ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SEKOLAH DASAR 2 BLUNYAHAN SEWON BANTUL DIY. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SEKOLAH DASAR 2 BLUNYAHAN SEWON BANTUL DIY Naskah Publikasi diajukan oleh Oka Deva YuniAnto kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011

2 .NASKAH PUBLIKASI ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMK ' PADA SEKOLAH DASAR 2 BLUNYAHAN SEWON BANTUL DIY disusun oleh NtK. {

3 ANALYSIS AND DESIGN OF ACADEMIC INFORMATION SYSTEM AT ELEMENTARY SCHOOL 2 BLUNYAHAN SEWON BANTUL DIY ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SEKOLAH DASAR 2 BLUNYAHAN SEWON BANTUL DIY Oka Deva YuniAnto Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Academic information systems in an educational institution is very supportive to improve the quality of education. In the academic management (student data, teachers, employees, subjects, etc.) is important to note. Academic management manual that is still a major problem in adsministrasi in educational institutions. Similarly, in the Elementary School 2 Blunyahan Sewon Bantul Yogyakarta which still use manual system that often creates obstacles. Data collection and management process should be a concern, so it need a system that can manage the data well, neat, and organized. The amount of data that must be managed in a short time, making data collection of students, teachers, employees are often inaccurate. Therefore, the authors make the design of systems analysts and academic information on the SD 2 Blunyahan Sewon, so that later the school can easily and quickly find out where and when the data changes at anytime will be needed. Scientific writing is equipped with a flowchart, program structure, input and output design. Rapidly evolving computer technology can support a program that will be made. Computer at an affordable price allows schools can afford to support the existence of this system. Academic information system using the method of data collection and management of student data are intended to simplify the process administration. Key words: academic, computer technology iii

4 1. Pendahuluan Kemajuan dibidang teknologi informasi berkembang begitu pesat dari waktu ke waktu, hal tersebut menimbulkan era modernisasi yang membuat manusia ingin memperoleh kemudahan dalam berbagai hal, terutama kemudahan dalam membantu pekerjaan. Begitu juga dalam dunia pendidikan, kemajuan tekonologi membawa pengaruh yang sangat besar bagi proses pendidikan. Hal tersebut juga mempengaruhi setiap sekolah yang berlomba-lomba dalam persaingan prestasi maupun kualitas sarana penunjang proses pendidikan. Melalui peningkatan kinerja terutama dalam hal pengelolaan sumber daya informasi. Karena bagi yang dapat menguasai informasi pertama kali pada saat ini, maka ia dapat menjadi yang pertama dalam kemajuan organisasi/sekolahnya dibanding yang lainnya. Dan jika itu terlaksana maka ia akan menjadi yang paling sukses dalam hal mengelola informasi, sebab informasi telah dijadikan senjata bagi siapa saja yang ingin memenangkan persaingan dalam berbagai hal untuk saat ini. Karena untuk memenuhi keinginan semua orang tersebut, maka lahirlah sebuah ilmu baru yang dapat membantu orang dalam memperoleh informasi lebih cepat, lengkap, dan akurat. Ilmu tersebut adalah ilmu komputer yang selalu mengalami kemajuan setiap tahunnya berdasarkan permintaan dari masyarakat. Dengan komputer setiap sekolah berlomba-lomba untuk mencari solusi agar melalui ilmu komputer dapat membantu pekerjaan manusia dalam memperoleh. Komputer merupakan alat pengolah data yang dengan akses ketelitian maupun kecepatannya lebih dibanding dengan akses kerja otak manusia menjadi pilihan dan juga sudah hampir mendekati kebutuhan pokok bagi setiap manusia yang ingin memperoleh kemudahan dalam membantu pekerjaannya. Di dalam SD 2 Blunyahan kebutuhan akan informasi akademik yang memungkinkan setiap informasi tentang siswa,guru,nilai dapat dilihat dan ditata dengan rapi dapat diakses oleh guru secara mudah. Informasi yang sudah ada merupakan data yang diperoleh secara manual tanpa proses yang terintegrasi. Sekolah Dasar 2 Blunyahan Sewon Bantul sebagai salah satu sekolah yang sangat ingin mengembangkan potensi para siswa dan masyarakat didalam bidang pengetahuan teknologi dan informasi. 1

5 2. Landasan Teori 2.1. Definisi Sistem Menurut Tavri P.Mahsuri: Sistem adalah kumpulan elemen yang berkaitan dan bertanggung jawab memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output) Definisi Informasi Didefinisikan oleh Jhon Burch dan Gray Grudnitski ; Infomasi adalah data yang telah diletakkan dalam konteks yang lebih berarti, yang akan dikomunikasikan kepada penerima untuk digunakan didalam pengambilan keputusan Definisi Sistem Informasi Akademik Akademik menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah segala hal yang menyangkut tentang sekolah (adsministratif). Dari pengertian tersebut dapat diartikan bahwa kegiatan akademik sekolah adalah segala aktifitas sekolah dalam bidang pelajaran, administrasi, keuangan, proses kegiatan belajar mengajar, dan lainnya. 3. Identifikasi / analisis Pengidentifikasian masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan dalam suatu kalimat tanya yang harus dijawab dan diselesaikan. Masalah ini yang inilah yang menyebabkan sasaran dari suatu sistem tidak tercapai. Pada SD N 2 Blunyahan Sewon, beberapa kegiatan pengelolaan data yang adalah pendataan siswa, presensi, pengelolaan nilai siswa, jadwal kegiatan akademik, dan ekstrakurikuler. Selama ini kegiatan diatas masih menggunakan cara manual, sehingga proses pencatatan dan pengelolaan berlangsung lama. Penggunaan komputer hanya untuk masalah masalah tertentu saja. Dari pengamatan dan penelitian pada SD N 2 Sewon bantul, penulis menemukan beberapa permasalahan yang terjadi, antara lain : a. Proses perubahan data yang telah ditulis pada buku besar, berupa data guru, siswa, keuangan, nilai, dll memerlukan proses lama karena menggunakan manual. b. Pencarian data siswa apabila ada yang membutuhkan, maka guru atau petugas harus mencari satu per satu data yang dibutuhkan. c. Pengelolaan nilai pada akhir semester, guru harus menghitung nilai siswa dari awal belajar sampai ujian semesteran. 2

6 d. Sulitnya melakukan backup data data. Dengan melihat subyek subyek permasalahan yang ada, pengelolaan data di SD N 2 Sewon Bantul dari segi waktu, biaya, dan manfaaat sangat kurang efektif dan efisien. Oleh karena itu perlu perbaikan dan Perancangan sistem baru berupa komputerisasi sehingga tercipta suatu sistem baru yang lebih efisien dalam penggunaanya. 4. Penelitian dan Pembahasan Sebuah alat ukur yang digunakan untuk menentukan proses penyelesaian masalah dengan melakukan peningkatan - peningkatan pada 6 aspek atau biasa disebut dengan Analisis PIECES, yaitu : A. Analisis Kinerja ( Performance) Kinerja dapat dikur menggunakan throughput dan respon time. Throughput adalah jumlah informasi yang dihasilkan dalam kurun waktu tertentu. Respon time adalah waktu tunggu antara informasi dengan tanggapan yang dihasilkan oleh sistem. Parameter Sistem Lama Sistem Baru diharapkan Troughput Beban personil untuk menginformasikan nilai siswa masih menggunakan cara manual sehingga membutuhkan waktu 2 bulan Kinerja personil meningkat dengan adanya sistem baru yang dapat meminimalkan waktu pencarian dan penginformasian data Respontime Ketika terjadi kendala (data hilang, rusak) maka siswa membutuhkan waktu lama untuk memperoleh informasinya Pemberian informasi dapat dilakukan secara cepat Tabel 3.1 Analisis Kinerja B. Analisis Informasi ( Information ) Informasi merupakan suatu hal yang sangat penting. Sebab informasi merupakan titik awal untuk mengoreksi keadaan dalam organisasi. Pada SD 2 Blunyahan Sewon Bantul terdapat kekurangan dalam informasi. Dari hasil analisis diperoleh hasil : Parameter Sistem Lama Sistem Baru diharapkan Akurat Informasi yang dihasilkan tidak akurat, karena sering terjadi kesalahan dalam Informasi yang dihasilkan akan lebih akurat, karena menggunakan sistem 3

7 Tepat waktu / timelines Relevansi input maupun pemrosesan data. Perubahan informasi berita sekolah, menjadi tidak berarti karena keterlambatan dalam penyajian informasi Informasi yang diperoleh tidak sesuai dengan kebutuhan. komputerisasi Informasi dapat diperoleh setiap saat tanpa harus menunggu Informasi dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan pengguna Tabel 3.2 Analisis Informasi C. Analisis Ekonomi (economic) Analisis ekonomi bersifat mempelajari dan menerangkan biaya dan manfaatnya. Parameter Sistem Lama Sistem Baru diharapkan Biaya Pengelolaan secara manual menimbulkan banyak Pengolahan dilakukan dengan cepat dan efisien kebutuhan operasional yang besar Manfaat Informasi yang dihasilkan kurang optimal, karena besarnya kegiatan yang harus dilakukan, sehingga membutuhkan biaya yang besar Dengan komputerisasi diharapkan semua kegiatan/program dapat dilakukan dengan cepat, sehingga mengurangi biaya operasional. Tabel 3.3 Analisis Ekonomi Besaran penilaian secara ekonomi dapat dilihat bahwa sistem lama membutuhkan biaya yang sangat besar. Jumlah laporan yang digunakan dengan nilai manfaat dari informasi tersebut dirasa belum optimal. Apalagi kalau terjadi kesalahan dalam penginputan data, bisa dipastikan akan menambah biaya operasional. D. Analisis Pengendalian (control) Kontrol digunakan dalam meningkatkan kinerja sistem, mendeteksi penyalahgunaan sistem dan menjamin pada pihak luar yang tidak berkepentingan, serta menjamin keamanan data. Pengendalian terhadap sistem 4

8 yang berjalan menunjukkan seberapa jauh sistem ini didalam melakukan suatu kegiatan, semakin sedikit melakukan kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan maka menunjukkan pengendalian sistem ini semakin baik. Dari hasil analisis diperoleh : Parameter Sistem Lama Sistem Baru diharapkan Pengendalian Kurangnya manajemen pengaturan hak akses, sehingga mengakibatkan informasi sekolah tidak tepat sasaran dan dapat diakses oleh siapapun Pendeteksian kesalahan cukup tinggi dan penyalahgunaan akses informasi dibatasi, karena menggunakan password Tabel 3.4 Analisis Pengendalian E. Analisis Efisiensi (eficiency) Dalam analisis ini berhubungan antara pendayagunaan sumberdaya dengan meminimalisasi pemborosan sistem. Efisiensi dari sistem yang dirancang adalah sumber daya yang tersedia, meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan, ruang. Parameter Sistem Lama Sistem Baru diharapkan Penggunaan Sumber daya Kinerja sistem pengolahan data yang selama ini digunakan adalah dengan cara manual, sehingga menimbulkan banyak pemborosan waktu, personil, dan peralatan (kertas) Dengan sistem yang akan dibuat, maka akan meminimalisasi pengunaan kertas, pulpen, dll. Tabel 3.5 Analisis Efisiensi F. Analisis Pelayanan (service) Peningkatan pelayanan pada SD 2 Blunyahan Sewon Bantul berguna untuk memberikan informasi yang lebih baik bagi siswa maupun pengguna informasi tersebut. Pelayanan yang dipakai oleh pihak sekolah masih menggunakan manual, karena belum menggunakan aplikasi khusus untuk pengelolaan data akademik siswa. 5

9 Parameter Sistem Lama Sistem Baru diharapkan Kemudahan mendapat informasi Dalam mendapatkan informasi, pemohon hanya Dapat memberikan informasi secara detail mendapatkan data data umum, belum menyeluruh Ragam Informasi Karena masih menggunakan cara manual, maka ragam informasi yang diterima masih kurang maksimal Dengan komputerisasi ragam informasi telah tersaji sesuai dengan aturan pengelompokan yang berlaku Tabel 3.6 Analisis Pelayanan Tampilan Login Merupakan syarat untuk dapat memanfaatkan program secara keseluruhan, dimana yang menggunakan aplikasi ini adalah pelaksana atau petugas yang diberi wewenang untuk memasukkan data ke dalam basis data ataupun karyawan yang bertugas dimasing-masing bagiannya. Pada menu login ini ada dua data yang harus dimasukkan, antara lain: 1. User Name Merupakan pengguna yang sudah terdaftar dan diberikan wewenang untuk menggunakan aplikasi ini. 2. Password Merupakan syarat yang harus dimasukan agar hak pengguna tidak mudah digunakan oleh orang lain. Tampilan dari jendela login adalah sebagai berikut: 6

10 Gambar Tampilan Login User memasukkan nama dan password pada form yang telah tersedia. Apabila user memasukkan nama atau password salah maka sistem akan menampilkan pesan bahwa nama atau password salah. Seperti yang terdapat pada gambar berikut. Gambar Pesan Kesalahan Jika User Name atau Password Salah Jika password dan user name benar maka selanjutnya akan masuk ke halaman utama Menu Utama Jendela menu utama akan muncul apabila user berhasil memasukkan nama dan password dengan benar pada form login. Menu utama akan aktif sesuai dengan hak akses. Hak akses terdiri dari dua yaitu admin dan selain admin. Untuk Admin menu yang aktif adalah semua, sedangkan untuk selain admin menu yang aktif ganti password dan data nilai. GambarTampilan Menu Utama 7

11 Pada jendela menu utama ini terdiri dari beberapa menu yang telah aktif atau siap digunakan untuk mengolah data. Menu tersebut adalah: 1. Menu Utama a. Pengguna : Data pengguna, ganti password b. Olah data : Data guru, data karyawan, data siswa, data kelas, data wali kelas, data bagi kelas, data mata pelajaran, data pengampu, data nilai siswa. c. Lain lain : About, keluar 2. Laporan a. Laporan Data Siswa b. Laporan Data Guru c. Laporan Data Karyawan d. Laporan Nilai Siswa e. Laporan Nilai Per Kelas f. Laporan Wali Kelas Form Data Pengguna Form ini digunakan untuk menginputkan data pengguna. Untuk melakukan penambahan isi username dan password dahulu lalu klik tombol simpan. Gambar Tampilan Form Pengguna Form Ganti Password Form ini digunakan untuk mengganti pasword yang telah ada. Dalam penginputan ini harus ada pengisian pasword lama dan baru. 8

12 Gambar Form Ganti Password Form Data Guru Form Data Guru digunakan untuk melakukan penambahan, pengubahan, penghapusan, maupun pencarian data guru. Gambar Form Data Guru 5. Kesimpulan Berikut ini adalah beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari sistem yang dibuat : 1. Sistem Informasi Akademik pada SD 2 Blunyahan Sewon Bantul dapat membantu pengguna, khususnya staf Tata Usaha dan Guru untuk mengolah data guna menyelesaikan tugas masing- masing sekaligus saling membantu antara pihak guru dan Tata Usaha. 2. Program dapat dapat digunakan sebagai alat bantu untuk meningkatkan kinerja Adsministrasi. 3. Kelebihan sistem ini adalah mampu menggabungkan kerja Tata Usaha dan penilaian Guru dalam sebuah database terpadu. 9

13 DAFTAR PUSTAKA Abdul Kadir Pengenalan teknologi Informasi. Yogyakarta:Salemba Infotek. H.M.Jogiyanto Analisis Dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. H.M.Jogiyanto Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. John Burch,Garry Grudnitski Information Systems Theory And Practice. (Edisi Keempat. New York : John Willy & Sons 1986) hal M.Rudyanto Arief Pemrograman Basis Data Menggunakan Transct SQL Dengan Microsoft SQL Server Yogyakarta: Andi Offset. 13