Sosialisasi EPSBED Semester 2008/1

Transkripsi

1 Sosialisasi EPSBED Semester 2008/1 1 April 2009 Perpanjangan Ijin P.T. dapat mulai mengajukan perpanjangan ijin 6 (enam) bulan sebelum tanggal berakhirnya S.K. P.T. mengajukan surat permohonan ke Kopertis dengan melampirkan: Fotokopi S.K. terakhir Profil program studi yang dicetak dari tampilan di website Perpanjangan Ijin Mulai tahun 2009, proses perpanjangan ijin PTS dilaksanakan oleh Kopertis dengan menggunakan program yang telah disiapkan Dikti dan berlaku (sama) secara nasional Evaluasi atas persyaratan perpanjangan ijin didasarkan pada Laporan EPSBED dengan mengikuti ketentuan yang ada (SK-234) Syarat utama Laporan Epsbed 100% 2 3 Perpanjangan Ijin P.T. yang pernah mengajukan perpanjangan ijin dan belum ada hasilnya, sebaiknya mengulangi lagi permohonan perpanjangan ijin untuk segera diproses dengan sistem baru di Kopertis Apabila ada persyaratan yang belum terpenuhi, P.T. akan mendapat pemberitahuan dari Kopertis (PTS) atau Dikti (PTN) Perbaikan dilakukan melalui Laporan EPSBED 4 Masa Berlaku Ijin Program Studi ex Terdaftar/Diakui/Disamakan (RIN) Re-Status Perpanjangan Ulang Perpanjangan Ulang 4 tahun 4 tahun 4 tahun 15 Juli Juli Juli Juli 2015 Ijin Re-Status diterbitkan 15 Juli 2003 dan berlaku 20 Okt 2008 s.d. 15 Juli Maret 2011 P.T. terlambat mengajukan perpanjangan ijin dan baru P.T. mengajukan mendapat S.K. 20 Oktober perpanjangan sebelum 2008 yang berlaku s.d. 15 berakhir dan mendapat S.K. Juli Maret 2011 yang berlaku s.d. 15 Juli Masa Berlaku Ijin Program Studi Baru ijin 2 (dua) tahun, dapat mengajukan Perpanjangan setelah 3 (tiga) semester Baru, Sk-108 Perpanjangan Perpanjangan Ulang 10 Maret Mei Mei 2011 Awal semester 2005/1, perpanjangan diajukan setelah melaporkan EPSBED 2006/1 (3 Sem). Ijin terbit 5 Mei 2007 berlaku s.d. 5 Mei tahun 28 Desember tahun P.T. mengajukan perpanjangan sebelum berakhir dan mendapat S.K. 28 Desember 2010 yang berlaku s.d. 5 Mei Mei

2 Masa Berlaku Ijin Untuk menghindari masa vakum, ijin sudah tidak berlaku sedangkan ijin baru belum ada, P.T. sangat dianjurkan mengajukan perpanjangan 6 (enam) bulan sebelum berakhir Masa vakum dapat berakibat pada status legalitas program studi yang bersangkutan 7 Nomor Induk Dosen Nasional Setiap dosen, tetap maupun honorer, harus memiliki NIDN (Nomor Induk Dosen Nasional) Pimpinan P.T. adalah dosen yang (seharusnya) telah memiliki NIDN, walaupun bisa tidak mengajar, karena NIDN diperlukan untuk mengisi TRPIM Kalau ada dosen yang belum memiliki NIDN akan ditugaskan sebagai Pimpinan maka harus dibuatkan NIDN sesuai dengan ketentuan yang berlaku 8 Permohonan NIDN Diajukan ke Kopertis (PTS) atau Dikti (PTN) dengan melampirkan fotokopi dan scan file: KTP dan Ijazah mulai S-1/D-4 ke atas, kecuali memang ada dosen yang masih D-3 S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap dari Yayasan (hanya untuk dosen tetap) Surat pernyataan, di atas meterai, dari dosen ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut S.K. Jafa (jabatan fungsional akademik), kalau ada S.K. pangkat/golongan PNS-DPK, khusus untuk PNS-DPK 9 Dosen Tetap ex PNS PTN/DPK Dosen PNS yang pensiun dari PTN/DPK bisa menjadi dosen tetap di PTN/PTS dengan syarat: Fotokopi S.K. Pensiun S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap dari Yayasan (PTS) atau Rektor (PTN) Surat pernyataan, di atas meterai, dari dosen ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut Asumsi (tentunya) sudah punya NIDN karena dosen PNS PTN/DPK yang pensiun Bila belum, dilengkapi dengan dokumen seperti permohonan NIDN baru 10 Dosen Tetap ex PNS Non-PTN PNS non-depdiknas setelah pensiun akan menjadi dosen tetap di PTS, syaratnya: Fotokopi S.K. Pensiun S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap dari Yayasan Surat pernyataan, di atas meterai, dari dosen ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut Bila belum punya NIDN, dilengkapi dengan dokumen seperti untuk permohonan NIDN baru 11 Dosen pindah dari PT lain Persyaratannya: Surat Keluar dari P.T. asal S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap dari Yayasan Surat pernyataan, di atas meterai, dari dosen ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut Dalam hal tertentu, bila tidak ada Surat Keluar dari P.T. asal, sebagai penggantinya dapat digunakan Surat Pernyataan dari dosen yang bersangkutan yang menyatakan sudah tidak lagi sebagai dosen tetap di P.T. asal Kopertis akan melakukan klarifikasi 12 2

3 Staf Administrasi Sebagai Dosen Staf administrasi dapat menjadi dosen HONORER di P.T. sendiri atau P.T. lain Dia TIDAK BISA diakui/dianggap sebagai dosen tetap karena status tetapnya karyawan administrasi Permohohan NIDN mengikuti ketentuan yang ada PNS Aktif dan Dosen Tetap PNS non PTN/DPK tidak dapat menjadi dosen tetap di P.T. Hanya bisa sebagai dosen honorer Menjelang pensiun bisa alih status sebagai dosen dengan syarat minimal S-2 dan memiliki Jafa minimal Lektor Dalam hal ini statusnya berubah menjadi PNS DPK hingga usia pensiun (dosen) Dosen Tetap diakui P.T. Lain Bila ada dosen tetap P.T. yang diakui atau tercatat sebagai dosen tetap di P.T. lain, dapat dilakukan koreksi dengan melampirkan dokumen: S.K. pengangkatan sebagai dosen tetap dari Yayasan Surat pernyataan, di atas meterai, dari dosen ybs sebagai dosen tetap di P.T. tersebut Kelebihan dosen tetap P.T. yang mendapati ada dosen yang sebenarnya bukan dosen tetap P.T.- nya dapat mengajukan koreksi ke Kopertis Koreksi dilakukan melalui fasilitas Koreksi NIDN yang telah disediakan di program Ubah Ikatan Kerja dari (A) Dosen Tetap menjadi (D) Dosen Honorer Homebase Dosen Tetap Homebase dosen ditetapkan oleh pimpinan P.T. yang dinyatakan dalam Lampiran #2 yaitu Daftar Dosen Tetap P.T. sejogyanya menata homebase dosen tetap sesuai dengan program studi yang ada dan bidang ilmu dosen yang sesuai dengan program studi Pindah Homebase Dosen Tetap Perpindahan homebase antar program studi di P.T. dimungkinkan dengan ketentuan: Ada pembukaan program studi baru atau jenjang program studi baru (S2/S3) Disertai Surat Keputusan dari Pimpinan P.T. Ratio dosen di program studi yang ditinggalkan tidak boleh kurang dari ketentuan (Sk-234) Data ini dicatat di sistem komputer Dikti/ Kopertis untuk monitoring pergerakan/ perpindahan dosen tetap dan motivasinya

4 Dosen Tidak Ada Scan Ijazah Pada laporan 2008/1, April 2009, semua dosen yang tidak ada file Scan Ijazah akan dianggap S-1, Sedangkan dosen tetap yang tidak ada SK Dosen Tetap dari Yayasan akan dianggap sebagai dosen honorer Scan ijazah merupakan dokumen yang akan digunakan untuk berbagai kebutuhan, a.l. pemetaan bidang ilmu, pemetaan pendidikan dosen untuk beasiswa studi lanjut, sertifikasi dosen, akreditasi, dll. Update NIDN Yang hilang Apabila anda mengalami NIDN hilang biasanya terjadi karena: NIDN dobel, satu dosen memiliki 2 buah NIDN; Salah tanggal lahir; Seharusnya dosen PNS tetapi NIDN dibuatkan untuk non-pns, dll Untuk mengupdate NIDN yang hilang dapat dilakukan melalui fasilitas program yang telah disediakan, Update NIDN Dengan Yang Baru yang ada di bawah Inquiry Master Dosen Update NIDN Dengan Yang Baru Update NIDN Dengan Yang Baru Pada proses ini, NIDN yang lama akan digantikan dengan NIDN baru pada seluruh file/tabel yang ada NIDN, seperti: MSPST, TRPIM, TRPUD, TBKMK, MSMHS, TRAKD, TRLSD, TRTES Harap data di c:\dikti tersimpan secara kumulatif sehingga perubahan akan dilakukan terhadap semua data sejak semester awal s.d. terakhir 22 P.T. Alih Kelola/Bentuk/Merger P.T. baru yang berasal dari alih kelola, alih bentuk, merger, dan alih pembinaan (P.T. kesehatan dari Depkes ke Diknas) berlaku ketentuan sbb. Mahasiswa yang berasal dari P.T. Lama akan menjadi mahasiswa pindahan di P.T. Baru Semester awal program studi di P.T. Baru: P.S. yang berasal dari P.T. lama langsung berlaku pada semester terbitnya S.K. Untuk P.S. baru di P.T. baru, berawal pada Tahun Akademik baru berikutnya 23 Contoh di Univ Bale Bandung Univ Bale Bandung mendapat S.K. merger tanggal 22 Mei 2008, merger dari 2 P.T. STIPER Bale Bandung, dengan 2 program studi STKIP Bale Bandung, dengan 3 program studi Mendapat tambahan 8 program studi baru Semester awal yang berlaku adalah: 5 program studi lama: Semester Awal 2007/2, karena S.K. pada bulan Mei 2008 (Genap 2007/2008) 8 program studi baru: Semester Awal 2008/1 24 4

5 Contoh di Univ Bale Bandung Ketika melapor 5 program studi Lama di 2007/2: Semua mahasiswa ex STIPER dan STKIP menjadi mahasiswa status pindahan di Universitas Bale Bandung dengan: PT Asal dari STIPER/STKIP Jenjang Asal dari STIPER/STKIP Prodi Asal dari STIPER/STKIP Nim Asal dari STIPER/STKIP Sks diakui adalah sks yang telah diselesaikan dari STIPER/STKIP TRAKM vs TRNLM vs TRAKD KHS digunakan untuk mengisi TRAKM dan TRNLM Jadwal kuliah digunakan untuk mengisi TRAKD Kode M.K. yang ada di TRNLM harus ada di TRAKD karena setiap M.K. yang ditawarkan harus ada dosennya Untuk Skripsi, pada TRAKD diisi dengan Koordinator Skripsi atau Ketua P.S. TRAKM vs TRNLM vs TRAKD Setiap NIM yang ada di TRAKM harus ada di TRNLM Mahasiswa tinggal Skripsi saja, NIM diisikan di TRAKM dan di TRNLM diisi matakuliah Skripsi TRAKM NIM SKs Sem IPS SKS total IPK , ,67 KHS TRNLM vs TRKRS TRNLM vs TRKRS TRNLM NIM M.K. SKS Nilai Bobot 001 MK01 3 A MK02 3 B MK03 2 C MK04 2 C 2 Jadwal Kuliah 10 IPS = 29/10 = 2,90 TRAKD DOSEN M.K. KELAS RENC REAL D023 MK D101 MK D034 MK D034 MK TRNLM berisi nilai pada semester pelaporan (mis. 2007/2) TRKRS berisi KRS (kontrak m.k.) pada semester pelaporan + 1 (mis 2008/1) Dalam keadaan normal jumlah record pada TRKRS > TRNLM, karena pada 2008/1 ada tambahan mahasiswa baru 29 Walaupun pada 2007/2 ada mahasiswa yang lulus, namun pada umumnya mahasiswa baru > lulus Pada kondisi tertentu bisa terjadi sebaliknya, KRS < Nilai, karena : Mahasiswa baru < lulus Ada praktek lapangan untuk satu angkatan yang hanya berupa satu matakuliah, misalnya Praktek Penangkapan Ikan di mana mahasiswa melakukan praktek penangkapan ikan selama 4 bulan berada di kapal mengarungi lautan Dll. 30 5

6 TRNLM vs TRKRS Dalam kondisi yang tidak normal laporan masih dapat diterima setelah diperiksa datanya dengan disertai penjelasan dari P.T., misalnya Tidak ada mahasiswa baru Mahasiswa baru < Lulusan Ada praktek lapangan, dll TRNLM vs TRKRS Untuk melihat lebih detil data TRNLM dan TRKRS dapat dilakukan melalui Create Data Analisis [5.A] Lakukan Create dan kemudian cetak melalui F10 Pada cetakan tersebut dapat diperiksa berapa mahasiswa yang seharusnya ikut KRS dan berapa yang sudah ada di KRS TRNLM vs TRKRS Data TRNLM dan TRKRS tergantung pada kondisi semester pelaporan: Pada laporan Genap, TRKRS > TRNLM, karena ada mahasiswa baru yang (umumnya) > lulusan Pada laporan Ganjil, TRKRS < TRNLM, karena hanya ada lulusan, kecuali untuk jenjang S2/S3 yang bisa menerima mahasiswa baru setiap semester TRNLM vs TRKRS Untuk memeriksa data KRS sudah didatakan semua atau belum sebenarnya harus dilihat beberapa item, yaitu: Jumlah record Jumlah mahasiswa di TRNLM dan TRKRS Rata-2 sks diambil mahasiswa di TRNLM dan TRKRS Mahasiswa yang lulus di semester pelaporan (mis. 2007/2) dan mahasiswa yang cuti, keluar, non-aktif, dan D.O. di semester pelaporan+1 (mis. 2008/1) 34 TRKRS vs TRNLM Untuk pelaporan 2007/2 ini pemeriksaan hanya melalui jumlah record dengan memperhatikan kondisi yang ada Pada laporan 2008/1 akan disediakan fasilitas informasi yang lebih rinci tentang NLM dan KRS sehingga P.T. lebih mudah melacak mahasiswa yang belum ada data KRS-nya Dengan demikian data kita akan lebih akuntabel 35 Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM Mulai laporan 2008/1, P.T. mengisi TRLSM Semester Pelaporan + 1 (2008/2) seperti halnya dengan KRS 2008/2 Yang didatakan hanya mahasiswa yang berstatus C/N/K/D saja Yang lulus di 2008/2 (kalau sudah ada) TIDAK didatakan saat ini tetapi nanti pada Laporan 2008/2, karena harus mengisi TRAKM 2008/2 dan TRNLM 2008/2 36 6

7 Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM Pada verifikasi ini akan terbaca: Jumlah mahasiswa di TRAKM 2008/1 = TRNLM 2008/1 Karena mahasiswa yang ada di TRAKM pasti ada nilainya di TRNLM, dan sebaliknya Setiap mahasiswa harus ada statusnya dari satu semester ke semester berikutnya Pada 2008/1 ada mahasiswa yang: Kuliah/skripsi (ada di TRAKM dan TRNLM) Lulus (ada di TRAKM, TRNLM, TRLSM) C/N/K/D (ada di TRLSM) 37 Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM Semua mahasiswa dari 2008/1, kecuali yang Lulus/Keluar/D.O., harus berstatus di 2008/2 Kuliah/skripsi (ada di TRKRS 2008/2 ) C/N/K/D (ada di TRLSM 2008/2 ) Mahasiswa dari 2008/1 yang Cuti dan Non-aktif, pada 2008/2 bisa : Kuliah/skripsi C/N/K/D 38 Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM Verifikasinya dapat dihitung dari persamaan: TRAKM 2007/2 + C/N 2007/2 - Lulus 2007/2 = TRKRS 2008/1 - Baru 2008/1 + C/N/K/D 2008/1 TRAKM 2008/1 + C/N 2008/1 - Lulus 2008/1 = TRKRS 2008/2 - Pindahan 2008/2 + C/N/K/D 2008/2 Bila data benar maka tanda..?? jumlahnya NOL 39 Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM TRAKM TRLSM Kuliah { TRKRS{ Lulus { 2008/1 2008/2 Cuti Non-aktif Keluar Drop-Out Kuliah Baru Pindahan Cuti Non-aktif TRLSM{ Keluar Drop-Out 40 Matriks Kemungkinan Mutasi Dari 2008/1 Kuliah Lulus Cuti Non-aktif Keluar D.O. Baru/ Pindahan Kuliah Lulus Belum Status pada 2008/2 Cuti Non-aktif Keluar D.O. 41 Mengapa Kita Perlu Data KRS? ketika P.T. melaporkan 2007/2 pada 15 Oktober akan diperoleh data mahasiswa terdaftar semester 2007/2 Data mahasiswa ini adalah data riil mahasiswa pada Maret 2008, sudah 6 (enam) bulan yang lalu Lalu... Bagaimana kita mengetahui berapa mahasiswa yang riil aktif saat ini Oktober 2008? 42 7

8 Mengapa Kita Perlu Data KRS? Data dari TRKRS-lah yang dapat memberikan informasi tentang Jumlah riil Mahasiswa Aktif saat ini Tanpa KRS data riil mahasiswa aktif tidak akan pernah diperoleh dan data kita selalu ketinggalan 6 bulan Oleh karena itu betapa pentingnya peran TRKRS sehingga pengisian datanya harus dapat dipertanggung jawabkan akurasinya Master Dosen (MSDOS) Data dosen termasuk homebase-nya saat ini sudah ada di TBDOS sehingga P.T. tidak perlu lagi mengisi MSDOS MSDOS sekarang berupa Inquiry, yaitu menampilkan data dosen tetap P.T. yang diambil dari TBDOS Untuk transaksi dosen keluar, pensiun dan almarhum dilakukan melalui Koreksi NIDN Koreksi Dosen di TBDOS Dosen meninggal Aktif Mengajar (A) diubah menjadi M (Almarhum) Status Dosen Tetap (A) diubah menjadi D (Dosen Honorer), untuk status : Dosen Keluar Dosen Pensiun BUKAN Dosen Tetap Dosen Meninggal Dosen PNS Pensiun Dosen Tetap Keluar

9 Riwayat Pendidikan Dosen Studi Lanjut Dosen Tetap Business Process Data Riwayat Pendidikan Dosen saat ini telah terkumpul secara nasional sehingga tidak perlu didatakan lagi P.T. men-download MSPDS dari website seperti halnya download TBDOS Apabila ada perubahan data dosen, seperti dosen selesai studi lanjut, P.T. mengirimkan fotokopi Ijazah ke Kopertis (PTS) atau Dikti (PTN) Updating data akan dilakukan oleh Kopertis/ Dikti TRLSD sekarang hanya mencatat aktivitas dosen tetap yang sedang studi lanjut Data studi lanjut ini diperlukan Dikti untuk membuat perencanaan dalam rangka meningkatkan kualitas dosen Dosen yang keluar, pensiun, dan almarhum didatakan melalui Koreksi NIDN dan dicatat di TBDOS Data dari P.T. Diposting ke komputer Kopertis/Dikti Disampaikan ke P.T. Melalui media Website Proses Analisis Hasil Evaluasi Perbedaan Validasi (?) Sering kali timbul keluhan bahwa Validasi di P.T. sudah valid namun menjadi tidak valid ketika Validasi di Kopertis Program validasi untuk P.T. dan Kopertis adalah SAMA, tidak ada perbedaan (program) sama sekali Bedanya pada pembacaan file TBDOS: Di Kopertis akan membaca TBDOS yang mutakhir Di P.T. membaca TBDOS yang sering tidak mutakhir Perbedaan Validasi (?) Masalah akan timbul bila ada NIDN di P.T. yang berubah karena, a.l.: Perbaikan tanggal lahir oleh P.T. lain Ditemui adanya data dobel Dosen yang diakui sebagai dosen tetap ternyata MILIK P.T. lain dan sudah dibuktikan dengan dokumen S.K. Yayasan Perubahan seperti di atas sudah pasti akan mempengaruhi validasi sehingga menjadi tidak valid di Kopertis Sebagian Masalah Sudah Teratasi Sebagian besar masalah sudah dapat diatasi dan diminimalisir dengan : Homebase dosen tetap sudah berada di TBDOS sehingga satu dosen hanya satu homebase di P.T./Jenjang/P.S. tertentu Penyempurnaan program validasi untuk mengatasi berbagai variasi kondisi yang dapat menimbulkan masalah Kesadaran pihak P.T. bahwa pencantuman dosen tetap yang tidak pada tempatnya akan menyusahkan diri sendiri

10 Tips Untuk Menghindari Masalah Data EPSBED secara kumulatif harus berada di satu folder dan TIDAK dipisahpisahkan per semester atau program studi Bila anda perlu menggunakan program database untuk melihat isinya, gunakan program cdbf yang dapat di-download dari website evaluasi Lakukan BACKUP folder EPSBED setiap kali anda selesai mengerjakan laporan Tips Untuk Menghindari Masalah JANGAN membuka file database dengan program Excel karena : Sering terjadi Excel merubah field tanggal menjadi karakter/numerik, field karakter yang isinya angka, seperti kode PT, PS, NIDN, diubah menjadi field numerik Bila anda ingin memeriksa isi database melalui program Excel, copy-kan file database ke folder lain dan buka file di folder tersebut dengan Excel Tips Untuk Menghindari Masalah Gunakan program, tabel, dan TBDOS terbaru yang dapat di-download dari website Program baru tidak akan merusak data yang sudah ada Program baru merupakan penyempurnaan dari program terdahulu dan khususnya memperbaiki program bilamana masih terdapat bugs atau error Tips Untuk Menghindari Masalah Lengkapi komputer PC dengan UPS (batterai) sehingga file database tidak rusak ketika tiba-tiba listrik mati Pasang program Anti Virus di komputer dan lakukan Update secara berkala, paling lama sebulan Setiap hari banyak virus baru yang masuk dalam peredaran melalui Internet maupun pertukaran flash disk antar komputer Update Anti Virus berarti menambah variasi amunisi untuk menghadapi berbagai macam varian Virus (baru) 58 Nomor Induk Mahasiswa Nasional (NIMAN) x x Jenjang Kode PT Prodi Semes Awal Jenis Mhs SKS Nomor Diakui Urut Baru Pindahan 59 Keterangan Notasi Kode P.T., Jenjang, dan Kode Program Studi Semester Awal: semester awal mahasiswa masuk Jenis Mhs: R-reguler, N-Non reguler Status masuk: B-baru, P-Pindahan SKS diakui: 000 untuk baru, 042 yang diakui 42 sks Nomor urut: mulai dari 1 untuk setiap jenjang program studi per P.T. pada satu angkatan 60 10

11 Contoh Mahasiswa Tahun 2006, UGM ( ), S-1 (C), Manajemen (20102), Reguler, Baru C R B C R B C R B C R P C R P Nomor Induk Lulusan Nasional (NILUN) Jenjang Kode PT Prodi Semes Lulus Nomor Urut Transaksi NIMAN Mahasiswa yang keluar dilaporkan di TRLSM dan akan diberi flag keluar di NIMAN Mahasiswa yang pindah ke P.S. lain akan mendapat NIMAN baru sedangkan NIMAN lama diberi flag keluar Mahasiswa yang aktif kembali pada suatu P.T. akan mendapat NIMAN baru kalau NIM-nya ganti