BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 1.1 Sejarah Singkat PT Anugrah Argon Medica Indonesia merupakan salah satu negara terbesar di dunia yang memiliki potensi pasar besar dengan lebih dari 200 juta orang dari Sabang sampai Merauke. Pertumbuhan penduduk yang tinggi dan transformasi sosial di dalam dekade terakhir telah membawa tantangan pasar baru yang dinamis untuk industri farmasi di saat yang sama, membuka peluang baru bagi para pemain bisnis. Sejak awal PT Dexa Medica, kita telah membayangkan peran penting dari operasi distribusi kami dalam meliput dan membangun hubungan baik dengan pelanggan ritel kami. Dan pada tahun 1980, Menteri Kesehatan Indonesia memperkenalkan peraturan baru menyatakan bahwa distribusi atau operasi grosir dari perusahaan farmasi harus dilakukan oleh badan hukum yang terpisah. Ini adalah awal dari PT Anugrah Argon Medica. Peraturan Pemerintah ini yang baru menciptakan kesempatan bagi AAM untuk mendistribusikan produk tidak hanya Dexa Medica, tetapi juga lebih banyak principal lainnya - perusahaan lokal dan asing. Kami memiliki kebijakan untuk memperlakukan masing-masing principalsama dan adil. Mulai pada tahun 1980, AAM mereposisi bisnis dari usaha perdagangan untuk menjadi distributor produk farmasi fisik dengan cakupan nasional di tahun Mengantisipasi dinamika pasar farmasi, pada tahun 2001 hingga 2003, AAM mengembangkan Distribusi Terpadu dan Advanced Sistem TI.

2 42 Kompetensi Pengembangan Pasar pada tahun 2005, Pengetahuan Organisasi pada tahun 2006, Supply Chain dan Total Quality Management pada tahun 2008, dan AAM meningkatkan kompetensi Customer Relationship Management pada tahun Selain itu, pada tahun 1993, peraturan pemerintah yang lain memperbolehkan perusahaan distribusi untuk mengimpor produk jadi dan mendaftar sebagai mitra lokal dari setiap perusahaan asing. Oleh karena itu, untuk mengantisipasi era globalisasi, AAM menyadari pentingnya meningkatkan kemampuan dan keberadaan sebagai salah satu perusahaan distribusi terkemuka di Indonesia. Sejalan dengan kemajuan teknologi dan infrastruktur di Indonesia kami telah berkomitmen untuk terus meningkatkan layanan kami kepada pelanggan kami danprincipal. Setiap cabang sudah terkomputerisasi dan terhubung dengan Kantor Pusatdengan operasi modem yang memungkinkan kami untuk menyediakan sistem informasi yang komprehensif untuk penggunaan yang berbeda dari stakeholder internal dan eksternal. Cakupan kami sepenuhnya sejalan dengan prinsipal kami untuk menyediakan barang sedekat mungkin ke outlet. Cakupan intensif inidilakukan oleh 33 kita gudang ritel, 5 kantor penjualan, 4 kantor perwakilan, dan 2 pusat distribusi. Bersama dengan komitmen principal kami, kami yakin bahwa jaringan distribusi AAM akan menjawab kebutuhan riil distribusi farmasi dan perusahaan kesehatan yang terkait dengan perawatan untuk pasar Indonesia. Kemajuan yang terus-menerus ini menunjukkan komitmen AAM dalam memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan dan mitra bisnis.

3 43 Komitmen AAM untuk implementasi Total Quality Management ini terbukti dari mendapatkan sertifikasi standar di tahun 2008, seperti: ISO 9001:2008 & PDB Standar, sesuai dengan WHO Technical series no. 937, tahun Struktur Organisasi PT Anugrah Argon Medica Distribution Center pada PT. Anugrah Argon Medica dikepalai oleh seoran g DistributionCenterExecutive atau setara dengan kepala cabang yang bertanggung jawab kepada Logistic Operation Manager (LOM). Berikut ini adalah struktur organisasi pada DistributionCenter: Gambar 3.1 Struktur Organisasi Distribution Center

4 44 Karyawan yang berada di DistributionCenter adalah sebagai berikut: Distribution CenterExecutive (DCE) 1 orang Distribution Center dikepalai oleh seorang DistributionCenterExecutive bertanggung jawab kepada LOM atas semua kegiatan yang terjadi di DistributionCenter. Apoteker Penanggung Jawab (APJ) 2 orang Berdasarkan peraturan Menteri Kesehatan nomor 918/MENKES/PER/X/1993 tentang Pedagang Besar Farmasi (PBF), pada bab III pasal 7 ayat 1 yang berbunyi: Kewajiban dimasksud dalam pasal 6 dipertanggung jawabkan oleh penanggung jawab teknis seorang Apoteker atau Asisten Apoteker yang mempunyai Surat Izin Kerja. Maka pada setiap gudang cabangnya, PT Anugrah Argon Medica memiliki satu orang Apoteker Penanggung Jawab. Apoteker penanggung jawab bertanggung jawab dalam mengontrol pesanan dari relasi. Pada DistributionCenter, ada dua orang APJ, yaitu APJ Alkes yang bertanggung jawab untuk produk-produk alat kesehatan dan APJ ethical yang bertanggung jawab untuk produk obat-obatan. Supervisor Gudang 1 orang Supervisor gudang bertanggung jawab atas semua kegiatan di dalam gudang, baik proses inbound maupun outbound di gudang. Supervisor gudang dibantu oleh seorang kepala gudang untuk mengatur kegiatan di dalam gudang.

5 45 Kepala Gudang 2 orang Kepala gudang mengepalai petugas gudang untuk mengatur tugas-tugas para petugas gudang. Kepala gudang melakukan pembagian PIC per principal, mengatur barang retur, dan mengontrol stok di dalam gudang. Kepala gudang pada DistributionCenter ada 2 orang, masing-masing untuk gudang ethical dan gudang consumer. Petugas gudang 20 orang Petugas gudang bertugas untuk melakukan kegiatan inbound dan outbound seperti bongkar muat barang, pickingorder, packing, dan sebagainya. Administrator Logistik (CIBA) 2 orang Adminstrator logistik (CIBA) bertugas untuk menginput pesanan khusus untuk produk dari principal CIBA. Administrator Logistik dan Umum 8 orang Administrator logistik bertugas untuk menginput pesanan dari para relasi untuk semua principal. Supervisor Ekspedisi 1 orang Supervisor ekspedisi bertanggung jawab untuk proses pengantaran produk kepada relasi. Supervisor ekspedisi bertugas untuk membagi rayon, rute dan jadwal pengantaran kepada masing-masing petugas ekspedisi. Petugas Ekspedisi 20 orang Petugas ekspedisi bertugas untuk mengantarkan barang kepada relasi menggunakan armada sepeda motor. Petugas ekspedisi merupakan karyawan outsourcing dari vendor ekspedisi.

6 46 Loper 4 orang Loper bertugas untuk membantu driver dalam mengantarkan barang menggunakan mobil. Driver 4 orang Driver bertugas untuk mengantarkan barang dengan menggunakan kendaraan roda empat (mobil). Satpam 4 orang Bertugas untuk menjaga keamanan gudang selama 24 jam dan mencatat kegiatan keluar masuk area gudang. Satpam juga melakukan pemeriksaan badan kepada setiap orang yang keluar dari gudang untuk memastikan tidak adanya pencurian. 1.3 Proses Bisnis di DistributionCenter Secara garis besar, proses bisnis yang terjadi di dalam Distribution Center adalah proses inbound dan outbound. Berikut ini adalah gambaran umum dari proses inbound yang terjadi:

7 47 Gambar 3.2 Proses Inbound Proses inbound diawali dari barang yang diantarkan oleh petugas ekspedisi. Petugas keamanan (satpam) akan mencatat mobil yang masuk ke dalam log book. Setelah itu petugas ekspedisi akan ditempatkan pada staging in. Sebelum memasukkan barang ke dalam staging in, petugas checker mengecek terlebih dahulu barangnya ketika diturunkan dari mobil. Pengecekan hanya dilakukan pada fisik dan packaging produk. Setelah itu barang kemudian dimasukkan ke dalam staging in dan kemudian petugas checker mengecek jumlah produk di dalam koli. Di dalam staging in juga disediakan alat timbangan untuk menimbang berat produk. Setelah petugas checker selesai melakukan pencatatan, dokumen pencatatan diserahkan kepada Kepala Gudang. Kepala gudang bertugas untuk mencocokkan antara hasil pencatatan BBM dengan dokumen DeliveryOrder. Bila sudah cocok, Kepala Gudang menandatangani lembar POD untuk diserahkan kembali kepada petugas ekspedisi. Kemudian Kepala Gudang menginput

8 48 jumlah barang yang masuk ke dalam sistem. Barang yang berada di dalam staging in kemudian dipindahkan ke dalam gudang dan diletakkan sesuai dengan nomor locator dan principalnya. Gambar 3.3 Proses Outbound Proses outbound diawali dari Purchase Order yang diberikan relasi ke salesman. Purchase Order tersebut kemudian diinput oleh salesman atau CSO yang bertugas ke dalam sistem. Petugas admin gudang akan melakukan orderapproval yang muncul pada sistem dan mencetak invoice (faktur penjualan) dan deliverysheet. Sistem akan secara otomatis mengeluarkan pickslip dan SKO (surat keterangan order) bila barang yang dipesan tidak ada stoknya. Pickslip akan diambil oleh petugas gudang untuk melakukan

9 49 picking di gudang. SKO (bila ada) akan diambil oleh petugas admin dan disertakan dengan invoice dan diberikan oleh petugas checker dan packing. Petugas checker dan picking akan melakukan cek antara invoice, pickslip, dan produk yang diambil. Setelah selesai di cek, produk akan di packing sesuai dengan ketentuannya disertai dengan invoice dan deliverysheet. Petugas checker kemudian akan serah terima dengan petugas ekspedisi di stagingout. Setelah itu, petugas ekspedisi mengirimkan produk kepada relasi. Setelah sampai di relasi petugas ekspedisi akan meminta tanda tangan dan stempel dari relasi pada invoice dan membawa lembar invoice yang asli kembali sebagai bukti tagihan. Lembar invoice asli yang telah ditanda tangan dan dicap oleh relasi akan diberikan kepada petugas admin di gudang. Petugas admin akan mengumpulkan semua lembar invoice asli dan diberikan kepada admin umum. 1.4 Permasalahan yang dihadapi saat ini Seiring dengan meningkatnya tingkat permintaan dari para relasi dengan rata-rata peningkatan sebesar 18% untuk semua kategori produk, meningkatnya jumlah relasi dan principal dimana pada tahun 2011 terdapat tambahan 2 principal baru sehingga diperlukan peningkatan kapasitas gudang untuk dapat melayani dan memenuhi permintaan dari para relasi. Oleh karena itu, sesuai dengan rencana strategisnya, PT. Anugrah Argon Medica saat ini berencana membangun sebuah infrastruktur gudang baru untuk menambah kapasitas gudangnya di kawasan Jakarta dan Tangerang. Dalam perencanaannya, pihak manajemen PT. Anugrah Argon Medica memberikan dua alternatif lokasi untuk pembangunan DistributionCenter baru di kawasan Jakarta dan Tangerang. Lokasi tersebut berada di daerah Cipondoh, Tangerang

10 50 dan Slipi, Jakarta Pusat. Lokasi yang dipilih diharapkan dapat sesuai dengan pertimbangan dan tujuan dari perusahaan.