungsi dan langkah-langkah penggunaan menu utility akan diuraikan dalam pembahasan berikut ini. 1. Kirim/Batal Kirim ke SIMAK-BMN Kirim/Batal Kirim ke SIMAK BMN digunakan untuk melakukan pengiriman data (ADK) persediaan dari transaksi tahun berjalan ke Aplikasi SIMAK-BMN tingkat UAKPB atau untuk membatalkan proses pengirimannya. Langkah yang dilakukan adalah dengan memilih menu Utility Kirim/Batal Kirim ke SIMAK-BMN, maka akan muncul tampilan sebagai berikut: Tampilan Proses Pengiriman Ke SIMAK BMN terdiri dari isian sbb: Periode : Dipilih Data Semester I atau Semester II. Tahun Angaran : Diisi dengan Tahun Anggaran. 92

100 Lokasi File : Untuk menempatkan file kirim dapat dilakukan pada file C:\PSEDIA10\KIRIM\ atau dapat diletakkan pada folder lain dengan cara klik icon Tombol. digunakan untuk melakukan proses pengiriman ADK ke SIMAK BMN. Tombol digunakan untuk melakukan pembatalan proses kirim yang sudah pernah dilakukan. 2. Pengiriman Saldo Awal ke SIMAK-BMN Pengiriman Saldo Awal ke SIMAK BMN digunakan untuk melakukan pengiriman data (ADK) saldo awal persediaan apabila ada perbedaan antara saldo awal dalam Aplikasi Persediaan dengan saldo awal dalam Aplikasi SIMAKBMN. Langkah yang dilakukan adalah dengan memilih menu Utility Pengiriman Saldo Awal ke SIMAK-BMN, maka akan muncul tampilan sebagai berikut: Tampilan Proses Pengiriman Ke SIMAK BMN terdiri dari isian sbb: Periode : Dipilih Data Semester I atau Semester II. Tahun Angaran : Diisi dengan Tahun Anggaran. Tombol digunakan untuk melakukan proses pengiriman ADK ke SIMAK BMN. 3. Penerimaan dari UAPKPB Bagi UAKPB kantor yang menetapkan adanya UAPKPB dimana UAPKPB tersebut dapat melakukan perekaman data, maka Pembantu UAKPB tersebut harus melakukan pengiriman ADK ke UAKPB-nya dan tidak boleh langsung 93

101 mengirim ke unit organisasi diatas UAKPB. Sedangkan kewajiban UAKPB adalah melakukan kompilasi/konsolidasi data yang diterima dari seluruh UAPKPB dibawahnya. Langkah yang dilakukan adalah dengan memilih menu Utility Penerimaan dari UAPKPB, setelah itu tampil menu seperti dibawah ini : Tampilan Proses Penerimaan dari UAPKPB terdiri dari isian sbb: Bulan : Diisi/pilih menggunakan tombol transaksi. Lokasi File : Diisi dengan lokasi file pengiriman dari UAPKPB atau pilih menggunakan tombol. 4. Backup/Restore a. Backup/Restore Database, sesuai dengan bulan Back-Up database digunakan untuk melakukan proses Back-Up data (seluruh transaksi) atau menyimpan data (seluruh transaksi) dalam media lain atau directory lain. Proses back up ini sebaiknya dilakukan secara periodik, misalnya sebulan sekali. Restore database digunakan apabila kita ingin mengembalikan data (seluruh transaksi) hasil back up kedalam sistem. Pastikan sebelum melakukan proses restore, setup lokasi harus sudah sesuai dengan data yang akan direstore. Langkah yang dilakukan adalah dengan memilih menu Backup/Restore Database, maka akan muncul tampilan sbb: Tampilan layar Backup/Restore database adalah sbb: 94 Utility

102 Tampilan Backup/Restore database terdiri dari isian sbb: Pilihan Proses : Dipilih apakah akan melakukan proses Backup atau Restore. Lokasi File : Diisi dengan media dan directory file backup/restore. Pemilihan lokasi file dapat dipilih melalui tombol dengan pilihan directory. b. Backup/Restore Referensi Back-Up referensi digunakan untuk melakukan proses Back-Up referensi (tabel barang) atau menyimpan referensi (tabel barang) dalam media lain atau directory lain. Proses back up ini sebaiknya dilakukan secara periodik, misalnya sebulan sekali. Restore referensi digunakan apabila kita ingin mengembalikan referensi (tabel barang) hasil backup kedalam sistem. Pastikan sebelum melakukan proses restore, setup lokasi harus sudah sesuai dengan referensi yang akan direstore. Langkah yang dilakukan adalah dengan memilih menu Utility Backup/Restore Referensi, maka akan muncul tampilan sbb: Tampilan layar Backup/Restore Referensi adalah sbb: Tampilan Backup/Restore Referensi terdiri dari isian sbb: Pilihan Proses : Dipilih apakah akan melakukan proses Backup atau Restore. Lokasi File : Diisi dengan media dan directory file backup/restore. Pemilihan lokasi file dapat dipilih melalui tombol dengan pilihan directory. 5. Pengosongan Data Pengosongan Data digunakan untuk melakukan pengosongan seluruh transaksi yang telah direkam untuk satker yang bersangkutan. Langkah yang dilakukan adalah dengan memilih menu Utility Pengosongan Data, maka akan muncul tampilan sbb: 95

103 Tombol Proses digunakan untuk melakukan proses pengosongan database. Tombol Keluar digunakan untuk membatalkan proses. Tampilan Pengosongan Transaksi terdiri dari isian sbb: Sesuai UAKPB Setup (20 Digit), digunakan apabila hendak melakukan pengosongan data sampai tingkat UAPKPB (sesuai setup misalnya UAKPB KP atau KP). Sesuai UAKPB Setup (15 Digit), digunakan apabila hendak melakukan pengosongan data sampai kode UAKPB (UAKPB dan Pembantu UAKPB yang termasuk dalam setup UAKPB tersebut akan terhapus semua, misalnya UAKPB ). Semua Data, digunakan untuk melakukan pengosongan seluruh data untuk semua UAKPB dan UAPKPB yang ada dalam database. 6. Pengosongan Referensi Pengosongan Referensi digunakan untuk melakukan pengosongan seluruh tabel barang yang telah direkam dalam tabel referensi. Langkah yang dilakukan adalah dengan memilih menu Utility Pengosongan Referensi, maka akan muncul tampilan sbb: Tombol Proses digunakan untuk melakukan proses pengosongan referensi. Tombol Keluar digunakan untuk membatalkan proses. 7. Proses Tutup Tahun Proses Tutup Tahun dilakukan untuk menjumlahkan data-data persediaan tahun sebelumnya. Tetapi setelah dilakukan Proses Tutup Tahun, data-data 96

104 persediaan tahun sebelumnya tidak dapat dibuka lagi. Pastikan sebelum melakukan Proses Tutup Tahun tersebut, sudah dilakukan backup database. Langkah yang dilakukan adalah dengan memilih menu Utility Proses Tutup Tahun, maka akan muncul tampilan sbb: Tombol Proses digunakan untuk melakukan proses tutup tahun. Tombol Keluar digunakan untuk membatalkan proses D. LATIHAN Diskusikan dengan peserta lain, bagaimana jika diperoleh persediaan dengan jenis yang sama tetapi menggunakan satuan yang berbeda? 1. Bagaimana cara melakukan input jika barang persediaan yang akan diinput kondisinya rusak atau usang? 2. Apabila saldo akhir tahun sesuai dengan Laporan Rincian Barang Persediaan sama jumlahnya dengan jumlah barang di gudang, apakah masih diperlukan input Hasil Opname Fisik? 3. Untuk barang persediaan yang dibeli langsung dipakai seperti lampu neon, apakah tetap diinput dalam transaksi atau tidak? Kapan backup terhadap data persediaan sebaiknya dilakukan?. RANGKUMAN E. RANGKUMAN Penggunaan menu Operator pada Aplikasi Persediaan dimulai dengan mengisi beberapa tabel di Menu Referensi, yaitu mengisi Tabel Barang untuk membuat Daftar Kode Barang Persediaan dan Tabel Penandatangan, yaitu untuk menginput Penanggungjawab UAKPB dan Pengelola Barang Persediaan. Selanjutnya operator dapat melakukan input terhadap transaksi persediaan yang terdiri dari Persediaan Masuk, Persediaan Keluar, Koreksi, Hasil Opname Fisik, penghapusan Usang/Rusak dan Konversi Hasil Migrasi. Hasil dari input transaksi 97