Standard Operating Procedure (SOP) Lintas Unit. Direktorat Pendidikan

Transkripsi

1 Lintas Unit Direktorat Pendidikan Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi InstitutTeknologi Bandung 2014

2 DAFTAR ISI 002/I1.B01.5/SOP/ /I1.B01.5/SOP/ /I1.B01.5 /SOP/ /I1.B01.5/SOP/ /I1.B01.5/SOP/ /I1.B01.5/SOP/ /I1.B01.5/SOP/ /I1.B01.5/SOP/ /I1.B01.5/SOP/ /I1.B01.5/SOP/ /I1.B01.5/SOP/ /I1.B01.5/SOP/ /I1.B01.5/SOP/2014 Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri Program Vokasi Seleksi Mahasiswa Asing (Internasional) Seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri Kelulusan Tahap TPB Pemberian Nomor Induk Mahasiswa (NIM) Mahasiswa Program Student Exchange Pembukaan dan Penawaran Kelas Pemrosesan Nilai Pengganti Ijazah Hilang Pengganti KTM Hilang Pendaftaran Ulang Mahasiswa Pendaftaran Wisuda Evaluasi Pelaksanaan Perkuliahan: - Portofolio untuk dosen - Kuesioner untuk mahasiswa - Entri rekap kehadiran untuk prodi 016/I1.B01.5/SOP/2014 Data dan Evaluasi Status Mahasiswa Kasus Batas Waktu Studi

3 Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri No. 002/I1.B01.5/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

4 JUDUL : Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri NOMOR : 002/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 1 dari 7 RIWAYAT REVISI N/A 1

5 JUDUL : Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri NOMOR : 002/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 7 DAFTAR ISI I. Unit Kerja Terkait 3 II. Tujuan 3 III. Referensi 3 IV. Pengertian dan batasan 3 V. Prosedur 4 VI. Indikator Keberhasilan 5 VII. Lampiran 5 2

6 JUDUL : Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri NOMOR : 002/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 7 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Direktorat Pendidikan 2. Direktorat Keuangan 3. WRRI / LPPM 4. WRKMA 5. USDI 6. Fakultas / Sekolah II. TUJUAN Tujuan dari SOP POB ini adalah untuk mengatur mekanisme penyelenggaraan kegiatan Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri, agar lebih efisien dan efektif serta memastikan bahwa proses penerimaan mahasiswa baru program seleksi mahasiswa transfer dapat berjalan dengan lancar dan mudah sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku di ITB. III. REFERENSI 1. Buku Prosedur Baku Pelaksanaan Kegiatan Akademik ITB ( Lampiran SK Rektor No. 001/SK/K01.1/PP/2005) 2. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 34 Tahun Buku Peraturan Akademik dan Kemahasiswaan 4. Pengumuman pengumuman yang berhubungan dengan mahasiswa baru 5. Kalender Akademik yang berlaku IV. PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN a. POB Seleksi Mahasiswa Transfer dalam negeri adalah Prosedur Operasional Baku yang dapat dijadikan panduan bagi pihak-pihak yang terlibat dalam proses seleksi mahasiswa transfer dalam negeri. b. Direkorat keuangan adalah Unit Kerja Pendukung yang menangani berbagai hal yang berhubungan dengan masalah keuangan. 3

7 JUDUL : Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri NOMOR : 002/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari 7 c. WRRI / LPPM adalah Unit Kerja Pendukung yang salah satu tugasnya adalah menangani hal-hal yang berhubungan dengan pengabdian pada masyarakat. d. WRKMA adalah Unit Kerja Pendukung yang salah satu tugasnya adalah menangani masalah yang berhubungan dengan Kemitraan e. Fakultas / Sekolah adalah Unit Kerja Akademik yang dikepalai oleh Dekan. f. Mahasiswa Transfer Dalam Negeri adalah Mahasiswa pindahan dan mahasiswa tugas belajar dari instansi yang mempunyai kerjasama dengan ITB dan pertimbangan utama prestasi akademik yang pernah dicapai sebelumnya serta penerimaannya berdasarkan hasil ujian penempatan (placement test). 2. BATASAN a. POB yang dimaksud adalah Prosedur Operasional Baku dalam Proses Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri. b. Mahasiswa Transfer Dalam Negeri adalah Mahasiswa pindahan atau mahasiswa tugas belajar dari instansi yang mempunyai kerjasama dengan ITB. c. Prosedur ini diterapkan pada seluruh kegiatan penerimaan mahasiswa baru program seleksi mahasiswa transfer dalam negeri di lingkup ITB. V. PROSEDUR 5.1. Prosedur untuk mahasiswa transfer dalam negeri 1. Direktorat Pendidikan mengirimkan surat kepada semua Instansi dan Perguruan Tinggi yang mempunyai kerjasama dengan ITB, daftar Instansi dan Perguruan Tinggi didapat dari WRKMA yang diperkuat dengan adanya MOU yang didapat dari WRRI/LPPM. 2. Instansi dan Perguruan Tinggi mengirimkan surat lamaran dengan menyertakan dokumen persyaratan ke Direktorat Pendidikan 3. Direktorat Pendidikan melakukan proses evaluasi surat lamaran berupa verifikasi administrasi dan kelengkapan berkas pendaftaran para calon mahasiswa transfer. 4. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa melakukan validasi persyaratan peserta dengan cara memeriksa keabsahan persyaratan bagi calon mahasiswa transfer. 4

8 JUDUL : Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri NOMOR : 002/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 5 dari 7 5. Kasubdit Penjaringan mengirimkan surat kepada Instansi dan Perguruan tinggi yang lolos seleksi administrasi berisi pemberitahuan kepada peserta untuk melakukan proses pembayaran, pendaftaran dan seleksi di ITB. 6. Peserta seleksi transfer dalam negeri melaksanakan pembayran, pendaftaran dan seleksi sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. 7. Setelah seleksi selesai peserta diperkenankan untuk kembali ke tempat tugasnya masing-masing untuk menunggu hasil seleksi. 8. Direktorat Pendidikan mengirimkan surat panggilan bagi yang lolos seleksi untuk melakukan proses PMB sesuai dengan aturan dan ketentuan yang berlaku di ITB Prosedur untuk program studi 1. Direktorat Pendidikan mengirimkan surat kepada semua Program studi yang diminiati oleh peserta seleksi mahasiswa transfer dalam negeri 2. Program studi membentuk tim seleksi mahasiswa transfer dalam negeri dan menyampaikan kembali ke Kasubdit Penjaringan Mahasiswa. 3. Direktorat Pendidikan memperbanyak soal ujian tertulis yang telah disampaikan oleh program studi. 4. Program Studi melaksanakan seleksi wawancara terhadap peserta 5. Program studi mengirimkan hasil seleksi ke direktorat pendidikan. VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Terjadinya kesesuaian antara pencapaian nilai yang diperoleh pada saat menempuh pendidikan di perguruan tinggi maupun instansi sebelumnya dengan hasil seleksi di ITB. 2. Tercapainya target seleksi mahasiswa transfer dalam negeri sesuai dengan ketentuan dan aturan ITB. VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP POB Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam negeri Lampiran 2 - Borang Surat informasi ke Perguran Tinggi dan Instansi Mitra ITB Lampiran 3 - Borang Surat ke Program studi Lampiran 4 - Borang Surat panggil untuk peserta seleksi Lampiran 5 - Borang Surat panggil bagi yang lolos seleksi 5

9 JUDUL : Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri NOMOR : 002/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 6 dari 7 Lampiran 1 - Diagram Alir SOP POB Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri Diagram Alir Untuk Mahasiswa Transfer Dalam Negeri No. Prosedur Ditdik Instansi / PT lain 1. Direktorat Pendidikan mengirimkan surat kepada semua Instansi dan Perguruan Tinggi yang mempunyai kerjasama dengan ITB, daftar Instansi dan Perguruan Tinggi didapat dari WRKMA yang diperkuat dengan adanya MOU yang didapat dari WRRI/LPPM Instansi dan Perguruan Tinggi mengirimkan surat lamaran dengan menyertakan dokumen persyaratan ke Direktorat Pendidikan 2 3. Direktorat Pendidikan melakukan proses evaluasi surat lamaran berupa verifikasi administrasi dan kelengkapan berkas pendaftaran para calon mahasiswa transfer. 3 Ya 4. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa melakukan validasi persyaratan peserta dengan cara memeriksa keabsahan persyaratan bagi calon mahasiswa transfer Kasubdit Penjaringan mengirimkan surat kepada Instansi dan Perguruan tinggi yang lolos seleksi administrasi berisi pemberitahuan kepada peserta untuk melakukan proses pembayaran, pendaftaran dan seleksi di ITB. Tidak 5 6. Peserta seleksi transfer dalam negeri melaksanakan pembayaran, pendaftaran dan seleksi sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. 6 Tidak 7. Setelah seleksi selesai peserta diperkenankan untuk kembali ke tempat tugasnya masing-masing untuk menunggu hasil seleksi Direktorat Pendidikan mengirimkan surat panggilan bagi yang lolos seleksi untuk melakukan proses PMB sesuai dengan aturan dan ketentuan yang berlaku di ITB. 8 Ya 6

10 JUDUL : Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Transfer Dalam Negeri NOMOR : 002/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 7 dari 7 Diagram Alir Untuk Program Studi No. Prosedur Ditdik Program Studi 1. Direktorat Pendidikan mengirimkan surat kepada semua Program studi yang diminiati oleh peserta seleksi mahasiswa transfer dalam negeri 1 2. Program studi membentuk tim seleksi mahasiswa transfer dalam negeri dan menyampaikan kembali ke Kasubdit Penjaringan Mahasiswa Direktorat Pendidikan memperbanyak soal ujian tertulis yang telah disampaikan oleh program studi Program Studi melaksanakan seleksi wawancara terhadap peserta 4 5. Program studi mengirimkan hasil seleksi ke direktorat pendidikan. 5 7

11 Program Vokasi No. 003/I1.B01.5/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

12 JUDUL : Program Vokasi NOMOR : 003/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 1 dari 9 RIWAYAT REVISI N/A 1

13 JUDUL : Program Vokasi NOMOR : 003/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 9 DAFTAR ISI I. Unit Kerja Terkait 3 II. Tujuan 3 III. Referensi 3 IV. Pengertian dan batasan 3 V. Prosedur 4 VI. Indikator Keberhasilan 8 VII. Lampiran 8 2

14 JUDUL : Program Vokasi NOMOR : 003/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 9 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. LPPM 2. UKA (Fakultas/Sekolah) II. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur perizinan, pelaporan, dan evaluasi penyelenggaraan program vokasi. III. REFERENSI 1. Peraturan Pemerintah RI Nomor 65 Tahun 2013 tentang Statuta Institut Teknologi Bandung 2. SK Senat Akademik ITB No. 10/SK/I1-SA/OT/2012 tentang Harkat Pendidikan di ITB IV. PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 1. Pendidikan vokasi merupakan Pendidikan Tinggi program diploma yang menyiapkan mahasiswa untuk pekerjaan dengan keahlian tertentu. 2. WRAM adalah wakil Rektor yang bertanggung jawab dalam bidang akademik dan kemahasiswaan 3. LPPM adalah Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. 4. Direktorat Pendidikan adalah unit pelaksana manajemen Pimpinan ITB yang berfungsi untuk mengelola dan mengoordinasikan penyusunan rencana strategis dan rencana operasional, pengawasan, evaluasi, penilaian kinerja, dan pelaporan seluruh kegiatan administrasi pendidikan di ITB agar tujuan pengelolaan pendidikan dapat tercapai. 5. Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa adalah unit di bawah Direktorat Pendidikan yang berfungsi untuk mengelola dan mengoordinasikan kegiatan perencanaan dan administrasi penerimaan mahasiswa baru ITB. 3

15 JUDUL : Program Vokasi NOMOR : 003/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari 9 6. Sub Direktorat Administrasi Pendidikan adalah unit di bawah Direktorat Pendidikan yang berfungsi untuk mengoordinasi penyelenggaraan kegiatan administrasi pendidikan mahasiswa program sarjana, magister dan doctor agar kegiatan administrasi pendidikan berjalandengan baik. 7. UKA adalah Unit Kerja Akademik ITB, berupa sekolah dan fakultas yang dikepalai oleh Dekan. 8. Program studi adalah kesatuan kegiatan pendidikan dan pembelajaran yang memiliki kurikulum dan metode pembelajaran tertentu dalam satu jenis pendidikan akademik, pendidikan profesi, dan/atau pendidikan vokasi. 9. Kurikulum merupakan seperangkat rencana dan pengaturan mengenai tujuan, isi, dan bahan ajar serta cara yang digunakan sebagai pedoman penyelengaraan kegiatan pembelajaran untuk mencapai tujuan Pendidikan Tinggi. 2. BATASAN 1. Program vokasi yang dimaksud di dalam SOP ini adalah program diploma yang dikelola oleh LPPM dan/atau fakultas/sekolah. 2. Program diploma yang diatur dalam SOP ini adalah program bergelar dengan masa studi 1-4 tahun. V. PROSEDUR 5.1 Program vokasi yang dilaksanakanoleh LPPM 1. LPPM mengirimkan surat permohonan rencana pelaksanaan program vokasi kepada WRAM dengan tembusan kepada Direktur Pendidikan. 2. Surat permohonan sebagaimana dimaksud pada butir 1 dilengkapi dengan informasi/lampiran sebagai berikut: 2.1. Dokumen kerjasama (MoU) antara ITB dan lembaga mitra sebagai payung kerjasama pelaksanaan program vokasi Fakultas dan program studi pelaksana program vokasi Kurikulum program vokasi. 4

16 JUDUL : Program Vokasi NOMOR : 003/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 5 dari Mekanisme seleksi calon mahasiswa program vokasi Daftar dosen dan tenaga kependidikan pengampu program vokasi Daftar calon mahasiswa dilengkapi dengan biodata yang sekurangkurangnya memuat: identitas pribadi, instansi, asal sekolah, hasil ujian nasional (atau yang sejenis) Jadwal perkuliahan, ujian, dan penggunaan ruang di ITB Rentang waktu penyelenggaraan program vokasi. 3. Direktur Pendidikan meneruskan berkas usulan pelaksanaan program vokasi kepada Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa untuk dipelajari. 4. Dalam waktu selama-lamanya 10 (sepuluh) hari kerja, Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa menyampaikan hasil telaahan usulan program vokasi kepada Direktur Pendidikan. 5. Bila dokumen yang dikirimkan tidak lengkap, maka Direktur Pendidikan memberikan notifikasi kepada LPPM untuk melengkapi dokumen usulan. 6. Bila program vokasi yang diusulkan tidak sesuai dengan kriteria program vokasi seperti yang telah diatur dalam SK Senat Akademik ITB tentang Harkat Pendidikan di ITB, maka Direktur Pendidikan menyampaikan kepada WRAM bahwa usulan program vokasi tidak dapat disetujui. 7. Bila program vokasi yang diusulkan memenuhi semua syarat yang ditentukan, maka Direktur Pendidikan menyampaikan kepada WRAM bahwa usulan program vokasi dapat disetujui. 8. WRAM menyampaikan persetujuan atau penolakan usulan program vokasi kepada LPPM. 9. ITB menerbitkan SK penerimaan mahasiswa program vokasi. 10. ITB memberikan NIM (Nomor Induk mahasiswa) dan mencetak KTM (Kartu Tanda mahasiswa) 11. LPPM menyampaikan nilai mahasiswa program vokasi pada setiap akhir semester kepada Direktur Pendidikan. 12. Kepala Sub Direktorat Administrasi Pendidikan mengadministrasikan nilai mahasiswa program vokasi dalam basis data akademik. 5

17 JUDUL : Program Vokasi NOMOR : 003/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 6 dari LPPM menyampaikan notifikasi kepada Direktur Pendidikan manakala terjadi kasus pendidikan pada mahasiswa program vokasi. 14. ITB menerbitkan sertifikat untuk mahasiswa program vokasi yang telah menyelesaikan pendidikan. 15. LPPM menyampaikan hasil evaluasi program vokasi di akhir penyelenggaraan program vokasi kepada WRAM dengan tembusan Direktur Pendidikan. 5.2 Program vokasi yang dilaksanakan oleh fakultas/sekolah 1. Dekan mengirimkan surat permohonan rencana pelaksanaan program vokasi kepada WRAM dengan tembusan kepada Direktur Pendidikan. 2. Surat permohonan sebagaimana dimaksud pada butir 1 dilengkapi dengan informasi/lampiran sebagai berikut: 2.1. Dokumen kerjasama (MoU) antara fakultas/sekolah dan lembaga mitra sebagai payung kerjasama pelaksanaan program vokasi Program studi pelaksana program vokasi Kurikulum program vokasi Mekanisme seleksi calon mahasiswa program vokasi Daftar dosen dan tenaga kependidikan pengampu program vokasi Daftar calon mahasiswa dilengkapi dengan biodata yang sekurangkurangnya memuat: identitas pribadi, instansi, asal sekolah, hasil ujian nasional (atau yang sejenis) Jadwal perkuliahan, ujian, dan penggunaan ruang di fakultas/ sekolah Rentang waktu penyelenggaraan program vokasi. 3. Direktur Pendidikan meneruskan berkas usulan pelaksanaan program vokasi kepada Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa untuk dipelajari. 4. Dalam waktu selama-lamanya 10 (sepuluh) hari kerja, Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa menyampaikan hasil telaahan usulan program vokasi kepada Direktur Pendidikan. 6

18 JUDUL : Program Vokasi NOMOR : 003/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 7 dari 9 5. Bila dokumen yang dikirimkan tidak lengkap, maka Direktur Pendidikan memberikan notifikasi kepada LPPM untuk melengkapi dokumen usulan. 6. Bila program vokasi yang diusulkan tidak sesuai dengan kriteria program vokasi seperti yang telah diatur dalam SK Senat Akademik ITB tentang Harkat Pendidikan di ITB, maka Direktur Pendidikan menyampaikan kepada WRAM bahwa usulan program vokasi tidak dapat disetujui. 7. Bila program vokasi yang diusulkan memenuhi semua syarat dan kriteria yang ditentukan, maka Direktur Pendidikan menyampaikan kepada WRAM bahwa usulan program vokasi dapat disetujui. 8. WRAM menyampaikan persetujuan atau penolakan usulan program vokasi kepada Dekan. 9. ITB menerbitkan SK penerimaan mahasiswa program vokasi. 10. ITB memberikan NIM (Nomor Induk mahasiswa) dan mencetak KTM (Kartu Tanda mahasiswa) 11. Dekan melaporkan nilai mahasiswa program vokasi pada setiap akhir semester kepada Direktur Pendidikan. 12. Kepala Sub Direktorat Administrasi Pendidikan mengadministrasikan nilai mahasiswa program vokasi dalam basis data akademik. 13. Dekan menyampaikan notifikasi kepada Direktur Pendidikan manakala terjadi kasus pendidikan pada mahasiswa program vokasi. 14. ITB menerbitkan sertifikat untuk mahasiswa program vokasi yang telah menyelesaikan pendidikan. 15. Dekan menyampaikan hasil evaluasi program vokasi di akhir penyelenggaraan program vokasi kepada WRAM dengan tembusan Direktur Pendidikan. 7

19 JUDUL : Program Vokasi NOMOR : 003/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 8 dari 9 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Program vokasi yang dilaksanakan di ITB memenuhi semua persyaratan serta kriteria yang ditentukan oleh ITB. 2. Terdatanya seluruh program vokasi (berikut segala kelengkapannya) yang dilaksanakan di ITB. 3. Teridentifikasinya penggunaan ruang untuk keperluan program vokasi di ITB. 4. Teridentifikasinya dosen dan tenaga kependidikan yang menjalankan program vokasi. VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir Pelaksanaan Program Vokasi 8

20 Lampiran Lampiran SOP Program Vokasi DIAGRAM ALIR SOP PROGRAM VOKASI No Prosedur LPPM WRAM WRURK DitDik DitRen LP4 Kasubdit Penjaringan A. Program vokasi yang dilaksanakan oleh LPPM Kasubdit Administrasi 1 2 LPPM mengirimkan surat permohonan rencana pelaksanaan program vokasi kepada: a) WRAM dengan tembusan kepada Direktur Pendidikan dan Kepala LP4. b) WRURK dengan tembusan kepada Direktur Perencanaan Surat permohonan sebagaimana dimaksud pada butir 1 dilengkapi dengan informasi/lampiran sebagai berikut: a) Dokumen kerjasama (MoU) antara ITB dan lembaga mitra sebagai payung kerjasama pelaksanaan program vokasi. b) Data fakultas dan program studi pelaksana program vokasi. c) Kurikulum program vokasi. d) Rekomendasi Senat Fakultas mengenai penyelenggaraan program vokasi serta kurikulumnya. e) Mekanisme seleksi calon mahasiswa program vokasi. f) Daftar dosen dan tenaga kependidikan pengampu program vokasi. g) Daftar calon mahasiswa dilengkapi dengan biodata yang sekurangkurangnya memuat: identitas pribadi, instansi, asal sekolah, hasil ujian nasional (atau yang sejenis). h) Jadwal perkuliahan, ujian, dan penggunaan ruang di ITB. i) Rentang waktu penyelenggaraan program vokasi. j) Fasilitas Laboratorium yang diperlukan Surat permohonan yang ditujukan kepada WRURK sebagaimana dimaksud pada butir 1 dilengkapi dengan informasi/lampiran sebagai berikut: a) Kontrak kerjasama program vokasi yang sekurang-kurangnya harus memuat informasi sbb:

21 o o o o o Nomor surat/kontrak Tahapan pembayaran Masa Kontrak Besaran Biaya Pendidikan yang tidak boleh kurang dari biaya pendidikan yang berlaku di ITB Bantuan/tunjangan pendidikan untuk mahasiswa (biaya buku, biaya penelitian, biaya transport bila ada) b) Bukti transfer pembayaran ke ITB c) Daftar nama mahasiswa d) Rencana Anggaran Belanja (RAB) yang sekurang-kurangnya memuat rincian: o Biaya pendidikan baku o Biaya pendidikan khusus/beasiswa o Biaya operasional pelaksana e) Surat permohonan penambahan anggaran kerjasama. f) Kode file kerjasama yang diajukan melalui SIPPM Direktur Pendidikan meneruskan berkas usulan pelaksanaan program vokasi kepada Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa untuk dipelajari. Dalam waktu selama-lamanya 10 (sepuluh) hari kerja, Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa menyampaikan hasil telaahan usulan program vokasi kepada Direktur Pendidikan. Dalam waktu selama-lamanya 10 (sepuluh) hari kerja sejak menerima dokumen, Kepala LP4 menyampaikan hasil telaahan terhadap kurikulum program vokasi kepada WRAM. Dalam waktu selama-lamanya 10 (sepuluh) hari kerja sejak menerima dokumen, Direktur Perencanaan menyampaikan hasil telaahan terhadap kurikulum program vokasi kepada WRURK. WRURK mengirimkan persetujuan atau penolakan program vokasi kepada WRAM. 6 tidak ya

22 ITB menerbitkan SK penerimaan mahasiswa program vokasi, memberikan NIM (Nomor Induk mahasiswa) dan mencetak KTM (Kartu Tanda mahasiswa) Bila dokumen yang dikirimkan tidak lengkap, maka Direktur Pendidikan memberikan notifikasi kepada LPPM untuk melengkapi dokumen usulan. Bila program vokasi yang diusulkan tidak sesuai dengan kriteria program vokasi seperti yang telah diatur dalam SK Senat Akademik ITB tentang Harkat Pendidikan di ITB, maka Direktur Pendidikan menyampaikan kepada WRAM bahwa usulan program vokasi tidak dapat disetujui. Bila program vokasi yang diusulkan memenuhi semua syarat yang ditentukan, maka Direktur Pendidikan menyampaikan kepada WRAM bahwa usulan program vokasi dapat disetujui. WRAM menyampaikan persetujuan atau penolakan usulan program vokasi kepada LPPM. WRAM membuat SK Rektor ITB mengenai program vokasi. Kepala Sub Direktorat Administrasi Pendidikan memasukkan data mahasiswa program vokasi ke dalam basis data akademik ITB. LPPM menyampaikan nilai mahasiswa program vokasi pada setiap akhir semester kepada Direktur Pendidikan. Kepala Sub Direktorat Administrasi Pendidikan mengadministrasikan nilai mahasiswa program vokasi dalam basis data akademik. LPPM menyampaikan notifikasi kepada Direktur Pendidikan manakala terjadi kasus pendidikan pada mahasiswa program vokasi. Direktur Pendidikan menerbitkan ijazah untuk mahasiswa program vokasi yang telah menyelesaikan pendidikan. LPPM menyampaikan hasil evaluasi program vokasi di akhir penyelenggaraan program vokasi kepada WRAM dengan tembusan Direktur Pendidikan tidak tidak ya ya ya tidak 11

23 No Prosedur F/S WRAM WRURK DitDik DitRen LP4 Kasubdit Penjaringan B. Program vokasi yang dilaksanakan oleh Fakultas/Sekolah Kasubdit Administrasi 1 2 Dekan mengirimkan surat permohonan rencana pelaksanaan program vokasi kepada: a) WRAM dengan tembusan kepada Direktur Pendidikan dan Kepala LP4. b) WRURK dengan tembusan kepada Direktur Perencanaan Surat permohonan sebagaimana dimaksud pada butir 1 dilengkapi dengan informasi/lampiran sebagai berikut: a) Dokumen kerjasama (MoA) antara fakultas/sekolah dan lembaga mitra sebagai payung kerjasama pelaksanaan program vokasi. b) Data fakultas dan program studi pelaksana program vokasi. c) Kurikulum program vokasi. d) Rekomendasi Senat Fakultas mengenai penyelenggaraan program vokasi serta kurikulumnya. e) Mekanisme seleksi calon mahasiswa program vokasi. f) Daftar dosen dan tenaga kependidikan pengampu program vokasi. g) Daftar calon mahasiswa dilengkapi dengan biodata yang sekurangkurangnya memuat: identitas pribadi, instansi, asal sekolah, hasil ujian nasional (atau yang sejenis). h) Jadwal perkuliahan, ujian, dan penggunaan ruang di ITB. i) Rentang waktu penyelenggaraan program vokasi. j) Fasilitas Laboratorium yang diperlukan Surat permohonan yang ditujukan kepada WRURK sebagaimana dimaksud pada butir 1 dilengkapi dengan informasi/lampiran sebagai berikut: a) Kontrak kerjasama program vokasi yang sekurang-kurangnya harus memuat informasi sbb: o Nomor surat/kontrak

24 o o o o Tahapan pembayaran Masa Kontrak Besaran Biaya Pendidikan yang tidak boleh kurang dari biaya pendidikan yang berlaku di ITB Bantuan/tunjangan pendidikan untuk mahasiswa (biaya buku, biaya penelitian, biaya transport bila ada) b) Bukti transfer pembayaran ke ITB c) Daftar nama mahasiswa d) Rencana Anggaran Belanja (RAB) yang sekurang-kurangnya memuat rincian: o Biaya pendidikan baku o Biaya pendidikan khusus/beasiswa o Biaya operasional pelaksana e) Surat permohonan penambahan anggaran kerjasama. f) Kode file kerjasama yang diajukan melalui SIPPM Direktur Pendidikan meneruskan berkas usulan pelaksanaan program vokasi kepada Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa untuk dipelajari. Dalam waktu selama-lamanya 10 (sepuluh) hari kerja, Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa menyampaikan hasil telaahan usulan program vokasi kepada Direktur Pendidikan. Dalam waktu selama-lamanya 10 (sepuluh) hari kerja sejak menerima dokumen, Kepala LP4 menyampaikan hasil telaahan terhadap kurikulum 6 program vokasi kepada WRAM. Dalam waktu selama-lamanya 10 (sepuluh) hari kerja sejak menerima dokumen, Direktur Perencanaan menyampaikan hasil telaahan terhadap 7 kurikulum program vokasi kepada WRURK. WRURK mengirimkan persetujuan atau penolakan program vokasi kepada WRAM. tidak ya

25 ITB menerbitkan SK penerimaan mahasiswa program vokasi, memberikan NIM (Nomor Induk mahasiswa) dan mencetak KTM (Kartu Tanda mahasiswa) Bila dokumen yang dikirimkan tidak lengkap, maka Direktur Pendidikan memberikan notifikasi kepada Dekan untuk melengkapi dokumen usulan. Bila program vokasi yang diusulkan tidak sesuai dengan kriteria program vokasi seperti yang telah diatur dalam SK Senat Akademik ITB tentang Harkat Pendidikan di ITB, maka Direktur Pendidikan menyampaikan kepada WRAM bahwa usulan program vokasi tidak dapat disetujui. Bila program vokasi yang diusulkan memenuhi semua syarat yang ditentukan, maka Direktur Pendidikan menyampaikan kepada WRAM bahwa usulan program vokasi dapat disetujui. WRAM menyampaikan persetujuan atau penolakan usulan program vokasi kepada Dekan. WRAM membuat SK Rektor ITB mengenai program vokasi. Kepala Sub Direktorat Administrasi Pendidikan memasukkan data mahasiswa program vokasi ke dalam basis data akademik ITB. Dekan menyampaikan nilai mahasiswa program vokasi pada setiap akhir semester kepada Direktur Pendidikan. Kepala Sub Direktorat Administrasi Pendidikan mengadministrasikan nilai mahasiswa program vokasi dalam basis data akademik. Dekan menyampaikan notifikasi kepada Direktur Pendidikan manakala terjadi kasus pendidikan pada mahasiswa program vokasi. Direktur Pendidikan menerbitkan ijazah untuk mahasiswa program vokasi yang telah menyelesaikan pendidikan. Dekan menyampaikan hasil evaluasi program vokasi di akhir penyelenggaraan program vokasi kepada WRAM dengan tembusan Direktur Pendidikan tidak tidak ya ya ya tidak

26 Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Asing No. 004/I1.B01.5/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

27 JUDUL : Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Asing NOMOR : 004/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 1 dari 7 RIWAYAT REVISI N/A 1

28 JUDUL : Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Asing NOMOR : 004/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 7 DAFTAR ISI I. Unit Kerja Terkait 3 II. Tujuan 3 III. Referensi 3 IV. Pengertian dan batasan 3 V. Prosedur 4 VI. Indikator Keberhasilan 5 VII. Lampiran 5 2

29 JUDUL : Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Asing NOMOR : 004/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 7 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Direktorat Pendidikan 2. Direktorat Keuangan 3. Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa 4. ITB Internasional Relation Office 5. Unit Sumber Daya Informasi 6. UKA Fakultas / Sekolah II. TUJUAN Tujuan dari SOP POB ini adalah untuk mengatur mekanisme penyelenggaraan kegiatan Seleksi Mahasiswa Asing, agar lebih efisien dan efektif serta memastikan bahwa proses penerimaan mahasiswa baru program seleksi mahasiswa internasional dapat berjalan dengan lancar dan mudah sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku di ITB. III. REFERENSI 1. Buku Prosedur Baku Pelaksanaan Kegiatan Akademik ITB ( Lampiran SK Rektor No. 001/SK/K01.1/PP/2005) 2. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 34 Tahun Buku Peraturan Akademik dan Kemahasiswaan 4. Pengumuman pengumuman yang berhubungan dengan mahasiswa baru 5. Kalender Akademik yang berlaku IV. PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN a. POB Seleksi Mahasiswa Asing adalah Prosedur Operasional Baku yang dapat dijadikan panduan bagi pihak-pihak yang terlibat dalam proses seleksi mahasiswa internasional. b. Direktorat Pendidikan adalah unit pelaksana manajemen Pimpinan ITB yang berfungsi untuk mengelola dan mengoordinasikan penyusunan rencana strategis dan rencana operasional, pengawasan, evaluasi, 3

30 JUDUL : Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Asing NOMOR : 004/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari 7 penilaian kinerja dan pelaporan seluruh kegiatan adinsitrasi pendidikan di ITB agar tujuan pengelolaan pendidikan dapat tercapai. c. Sub Direktorat Penjaringan mahasiswa adalah unit dibawah Direktorat Pendidikan yang berfungsi untuk mengelola dan megoordinasikan kegiatan perencanaan dan administrasi penerimaan mahasiswa baru ITB d. UKA Fakultas / Sekolah adalah Unit Kerja Akademik yang dikepalai oleh Dekan. e. Program Studi adalah kesatuan kegiatan pendidikan dan pembelajaran yang memiliki kurikulm dan metode pembelajaran tertentu dalam satu jenis pendidikan akademik, pendidikan profesi dan/atau pendidikan vokasi. f. Mahasiswa Asing adalah Warga Negara Asing yang berminat untuk melanjutkan studinya di ITB dengan syarat yang telah ditentukan oleh ITB. 2. BATASAN a. POB yang dimaksud adalah Prosedur Operasional Baku dalam Proses Seleksi Penerimaan Mahasiswa Asing di ITB. b. Mahasiswa Asing yang dimaksud adalah Warga Negara Asing yang sudah menempuh Pendidikan sekelas SMA maupun diploma dan ingin melanjutkan pendidikan lebih lanjut di ITB. c. IRO adalah Unit dibawah Direktorat Kemitraan dan Hubungan Internasional yang memberikan bantuan secara professional kepada para mahasiswa asing diantaranya adalah membuat Visa belajar dan bantuan administrasi lainnya. d. Prosedur ini diterapkan pada seluruh kegiatan penerimaan mahasiswa baru program seleksi mahasiswa internasional / asing di lingkup ITB. V. PROSEDUR 1. Direktorat Pendidikan mengirimkan pengumuman mengenai informasi penerimaan mahasiswa baru jalur internasional beserta persyaratan yang harus dipenuhi untuk ditayangkan melalui website kepada Unit Sumber Daya Informasi. 2. Unit Sumber Daya Informasi mengeluarkan pengumuman pada website 3. Pelamar mengirimkan lamaran melalui yang ditujukan kepada Kepala Sub Direktorat Pendidikan melalui alamat usmitb@pusat.itb.ac.id lengkap dengan persyaratan yang telah diupload baik secara perorangan maupun kolektif melalui agent sesuai dengan pilihannya baik Tahun Pertama maupun Transfer. 4

31 JUDUL : Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Asing NOMOR : 004/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 5 dari 7 4. Kasubdit Penjaringan mahasiswa melakukan proses evaluasi berkas lamaran berupa verifikasi administrasi dan kelengkapan berkas pendaftaran pelamar. 5. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa mengirimkan dokumen pelamar ke program studi yang diminati pelamar dalam bentuk CD untuk di evaluasi sesuai dengan lamaran yang diajukan apakah Tahun Pertama atau Transfer. 6. Dalam batas waktu yang ditentukan Kasubdit Penjaringan mahasiswa menerima hasil evaluasi dari program studi yang bersangkutan. 7. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa melakukan peninjauan terhadap hasil evaluasi program studi untuk selanjutnya mengeluarkan pengumuman mengenai pelamar yang lolos seleksi. 8. Kasubdit Penjaringan mahasiswa mengirimkan surat pemberitahuan berisi pemanggilan bagi pelamar yang lolos seleksi 9. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa memantau pelaksanaan proses PMB bagi calon mahasiswa baru ITB. VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Proses seleksi penerimaan mahasiswa asing yang dilaksanakan di ITB memenuhi semua persyaratan serta criteria yang ditentukan oleh ITB. 2. Terdatanya seluruh program seleksi yang dilaksanakan oleh ITB 3. Teridentifikasinya Program studi yang menerima mahasiswa asing. VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa Asing 5

32 Lampiran 1 SOP 004/I1.B01.5/SOP/2014 DIAGRAM ALIR SOP POB SELEKSI MAHASISWA ASING No PROSEDUR Peserta DITDIK DITKEU Subdit Penjaringan Mahasiswa 1 Kasubdit Penjaringan Mahasiswa mengirimkan draft prosedur dan pengumuman seleksi mahasiswa asing 1 1 kepada Direktur Pendidikan. 2 Direktorat Pendidikan mengirimkan pengumuman mengenai informasi penerimaan mahasiswa baru Warga Negara Asing beserta persyaratan yang harus dipenuhi kepada USDI untuk ditayangkan pada laman seleksi mahasiswa baru ITB. 3 Pelamar mengirimkan lamaran secara online melalui laman seleksi mahasiswa baru Warga Negara Asing 3 sesuai dengan periode pendaftaran. 4 Kasubdit Penjaringan mahasiswa melakukan proses evaluasi awal berkas lamaran berupa verifikasi 4 kelengkapan berkas pendaftaran pelamar. 5 Kasubdit Penjaringan Mahasiswa melakukan desk evaluation terhadap pelamar program tahun pertama (first 5 year), paling lama 2 (dua) minggu sejak masa pendaftaran ditutup. Bila dipandang perlu, Kasubdit Penjaringan Mahasiswa dapat meminta pendapat prodi terkait mengenai criteria seleksi. 6 Kasubdit Penjaringan Mahasiswa mengirimkan dokumen pelamar program transfer ke program studi untuk 6 dievaluasi. 7 Prodi terkait melakukan desk evaluation terhadap pelamar program transfer paling lama dalam waktu 2 (dua) minggu sejak dokumen diserahkan. USDI Fakultas Prodi IRO

33 Prodi terkait mengirimkan hasil evaluasi pelamar program transfer kepada Kasubdit Penjaringan Mahasiswa. Hasil evaluasi berisi nama-nama calon mahasiswa yang direkomendasikan untuk diterima dan informasi jumlah SKS serta nama matakuliah yang harus diambil oleh mahasiswa transfer yang diusulkan untuk diterima tersebut. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa melakukan evaluasi akhir terhadap mahasiswa transfer yang direkomendasikan prodi terkait. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa menyerahkan hasil evaluasi terhadap calon mahasiswa asing (tahun pertama dan transfer) kepada Direktur Pendidikan untuk diteruskan kepada Wakil Rektor yang membidangi Pendidikan. Pimpinan ITB memberikan keputusan akhir terhadap usulan mahasiswa asing yang diterima, paling lama dalam waktu 1 (satu) minggu sejak data diserahkan. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa mengumumkan hasil seleksi melalui laman seleksi mahasiswa ITB. Direktorat Keuangan menerima pelunasan biaya pendidikan dari calon mahasiswa asing yang dinyatakan diterima di ITB. ITB International Relation Office (IRO) membantu calon mahasiswa asing yang dinyatakan diterima untuk memperoleh dokumen-dokumen keimigrasian dan ijin belajar, serta membantu calon mahasiswa untuk memperoleh akomodasi di Bandung

34 Lampiran 1 SOP 004/I1.B01.5/SOP/2014 DIAGRAM ALIR SOP POB SELEKSI MAHASISWA ASING No PROSEDUR Peserta DITDIK DITKEU Subdit Penjaringan Mahasiswa 1 Kasubdit Penjaringan Mahasiswa mengirimkan draft prosedur dan pengumuman seleksi mahasiswa asing 1 1 kepada Direktur Pendidikan. 2 Direktorat Pendidikan mengirimkan pengumuman mengenai informasi penerimaan mahasiswa baru Warga Negara Asing beserta persyaratan yang harus dipenuhi kepada USDI untuk ditayangkan pada laman seleksi mahasiswa baru ITB. 3 Pelamar mengirimkan lamaran secara online melalui laman seleksi mahasiswa baru Warga Negara Asing 3 sesuai dengan periode pendaftaran. 4 Kasubdit Penjaringan mahasiswa melakukan proses evaluasi awal berkas lamaran berupa verifikasi 4 kelengkapan berkas pendaftaran pelamar. 5 Kasubdit Penjaringan Mahasiswa melakukan desk evaluation terhadap pelamar program tahun pertama (first 5 year), paling lama 2 (dua) minggu sejak masa pendaftaran ditutup. Bila dipandang perlu, Kasubdit Penjaringan Mahasiswa dapat meminta pendapat prodi terkait mengenai criteria seleksi. 6 Kasubdit Penjaringan Mahasiswa mengirimkan dokumen pelamar program transfer ke program studi untuk 6 dievaluasi. 7 Prodi terkait melakukan desk evaluation terhadap pelamar program transfer paling lama dalam waktu 2 (dua) minggu sejak dokumen diserahkan. USDI Fakultas Prodi IRO

35 Prodi terkait mengirimkan hasil evaluasi pelamar program transfer kepada Kasubdit Penjaringan Mahasiswa. Hasil evaluasi berisi nama-nama calon mahasiswa yang direkomendasikan untuk diterima dan informasi jumlah SKS serta nama matakuliah yang harus diambil oleh mahasiswa transfer yang diusulkan untuk diterima tersebut. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa melakukan evaluasi akhir terhadap mahasiswa transfer yang direkomendasikan prodi terkait. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa menyerahkan hasil evaluasi terhadap calon mahasiswa asing (tahun pertama dan transfer) kepada Direktur Pendidikan untuk diteruskan kepada Wakil Rektor yang membidangi Pendidikan. Pimpinan ITB memberikan keputusan akhir terhadap usulan mahasiswa asing yang diterima, paling lama dalam waktu 1 (satu) minggu sejak data diserahkan. Kasubdit Penjaringan Mahasiswa mengumumkan hasil seleksi melalui laman seleksi mahasiswa ITB. Direktorat Keuangan menerima pelunasan biaya pendidikan dari calon mahasiswa asing yang dinyatakan diterima di ITB. ITB International Relation Office (IRO) membantu calon mahasiswa asing yang dinyatakan diterima untuk memperoleh dokumen-dokumen keimigrasian dan ijin belajar, serta membantu calon mahasiswa untuk memperoleh akomodasi di Bandung

36 Penyusunan Prosedur Operasional Baku (POB) Seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri No. 005/I1.B01.5/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

37 JUDUL : Seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri NOMOR : 005/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 1 dari 8 RIWAYAT REVISI N/A 1

38 JUDUL : Seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri NOMOR : 005/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 8 DAFTAR ISI I. Unit Kerja Terkait 3 II. Tujuan 3 III. Referensi 3 IV. Pengertian dan batasan 3 V. Prosedur 4 VI. Indikator Keberhasilan 5 VII. Lampiran 6 2

39 JUDUL : Seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri NOMOR : 005/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 8 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Direktorat Pendidikan 2. Direktorat Keuangan 3. Unit Sumber Daya Informasi 4. Fakultas / Sekolah II. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk menyusun Prosedur Operasional Baku (POB) bagi seleksi siswa WNI yang menempuh pendidikan sederajat SMN di luar negeri agar lebih efisien dan efektif. III. REFERENSI 1. Buku Prosedur Baku Pelaksanaan Kegiatan Akademik ITB (Lampiran SK Rektor No. 001/SK/K01.1/PP/2005) 2. Buku Peraturan Akademik dan Kemahasiswaan 3. Pengumuman-pengumuman yang berhubungan dengan Mahasiswa Baru 4. Kalender Akademik yang berlaku. IV. PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN a. WNI Luar Negeri adalah siswa-siswi Warga Negara Indonesia yang berada di luar negeri dan tidak bersekolah pada sekolah RI di luar negeri. b. Seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri adalah Seleksi khusus yang diperuntukkan bagi siswa-siswi Warga Negara Indonesia yang tidak dapat mengikuti seleksi regular karena adanya perbedaan kurikulum dengan sekolah di Indonesia yang berminat melanjutkan pendidikan ke ITB. c. Direktorat Pendidikan adalah unit pelaksana manajemen Pimpinan ITB yang berfungsi untuk meneglola dan mengoordinasikan penyusunan rencana strategis dan rencana operasional, pengawasan, 3

40 JUDUL : Seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri NOMOR : 005/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari 8 evaluasi, penilaian kinerja dan pelaporan seluruh kegiatan administrasi pendidikan di ITB agar tujuan pengelolaan pendidikan dapat tercapai. d. Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa adalah unit di bawah Direktorat Pendidikan yang berfungsi untuk mengelola dan mengoordinasikan kegiatan perencanaan dan administrasi penerimaan mahasiswa baru ITB. e. UKA Fakultas/Sekolah adalah Unit Kerja Akademik ITB, berupa sekolah dan fakultas yang dikepalai oleh Dekan. f. USDI adalah Unit pelaksana manajemen Pimpinan ITB yang berfungsi untuk mengelola informasi baik dalam intern ITB maupun keluar ITB. 2. BATASAN a. Seleksi yang dimaksud adalah seleksi yang khusus diperuntukkan bagi putra putri berkewarganegaraan Indonesia yang mengikuti orangtuanya bertugas di luar negeri sehingga harus menempuh pendidikan sekelas SMA Indonesia di luar negeri. b. Karena Sekolah WNI Luar Negeri tidak ada Ujian Nasional maka peserta seleksi harus melakukan penyetaraan Ijazah ke Diknas Indonesia. V. PROSEDUR 1. Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa mengirimkan surat kepada Unit Sumber Daya Informasi perihal permohonan penayangan informasi seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri melalui website: 2. Unit Sumber Daya Informasi memasang Informasi pada situs ITB yang dapat dijangkau oleh seluruh siswa-siswi WNI Luar Negeri khususnya yang berminat ke ITB. 3. Siswa siswi yang berminat dapat mengakses dan mengupload persyaratan yang harus dilengkapi dan mengirimkan berkas / dokumen administrasi yang sudah lengkap sesuai dengan tanggal yang sudah ditentukan. 4. Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa melakukan pendataan peserta dan melakukan verifikasi terhadap dokumen siswa-siswi pelamar 5. Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa merevieu data pelamar sesuai dengan syarat yang ditentukan dan hasilnya dibuat surat panggilan pada peserta untuk melakukan pendaftaran dengan menunjukkan bukti dan syarat yang telah ditentukan seperti : - Bukti Pembayaran seleksi 4

41 JUDUL : Seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri NOMOR : 005/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 5 dari 8 - Kartu Identitas - Berkas dan dokumen penting lainnya : a. Salinan Akta Kelahiran b. Pas Foto terbaru c. Ijazah/Surat Keterangan Lulus dari SLTA asal d. Transkrip nilai SLTA 6. Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa mengundang secara langsung pelamar yang memenuhi syarat sesuai daftar akhir untuk mengikuti proses pendaftaran dan seleksi. 7. Peserta melaksanakan seleksi sesuai dengan waktu yang ditentukan. 8. Setelah seleksi selesai peserta menunggu untuk hasil seleksi yang akan diumumkan melalui surat resmi. 9. Direktorat Pendidikan melakukan proses penilaian Seleksi Penerimaan WNI Luar Negeri. 10.Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa Direktorat Pendidikan memanggil mereka yang lolos seleksi untuk melakukan proses pendaftaran. 11.Direktorat Pendidikan melakukan update basis data Mahasiswa bersamaan dengan Mahasiswa lain yang lolos seleksi melalui jalur prestasi akademik, jalur ujian tertulis, jalur transfer dan Internasional. VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Program Seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri yang dilaksanakan di ITB memenuhi semua persyaratan serta criteria yang ditentukan oleh ITB. 2. Teridentifikasinya Fakultas/Sekolah yang menerima mahasiswa WNI Luar Negeri. VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir Prosedur Seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri Lampiran 2 - Borang Lampiran 3 - Borang... 5

42 Lampiran 1 SOP 005/I1.B01.5/SOP/2014 DIAGRAM ALIR SOP POB SELEKSI MAHASISWA WNI LUAR NEGERI No PROSEDUR KASUBDIT PENJARINGAN DITDIK USDI PESERTA Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa mengirimkan surat kepada Unit Sumber Daya Informasi perihal permohonan penayangan informasi seleksi Mahasiswa WNI Luar Negeri melalui website: Unit Sumber Daya Informasi memasang Informasi pada situs ITB yang dapat dijangkau oleh seluruh siswa-siswi WNI Luar Negeri khususnya yang berminat ke ITB. Siswa siswi yang berminat dapat mengakses dan mengupload persyaratan yang harus dilengkapi dan mengirimkan berkas / dokumen administrasi yang sudah lengkap sesuai dengan tanggal yang sudah ditentukan. Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa melakukan pendataan peserta dan melakukan verifikasi terhadap dokumen siswa-siswi pelamar Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa merevieu data pelamar sesuai dengan syarat yang ditentukan dan hasilnya dibuat surat panggilan pada peserta untuk melakukan pendaftaran dengan menunjukkan bukti dan syarat yang telah ditentukan seperti : Bukti Pembayaran seleksi Kartu Identitas Berkas dan dokumen penting lainnya : o Salinan Akta Kelahiran o Pas Foto terbaru o Ijazah/Surat Keterangan Lulus dari SLTA asal ya tidak 2 3 6

43 o Transkrip nilai SLTA 6 Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa mengundang secara langsung pelamar yang memenuhi syarat sesuai daftar akhir untuk mengikuti proses pendaftaran dan seleksi Peserta melaksanakan seleksi sesuai dengan waktu yang ditentukan. Setelah seleksi selesai peserta menunggu untuk hasil seleksi yang akan diumumkan melalui surat resmi. Direktorat Pendidikan melakukan penilaian terhadap hasil seleksi peserta Kepala Sub Direktorat Penjaringan Mahasiswa Direktorat Pendidikan memanggil mereka yang lolos seleksi untuk melakukan proses pendaftaran. Direktorat Pendidikan melakukan update basis data Mahasiswa bersamaan dengan Mahasiswa lain yang lolos seleksi melalui jalur prestasi akademik, jalur ujian tertulis, jalur transfer dan Internasional. 10 ya 11 7

44 Kelulusan Tahap TPB No. 006/I1.B01.5/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

45 JUDUL : Kelulusan Tahap TPB NOMOR : 006/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 1 dari 10 RIWAYAT REVISI N/A 1

46 JUDUL : Kelulusan Tahap TPB NOMOR : 006/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 10 DAFTAR ISI I. Unit Kerja terkait 3 II. Tujuan 3 III. Referensi 3 IV. Pengertian dan Batasan 3 V. Prosedur 4 VI. Indikator Keberhasilan 5 VII. Lampiran 5 2

47 JUDUL : Kelulusan Tahap TPB NOMOR : 006/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 10 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Direktorat Pendidikan 2. Lembaga TPB 3. Fakultas/Sekolah II. TUJUAN Agar mahasiswa baru Program TPB dapat lulus dalam waktu 1 (satu) tahun atau selambat-lambatnya 2 (dua) tahun dan mengidentifikasi status akademik mahasiswa yang sudah lulus pada tahap TPB. III. REFERENSI 1. Buku Prosedur Baku Pelaksanaan Kegiatan Akademik ITB (Lampiran SK Rektor No. 001/SK/K01/PP/2005). 2. Buku Peraturan Akademik dan Kemahasiswaan ITB. 3. Kalender Pendidikan. IV. PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Kelulusan TPB : Proses pelulusan mahasiswa baru program TPB pada tahap tahun pertama 2. TPB : Tahap Persiapan Bersama 3. ITB : Institut Teknologi Bandung 4. LTPB : Lembaga Tahap Persiapan Bersama 5. Fakultas : UKS yang mengelola 3 program studi yang serumpun atau lebih 3

48 JUDUL : Kelulusan Tahap TPB NOMOR : 006/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari Sekolah : UKS yang mengelola kurang dari 2 program studi yang serumpun atau lebih dari 2 program studi tetapi masih sejenis (kesamaan kontekstualitas keilmuannya lebih banyak lagi) 7. UKS : Unit Keilmuan Serumpun 8. DitDik : Direktorat Pendidikan 9. WRAM : Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan 10. SK : Surat Keputusan 11. Prodi : Program Studi 12. PML : Pendaftaran Mahasiswa Lama 13. UAS : Ujian Akhir Semester 14. Kasubdit : Kepala Sub Direktorat 15. PMB : Pendaftaran Mahasiswa Baru B. BATASAN 1. Kelulusan tahap tahun pertama dijadwalkan dalam waktu 2 semester (1 tahun), tahun kedua merupakan perpanjangan dengan syarat IP> Syarat kelulusan TPB adalah IP> 2.00, 36 SKS, tanpa nilai E dan T. 3. Apabila sampai 2 tahun belum lulus TPB, maka tidak diperkenankan melanjutkan studi V. PROSEDUR 1. Direktorat Pendidikan melakukan koordinasi dengan LTPB terkait pemrosesan nilai mahasiswa setiap akhir semester dari Fakultas/Sekolah. 2. Direktorat Pendidikan memantau daftar mahasiswa calon lulus tahap studi melalui website link Proses Kelulusan Bukan Wisuda (Calon Lulus Tahap). 3. Direktorat Pendidikan memantau melalui Display Calon Lulus Tahap menurut perhitungan. 4

49 JUDUL : Kelulusan Tahap TPB NOMOR : 006/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 5 dari Direktorat Pendidikan dapat mengajukan atau membatalkan mahasiswa yang sudah memenuhi persyaratan kelulusan. 5. Direktorat Pendidikan mencetak Berita Acara Calon Lulus Tahap. 6. Direktorat Pendidikan meluluskan calon lulus tahap bagi mahasiswa yang sudah memenuhi syarat dan diajukan kelulusannya. 7. Direktorat Pendidikan melakukan Entry Surat Keterangan Lulus. 8. Direktorat Pendidikan melakukan Alokasi Nomor Surat Keterangan Lulus 9. Direktorat Pendidikan melakukan Kontrol Kelengkapan Data Surat Keterangan Lulus. 10. Direktorat Pendidikan memproses Surat Keputusan Lulus Tahap. 11.Direktorat Pendidikan mencetak Surat Keterangan Lulus Tahap disampaikan ke LTPB untuk selanjutnya dikirim ke Fakultas/Sekolah VI. INDIKATOR KEBERHASILAN Selama 2 semester (1 tahun) jumlah mahasiswa yang lulus TPB rata-rata diatas 80%, Sedangkan sisanya lulus pada tahun kedua. VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Kelulusan Tahap TPB 5

50 JUDUL : Kelulusan Tahap TPB NOMOR : 006/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 6 dari 10 Diagram Alir SOP Kelulusan Tahap TPB No. Prosedur DitDik LTPB 1 Direktorat Pendidikan melakukan koordinasi dengan LTPB terkait pemrosesan nilai mahasiswa setiap akhir semester dari Fakultas/Sekolah. 2 Direktorat Pendidikan memantau daftar mahasiswa calon lulus tahap studi melalui website link Proses Kelulusan Bukan Wisuda (Calon Lulus Tahap). 3 Direktorat Pendidikan memantau melalui Display Calon Lulus Tahap menurut perhitungan. 4 Direktorat Pendidikan dapat mengajukan atau membatalkan mahasiswa yang sudah memenuhi persyaratan kelulusan. 5 Direktorat Pendidikan mencetak Berita Acara Calon Lulus Tahap. 6 Direktorat Pendidikan meluluskan calon lulus tahap bagi mahasiswa yang sudah memenuhi syarat dan diajukan kelulusannya. 7 Direktorat Pendidikan melakukan Entry Surat Keterangan Lulus. 8 Direktorat Pendidikan melakukan Alokasi Nomor Surat Keterangan Lulus 9 Direktorat Pendidikan melakukan Kontrol Kelengkapan Data Surat Keterangan Lulus. 10 Direktorat Pendidikan memproses Surat Keputusan Lulus Tahap. 11 Direktorat Pendidikan mencetak Surat Keterangan Lulus Tahap disampaikan ke LTPB untuk selanjutnya dikirim ke Fakultas/Sekolah Fakultas/ Sekolah

51 JUDUL : Kelulusan Tahap TPB NOMOR : 006/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 7 dari 10 Penggunaan Sistem Aplikasi SIX untuk Kelulusan Tahap TPB 7

52 JUDUL : Kelulusan Tahap TPB NOMOR : 006/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 8 dari Display Calon Lulus Menurut Perhitungan Mahasiswa calon lulus tahap studi menurut perhitungan adalah mahasiswa yang belum lulus tahap studi (belum diajukan maupun sudah diajukan oleh prodi sebagai calon lulus) dan memenuhi syarat sebagai calon lulus. Menu : Display Utama Submenu : Calon Lulus Tahap Studi Menurut Perhitungan 2. Pengajuan Calon Lulus tahap Studi Mahasiswa yang statusnya belum diajukan sebagai calon lulus dan memenuhi syarat calon lulus akan muncul dalam daftar pengajuan calon lulus tahap studi. Pengajuan dilakukan oleh Prodi. Menu : Edit Submenu : Pengajuan Calon Lulus Tahap Studi 3. Pembatalan Calon Lulus Tahap Studi Oleh sebab-sebab tertentu, mahasiswa yang telah diajukan sebagai calon lulus bisa dibatalkan pengajuannya. Menu : Edit Submenu : Pembatalan Calon Lulus Tahap Studi 4. Cetak Berita Acara Calon Lulus Sebelum proses pelulusan, dicetak berita acara calon lulus tahap studi. Menu : Download Submenu : Berita Acara Calon Lulus Tahap Studi 5. Pelulusan Tahap Studi Hasil dari proses pelulusan tahap studi ini adalah status mahasiswa lulus dari tahap tertentu dan berada pada tahap selanjutnya. Menu : Edit Submenu : Proses Pelulusan Tahap Studi 8

53 JUDUL : Kelulusan Tahap TPB NOMOR : 006/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 9 dari Entri Data Surat Keterangan Lulus Untuk keperluan pencetakan surat keterangan lulus (TPB) perlu dientri terlebih dahulu data-data sebagai berikut: - NIP pejabat penandatangan surat keterangan lulus - Jabatan penandatangan surat keterangan lulus - Nomor surat atau postfix nomor surat keterangan lulus - Tanggal surat keterangan lulus Menu : Edit Submenu : Data Surat Keterangan Lulus 7. Alokasi Nomor Surat Keterangan Lulus Proses alokasi nomor surat akan memberikan nomor surat dan tanggal surat pada data surat keterangan lulus mahasiswa. Untuk surat keterangan lulus TPB akan dibangkitkan nomor surat dengan format <nomor prodi><nomor urut surat>/<postfix surat keterangan lulus>. Lebih baik alokasi nomor surat dilakukan setelah semua proses pelulusan selesai dilaksanakan agar urutan nomor surat yang diberikan pada mahasiswa sesuai dengan urutan NIM. Menu : Edit Submenu : Alokasi Nomor Surat Keterangan Lulus 8. Kontrol Kelengkapan Data Surat Keterangan Lulus Sebelum dan selama pencetakan surat keterangan lulus tahap, perlu dicek/dikontrol kelengkapan data surat keterangan lulus. Kelengkapan data surat dicek terhadap: - NIM mahasiswa - Nama mahasiswa - Tempat dan tanggal lahir mahasiswa - Alamat mahasiswa - Tahun masuk ITB - Nomor surat keterangan lulus (hasil alokasi nomor surat keterangan lulus) - Tanggal surat keterangan lulus - Jabatan penandantangan surat keterangan lulus - Nama penandantangan surat keterangan lulus - NIP penandantangan surat keterangan lulus Jika ada data surat keterangan lulus mahasiswa yang tidak lengkap, 9

54 JUDUL : Kelulusan Tahap TPB NOMOR : 006/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 10 dari 10 surat keterangan lulus mahasiswa tersebut tidak akan tercetak. Menu : Display Utama Submenu : Kontrol Kelengkapan Data Surat Keterangan Lulus 9. Cetak Surat Keterangan Lulus Cetak surat keterangan lulus bisa dilakukan per prodi maupun per NIM. Surat keterangan lulus yang dicetak hanya surat keterangan lulus yang datanya lengkap. Menu : Download Submenu : Surat Keterangan Lulus Per Prodi / Surat Keterangan Lulus Per NIM 10

55 Pemberian Nomor Induk Mahasiswa (NIM) Mahasiswa Program Student Exchange No. 008/I1.B01.5/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

56 JUDUL : Pemberian Nomor Induk Mahasiswa (NIM) Mahasiswa Student Exchange NOMOR : 008/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 1 dari 6 RIWAYAT REVISI N/A 1

57 JUDUL : Pemberian Nomor Induk Mahasiswa (NIM) Mahasiswa Student Exchange NOMOR : 008/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 6 DAFTAR ISI I. Unit Kerja terkait 3 II. Tujuan 3 III. Referensi 3 IV. Pengertian dan Batasan 3 V. Prosedur 4 VI. Indikator Keberhasilan 5 VII. Lampiran 5 2

58 JUDUL : Pemberian Nomor Induk Mahasiswa (NIM) Mahasiswa Student Exchange NOMOR : 008/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 6 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Direktorat Pendidikan 2. Direktorat Kemitraan dan Hubungan Internasional II. TUJUAN Agar proses pemberian NIM (Nomor Induk mahasiswa) kepada mahasiswa Program Pertukaran Pelahar berjalan dengan lancar. III. REFERENSI 1. Buku Prosedur Baku Pelaksanaan Kegiatan Akademik ITB (Lampiran SK Rektor No. 001/SK/K01/PP/2005). 2. Buku Peraturan Akademik dan Kemahasiswaan ITB. 3. Kalender Pendidikan. IV. PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Student Exchange : mahasiswa asing yang mendapat kesempatan belajar di ITB dalam waktu paling lama 2 semester 2. ITB : Institut Teknologi Bandung 3. Fakultas : UKS yang mengelola 3 program studi yang serumpun atau lebih 4. Sekolah : UKS yang mengelola kurang dari 2 program studi yang serumpun atau lebih dari 2 program studi tetapi masih sejenis (kesamaan kontekstualitas keilmuannya lebih banyak lagi) 5. UKS : Unit Keilmuan Serumpun 3

59 JUDUL : Pemberian Nomor Induk Mahasiswa (NIM) Mahasiswa Student Exchange NOMOR : 008/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari 6 6. DKHI : Direktorat Kemitraan dan Hubungan Internasional 7. IRO : International Relation Office 8. DitDik : Direktorat Pendidikan 9. WRAM : Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan 10. Prodi : Program Studi 11. Kasubdit : Kepala Sub Direktorat 12. Kasi : Kepala Seksi B. BATASAN 1. ITB memberikan kesempatan kepada mahasiswa warga Negara asing untuk mengikuti Program Student Exchange dalam jangka waktu tertentu. 2. Bagi mahasiswa yang diterima untuk Program Student Exchange harus mematuhi aturan yang berlaku di ITB. V. PROSEDUR 1. IRO mengirim surat ke Direktorat Pendidikan yang berisi data mahasiswa mahasiswa Program Student Exchange yang diterima di ITB 2. Surat tersebut sekurang-kurangnya memuat data sebagai berikut : 2.1. Identitas mahasiswa 2.2. Asal Negara 2.3. Program studi yang dituju 2.4. Masa studi 3. Direktorat Pendidikan memberikan NIM (Nomor Induk Mahasiswa) dan mencetak KTM (Kartu Tanda Mahasiswa), selanjutnya dikirim ke IRO untuk disampaikan ke mahasiswa 4

60 JUDUL : Pemberian Nomor Induk Mahasiswa (NIM) Mahasiswa Student Exchange NOMOR : 008/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 5 dari 6 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN Selama beberapa tahun terakhir, banyak mahasiswa asing yang belajar di ITB untuk mengikuti Student Exchange Program, dengan demikian ITB sudah dikenal oleh dunia internasional terbukti dengan banyaknya mahasiswa asing yang belajar di ITB. VII. LAMPIRAN 5

61 JUDUL : Pemberian Nomor Induk Mahasiswa (NIM) Mahasiswa Student Exchange NOMOR : 008/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 6 dari 6 Diagram Alir SOP POB Pemberian Nomor Induk Mahasiswa (NIM) Mahasiswa Student Exchange No PROSEDUR Peserta IRO DITDIK 1 2 IRO mengirim surat ke Direktorat Pendidikan yang berisi data mahasiswa mahasiswa Program Student Exchange yang diterima di ITB Surat tersebut sekurang-kurangnya memuat data sebagai berikut : 1. Identitas mahasiswa 2. Asal Negara 3. Program studi yang dituju 4. Masa studi Direktorat Pendidikan memberikan NIM (Nomor Induk Mahasiswa) dan mencetak KTM (Kartu Tanda Mahasiswa), selanjutnya dikirim ke IRO untuk disampaikan ke mahasiswa

62 Pembukaan dan Penawaran Kelas No. 009/I1.B01.5/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

63 JUDUL : Pembukaan dan Penawaran Kelas NOMOR : 009/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 1 dari 14 RIWAYAT REVISI N/A 1

64 JUDUL : Pembukaan dan Penawaran Kelas NOMOR : 009/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 14 DAFTAR ISI I. Unit Kerja terkait 3 II. Tujuan 3 III. Referensi 3 IV. Pengertian dan Batasan 3 V. Prosedur 4 VI. Indikator Keberhasilan 10 VII. Lampiran 10 2

65 JUDUL : Pembukaan dan Penawaran Kelas NOMOR : 009/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 14 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Direktorat Pendidikan 2. Fakultas/Sekolah 3. Program Studi 4. LTPB II. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk menghasilkan data kelas yang dapat dipakai pada saat Pendaftaran ulang Mahasiswa Lama (PML), pelaksanaan sesuai dengan ketentuan ITB, Kalender Pendidikan dan Paket Kerja. Data kelas matakuliah harus tuntas sebelum Perwalian, agar ketika mahasiswa memilih matakuliah (mengisi RS) sudah mendapat informasi akurat mengenai matakuliah yang dapat diambil dan jadwalnya (untuk menghindari kelas yang bentrok) III. REFERENSI 1. Buku Prosedur Baku Pelaksanaan Kegiatan Akademik ITB (Lampiran SK Rektor No. 001/SK/K01.1/PP/2005) 2. Buku Peraturan Akademik 3. Kalender Pendidikan yang berlaku 4. Paket Kerja IV. PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Pembukaan dan Penawaran Kelas suatu kegiatan yang dilakukan sebelum pelaksanaan Pendaftaran ulang Mahasiswa Lama. 2. PML adalah Pendaftaran ulang Mahasiswa Lama yaitu kegiatan yang harus dilaksanakan oleh mahasiswa setiap awal semester. 3. PRS adalah Perubahan Rencana Studi yaitu kegiatan yang dilaksanakan oleh mahasiswa untuk membatalkan, menambahkan atau mengganti mata kuliah, prasyarat mahasiswa sudah mendaftar pada saat PML (sudah mendapat KSM yang sah) 3

66 JUDUL : Pembukaan dan Penawaran Kelas NOMOR : 009/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari 14 B. BATASAN Pelaksanaan kegiatan pembukaan dan penawaran kelas berdasarkan Kalender Pendidikan dan Paket Kerja. 1. Berita Acara pembukaan dan penawaran kelas dicetak program studi setelah situs untuk transaksi ditutup 2. Berita Acara harus sudah disampaikan ke Direktorat Pendidikan sebelum pelaksanaan perwalian dan pendaftaran ulang mahasiswa lama. V. PROSEDUR V.1. Umum Mahasiswa ITB setiap awal semester harus melaksanakan proses registrasi, untuk mendaftarkan kelas mata kuliah yang akan diambil pada semester yang akan datang. Agar proses registrasi dapat berjalan dengan lancar, maka terlebih dahulu setiap program studi harus menyatakan kelas mata kuliah apa saja yang akan ditawarkan pada semester yang akan berjalan. V.2. Persiapan V.2.1. Informasi Prasyarat : Paket Kerja sudah siap No Aktivitas Hasil Pihak Waktu 1 - DitDik membuat paket kerja - Menayangkan paket kerja di situs - Menginformasi melalui ke Fak/Sek untuk selanjutnya disampaikan ke Prodi di lingkungan Fak/Sek masingmasing Paket Kerja dapat di akses di situs DitDik Fak./Sek, Prodi Dua hari sebelum situs Kelas dan DPK dibuka 4

67 JUDUL : Pembukaan dan Penawaran Kelas NOMOR : 009/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 5 dari 14 V.2.2. Penyiapan Data Prasyarat : Data mata kuliah terdaftar di basis data No Aktivitas Hasil Pihak Waktu 1 Pembukaan situs Perwalian Prodi - DitDik membuka situs perwalian untuk Prodi - Prodi/Fakultas melakukan assignment wali mahasiswa. - Pemeriksaan assignment wali yang terdapat di situs dan perbaikan wali yang berubah. 2 DitDik membuka situs Kelas dan DPK 3 Pendampingan pemakaian situs di loket DitDik Prodi dapat bekerja di DitDik, jika mengalami permasalahan dalam pengisian data 4 Pengisian Data Kelas yang akan ditawarkan - Prodi, Fak./Sek. melakukan pernawaran, Situs siap dipakai Informasi wali mahasiswa di basis data benar Situs Siap dipakai Daftar kelas yang akan ditawarkan tersimpan di basis data DitDik Prodi, Fak./Sek DitDik DitDik, Prodi, Fak/Sek Prodi, LTPB Lima hari sebelum Pelaksanaan Perwalian dan PML sesuai kalender pendidikan Satu minggu sebelum batas akhir konfirmasi penawaran kelas ditutup (dua minggu sebelum Perwalian dan PML), sesuai kalendek pendidikan Satu hari (kesepakatan unit terkait) Satu minggu sebelum batas akhir konfirmasi ditutup (dua minggu 5

68 JUDUL : Pembukaan dan Penawaran Kelas NOMOR : 009/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 6 dari 14 pembukaan kelas, dan penambahan kelas mata kuliah (kelas paralel) - Prodi melengkapi kelas mata kuliah dengan: prodi peserta, tingkat peserta, penentuan dosen pengajar, perkiraan peserta (jika tidak diisi default peserta 5), dan jadwal kuliah serta ujian. - Prodi menutup kelas mata kuliah yang tidak jadi diselenggarakan - LTPB melakukan pernawaran, pembukaan kelas, dan penambahan kelas mata kuliah (kelas paralel), kelas mata kuliah yang dikelola TPB 5 Penutupan Situs Kelas dan DPK - DitDik mengingatkan batas waktu transaksi akan segera berakhir dan Prodi harus mencetak Berita Acara Fasilitas penawaran kelas tidak dapat diakses lagi Prodi sebelum Perwalian dan PML, sesuai kalender pendidikan Satu minggu sebelum perwalian dan PML, sesuai kalender pendidikan - Prodi mencetak Berita Acara Kelas Mata kuliah yang ditawarkan - Prodi menyerahkan Berita Acara yang Berita Acara Pembukaan Kelas Berita Acara Pembukaan Prodi Lima hari sebelum perwalian dan PML, sesuai kalender pendidikan 6

69 JUDUL : Pembukaan dan Penawaran Kelas NOMOR : 009/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 7 dari 14 sudah ditandatangani ke Fakultas, dan Fakultas meneruskan ke DitDik 6 Perbaikan data berdasarka Berita Acara DitDik menerima, memeriksa Berita Acara dan memperbaiki data koreksi yang masih tercantum pada Berita Acara. 7 Rapat Akhir dengan WDA (jika perlu) DirDik akan berkoordinasi dengan para WDA jika ada persoalan yang harus diselesaikan terkait pembukaan kelas lintas fakultas. 8 Penutupan update data kelas Data kelas tidak boleh diubah lagi, siap untuk dipakai pendaftaran 9 Sinkronisasi data kelas mata kuliah Ditdik menjalankan proses sinkronisasi data kelas mata kuliah dari akademik ke online Kelas terkumpul di Ditdik Kelas mata kuliah final sesuai Berita Acara Kelas mata kuliah final sesuai Berita Acara Kelas mata kuliah final Data kelas mata kuliah sudah bisa diakses di online DitDik DirDik DitDik DitDik Sampai dengan satu hari sebelum perwalian dan PML Sampai dengan satu hari sebelum perwalian dan PML Sampai dengan satu hari sebelum perwalian dan PML Sampai dengan satu hari sebelum perwalian dan PML Penggantian Rencana Studi Setelah tiga minggu berjalan masa perkuliahan, mahasiswa dapat melaksana PRS sesuai dengan jadwal yang tertera pada Kalender Pendidikan dan pengumuman yang dikeluarkan oleh Direktur Pendidikan. Mahasiswa dapat membatalkan, mengganti, dan menambah mata kuliah. Pembukaan dan 7

70 JUDUL : Pembukaan dan Penawaran Kelas NOMOR : 009/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 8 dari 14 penawaran kelas mata kuliah untuk PRS, proses dilakukan oleh Direktorat Pendidikan. V.2.3. Penyiapan Data PRS Prasyarat : Data mata kuliah terdaftar di basis data No Aktivitas Hasil Pihak Waktu 1 Penawaran dan Pembukaan Kelas Mata kuliah: - Fak/Sek menyampaikan ke DitDik melalui surat berdasarkan permohonan dari Prodi (form kerja koreksi pembukaan kelas, didownload dari Si-X) untuk pembukaan, panambahan kelas mata kuliah yang akan ditawarkan pada saat PRS. - DitDik memproses permohonan pembukaan, penambahan kelas mata kuliah - Prodi melalui Fak/Sek dengan surat ke DitDik menyampaikan permohonan penutupan kelas mata kuliah yang batal diselenggarakan. - DitDik mengecek kelas mata kuliah yang akan ditutup, jika sudah ada pesertanya Surat permohanan pembukaan, penambahan kelas mata kuliah Daftar kelas yang akan ditawarkan tersimpan di basis data Surat penutupan kelas mata kuliah Kelas mata kuliah ada peserta, tidak bisa ditutup Prodi, Fak/Sek DitDik Prodi, Fak./Sek. DitDik, Prodi, Fak./Sek. Sebelum Pelaksanaan Kegiatan PRS 8

71 JUDUL : Pembukaan dan Penawaran Kelas NOMOR : 009/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 9 dari 14 informasikan ke Fak/Sek./Prodi agar peserta kelas melakukan pembatalan pada saat jadwal PRS. - DitDik membatalkan kelas mata kuliah yang tidak ada pesertanya, berdasarkan permohonan dari Fak./Sek/Prodi - DitDik melakukan sinkronisasi data, setiap ada pembukaan, penambahan, penghapusan kelas mata kuliah 2 Kompilasi Data dan Persiapan Laporan - DitDik membuat laporan kegiatan dengan memanfaatkan data yang sudah ada - DirDik menyerahkan Laporan ke WRAM Data Kelas Mata kuliah ter_update Data kelas mata kuliah siap dipakai Laporan siap dicetak Laporan diserahkan ke WRAM DitDik DitDik DitDik DirDik Sampai dengan sehari sebelum pelaksanaan PRS Setiap ada perubahan lima hari setelah pelaksananaan PML satu hari setelah pencetakan laporan 9

72 JUDUL : Pembukaan dan Penawaran Kelas NOMOR : 009/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 10 dari 14 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN Memudahkan bagi mahasiswa untuk mendaftarkan pada kelas mata kuliah yang ditawarkan oleh Prodi/Fakultas/Sekolah penyelenggara perkuliahan, dan dari hasil registrasi akan menghasilkan data yang akurat. VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Penawaran dan Pembukaan Kelas Lampiran 2 - Paket Kerja Penawaran Kelas Mata Kuliah 10

73 11

74 Paket Kerja : Penawaran Kelas Mata Kuliah Semester I 2014/2015 Tahun Akademik 2014/2015 Latar Belakang Setiap awal semester mahasiswa ITB harus melaksanakan proses registrasi untuk mendaftarkan kelas mata kuliah yang akan diambilnya pada semester yang akan datang. Agar proses registrasi dapat berjalan dengan lancar, maka terlebih dahulu setiap program studi harus menyatakan kelas mata kuliah apa saja yang akan ditawarkan pada semester yang akan datang. Tujuan Untuk menghasilkan data kelas yang dapat dipakai pada saat pendaftaran semester I 2014/2015. Paket kerja ini harus tuntas sebelum Perwalian, supaya ketika mahasiswa memilih matakuliah (mengisi RS), mereka sudah mendapat informasi akurat mengenai matakuliah yang dapat diambil dan jadwalnya (untuk menghindari pengambilan kelas yang bentrok). Untuk Prodi yang mengadakan kelas paralel, perencanaan alokasi peserta harus direncanakan saat pembukaan kelas ini. Untuk menghindari penumpukan mahasiswa di kelas no 01, diperlukan persiapan Prodi yang lebih terencana, yaitu pengumuman mengenai pembukaan kelas dan aturan pesertanya (NIM ganjil/genap, angkatan, urut kedatangan, manual), serta pemasukan aturan tersebut ke dalam situs. Situs terkait: - Situs Kelas dan DPK (Semester I 2014/2015) - Situs Perwalian (Semester I 2014/2015) Deskripsi pekerjaan I. Direktur Pendidikan mengumumkan bahwa situs pembukaan kelas semester I 2014/2015 dibuka. II. Pembenahan data referensi utama (Dosen dan Matakuliah) Penambahan/perubahan NIP dosen dan Matakuliah tidak dapat dilakukan di tingkat Prodi. - Menambah/mengubah/menghapus dosen: dilakukan dengan mendaftarkan melalui Biro Kepegawaian. Data dosen di situs akademik akan mengacu ke data dosen di Biro Kepegawaian. - Menambah matakuliah (hanya matakuliah Pilihan). Tidak ada matakuliah yang boleh dihapus/diganti. Suatu nomor matakuliah yang sudah dipakai harus dipakai untuk selamanya (di dalam tahun kurikulum tertentu). - Karena sudah terdefinisi dalam kurikulum, maka penambahan Matakuliah hanya akan diadakan jika didukung bukti kuat dan persetujuan Dekan/WDA dan WRAM. Harus dilakukan sebelum pembukaan kelas. III. Program Studi melakukan pekerjaan dengan bantuan situs akademik: - Melakukan updating data wali (jika ada yang berubah) dengan menggunakan Situs Perwalian (Semester I 2014/2015). - Menentukan/memastikan Matakuliah yang diadakan semester I 2014/2015 dengan menggunakan Situs Kelas dan DPK (Semester I 2014/2015). - Menentukan kelas yang akan dibuka untuk Matakuliah yang diadakan, dan melengkapi data: Dosen, perkiraan peserta (jumlah, prodi, angkatan), jadwal (tentatif, terutama untuk jadwal yang dilaksanakan di ruang kuliah yang dikelola fakultasnya). - Setelah Situs ditutup untuk entri, mencetak Berita Acara pembukaan kelas sebagai persiapan pendaftaran IV. Penyerahan berita acara Pembukaan kelas via Fakultas, ke Direktorat Pendidikan V. Setelah situs ditutup untuk Prodi, Sie. Roster akan melakukan pemeriksaan hasil entri jadwal dan ruang oleh prodi serta melanjutkan proses penjadwalan untuk kelas-kelas yang belum memiliki jadwal: - Prioritas entry : jadwal dan ruang untuk perkuliahan TPB - Untuk MK bukan TPB: DirDik akan menentukan batasan bersama WDA, data apa yang masih boleh diubah untuk roster. Catatan : ruangan yang merupakan ruang kuliah umum, penggunaannya akan ditentukan roster. Kalender Akademik Terkait 21 Juli 2014: Batas Waktu Konfirmasi Kelas/Mata Kuliah Semester I-2014/2015 oleh Program Studi 13 Agustus Agustus 2014: Perwalian dan Pendaftaran Ulang Semester I-2014/2015 Bagi Seluruh Mahasiswa Lama 20 Agustus 2014: Batas Waktu Pembayaran Biaya Pendidikan Semester I-2014/2015 bagi Mahasiswa Lama Halaman 1 dari 3. Tgl. Print: 3 Nov 2014, +07: k000000l: 13:53:21, Oleh: resti

75 Paket Kerja : Penawaran Kelas Mata Kuliah Semester I 2014/2015 Tahun Akademik 2014/2015 Jadual Rinci Tahap Deliverable Pihak Tanggal Pembukaan Situs Kelas DitDik membuka Situs siap dipakai DitDik situs kelas dan DPK untuk semester I 2013/2014 agar dapat diakses oleh Program Studi dan Fakultas untuk melakukan pembukaan dan penawaran kelas mata kuliah Pengisian data kelas yang akan Daftar kelas yang akan ditawarkan Prodi melakukan pembukaan ditawarkan tersimpan di kelas mata kuliah, penutupan kelas mata basis data kuliah, assignment dosen kelas, dan jadwal kuliah serta ujian menggunakan situs Pembukaan Situs Perwalian DitDik Situs siap dipakai DitDik membuka situs perwalian untuk semester I 2014/2015 agar dapat diakses oleh Program Studi dan Fakultas untuk melakukan assignment wali mahasiswa Konfirmasi assignment wali Pemeriksaan assignment wali yang terdapat di situs dan perbaikan assignment wali yang berubah Pendampingan pemakaian situs di CCAR Petugas Prodi dapat bekerja di CCAR dengan pendampingan oleh Petugas DitDik, jika mengalami permasalahan dalam pengisian situs. Penutupan situs penawaran kelas Situs ditutup untuk transaksi penawaran kelas Pencetakan Berita Acara Prodi mencetak Berita Acara Kelas Mata Kuliah yang ditawarkan pada Semester I 2014/2015 Pengumpulan Berita Acara Prodi menyerahkan Berita Acara yang sudah ditandatangani ke Fakultas, dan Fakultas meneruskan ke Direktorat Pendidikan. Perbaikan data berdasarkan Berita Acara Petugas DitDik menindaklanjuti koreksikoreksi data yang masih dicantumkan pada Berita Acara Rapat Akhir dengan WDA (jika perlu) DirDik akan berkoordinasi dengan para WDA jika masih ada persoalan yang harus diselesaikan terkait pembukaan kelas lintas fakultas Informasi wali mahasiswa di basis data benar Fasilitas penawaran kelas tidak dapat diakses lagi Berita Acara Pembukaan Kelas Berita Acara Pembukaan Kelas terkumpul ke DitDik Kelas mata kuliah final sesuai Berita Acara Kelas mata kuliah final sesuai Berita Acara P e n u t u p a n Prodi Prodi DitDik DitDik :59 Prodi Prodi :00 DitDik DirDik :00 date data kelas Data kelas sudah tidak bole dipakai pendaftaran ulang u p

76 K e l a s m a t a k u l i a h f i n a l D i t D i k : 0 0 Halaman 2 dari 3. Tgl. Print: 3 Nov 2014, +07: k000000l: 13:53:21, Oleh: resti

77 Paket Kerja : Penawaran Kelas Mata Kuliah Semester I 2014/2015 Tahun Akademik 2014/2015 Jadwal kelas mata kuliah finaltahap Deliverable Pihak Tanggal Entri jadwal dan ruang oleh Sie. Roster Sie Roster melengkapi jadwal yang belum diisiditdik Data Roster siap dicetak DitDik mengumumkan bahwa jadwal siap dicetak dari situs Fasilitas pencetakan jadwal dapat digunakan DitDik K o m p i l a s i D a t a d a n P e r s i a p a n P e l a p o r a n P e m b u a t a n l a p oran kegiatan dengan memanfaatkan data

78 L a p o r a n s i a p d i c e t a k D i t D i k Pelaporan DirDik ke WRAM DirDik menyerahkan laporan kegiatan kepada WRAMLaporan diserahkan ke WRAM DirDik Halaman 3 dari 3. Tgl. Print: 3 Nov 2014, +07: k000000l: 13:53:21, Oleh: resti

79 Paket Kerja : Penawaran Kelas Mata Kuliah Semester I 2014/2015 Tahun Akademik 2014/2015 Latar Belakang Setiap awal semester mahasiswa ITB harus melaksanakan proses registrasi untuk mendaftarkan kelas mata kuliah yang akan diambilnya pada semester yang akan datang. Agar proses registrasi dapat berjalan dengan lancar, maka terlebih dahulu setiap program studi harus menyatakan kelas mata kuliah apa saja yang akan ditawarkan pada semester yang akan datang. Tujuan Untuk menghasilkan data kelas yang dapat dipakai pada saat pendaftaran semester I 2014/2015. Paket kerja ini harus tuntas sebelum Perwalian, supaya ketika mahasiswa memilih matakuliah (mengisi RS), mereka sudah mendapat informasi akurat mengenai matakuliah yang dapat diambil dan jadwalnya (untuk menghindari pengambilan kelas yang bentrok). Untuk Prodi yang mengadakan kelas paralel, perencanaan alokasi peserta harus direncanakan saat pembukaan kelas ini. Untuk menghindari penumpukan mahasiswa di kelas no 01, diperlukan persiapan Prodi yang lebih terencana, yaitu pengumuman mengenai pembukaan kelas dan aturan pesertanya (NIM ganjil/genap, angkatan, urut kedatangan, manual), serta pemasukan aturan tersebut ke dalam situs. Situs terkait: - Situs Kelas dan DPK (Semester I 2014/2015) - Situs Perwalian (Semester I 2014/2015) Deskripsi pekerjaan I. Direktur Pendidikan mengumumkan bahwa situs pembukaan kelas semester I 2014/2015 dibuka. II. Pembenahan data referensi utama (Dosen dan Matakuliah) Penambahan/perubahan NIP dosen dan Matakuliah tidak dapat dilakukan di tingkat Prodi. - Menambah/mengubah/menghapus dosen: dilakukan dengan mendaftarkan melalui Biro Kepegawaian. Data dosen di situs akademik akan mengacu ke data dosen di Biro Kepegawaian. - Menambah matakuliah (hanya matakuliah Pilihan). Tidak ada matakuliah yang boleh dihapus/diganti. Suatu nomor matakuliah yang sudah dipakai harus dipakai untuk selamanya (di dalam tahun kurikulum tertentu). - Karena sudah terdefinisi dalam kurikulum, maka penambahan Matakuliah hanya akan diadakan jika didukung bukti kuat dan persetujuan Dekan/WDA dan WRAM. Harus dilakukan sebelum pembukaan kelas. III. Program Studi melakukan pekerjaan dengan bantuan situs akademik: - Melakukan updating data wali (jika ada yang berubah) dengan menggunakan Situs Perwalian (Semester I 2014/2015). - Menentukan/memastikan Matakuliah yang diadakan semester I 2014/2015 dengan menggunakan Situs Kelas dan DPK (Semester I 2014/2015). - Menentukan kelas yang akan dibuka untuk Matakuliah yang diadakan, dan melengkapi data: Dosen, perkiraan peserta (jumlah, prodi, angkatan), jadwal (tentatif, terutama untuk jadwal yang dilaksanakan di ruang kuliah yang dikelola fakultasnya). - Setelah Situs ditutup untuk entri, mencetak Berita Acara pembukaan kelas sebagai persiapan pendaftaran IV. Penyerahan berita acara Pembukaan kelas via Fakultas, ke Direktorat Pendidikan V. Setelah situs ditutup untuk Prodi, Sie. Roster akan melakukan pemeriksaan hasil entri jadwal dan ruang oleh prodi serta melanjutkan proses penjadwalan untuk kelas-kelas yang belum memiliki jadwal: - Prioritas entry : jadwal dan ruang untuk perkuliahan TPB - Untuk MK bukan TPB: DirDik akan menentukan batasan bersama WDA, data apa yang masih boleh diubah untuk roster. Catatan : ruangan yang merupakan ruang kuliah umum, penggunaannya akan ditentukan roster. Kalender Akademik Terkait 21 Juli 2014: Batas Waktu Konfirmasi Kelas/Mata Kuliah Semester I-2014/2015 oleh Program Studi 13 Agustus Agustus 2014: Perwalian dan Pendaftaran Ulang Semester I-2014/2015 Bagi Seluruh Mahasiswa Lama 20 Agustus 2014: Batas Waktu Pembayaran Biaya Pendidikan Semester I-2014/2015 bagi Mahasiswa Lama Halaman 1 dari 3. Tgl. Print: 3 Nov 2014, +07: k000000l: 13:53:21, Oleh: resti

80 Paket Kerja : Penawaran Kelas Mata Kuliah Semester I 2014/2015 Tahun Akademik 2014/2015 Jadual Rinci Tahap Deliverable Pihak Tanggal Pembukaan Situs Kelas DitDik membuka situs kelas dan DPK untuk semester I 2013/2014 agar dapat diakses oleh Program Studi dan Fakultas untuk melakukan pembukaan dan penawaran kelas mata kuliah Pengisian data kelas yang akan ditawarkan Prodi melakukan pembukaan kelas mata kuliah, penutupan kelas mata kuliah, assignment dosen kelas, dan jadwal kuliah serta ujian menggunakan situs Pembukaan Situs Perwalian DitDik membuka situs perwalian untuk semester I 2014/2015 agar dapat diakses oleh Program Studi dan Fakultas untuk melakukan assignment wali mahasiswa Konfirmasi assignment wali Pemeriksaan assignment wali yang terdapat di situs dan perbaikan assignment wali yang berubah Pendampingan pemakaian situs di CCAR Petugas Prodi dapat bekerja di CCAR dengan pendampingan oleh Petugas DitDik, jika mengalami permasalahan dalam pengisian situs. Penutupan situs penawaran kelas Situs ditutup untuk transaksi penawaran kelas Pencetakan Berita Acara Prodi mencetak Berita Acara Kelas Mata Kuliah yang ditawarkan pada Semester I 2014/2015 Pengumpulan Berita Acara Prodi menyerahkan Berita Acara yang sudah ditandatangani ke Fakultas, dan Fakultas meneruskan ke Direktorat Pendidikan. Perbaikan data berdasarkan Berita Acara Petugas DitDik menindaklanjuti koreksikoreksi data yang masih dicantumkan pada Berita Acara Rapat Akhir dengan WDA (jika perlu) DirDik akan berkoordinasi dengan para WDA jika masih ada persoalan yang harus diselesaikan terkait pembukaan kelas lintas fakultas Penutupan update data kelas Data kelas sudah tidak boleh diubah lagi, siap untuk dipakai pendaftaran ulang Situs siap dipakai DitDik Daftar kelas yang akan ditawarkan tersimpan di basis data Prodi Situs siap dipakai DitDik Informasi wali mahasiswa di basis data benar Fasilitas penawaran kelas tidak dapat diakses lagi Berita Acara Pembukaan Kelas Berita Acara Pembukaan Kelas terkumpul ke DitDik Kelas mata kuliah final sesuai Berita Acara Kelas mata kuliah final sesuai Berita Acara Prodi DitDik DitDik :59 Prodi Prodi :00 DitDik DirDik :00 Kelas mata kuliah final DitDik :00 Halaman 2 dari 3. Tgl. Print: 3 Nov 2014, +07: k000000l: 13:53:21, Oleh: resti

81 Paket Kerja : Penawaran Kelas Mata Kuliah Semester I 2014/2015 Tahun Akademik 2014/2015 Tahap Deliverable Pihak Tanggal Jadwal kelas mata kuliah DitDik final Entri jadwal dan ruang oleh Sie. Roster Sie Roster melengkapi jadwal yang belum diisi Data Roster siap dicetak DitDik mengumumkan bahwa jadwal siap dicetak dari situs Kompilasi Data dan Persiapan Pelaporan Pembuatan laporan kegiatan dengan memanfaatkan data yang sudah terkompilasi Pelaporan DirDik ke WRAM DirDik menyerahkan laporan kegiatan kepada WRAM Fasilitas pencetakan jadwal dapat digunakan DitDik Laporan siap dicetak DitDik Laporan diserahkan ke WRAM DirDik Halaman 3 dari 3. Tgl. Print: 3 Nov 2014, +07: k000000l: 13:53:21, Oleh: resti

82 Pemrosesan Nilai No. 010/I1.B01.5/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

83 JUDUL : Pemrosesan Nilai NOMOR : 010/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 1 dari 19 RIWAYAT REVISI N/A 1

84 JUDUL : Pemrosesan Nilai NOMOR : 010/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 19 DAFTAR ISI I. Unit Kerja terkait 3 II. Tujuan 3 III. Referensi 3 IV. Pengertian dan Batasan 3 V. Prosedur 4 VI. Indikator Keberhasilan 14 VII. Lampiran 14 2

85 JUDUL : Pemrosesan Nilai NOMOR : 010/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 19 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Direktorat Pendidikan 2. Fakultas/Sekolah 3. Program Studi 4. LTPB II. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk melaksanakan pemrosesan nilai sesuai dengan ketentuan ITB, Kalender Pendidikan, dan Paket Kerja, agar menghasilkan data nilai yang akurat. SOP ini meliputi konfirmasi Daftar Peserta Kelas (DPK) Final dan pemrosesan Daftar Nilai Akhir (DNA), proses Form Perubahan Nilai (FPN), serta Tutup Buku Nilai. III. REFERENSI 1. Buku Prosedur Baku Pelaksanaan Kegiatan Akademik ITB (Lampiran SK Rektor No. 001/SK/K01.1/PP/2005) 2. Buku Peraturan Akademik 3. Kalender Pendidikan yang berlaku 4. Paket Kerja IV. PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. DPK Final adalah daftar peserta kelas yang digunakan sebagai acuan Daftar Hadir UAS 2. DNA adalah daftar nilai akhir dari dosen yang diserahkan ke Direktorat Pendidikan, melalui Fakultas/Sekolah. 3. FPN adalah form untuk perbaikan nilai karena kesalahan pemrosesan nilai atau merevisi nilai T yang tertera pada DNA 3

86 JUDUL : Pemrosesan Nilai NOMOR : 010/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari Tutup Buku Nilai, adalah proses tutup buku terhadap nilai yang masih T menjadi E, yang dilaksanakan sebelum Perubahan Rencana Studi (PRS) Semester berikutnya untuk matakuliah regular. Sedangkan untuk matakuliah sejenis Tugas Akhir (TA/KP/Tesis/Disertasi) dilaksanakan pada akhir semester berikutnya. 5. Paket Kerja berisi deskripsi pekerjaan, prosedur, jadwal, dan personil terlibat B. BATASAN Pelaksanaan seluruh kegiatan pemrosesan nilai berdasarkan Peraturan Akademik dan Kalender Pendidikan. 1. Nilai dimaksukkan dengan menggunakan fasilitas entri/unggah nilai di situs administrasi pendidikan. 2. Berita Acara dicetak oleh program studi. 3. Berita Acara DPK Final harus sudah diserahkan ke Direktorat Pendidikan paling telat satu minggu sebelum pembangkitan DNA. 4. Berita Acara DNA harus sudah diserahkan ke Direktorat Pendidikan, paling lambat 1 hari setelah batas waktu pengumuman nilai. 5. Berita Acara FPN sudah diserahkan ke Direktorat Pendidikan, paling lambat 1 hari setelah batas waktu pengumuman nilai. V. PROSEDUR Di akhir setiap semester, hasil kesiapan perkuliahan mahasiswa dalam bentuk DNA harus sudah dibangkitkan, yang pembuatannya berdasarkan pada DPK Final. DPK Final ini penting untuk dilakukan agar DNA yang nantinya akan dibangkitkan di akhir semester sudah bersih dari kesalahan (tidak ada peserta kelas perkuliahan yang sebenarnya tidak mengikuti dan/atau peserta kelas perkuliahan yang tidak muncul di daftar nilai akhir). Pengisian nilai pada DNA dilakukan oleh dosen dengan memanfaatkan file excel yang didownload melalui Link Situs DNA. Jika masih terdapat kesalahan atau merevisi nilai T, dapat dilakukan melalui FPN, namun harus sesuai dengan ketentuan dan peraturan akademik. Pemrosesan DNA dan FPN berdasarkan Berita Acara dari program studi. Jika dalam waktu yang ditentukan masih terdapat nilai T, harus dilakukan proses Tutup Buku Nilai. 4

87 JUDUL : Pemrosesan Nilai NOMOR : 010/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 5 dari 19 Tutup buku terhadap nilai yang masih menggantung (nilai T) dilakukan dalam dua waktu, sesuai dengan jenis mata kuliah (reguler atau sejenis TA). Proses tutup buku ini dilakukan berdasarkan berita acara perubahan nilai T menjadi E yang diserahkan oleh program studi melalui Fakultas/Sekolah. V.1 Konfirmasi Daftar Peserta Kelas Prasyarat : Proses pendaftaran rencana studi telah selesai No Aktivitas Hasil Pihak Waktu 1 Ditdik membuat Paket Kerja Konfirmasi Kelas dan Pemrosesan DNA File Paket Kerja Konfirmasi Kelas dan Pemrosesan DitDik dua minggu sebelum jadwal konfirmasi DPK 2 Ditdik menayangkan Paket Kerja Konfirmasi Kelas dan Pemrosesan DNA 3 Ditdik menginformasikan ke TU Fakultas/ Sekolah melalui , bahwa Jadwal Konfirmasi Kelas dan Pemrosesan DNA sudah tampil 4 Ditdik membuka situs Kelas dan DPK 5 Proses konfirmasi DPK di Prodi : - Mencetak daftar hadir UTS DNA Paket kerja tampil di situs itb.ac.id/six TU Fakultas/ Sekolah mengetahui jadwal sesuai paket kerja Situs Kelas dan DPK sudah dapat diacces, dan akan ditutup sesuai jadwal di kalender pendidikan DPK terkoreksi sesuai kondisi di kelas DitDik DitDik DitDik Prodi, LTPB Satu minggu sebelum jadwal konfirmasi DPK Tiga hari sebelum jadwal konfirmasi DPK Dua hari sebelum jadwal konfirmasi DPK Satu minggu sebelum UTS s.d batas akhir koreksi DPK 5

88 JUDUL : Pemrosesan Nilai NOMOR : 010/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 6 dari 19 - Verifikasi DPK di kelas (pada saat UTS) - DPK ditandatangani mahasiswa dan dosen - Perbaikan DPK (sebelum BA DNA siap dibangkitkan) - Memindahkan peserta kelas (kelas parallel) - Menutup kelas batal (peserta nol) - Melengkapi/ mengisi atau mengganti dosen pengampu 6 Pencetakan Berita Acara Pembangkitan DNA Prodi mencetak Berita Acara, yang terdiri atas: - Berita Acara Kelas per program studi - Daftar Kelas dengan Jumlah Peserta Kurang dari 5 - Daftar Kelas dengan Jumlah Peserta sama dengan 0 - Rekapitulasi Data Kelas Tidak Lengkap - Daftar Kelas yang dibatalkan dan Daftar pengalihan mahasiswa - Daftar mahasiswa meninggal dunia (jika ada) Berita Acara siap diserahkan ke DitDik Prodi, LTPB sesuai kalender pendidikan 3 hari setelah Periode koreksi DPK untuk acuan DNA sesuai kalender pendidikan 6

89 JUDUL : Pemrosesan Nilai NOMOR : 010/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 7 dari 19 - Daftar mahasiswa Undri (jika ada) - Daftar dosen yang dihapus/ditambah/ diubah (jika ada) 7 Penyerahan Berita Acara ke Fakultas/Sekolah Program studi menyerahkan Berita Acara ke Fakultas/Sekolah 8 Pengumpulan Berita Acara oleh Fakultas/Sekolah Ke Direktorat Pendidikan 9 Proses Finalisasi data peserta kelas - pembatalan kelas untuk peserta 0, dan mengalihkan pengambilan matakuliah 10 - mengkoreksi data kelas yang belum dilakukan program studi - menyiapkan data blokir DNA, bagi mahasiswa yang mengajukan penghentian studi sementara, mahasiswa kasus, skorsing, atau meninggal dunia Fak/Sek, melakukan finalisasi data sebelum pembangkitan DNA, Berita Acara Pembangkitan DNA yang sudah ditantangani Ka/Sek Prodi Berita Acara yang sdh di tandatangani Ka/Sek Prodi dan WDA DPK final DNA siap dibangkitkan Prodi, Fakultas/ Sekolah Fakultas/ Sekolah, LTPB, DitDik DitDik Fakultas/ Sekolah, Program 1 hari setelah penutupan situs DPK Dua minggu sebelum pembangkitan DNA Mulai dari penerimaan Berita Acara s.d. 3 hari sebelum upload DNA oleh Program Studi 3 hari sebelum upload DNA 7

90 JUDUL : Pemrosesan Nilai NOMOR : 010/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 8 dari 19 jika masih ada perbaikan segera diselesaikan 11 Pembangkitan DNA DNA siap didownload Studi, LTPB, Ditdik DitDik oleh Program Studi 1 minggu sebelum UAS sesuai kalender pendidikan V.2. Pemrosesan DNA Prasyarat : DNA sudah dibangkitkan dan di-download oleh Program No Aktivitas Hasil Pihak Waktu 1 Pembukaan Situs File DNA siap di Ditdik Setelah Download DNA download pembangkitan Ditdik membuka DNA situs download- 2 Download DNA - Prodi, Fak/Sek dan LTPB mengunduh file DNA, 3 Prodi, Fak/Sek, dan LTPB menyerahkan File DNA ke dosen pengampu untuk diisi nilai 4 Upload/Entri DNA Prodi, Fak./Sek dan LTPB melakukan pemasukan nilai,berdasarkan nilai dari dosen ke Si-X, dengan cara: - meng-upload ke Si-X atau - mengentri langsung ke Si-X File DNA File DNA Nilai akhir tersimpan di basis data Si-X Prodi, Fakultas/ Sekolah, LTPB Prodi, Fakultas/ Sekolah, LTPB Prodi, Fakultas/ Sekolah, LTPB 4 minggu sebelum batas akhir pengumuman hasil ujian, sesuai kalender pendidikan. 3 minggu sebelum batas akhir pengumuman hasil ujian, sesuai periode kalender pendidikan. 8

91 JUDUL : Pemrosesan Nilai NOMOR : 010/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 9 dari 19 5 Verifikasi Hasil Entri DNA Prodi, Fak/Sek, dan LTPB melihat hasil entri atau upload DNA di situs. Jika terdapat kesalahan pemasukan nilai, TU melakukan koreksi. 6 Cetak Lembar Verifikasi Nilai DNA Prodi, Fak/Sek dan LTPB mencetak Lembar Verifikasi Nilai DNA dari situs. Semua koreksi yang dilakukan akan muncul dilembar verifikasi 7 Prodi, Fak/Sek dan LTPB menyerahkan Lembar Verifikasi DNA ke dosen 8 Penandatangan Lembar Verifikasi DNA oleh Dosen 9 Dosen mengembalikan Lembar Verifikasi DNA yang sudah di tandatangan ke Prodi/Fak/Sek/LTPB 10 Penyerahan Lembar Verifikasi Nilai DNA di Fak/Sek Fakultas/Sekolah menerima Lembar Verifikasi DNA dari prodi Nilai akhir di basis data Si-X sudah terverifikasi. Lembar Verifikasi DNA. Lembar Verifikasi DNA Lembar Verifikasi DNA yang sudah ditandatangi dosen pengampu Prodi, Fakultas/ Sekolah, LTPB Prodi, Fakultas/ Sekolah, LTPB Prodi, Fak/Sek, LTPB, Dosen Dosen Dosen Prodi, Fak/Sek, LTPB Prodi, Fakultas/ Sekolah 1 minggu sebelum batas akhir pengumuman hasil ujian s.d 1 hari setelah batas akhir, sesuai kalender pendidikan. 9

92 JUDUL : Pemrosesan Nilai NOMOR : 010/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 10 dari Pengumpulan Lembar Verifikasi Nilai DNA Direktorat Pendidikan menerima dan memeriksa Lembar Verifikasi DNA, Apabila pada lembar verifikasi terdapat perubahan dengan tulisan tangan/dicoret, BA diserahkan ke Fak/Sek untuk dikoreksi dan dicetak ulang lembar verifikasi versi terakhir 12 Pemrosesan Lembar Verifikasi DNA Melakukan scan barcode lembar verifikasi DNA 13 Integrasi Nilai DNA ke Data Nilai Mahasiswa Petugas DD melakukan proses untuk memasukkan data nilai ke raport mahasiswa 14 Pelaporan mingguan ke Rapim Lembar Verifikasi DNA diterima di DitDik Status nilai akhir menjadi terverifikasi Nilai akhir muncul di data nilai mahasiswa Rapim mendapatkan feedback performansi Fak/Sek Fakultas/ Sekolah, LTPB DitDik Ditdik DitDik DitDik 1 minggu sebelum batas akhir pengumuman hasil ujian s.d 1 hari setelah batas akhir. 1 minggu sebelum batas akhir pengumuman hasil ujian s.d 2 hari setelah batas akhir 3 hari setelah batas waktu pengumuman hasil ujian, sesuai kalender pendidikan 10

93 JUDUL : Pemrosesan Nilai NOMOR : 010/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 11 dari 19 V.3. Pemrosesan FPN Prasyarat : Nilai DNA sudah diintegrasikan ke data nilai mahasiswa No Aktivitas Hasil Pihak Waktu 1 Pembukaan Situs Entri FPN Ditdik membuka situs entri FPN Data siap dientri DitDik Sebelum jadwal pendaftaran ulang 2 Entri Perbaikan Nilai Prodi memasukan perubahan nilai mata kuliah yang diambil 3 Pencetakan BA FPN Prodi mencetak Berita Acara FPN 4 Penandatanganan BA FPN Penandatangani berita acara oleh Ka Prodi dan TU Prodi 5 Penyerahan BA ke Fak/Sek Prodi menyerahkan Berita Acara FPN yang sudah di tandatangan ke Fak/Sek 6 Pengumpulan Berita Acara FPN Perubahan nilai tersimpan di basis data Berita Acara FPN Berita Acara FPN yang sudah ditandatangani Berita Acara FPN yang sudah ditandatangani Berita Acara yang sudah ditandatangani Prodi Prodi Dosen, TU Prodi Prodi, Fakultas/ Sekolah Fakultas/ Sekolah, - Utk mata kuliah regular adalah 3 hari sebelum PRS - utk mata kuliah sejenis TA adalah 2 minggu sebelum penyerah BA calon wisuda wan dan batas akhir FPN 2 hari setelah batas akhir entri FPN sesuai kalender pendidikan. 11

94 JUDUL : Pemrosesan Nilai NOMOR : 010/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 12 dari 19 di Direktorat Pendidikan 7 Pembacaan BA FPN Ditdik melakukan scan barcode BA FPN 8 Pemrosesan FPN - mengintegrasikan data perubahan nilai ke data nilai mahasiswa (versi terakhir) diterima DitDik. Perubahan data sudah diverifikasi Perubahan nilai muncul di daftar nilai mahasiswa DitDik DitDik DitDik 1 hari setelah BA diterima. V.4. Pemrosesan Tutup Buku Nilai Pemrosesan Tutup Buku Nilai mata kuliah Reguler dan KP/TA/Tesis/Disertasi pada dasarnya sama, hanya saja waktunya yang berbeda, untuk mata kuliah reguler dilaksanakan sebelum PRS semester berjalan, sedangkan mata kuliah sejenis TA (KP/TA/Tesis/Disertasi) diakhir semester berjalan, sesuai dengan periode kalender pendidikan. Prasyarat : Data nilai mahasiswa sampai batas akhir, nilai masih T No Aktivitas Hasil Pihak Waktu 1 Pembukaan Situs Berita Acara Ditdik membuka situs pencetakan Berita Acara Perubahan Nilai T menjadi E 2 Pencetakan BA Perubahan Nilai T menjadi E dan Daftar DNA yang akan di-drop. Prodi mencetak BA nilai T menjadi E dan BA DNA kadaluarsa yang akan di-drop (karena nilai belum dientri ke situs), setelah disahkan BA Berita Acara siap dicetak BA Nilai T menjadi E, dan drop DNA kadaluarsa Ditdik Prodi Setelah penutupan entri FPN Setelah situs FPN ditutup s.d 1 hari setelah batas akhir entri FPN sesuai kalender pendidikan 12

95 JUDUL : Pemrosesan Nilai NOMOR : 010/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 13 dari 19 tersebut disampaikan Fak/Sek. 3 Penandatanganan BA Perubahan Nilai T menjadi E dan Daftar DNA yang akan didrop BA di tandatangai Kaprodi dan TU Prodi 4 Penyerahan BA Tutup Buku ke Fak/Sek Prodi menyerahkan Berita Acara yang sudah di tandatangan ke Fak/Sek 5 Pengumpulan BA Perubahan Nilai T menjadi E dan Daftar DNA yang akan di-drop. Fak/Sek menyerahkan Berita Acara ke DitDik BA Nilai T menjadi E, dan drop DNA kadaluarsa, sudah ditandatangani BA Nilai T menjadi E, dan drop DNA kadaluarsa, sudah ditandatangani Fakultas/ Sekolah, Prodi Fakultas/ Sekolah, Ditdik 6 Rapat DD dengan WDA. 7 Tutup Buku Nilai DitDik memroses perubahan nilai T menjadi E dan melaku kan drop DNA kadaluarsa Daftar kasus untuk dibahas, Daftar nilai T menjadi E, daftar DNA siap di drop Keputusan final tutup buku nilai. SPK perubahan nilai T menjadi E dan drop DNA. (kecuali untuk mata kuliah Pass/Fail) DD, WDA DitDik 4 hari setelah batas akhir entri FPN sesuai kalender pendidikan. 7 hari setelah batas akhir entri FPN sesuai kalender pendidikan 13

96 JUDUL : Pemrosesan Nilai NOMOR : 010/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 14 dari 19 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Semua mata kuliah yang diambil mahasiswa akan tampil di DNA 2. Setelah pemrosesan nilai, semua nilai mata kuliah Berita Acara sudah dikirim ke Direktorat Pendidikan akan tampil di raport/transkrip. 3. Setelah Tutup Buku, semua nilai T (kecuali sebagian mata kuliah S3) berubah menjadi E. VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Konfirmasi Kelas dan Pemrosesan DNA Lampiran 2 - Paket Kerja Konfirmasi Kelas dan Pemrosesan DNA 14

97 15

98 Paket Kerja : Konfirmasi Kelas dan Pemrosesan DNA Semester /2014 Tahun Akademik 2013/2014 Latar Belakang: - Daftar Peserta Kelas (DPK) setelah proses PRS masih harus diverifikasi oleh Prodi. Misalnya untuk memeriksa peserta yang belum terdaftar di DPK, atau peserta terdaftar yang sebenarnya tidak mengambil mata kuliah, atau untuk memindahkan peserta dari suatu kelas ke kelas paralel yang lain (untuk mata kuliah yang sama). - Setelah DPK dikonfirmasi, maka DNA dapat mulai diproses di Prodi dan Fakultas. Tujuan: - Untuk mendapatkan DPK tahap final untuk konfirmasi pembangkitan DNA. Data DNA yang benar adalah salah satu faktor penting untuk menjamin kemunculan matakuliah dalam transkrip. - Konfirmasi pembangkitan DNA. - Proses DNA sesuai dengan prosedur. Deskripsi pekerjaan: - Perbaikan Daftar Peserta Kelas sebelum pembangkitan DNA, oleh Prodi. - Konfirmasi (berita acara) untuk pembangkitan DNA, oleh KaProdi. - Pembangkitan DNA oleh DitDik. - Pemasukan DNA ke situs akademik oleh Prodi, dan trackingnya. - Verifikasi nilai DNA hasil upload atau entri oleh Prodi. - Pengintegrasian nilai DNA ke data nilai mahasiswa oleh DitDik. - Pelaporan oleh DitDik. Yang perlu dipahami oleh mahasiswa dan wali tentang Perbaikan/Koreksi Data Pengambilan Kuliah (KSM) dan pembenahan DPK: - Adalah kewajiban mahasiswa untuk mengamati DPK dan melakukan koreksi KSM jika data pengambilan kuliahnya salah (dengan mencermati daftar pengambilan kuliahnya yang diprint dari situs dibandingkan dengan KSM yang sudah disahkan). KSM yang salah harus diidentifikasi, dicetak ulang, dan diganti. - Pada prinsipnya, dengan dijalankannya prosedur pada paket kerja ini, tidak akan ada kesalahan data mahasiswa pada DNA. Untuk pembangkitan DNA, jika ada mahasiswa yang kelasnya salah padahal DNA sudah dibangkitkan, maka Program Studi harus menyelesaikan secara internal. Kalender Akademik Terkait 10 Maret Maret 2014: Masa Ujian Tengah Semester II-2013/ Maret April 2014: Periode Koreksi DPK untuk Acuan DNA Semester II-2013/ Mei 2014: Hari Terakhir Masa Kuliah Semester II-2013/ Mei Mei 2014: Ujian Akhir Semester II-2013/ Juni 2014: Hari Terakhir Pengumuman Hasil Ujian Semester II-2013/ Juni 2014: Batas Akhir Pengisian Kuesioner Akhir Pilihan Jurusan Mahasiswa TPB Juni 2014: Penjurusan Mahasiswa TPB 2013 Jadual Rinci Tahap Deliverable Pihak Tanggal Situs bisa diakses TU Prodi DitDik Pembukaan Situs DPK untuk memindahkan peserta kelas Situs kelas dibuka dan diumumkan. TU Program Studi sudah dapat melakukan koreksi data DPK. Pencetakan Daftar Hadir UTS Petugas Program Studi mencetak Daftar Hadir UTS dari Situs Kelas dan DPK. Verifikasi DPK di kelas (pada masa UTS) Petugas Program Studi membagikan DPK yang dicetak dari situs ke para dosen untuk ditandatangani mahasiswa dan dosen dan sekaligus dipakai sebagai daftar hadir UTS Daftar Hadir UTS sesuai dengan data yang ada di basis data Si-X DPK terkoreksi sesuai kondisi di kelas Prodi Prodi Halaman 1 dari 4. Tgl. Print: 2 Oct 2014, +07: k000000l: 10:39:25, Oleh: resti

99 Paket Kerja : Konfirmasi Kelas dan Pemrosesan DNA Semester /2014 Tahun Akademik 2013/2014 Tahap Deliverable Pihak Tanggal Draft DPK final di situs akademik Perbaikan DPK (sebelum berita acara DNA siap dibangkitkan) Petugas Program Studi memperbaiki Daftar peserta kelas di situs DPK berdasarkan data yang diperoleh saat UTS. Perbaikan meliputi: - Finalisasi data pengajar kelas - Pemindahan peserta yang salah mengisi nomor kelas pada kelas paralel - Penutupan kelas dengan peserta 0 (kelas yang tidak jadi diselenggarakan) Penutupan situs DPK Fasilitas konfirmasi DPK ditutup untuk transaksi perubahan Pencetakan Berita Acara Pembangkitan DNA Petugas Program Studi mencetak dan menyerahkan Berita Acara DNA siap dibangkitkan, yang sudah ditandatangani Ka. Program Studi, ke Fakultas. Mahasiswa yang kelasnya dibatalkan sekaligus ditentukan apakah akan dipindahkan ke kelas lain atau hanya di-drop dari matakuliah kelas dibatalkan tsb. Daftar Berita Acara yang harus diserahkan ke Fakultas dan dicetak dari situs kelas: - Rekapitulasi Pembukaan Kelas Seluruh ITB - Rekapitulasi pembukaan Kelas Per Program Studi (Ada, Batal) - Daftar Kelas dengan Jumlah Peserta Kurang dari 5 - Daftar Kelas dengan Jumlah Peserta sama dengan 0 - Rekapitulasi Data Kelas Tidak Lengkap - Daftar Kelas yang dibatalkan dan Daftar pengalihan mahasiswa - Daftar mahasiswa meninggal dunia (jika ada) - Daftar mahasiswa Undri (jika ada) - Daftar dosen yang dihapus/ditambah/ diubah (jika ada) Pakailah form yang didownload Pengumpulan Berita Acara Pembangkitan DNA Petugas TU Fakultas menyerahkan Berita Acara DNA siap dibangkitkan yang sudah ditandatangani WDA ke Direktorat Pendidikan Pembatalan kelas, koreksi data kelas Direktorat Pendidikan akan membatalkan kelas yang diminta untuk dibatalkan serta mengalihkan mahasiswa ke kelas lain (jika diminta) serta mengkoreksi data kelas yang belum dilakukan Prodi Aplikasi konfirmasi DPK tidak dapat digunakan lagi Berita Acara siap diserahkan ke DitDik Berita Acara diterima DitDik Prodi DitDik :59 Prodi Fakultas, DitDik :00 DPK final DitDik Halaman 2 dari 4. Tgl. Print: 2 Oct 2014, +07: k000000l: 10:39:25, Oleh: resti

100 Paket Kerja : Konfirmasi Kelas dan Pemrosesan DNA Semester /2014 Tahun Akademik 2013/2014 Tahap Deliverable Pihak Tanggal Data blokir final DitDik Penyiapan Data Blokir Direktorat Pendidikan menyiapkan data blokir DNA: - Mahasiswa yang mengajukan penghentian studi sementara - Mahasiswa kasus, skorsing, atau meninggal dunia Finalisasi data sebelum pembangkitan TU Fak meneliti sekali lagi data DNA. Jika masih ada anomali, membereskannya. Pembangkitan DNA Direktorat Pendidikan membangkitkan DNA Pembukaan situs DNA Situs DNA dibuka untuk dapat digunakan oleh Prodi dan Fakultas untuk melakukan pemasukan DNA Fasilitas Download DNA dibuka Petugas Fakultas/Prodi dapat mulai mendownload DNA dari situs akademik Entry/upload DNA Prodi mengentri atau mengupload DNA berdasarkan nilai dari dosen Batas waktu pengumuman hasil ujian Semua DNA yang masuk sesudah batas waktu ini akan dianggap sebagai DNA terlambat Verifikasi Hasil Entri DNA Prodi melihat hasil entri atau upload DNA di situs. Jika terdapat kesalahan pemasukan nilai, TU melakukan koreksi. Cetak Lembar Verifikasi Nilai DNA Prodi mencetak Lembar Verifikasi Nilai DNA dari situs. Semua koreksi yang dilakukan akan muncul di Lembar Verifikasi Pengumpulan Lembar Verifikasi DNA Fakultas mengumpulkan Lembar Verifikasi DNA Pemrosesan Lembar Verifikasi DNA Petugas DD melakukan scan barcode yang tercetak di Lembar Verifikasi DNA Integrasi Nilai DNA ke Data Nilai Mahasiswa Petugas DD melakukan proses untuk memasukkan data hasil scan DNA ke data nilai (rapor) mahasiswa Pelaporan mingguan ke Rapim Sampai semua (atau hampir semua DNA kembali, dilaporkan saat Rapim) Kompilasi data menjadi laporan akhir Data situs diperiksa ulang, semua bahan pelaporan dikumpulkan menjadi draft laporan final yang akan diserahkan ke DD Data DNA siap dibangkitkan Fakultas, DitDik DNA siap didownload DitDik Situs bisa diakses TU Prodi DitDik DNA bisa mulai didownload DitDik Nilai akhir tersimpan di basis data Si-X Semua nilai akhir sudah tersimpan di basis data Si-X Nilai akhir di basis data Si-X sudah terverifikasi Prodi Prodi, DitDik Prodi Lembar Verifikasi DNA Prodi Lembar Verifikasi DNA diterima di DitDik Status nilai akhir menjadi terverifikasi Nilai akhir muncul di data nilai mahasiswa Fakultas, DitDik DitDik DitDik Rapim mendapatkan feedback performansi fakultas/sekolahnya DitDik Data untuk laporan DitDik Halaman 3 dari 4. Tgl. Print: 2 Oct 2014, +07: k000000l: 10:39:25, Oleh: resti

101 Paket Kerja : Konfirmasi Kelas dan Pemrosesan DNA Semester /2014 Tahun Akademik 2013/2014 Tahap Deliverable Pihak Tanggal Pelaporan DD ke WRAM Direktur Pendidikan melaporkan pelaksanaan paket kerja ini ke WRAM Laporan kegiatan DirDik Halaman 4 dari 4. Tgl. Print: 2 Oct 2014, +07: k000000l: 10:39:25, Oleh: resti

102 Pengganti Ijazah Hilang No. 011/I1.B01.5/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

103 JUDUL : Pengganti Ijazah hilang NOMOR : 011/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 1 dari 7 RIWAYAT REVISI N/A 1

104 JUDUL : Pengganti Ijazah hilang NOMOR : 011/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 7 DAFTAR ISI I. Unit Kerja terkait 3 II. Tujuan 3 III. Referensi 3 IV. Pengertian dan Batasan 3 V. Prosedur 3 VI. Indikator Keberhasilan 4 VII. Lampiran 4 2

105 JUDUL : Pengganti Ijazah hilang NOMOR : 011/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 7 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Lulusan/Alumni 2. WRAM 3. Fakultas/Sekolah II. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk menghindari adanya pemalsuan Ijazah III. REFERENSI 1. Peraturan Akademik dan Kemahasiswaan tahun 2014 IV. PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Ijazah adalah dokumen resmi yang amat vital fungsinya untuk seseorang saat melanjutkan jenjang pendidikan atau mencari pekerjaan 2. WRAM adalah Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan B. BATASAN V. PROSEDUR 1. Lulusan/Alumni mengajukan surat Permohonan kehilangan Ijazah/Ijazah Rusak kepada Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan dengan melampirkan: Surat Keterangan kehilangan dari Kepolisian Melampirkan Foto copy ijazah kalau ada 2. Surat disampaikan ke Staf WRAM. 3. Surat dimasukan ke Buku Agenda 3

106 JUDUL : Pengganti Ijazah hilang NOMOR : 011/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari 7 4. Surat didisposisikan kepada Direktur Pendidikan teruskan ke Kasubdit Pendidikan. 5. Selanjutnya didisposisikan kepada Kepala Seksi Penjadwalan kuliah/ujian dan pelayanan umum 6. Mengecek ke Arsip Buku Alumni 7. Surat keterangan kehilangan Ijazah/Ijazah rusak dibalas sesuai dengan permohonan permintaan setelah dikoreksi oleh Kasubdit Pendididkan dan Direktur Pendidikan memaraf surat tersebut 8. Selanjutnya surat tersebut diberikan kembali ke staf WRAM. untuk di tandatangani oleh WRAM. 9. Setelah selesai di tandatangani WRAM. surat keterangan tersebut di copy 5 (lima) kali untuk diberikan kepada yang bersangkutan 10. Lulusan/Alumni dapat mengambil surat keterangan tersebut di Gegung Annex Lantai I, Loket 9 Jl. Tamansari No. 64 Bandung. VI. INDIKATOR KEBERHASILAN VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Lampiran 2 - Formulir Lampiran 3 - Formulir

107 Pengganti KTM Hilang No. 012/I1.B01.5/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

108 JUDUL : Pengganti KTM Hilang NOMOR : 012/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 1 dari 8 RIWAYAT REVISI N/A 1

109 JUDUL : Pengganti KTM Hilang NOMOR : 012/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 8 DAFTAR ISI I. Unit Kerja terkait 3 II. Tujuan 3 III. Referensi 3 IV. Pengertian dan Batasan 3 V. Prosedur 4 VI. Indikator Keberhasilan 4 VII. Lampiran 5 2

110 JUDUL : Pengganti KTM Hilang NOMOR : 012/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 8 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Prodi 2. Fakultas/Sekolah 3. LTPB 4. DITKEU 5. Mahasiswa 6. USDI 7. Bank BNI II. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah untuk merealisasikan bahwa KTM sangat penting dan sebagai indentitas diri sebagai mahasiswa III. REFERENSI 1. Peraturan Akademik tahun 2014 IV. PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN 1. KTM adalah Kartu Tanda Mahasiswa dan merupakan identitas Mahasiswa 2. Prodi adalah Program Studi 3. LTPB adalah Lembaga Tingkat Persiapan Bersama 4. DITKEU adalah Direktorat Keuangan 5. USDI adalah Unit Sumber Daya Informasi 6. DITDIK adalah Direktorat Pendidikan 3

111 JUDUL : Pengganti KTM Hilang NOMOR : 012/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari 8 2. BATASAN 1. Kartu Tanda Mahasiswa wajib dimiliki setiap mahasiswa ITB V. PROSEDUR 1. Mahasiswa Mengambil Form Persyaratan yang telah disediakan oleh DITDIK atau bisa download di dengan memilih link layanan akademik (menu form transaksi mahasiswa) pilih Form_KTM_Hilang. 2. Mahasiswa Menyerahkan Formulir dengan melampirkan persyaratan Sbb: Surat Keterangan Kehilangan KTM dari Kepolisian Surat keterangan dari Prodi, Fakultas/sekolah atau LTPB yang telah ditanda tangani Form aplikasi dari BNI bagi mahasiswa angkatan 2009 dan 2010 Pas foto 2 x 3 (2 buah) 1 buah ukuran 2x3 berwarna Foto copy kwitansi pembayaran SBPP-SBPT Foto copy KSM semester berjalan Tanda bukti pembayaran KTM hilang sebesar Rp (empat puluh ribu rupiah) untuk KTM yang dicetak oleh USDI 3. Jika persyaratan telah lengkap diproses sesuai dengan permintaan 4. Form aplikasi BNI ditandatangani oleh Kepala Sekretariat 5. Bagi mahasiswa angkatan 2010 dan sebelumnya dibuatkan surat pengganti KTM hilang 6. Mahasiswa 2011 dan seterusnya KTM dicetak oleh USDI 7. Mahasiswa mengambil KTM di Gedung Annex Lantai I, Loket 17 Jl. Tamansari No. 64 Bandung. dua hari setelah persyaratan lengkap. 4

112 JUDUL : Pengganti KTM Hilang NOMOR : 012/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 5 dari 8 VI. INDIKATOR KEBERHASILAN Permohonan pembuatan KTM hilang dapat dilakukan oleh mahasiswa dengan mudah dan mendapat pelayanan yang cepat. VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Diagram Alir SOP Lampiran 2 - Formulir Lampiran 3 - Formulir

113 Prosedur Mahasiswa BNI Prodi/Fak USDI DITDIK 1. Mahasiswa Mengambil Form Persyaratan yang telah disediakan oleh DITDIK atau bisa download di dengan memilih link layanan akademik (menu form transaksi mahasiswa) pilih Form_KTM_Hilang Mahasiswa Menyerahkan Formulir dengan persyaratan Sbb: a. Surat Keterangan Kehilangan KTM dari Kepolisian b. Membawa surat keterangan dari Prodi, Fakultas/sekolah atau LTPB yang telah ditanda tangani c. Membawa Form Aplikasi dari BNI bagi mahasiswa angkatan 2009 dan 2010 d. Menyerahkan Pas Foto 2 x 3 (2 buah) 1 buah ukuran 2x3 berwarna e. Meyerahkan Foto Copy Kwitansi pembayaran SBPP-SBPT f. Menyerahkan foto copy KSM semester berjalan g. Membayar Sebesar Rp (empat puluh ribu rupiah) untuk KTM yang dicetak oleh USDI 3. Setelah persyaratan lengkap baru diproses sesuai dengan permintaan 4. Proses pembuataan KTM hilang, Form Aplikasi BNI ditandatangani oleh Kepala Sekretariat dan dibuatkan surat pengganti KTM hilang bagi mahasiswa angkatan 2010 dan sebelumnya 5. Sedangkan untuk mahasiswa 2011 dan seterusnya dibuatkan oleh USDI dan diserahkan lagi ke DITDIK 5 Tidak 2 3 Ya 4 6. Mahasiswa dapat mengambil KTM di Gegung Annex Lantai I, Loket 17 Jl. Tamansari No. 64 Bandung. dua hari setelah persyaratan lengkap. 6 6

114 Pendaftaran Ulang Mahasiswa No. 013/I1.B01.5/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Institut Teknologi Bandung 2014

115 JUDUL : Pendaftaran Ulang Mahasiswa NOMOR : 013/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 1 dari 13 RIWAYAT REVISI N/A 1

116 JUDUL : Pendaftaran Ulang Mahasiswa NOMOR : 013/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 2 dari 13 DAFTAR ISI I. Unit Kerja Terkait 3 II. Tujuan 3 III. Referensi 3 IV. Pengertian dan batasan 3 V. Prosedur 3 VI. Indikator Keberhasilan 4 VII. Lampiran 5 2

117 JUDUL : Pendaftaran Ulang Mahasiswa NOMOR : 013/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 3 dari 13 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Direktorat Pendidikan 2. Fakultas/Sekolah 3. Program Studi 4. Direktorat Keuangan 5. Sekolah Pasca Sarjana II. TUJUAN Tujuan dari SOP ini adalah III. REFERENSI 1. Paket kerja proses kelulusan dan wisuda 2. Kalender pendidikan yang berlaku IV. PENGERTIAN & BATASAN A. PENGERTIAN 1. Pendaftaran ulang mahasiswa adalah suatu proses yang wajib dilakukan oleh mahasiswa sebelum mengikuti kegiatan akademik pada semester terkait. 2. KSM adalah Kartu Studi Mahasiswa B. BATASAN 1. Pendaftaran ulang wajib dilakukan oleh semua mahasiswa. 2. Pendaftaran ulah dilakukan dengan memenuhi persyaratan yang telah ditentukan dalam peraturan akademik. 3

118 JUDUL : Pendaftaran Ulang Mahasiswa NOMOR : 013/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 4 dari 13 V. PROSEDUR 2.1. Persiapan 1. Direktorat Pendidikan melakukan pengecekan pada situs penawaran kelas. 2. Direktorat Pendidikan melakukan inisialisasi kasus, yang meliputi : - Kasus pembayaran - Kasus pendaftaran - Kasus akademik - Kasus non akademik 3. Direktorat Pendidikan membuat pengumuman mengenai persyaratan dan jadwal pendaftaran ulang mahasiswa. 4. Direktorat Keuangan membuat pengumuman tentang pembayaran biaya pendidikan Pelaksanaan 1. Direktorat Pendidikan membuka situs pendaftaran dan perwalian pada situs ol.akademik.itb.ac.id link pendaftaran dan perwalian mahasiswa sesuai dengan jadwal yang tertera pada pengumuman. 2. Mahasiswa entry mata kuliah secara online dengan syarat tidak memiliki kasus pendaftaran. 3. Bagi mahasiswa yang memiliki kasus pendaftaran harus menyelesaikan kasus sesuai dengan yang tertera pada situs ol akademik pada unit terkait. 4. Mahasiswa melakukan perwalian dengan dosen wali. 5. Dosen wali melakukan arahan kepada anak walinya dan memberikan persetujuan secara online pada rencana studi yang diusulkan anak wali. 6. Mahasiswa melakukan pembayaran BPP untuk semester yang akan berjalan sebagai syarat pencetakan KSM. 7. Direktorat Pendidikan menutup situs pendaftaran dan perwalian sesuai dengan jadwal yang tertera pada pengumuman Penutupan Proses 1. Direktorat Pendidikan mencetak KSM secara masal dengan syarat perwalian sudah disetujui wali secara online dan mahasiswa telah menyelesaikan pembayaran semester yang akan berjalan. 2. Direktorat Pendidikan mengecek status pendaftaran mahasiswa yang masih bermasalah. 4

119 JUDUL : Pendaftaran Ulang Mahasiswa NOMOR : 013/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 5 dari Direktorat Pendidikan melakukan investigasi dan penyelesaian status pendaftaran yang bermasalah. 4. Direktorat Pendidikan membuat daftar tanda terima KSM. 5. Direktorat Pendidikan menyusun KSM berdasarkan Program Studi. 6. Direktorat Pendidikan mendistribusikan KSM ke masing-masing prodi melalui Fakultas/Sekolah. 7. Mahasiswa mengambil KSM di masing-masing TU Program Studi. 3. INDIKATOR KEBERHASILAN 1. Semua mahasiswa dapat melakukan pendaftaran ulang dengan lancar. VI. LAMPIRAN Lampiran 1 Contoh pengumuman Lampiran 2 Kalender pendidikan Lampiran 3 Kalender Pendidikan 5

120 JUDUL : Pendaftaran Ulang Mahasiswa NOMOR : 013/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 6 dari 13 6

121 JUDUL : Pendaftaran Ulang Mahasiswa NOMOR : 013/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 7 dari 13 ALUR PROSEDUR PELAKSANAAN PENDAFTARAN ULANG MAHASISWA No PROSEDUR PELAKSANAAN PENDAFTARAN ULANG MAHASISWA DITDIK MHS WALI UNIT PENYELESAIAN KASUS 1. Direktorat Pendidikan membuka situs pendaftaran dan perwalian pada situs ol.akademik.itb.ac.id link pendaftaran dan perwalian mahasiswa sesuai dengan jadwal yang tertera pada pengumuman. 2. Mahasiswa entry mata kuliah secara online dengan syarat tidak memiliki kasus pendaftaran. 3. Bagi mahasiswa yang memiliki kasus pendaftaran harus menyelesaikan kasus sesuai dengan yang tertera pada situs ol akademik pada unit terkait. 4. Mahasiswa melakukan perwalian dengan dosen wali. 5. Dosen wali melakukan arahan kepada anak walinya dan memberikan persetujuan secara online pada rencana studi yang diusulkan anak wali. 6. Mahasiswa melakukan pembayaran BPP untuk semester yang akan berjalan sebagai syarat pencetakan KSM. 7. Direktorat Pendidikan menutup situs pendaftaran Dan perwalian sesuai dengan jadwal yang tertera pada pengumuman kasus 3 Tidak kasus 4 Kasus selesai

122 JUDUL : Pendaftaran Ulang Mahasiswa NOMOR : 013/I1.B01.5/SOP/2014 HALAMAN : 8 dari 13 ALUR PROSEDUR PENUTUPAN PROSES PENDAFTARAN ULANG MAHASISWA No PROSEDUR PENUTUPAN PROSES PENDAFTARAN ULANG MAHASISWA 1. Direktorat Pendidikan mencetak KSM secara masal dengan syarat perwalian sudah disetujui wali secara online dan mahasiswa telah menyelesaikan pembayaran semester yang akan berjalan. 2. Direktorat Pendidikan mengecek status pendaftaran mahasiswa yang masih bermasalah. 3. Direktorat Pendidikan melakukan investigasi dan penyelesaian status pendaftaran yang bermasalah. 4. Direktorat Pendidikan membuat daftar tanda terima KSM. 5. Direktorat Pendidikan menyusun KSM berdasarkan Program Studi. 6. Direktorat Pendidikan mendistribusikan KSM ke masing-masing prodi melalui Fakultas/Sekolah. 7. Mahasiswa mengambil KSM di masing-masing TU Program Studi. DITDIK FAK./ SEKOLAH MHS PENYELESAIAN KASUS

123 INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG DIREKTORAT PENDIDIKAN J A L A N T A M A N S A R I N O. 6 4, / F A X ( ) , B A N D U N G PENGUMUMAN Nomor : 536/I1.B01.5/PP/2013 PENDAFTARAN ULANG SEMESTER I-2013/2014 A. Proses Pendaftaran Ulang Semester I-2013/2014, terbagi menjadi 4 kegiatan: 1. Pengisian rencana studi oleh mahasiswa melalui situs pendaftaran online. Mahasiswa login ke situs pendaftaran online ( dan mengisikan rencana studi yang akan diambil pada Semester I-2013/2014. Bagi mahasiswa yang masih memiliki kasus (akademik atau nonakademik), proses pengisian rencana studi tidak dapat dilaksanakan sebelum kasus diselesaikan. Segera selesaikan kasus (sesuai dengan jenis kasusnya) dan serahkan bukti penyelesaian kasus ke Loket Pelayanan No.9, Direktorat Pendidikan, Gedung Annex Lantai I, Jalan Tamansari No. 64 Bandung. 2. Perwalian (tatap muka) dengan dosen wali dan proses persetujuan rencana studi oleh dosen wali melalui situs pendaftaran online. Jika rencana studi ditolak, mahasiswa memperbaiki rencana studi melalui situs pendaftaran online, untuk kemudian disetujui oleh Dosen Wali. Status persetujuan rencana studi ini dapat dilihat oleh mahasiswa pada situs pendaftaran online ( 3. Pencetakan KSM Semester I-2013/2014 dilakukan di Direktorat Pendidikan. Mahasiswa tidak perlu datang ke Direktorat Pendidikan, kecuali mahasiswa yang masih memiliki kasus akademik. Mahasiswa yang akan dicetakkan KSM adalah mahasiswa yang rencana studinya sudah disetujui Dosen Wali, sudah melunasi biaya pendidikan Semester I-2013/2014 atau telah tercatat sebagai mahasiswa yang melakukan penundaan pembayaran biaya pendidikan Semester I-2013/2014 di Direktorat Keuangan, dan tidak memiliki kasus, baik kasus akademik ataupun nonakademik. 4. Mahasiswa mengambil KSM Semester I-2013/2014 di TU Program Studi/Fakultas/Sekolah masing- masing. B. Proses pendaftaran ulang selesai apabila mahasiswa sudah memperoleh KSM Semester I 2013/2014 yang telah disahkan. C. Bagi mahasiswa yang sampai dengan tanggal 22 Agustus 2013, pukul WIB, status pendaftarannya seperti tersebut di bawah ini:» Rencana studinya belum disetujui Dosen Wali, atau» Masih memiliki kasus, baik kasus akademik ataupun nonakademik, atau» Belum melunasi dan tidak tercatat sebagai mahasiswa yang melakukan penundaan pembayaran biaya pendidikan Semester I 2013/2014 di Direktorat Keuangan, maka: 1. KSM Semester I 2013/2014 tidak akan dapat dicetak. 2. Mahasiswa yang bersangkutan hanya diijinkan untuk mendaftar ulang 0 (nol) sks.

124 INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG DIREKTORAT PENDIDIKAN J A L A N T A M A N S A R I N O. 6 4, / F A X ( ) , B A N D U N G Lanjutan Pengumuman Nomor : 536/I1.B01.5/PP/2013 JADWAL KEGIATAN PENDAFTARAN ULANG SEMESTER I /2014 KEGIATAN TEMPAT WAKTU SYARAT Pengisian Rencana Studi dan Perwalian - Program Studi - Comlabs USDI - ITB 14 Agustus Agustus 2013 pukul Lunas BPP Semester II 2012/2013 Mendaftar pada Semester II /2013 Tidak Memiliki kasus akademik atau nonakademik Untuk Mahasiswa program sarjana angkatan tahun 2010 yang pembayaran biaya pendidikannya akan diautodebet, batas akhir perwalian adalah tanggal 20 Agustus 2013 (data akan dipakai sebagai dasar jumlah autodebet). Pencetakan KSM Semester I 2013/2014 Direktorat Pendidikan (dilakukan secara batch, mahasiswa tidak perlu datang) Agustus Tidak memiliki kasus akademik atau nonakademik - Lunas BPP Semester I 2013/2014 atau tercatat menangguhkan BPP di Direktorat Keuangan. - Rencana studi disetujui secara online oleh dosen wali. Pengambilan KSM Semester I 2013/2014 TU Program Studi/ Fakultas/ Sekolah. 26 Agustus 2013 Bandung, 28 Mei 2013 Direktur Pendidikan, Dr. Ir. Mindriany Syafila, MS. NIP