STUDI KELAYAKAN INVESTASI TI / SI UNTUK SOFTWARE AKUNTANSI PADA PT. ISIS MEGAH MANDIRI DENGAN METODE COST / BENEFIT ANALYSIS

Transkripsi

1 STUDI KELAYAKAN INVESTASI TI / SI UNTUK SOFTWARE AKUNTANSI PADA PT. ISIS MEGAH MANDIRI DENGAN METODE COST / BENEFIT ANALYSIS Adhityawinata Rama 1, Prawira Johan Eka Yudha 2, Ayuwibowo Mellyanty 3 dan Christian Lianawati 4 1 Universitas Bina Nusantara, Jl. K.H. Syahdan No.9, Palmerah, (+62-21) , , blast_axel_form@yahoo.com 2 Universitas Bina Nusantara, Jl. K.H. Syahdan No.9, Palmerah, (+62-21) , , johan.eka7@gmail.com 3 Universitas Bina Nusantara, Jl. K.H. Syahdan No.9, Palmerah, (+62-21) , , mellyantyayuwibowo@yahoo.com 4 Universitas Bina Nusantara, Jl. K.H. Syahdan No.9, Palmerah, (+62-21) , , liana_ch1309@binus.ac.id ABSTRACT Purpose of the research to assess the technical feasibility, economic, financial and social impacts and environmental investment using Tally accounting software or MYOB accounting software to determine which investments are best used for accounting software company PT. ISIS Megah Mandiri. Methods of the research used to collect data is library research, field studies with observation, interviews and study the documentation and analysis of studies using the cost / benefit analysis. The result that can be achieved is feasibility study of IT / IS investment for accounting software at PT. ISIS Megah Mandiri using cost / benefit analysis and the results showed that the MYOB accounting software more feasible than the Tally accounting software. Conclusion obtained by analysis of the feasibility, accounting software MYOB is better in terms of technical feasibility stating MYOB can be integrated by other applications as well as the installation and maintenance of cheap, in terms of economic feasibility estimates indicate accounting software MYOB implementation can be done for 50 days, in terms of financial feasibility accounting software MYOB with cost benefit analysis method : B/C ratio 1,654, PP 46 days, NPV Rp 7,830,645,548.01, PI 50.51, ROI % as well as social and environmental impacts of accounting software MYOB more user friendly and more up-to-date because it is always updated automatically every time a transaction occurs. Keywords : Feasibility studies, investment, accounting software, cost / benefit analysis.

2 ABSTRAK Tujuan dari penelitian yaitu untuk menilai kelayakan teknis, ekonomis, finansial serta dampak sosial dan lingkungan investasi menggunakan accounting software Tally ataupun accounting software MYOB untuk mengetahui investasi mana yang sebaiknya digunakan perusahaan untuk software akuntansi pada PT. ISIS Megah Mandiri. Metode penelitian yang digunakan untuk mengumpulkan data adalah studi kepustakaan, studi lapangan dengan observasi, wawancara dan studi dokumentasi serta studi analisis dengan menggunakan metode cost / benefit analysis. Hasil yang dicapai adalah studi kelayakan investasi TI / SI untuk software akuntansi pada PT. ISIS Megah Mandiri dengan menggunakan metode cost / benefit analysis dan hasilnya menunjukan bahwa accounting software MYOB lebih layak dibandingkan dengan accounting software Tally. Simpulan yang didapat berdasarkan analisis kelayakan, accounting software MYOB lebih baik dari segi kelayakan teknis yang menyatakan MYOB dapat terintegrasi oleh aplikasi lainnya serta proses instalasi dan maintenance yang murah, segi kelayakan ekonomis yang menunjukan estimasi pengimplementasian accounting software MYOB dapat dilakukan selama 50 hari, segi finansial accounting software MYOB dengan menggunakan metode cost benefit analysis : B/C Ratio 1,654, PP 46 hari, NPV Rp ,01, PI 50,51, ROI 1338,48% serta dampak sosial dan lingkungan accounting software MYOB lebih user friendly dan lebih up-to-date karena karena selalu diperbarui secara otomatis setiap kali transaksi terjadi. Kata kunci : Studi kelayakan, investasi, accounting software, cost / benefit analysis. PENDAHULUAN Perkembangan Teknologi Informasi (TI) dan Sistem Informasi (SI), telah mengubah serta memberikan dampak yang besar dalam perusahaan. Dalam era globalisasi ini, setiap perusahaan dalam menjalankan tugasnya yaitu melayani masyarakat, harus terus berkembang untuk terus mengikuti kemajuan teknologi yang didukung dengan SI/TI yang baik. Selain itu, pemilihan SI/TI yang tepat sangatlah mempengaruhi keberhasilan suatu perusahaan dalam mencapai visi dan misinya. Proses pemilihan SI/TI yang tepat itu sendiri bukanlah sesuatu hal yang mudah mengingat proses implementasi SI/TI sangat kompleks dan membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Mengingat pentingnya peranan SI/TI tersebut, investasi SI/TI sangatlah krusial bagi perusahaan, karena dengan pemilihan SI/TI yang tepat dan sesuai dengan arahan strategis dapat memberikan manfaat yang besar. Salah satu penelitian menyatakan kalau investasi merupakan hal yang harus dilakukan oleh sebuah perusahaan, terutama pada saat bisnisnya sedang berada dalam tahap pembentukan dan pertumbuhan. Penilaian investasi IT merupakan kemampuan organisasi dalam mengidentifikasi dan mengkuantifikasi peningkatan keuntungan atau dampak positif yang diterima perusahaan dengan adanya implementasi TI dalam operasi bisnis perusahaan tersebut (Darmadji dan Ranti, 2011). Dalam penelitian lain menyatakan bahwa Accounting software package are standard tools in today's business environment. Selecting the right software, however, can be challenging. Artinya adalah perangkat lunak akuntansi adalah alat standar dalam lingkungan bisnis saat ini. Namun, dalam memilih perangkat lunak yang tepat cenderung bersifat kompleks (Elikai, Ivancevich. D dan Ivancevich. S, 2007). Tujuan dari penelitian ini yaitu untuk menilai kelayakan teknis, kelayakan ekonomis, kelayakan finansial serta dampak sosial dan lingkungan dari investasi yang menggunakan software accounting Tally ataupun software accounting MYOB, mengetahui apakah biaya investasi yang dikeluarkan untuk software accounting Tally maupun software accounting MYOB sesuai dengan manfaat yang diperoleh serta aspek yang berhubungan dengan software accounting dapat dievaluasi secara keseluruhan dan lengkap.

3 METODE PENELITIAN Metode penelitian pertama yang dilakukan adalah mengumpulkan informasi dan data dari berbagai sumber seperti buku teks, ensiklopedia, jurnal ilmiah dan berbagai literatur yang berkaitan dengan objek penelitian. Sumber-sumber tersebut digunakan sebagai landasan teori dan alat bantu untuk mendukung pembahasan dan penyusunan skripsi. Setelah mengetahui segala informasi, dilakukan juga survei langsung pada PT. ISIS Megah Mandiri untuk memperoleh dan mengumpulkan data yang diperlukan. Cara yang digunakan dalam mengumpulkan data yaitu melalui pengamatan (observasi) dengan mengumpulkan data serta mengamati secara langsung bagaimana pengimplementasian sistem akuntansi yang akan dilakukan PT. ISIS Megah Mandiri, kemudian dilakukan wawancara dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak perusahaan sehingga dapat memperoleh data yang diperlukan dan yang terakhir adalah studi dokumentasi dengan mempelajari dokumen dokumen yang diperoleh dari PT. ISIS Megah Mandiri. Setelah mendapat informasi ekstra akan memudahkan penulis untuk melangkah ke tahap berikutnya yaitu melakukan analisis kelayakan investasi TI / SI untuk sistem akuntansi pada PT. ISIS Megah Mandiri dari segi finansial menggunakan metode Cost / Benefit Analysis. HASIL DAN BAHASAN Kelayakan Teknis Kelayakan teknis memberikan gambaran kondisi teknis dari rencana kegiatan yang memperhitungkan unsur keteknikan (engineering) dan non keteknikan (misalnya : ketersediaan material dan kemudahan pelaksanaan) sehingga suatu kegiatan dapat dilaksanakan. Selama menggunakan accounting software Tally, belum ada suatu kendala teknis yang berarti. Semua masalah teknis, baik pada saat implementasi, pengoperasian dan maintenance, semua dapat diatasi dengan baik oleh perusahaan. Sedangkan maintenance, setiap tahunnya dilakukan oleh para ahli dari perusahaan penyedia accounting software tersebut. Sedangkan untuk accounting software MYOB dapat terintegrasi oleh aplikasi lainnya (Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel), informasi secara real time, kecepatan dan akurasi data memungkinkan karyawan untuk memasukkan transaksi lebih cepat dan lebih akurat, feature job and category dapat digunakan pengaturan proyek dan departementalisasi sehingga dapat dihasilkan laporan manajemen per proyek atau per departemen, tingkat keamanan yang cukup valid untuk setiap user, proses instalasi dan maintenance murah serta MYOB lebih efisien daripada sistem buku besar akuntansi yang membuat penggunaan waktu dan sumber daya menjadi lebih baik. Kelayakan Ekonomis Kelayakan ekonomi dapat memberikan gambaran atas efisiensi penggunaan sumber daya (input) dengan manfaat (outcomes) yang diperoleh dalam pelaksanaan rencana kegiatan. Sebagai contoh adalah perencanaan jadwal yang dapat mengukur seberapa logis waktu yang diperlukan untuk mengimplementasikan accounting software MYOB. Dari hasil wawancara dengan pihak perusahaan bahwa harapan waktu dari implementasi accounting software MYOB maksimal 2 bulan. Akan tetapi jika perusahaan ingin mengetahui kinerja accounting software MYOB secara maksimal, diperlukan waktu setidaknya 1 tahun agar dapat terlihat hasil yang diperoleh dari software, dan terus melakukan uji coba, try and error harus terus dilakukan seiring dengan berjalannya waktu agar perusahaan dapat mengetahui kelemahan dan kelebihan dari accounting software MYOB.

4 Tabel 1 Rencana Implementasi Accounting Software MYOB Tahapan Perencanaan 1. Mengkaji tujuan dan rencana strategi perusahaan 2 2. Menentukan anggaran investasi accounting software MYOB 2 3. Mengidentifikasi accounting software MYOB yang akan digunakan, serta 6 kendala yang mungkin akan timbul dari investasi accounting software MYOB 4. Melakukan studi kelayakan accounting software MYOB 3 5. Membuat laporan perencanaan investasi accounting software MYOB 1 6. Meminta persetujuan manajemen 1 7. Melakukan dokumentasi 2 Total Tahapan Perencanaan 17 hari Tahapan Perancangan dan Desain 1. Merancang arsitektur accounting software MYOB 2 2. Merancang interface accounting software MYOB 3 3. Merancang program 5 4. Melakukan dokumentasi 2 Total Tahapan Perancangan dan Desain 12 hari Tahapan Kontrol 1. Melakukan kontrol terhadap jadwal penyelesaian 2 2. Melakukan dokumentasi 2 Total Tahapan Kontrol 4 hari Tahapan Implementasi 1. Mengimplementasikan accounting software MYOB 3 2. Melakukan konversi data 2 3. Melakukan pelatihan terhadap personil 3 4. Melakukan dokumentasi 2 Total Tahapan Implementasi 10 hari Tahapan Evaluasi 1. Melakukan evaluasi pada accounting software MYOB 3 2. Melakukan maintenance pada accounting software MYOB 2 3. Melakukan dokumentasi 2 Total Tahapan Evaluasi 7 hari TOTAL SELURUH TAHAPAN 50 hari Berdasarkan tabel jadwal rencana implementasi accounting software MYOB (tabel 1) diketahui tahapan perencanaan membutuhkan waktu 17 hari, tahapan perancangan dan desain membutuhkan waktu 12 hari, tahapan kontrol membutuhkan waktu 4 hari, tahapan implementasi membutuhkan waktu 10 hari dan tahapan evaluasi membutuhkan waktu 7 hari. Jadi total keseluruhan dari rencana implementasi accounting software MYOB membutuhkan waktu selama kurang lebih 50 hari.

5 Kelayakan Finansial Kelayakan finansial memberikan gambaran aspek finansial atas penggunaan sumber daya (input) dengan hasil (output) yang diperoleh dari pelaksanaan rencana kegiatan, yang diperhitungkan dengan menggunakan harga pasar. Penilaian kelayakan investasi dari segi finansial dihitung dengan menggunakan metode Cost / Benefit Analysis (CBA). Metode Cost / Benefit Analysis (CBA) yang digunakan untuk menghitung Benefit / Cost Ratio, Payback Period, Net Present Value (NPV), Profitability Index (PI), serta Return On Investment (ROI). Tabel 2 Ringkasan Hasil Perhitungan CBA Software Accounting Metode Kriteria Proyek Hasil Kelayakan Keputusan Benefit / Cost Ratio (C/B Ratio) Rasio > 1 (layak) Rasio 1 (tidak layak) 1,299 Layak 1,652 Layak 1,654 Layak Payback Period (PP) PP < 1 tahun (diterima) PP > 1 tahun (ditolak) hari Ditolak 55 hari Diterima 46 hari Diterima Net Present Value (NPV) NPV > 0 (dilakukan) NPV 0 (tidak dilakukan) Rp ,30 Rp ,01 Rp ,01 Dilakukan Dilakukan Dilakukan Profitability Index (PI) PI > 1 (layak) PI (tidak layak) 7,71 Layak 44,40 Layak 50,51 Layak Return On Investment (ROI) ROI > 1 (diterima) ROI 1 (ditolak) 254,44% Diterima 1154,04% Diterima 1338,48% Diterima

6 Dampak Sosial dan Lingkungan Dampak sosial dan lingkungan memberikan gambaran mengenai dampak sosial dan lingkungan yang mungkin timbul, baik positif maupun negatif, akibat pelaksanaan kegiatan yang diusulkan. Hampir sama dengan permasalahan teknis yang dihadapi. Hanya saja yang membedakannya, jika kelayakan teknis dilihat dari kepraktisan solusi, ketersediaan teknologi dan tingkat kemampuan karyawan (sebagai operator). Sedangkan sosial dan lingkungan menilai seberapa baik solusi tersebut akan bekerja dalam perusahaan serta pendapat karyawan (sebagai operator) tentang accounting software tersebut. Untuk accounting software Tally, dapat memudahkan user untuk mengaplikasikan software ini karena mempunyai modul modul yang kompleks dan disusun dengan rapi seperti mengatur pricelist, memiliki sistem keamanan data yang tinggi serta pengelolaan informasi dapat diandalkan (reliable) yang sangat membantu user dalam penggunaannya. Sedangkan untuk accounting software MYOB, dapat menghasilkan catatan akuntansi yang selalu up-todate karena selalu diperbarui secara otomatis setiap kali transaksi terjadi, memudahkan user untuk memasukkan transaksi lebih cepat dan akurat, serta akan muncul notifikasi atau peringatan jika user melakukan kesalahan dalam proses input dan juga tampilannya yang user friendly membuat user lebih nyaman dalam menggunakannya. Hasil Studi Kelayakan Tabel 3 Hasil Studi Kelayakan Perbedaan accounting software Tally dengan accounting software MYOB Fitur Tally Accounting MYOB Accounting Multi Currency Ya Ya Multi Warehouse Ya Tidak Multi Company Ya Tidak Multi User Ya Ya Data Reliability Ya Ya Remote Access Ya Tidak Statutory Compliance (Pajak) Ya Tidak Modul yang lengkap Ya Tidak Dapat menyusun laporan keuangan Ya Ya Implementasi dalam waktu singkat Tidak Ya Investasi yang relatif murah Tidak Ya Data Analysis Ya Ya Payroll Management Ya Ya Data Backup Tidak Ya Integrated with other application Tidak Ya SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Dari segi kelayakan teknis, cenderung menggunakan accounting software MYOB karena dapat terintegrasi oleh aplikasi lainnya (Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel), informasi secara real time, kecepatan dan akurasi data memungkinkan karyawan untuk memasukkan transaksi lebih cepat dan lebih akurat, feature job and category dapat digunakan pengaturan proyek dan departementalisasi

7 sehingga dapat dihasilkan laporan manajemen per proyek atau per departemen, tingkat keamanan yang cukup valid untuk setiap user, proses instalasi dan maintenance murah serta MYOB lebih efisien daripada sistem buku besar akuntansi yang membuat penggunaan waktu dan sumber daya menjadi lebih baik. Dari segi kelayakan ekonomis, pembangunan accounting software MYOB layak untuk diinvestasikan karena lebih cepat daripada waktu yang diharapkan oleh perusahaan. Akan tetapi jika perusahaan ingin mengetahui kinerja accounting software MYOB secara maksimal, diperlukan waktu setidaknya 1 tahun agar dapat terlihat hasil yang diperoleh dari software, dan terus melakukan uji coba, try and error harus terus dilakukan seiring dengan berjalannya waktu agar perusahaan dapat mengetahui kelemahan dan kelebihan dari accounting software MYOB. Dari segi kelayakan finansial, accounting software MYOB yang akan diimplementasikan lebih layak untuk diinvestasikan. Dengan dilakukannya implementasi accounting software MYOB, dapat terjadi pemotongan biaya pada beberapa bagian, pemotongan biaya gaji untuk karyawan dan biaya operasional, accounting software MYOB mempunyai fitur-fitur yang mendukung hal tersebut, sehingga waktu yang dilakukan untuk melakukan kegiatan akuntansi menjadi lebih efektif. Sedangkan dampak sosial dan lingkungan, accounting software MYOB dapat menghasilkan catatan akuntansi yang selalu up-to-date karena selalu diperbarui secara otomatis setiap kali transaksi terjadi, memudahkan user untuk memasukkan transaksi lebih cepat dan akurat, serta akan muncul notifikasi atau peringatan jika user melakukan kesalahan dalam proses input dan juga tampilannya yang user friendly membuat user lebih nyaman dalam menggunakannya. Saran Bila perusahaan ingin mengimplementasikan software accounting baru sebaiknya mempersiapkan semua kebutuhan yang diperlukan untuk menjalankan software accounting tersebut, dimulai dari software, hardware, jaringan, sampai dengan sumber daya manusia yang akan menggunakan software accounting tersebut agar investasi yang dilakukan oleh perusahaan dapat mendapatkan manfaat sesuai dengan yang diharapkan. Dan untuk peneliti selanjutnya dapat mencoba melakukan studi kelayakan dengan membandingkan software accounting yang sudah berjalan 5 tahun dengan software accounting lainnya yang memiliki fungsi yang lebih luas seperti SAP atau Oracle apabila perusahaan menginginkan komputerisasi akuntansi diterapkan secara lebih luas di semua divisi yang dimiliki oleh perusahaan. REFERENSI Anderson, David R. Sweeney, Dennis J. Williams, Thomas A. (2011). "Statistics For Business and Economics". (11th edition). China : Shouth-Western Collage Publishing. ISBN-10 : Aziz, Azwar. (2010). "Perkembangan Teknologi Informasi Dalam Meningkatkan Kinerja Pada Instansi Pemerintah", Buletin Pos dan Telekomunikasi, Volume 8 Nomor 2, Juni 2010, Research E- Journal. Bodie, Zvi. Kane, Alex. Marcus, Alan J. (2009). "Investments". (8th edition). New York : Mc. Graw Hill. ISBN-13 : Darmadji, Pamela. Ranti, Benny. (2011). "Analisis Kelayakan Ekonomis Cloud Computing Pada Lembaga Keuangan Mikro di Indonesia dengan metode Ranti s Generic IS/IT Business value dan economic value added: Studi kasus pada bank Perkreditan Rakyat di Jakarta", Jurnal Sistem Informasi, Volume 7 Nomor 2, Research E-Journal. Elikai, Fara. Ivancevich, Daniel M. Ivancevich, Susan H. (2007). "Accounting software selection and user satisfaction", The CPA Journal, Volume 77 Nomor 5, Research E-Journal. Ghasem Ali, Bazaee. (2010). "Effects of information technology investment on organizational performance in India and Iran: An Empirical study", International Journal of Management, Volume 27 Nomor 1, 76-82,200. Research E-Journal.

8 Hamidah, Lulu. Arifin, Satria Perdana. Suhatman, Rahmat. (2009). "Information Economics System untuk Mengkaji Kelayakan Investasi Proyek Teknologi Informasi". Research E-Journal. Hendarti, Henny. (2011). "Evaluasi Investasi Teknologi Informasi". Jakarta : Mitra Wacana Media. ISBN-13 : Kementerian Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional. (2010). "Petunjuk Pengusulan Kegiatan Yang Dibiayai Dari Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri ". Research : (04 Oktober 2012) Kusrini. Kaniyo, A. (2007). "Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server". Yogyakarta : ANDI. MYOB incorporated. (2012). "The MYOB Story". Research : (05 November 2012) Nurani, Eka Setya. Haryanto, Jony Oktavian. (2010). "Pengaruh Celebrity Endorser, Brand Association, Brand Personality dan Product Characteristics dalam Menciptakan Intensi Pemberlian". Journal of Business Strategy and Execution, Volume 2 Nomor 2, Research E-Journal. Pasumarthy, Balaji. (2009). Tally ERP 9 Business Gyan. Business Gyan Article. 17 April Research E-Journal. Remenyi, Dan. Money, Arthur. Bannister, Frank. (2007). The Effective Measurement and Management of ICT Costs and Benefits (3 rd Edition). USA : CIMA Publishing. ISBN-13 : Schniederjans, M.J. Hamaker, J.L. Schniederjans, A.M. (2010). "Information Technology Investment : Decision Making Technology. (2nd edition). USA : World Scientific Publishing Company. ISBN- 13: Stair, Ralph. Reynolds, George. (2010). "Principles of Information Systems". (9th edition). USA : Course Technology. ISBN-10 : Sulaiman, Agus. (2006). "Analisis Tingkat Kepuasan Pengguna Langsung dan Tidak Langsung Terhadap Aplikasi Suatu Sistem Informasi". Business & Management Journal Bunda Mulia, Volume 2 Nomor 1, September 2006, Research E-Journal. Tjong, Chandra. (2008). "Analisis Kelayakan Investasi Proyek Coal Boiler PT. XYZ", Business & Management Journal Bunda Mulia, Volume 4 Nomor 1, Maret 2008, Research E-Journal. William, B.K. Sawyer, S.C. (2010). "Using Information Technology A Particial Introduction To Computers & Communication. (9th edition complete). New York : Mc. Graw Hill. ISBN-13: Williams, Brain K. Sawyer, Stacey C. (2007). "Using Information Technology : Pengenalan Praktis Dunia Komputer dan Komunikasi". (Indonesian version, 7th edition). New York : Mc. Graw Hill. ISBN-10 : RIWAYAT PENULIS Nama : Rama Adhityawinata Tempat/Tanggal Lahir : Bogor, 16 Januari 1989 Nama : Johan Eka Yudha Prawira Tempat/Tanggal Lahir : Jember, 05 Juni 1990 Nama : Mellyanty Ayuwibowo Tempat/Tanggal Lahir : Prabumulih, 08 Maret 1992 Penulis sedang menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2013.