BAB V SIMPULAN DAN SARAN. dalam mengelola persediaan barang dinilai sudah cukup efektif dan efisien. Hal ini

Transkripsi

1 BAB V SIMPULAN DAN SARAN V.1. Simpulan Dari hasil pemeriksaan operasional yang telah dilakukan penulis pada PT Indomarco Adi Prima yang ditempuh dengan melakukan wawancara, observasi, dan kuisioner serta pengujian-pengujian lainnya dapat disimpulkan bahwa perusahaan dalam mengelola persediaan barang dinilai sudah cukup efektif dan efisien. Hal ini dapat terlihat dari : 1. Adanya pemisahan antara fungsi gudang dengan fungsi penerimaan. Dimana fungsi gudang dilakukan oleh orang atau bagian yang berbeda dengan bagian yang melakukan fungsi penerimaan, yaitu apabila ada barang yang datang dari pemasok (principal) dengan disertai surat jalan atau SPB, maka bagian admin gudang melakukan cross-check dengan surat pesanan yang sudah dibuat perusahaan untuk nantinya dibuatkan BPB, baru diberikan ke pihak gudang fisik untuk bongkar muat barang. Dengan begini tidak terjadi perangkapan tugas oleh orang atau bagian yang sama sehingga fungsi gudang dan fungsi penerimaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. 2. Adanya pemisahan antara fungsi gudang dengan fungsi pengiriman. Dimana fungsi gudang dilakukan oleh orang atau bagian yang berbeda dengan bagian yang melakukan fungsi pengiriman, yaitu setiap pengiriman barang dilakukan dengan otorisasi dari pihak yang berwenang dan pihak gudang fisik menyiapkan barang yang akan dikirim untuk nantinya dikirim oleh driver 88

2 sehingga fungsi gudang dan fungsi pengiriman dapat berjalan dengan efektif dan efisien. 3. Prosedur pemesanan persediaan dilakukan berdasarkan penghitungan dan pencatatan yang nantinya akan menghasilkan suatu dokumen resmi yang sudah diotorisasi, begitu juga dengan prosedur pengeluaran persediaan dimana selalu dilakukan berdasarkan dokumen resmi yang sudah diotorisasi oleh pihak yang berwenang sehingga efektifitas dan efisiensi operasional perusahaan dapat berjalan dengan baik. 4. Adanya fasilitas yang memadai di dalam gudang yang dapat mendukung terciptanya keamanan dan kebersihan di gudang yang dapat dilihat dengan adanya fasilitas penerangan, ventilasi udara dan alat pemadam kebakaran yang cukup serta adanya pengawasan yang ketat terhadap siapa saja yang masuk ke gudang dan keluar masuknya barang dengan efektif. 5. Adanya dokumen yang dijadikan pedoman dalam melakukan penempatan persediaan barang di gudang, dimana pada dokumen (layout gudang) tersebut sudah digambarkan pengelompokkan barang berdasarkan principal sehingga barang tersusun secara teratur dan rapi. 6. Adanya rutinitas stock opname yang dilakukan secara teratur dan berkala untuk mengecek masa kadaluarsa dan kondisi barang agar tidak banyak ditemukan barang yang masa kadaluarsanya sudah lewat atau kondisinya sudah tidak layak jual sehingga usaha perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Walaupun demikian penulis masih menemukan hal-hal yang perlu diperbaiki untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi usaha perusahaan seperti : 89

3 1. Ketidaksesuaian antara dokumen PBR dengan fisik barang, begitu juga dengan pengiriman barang rusak tanpa disertai dokumen resmi, yang berakibat pada terjadinya selisih stock antara jumlah stock yang terdata pada komputer dengan jumlah yang ada secara fisik. Dan tidak adanya jadwal yang teratur terhadap pengiriman barang rusak yang mengakibatkan barang rusak di stock point menumpuk dan sangat mengganggu aktifitas operasional di stock point, serta tidak ada pemeriksaan terakhir di gudang cabang terhadap barang rusak yang dikirim dari depo yang berakibat pada ketidaksesuaian antara jumlah barang rusak dengan dokumen PBR dan terlewatnya barang yang kondisinya secara fisik masih layak jual sehingga menimbulkan inefektifitas dan inefisiensi. 2. Pengisian kartu bin tidak lengkap. Akibatnya pada saat dilakukan stock opname ditemukan jumlah fisik barang yang ada di gudang berbeda dengan jumlah stock yang tercatat di kartu bin. 3. Masih sering ditemukan selisih stock yang cukup besar (lebih dari Rp ,-), sehingga dapat berakibat pada perusahaan mengalami kerugian dan disini terlihat adanya inefisiensi. V.2. Saran Selain kesimpulan mengenai temuan-temuan yang telah dikemukakan di atas, juga akan disampaikan saran-saran yang diharapkan dapat berguna untuk perusahaan pada masa yang akan datang terutama dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi operasional perusahaan. Adapun beberapa saran perbaikan yang dapat dipertimbangkan perusahaan sebagai berikut : 90

4 1. Perusahaan memberikan arahan dengan tegas mengenai kedisiplinan dan ketelitian khususnya kepada semua petugas stock point pada saat melakukan pemeriksaan kondisi fisik dan jumlah barang rusak yang ada dimana semua petugas stock point yang bersangkutan harus ikut membantu proses pengecekan barang rusak yang ada sebelum dikirim ke depo, dan melakukan rutinitas pencatatan secara manual di sebuah memo atau semacamnya untuk setiap barang rusak yang ada di stock point yang nantinya dijadikan acuan untuk mempercepat proses pengecekan barang rusak agar nanti dapat langsung dicetak menjadi dokumen PBR dan dikirim ke depo beserta barang rusaknya. Dan juga harus dibuatkan jadwal pengiriman barang rusak yang teratur dimana dalam setiap minggunya, SPO harus mengontrol jumlah barang rusak yang ada di SP dan sehari sebelum barang rusak dikirim, SPO langsung menghubungi dan meminta pihak depo untuk mengambil barang rusak tersebut dan dikirim ke depo, serta harus dilakukan prosedur pencocokan oleh pihak gudang cabang terhadap barang rusak yang datang dari depo dengan tetap mengacu pada dokumen PBR. 2. Dengan memberikan arahan yang tegas kepada setiap petugas gudang fisik terutama kepada godown keeper dan pick-packer, dimana setiap godown keeper harus mengontrol atau mengendalikan pick-packernya masing-masing selama proses bongkar muat barang atau loading, dan setiap godown keeper harus selalu mengawasi cara kerja pick-packer dalam pengertian bahwa pick-packer harus selalu melakukan pengecekan dan penghitungan barang berdasarkan BPB yang dilampirkan. Apabila ditemukan kartu bin tidak lengkap atau tidak sesuai dengan jumlah barang secara fisik di gudang, maka yang harus bertanggungjawab adalah 91

5 godown keeper sehingga kedisiplinan terhadap pengendalian intern dapat terbentuk antara godown keeper dan pick-packer. 3. Dengan menciptakan pengendalian intern yang lebih baik terhadap lingkungan pengendalian yaitu dengan cara, sewaktu pihak gudang fisik sudah selesai memasukkan barang ke gudang maka BPB beserta surat jalan atau SPB langsung dikembalikan oleh pihak gudang fisik ke godown supervisor, nantinya godown supervisor akan langsung memberikan BPB dan surat jalan atau SPB tersebut ke admin gudang atau godown clerk untuk diupdate ke komputer agar stock yang terdata di komputer sama atau sesuai dengan stock di gudang fisik. Jika admin gudang belum menerima BPB dan surat jalan atau SPB dari godown supervisor, maka admin gudang tidak boleh sembarangan melakukan update stock ke komputer. Selain itu pihak gudang cabang harus memberikan arahan bahwa apabila terdapat barang rusak di SP yang datang dari retur outlet harus segera dilakukan pengecekan dan pencatatan hari itu juga ke catatan kecil sehingga pada saat barang rusak tersebut akan dikirim ke depo, SPO bisa langsung mengupdate ke komputer berdasarkan catatan kecil yang sudah dibuat sebelumnya dan mencetak dokumen PBR untuk disertakan pada waktu pengiriman barang rusak ke depo. 92