PROSEDUR PENGURUSAN SURAT KETERANGAN LULUS

Transkripsi

1 SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008 FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA INSTITUT PERTANIAN BOGOR PROSEDUR NO. DOKUMEN : POB-FEMA-16 REVISI : 02 NO. SALINAN : Bogor, 12 Januari 2015 Dekan Fakultas Ekologi Manusia Dr. Arif Satria NIP:

2 1. TUJUAN Tertib administrasi dalam pelayanan surat keterangan lulus dari FEMA IPB. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku dalam kegiatan pelayanan surat keterangan lulus mulai pengajuan sampai SKL diterima oleh mahasiswa. 3. PENGERTIAN/DEFINISI 3.1. SKL adalah Surat Keterangan Lulus adalah Surat Keterangan Penyelesaian Studi FEMA adalah Fakultas Ekologi Manusia IPB adalah Institut Pertanian Bogor Kadep adalah Ketua Departemen Sekdep adalah Sekretaris Departemen Wadek AK adalah Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan. 4. REFERENSI 4.1. Surat Keputusan Rektor Nomor 220/I3/PP/2011 tanggal 28 Desember 2011 tentang Panduan Program Sarjana Institut Pertanian Bogor Edisi Tahun KETENTUAN UMUM Mahasiswa yang akan mengurus SKL harus melampirkan persyaratan sebagai berikut : a) Surat keterangan penyelesaian studi () dari Departemen. b) Nilai tugas akhir (mata kuliah KKP, internship dietetik, kolokium/seminar dan skripsi). c) Fotocopy bukti pembayaran SPP 2 (dua) semester terakhir. 2

3 d) Fotocopy bukti pembayaran wisuda. e) Fotocopy surat keterangan bebas pustaka Fakultas/LSI. f) Bukti tanda terima penyerahan skripsi ke Perpustakaan FEMA. g) Biodata. h) Fotocopy lembar pengesahan. i) Abstrak (Bahasa inggris dan Indonesia). j) Transkrip Nilai. k) 3 (tiga) Paspoto 3x4 (1 tempel pada biodata) l) 1 (satu) map warna hijau m) CD dalam format pdf (skripsi, abstrak&ringkasan) 6. PROSEDUR 6.1 Mahasiswa mengajukan surat keterangan penyelesaian studi () ke Departemen. 6.2 Staf Bagian Akademik Departemen : a. menerima pengajuan, b. melakukan input data pada SIMAK, antara lain : - Nilai Tugas Akhir, - Nama Dosen Pembimbing, - Judul Skripsi (Bilingual). c. memproses penerbitan, d. menyerahkan kepada Kadep/Sekdep untuk tanda tangan. 6.3 Kadep/Sekdep memeriksa dan tanda tangan, menyerahkan kembali kepada Staf Bagian Akademik Departemen untuk diserahkan kepada Mahasiswa. 6.4 Staf Bagian Akademik Departemen menyerahkan kepada Mahasiswa. 6.5 Mahasiswa menerima dan melengkapi sesuai persyaratan yang berlaku, selanjutnya menyerahkan Dokumen (Skripsi) ke Perpustakaan 3

4 FEMA. 6.6 Staf Perpustakaan FEMA menerima Skripsi, menyerahkan tanda terima untuk diisi oleh Mahasiswa. 6.7 Mahasiswa mengisi bukti Serah Terima Dokumen dari Perpustakaan FEMA dan menyerahkan bukti Serah Terima Dokumen dan kelengkapan berkas lainnya kepada Staf Bagian Akademik Fakultas. 6.8 Staf Bagian Akademik Fakultas memeriksa kelengkapan berkas dimaksud, mencatat pada agenda persuratan akademik dan membuat SKL, selanjutnya diserahkan kepada Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan untuk diperiksa dan ditandatangani. 6.9 Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan menerima, meneliti dan tanda tangan pada SKL, mengembalikan kepada Staf Bagian Akademik Fakultas untuk diserahkan kepada Mahasiswa Staf Bagian Akademik Fakultas menyerahkan dokumen asli kepada mahasiswa dan menyimpan salinan sebagai arsip. 4

5 7. BAGAN ALIR PROSEDUR AKTIVITAS REKAMAN / DOKUMEN KETERANGAN Mulai MAHASISWA Mengajukan ke Departemen 1 STAF BAGIAN AKADEMIK DEPARTEMEN 2 Menerima pengajuan Melakukan input data pada SIMAK Memproses penerbitan Menyerahkan ke Kadep/Sekdep KADEP/SEKDEP 3 Memeriksa dan tandatangan STAF BAGIAN AKADEMIK DEPARTEMEN 4 Menyerahkan kepada mahasiswa MAHASISWA 5 Menerima dan melengkapi sesuai persyaratan STAF PERPUSTAKAAN FEMA 6 Skripsi Menerima Skripsi dan menyerahkan tanda terima kepada mahasiswa A 5

6 AKTIVITAS REKAMAN / DOKUMEN KETERANGAN A MAHASISWA Mengisi bukti serah terima dokumen dari Perpustakaan dan menyerahkan kepada Staf Bagian Akademik Fakultas 7 Bukti serah terima dokumen STAF BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS Memeriksa kelengkapan berkas, mencatat dan membuat SKL dan menyerahkan kepada Wakil Dekan AK 8 Berkas SKL Agenda Persuratan Akademik WAKIL DEKAN AK 9 Menerima, meneliti dan tanda tangan pada SKL SKL STAF BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS 10 Menyerahkan dokumen asli kepada mahasiswa SKL Selesai 6

7 8. WAKTU : 2 hari kerja untuk proses yang dilakukan di Fakultas. 9. DOKUMEN PENDUKUNG No Kode Nama Dokumen Lokasi 1 - Bag. Akademik Departemen 2 - Tanda Terima Skripsi dan Buku Perpustakaan FEMA 3 - SKL Bag. Akademik Fakultas 4 - Agenda Persuratan Akademik Bag. Akademik Fakultas 7