SETUP DATABASE Akuntansi Perusahaan Nirlaba Halaman ke-1

Transkripsi

1 Sebelum melakukan input transaksi terlebih dahulu anda harus melakukan Create Database yang baru, yang perlu dipersiapkan salah satunya adalah CHART OF ACCOUNT. COA ini dapat berbentuk file misalnya Excel, bentuk formatnya seperti gambar di bawah ini. Langkah awal dalam Pembuatan Database di accurate adalah buka program ACCURATE yang sudah diinstal, kemudian klik pada menu CREATE NEW COMPANY (perhatikan gambar di bawah) Selanjutnya Ikuti urutan tanda panah di bawah, yaitu: klik pilihan local klik pada titik tiga kemudian cari lokasi Folder yang ingin anda tempatkan file database kemudian ketikkan nama databasenya lalu klik tulisan Create Halaman ke-1

2 Selanjutnya maka Kolom File Name akan terisi sendiri, Klik OK (gambar kiri). Tunggu sampai selesai prosesnya di (gambar kanan) Apabila sudah selesai, maka akan tampil menu LOGIN, dengan USER id SUPERVISOR isikan passwordnya supervisor (huruf kecil besar sama saja) lalu klik OK Langkah selanjutnya akan secara otomatis tampil Persiapan database, pilih di pilihan BAHASA INDONESIA Selanjutnya klik pada PERSIAPAN MAHIR, klik LANJUT Halaman ke-2

3 Pada Tab Mata Uang Masukkan data seperti di bawah ini: Nama: Rupiah Nilai Tukar: 1 Tipe Nilai Tukar akan otomatis terisi sendiri, Negara Indonesia, Simbol: Rp Kemudian pindah ke tab INFORMASI PERUSAHAAN isikan data-data seperti contoh di bawah ini, (sesuaikan dengan data Jemaat anda, dan tanggal Mulai Setup databasenya, Penting.!!! Tahun Fiscal harus diubah menjadi Mundur paling sedikit 1 tahun dari tahun setup database, seperti contoh tahun setup database adalah 31/12/2013, Ubah TAHUN FISCAL MENJADI 2012 atau kurang dari itu. Klik Lanjut Halaman ke-3

4 Pindah ke tab Daftar Akun, Silahkan hapus seluruh Account default yang ada, sisahkan atau jangan dihapus account OPENING BALANCE EQUITY & RETAINED EARNING Apabila ada kontak konfirmasi seperti ini saat menghapus account klik OK Sisahkan Account Opening Balance Equity dan Retained Earnings, Pilih juga akun default pada bagian bawah dengan masing-masing account tersebut, (Perhatikan gambar di bawah) Halaman ke-4

5 Selanjutnya lakukan Import Chart of Account dari data Excel yang sudah anda download pada langkah awal halaman pertama, dengan cara klik pada tulisan link KLIK DISINI UNTUK IMPORT DARI BERKAS Ikuti Urutan Anak panah, klik pada icon Open Folder, lalu klik pada look in untuk mencari lokasi folder tempat penyimpanan data excel, pada pilihan files of type pilih Excel, lalu klik pada file excel, dan klik Open. Perlu diperhatikan bahwa jenis type excel adalah excel dokument Selanjutnya Klik di tulisan AMBIL DATA Selanjutnya secara otomatis akan muncul data-data yang ada di excel pada accurate seperti gambar di bawah ini Halaman ke-5

6 Hapus pada baris pertama yang ada tulisan No. Akun, Parent Account, Nama, Tipe, Mata Uang, Saldo Apabila ada konfirmasi Klik Yes Selanjutnya lakukan pemetaan antara akun excel dan data accurate, pada kolom di sebelah kiri dan sebelah kanan, 1. pilih No.Akun dengan No. Akun 2. Pilih Parent Account dengan Akun Induk 3. Pilih Nama dengan Nama Akun 4. Khusus pemetaan pada Tipe dengan Tipe Account akan tampil kotak dialog lagi, pilih Tipe di data sumber dan Definisi ke harus sama, misalnya Ekuitas dengan Ekuitas, pilih Pendapatan dengan Pendapatan dan seterusnya, (perhatikan gambar di bawah) Selanjutnya Petakan Mata Uang dengan Mata Uang jika muncul Kotak Pilihan, pilih IRD dengan Rupiah Halaman ke-6

7 Lakukan sampai selesai, perhatikan kolom bagian bawah sudah lengkap terisi dengan nama Kolom yang dipetakan dari Excel ke Accurate Selanjutnya klik pada pilihan IMPORT DATA PENTING.!!!. proses pemetaan harus tepat, jangan salah alokasi ke account yang berbeda, periksa kembali apabila telah selesai anda lakukan pemetaan Tunggu sampai proses Import data selesai (gambar bawah) PENTING!!! Pastikan bahwa semua ACCOUNT dapat berhasil diexport, perhatikan kotak dialog yang akan muncul setelah proses export, apakah ada account yang gagal, atau semuanya berhasil, apabila gagal, tandai account tersebut dan input secara manual, seharusnya kalau anda mengikuti petunjuk dari awal dengan baik maka seluruh account dapat diexport dengan tepat Halaman ke-7

8 Untuk sementara Keluar dari Proses Setup, dengan Klik FINISH dan apabila ada konfirmasi untuk menyimpan, Klik Yes, klik Retained Earnings lalu isikan Seluruh Angka yang ada di saldo awal, ke dalam Kolom Opening balance di Account RETAINED EARNINGS (perhatikan gambar di bawah) Maka secara otomatis Saldo Awal menjadi kosong, dan Retained Earnings akan terisi sejumlah saldo awal sebelumnya Kembali ke Proses SETUP AWAL, di bagian tab Currency Def Account tidak perlu diisi atau dipilih apa-apa, klik NEXT Halaman ke-8

9 Pada tab CUSTOMER isikan customer dan mata uangnya dengan Nama Anggota Jemaat anda (anggota jemaat yang dimaksudkan disini adalah anggota jemaat yang sering memberikan perpuluhan, persembahan Terpadu, dan Persembahan Syukur atau persembahan Khusus Pada pilihan PROJECT & DEPARTMENT isikan dengan department yang ada di jemaat anda, contohnya dapat dilihat di gambar di bawah Selanjutnya di Tab ITEM DEF ACCOUNT pilih account-account seperti contoh gambar di bawah ini Halaman ke-9

10 Klik saja Next beberapa kali dan klik FINISH Selanjutnya buka pada list-chart of account rubah nama account Retained Earnings menjadi SHU mengapa harus diubah, karena pada dasarnya perusahaan non profit tidak ada yang namanya Retained Earnings, tetapi pada dasarnya akan selalu ada yang namanya selisih antara pendapatan dan pengeluaran, oleh karena itu Account ini harus ada untuk menampung selisih tersebut dengan Istilah Koperasi adalah SHU (Sisa Hasil Usaha) Hasil perubahan dari RETAINED EARNINGS menjadi SHU akan seperti gambar di bawah Selanjutnya klik pada List-Vendor, pilih NEW dan isikan Vendor baru tempat di mana anda selalu menyetor uang perpuluhan dan persembahan Terpadu, misalnya Kantor Daerah NTT (gambar bawah) Halaman ke-10

11 Hasilnya pengisian Vendor akan seperti di bawah ini Note: Pada proses setup awal ini tidak dilakukan Period End, karena pada dasarnya period end adalah untuk menghitung - Depresiasi Fixed Asset - Selisih Untung/Rugi Kurs - WIP Produksi & Variance Oleh karena ketiga proses diatas tidak pernah dilakukan pada contoh ini, maka proses Period End tidak dilakukan, kecuali ada salah satu jenis dari ketiga jenis transaksi di atas terjadi maka harus dilakukan proses period End Materi ini berlanjut kepada Cara Input Transaksi Pada Organisasi Nir Laba Halaman ke-11