PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN SDM. Sito Meiyanto, Ph. D

Transkripsi

1 PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN SDM Sito Meiyanto, Ph. D

2 Perencanaan SDM (Human Resource Planning) Def: Systematically forecasts an organization s future demand for, and supply of, employees in order to anticipate the future business requirement and organizational environment. (Werther & Davis, 2000). The process of systematically reviewing human resource requirements to ensure that the required number of employees, with required skills, are available when they are needed (Mondy & Noe, 1993). Perkiraan ttg jumlah dan tipe pegawai yang diperlukan

3 Tujuan Perencanaan SDM Mendapatkan dan memelihara jumlah dan kualitas staff yang diperlukan. Menentukan persyaratan skill dan bgm memuaskannya. Bicara tentang surplus dan defisit tenaga kerja. Mengembangkan pengelolaan kerja yang fleksibel. Memperbaiki pemanfaatan tenaga kerja (Armstrong, 2000)

4 atau Tujuan PSDM menurut Melo (2002) adalah: Mencegah overstaffing dan understaffing Memastikan bahwa organisasi mempunyai karyawan yang tepat dengan ketrampilan yang tepat di tempat yang tepat danwaktu yang tepat. Memastikan organisasi responsif terhadap perubahan2 di lingkungannya. Menyeediakan arah untuk semua aktivitas dan sistem SDM. Menyatukan perspektif manajer lini dan manajer staff.

5 The Profit of HR Planning 1. Improve the utilization of human resource 2. Match personnel activities and future organization objectives efficiently 3. Achieve economies in hiring new workers 4. Expand the personnel management information base to assist other personal activities and other organizational units 5. Make major demands on local labor markets successfully 6. Coordinate different personnel management programs such as affirmative action plans and hiring needs

6 Perencanaan SDM yg Efektif Melibatkan: Environmental scanning Kebutuhan pegawai (labor demand) Ketersediaan pegawai (labor supply). Gap analysis Action programming. Control and evaluation

7 Pemanfaatan SDM yg Sukses Apa bakat, kemampuan, dan skill yg tersedia di dalam org? Siapa orang2 yg dapat diandalkan utk masa datang? Bgm meramu bakat yg ada dengan kebutuhan2 organisasi? Apa kebutuhan kualitas dan kuantitas utk rencana pertumbuhan kita?(cascio, 1998)

8 Gamb. Proses Perencanaan SDM Forecasts labor demand Forecasts of labor supply Forecasts of labor surplus or shortage Goal setting & Strategic planning Program implementation & evaluation

9 Proses Perencanaan SDM (contoh lain) Strategic Planning Human Resource Planning Forecasting Human resource requirements Comparison of Requirements And availability Forecasting Human resource availability Demand = Supply Surplus of workers Shortage of waorkers No action Restricted hiring, Reduced hours Early retirement, Lay off Recruitment Selection

10 Rencana Strategik (Perspektif Jangka Panjang) - Filsafat - Hasil pengamatan lingkungan/iklim bisnis - Visi, tujuan strategik, dan misi organisasi Rencana Operasional -Rancangan/ program bisnis -Sumber daya yg dimiliki -Struktur organisasi -Rencana pengembangan bisnis -Hasil: produk, pembiayaan dan SDM

11 Analisis Kebutuhan SDM (The Demand for Human Resources)

12 Prediksi kebutuhan SDM harus didasari: -Kebutuhan objektif, bukan didasarkan ketidakmampuan mendayagunakan scr efektif dan efisien SDM yg dimiliki. - Kekurangan SDM dalam melaksnakan perencanaan kegiatan, shg banyak kegiatan yg tidak dapat diselesaikan shg merugikan konsumen/publik. Perencanaan seperti tsb di atas memastikan tidak akan menjadi pemborosan, tp sebaliknya akan dapat mempertahankan dan/ atau meningkatkan efisiensi, efektivitas, produktivitas dan kualitas kerja serta hasil kerja.

13 Sebab-sebabKebutuhan (Causes of Demand) Tantangan Eksternal (External challenges) Keputusan Organisasi/internal (Organizational decision) Faktor Tenaga Kerja (Work-force Factors)

14 External Challenges (Tantangan Eksternal) Economics Social-political-legal Technology Competitors

15 era berjalan mundur berlangsung sejak Orde Baru berkuasa. Selama 33 th terjadilah pembodohan dalam bentuk pembanggaan diri yg berlebihan, penghancuran logika yg kelewatan, dan penindasan yg tak kenal perikemanusiaan.

16 Organizational Decisions (Keputusan Organisasi) Strategic plans dan strategic operational Budgets Sales and production forecasts New ventures Organization dan job design:a. mekanistik, b. berkesinambungan, c, ergonomik, d. berdasar jenis kegiatan, e. otonom, f. tim

17 Workforce Factors (Faktor Tenaga Kerja) Retirement Resignations Terminations Deaths Leaves of absence

18 Fig. Unsur-unsur pasar tenaga kerja yg berpengaruh pada perencanaan SDM Geografis Sertifikat Lisensi keahlian Pendidikan Pasar tenaga kerja Serikat pekerja Organisasi pesaing

19 Forecasting Techniques (Teknik peramalan) Expert forecasts Trend Other

20 Expert forecasts Informal and instant decisions Formal expert survey Nominal group technique (NGT) Delphi technique

21 Gam. Langkah dalam Delphi Technique Problem 1.Menentukan ahli 2. Menyampaikan problem pd ahli 3.Ahli mencatat slusi & membuat rekomendasi 4.Respon ahli dikumpulkan dan diperbanyak 5. Respon didiskusikan dg yg lain 6. Komentar ahli thd ide ahli lain Konsensus tak tercapai 7. Solusi2 dikumpulkan Jika konsensus tercapai Solusi

22 Gam. Langkah2 dalam Nominal Group Technique (NGT) 1. Satu kel kecil berkumpul di meja menerima instruksi, permasalahan diidentifikasi 2. Setiap peserta menuliskan ide pemecahannya 3. Setiap ide dr peserta dipresentasikan, ditulis dlm chart 4. Setiap ide didiskusikan, diklarifikasi, dievaluasi oleh angg kel 5. Setiap peserta meranking ide 6. Ranking tertinggi adalah keputusan kel

23 Trend Projection Forecast Extrapolation (extending past rates of change into the future) Indexation (estimating future employment needs by matching employment growth with some index) mis: rasio karyawan produksi thd penjualan. Meningkat 1 milyar rupiah hasilpenjualan, bag produksi butuh tambahan kary baru 10 org Statistical analysis

24 Other Forecasting Methods Budget and planning analysis New-venture analysis Computer models

25 Komponen utk Kebutuhan Masa yg Akan Datang SDM Cause & Demand Forecast Techniques External Organizational Work force Expert Trend Other Short range Demand for Human Resource Long range

26 Ketersediaan SDM (The Supply of Human Resources)

27 Estimates of Internal Supply Human resource audits (summarize each employee s skills & abilities) Skill inventory: 1. part I (job title, experience, age, previous job), 2. part II (skills, duties, responsibilities, education), 3. part III (performance, readiness for promotion, any deficiencies) Replacement charts (visual representation of who will replace whom in the event of a job opening)

28 Fig. A Skill Inventory Form 1. Bagian I (dilengkapi oleh departemen SDM) a. Nama e. Jumlah karyawan b. Jenis pekerjaan f. Pengalaman th c. Usia d. Pengalaman kerja (pekerjaan apa saja) 2. Bagian II (dilengkapi oleh karyawan) a. Ketrampilan khusus b. Tugas/ pekerjaannya apa c. Tanggung jawab d. Pendidikan -Formal - Pelatihan - Kursus - Pelatihan militer 3. Bagian III ( dilengkapi oleh departemen SDM dg input dari supervisor) a. Evaluasi kinerja menyeluruh b. Kesiapan untuk promosi untuk posisi apa dan beri komentar) c. Kekurangan2 saat ini d. Tanda tangan supervisor tgl

29 Gam. A Partial Replacement Chart Boy (63) Dirut A/1 Rudi (58) B/1 Budi (52) Wadir A/1 Rudi (58) A/1 Budi (52) B/2 Edi (43) A. Ready B. Needs exp C. Not suit 1. Outstanding 2. Acceptable 3. Poor Manajer Utility Soni (53) Manajer Person Budi (52)

30 Succession Chart Willy President Andy Wak Pres Piter Man R&D Roy Man Eng Tora Man Prod Tono Gen foreman Sibutar Man Mark Otman Man Sales Sastro Man Lab Motlan Lab Tech Abubakar Man Eng Piter Eng Ita Man Sales Elin Salesgirl Lono Man Adv Budi Dir Kreatif Hadi Man Material Erik Supervisor Agung Gen For Anton Fore

31 Estimates of External Supply External needs Labor market analysis Community attitudes Demographics

32 Implementation and Evaluation of Human Resource Plans Surplus: when the internal supply of workers exceeds the firm s demand, a human resource surplus exists. Shortage: if the internal supply cannot fulfill the organization s needs, a human resource shortage exists

33 Short range Cause & demand External Organizational Work force Forecast Techniques Expert Trend Other Demand For Human Resources Long range = Short & Long Range HRP

34 Internal Replacement Chart Human Audit = Supply of Human Resource Analysis of the Labor Market External Needs External

35 Persyaratan SDM (pengembangan) Blanko Perencanaan Jangka Pendek 1. Apa persyaratan utama (penting) ttg tenaga kerja untuk tahun depan? 2. Ketrampilan apa yang diperlukan? Dengan tingkatan seberapa? 3. Situasi seperti apa thd skill yang diperlukan untuk segera didapatkan? 4. Apa yang terjadi terhadap tingkat upah, benefits costs, waktu liburan dan sikap para karyawan untuk thaun depan? 5. Pelatihan kemampuan seperti apa yang segera diberikan? 6. Pertimbangkan dana yang ada untuk pembiayaan pelatihan dan persyaratan pemberian kompensasi?

36 Persyaratan SDM Blanko Perencanaan Jangka Panjang Periode waktu dari th.. s/d th. Jumlah orang yang diminta. Jumlah karyawan sekarang. Karyawan yang meninggalkan Organisasi: Pensiun Meninggal Mengundurkan diri Keluar Promosi.. PHK.. Total yg keluar Karyawan baru Seleksi (rutin) Promosi (in) Hasil pelatihan Tambahan karyawan baru.. Disampaikan oleh. Tgl

37 Perencanaan Tindakan 1. Kelebihan jumlah karyawan Adanya kelebihan karyawan maka perlu diambil tindakan pengurangan - untuk menghentikan kegiatan rekrutmen/seleksi, mendorong program pensiun dini, atau pengunduran diri sukarela. Perencanaan pengurangan: - Jumlah kary saat ini - Menentukan jml kary yg harus dikeluarkan - Pemberian informasi dan konsultasi dg kary. - Aspek keuangan dan bentuk rangsangan lain - Prediksi thd orang yg mundur sukarela. - Prediksi keseimbangan ant yg ingin keluar dan tetap - Right sizing bg kary yg tetap tinggal - Membantu kary yg mau keluar - Rencana pempertahankan kary utama agar vtdk keluar. - Mengurangi jam kerja

38 2. Kekurangan karyawan Merekrut tenaga baru yg permanen Menawarkan insentif menunda pensiun Mempekerjakan kembali pensiunan scr partime Berusaha untuk mengurangi turn over Bekerja lembur Mempekerjakan kary temporer Mendesain kembali proses job shg hanya membutuhkan tenaga kerja yg sedikit

39 Mempertahankan Karyawan 1. Pastikan bahwa tingkat gaji benar2 kompetitif, dg sistem yg adil dan seimbang. 2. Pastikan bahwa pekerjaan yg disediakan organisasi memberikan kepuasan kerja dan dapat dipakai sbg tempat utk menerapkan keahliannya. 3. Berikan pelatihan yg membantu kary bisa memberi hasil yg diharapkan dan mengembangkan karirnya. 4. Pastikan bhw prosedur2 rekrutmen dan seleksi benar2 menghasilkan karyawan yg sukses dan loyal dg perusahaan.

40 Fig. Contoh HRP di Honeywell, Inc. Iii Employees information I Organizational goals Iv HR availability projections Ii HR Needs forecast V Analysis, Evaluation of HR gaps Vi Generation, Testing of alternative Vii Implementation of Overall program Viii Monitoring results

41 Gam. The GBCS (Global Business Communication System) Pyramide Vision Mision values Objectives Strategic plan Management system Tactical bisnis plan People Business process

42 Gamb. The Linkage between HRP and Corporate Strategic Input Linkage Corporate Strategic Planning (SP) Process Review/Reaction Linkage Decision Inclusion Linkage

43 Permasalahan ttg SDM 1. Kebutuhan 2. Mendapatkan manajer/pimpinan yg trampil utk mengelola operasional kerja yang harus dijalankan. 3. Mengembangkan SDM yg kompeten dalam banyak aspek. 4. Menumbuhkan keadilan. 5. Meningkatkan produktivitas, terutama level manajerial dan pekerja teknis. 6. Mengelola pengembangan karier utk menarik, memotivasi mempertahankan karyawan yang potensial.

44 Penggunaan SDM akan Sukses Kalau Mampu Menjawab Pertanyaan2 sbb: 1. Apa bakat, kemampuan dan ketrampilan yg tersedia dalam organisasi? 2. Siapa staff yg dapat diandalkan? 3. Bgm mensinergi ketrampilan2 karyawan yg ada untk mencapai tujuan organisasi. 4. Kulaitas dan kuntitas yg seperti apa utk kebutuhan pertumbuhan organisasi?

45 Pekerja Kompetitive Memiliki kompetensi manajerial Yi kemampuan merumuskan visi dan mengarahkan sumberdaya2 yg lain dlam rangka mewujudkan visi dan menerapkan strategi organisasi (Lado, 1992) Ada 3 prinsip pengelolaan kompetensi manajerial: a. Orientasi pada layanan b. Memberikan kesempatan seluas-luasnya kpd sdm utk berperan aktif c. Mampu menumbuhkembangkan jiwa entrepreneur dalam diri setiap manusia

46 Kegiatan Perencanaan SDM 1. Perencanaan kualitas dan Perencanaan kuantitas 2. Perencanaan pekerjaan bagi SDM Metode perencanaan kualitas dan kuantitas: a. Metode statistik b. Metode judgmental (pengalaman dan intuisi) Pendekatan perencanaan pekerjaan SDM: a. Pendekatan mekanistik b. Pendekatan ergonomis c. Pendekatan motivasional (JCM)

47 Perolehan dan Penempatan SDM a. Tradisional b. Modern (Bowen dkk, 1991) didasarkan pada kesesuaian nilai2 dan norma2 yg berkembang atau dikembangkan dalam organisasi

48 Pengembangan SDM Direktur teknik Direktur SDM Manajer teknik Konsultan teknik Manajer pelatihan Penyelia teknik Teknisi senior Penyelia rekrutmen Penyelia penggajian Teknisi Staff rekrutmen Staff penggajian Jalur karir tradisional Jalur karir inovatif