KOMPUTERISASI SISTEM PENGOLAHAN DATA REGISTRASI TAMU PADA HOTEL ANDIKA PANGKALAN BUN NASKAH PUBLIKASI. diajukan oleh Nova Lestari

Transkripsi

1 KOMPUTERISASI SISTEM PENGOLAHAN DATA REGISTRASI TAMU PADA HOTEL ANDIKA PANGKALAN BUN NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Nova Lestari kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013

2 PUBLIKASI

3 COMPUTERIZED DATA PROCESSING SYSTEM REGISTRATION DESK IN ANDIKA HOTEL PANGKALAN BUN KOMPUTERISASI SISTEM PENGOLAHAN DATA REGISTRASI TAMU PADA HOTEL ANDIKA PANGKALAN BUN Nova Lestari Krisnawati Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Information technology or information systems is a basic need for many businesses. Similarly, the Andika Hotel engaged in the business room rental. Andika Hotel still using manual systems, better data processing, transactions and reports. The process of recording is considered as time-consuming as well as enable the data processing error reports that are inconsistent with the initial data. In this regard, there are some problems to be solved, such as the error caused by the time labor reporting, time-consuming manual systems as well as comfort of the visitors will use the facilities at the hotel. Based on these conclusions, the researchers tried to analyze the subject matter and the results are aimed at giving advice to the Andika Hotel to improve manual system that has been running with a computerized system, hoping to minimize the problems found and provide better value for the hotel itself. Keywords : Information System, a computerized, minimizing.

4 1 Pendahuluan Seiring dengan berkembangnya zaman yang semakin pesat, teknologi juga dituntut untuk dapat mengiringi perkembangan tersebut. Komputer merupakan salah satu wujud dari perkembangan teknologi yang ditemukan oleh seorang profesor matematika inggris yang bernama Charles Babbage. Hingga saat ini komputer tidak pernah berhenti berkembang, sehingga sebagian besar pekerjaan manusia dilakukan dengan menggunakan komputer. Komputer dinilai sangat membantu manusia dalam mengerjakan pekerjaannya, hal ini membuat manusia menjadi lebih produktif dan membuat hasil kerja manusia menjadi lebih baik dan lebih cepat. Hotel adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa penginapan, makanan dan minuman serta jasa lainnya bagi umum, yang dikelola secara komersial. Dalam melayani para pengunjung yang ingin menggunakan jasa hotel, hotel Andika masih menggunakan pencatatan data serta pengolahan data laporan secara manual. Hal ini dianggap memakan waktu dan memungkinkan terjadinya kesalahan pada pengolahan data laporan. Begitu pula pada saat pencarian kamar kosong ataupun pengecekan data pengunjung yang harus dicari dengan melihat catatan data kamar atau data pengunjung terlebih dahulu, cara kerja seperti ini dianggap kurang praktis. Untuk mengatasi kendala kendala yang telah ditemukan tersebut diperlukan suatu sistem informasi yang dapat membantu tenaga petugas/karyawan hotel dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga dapat mengurangi masalah yang ada. 2 Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks di mana pengertian sistem itu digunakan. Berikut beberapa definisi sistem secara umum : a. Kumpulan dari bagian-bagian yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama. Contoh : 1. Sistem Tatasurya 2. Sistem Pencernaan 3. Sistem Transportasi Umum 4. Sistem Otomotif 5. Sistem Komputer 6. Sistem Informasi 1

5 b. Sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan. Dengan demikian, secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variable - variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain. 2.2 Pengertian Sistem Informasi Mengacu pada pendapat James B Bower dan kawan-kawan dalam bukunya Computer Oriented Accounting Informations System, maka sistem penghasil informasi atau yang dikenal dengan nama sistem informasi, memiliki pengertian sebagai berikut Sistem Informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan. Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnnya. 2.3 Metode Analisis Dan Pengembangan Sistem Langkah-langkah dalam metode analisis hampir sama dengan langkah-langkah yang dilakukan dalam tahap perancanaan sistem, perbedaannya terletak pada ruang lingkup tugasnya yang lebih terinci. Sedangkan secara umum tujuan pengembangan sistem informasi adalah untuk memberikan kemudahan dalam menyampaikan informasi, mengurangi biaya dan menghemat waktu, meningkatkan pengendalian, mendorong pertumbuhan, meningkatkan produktivitas serta profitabilitas organisasi. Untuk mengembangkan sistem yang akan dilakukan, penulis memakai suatu alat bantu sebagai berikut : a. Flowchart b. DFD (Data Flow Diagram) c. Normalisasi 2.4 Perangkat Lunak Yang Digunakan a. Microsoft Visual Basic 6.0 b. SQL Server

6 3 Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis Kelemahan Sistem Berdasarkan pengamatan penulis pada Hotel Andika, dapat disimpulkan bahwa sistem kinerja yang sedang berjalan saat ini dinilai masih kurang berjalan dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari pencatatan tamu yang akan menginap serta pengolahan laporan yang memakan waktu lama karena masih menggunakan sistem pencatatan manual. Permasalahan yang terjadi ini sering diabaikan, sehingga mempengaruhi kinerja perusahaan yang tidak maksimal dan mengurangi penilaian tamu terhadap pelayanan perusahaan. Tahap pertama yang dilakukan dalam menganalisis data adalah dengan mengidentifikasi kendala atau permasalahan yang sedang terjadi dalam sistem yang berjalan pada saat ini. Untuk mempelajari tahapan-tahapan dari proses analisis informasi penerimaan tamu pada Hotel Andika Pangkalan Bun, penulis menggunakan metode PIECES yaitu Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, dan Services. Metode ini digunakan sebagai penilaian atau alat ukur dalam menentukan apakah sistem yang baru layak digunakan atau tidak, karena enam aspek PIECES harus mengalami peningkatan kearah yang lebih baik dari sebelumnya. Metode PIECES digunakan untuk mendapatkan beberapa masalah utama serta menunjukkan pada beberapa kategori pemecahan masalah. 3.2 Analisis Kebutuhan Sistem Hasil dari tahap analisis kelemahan sistem digunakan untuk rekomendasi fungsional apa saja yang bisa dilakukan sistem baru. Fungsional ini mencerminkan kebutuhan sistem. Oleh karena itu untuk dapat membuat sistem baru, terlebih dahulu dilakukan analisis kebutuhan sistem. Tujuan dari fase analisis kebutuhan sistem adalah untuk memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut, atau memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru tidak dibutuhkan. Kebutuhan sistem dapat digolongkan dalam dua tipe, yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhan nonfungsional. Kebutuhan fungsional berisi informasi dan proses apa saja yang harus dilakukan oleh sistem, sedangkan kebutuhan nonfungsional menyangkut perilaku sistem yang berhubungan dengan kinerja, operasional, platform sistem, hukum, termasuk politik dan budaya. 3

7 3.3 Analisis Kelayakan Sistem Dokumen yang dihasilkan dari tahapan-tahapan sebelumnya dikumpulkan menjadi suatu proposal pendahuluan proyek. Untuk memastikan usulan tersebut bisa diteruskan menjadi proyek yang menguntungkan maka proposal proyek harus dievaluasi kelayakannya. Analisis kelayakan sistem digunakan untuk mempelajari apakah usulanusulan kebutuhan sistem baru layak untuk diteruskan menjadi sistem informasi. 3.4 Perancangan Proses Flowchart Adapun flowchart sistem yang diusulkan dalam pengembangan sistem ini adalah sebagai berikut : Detail Input Data Input Data Input Input Input Input Data Detail Detail Detail Olah Laporan Olah Laporan Olah Laporan Olah Laporan Olah Laporan Olah Laporan Detail Laporan Laporan Laporan Laporan Laporan Laporan Detail DFD (Data Flow Diagram) a. DFD Level 0 Front Office Data Data Data Data Login Data Info Data Info Data Info Data Info Data Validasi Login 0 Sistem Informasi Perhotelan Data Validasi Login Laporan Laporan Laporan Laporan Laporan Data Login Data Data Admin 4

8 b. DFD Level 1 Front Office Entry Data Menber 1 Record Data D1 Data Proses Laporan 8 Cetak Laporan Laporan Id_member Entry Data 2 Record Data D2 Data Proses Laporan 9 Cetak Laporan Laporan Id_transaksi 3 Record Data D3 Data Proses Laporan 10 Cetak Laporan Laporan Id_kamar Entry Data 4 Record Data D4 Data Proses Laporan 11 Cetak Laporan Laporan Entry Data Detail 5 Detail Id_detail Record Data Detail D4 Data Detail Id_pengguna 6 Record Data D5 Data Proses Laporan 12 Cetak Laporan Laporan Entry Data Entry Data Admin 4 Implementasi Dan Pembahasan 4.1 Implementasi Basis Data Membuat Tabel Membuat Tabel Membuat Tabel Membuat Tabel 5

9 4.1.5 Membuat Tabel Membuat Tabel Detail 4.2 Implementasi Interface a. Form Masuk b. Form Login Admin c. Form Login Front Office d. Form Menu Utama e. Data f. Data 6

10 g. Data h. Form Menu i. Laporan j. Laporan 7

11 k. Laporan l. Laporan m. Laporan 5 Kesimpulan Dan Saran 5.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian sampai pembuatan software sistem pengolahan data tamu pada Hotel Andika, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut : 8

12 a. Sistem pengolahan data tamu yang diusulkan dapat menghasilkan laporan yang lebih cepat dan lebih mudah digunakan, meningkatkan kualitas informasi. b. Sistem pengolahan data tamu yang diusulkan dibatasi dengan hak akses penggunaan sistem yaitu login untuk menghindari pengambilan dan perubahan data oleh pihak tertentu. c. Dengan diterapkannya sistem informasi yang baru dapat memberikan penghematan waktu dalam proses pelayanan tamu, karena pada sistem yang lama pelayanan transaksi bisa memakan waktu kurang lebih 10 menit, sedangkan sistem yang baru dapat melakukan proses transaksi dalam waktu lebih cepat dari 10 menit. d. Dengan adanya sistem yang baru dapat menghemat biaya, karena dengan sistem yang lama memerlukan biaya untuk pembelian buku dan alat tulis. Serta memerlukan tempat untuk penyimpanan data-data hotel. e. Sistem pegolahan data tamu Hotel Andika dapat menghasilkan laporan front office, laporan member, laporan transaksi, laporan pembayaran dan laporan kamar. 5.2 Saran Berdasarkan hasil penelitian dan kesimpulan yang ada, penulis memberikan saran-saran yang mungkin berguna dan dapat dipertimbangkan antara lain : a. Dengan sistem pengolahan data tamu yang baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem baru agar dapat segera dicari pemecahan permasalahannya dan dapat dilakukan pengembangan sistem untuk masa yang akan datang demi kelangsungan dan pelaksanaan sistem informasi yang lebih baik. b. Perlu pemeliharaan sistem secara rutin dan berkala, agar tidak terjadi kemungkinan-kemungkinan yang tidak diinginkan seperti virus-virus yang bisa merusak program. c. Aplikasi yang dibangun dapat dikembangkan lagi dengan interface yang lebih baik dan lebih menarik. d. Untuk kedepannya diharapkan aplikasi dapat berkembang lagi sehingga juga dapat mengolah data laundry serta data resto yang ada di Hotel Andika. 9

13 e. Untuk reservasi dapat dilakukan secara online, sehingga tidak mengharuskan pengunjung untuk datang langsung atau menelpon ke front office hotel. f. Pengembangan sistem dapat menjadi client server yang nantinya akan lebih membantu tiap bagian hotel dalam melaksanakan tugasnya masing-masing. 6 Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. Fatansyah, Basis Data. Bandung : Informatika. Kristanto, Andri Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta : Gava Media. Leong, Marlon Implementasi Activex Data Objects pada Visual Basic. Yogyakarta : Andi Offset. Mahyuzir, Tavri D Analisa dan Perancangan Sistem Pengolahan Data. Jakarta : Elex Media Komputindo. Marlinda, Linda Sistem Basis Data. Yogyakarta : Andi Offset. Pangera, Abas Ali dan Dony Ariyus Sistem Operasi. Yogyakarta : Andi Offset. Sidharta, Lani Sistem Informasi Bisnis. Jakarta : Elex Media Komputindo. Wahyono, Teguh Sistem Informasi (Konsep Dasar, Analisis dan Implementasi). Yogyakarta : Graha Ilmu. Yasin, Verdi Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek. Jakarta : Mitra Wacana Media. 10