SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KOS WISMA SARJANA YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KOS WISMA SARJANA YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Candra Sumirna kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2

3 THE BOARDING HOUSE ADMINISTRATION SYSTEM AT WISMA SARJANA YOGYAKARTA SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KOS WISMA SARJANA YOGYAKARTA Candra Sumirna Armadyah Amborowati Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSRACT The development of science and technology especially in the field of information technology is very rapid. The computer is located is one of the most important supporting factor for the smooth running of the activities of an institution. The role of the computer is so important as a means to generate information that is accurate and timely, especially in terms of data processing. In addition, to minimize computer problems or errors that appear in the presentation of information. Computerized data processing are an excellent medium to achieve things like the above, because it has a high ability to achieve accuracy, speed and efficiency of the processes that support personnel. It's not all that computerization can be applied as effectively as possible, there are still many institutions (business entities) who have not made the data processing terkomputeriasi. As the author found in the Boarding House Administration System at Wisma Sarjana Yogyakarta. Given this reality, the author tries to provide the perfect solution for optimal smoothness administration system, by developing existing information systems with the programming language Visual Basic 2010 and Microsoft SQL Server Keywords : Technology, Data Processing, Solutions 2

4 1. Pendahuluan Sebelum ditemukannya komputer orang menyimpan data tertulis dalam bentuk kertas yang dimasukkan dalam suatu tempat dan kemudian diatur sedemikian rupa. Pengaturan tersebut sering disebut sebagai metode pengarsipan atau metode penyimpanan file. Penyimpanan data tersebut tentu saja rumit dan melelahkan. Setelah ditemukan komputer pengarsipan data tertulis mulai dipindahkan kedalam media penyimpanan komputer, sehingga data tertulis yang jumlahnya berlemarilemari dapat disimpan dalam media yang jauh lebih kecil misalnya compact disk. Sistem penyimpanan dan pengolahan data tersebut sering disebut sebagai sistem database. Kos Wisma Sarjana merupakan salah satu kos yang masih menggunakan cara manual untuk pengolahan data tertulis dan metode pengarsipan sebagai penyimpanan datanya. Sejalan dengan perkembangan software pengolahan data, Kos Wisma Sarjana sangat ingin mengembangkan potensi pemilik kos administrasinya didalam bidang pengolahan data dengan menggunakan komputer untuk menghasilkan pelayanan administrasi secara cepat, akurat dan terintegrasi. a. Cepat Pelayanan administrasi kos secara cepat dengan bantuan komputer sebagai pengolah data. b. Akurat Dapat menghasilkan output yang benar dan bebas dari kesalahan sesuai dengan data anak kos yang ada. Pengembangan sistem pelayanan administrasi kos yang akan dibangun pada Kos Wisma Sarjana antara lain : 1. Pengolahan pembayaran anak kos 2. Pelayanan Administrasi Pembuatan Surat Keterangan Kos Pengembangan sistem informasi pelayanan administrasi kos berbasis local ini lebih ditujukan untuk melakukan pengolahan data, penyimpanan serta proses pelayanan administrasi Kos pada umumnya, yang pada akhirnya membantu dalam pembuatan sistem administrasi Kos Wisma Sarjana Untuk dapat mengembangkan sistem informasi pelayanan administrasi, penulis selaku mahasiswa STMIK AMIKOM Yogyakarta, bermaksud melakukan penelitian di Kos Wisma Sarjana dengan judul SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KOS WISMA SARJANA YOGYAKARTA 1

5 2. Landasan Teori 2.1. System Development Life Cycle (SDLC) Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Pengembangan sistem (SDLC) diperlukan untuk menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang ada hal ini di karenakan adanya permasalahan di sistem lama, pertumbuhan organisasi, meraih kesempatan, adanya instruksi. SDLC (Sistem Development Life Cycle) adalah tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh analis dan programmer dalam membangun sistem informasi. Langkah yang digunakan meliputi : 1. Mensurvei dan menilai kelayakan proyek pengembangan sistem informasi 2. Mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan. 3. Menentukan permintaan pemakai sistem informasi. 4. Memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik. 5. Menentukan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). 6. Merancang sistem informasi baru. 7. Membangun sistem informasi baru. 8. Mengkomunikasikan dan mengimplementasikan sistem informasi baru. 9. Memelihara dan melakukan perbaikan sistem informasi baru bila diperlukan. SDLC (Sistem Development Life Cycle) adalah keseluruahan proses dalam membangun sistem melalui beberapa langkah. Dalam sebuah siklus SDLC, terdapat enam langkah. Jumlah langkah SDLC pada referensi lain mungkin berbeda, namun secara umum adalah sama. Langkah tersebut adalah sebagai berikut : a. Perencanaan sistem Tujuan perencanaan sistem adalah untuk menentukan dan mendefinisikan sistem informasi apa yang akan dikerjakan sehingga dapat memberikan keuntungan dan nilai bagi kegiatan bisnis secara keseluruhan. b. Analisis sistem Analisi sistem dapat didefinisikan sebagai penguna dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasahan, hambatan-hambatan yang tejadi dan kebutuhan-kebutuahn yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. 2

6 Tahap ini merupakan tahap kritis dan peting karena pada tahap berikutnya. Langkahlangkah dasar yang harus dilaksanakan oleh ananlis sistem yaitu : 1. Mengidentifikasikan masalah. 2. Memahami sistem dan membatasinya. 3. Alternative-alternatif apa saja ada untuk mencapai sasaran untuk dan untuk memodifikasi atau mengubah sistem a) Pilih salah satu dari alternatif yang telah diidentifikasi pada tahap sebelumnya. b) Implementsi alternatif yang dipilih. c) Evalusi masalah dari perubahan yang kita buat dalam sistem. c. Rancangan Alternatif yang telah dipilih dalam langkah analis sistem merupakan dasar dari rancangan sistem. Rancangan sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang harus diselesaikan. Tahap ini menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat keras dan perangkat lunak sistem sehingga setelah menginstalasi sistem akan benar-benar memuaskan spesifikasi sistem yang telah ditetapkan pada akhir analis sistem. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum Gambaran Umum Wisma Sarjana Kos ini didirikan pada tahun 2006, kos ini berdiri di atas tanah seluas 500 meter yang terdiri dari 3 gedung dan 10 kamar di setiap gedungmya. Kos-kosan ini terletak di tengah-tengah 3 kampus besar yaitu UPN, YKPN dan STMIK Amikom Yogyakarta sehingga sangat strategis sekali sebagai tempat usaha kos-kosan. Lebih tepatnya wisma sarjana terletak di jalan Anumerta no 58 seturan Yogyakarta Pada awalnya kos wisma sarjana hanya terdiri dari 10 kamar namun dengan semakin meningkatnya kebutuhan akan tempat tinggal sementara bagi mahasiswa luar kota maka kos wisma sarjana mengembangkan sayabnya menjadi 3 gedung dengan di setiap gedungnya terdiri dari 10 kamar. Nama wiswa sarjana sendiri dimaksudkan untuk lebih mengakrabkan pihak wisma kepada mahasiswa yang nantinya akan menjadi seorang wisudawan. Wisma sarjana dimiliki oleh seorang yang berjiwa pengusaha yaitu M.Solikin. Beliau memiliki banyak usaha salah satunya adalah wisma sarjana. 3

7 3.2 Analisis Sistem Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian - bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan dan hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Analisis sistem merupakan salah satu tahapan pada pengembangan sistem. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya. Tahap analisis dilakukan setelah tahap perancangan sistem dan sebelum tahap desain sistem Identifikasi Masalah Mengindentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem, Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang harus dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran sistem tidak dapat diatasi, Dari hasil penelitian yang telah dilakukan mengenai Sistem Informasi Administrasi Wisma Sarjana Yogyakarta. Adapun permasalahan yang ada antara lain: a. Pencatatan transaksi pembayaran kos masih menggunakan cara manual yaitu bendahara menulis semua transaksi pembayaran iuran bulanan masih menggunakan buku dan alat tulis lainnya. b. Keamanan data masih kurang karena sering terjadi kehilangan data yang menyebabkan kesalahan pada saat penagihan iuran bulan depan Analisis Kelemahan Sistem Untuk menganalisa sistem yang lama dimaksudkan untuk menemukan penyebab sebenarnya masalah yang terjadi sehingga sistem lama yang tidak berfungsi. Permasalahan di sistem yang lama perlu ditemukan dan diperbaiki. Jika sistem yang baru merupakan teknologi informasi maka perbaikan dari sistem yang lama berupa perbaikan-perbaikan dalam bentuk informasi yang disediakan oleh sistem yang baru. Supaya sistem yang baru berhasil, informasi yang dihasilkan harus sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Menganalisis kebutuhan informasi pemakai perlu dilakukan untuk menghasilkan informasi yang relevan. Dengan ini, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan yang 4

8 berhubungan dengan analisis PIECES (Performances, Informations, Economics, Control, Eficiency, Service) 1) Kinerja (Performances) Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu organisasi. Kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem. Kinerja dapat diukur dari througput dan respons time. Througput adalah jumlah informasi yang dihasilkan dalam kurung waktu tertentu. Respons time adalah waktu tunggu antara informasi dengan tanggapan yang dihasilkan oleh sistem informasi. Melihat kondisi dan situasi di lapangan, kinerja pemilik wisma sarjana yogyakarta dalam menyusun data-data transaksi pembayaran menghabiskan kurang lebih 15 menit waktu yang dibutuhkan, bahkan untuk mencari data- data yang sudah lama bisa menghabiskan waktu lebih dari 15 menit. Itu disebabkan karena sistem pembedaharan hanya menggunakan cara manual. Tabel 3.1 Hasil Analisis Kinerja Hasil Analisis Pada Sistem yang Lama 1. Pencatatan data-data penghuni memerlukan waktu yang agak lama itu dikarenakan pencatatan masih menggunakan cara manual. 2. Dalam pencarian data penghuni kos yang sudah jatuh tempo memerlukan waktu lama karena pihak wisma sarjana Yogyakarta harus mencari data yang tersiman di arsip terlebih dahulu. 2) Informasi (Informations) Informasi merupakan salah satu faktor yang penting, sebab informasi merupakan titik awal untuk mengoreksi keadaan dalam organisasi. Pada wisma sarjana yogyakarta terdapat sistem informasi yang kurang baik. Dari hasil pengamatan diperoleh kelemahan pada sistem informasi yaitu: Tabel 3.2 Hasil Analisis Informasi Hasil Analisis Pada Sistem yang lama a. Akurat: Ketepatan informasi masih kurang karena proses yang dilakukan masih secara manual sehingga jika terjadi kesalahan harus dibenarkan terlebih dahulu. b. Tepat Waktu : Penyampaian informasi adminitrasi tidak bisa tepat waktu karena proses pengolahan datanya yang membutuhkan waktu kurang lebih 1 jam. c. Relevan: Informasi administrasi yang disampaikan ada kalanya tidak 5

9 relevan karena ada kesalahan dalam pencatatan dan penyampaian informasi. 3) Ekonomi (Economics) Dari analisis ekonomi diperoleh kelemahan: Tabel 3.3 Hasil Analisis Ekonomi Hasil Analisis Pada Sistem yang lama Biaya masih cenderung tinggi, karena biaya tersebut mencakup biaya copy dokumen laporan, alat tulis, pembelian kertas dan tinta yang digunakan pada saat pembuatan laporan administrasi. 4) Kendali (Control) Adalah peningkatan terhadap pengendalian untuk mendektesi dan memperbaiki kesalahan- kesalahan dan kecurangan- kecurangan yang terjadi. Pengendalian atau kontrol dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadaanya untuk menghindari dan mendektesi sacara dini terhadap penyalahgunaan dan kesalahan sistem serta menjamin keamanan data/informasi yang ada. Dari pengamatan diperoleh kelemahan dalam kontrol antara lain: Tabel 3.4 Hasil Analisis Kendali Hasil Analisis Pada Sistem yang lama a. Kontrol terhadap data transaksi pembayaran kos masih kurang, karena pencatatan masih dengan cara manual yang dimungkinkan rentan terhadap kesalahan pencatatan. b. Penyimpanan laporan akademik juga belum rapi sehingga rentan terhadap hilangnya data akademik. 5) Efisiensi (Eficiency) Merupakan peningkatan terhadap efisiensi operasi, efisiensi berbeda dengan ekonomis. Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumberdaya digunakan dengan pemborosan paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari output dibagi dengan inputnya. Dengan melihat sistem yang telah ada, dapat dinilai bahwa penggunaan sistem yang telah ada masih belum efisien. Hasil pengamatan pada sistem yang sedang berjalan diperoleh kelemahan efisiensi yaitu: 6

10 Tabel 3.5 Hasil Analisis Efisiensi Hasil Analisis Pada Sistem yang lama a. Proses pencatatan tidak efisien dalam waktu dan tenaga. b. Penggunaan waktu dan tenaga yang tidak efisien dapat berimbas pada efisiensi biaya operasional. 6) Pelayanaan (Service) Analisis pelayanan dilakukan untuk mengetahui apakah proses pelayanan penyampaian informasi adminitrasi sudah berjalan dengan baik atau belum. Peningkatan pelayanan diharapkan ada pada proses pencatatan dan pencarian data penghuni kos yang sudah jatuh tempo pembayaran kos. 3.3 Perancangan Sistem Perancangan Flowchart Sistem Sistem flowchart merupakan bagan yang menunjukan apa yang dikerjakan dalam sistem dan menjelaskan urutan prosedur-prosedur dalam sistem tersebut. Adapun sistem flowchart yang diusulkan sebagai berikut: 7

11 Pengguna Penghuni Pembayaran Kamar Gedung Tanggungan Pembayara n Rinci Status Hak Akses Input Data Pengguna Input Data Penghuni Input Data Pembayaran Input Data Kamar Input Data Gedung Input Data Tanggungan Input Data Pembayaran Rinci Input Data Status Input Data Hak Akses Olah Data Pengguna Olah Data Penghuni Olah Data Pembayaran Olah Data Kamar Olah Data Gedung Olah Data Tanggungan Olah Data Pembayaran Rinci Olah Data Status Olah Data Hak Akses Pengguna Penghuni Pembayar an Kamar Gedung Tanggung an Pembayar an Rinci Status Hak Akses Tampilan Pengguna Tampilan Penghuni Tampilan Pembayaran Tampilan Kamar Tampilan Gedung Tampilan Tanggungan Tampilan Pembayaran Rinci Tampilan Status Tampilan Hak Akses Gambar 3.1 Flowchart Sistem yang di usulkan 8

12 3.3.2 Data Flow Diagram (DFD) DFD Context Operator Data Penghuni Data Pembayaran Data Status Data Penghuni Data Pembayaran Data Status Data Pembayaran Data Penghuni Data Kamar Data Gedung Data Status Data Tanggungan Data Hak Akses Sistem Informasi Administrasi Wisma Sarjana Admin Data Pembayaran Data Penghuni Data Kamar Data Gedung Data Status Data Tanggungan Data Hak Akses Gambar 3.2 DFD Context 9

13 DFD Level 1 Proses Admin Input Pengguna Olah Data Pengguna Data Pengguna D1 DataPengguna Output Pengguna InputPembyran Rinci Olah Data Pembayaran Rinci Data Pem Rin Output D2 Data Pembyran rinci Pembyran rinci Input Penghuni Olah Data Penghuni Data Penghuni D3 Data Penghuni Output Penghuni ADMIN Input Kamar Olah Data Kamar Data Kamar D4 Data Kamar Output Kamar Input Gedung Input tanggungan Olah Data Gedung Olah Data Tanggungan Data Gedung Data tanggungan D5 D6 Data Gedung Data tanggungan Output Gedung Output tanggungan Menyampaikan Informasi Operator Input Pembayaran Data Olah Data Pembayaran Pembayaran D7 Data Pembayaran Output Pembayaran Input Status Olah Data Status Data Status D8 Data Status Output Status Input Hak Akses Olah Data Hak Akses Data Hak Akses D9 Data Hak Akses Output Hak Akses Gambar 3.3 DFD Level 0 Proses Admin 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Manual Program Form Pengguna Apabila sub menu jenis ini di klik maka akan tampil form anak sebagai berikut: 10

14 Nama Program Fungsi Gambar 4.1 Form Pengguna : FormPengguna : Untuk menginputkan dan mengolah data pengguna. yang akan disimpan dalam database Form Sub Menu Hak Akses Gambar 4.2 Form Hak Akses 11

15 Nama Program Fungsi : FormHakAkses : Untuk memberikan hak akses kepada pengguna untuk membatasi kegiatan pengguna Form Menu Master Data Pada halaman utama juga terdapat menu Master data. Menu master data ini dapat diakses oleh pengguna yaitu pengguna yang berlevel admin. Dalam menu Master Data ini terdapat 5 sub menu, yakni sub menu Kamar, sub menu gedung, sub menu tanggungan, sub menu status dan sub menu penghuni terlihat seperti gambar dibawah ini. Gambar 4.3 Menjalankan Menu Master Data Masing-masing sub menu menghubungkan ke form anak yang berbeda-beda. Pada form anak yang terdapat pada menu Master data ini memiliki lima menu utama, yakni: a. Menu Kamar Menu ini berfungsi untuk mengarahkan ke form kamar. b. Menu Gedung Menu ini berfungsi untuk mengarahkan ke form gedung. c. Menu Tanggunan Menu ini berfungsi untuk mengarahkan ke form tanggungan. d. Menu Status Menu ini berfungsi untuk mengarahkan ke form status. e. Menu Penghuni Menu ini berfungsi untuk mengarahkan ke form penghuni. 12

16 4.1.4 Form Sub Menu Kamar Apabila sub menu kamar ini di klik maka akan tampil form anak sebagai berikut: Gambar 4.4 Form Kamar Form Sub Menu Gedung Apabila sub menu gedung ini di klik maka akan tampil form anak sebagai berikut: Gambar 4.5 Form Gedung Nama Program : FormGedung Fungsi :Pada form gedung ini, pengguna dapat melakukan pengeditan, penghapusan dan penambahan data gedung. Skrip form gedung: 13

17 4.1.6 Sub Menu Tanggungan berikut: Apabila sub menu tanggungan ini di klik maka akan tampil form anak sebagai Gambar 46 Form Tanggungan Sub Menu Status Apabila sub menu status ini di klik maka akan tampil form anak sebagai berikut: Gambar 4.7 Form Status Nama Program : FormStatus Fungsi : Pada form status ini, pengguna dapat melakukan pengeditan, penghapusan dan penambahan data status. 14

18 4.1.8 Sub Menu Penghuni berikut: Apabila sub menu penghuni ini di klik maka akan tampil form anak sebagai Gambar 4.8 Form Penghuni Nama Program : FormPenghuni Fungsi : Pada form penghuni ini, pengguna dapat melakukan pengeditan, penghapusan dan penambahan data penghuni Form Menu Pembayaran berikut: Apabila sub menu pembayaran ini di klik maka akan tampil form anak sebagai Gambar 4.9Form Pembayaran Nama Program : FormPembayaran Fungsi : Pada form Pembayaran ini, pengguna dapat melakukan 15

19 Transaksi pembayaran dimana kode penghuni sudah secara otomatis terinput di kode penghuni sehingga pengguna hanya mengisikan form tanggungan. 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil setelah beberapa tahapan dalam menyelesaikan SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KOS WISMA SARJANA YOGYAKARTA : 1. Sistem informasi administrasi yang diajukan penulis dapat membantu pihak kos wisma Sarjana untuk meningkatkan kinerja administrasi sehingga operasional menjadi lebih cepat. 2. Berdasarkan perancangan database pada sistem informasi administrasi Wisma Sarjana terdapat 9 tabel. 3. Berdasarkan perancangan sistem dengan DFD terdapat 2 entitas yaitu admin dan operator. 4. Sistem informasi administrasi yang diajukan penulis dapat meberikan informasi yang akurat, cepat dan tepat sehingga dapat mengurangi kesalahan - kesalahan manusia. 5.2 Saran Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dibutuhkan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi maka disarankan agar : 1. Sistem informasi tersebut dapat dikembangkan sebagai bahan penelitian dimasa mendatang bila masih terdapat kekurangan pada sistem informasi tersebut. 2. Dengan sistem pengolahan data yang baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem agar dapat segera dicari pemecahan masalahnya dan dapat segera diperbaiki kembali. 16

20 DAFTAR PUSTAKA Hartono, Analisis & Desain Sistem Informasi; Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Jogiyanto, HM Analisis dan Desain Sistem Informasi.Yogyakarta: Andi Offset Mahyuzri, Analisis dan Perancangan Sistem Pengolahan Data. Jakarta: Elex Media Komputindo, Sadeli, M Aplikasi Mini Market dengan Visual Basic 2010 untuk Orang Awam. Palembang : Maxikom. 17