Manual Prosedur Pendaftaran Peserta PPDH

Transkripsi

1 Manual Prosedur Pendaftaran Peserta PPDH Program Kedokteran Hewan Universitas Brawijaya 2015

2 Manual Prosedur Pendaftaran Peserta PPDH Program Kedokteran Hewan Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Revisi : 0 Tanggal : 18 Mei 2015 Diajukan oleh : Ketua GJM Dikendalikan oleh : Wabid Akademik drh. Dyah Ayu Oktavianie A.P, M.Biotech Disetujui oleh : Ketua Program Prof. Dr. Aulanni am, drh., DES Dr. Agung Pramana Warih Marhendra, M.Si

3 MANUAL PROSEDUR PENDAFTARAN PESERTA PPDH A. Tujuan : Memberikan acuan standar dalam pelaksanaan pendaftaran peserta Program Pendidikan Dokter Hewan (PPDH) Program Kedokteran Hewan. B. Ruang lingkup : 1. Pembayaran biaya Unit Cost PPDH 2. Pendaftaran mahasiswa menjadi peserta PPDH 3. Pengurusan kelengkapan administrasi dan persiapan menjalani rotasi PPDH C. Rekaman : 1. Pedoman Pelaksanaan Pendidikan Profesi Dokter Hewan Program Kedokteran Hewan UB 2. Formulir Pendaftaran dan Checklist Persyaratan Pendaftaran PPDH 3. Bukti Pembayaran Unit Cost PPDH 4. Jadwal Pelaksanaan Rotasi PPDH D. Kegiatan pelaksanaan Pendaftaran Calon Peserta PPDH 1. mengumumkan pembukaan PPDH disertai dengan jumlah kouta mahasiswa PPDH yang dapat diterima pada periode tertentu yang diinformasikan di web PKH UB (pkh.ub.ac.id) dan papan pengumuman atas sepengetahuan dari Ketua Program Studi dan Ketua Program, serta menginformasikan kepada masing-masing Koordinator PPDH, Wakil Bidang 1, Wakil Bidang 2, Kepala Sub Bagian (Kasubag), Kepala Tata Usaha PKH UB. 2. Mahasiswa yang sudah memperoleh gelar SKH (sudah yudisium dan sudah wisuda) mengisi formulir pendaftaran PPDH + surat penyataan dengan membawa materai Rp.6000,00 di dengan memperhatikan kuota peserta PPDH. Jangka waktu pendaftaran/pengisian formulir pendaftaran adalah 3 hari. 3. melakukan rekapitulasi nama-nama mahasiswa yang mendaftar PPDH kemudian membuat surat pengajuan nomor pendaftaran kepada Wakil Rektor I UB dan ditandatangani oleh Ketua Program (atau yang mewakili) dengan menyertakan lampiran Rekapitulasi nama-nama calon mahasiswa. Surat tersebut dibuat tembusan kepada : BAAK, BAUK, Kabag Akademik UB, Kabag Keuangan UB, KTU PKH, dan Kasubag Keuangan PKH.

4 4. Pihak Rektorat (Warek I) mengeluarkan nomor pendaftaran dan diinformasikan kepada PKH UB melalui Ketua Program yang kemudian didisposisikan ke 5. PKH UB mengumumkan nomor pendaftaran, teknis pembayaran, dan nomor rekening untuk pembayaran biaya PPDH melalui web dan papan pengumuman (ditembusi ke Bagian Keuangan dan KTU) 6. Calon mahasiswa PPDH melihat nomor pendaftaran dan teknis pembayaran yang diumumkan kemudian melakukan registrasi online melalui dan melaksanakan pembayaran PPDH di Bank yang ditunjuk. 7. Setelah dilakukan pembayaran, maka setiap mahasiswa akan mendapatkan NIM Baru. Setelah mendapatkan NIM Baru, mahasiswa melengkapi kelengkapan administrasi akademik PPDH di 8. merekapitulasi nama-nama mahasiswa yang sudah memenuhi kelengkapan administrasi akademik untuk diserahkan kepada Sekretaris Program Studi KH Jenjang Profesi. 9. Sekretaris Program Studi KH Jenjang Profesi menyusun kelompok berdasarkan rekapitulasi nama mahasiswa PPDH dari, kemudian menyerahkan daftar kelompok PPDH beserta jadwal PPDH ke bagian akademik untuk diumumkan. 10. Bagian akademik mengumumkan pembagian kelompok PPDH dan jadwal PPDH di web maupun di papan pengumuman dan membuat surat pemberitahuan kepada masing-masing Koordinator PPDH baik di PKH maupun luar PKH dengan tembusan kepada Wakil Bidang Akademik, Wakil Bidang Keuangan dan Kepegawaian, Kepala Tata Usaha, dan Kasubag Keuangan PKH. 11. Mahasiswa PPDH melaksanakan kegiatan PPDH sesuai dengan jadwal yang sudah diumumkan.

5 BAGAN ALIR PENDAFTARAN DAN PEMBAYARAN BIAYA PPDH Pemberitahuan kepada Koordinator2 PPDH, Ketua Program, Wabid I, Wabid II, KTU, Kasubag Keuangan Pengumuman pembukaan pendaftaran dan kuota mahasiswa PPDH (waktu pendaftaran 3 hari) Mengisi formulir pendaftaran PPDH + surat pernyataan (+materai Rp ,-) Menyerahkan formulir PPDH dan surat pernyataan bermaterai ke Melakukan rekapitulasi nama calon mahasiswa PPDH 3 hari setelah pembukaan pendaftaran, dan menutup pendaftaran PPDH apabila kuota telah terpenuhi Tembusan: BAAK, BAUK, Kepala Bagian Akademik UB, Kepala Bagian Keuangan UB, KTU PKH, dan Kasubag Keuangan PKH Pembuatan Surat Pengajuan Nomor Pendaftaran kepada Wakil Rektor I UB dengan melampirkan daftar nama calon mahasiswa PPDH Max. 3 hari Nomor Pendaftaran dikeluarkan oleh Wakil Rektor I dan dikirimkan ke PKH UB (melalui Ketua Program) Rektorat UB Max. 2 hari Tembusan: KTU PKH dan Kasubag Keuangan PKH Mengumumkan nomor pendaftaran, teknis pembayaran, dan nomor rekening

6 Melakukan registrasi online melalui dan pembayaran melalui bank Mendapatkan NIM Baru Max. 3 Melengkapi kelengkapan administrasi PPDH di PKH UB Verifikasi kelengkapan berkas dan merekapitulasi nama-nama mahasiswa PPDH yang telah melengkapi persyaratan administrasi Menyerahkan nama-nama mahasiswa PPDH ke Sekretaris Prodi Kedokteran Hewan Jenjang Profesi Max. 2 hari Menyusun kelompok PPDH dan menyerahkan kembali ke beserta jadwal PPDH SekProdi KH Pemberitahuan kepada Koordinator2 PPDH, Ketua Program, Wabid I, Wabid II, KTU, Kasubag Keuangan 1 Mengumumkan pembagian kelompok dan jadwal PPDH Max. 5 hari kerja Melaksanakan PPDH sesuai dengan jadwal Mahasiswa PPDH