ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PENGOLAHAN NILAI RAPORT PADA SMP NEGERI 5 SLEMAN NASKAH PUBLIKASI. diajukan oleh Uci Hartati

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PENGOLAHAN NILAI RAPORT PADA SMP NEGERI 5 SLEMAN NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Uci Hartati kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013

2

3 ANALYSIS AND DESIGN OF SYSTEM APPLICATION PROCESSING GRADE RAPORT CARDS AT SMP NEGERI 5 SLEMAN ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI SISTEM PENGOLAHAN NILAI RAPORT PADA SMP NEGERI 5 SLEMAN Uci Hartati Ema Utami Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Development in technology has been rapidly growing along with the development of more advanced and modern age. And its development can be utilized in various fields, one of which is in the field of education. In education, can not be separated with the name of teaching and learning, conducted between students and teacher educators, which would result in a value that will be processed and reported to the parent / the representative in the form of report cards. And processing of transcripts in SMP Negeri 5 Sleman still using manual methods. Thus, in presenting the results of the value of report cards are still experiencing errors and delays in the delivery to the parents / the representative of students and spend a lot of time and effort in processing of the data value. This indicates that manual information systems are less informative and accurate. Based on this, the authors build an application processing system report cards using Java programming language that can run on various operating system platforms, while the database used is MySql. Therefor any application can be run to process student data, grades and other data and is expected to meet the criteria as an information system that is relevant, accurate and timely. The result of the analysis of the existing problems, a computerized system to minimize possible errors in the process of processing and reporting student report cards. So the "SMP Negeri 5 Sleman" can be helped in terms of decision-making. Keywords: Applications, Information Systems, Processing, Value report cards

4 1. Pendahuluan Perkembangan teknologi pada saat ini sudah berkembang sangat pesat seiring dengan perkembangan jaman yang semakin maju dan modern. Dan perkembangannya dapat dimanfaatkan dalam berbagai bidang, salah satunya yaitu dalam bidang pendidikan. Dalam suatu pendidikan, tidak lepas dengan namanya kegiatan belajar mengajar, yang dilakukan antara siswa dan guru pengajar. Kegiatan belajar mengajar itu akan menghasilkan suatu nilai akademik yang akan diolah dan dilaporkan kepada orangtua/wali yang berupa raport. Pengolahan nilai raport di SMP Negeri 5 Sleman saat ini masih menggunakan metode manual. Sehingga dalam penyajian hasil nilai raport masih mengalami kesalahan dan keterlambatan dalam penyampaian kepada orangtu/wali siswa serta menghabiskan banyak waktu dan tenaga dalam pengolahan data nilai tersebut. Dengan melihat adanya beberapa permasalahan di atas, penulis terdorong untuk melakukan penelitian tentang Analisis dan Perancangan Sistem Aplikasi Pengolahan Nilai Raport pada SMP Negeri 5 Sleman yang diharapkan dapat meningkatkan kerja dan kinerja lembaga menjadi lebih baik serta dapat memberikan pelayanan yang baik pula kepada semua elemen yang terdapat di SMP Negeri 5 Sleman. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Definisi sistem secara umum adalah sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan interaksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan. 1 Telah banyak ahli yang mengajukan konsep sistem dengan deskripsi yang berbeda, tetapi pada prinsipnya hampir sama dengan konsep dasar sistem umumnya. 2.2 Pengertian Informasi Menurut McFadden, dkk dalam tulisannya Kadir, Abdul (2003:31), informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut. Menurut Davis dalam tulisannya Kadir, Abdul (2003:31), informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. 1 Hanif Al Fatta. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Hal. 3/ Andi Offset. 1

5 2.3 Pengertian Sistem Informasi Menurut Hall dalam tulisannya Kadir, Abdul (2003:11), sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai. 2.4 Teori Raport Raport adalah buku laporan yang berisi nilai kepandaian dan prestasi belajar murid di sekolah dan berfungsi sebagai laporan guru kepada orang tua atau wali murid. Nilai raport siswa ditentukan dari nilai tugas, nilai ulangan harian, nilai tengah semester dan nilai akhir semester. Untuk menghitung nilai raport siswa dengan menggunakan persamaan 2.1 Rt. Tugas + Rt. UH + UTS + (2 * UAS) NR = Persamaan 2.1 Perhitungan 5 Nilai Raport Keterangan: Rt. Tugas Rt. UH UTS UAS NR = Rata-rata tugas = Rata-rata ulangan harian = Nilai ulangan tengah semester = Nilai ulangan akhir semester = Nilai Raport 3. Analisis 3.1 Visi dan Misi Sekolah Visi : Terbentuknya peserta didik yang bertaqwa, berilmu, terdidik dan terlatih Misi : 1. Meningkatkan wawasan keagamaan. 2. Meningkatkan efektivitas KBM. 3. Menumbuhkan sikap ilmiah. 4. Menanamkan sikap cinta lingkungan dan memanfaatkannya untuk kesejahteraan. 5. Menanamkan pemahaman tatakrama/sopan santun dan peraturan sekolah. 2

6 6. Mengefektifkan dan menumbuhkan semangat kompetisi dan sportivitas optimal. 7. Memupuk kreativitas dan inovasi apresiasi seni dan budaya. 8. Membekali teknologi informasi dan komunikasi. 9. Membekali keterampilan khusus sesuai dengan bakat dan prestasi. 3.2 Struktur Organisasi Kepala Sekolah Wakil Kepala Sekolah Komite Tata Usaha Staf Ur. Kurikulum Staf. Kesiswaan Staf Ur. Sarpras. Staf Ur. Humas Perpustakaan Wali Kelas Laboran Dewan Guru Terdiri Guru Mapel Guru Pembimbing Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMP Negeri 5 Sleman 3.3 Analisis Kelemahan Sistem Tujuan utama dilakukan analisis kelemahan sistem ini adalah untuk mengevaluasi dan menentukan permasalahan yang dihadapi dalam penyusunan raport siswa di SMP Negeri 5 Sleman. Penyusunan nilai raport di SMP Negeri 5 Sleman yang dilakukan secara manual akan berdampak pada lamanya pembuatan dan pembagian raport siswa sehingga hal ini dinilai kurang efektif dan efisien, selain itu resiko kehilangan data nilai siswa juga sangat tinggi. Untuk mengetahui bahwa sistem baru layak atau tidak untuk menggantikan sistem lama maka diperlukan suatu analisis. Dalam hal ini analisis yang akan digunakan adalah analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Services). 1. Analisis Kinerja (Performance) Dalam hal mengolah data nilai, semakin banyak data nilai yang dimasukkan dan dihitung, maka semakin lama proses penghitungan nilai raport tersebut, sehingga waktu yang diperlukan juga semakin lama. 2. Analisis Informasi (Information) 3

7 a. Tidak akuratnya informasi yang dihasilkan karena sering terjadi kesalahan dalam penghitungan nilai. b. Informasi yang dihasilkan kurang relevan, karena tidak ditangani oleh pihak-pihak yang benar-benar ahli dalam bidangnya. c. Proses penghitungan nilai raport membutuhkan waktu yang lama sehingga raport sering terlambat diberikan kepada siswa. 3. Analisis Ekonomi (Economy) Terjadinya pemborosan biaya karena menggunakan sistem manual sehingga masih membutuhkan penggunaan kertas yang terlalu banyak dalam pengolahan nilai raport untuk media penyimpanan data. Serta pengeluaran biaya untuk pembelian alat tulis untuk mencatat. Ditambah lagi bila ada data yang rusak atau hilang, maka akan mengeluarkan biaya tambahan lagi. 4. Analisis Keamanan (Control) a. Kurangnya keamanan data pada data manual karena dalam proses penyimpanan data dapat menimbulkan kerusakan data dan kehilangan data. b. Data manual akan sangat mudah untuk disalahgunakan karena data yang ada bisa diganti kapanpun dan sangat sulit untuk dilacak. 5. Analisis Efisiensi (Efficiency) a. Membutuhkan banyak tempat untuk penyimpanan data. b. Membutuhkan banyak waktu dalam pengolahan dan pencarian data. 6. Analisis Layanan (Services) a. Penyampain informasi lebih lama karena dalam pengolahan data juga membutuhkan waktu yang lama. b. Pelayanan yang diberikan kepada pihak yang bersangkutan menjadi kurang memuaskan karena terjadinya kesalahan dalam pengolahan nilai raport. 3.4 Analisis Kebutuhan Sistem 1. Kebutuhan Perangkat Keras Dalam perancangan Aplikasi Sistem Pengolahan Nilai Raport pada SMP N 5 Sleman diperlukan peralatan-peralatan yang memadai agar sistem bekerja dan berjalan dengan baik serta mampu mengolah nilai raport lebih optimal. 2. Kebutuhan Perangkat lunak Perangat lunak (software) yang digunakan dalam pembuatan sistem baru: a. Windows 7 Home Premium sebagai sistem operasi. 4

8 b. NetBeans IDE 6.8 sebagai perangkat lunak pembuatan listing program dan perancangan antarmuka (design interface). c. XAMPP berfungsi sebagai server database. 3. Kebutuhan pengguna Dalam sistem ini, dibutuhkan beberapa tingkatan user. Tingkatan user ini dibedakan berdasarkan wewenangnya terhadap fasilitas dan informasi yang tersaji dalam sistem pengolahan raport ini. 1. Administrator. User ini memiliki hak penuh atas seluruh fasilitas yang ada didalam sistem dan pengaturan sistem. Tanggung jawab terbesar atas keamanan sistem dipegang oleh seorang administrator. Administrator yang dibutuhkan oleh sistem ini sebanyak satu orang. 2. Wali kelas, tugas dari bagian wali kelas adalah menginputkan seluruh data-data dan pencetakan laporan. 3.5 Analisis Kelayakan Sistem 1. Kelayakan teknologi 2. Kelayakan hukum 3. Kelayakan operasional 3.6 Analisis Biaya dan Manfaat 3.7 Perancangan Sistem a. Flowchart b. Diagram Konteks c. Data Flow Diagram d. Normalisasi e. Relasi antar tabel f. Rancangan tabel g. Rancangan Interface 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Tes Program Kesalahan yang mungkin terjadi dalam proses tes program ini dapat dibagi dalam tiga bentuk kesalahan, yaitu : 1. Kesalahan Bahasa (Syntax Error) 2. Kesalahan Sewaktu Proses (Runtime Error) 3. Kesalahan Logika (Logic Error) 5

9 4.2 Tes Sistem Dalam pengujian sistem, dilakukan dengan beberapa cara, diantaranya: 1. Pengujian White Box (White Box Testing) 2. Pengujian Black Box (Black Box Testing) 4.3 Manual Program 1. Form Login 2. Form Menu Utama Gambar 4.1 Form login Gambar 4.2 Menu utama 6

10 3. Menu Data a. Form Tahun Ajaran b. Form Guru Gambar 4.3 Form data tahun ajaran Gambar 4.4 Form data guru 7

11 c. Form Orang Tua d. Form Siswa Gambar 4.5 Form data orang tua e. Form Mapel Gambar 4.6 Form data siswa Gambar 4.7 Form data mata pelajaran 8

12 f. Form Kelas Gambar 4.8 Form data kelas g. Form Wali Kelas h. Form Pengguna Gambar 4.9 Form data wali kelas Gambar 4.10 Form data pengguna 9

13 4. Menu Raport Gambar 4.11 Form nilai raport 5. Menu Laporan Laporan dapat dicetak dari : a. Laporan siswa keseluruhan b. Laporan siswa berdasarkan NIS c. Laporan siswa berdasarkan kelas d. Laporan raport semester ganjil e. Laporan rapor semester genap 4.4 Pemilihan dan Pelatihan Pengguna Manusia merupakan hal terpenting dalam penerapan sistem informasi, termasuk juga dalam penerapan sistem aplikasi pengolahan nilai raport di SMP Negeri 5 Sleman. Jika sistem ini ingin berjalan lancar maka admin yang mengelola sistem pengolahan nilai raport ini harus diberi pengertian, pengetahuan dan pelatihan yang cukup bagaimana fungsi dan tugas mereka. Sistem aplikasi pengolahan nilai raport yang diterapkan di SMP Negeri 5 Sleman adalah sistem yang baru, maka diperlukam pengelola sistem informasi yang dapat dihandalkan untuk mengoperasikan sistem baru tersebut. 4.5 Pemeliharaan Sistem 1. Pemeliharaan Perangkat Keras (Hardware) Pemeliharaan pada perangkat keras perlu dilakukan untuk menjaga agar hardware yang digunakan dalam menjalankan sistem tidak mengalami 10

14 kerusakan. Adapun cara yang perlu dilakukan dalam pemeliharaan hardware yang dapat memperkecil terjadinya kerusakan diantaranya sebagai berikut: a. Lakukan pembersihan pada hardware dari debu secara rutin, karena hardware yang kotor akan mudah berkarat. b. Tidak diperbolehkan mematikan power listrik sampai komputer benarbenar sudah mati (turn off). c. Tidak diperbolehkan menggunakan komputer secara terus-menerus tanpa istirahat. d. Lakukan reparasi, penggantian, atau penambahan suku cadang dan komponen untuk menjaga supaya hardware yang digunakan dapat terus bekerja dengan baik. e. Gunakan komputer sesuai dengan kemampuannya, tidak diperbolehkan melebihi batas kemampuan hardware, karena hardware yang bekerja terlalu keras akan mudah rusak. 2. Pemeliharaan Perangkat Lunak (Software) Selain pemeliharaan pada hardware, software yang digunakan dalam menjalankan sistem juga perlu untuk dipelihara. Berikut ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan pemeliharaan pada software: a. Lakukan penginstalan anti virus pada komputer. b. Lakukan pengamatan atau scan pada hardware yang masuk kedalam komputer, seperti flash disk, cd, harddisk eksternal dan perangkat keras yang lainnya. c. Lakukan backup database, yang bertujuan untuk mencegah apabila database mengalami kerusakan, pencurian, dan pada saat terjadi kebakaran atau bencana alam Pembahasan Database dan Tabel Pembuatan database dan tabel adalah langkah awal yang dilakukan dalam membangun aplikasi basis data. Yaitu akan dimulai dengan langkah pembuatan database dan dilanjutkan dengan pembuatan tabel serta komponen atributnya. Berikut ini adalah langkah langkah pembuatan database MySql di phpmyadmin : 1. Buka web browser yang ada di komputer, ketikkan localhost pada url address nya. Kemudian pada bagian menu Tools pilih phpmyadmin. 2. Isikan nama database yang akan dibuat pada bagian Create new database, misalnya db_aplikasiraport, lalu klik tombol Create. Maka akan terbentuk sebuah database dengan nama db_aplikasiraport. 11

15 3. Setelah itu pilih menu Import kemudian klik tombol Choose File, pilih database db_aplikasiraport lalu klik tombol Go. Berikut adalah tabel tabel dari database db_aplikasiraport : 1) Tabel Anggota Kelas 2) Tabel Guru 3) Tabel Kelas 4) Tabel Mapel 5) Tabel Nilai 6) Tabel Orang Tua 7) Tabel Pengajar 8) Tabel Pengguna 9) Tabel Siswa 10) Tabel Tahun Ajaran 11) Tabel Wali Kelas 4.7 Pembuatan Form Untuk interface (antar muka) dari program ini, maka harus dibuat form form supaya memudahkan pengguna dalam memakai aplikasi ini. Berikut langkah langkah dalam pembuatan salah satu form yaitu form siswa dari aplikasi ini. 1) Klik kanan pada Source Packages >> New >> Java Package Gambar 4.12 Tampilan java package 12

16 2) Isikan atau ketikkan raport.siswa.view pada Package Name lalu klik tombol Finish. Gambar 4.13 Penamaan pada java package 3) Kemudian klik kanan pada package raport.siswa.view >> New >> JInternalFrame Form Gambar 4.14 Tampilan JInternalFrame Form 4) Isikan atau ketikkan DataSiswaView pada Class Name: Gambar 4.15 Penamaan JInternalFrame From 13

17 5) Setelah itu klik tombol Finish. Maka tampilannya adalah sebagai berikut : Gambar 4.16 Tampilan awal form data siswa 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dengan adanya Sistem Aplikasi Pengolahan Nilai Raport pada SMP Negeri 5 Sleman, informasi yang disajikan dapat lebih relevan, akurat dan di percaya. Dapat mempercepat pengolahan data nilai raport sehingga menghemat waktu dan tenaga. Dan penyampaian laporan kepada pihak yang bersangkutan bisa tepat waktu. 5.2 Saran 1. Untuk mencegah terjadinya hambatan dan kesalahan dalam pengolahan nilai rapor, diharapkan SMP Negeri 5 Sleman menggunakan aplikasi yang telah dibuat. Sehinggga proses pengolahan nilai rapor dan pembutan laporan kepada pihak yang bersangkutan dapat terselesaikan dengan cepat. 2. Dengan adanya sistem yang diusulkan oleh penulis diharapkan SMP Negeri 5 Sleman melakukan pelatihan untuk petugas yang mengelola sistem ini atau ditempatkannya orang yang benar-benar paham dan mengerti akan sistem ini, sehingga sistem ini pun dapat dijalankan dengan baik pula. 3. Pada sistem yang dirancang ini hanya sebatas pengolahan nilai raport, diharapakan penelitian kedepannya akan lebih berkembang lagi. DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: CV. Andi Offset. Jogiyanto HM Analisis dan Disain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Kadir, Abdul Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. 14