BAB I PENDAHULUAN 1.1 Sejarah Perusahaan

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Sejarah Perusahaan PT Indomarco Adi Prima merupakan perusahaan yang bergerak di bidang distributor dan importir consumer goods. Sejarah PT Indomarco Adi Prima dimulai pada tahun Pada tahun tersebut hanyalah berbentuk sebuah apotek. Dan baru pada tahun 1954, dengan nama PT Pebapan, bergerak dibidang distribusi barang. Pada mulanya PT. Pebapan mendistribusikan obat-obatan dan baru pada tahun 1970 juga mendistribusikan consumer goods. Pada tahun 1983, PT Indofood Sukses Makmur Tbk., membeli sebagian besar saham dari PT Pebapan, dan akhirnya pada tahun 1988 PT Pebapan mengkonsentrasikan pada distribusi consumer goods saja. Pada tahun 1990, PT Pebapan berganti nama menjadi PT Indomarco Adi Prima. Di tahun 1990-an itu, PT Indomarco Adi Prima juga membawahi retail seperti Indogrosir, Indomaret, Superindo, Gelael, dan KFC. Dan pada tahun 1997, PT Indofood Sukses Makmur Tbk. memiliki 80% saham PT Indomarco Adi Prima. Akhirnya pada tanggal 2 Mei 2000, PT. Indomarco Adi Prima bergabung (diakuisisi) dengan PT Indofood Sukses Makmur, Tbk., menjadi salah satu divisinya yaitu divisi distribusi. Tapi ada bagian dari PT. Indomarco Adi Prima yang memisahkan diri dan berganti nama menjadi PT. Indomarco Prismatama, yang lebih mengkhususkan diri pada bidang retail. PT Indofood Sukses Makmur saat ini mengklasifikasikan kegiatan usahanya menjadi 9 (sembilan) segmen usaha utama yang terbagi dalam 4 (empat) usaha grup usaha strategis yaitu: 1. Grup Usaha Produk Makanan Bermerek, yang terdiri dari 4 (empat) segmen usaha utama yaitu: Mi Instan, Makanan Ringan, Nutrisi dan Makanan Khusus, dan Penyedap Makanan 2. Grup Usaha Bogasari sebagai 1 (satu) segmen usaha 3. Grup Usaha Minyak Goreng & Lemak Nabati yang terdiri dari 3 (tiga) segmen usaha yaitu: Minyak Goreng & Margarin, Komoditas, dan Perkebunan 1

2 4. Grup Usaha Distribusi sebagai 1 (satu) segmen usaha. PT Indomarco Adi Prima memiliki perbedaan dengan distributor lainnya, karena walaupun sama-sama sebagai jaringan distribusi PT Indofood Sukses Makmur tapi perusahaan-perusahaan tersebut hanya bersifat distributor lokal (hanya untuk regional / wilayah tertentu saja) sedangkan PT Indomarco Adi Prima merupakan jaringan distribusi nasional. PT Indomarco Adi Prima merupakan salah satu distributor yang mempunyai jaringan distribusi yang paling ekstensif di indonesia. Selain mendistribusikan produk, PT Indomarco Adi Prima juga menjalankan bisnis di bidang logistik sebagai 3PL (3 rd Party Logistics) bagi grup maupun non grup. Sejak diterapkan proyek Stock Point di tahun 2005, total Stock Point meningkat empat kali lipat, sistem pasokan & pengiriman menjadi efisien, sehingga memperluas dan memperdalam penetrasi pasar. Stock Point berada pada radius tertentu di lokasi yang padat dengan outlet ritel dan dekat pasar tradisional. PT Indomarco Adi Prima mencatat penjualan pihak ketiga (non grup) sebesar Rp 3,13 triliun di tahun 2006, meningkat 32,3% dari tahun 2005 dan memberikan kontribusi 14% terhadap penjualan bersih konsolidasi PT Indofood Sukses Makmur. Peningkatan ini terjadi karena kenaikan volume produk yang didistribusikan melalui Stock Point dan pendekatan proaktif yang dilakukan oleh personil grup distribusi dengan meningkatkan kunjungan ke outlet-outlet ritel. Koordinasi dengan para prinsipal diperkuat melalui aktifitas promosi bersama seperti bundling sales dan kegiatan promosi setempat lainnya. Informasi mengenai persaingan dan hal-hal yang berkaitan dengan produk, dilaporkan kepada prinsipal secara tepat waktu, sehingga memungkinkan mereka menanggapinya dengan cepat. 1.2 Visi & Misi PT Indomarco Adi Prima Visi PT Indomarco Adi Prima Menjadi perusahaan distribusi nasional untuk barang konsumsi yang memiliki jaringan terluas dan terdalam Misi PT Indomarco Adi Prima Memberikan kustomer pelayanan paling responsif dan dapat diandalkan dengan biaya yang kompetitif. 2

3 1.3 Struktur Organisasi Pada dasarnya struktur organisasi manajemen yang ada di seluruh Cabang PT Indomarco Adi Prima mempunyai pola yang sama yaitu dikepalai oleh seorang Branch Manager dan dibantu oleh 3 manajer bagian yaitu Sales Manager, Office Manager, dan Logistics Manager. Tugas dan tanggung jawab dari masing-masing manajer tersebut yaitu sebagai berikut : 1. Sales Manager Dibawah pengarahan Branch Manager, merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan seluruh aktivitas dan fungsi penjualan, untuk mencapai tujuan dan target pemasaran/penjualan yang telah ditetapkan. 2. Office Manager Dibawah pengarahan Branch Manager, merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan seluruh administrasi fungsi keuangan, persediaan, pembelian, penjualan, perpajakan, personalia dan general affair di Cabang. 3. Logistics Manager Dibawah pengarahan Branch Manager, merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan seluruh operasional logistik di Cabang dan seluruh Depo dan Stock Point dibawahnya. Kepala Cabang dikepalai oleh General Manager Region yang membawahi beberapa Cabang. PT Indomarco secara nasional membagi menjadi tiga region yaitu Region 1 (Medan, Pekanbaru, Padang, Palembang, Bengkulu, Bandar Lampung, dan Pontianak), Region 2 (Jakarta 1, Jakarta 2, Bekasi, Tangerang, Bogor, Bandung, Semarang, dan Yogyakarta), dan Region 3 (Surabaya, Jember, Malang, Denpasar, Samarinda, Banjarmasin, Makassar, dan Manado). Jumlah Office Manager & Logistics Manager di Cabang masing-masing hanya 1 (satu) orang, sedangkan untuk Sales Manager terdiri dari 3 (orang) atau lebih tergantung kebutuhan operasional sales di masing-masing Cabang yang biasanya ditentukan berdasarkan luas jangkauan wilayah penjualan & jumlah prinsipal (produk) yang ditangani. Struktur organisasi di bawah masing-masing manajer bagian tersebut pada seluruh cabang pada dasarnya mempunyai pola yang hampir sama seperti pada gambar 1.1 berikut. 3

4 4 Struktur organisasi Cabang di PT Indomarco Adi Prima Gambar 1.1 Struktur Organisasi Cabang PT Indomarco Adi Prima 4

5 1.4 Sumber Daya Sumber Daya Manusia Komposisi karyawan Kantor Pusat dan seluruh Cabang PT Indomarco Adi Prima pada akhir tahun 2007 dapat dilihat pada tabel berikut Tabel 1.1 Komposisi Karyawan Berdasarkan Rentang Usia LEVEL Usia Jumlah < > Kadiv 1 1 Direktur GM Manager Supervisor Staff ,014 Operative 2,216 3, ,461 Total 2,887 4,397 1, ,163 Tabel 1.2 Komposisi Karyawan Berdasarkan Tingkat Pendidikan LEVEL Pendidikan Jumlah SD SLTP SLTA AMD S1 S2 Kadiv 1 1 Direktur GM Manager Supervisor Staff , ,014 Operative , ,461 Total , ,163 Tabel 1.3 Komposisi Karyawan Berdasarkan Per Departemen LEVEL Departemen Jumlah Marketing Keuangan Personalia Kadiv 1 1 Direktur GM Manager Supervisor Staff 692 1, ,014 Operative 5, ,461 Total 6,789 1, ,163 5

6 Yang termasuk dalam bagian marketing yaitu posisi karyawan di bawah sales dan logistik. Untuk bagian keuangan yaitu karyawan yang menempati posisi accounting, finance, audit, dan administrasi. Sedangkan bagian personalia yaitu karyawan yang menempati posisi personalia, general affair, dan satpam. Tabel 1.4 Komposisi Karyawan Berdasarkan Status Kepegawaian Perm. Temp. Jumlah Marketing 6, ,788 Keuangan 1, ,642 Personalia Total 8, , Sumber Daya Fisik Untuk menunjang kelancaran operasional bisnisnya yang semakin luas & dinamis, PT Indomarco Adi Prima melakukan pembenahan maupun investasi pada infrastrukturnya. Dengan dijalankannya proyek pengembangan Stock Point, PT Indomarco Adi Prima melakukan pembenahan pada sisi pengadaan bangunan maupun kendaraan operasional. Untuk pemenuhan kebutuhan bangunan bagi perluasan ataupun pembukaan Depo/Stock Point baru dilakukan melalui kontrak atau pembelian bangunan. Fungsi Depo yaitu sebagai Small Distribution Center bagi Stock Point-Stock Point dibawahnya, sedangkan Stock Point berperan dalam melakukan penjualan ke pelanggan. Tabel 1.5 Jumlah Depo & Stock Point Per Cabang PT Indomarco Adi Prima Region Cabang Jumlah Depo / Stock Point Total Region 1 Region 2 1. Medan Pekanbaru Padang Palembang Bengkulu Bandar Lampung Pontianak Jakarta Jakarta Bekasi Tangerang Bogor

7 Tabel 1.5 Jumlah Depo & Stock Point Per Cabang PT Indomarco Adi Prima (lanjutan) Region Cabang Jumlah Depo / Stock Point Total Region 2 Region 3 6. Bandung Semarang Yogyakarta Surabaya Jember Malang Denpasar Samarinda Banjarmasin Makassar Manado 18 TOTAL 1030 Untuk kendaraan operasional juga diterapkan kebijakan yang serupa yaitu dengan melakukan sewa kendaraan melalui sistem kontrak tahunan atau pembelian kendaraan. Jumlah dan jenis kendaraan operasional yang saat ini dikelola oleh PT Indomarco Adi Prima di masing-masing Cabang yaitu sebagai berikut : CABANG Tabel 1.6 Jenis & Jumlah Kendaraan Per Cabang PT Indomarco Adi Prima Kendaraan Roda 4 Milik Sendiri Sewa Total Kendaraan Roda 3 (Tossa) Milik Sendiri Sewa Total Kendaraan Roda 2 Milik Sendiri Sewa Total REGION 1 1. Medan Pekanbaru Padang Palembang Bengkulu Bandar Lampung Pontianak Sub Total : REGION 1 1. Jakarta Jakarta Bekasi Tangerang Bogor Bandung

8 Tabel 1.6 Jenis & Jumlah Kendaraan Per Cabang PT Indomarco Adi Prima (lanjutan) Kendaraan Roda 3 Kendaraan Roda 4 Kendaraan Roda 2 (Tossa) CABANG Milik Sendiri Sewa Total Milik Sendiri Sewa Total Milik Sendiri Sewa Total 7. Semarang Yogyakarta Sub Total : REGION 1 1. Surabaya Jember Malang Denpasar Samarinda Banjarmasin Makassar Manado Sub Total : TOTAL : Sumber Daya Teknologi Sejalan dengan perkembangan teknologi & usaha untuk selalu memenuhi tuntutan kepuasan konsumen & prinsipal, maka PT Indomarco Adi Prima melakukan beberapa pengembangan dalam bidang teknologi secara internal dan eksternal. Pengembangan yang sedang dilakukan untuk internal yaitu melalui implementasi program ERP SAP & MARS secara nasional untuk menggantikan program tailor made PPS yang sudah ada sebelumnya. Dengan adanya implementasi SAP tersebut kedepannya diharapkan akan semakin mempermudah dalam transaksi dan mendapatkan pertukaran informasi antara PT Indomarco Adi Prima & principal-prinsipal dalam grup Indofood. Berikut ini gambar mengenai hierarki sistem yang digunakan oleh PT Indomarco Adi Prima. 8

9 Logistics TMS, FMS SAP Manhattan Head Office SAP Branch SAP SAP SAP Depo / Stock Point MARS MARS MARS MARS MARS MARS Gambar 1.2 Hierarki Sistem Yang Digunakan PT Indomarco Adi Prima Untuk mempermudah jajaran sales dalam melaksanakan tugasnya, salesman dibekali dengan perangkat PDA (Personal Data Assistant). Proses pesanan para pelanggan diproses oleh salesman menggunakan PDA tersebut. Dengan beberapa pelanggan terutama dengan pelanggan kategori modern market, PT Indomarco sudah mulai mengembangkan kerjasama dalam bentuk sistem order secara online Sumber Daya Mitra Kerja Untuk mendukung kegiatan operasionalnya, PT Indomarco Adi Prima memiliki kerjasama dengan beberapa mitra kerja. Masing-masing Cabang mempunyai mitra kerja yang dapat berbeda satu sama lain karena Cabang diberi kebijakan untuk dapat menentukan mitra kerja sesuai kebutuhan yang ada. Hubungan dengan mitra kerja tersebut ditujukan agar 9

10 mempermudah operasional & Cabang dapat tetap fokus pada bisnis utamanya yaitu dalam mencapai target penjualan yang disepakati. Secara umum jenis mitra kerja yang saat ini terlibat dalam operasional Cabang PT Indomarco Adi Prima yaitu sebagai berikut. Tabel 1.7 Mitra Kerja Cabang PT Indomarco Adi Prima Bidang Kerja Mitra Kerja 1. Perbaikan & Pemeliharaan Kendaraan a. Bengkel Internal atau b. Kerjasama dengan bengkel luar dalam bentuk kontrak pemeliharaan 2. Transaksi Perbankan a. Bank BCA b. Bank Mandiri 3. Kebersihan Gudang Depo & Stock Point a. ISS (Wilayah Jabotabek & Bandung) atau b. Tenaga kebersihan internal atau Sistem Kontrak dengan penyedia jasa kebersihan lokal 4. Pengiriman Barang ke Depo / Stock Point (Outsourcing) a. TRAC (Astra Rent Car) atau b. Sesuai ketersediaan ekspedisi Sumber Daya Finansial Sumber pendanaan PT Indomarco Adi Prima selain berasal dari hasil usaha yang dijalankan juga diperoleh dari subsidi oleh PT Indofood Sukses Makmur. Dalam beberapa hal terkait pengadaan infrastruktur maupun perlengkapan & peralatan penunjang operasional harus mendapat persetujuan dari jajaran manajemen kantor pusat PT Indomarco Adi Prima dan PT Indofood Sukses Makmur. Cabang selain menanggung beberapa biaya operasional internalnya juga menanggung biaya operasional kantor pusat PT Indomarco Adi Prima yang dibebankan kepada masing-masing Cabang secara proporsional sesuai kebijakan yang ditentukan kantor pusat. Meski demikian, tiap Cabang mempunyai tanggung jawab dalam menentukan kebijakan keuangannya masing-masing yang akan mempengaruhi kondisi keuangannya. Secara nasional, rata-rata penjualan sepanjang 6 (enam) bulan di akhir tahun 2007 dari total seluruh Cabang mencapai lebih dari 900 milyar/bulan. Berikut ini contoh laporan rugi laba & laporan keuangan neraca dari salah satu Cabang PT Indomarco Adi Prima yaitu Cabang Bengkulu. 10

11 Tabel 1.8 Laporan Keuangan Neraca Rugi Laba Cabang Bengkulu PT Indomarco Adi Prima CABANG BENGKULU PT. INDOMARCO ADI PRIMA NERACA RUGI LABA Untuk masa 12 bulan yang berakhir pada 31 Desember 2007 dan 2006 (Dinyatakan dalam Rupiah penuh) Hasil Penjualan 72,859,010,110 63,011,734,000 Harga Pokok Standar (64,695,335,993) (56,434,744,000) Alokasi Price Variance (1,672,827,144) (1,326,348,856) Harga Pokok Aktual (66,368,163,137) (57,761,092,856) Gross Margin 6,490,846,973 5,250,641,144 Biaya Variabel Freight in Gudang Induk (1,859,868,258) (1,088,750,000) Alokasi Freight in HO 0 0 Freight Cabang, Handling, & Packing (697,759,894) (569,837,000) Insentif Karyawan (23,260,717) (34,208,000) Biaya Piutang Tidak Tertagih (72,559,009) (58,012,000) Biaya Barang Rusak / Hilang (290,200,918) (228,046,000) Biaya Tender 0 0 Biaya Variabel Lainnya (10,605,882) (11,404,000) Jumlah Biaya Variabel (2,954,254,678) (1,990,257,000) Biaya Periodik Tipe A (1,186,239,591) (1,122,687,000) Biaya Periodik Tipe B (1,714,383,417) (1,510,873,000) Jumlah Biaya Periodik (2,900,623,008) (2,633,560,000) Laba (Rugi) Operasional 635,969, ,824,144 Alokasi Biaya Bunga (126,097,518) (116,027,000) Pendapatan Lain-Lain 4,558,068 3,991,005 Biaya lain-lain (12,144,593) (10,942,666) Laba (Rugi) Kotor 502,285, ,845,483 Alokasi HO Alokasi Biaya Variabel HO (48,236,711) (35,625,411) Alokasi Biaya Periodik HO (675,064,123) (690,183,000) Alokasi Lain-Lain HO 609,725, ,042,000 Jumlah Alokasi HO (113,575,727) (199,766,411) Laba (Rugi) Bersih 388,709, ,079,072 11

12 Tabel 1.9 Laporan Keuangan Neraca Cabang Bengkulu PT Indomarco Adi Prima CABANG BENGKULU PT. INDOMARCO ADI PRIMA NERACA Per Tanggal 31 Desember 2007 dan 2006 (Dinyatakan dalam Rupiah penuh) Aktiva Lancar Kas & Bank 2,264,879,056 2,478,980,796 Piutang Dagang 7,233,445,219 7,663,105,758 Piutang Lain-Lain 575,374, ,975,266 Persediaan Barang 8,833,179,594 7,957,568,568 Uang Muka 105,518,788 87,999,990 Biaya & Pajak Dibayar Dimuka 6,372,971 5,424,508 Total Aktiva Lancar 19,018,770,041 18,654,054,886 Aktiva Tetap & Lainnya Total Aktiva Tetap 2,647,371,199 2,606,411,699 Total Akumulasi Penyusutan (1,819,049,283) (1,851,807,758) Nilai Buku Aktiva Tetap 828,321, ,603,941 Total Aktiva Lain-Lain 696,139, ,346,468 Total Aktiva Tetap & Lain-Lain 1,524,461,410 1,370,950,409 TOTAL AKTIVA 20,543,231,451 20,025,005,295 Passiva Lancar Pajak Yang Masih Harus Dibayar 9,664,638 8,959,137 Hutang Dagang 42,357,950 31,100,026 Kewajiban Jangka Pendek Lainnya 182,302, ,141,642 Total Passiva Lancar 234,325, ,200,805 Inter Company Account 0 0 HO Account 4,862,030,546 4,451,559,253 Balance Items -HO Account 15,058,166,154 15,058,166,165 Laba / (Rugi) Tahun Berjalan 388,709, ,079,072 Total Inter Company Account 20,308,906,217 19,813,804,490 TOTAL PASSIVA 20,543,231,451 20,025,005,295 12

13 1.5 Pelanggan Secara garis besar, pelanggan PT Indomarco Adi Prima dibagi menjadi 2 (dua) segmen yaitu Traditional Market (Wet Market) dan Modern Market (High Class Outlet). Dari tiap segmen pelanggan tersebut PT Indomarco Adi Prima kemudian mengklasifikasikannya lagi berdasarkan tipe outlet seperti yang dapat dilihat pada tabel 1.10 berikut. Tabel 1.10 Pembagian Klasifikasi Tipe Outlet Oleh PT Indomarco Adi Prima Klasifikasi Tipe Outlet Keterangan 1. Sub Distributor a. Grosir Inti b. Distributor Wilayah Pedagang yang diberi potongan khusus & hak untuk mengelola produk PT IAP di wilayah tertentu 2. Key Wholesaler Star Outlet Pedagang besar yang sebagian besar menjual barangnya kepada pengecer atau wholesaler 3. Wholesaler Wholesaler Pedagang yang sebagian besar penjualannya dilakukan secara partai kepada pengecer & terkadang langsung ke konsumen 4. Retailer a. Kelontong b. Kaki Lima c. Warung Kopi d. Depot Makanan/Minuman 5. Supermarket a. Hipermarket b. Supermarket c. Minimarket d. Department Store 6. Institusi a. Hotel/Restoran/Kantin b. Apotik/Toko Obat c. Toko Kosmetik/ Salon Kecantikan d. Koperasi/Pabrik/ Supplier e. Rumah Sakit Pedagang dimana pembelinya melakukan pelayanan sendiri (swalayan), harga pasti, barang tersusun rapi & pembayaran dilakukan di 'check out counter' Sampai dengan bulan akhir bulan Maret 2008, total outlet secara nasional yang sudah ditangani PT Indomarco Adi Prima sudah mencapai Outlet. Tabel 1.11 berikut ini menggambarkan jumlah Outlet yang ditangani oleh masing-masing Cabang. 13

14 Tabel 1.11 Jumlah Outlet Yang Ditangani Tiap Cabang Region Cabang Jumlah Outlet Yang Ditangani Total 1. Medan 12, Pekanbaru 7, Padang 5,272 Region 1 4. Palembang 8,150 50, Bengkulu 3, Bandar Lampung 8, Pontianak 5, Jakarta 1 5, Jakarta Bekasi 7,845 Region 2 4. Tangerang 8, Bogor 7,720 84, Bandung 14, Semarang 19, Yogyakarta 20, Surabaya 23, Jember 9, Malang 24,970 Region 3 4. Denpasar 8, Samarinda 5,865 86, Banjarmasin 4, Makassar 6, Manado 2,813 TOTAL 221, Lingkup Bidang Usaha Seperti yang telah diutarakan bahwa PT Indomarco bergerak dalam bidang distribusi baik bagi grup Indofood maupun prinsipal non Indofood. Fokus utama yang dijalankan PT Indomarco saat ini ditujukan untuk mendukung peningkatan penjualan grup produk Indofood, namun dengan tetap tidak mengesampingkan potensi pengembangan penjualan produk pihak ketiga. Produk dari masing-masing prinsipal mempunyai pola penjualan yang berbeda di masingmasing Cabang tergantung karakteristik di masing-masing daerah. Berikut ini prinsipalprinsipal yang termasuk dalam grup Indofood: 1. PT Indofood Sukses Makmur Noodle Division 2. PT Indofood Sukses Makmur Food Ingredient Division 14

15 3. PT Indosentra Pelangi 4. PT Nestle Indofood Citrarasa Indonesia 5. PT Buana Distrindo 6. PT Bogasari Flour Mill 7. PT Indofood Fritolay Makmur 8. PT Indolakto 9. PT Salim Ivomas Pratama 10. PT Total Chemindo Loka 11. PT Inti Detergent Sumatra 12. PT Gizindo Prima Nusantara 13. PT Nissinmas Prinsipal-prinsipal non grup Indofood yang menyalurkan produk-produknya melalui PT Indomarco Adi Prima yaitu berikut ini. 1. PT Quaker Oatmeal 2. PT Uni-Charm Indonesia 3. PT Masterfood Indonesia 4. PT Sari Wangi AEA 5. PT Satelit Sriti 6. PT Unichem Candi Industri 1.7 Proses Bisnis Proses bisnis utama yang terdapat di Cabang PT Indomarco Adi Prima yaitu seluruh kegiatan yang dilakukan untuk menghasilkan pelayanan kepada pelanggan. Bisnis utama tersebut didukung oleh beberapa proses bisnis pendukung lain yang berfungsi untuk memastikan kelancaran jalannya bisnis utama Cabang. Bisnis utama Cabang PT Indomarco Adi Prima dimulai dari tahap kunjungan salesman ke outlet sesuai RPS (Rencana Perjalanan Salesman), proses order barang, kemudian dilanjutkan pengecekkan over due piutang outlet dan pengiriman barang oleh Depo/Stock 15

16 Point. Masing-masing Sales Manager menangani outlet berdasarkan cakupan wilayah & kategori outlet. Dari tahapan diatas arus informasi yang terjadi pada cabang dapat digambarkan sebagai berikut. Proses Mutasi Inventory Update Inventory Update Proses Sales Return Update Update Proses Order/Sales Info Proses Delivery Update Account Receivable Info Update Proses Expense Update Proses Delivery Cost & Exp Proses Collection Gambar 1.3 Arus informasi Transaksi Pada Bisnis Utama Cabang PT Indomarco Adi Prima Proses Sales / Order & Return Proses order / sales Canvass dan retur dapat dilakukan dengan mempergunakan PDA. Dalam bisnis proses sales & return didalamnya terdapat beberapa aktivitas pendukung sebagai berikut. 1 Route management 2 Ordering system 3 Canvass system 4 Credit Limit & overdue check 5 Pricing structure 6 Discount scheme (Item, Customer/Item, Mix Item) 7 Order on hold for over credit limit/overdue 8 Inventory Check 16

17 Proses Sales / Order Tabel 1.12 Urutan Bisnis Proses Sales / Order Cabang PT Indomarco Adi Prima No Deskripsi Singkat 1 Input Sales Order (SPL) yang sudah diperiksa oleh SS ke dalam system / Upload data Sales Order 2 Cetak edit list Sales Order (SPL) yang telah diinput 3 Cetak Sales Order On Hold karena over limit / overdue untuk minta approval 4 Release Sales Order On Hold sesuai yang diapprove 5 Cetak Invoice & Daftar PCOD bila ada Invoice yg TOP-nya 0 hari / cash ( dan Faktur Pajak Standar bila customer PKP ) 6 Melakukan Edit / Cancel Invoice atas pengiriman yg tidak sesuai dengan faktur / invoice atau yg Yang melakukan Sales Service Sales Service Sales Service Sales Service Sales Service Sales Service ditolak toko 7 Posting Invoice Sales Service Yang Bertanggung jawab SPO/ OS / OM SPO/ OS / OM SS / SM / BM SPO/ OS / OM SPO/ OS / OM SPO/ OS / OM SPO/ OS / OM Input Sales Order (SPL) / Data Sales Order SPL yg sudah diinput / diupload Data Sales Order On Hold Sales Order On Hold list yang sudah diapprove Sales Order ( SPL ), termasuk Sales Order On Hold yang sudah diapprove Invoice / Faktur dan informasi penolakan dari chief delivery Data Invoice / Faktur Output Sales Order (SPL) yg sudah diinput / diupload Print out edit list SPL Sales Order On Hold list untuk diapprove / ditolak Data Sales Order on hold yang telah direlease Invoice / Faktur Daftar PCOD SLnD Return Memo Invoice Cancel Reprint Invoice Sales report, bukti setoran Proses Return Tabel 1.13 Urutan Bisnis Proses Return Cabang PT Indomarco Adi Prima No Deskripsi Singkat Yang melakukan 1 Input Permohonan Sales Return Sales ( P2R ) yang sudah disetujui Service oleh SS/ SM / BM ke dalam sistem 2 Cetak edit list Permohonan Sales Sales Return ( P2R ) yang telah Service diinput Yang Bertanggung jawab SPO/ OS / OM SPO/ OS / OM Input Permohonan Sales Return (P2R) Permohonan Sales Return (P2R) yg sudah diinput Output Permohonan Sales Return (P2R) yg sudah diinput Print out edit list Permohonan Sales Return (P2R) 17

18 3 P2R yang akan ditarik barangnya dari toko diproses bersamaan pengiriman barang dengan SLnD ( RKAB ) SPO/ Godown Clerk / Chief Delv. 4 Edit Quantity dan Harga P2R Sales Service 5 Cetak NKR ( termasuk Nota Retur bila pelanggan PKP ) 6 Berdasarkan P2R yang telah dilakukan sortir fisik barang, update kondisi ( baik / rusak ) dan keterangan kerusakan barangnya 7 Posting NKR & mencetak Rekap Barang Rusak & Baik per produk Sales Service Godown Clerk Godown Clerk GS / LM SPO/ OS / OM SPO/ OS / OM GS / LM SPO/ GS / LM Data Permohonan Sales Return (P2R) Data Permohonan Sales Return (P2R) Data Permohonan Sales Return ( P2R ) NR Data Permohonan Sales Return SLnD (RKAB) Data Permohonan Sales Return (P2R) yg sudah diedit NKR Register / Daftar NKR Data Permohonan Sales Return ( P2R ) ( P2R ) yg sudah diinput hasil sortirnya Data Permohonan Sales Return ( P2R ) Rekap Barang Rusak & Baik per produk Proses Penagihan Piutang (Account Receivable Collection) Proses transaksi penerimaan pembayaran secara cash atau giro, proses giro cair atau giro tolak dan fungsi monitoring piutang. Dalam bisnis proses penagihan piutang didalamnya terdapat beberapa aktivitas pendukung sebagai berikut. a. Cash / giro receipt b. Giro cair / giro tolak c. Tukar Faktur d. Others income/expenses e. AR monitoring Tabel 1.14 Urutan Bisnis Proses Penagihan Piutang PT Indomarco Adi Prima No Deskripsi Singkat 1 Buat Daftar Tagihan ( RRP ) per Salesman sesuai dengan Rute Kunjungan Salesman & siapkan dokumen tagihannya Yang melakukan Collection Yang Bertanggung Input jawab SPO/ OS / OM Rute Kunjungan Salesman Dokumen Tagihan Output 18

19 2 Siapkan dokumen tagihan tambahan dan entry tambahan dokumen penagihan (bila ada) Collection 3 Cetak Daftar Tagihan ( RRP ) Collection 4 Serah terima dokumen penagihan & Daftar Tagihan ( RRP ) ke salesman, dan salesman melaksanakan penagihan ke toko 5 Menerima pengembalian dokumen penagihan & Daftar Tagihan, lalu melakukan entry / updating hasil penagihan tunai, giro, tanda terima faktur (bila ada), dan alasan faktur yang tidak tertagih 6 Cetak Edit list hasil penagihan dan lakukan cross check 7 Cetak Tanda Terima Setoran ( Slip Bukti Setoran ), tunai maupun giro 8 Melakukan Posting Hasil Tagihan Tunai 9 Cetak Daftar Transaksi Harian Collecton ( DTHC ) dan cross check dengan Slip Bukti Setoran 10 Berdasarkan hasil Daftar Transaksi Harian Collection (DTHC) dan Slip Bukti Setoran, lakukan proses dan cetak Bukti Bank Terima (BBT) Collection Collection Collection Collection Collection Collection Collection SPO/ OS / OM Dokumen Penagihan Tambahan SPO/ OS / OM Data Tagihan SPO/ OS / OM SPO/ OS / OM SPO/ OS / OM SPO/ OS / OM Dokumen Penagihan Daftar Tagihan Dokumen Penagihan yg kembali Daftar Tagihan ( RRP ) yg sudah diisi realisasi penagihannya Data Hasil Penagihan Data Hasil Penagihan SPO/ OS / OM Data Hasil Penagihan SPO/ OS / OM Data Hasil Penagihan SPO/ OS / OM DTHC dan Slip Bukti Setoran Daftar Tagihan ( RRP) Daftar Tagihan yang sudah ditandatangani Data Hasil Penagihan dan alasan faktur tak tertagih Edit List hasil penagihan Slip Bukti Setoran (Tunai maupun Giro) Hasil Posting Tagihan Daftar Transaksi Harian Collecton ( DTHC ) Bukti Bank Terima ( BBT ) Proses Delivery (Pengiriman Barang) Proses rekapitulasi atas invoice-invoice ke dalam satu pengiriman/delivery dan sebagai bukti permintaan barang ke gudang. Dalam bisnis proses delivery didalamnya terdapat beberapa aktivitas pendukung sebagai berikut. a. Delivery route b. Vehicle, Deliveryman, Driver c. Loading capacity check d. Van stock monitoring 19

20 No Tabel 1.15 Urutan Bisnis Proses Delivery Cabang PT Indomarco Adi Prima Deskripsi Singkat Yang melakukan 1 Penerimaan dan Pengelompokan Faktur dari Sales Service Chief Delivery/ SPC 2 Pembuataan RKAB (Rekap Chief Delivery/ Kirim dan Ambil Barang) SPC Yang Bertanggung jawab GM/LM /OM GM / LM / OM Input SPL, Faktur Cash / Kredit Daftar Faktur SPL, Faktur Daftar Faktur 3 Pengeluaran Barang GK GK RKAB Picking List Output SPL,Faktur Cash / Kredit Daftar Faktur RKAB Picking list RKAB Barang 4 Pencatatan Kartu Bin GK GK RKAB Kartu bin 5 Penyerahan RKAB dan Faktur ke Delivery / Dropper Chief Delivery GM / LM / OM RKAB Faktur Cash / Kredit RKAB Faktur Cash / Kredit Daftar Faktur Daftar Faktur 6 Penyelesaian After Delivery Proses bisnis pendukung yang ada di Cabang yaitu sebagai berikut. 1. Sistem Keuangan 2. Sistem Personalia 3. Replenishment System (Sistem Pemesanan & Pemenuhan barang ke Depo / DC / Prinsipal) 4. Transfer stok (antar Depo / Stock Point dan antar Cabang), 5. Manajemen Pengelolaan Aktiva 6. Manajemen Pengelolaan barang rusak (Bad Stock) 7. Pengawasan Internal dan Pengolahan Data. 1.8 Tantangan Bisnis Berdasarkan data AC Nielsen pada awal tahun 2008 total jumlah outlet yang tersebar di seluruh Indonesia mencapai lebih dari outlet yang terdiri dari traditional market & modern market. Jadi untuk saat ini PT Indomarco Adi Prima baru mampu menggandeng 22 % dari potensi yang ada. Luasnya jangkauan distribusi & karakter konsumsi masyarakat yang berbeda-beda di seluruh Indonesia merupakan tantangan yang harus dihadapi Cabang- Cabang PT Indomarco Adi Prima. 20

21 Terdapat usaha terus-menerus terutama dari segmen modern market dalam pengembangan jumlah outlet yang mereka miliki. PT Indomarco Adi Prima mempunyai tuntutan yang cukup berat dalam meningkatkan kekuatan merek dari produk-produk-produk yang didistribusikan baik produk-produk grup Indofood maupun non grup melalui peran jajaran sales force-nya. Di balik peluang-peluang tersebut Cabang-Cabang PT Indomarco Adi Prima juga menghadapi berbagai kendala & keterbatasan baik secara internal maupun eksternal. Kendala secara internal seperti pada keterbatasan infrastruktur & fasilitas pendukung, kualitas SDM, dan kebijakan grup. Sedangkan dari eksternal diantaranya margin yang terus tergerus akibat kenaikan biaya operasional & persaingan yang makin ketat, kendala transportasi, dan promosi dari distributor pesaing yang lebih gencar & menarik. Cabang-Cabang PT Indomarco Adi prima perlu segera merespon tantangan-tantangan bisnis diatas agar dapat terus bertahan dalam menghadapi persaingan. PT Indomarco Adi Prima perlu segera menentukan ulang strategi & kebijakan yang digunakan sesuai dengan kondisi lingkungan yang terus bergerak dinamis agar mampu mengakomodir dalam memenuhi tuntutan pelanggan dan juga harapan dari shareholder. 1.9 Isu Bisnis PT Indofood Sukses Makmur selaku shareholder saat ini menganggap bahwa Cabang PT Indomarco Adi Prima belum mampu sepenuhnya memenuhi tuntutan yang diberikan yaitu meningkatkan kontribusi keuntungan yang dapat mempengaruhi keuntungan grup secara konsolidasi. Tuntutan PT Indofood Sukses Makmur untuk meningkatkan kontribusi keuntungan juga ditekankan pada seluruh prinsipal dalam grup Indofood. Prinsipal mengakomodir tuntutan tersebut dengan meningkatkan harga produk. Kenaikan harga produk dikarenakan kenaikan harga pokok penjualan akibat kenaikan harga hampir di seluruh bahan baku produksi dan didorong juga oleh belum efisiennya biaya distribusi. Adanya ketidakefisienan biaya distribusi selain karena kesalahan pihak prinsipal seperti 21

22 tidak teraturnya jadwal produksi juga disebabkan Cabang PT Indomarco Adi Prima belum mampu melakukan distribusi produk prinsipal secara efektif dan efisien. Cabang belum mempunyai ukuran yang jelas dalam menilai keberhasilannya sendiri, oleh karena itu Cabang tidak mengetahui apakah dalam mendistribusikan produk sudah sesuai dengan harapan Manajemen Kantor Pusat dan Manajemen Indofood. Tolok ukur yang sering digunakan oleh Cabang dalam mengukur performansinya yaitu kesesuaian antara AOP (Annual Operating Plan) dengan aktual realisasinya. Pengukuran pencapaian AOP hanya menyangkut hal-hal yang bersifat tangible seperti pencapaian penjualan & anggaran biaya, namun tidak mengukur dari sisi-sisi intangible seperti pengembangan SDM. Pengukuran terhadap pencapaian AOP tersebut tidak terstruktur secara jelas dan hanya menyangkut pada target jangka pendek saja. Aspek-aspek eksternal seperti kepuasan outlet dan prinsipal terhadap layanan yang diberikan kurang diperhatikan karena tidak terdapat pengukuran yang jelas akan hal tersebut. Cabang seringkali mengalami kesulitan dalam mengidentifikasi penyebab penurunan penjualan karena tidak terdapat kerangka yang tersedia untuk membantu mereka dalam menganalisis penyebabnya. Pengukuran dan pengawasan kinerja menjadi hal yang sangat penting bagi Cabang dalam memperbaiki kualitas layanan terhadap outlet dengan biaya yang kompetitif. Dengan pengukuran dan perbaikan kinerja yang konsisten serta benchmarking antar Cabang, maka akan membuat persaingan internal antar Cabang PT Indomarco Adi Prima menjadi lebih kompetitif. 22