STANDARD OPERATING PROCEDURE SURAT KELUAR

Transkripsi

1 KODE DOKUMEN STANDAR SURAT KELUAR Disiapkan oleh, Diperiksa oleh, Disahkan oleh, Julita, S.Kom. Meidyan Permata Putri, M.Kom. Benedictus Effendi, S.T., M.T. Pembantu Ketua 2 Sekretaris UPT - PM Ketua STMIK PalComTech

2 DOKUMEN STANDAR STMIK PALCOMTECH Jln. Basuki Rahmat No. 05 Palembang Telpon: 0711 (358916), (359092) KODE A. TUJUAN Merupakan proses pencetakan surat keluar dengan mengajukan form permohonan pengajuan surat oleh mahasiswa ke. B. RUANG LINGKUP Ruang lingkup SOP ini meliputi: 1. Tata cara dalam menerima surat keluar 2. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses distribusi surat keluar C. DEFINISI a. : Biro Administrasi Akademik b. : Sarana komunikasi yang berisi informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain c. Kaprodi : Kepala Program Studi d. MTK : Mata Kuliah e. Online : Secara Online f. Student Portal : Portal yang dikhususkan untuk Kegiatan Mahasiswa. D. KETENTUAN 1. Keluar dapat diambil satu hari setelah pengajuan E. PENANGGUNG JAWAB 1. Pembantu Ketua 2 F. PIHAK TERKAIT 1. Ketua 2. Ka. 3. G. PROSES KERJA 1. Mulai 1

3 DOKUMEN STANDAR STMIK PALCOMTECH Jln. Basuki Rahmat No. 05 Palembang Telpon: 0711 (358916), (359092) KODE 2. Mahasiswa mengunduh form permohonan pengajuan surat di student portal 3. Mahasiswa mengisi form pengajuan surat tersebut 4. Mahasiswa menyerahkan form yang telah diisi lengkap ke 5. memeriksa kebenaran data-data tersebut disesuaikan dengan yang ada di Fitur profil Mahasiswa dan kelengkapan persyaratan dikeluarkannya surat, seperti : - keterangan mahasiswa jika mahasiswa tersebut harus berstatus aktif pada semester saat surat diajukan - keterangan cuti jika mahasiswa tersebut harus sudah melakukan proses pengajuan cuti - keterangan berhenti jika mahasiswa tersebut harus sudah melakukan proses pengajuan berhenti - Tugas jika mahasiswa atau staf yang ditugaskan telah mendapat persetujuan dari Ketua - pengantar PKL/ Riset jika mahasiswa tersebut sudah diberikan izin PKL/Riset dan sudah menyelesaikan administrasi PKL/Riset - Keaslian ijazah jika mahasiswa tersebut benar merupakan alumni yang telah diwisuda dan diberikan ijazah serta transkrip - Keterangan Akreditasi ijazah jika mahasiswa tersebut benar merupakan alumni yang telah diwisuda dan diberikan ijazah serta transkrip - Fotokopi sertifikat akreditasi jika mahasiswa tersebut melampirkan bukti pendukung kepentingan penggunaan sertifikat akreditasi BAN- PT - Keterangan lulus dan Transkrip sementara jika mahasiswa tersebut sudah dinyatakan lulus ujian komprehensif, sudah mengumpulkan semua berkas kelengkapan wisuda dan menyelesaikan semua administrasi 6. mencetak surat tersebut dengan kop surat kemudian diparaf Staf yang membuat, paraf KA., PK2 & tanda tangan pimpinan 7. memberikan surat tersebut kepada mahasiswa atau staf yang dituju dengan mengisi form tanda terima surat 8. Selesai 2

4 KODE H. BAGAN PROSES DOKUMEN STANDAR Kegiatan Devisi Dokumen Waktu Mahasiswa PK 2 Pemimpin Mahasiswa mengunduh form permohonan pengajuan surat di student portal 1 10 Menit Mahasiswa mengisi form pengajuan surat tersebut Mahasiswa menyerahkan form yang telah diisi lengkap ke memeriksa kebenaran data-data tersebut disesuaikan dengan yang ada di Fitur profil Mahasiswa dan kelengkapan persyaratan dikeluarkannya surat Menit 5 Menit 15 Menit 3

5 DOKUMEN STANDAR STMIK PALCOMTECH Jln. Basuki Rahmat No. 05 Palembang Telpon: 0711 (358916), (359092) KODE mengisi Buku penomoran surat Keluar, 1 Hari keluar dan mencetak surat dengan kop Buku surat kemudian diparaf Staf yang penomoran membuat, paraf KA., PK2 & tanda surat keluar tangan pimpinan. menstempel surat dan scan surat Keluar 30 menit 8 memberikan surat tersebut kepada mahasiswa atau staf yang dituju dengan mengisi form tanda terima surat 9 Keluar, Buku tanda terima surat keluar 1 hari 4

6 KODE DOKUMEN STANDAR I. DOKUMEN TERKAIT 1. Buku penomoran surat 2. surat 3. Buku tanda terima surat keluar 5