PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO KUSUMO WANADRI NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO KUSUMO WANADRI NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Yonatan Omega Karsa Bhakti kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013

2

3 DESIGN AND IMPLEMETATION OF SALES INFORMATION SYSTEM IN SHOP KUSUMO WANADRI PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO KUSUMO WANADRI Yonatan Omega Karsa Bhakti Krisnawati Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Computerized Sales System is part of the system which is useful information to solve problems in processing sales transaction data. Wanadri Kusumo store is a store that is part of the agrotourism Kusumo Wanadri that are well known but are still using manual sales information system in data processing. Therefore, by establishing a computerized system based computer sales are expected to solve the problems in data processing sales transactions and purchases Wanadri Kusumo Store. This thesis discusses how to design and build a computerized system and sales as one way to improve the effectiveness and efficiency of the workforce. Explained about the process of selling computerized systems analysis and design process. So that in the end produced a computerized system that will penjuala will be able to improve the service to be better. Key words: Computerized Systems, Sales.

4 1. Pendahaluan Toko Kusumo Wanadri ini adalah salah satu bagian dari Agrowisata Kusumo Wanadri, mempunyai letak yang strategis serta mempunyai item barang yang dijual cukup lengkap dalam memenuhi kebutuhan masyarakat. Namun sistem yang berjalan masih dikerjakan secara manual, sehingga timbul masalah yakni ketidakakuratan data transaksi penjualan dan pembuatan laporan hasil penjualan yang terkesan lambat dan tidak efektif. Komputerisasi merupakan salah satu penerapan teknologi informasi yang dapat mengubah suatu sistem menjadi lebih mudah dalam penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan secara cepat dan tepat. Sehingga dengan digunakannya sistem informasi penjualan yang sudah terkomputerisasi pada Toko Kusumo Wanadri ini dapat meningkatkan pendapatan serta pelayanan kepada konsumen menjadi semakin baik. Berdasarkan uraian masalah diatas maka penulis mengambil judul skripsi ini yaitu PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO KUSUMO WANADRI 2. Landasan Teori 2.1. Pengertian Sistem Berikut akan dibeberikan beberapa sefenisi sistem secara umum : 1. Kumpulan dari bagian-bagian yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama. 2. Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu Pengertian Informasi Definisi Informasi Berikut definisi informasi dari beberapa Ahli : Menurut Jogiyanto HM (2005:28) mendefinisikan informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya Kualitas Informasi Kualitas informasi bergantung pada tiga hal yang sangat dominan yaitu: 1. Akurat (Accurate) Berarti informasi yang dihasilkan harus bebas dari kesalahan dan tidak merugikan bagi penerimanya. Adapun komponen Akurat yaitu: 1

5 a. Completeness : Are necessary message item present b. Correctness : Are message item correct? c. Security : did the message reach all or only the intended systems user? 2. Tepat waktu (Timeless) Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab jika informasi yang diterima terlambat maka informasi tersebut tidak berguna lagi. 3. Relevan (Relevan) Informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima, sebab informasi tersebut akan digunakan dalam pengambilan keputusan untuk memecahkan suatu permasalahan Nilai Informasi Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan suatu satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. 2.3 Pengertian Sistem Informasi Definisi Sistem Informasi Sebuah sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer, serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut Komponen Sistem Informasi John Burch dan Gary Grundnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut juga dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, komponenkomponen tersebut berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan Konsep Dasar Sistem Informasi Penjualan Penjualan adalah bagian yang penting dari pemasaran, karena seseorang dapat mengkonsumsikan bahwa penjualan secara tetap dibutuhkan. Sedangkan pengertian penjualan menurut Pederson Etal (1981, hal 5) adalah: Penjualan adalah sebagai proses perorangan atau kelompok yang membantu dan meyakinkan calon pembeli untuk membeli barang atau jasa untuk menerapkan perdagangan. 2

6 Sistem informasi penjualan adalah suatu kumpulan informasi yang mendukung proses pemenuhan kebutuhan suatu perusahaan yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi penjualan dan transaksi data dalam suatu kesatuan proses yang saling terkait antar pembeli dan bersama-sama bertujuan untuk mendapatkan keuntungan. 2.4 Konsep Basis Data Pengertian Data Base Basis data (database) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi. Untuk mengolah basis data diperlukan perangkat lunak yang disebut DBMS (database management system). DBMS adalah perangkat lunak sistem yang memungkinkan para pemakai, membuat, memelihara, mengontrol dan mengakses basis data dengan cara yang praktis dan efisien Konsep Dasar Perancangan ( Desain ) Desain adalah proses aplikasi berbagai teknik dan prinsip bagi tujuan pendefinisian suatu perangkat, suatu proses atau sistem dalam detail yang memadai untuk memungkinkan realisasi fisiknya Pengertian Desain Sistem Desain sistem pada fase pengembangan sistem merupakan implementasi konseptual analisis ke dalam bentuk perancangan. Tujuan dari perancangan sistem secara umum kepada pemakai tentang komputerisasi sistem sirkulasi yang dikembangkan. Desain sistem dibagi menjadi dua bentuk yaitu desain sistem dalam bentuk physical dan logical. Desain physical system disebut juga desain internal, digambarkan dengan menggunakan bagan alir sistem (Flowchart system) sedangkan desain logical system disebut juga desain konseptual, digambarkan dengan menggunakan diagram arus data (Data Flow Diagram). 1. Data Flow Diagram adalah gambaran sistem secara logical. Gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data atau organisasi file. Keuntungan menggunakan data flow diagram adalah memudahkan pemakai (user) yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan atau dikembangkan. 2. Bagan Alir Sistem (Flowchart System) merupakan suatu bagan alir sebuah sistem yang menunjukkan bagaimana sebuah sistem secara fisik akan diterapkan 3

7 2.5 Perangkat Lunak Yang Digunakan Visual Studio 2005 Visual Studio 2005 adalah bahasa pemograman visual yang berorientasi kepada obyek dan dapat diimplementasikan pada sistem operasi Windows yang telah mensupport sistem berbasis teknologi.net seperti Windows XP, Windows Vista dan Windows Seven. Kelebihan Visual Studio 2005 adalah implementasi pada pemograman berbasis obyek jauh lebih lengkap dibanding pendahulunya Visual Basic 6.0. Dan Visual Basic.net dapat dengan mudah untuk dimengerti karena bahasa pemograman ini merupakan bahasa pemograman yang user friendly, Visual Basic.net juga mempunyai fasilitas auto checking dan auto correcting yang dapat dengan cepat memberi pesan kepada penggunanya jika terjadi error pada kode, jika pengguna mengijinkan maka program akan mengkoreksinya secara otomatis SQL Server 2005 Pada dasarnya pengertian SQL Server 2005 adalah bahasa yang dipergunakan mengakses data dalam basis data relation. Bahasa ini secara defacto adalah bahasa standar yang digunakan dalam manajemen basis data relasional. Saat ini hampir semua server data basis data yang ada mendukung bahasa ini dalam manajemen datanya. SQL server 2005 merupakan produk dari Relational Database Management System (RDBMS ). 3. Analisis dan Perancangan 3.1 Analisis Kelemahan Sistem Untuk mengoptimalkan kinerja sebuah sistem dibutuhkan sebuah analisis yang mampu memecahkan masalah terhadap sistem, analisis ini dikenal sebagai analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). Lankah-langkah untuk mengidentifikasi munculnya suatu masalah pada sistem yang ada di Kusuma Wanadri adalah sebagai berikut: Analisis Kinerja ( Perfomance ) Merupakan kemampuan sistem menyelesaikan proses transaksi dengan cepat dan tepat sehingga sasaran segera tercapai. Kendala kerja dapat terjadi dalam suatu organisasi ketika tigas-tugas operasional dijalankan terlalu lambat dalam mencapai sasaran yang diinginkan dan cenderung menurun. Dalam sistem yang dikembangkan, akan menyediakan sistem transaksi yang memadai untuk kebutuhan proses penjualan dan pembelian barang di Kusumo Wanadri. 4

8 3.1.2 Analisis Informasi ( Information ) Laporan-laporan yang sudah diproses akan digunakan sebagai informasi yang sangat dibutuhkan oleh manajemen didalam pengambilan keputusan. Analisis informasi bertujuan untuk menganalisis kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang berkualitas Analisis Ekonomi ( Economy ) Analisis ekonomi adalah penilaian terhadap sistem dalam pengurangan biaya dan keuntungan yang didapat dari sistem dalam pengurangan biaya dan keuntungan yang didapat dari sistem yang dikembangkan. Sistem ini akan memberikan penghematan biaya operasonal dan meningkatkan keuntungan perusahaan Analisis Pengendalian ( Control ) Analisis kendali dilakukan untuk meningkatkan pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta penyalahgunaan yang akan terjadi. Sistem lama kurang menjaga keamanan data-data penting. Kurangnya pengendalian dapat menimbulkan permasalahan-permasalahan seperti kecurangan-kecurangan yang sengaja maupun tidak disengaja, yang dapat menyebabkan aktivitas tidak aman dan kurang terjaminnya kebenaran data Analisis Efisiensi ( Efficiency ) Berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan. Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia dimana meliputi manusia, informasi, waktu dan keterlambatan pengolahan data Analisis Pelayanan ( Service ) Merupakan analisis yang berhubungan dengan peningkatan terhadap pelayanan yang lebih baik yang diberikan oleh sistem. Dengan sistem yang baru diharapkan mampu memberikan pelayanan secara cepat dan memuaskan bagi pihak yang membutuhkan. 3.2 Perancangan Perancangan Sistem Rancangan sistem secara umum dilakukan dengan maksud untuk memberikan gambaran umum tentang sistem yang baru atau sistem yang akan diusulkan. Rancangan ini mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi yang akan dirancang secara rinci. 5

9 3.2.2 Flowchart Yang Diusulkan Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana secara umum sistem berjalan. Adapun gambaran flowchart sistem baru adalah sebagai berikut : Gambar 3.1 Flowchart yang diusulkan Data Flow Diagram Merupakan perancangan sistem yang berorientasi pada alur data yang dapat digunakan untuk menggambarkan hasil analisa maupun perancangan sistem yang sudah dikomunikasikan oleh sistem kepada user maupun pembuat aplikasi program. 6

10 Admin DFD level 0 Data Barang Data Pemasok Data Pegawai Data Pembelian Data Penjualan Data Customer 0 Sistem Penjualan Kusuma Wanadri Laporan Data Barang Masuk Laporan Data Barang Keluar Laporan Stok Barang Pimpinan Laporan Data Barang Masuk Laporan Data Barang Keluar Laporan Stok Barang Laporan Data Pemasok Laporan Data Pegawai Laporan Data Pembelian Laporan Data Penjualan Laporan Data Pemasok Laporan Data Pegawai Laporan Data Pembelian Laporan Data Penjualan Laporan Data Customer Gambar 3.2 DFD Level 0 DFD Level 1 Gambar 3.3 DFD Level 1 7

11 DFD Level 2 Data Laporan Gambar 3.4 DFD Lavel 2 data laporan 3.3 Perancangan Basis Data Database atau basis data adalah sekumpulan data yang saling berhubungan antara yang satu dengan yang lainnya. Perancangan database dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur dari tiap-tiap file yang telah didefinisikan secara umum. Elemen dari suatu database harus dapat digunakan untuk pembuatan input yang akan disimpan dan dijadikan output database. Isi dari database tergantung dari arus data masuk dan keluar dari suatu file ke file yang lainnya Relasi Antar Tabel Merupakan hubungan antar tabel yang satu dengan tabel yang lain. Hubungan ini berfungsi untuk menunjukkan relasi antar tabel sehingga membentuk suatu jaringan data. Adapun hubungan antar tabelnya: Gambar 3.5 Relasi Antar Tabel 8

12 4. Implementasi Sistem Implementasi sistem merupakan kegiatan akhir dari proses penerapan sistem baru, dimana sistem yang baru ini akan dioperasikan secara menyeluruh. Proses implementasi sistem terdiri dari tiga tahap, yaitu : 1. Penerapan dan proses implementasi 2. Pelaksanaan proses implementasi 3. Tindak lanjut implementasi 4.1 Manual Program 1. Login Tampilan login merupakan syarat untuk memanfaatkan program secara keseluruhan, dimana yang menggunakan aplikasi ini adalah karyawan yang diberi wewenang. a. Username Username merupakan pengguna yang sudah terdaftar dan diberi wewenang untuk menggunakan aplikasi b. Password Password merupakan syarat mutlak untuk dapat masuk kedalam sistem. hal ini dimaksudkan agar orang yang tidak berhak tidak dapat masuk dan melakukan sesuatu pada sistem. Demi keamanan pada field password ini diberi validasi yakni akan menampilkan karakter bintang (*) ketika user mengetikkan password, sehingga kerahasiaannya terjaga. Gambar. 4.1 Menu Login 2. Menu Utama Jendela menu utama akan muncul apabila user berhasil memasukan password dengan benar pada form login. Tampilan menu utama ini berfungsi untuk melakukan pilihan-pilihan dalam rangka menjalankan proses pengolahan data dengan program aplikasi. Pilihan-pilihan itu sebagai berikut: 1) Konfigurasi Konfigurasi dibagi menjadi beberapa sub program yakni : Setting Data Base Setting Umum 9

13 Setting Tambah User Ganti Password 2) Master data Master data dibagi menjadi beberapa sub program yakni : Barang Customer Supplier 3) Transaksi Transaksi dibagi menjadi 2 sub program yakni : Transaksi Pembelian Transaksi Penjualan 4) Laporan Laporan dibagi menjadi beberapa sub program yakni : Stock Barang Mutasi Barang Pembelian Penjualan Laba Rugi Customer Supplier Barang Terlaris Grafik Laba Pendapatan 5) Bantuan Untuk membantu user dalam memberi saran dan kritik tentang program kepada programmer, melalui form bantuan ini yang secara otomatis akan terkirim ke programmer. 6) Aktivasi Untuk mengaktivasi program 10

14 Gambar. 4.2 Menu Utama 3. Menu Input Data User Menu ini digunakan untuk menginputkan data-data User, seperti kode User, nama user, alamat kasir dan no telepon. fungsi input dalam form Tambah User : a. Kd User : akan secara otomatis dibuat oleh system, b. Nama : untuk memasukkan nama kasir c. Alamat : untuk memasukkan alamat kasir d. Telepon : untuk memasukkan no telepon kasir e. Username : untuk memasukan nama username f. Password : untuk memasukan password username g. Role : untuk memilih jabatan user atau admin fungsi tombol dalam form Tambah User dan Tombol tambah untuk menambahkan data user baru Gambar. 4.3 Data User 11

15 4. Menu Input Data Barang Menu ini digunakan untuk menginputkan data barang. Menu ini dilengkapi dengan tombol tambah, edit, simpan, hapus dan exit. Fungsi input dalam form barang : a. Kd barang : akan secara otomatis dibuat oleh system, b. Nama : untuk memasukkan nama barang c. Jenis : untuk memasukkan Jenis barang d. Harga jual : untuk memasukkan harga jual barang e. Cari Nama : untuk mencari data barang melalui nama baran Fungsi tombol dalam data barang : a. Tombol tambah untuk menambahkan data barang baru b. Tombol Edit untuk merubah data barang yang telah diinputkan kedalam database c. Tombol Simpan untuk menyimpan data barang yang telah tersimpan dalam database d. Tombol hapus untuk menghapus data barang dari database e. Tombol Exit untuk mengakhiri atau keluar dari menu data barang. Gambar. 4.4 Data Barang 5. Menu Input Transaksi Pembelian Menu ini digunakan untuk menginputkan data-data dalam transaksi pembelian. Dalam transaksi pembelian dilengkapi tombol Refresh, Simpan dan Exit. a. Tombol Refresh untuk mengosongkan data di list data grid b. Tombol simpan berfungsi untuk menyimpan transaksi pembelian ke database c. Tombol Exit berfungsi untuk mengahkiri atau keluar dari menu Pembelian. 12

16 Gambar. 4.5 Transaksi Pembelian 6. Menu Input Transaksi Penjualan Menu ini digunakan untuk menginputkan data-data dalam transaksi penjualan. Dalam transaksi pembelian dilengkapi tombol refresh, cetak, simpan dan exit. a. Tombol Refresh untuk mengosongkan data yang ada di data grid b. Cetak untuk mencetak faktur penjualan c. Simpan untuk menyimpan transaksi penjualan pada database d. Exit untuk keluar dari menu penjualan Gambar. 4.6 Transaksi Penjualan 7. Laporan-Laporan Form laporan digunakan untuk mencetak a. Tampilan laporan Stock Barang b. Tampilan Mutasi Barang c. Tampilan laporan data Pemaan 13

17 d. Tampilan laporan data penjualan e. Tampilan laporan laba rugi f. Tampilan laporan Customer g. Tampilan laporan Pemasok / Supplier h. Tampilan laporan barang Terlaris i. Tampilan laporan grafik laba pendapatan j. Tampilan Faktur penjualan 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari penilitian yang dilakukan pada sistem pengolahan data pada Toko Kusumo Wanadri Kulon Progo Yogyakarta maka dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan sistem manual sangat tidak efektif dan tidak efisien untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer khususnya dengan software aplikasi visual basic Studio 2005 serta SQL Server 2005, diharapkan 5.2 Saran informasi yang dihasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Karena dalam sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan yang didapat antara lain: 1. Dapat menyajikan informasi secara cepat,akurat, dan relevan. 2. Dapat menghemat waktu untuk pencarian, pencatatan, dan pemasukan data. 3. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang atau dapat mengedit data dengan mudah. 4. Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan berikut: menyelesaikan tugas-tugas dengan baik. Dengan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran sebagai a. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem informasi penjualan pada toko Kusumo Wanadri yang dilakukan secara manual diperbarui dengan menerapkan sistem yang terkomputerisasi. b. Sistem informasi penjualan berbasis komputer yang penulis usulkan dapat diterapkan dan dapat membantu pihak pengelola toko dalam melakukan pengolahan data barang dan penjualan serta mampu menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk membantu pengambilan keputusan.. 14

18 c. Seiring berkembangnya toko yang semakin komplek juga kebutuhannya sehingga sebuah sistem informasi juga perlu dilakukan pengembangan. DAFTAR PUSTAKA Gordon B. Davis, Sistem Informasi Manajemen, cetakan ke-9. Jakarta: PT Gramedia. Jogiyanto, HM, Analisis & Desain Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi bisnis. Yogyakarta : Andi Offset Tavri P.Mahsuri, Analisis dan Perancangan Sistem Pengolahan Data. Jakarta : Elex Media Komputindo 15