Kata kunci: Sistem Nomor, Sistem Wilayah, Efektif, Kearsipan

Transkripsi

1 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP YANG EFEKTIF DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM WILAYAH UNTUK MEMPERMUDAH PENEMUAN KEMBALI ARSIP PADA KANTOR PELAYANAN PAJAK PRATAMA BANJARMASIN Linda Permanasari 1, Riswan Yunida 2, Rizki Nur Audina 3 1,2,3 lindapermanasari9@gmail.com 1, riswan@poliban.ac.id 2, rizkinuraudina@gmail.com 3 ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui gambaran tentang Perbandingan Sistem Nomor dengan Sistem Wilayah dan Sistem Abjad untuk Penyimpanan Arsip yang Efektif Guna Mempermudah Penemuan Kembali Arsip Pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Banjarmasin. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah jenis penelitian teknik analisis Deskriptif yaitu adalah suatu penelitian yang berorientasi pada upaya menggambarkan faktor yang mempengaruhi sesuatu fenomena sosial yang dijadikan objek kajian. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem penyimpanan arsip yang selama ini digunakan pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Banjarmasin yaitu sistem penyimpanan berdasarkan sistem nomor. Sistem nomor ini belum efektif, karena penyimpanan arsipnya berdasarkan nomor urutan perusahaan sehingga terdapat kesulitan dalam mengingat nomor urutannya. Dari hasil penelitian diatas sistem penyimpanan arsip yang efektif untuk dikembangkan pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Banjarmasin yaitu sistem penyimpanan berdasarkan wilayah dan Sistem Abjad. Kata kunci: Sistem Nomor, Sistem Wilayah, Efektif, Kearsipan PENDAHULUAN Latar belakang penelitian Dalam kegiatan organisasi terlepas dari surat menyurat dan dokumen sebagai pendukung vital pelaksanaan tugas, baik yang diciptakan maupun yang diterima. Surat dan dokumen yang disebut arsip tersebut merupakan bahan kerja, dalam rangka pencapaian tujuan. Bertumpuknya dokumen di atas keranjang dan sekitarnya menjadi pemandangan di sebagian perkantoran, kekhawatiran akan hilangnya dokumen penyebab menumpuknya dokumen di atas keranjang. Kondisi ini menyebabkan kantor menjadi kotor dan berantakan. Berdasarkan UU Republik Indonesia nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dari hasil pengamatan yang penulis lakukan di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Banjarmasin, selama ini pelaksanaan sistem nomor pada penyimpanan 245

2 arsip kurang efektif, karena dokumen yang di simpan di keranjang dan tempatnya tidak teratur, sehingga pencarian kembali arsip yang diperlukan jadi lamban dan banyak waktu yang terbuang. Hal ini dikarenakan masih kurang perhatian terhadap pengelolaan arsip. Berdasarkan uraian di atas, penelitian tertarik mengangkat judul tentang Sistem Penyimpanan Arsip yang Efektif Dengan Menggunakan Sistem Wilayah Untuk Mempermudah Penemuan Kembali Arsip pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Banjarmasin.Alasan penelitian mengangkat judul tentang kearsipan tersebut karena pada Kantor tersebut belum tepatnya sistem nomor untuk penyimpanan arsip yang efektif guna mempermudah penemuan kembali arsip pada kantor tersebut. Batasan Masalah Agar permasalahan ini tidak melebar jauh, penulis membatasi hanya membahas mengenai perbandingan sistem nomor dengan sistem wilayah untuk penyimpanan arsip yang efektif guna mempermudah penemuan kembali arsip pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Banjarmasin. Rumusan Masalah Rumusan Masalah dalam Penelitian ini adalah: 1. Bagaimana sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Banjarmasin selama ini? 2. Bagaimana sistem penyimpanan arsip yang efektif guna mempermudah penemuan kembali pada bagian kearsipan Kantor Pelayanan Pajak Pratama Banjarmasin? Tujuan Penelitian Tujuan Penelitian adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Banjarmasin. 2. Untuk mengetahui sistem penyimpanan arsip yang efektif guna mempermudah penemuan kembali pada bagian kearsipan Kantor Pelayanan Pajak Pratama Banjarmasin. Manfaat Penelitian Manfaat penelitian ini adalah: 1. Secara Praktis, hasil penelitian ini dapat menjadikan sumbangan pikiran dan masukkan sebagai pertimbangan dalam melakukan kegiatan kearsipan di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Banjarmasin. 2. Secara teoritis, sebagai bahan pengembangan ilmu administrasi khususnya manajemen kearsipan terutama dalam sistem penyimpanan arsip yang efektif untuk mempermudah penemuan kembali berkas-berkas dan dapat menambah wawasan dan pengetahuan mengenai sistem penyimpanan arsip. 246

3 KAJIAN TEORI Pengertian Kearsipan Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat sendiri. Menurut Barthos (2007), Pengertian Arsip yaitu suatu badan yang melakukan segala kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat yang mempunyai arti penting baik kedalam maupun keluar baik yang menyangkut soal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijakan dan sistem tertentu yang di pertanggungjawabkan. Pengertian Sistem Nomor Dan Sistem Wilayah Pengertian Sistem Nomor Sistem Nomor yaitu sistem kearsipan yang dalam penyimpanan dan penyusunan surat/ warkat dengan memakai nomor secara berurutan mulai nomor kecil sampai ke nomor besar. Pengertian Sistem Wilayah Sistem Wilayah yaitu sistem kearsipan yang berdasarkan kepada pengelompokkan menurut nama tempat baik tempat asal dari pengirim surat (surat masuk) maupun alamat tujuan surat (surat keluar). Pengertian Sistem Penyimpanan Menurut Agus dan Teguh (2015), pengertian sistem penyimpanan yaitu sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang di simpan dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan. Sistem Penyimpanan Arsip yang Efektif Pencapaian suatu tujuan secara tepat atau melihat tujuan-tujuan yang tepat dari serangkaian alternatif atau pilihan cara dan menentukan pilihan yang diinginkan dari beberapa pilihan lainnya. (Muhidin, 2009). Jadi yang dimaksud dengan sistem penyimpanan arsip yang efektif yaitu suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan, dengan menggunakan sistem tertentu untuk suatu tujuan pencapaian secara tepat dan sesuai untuk mengerjakan (menghasilkan) sesuatu dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga dan biaya. 247

4 Langkah Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip Menurut Agus dan Teguh (2015): Penyimpanan Arsip Sistem Nomor Sistem kearsipan yang dalam penyimpan dan penyusunan surat/warkat dengan memakai nomor secara berurutan mulai dari nomor kecil sampai ke nomor besar. a. Kelebihan sistem nomor: 1). Penyimpanan menjadi lebih teliti, cermat dan teratur. 2). Dapat digunakan untuk segala macam surat/ warkat/ dokumen. 3). Nomor dokumen dapat digunakan sebagai nomor referansi dalam korespondensi. b. Kelemahan sistem nomor: 1). Lebih banyak waktu digunakan untuk mengindeks. 2). Perlu ruangan yang luas dan peralatan yang memadai untuk menyimpan arsip yang banyak. 3). Banyaknya map untuk menyimpan surat-surat yang beraneka ragam dapat menimbulkan kesulitan. Penyimpanan Arsip Sistem Wilayah Sistem kearsipan yang berdasarkan wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat. Sistem ini banyak dipakai oleh kantor atau instansi yang mempunyai cabang/perwakilan dibeberapa daerah. a. Kelebihan sistem wilayah yaitu: 1). Apabila wilayah sudah diketahui, akan mempermudah mencari keterangan. 2). Apabila terjadi suatu penyimpanan bisa langsung diketahui. 3). Mudah dan cepat dalam penemuan bila nama tempat telah diketahui. 4). Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung, tanpa adanya bagian indeks. b. Kelemahan sistem wilayah yaitu: 1). Bisa terjadi kesalahan apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang letek geografis. 2). Di dalam surat/warkat tidak menulis alamat secara lengkap, sehingga menyulitkan petugas, karena itu petugas harus mengetahui letak geografis/wilayah. 248

5 3). Petugas sering mendapatkan kesulitan untuk mengetahui batas-batas wilayah, karena itu dibutuhkan buku petunjuk yang menggambarkan batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing cabang dan perwakilan. Penemuan Kembali Arsip Agar penemuan kembali arsip dapat terlaksana dengan cepat dan tepat pada waktu yang dibutuhkan, maka beberapa syarat yang harus ditaati adalah: 1. Kebutuhan pemakaian arsip atau surat harus diteliti dahulu dan sistemnya harus mudah diingat. 2. Harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan, disusunlah kata tangkap/ indeks sebagai pengenal. 3. Sistem penemuan arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat. 4. Sistem penemuan kembali arsip harus didukung oleh peralatan dan perlengkapan. 5. Selanjutnya sistem penemuan harus didukung oleh personil yang terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat dan tekun, suka bekerja, senang bekerja serta detail tentang informasi. METODE PENELITIAN Jenis Penelitian Menurut Sugiyono (2012) yang dimaksud dengan jenis penelitian deskriptif adalah suatu penelitian yang berorintasi pada upaya menggambarkan faktor yang mempengaruhi sesuatu fenomenal sosial yang dijadikan objek penelitian. Dengan metode penelitian tersebut, penelitian ini diharapkan dapat menggambarkan secara deskriptif mengenai sistem penyimpanan arsip pada ruang arsip Kantor pelayanan pajak pratama Banjarmasin. Objek Penelitian Objek penelitian adalah sistem penyimpanan arsip yang efektif dengan menggunakan sistem wilayah untuk mempermudah penemuan kembali arsip pada Kantor pelayanan pajak pratama Banjarmasin. Sumber Data Sumber data yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Data Primer Menurut Burns dan Bush (2003), data primer yaitu informasi khusus yang dikembangkan atau dikumpulkan oleh penulis untuk kepentingan proyek penelitian. Seperti pengamatan dan wawancara secara langsung mengenai 249

6 sistem penyimpanan arsip yang efektif dengan menggunakan sistem wilayah untuk mempermudah penemuan kembali arsip pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Banjarmasin. 2. Data Sekunder Menurut Sugiyono (2012), data sekunder yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung melalui media perantara (diperoleh dan dicatat dari pihak lain). Data sekunder dalam penelitian ini adalah sejarah perusahaan, data perusahaan, karyawan pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Banjarmasin. Variabel Penelitian Variabel adalah objek penelitian, atau apa yang menjadi titik perhatian suatu penelitian. Dalam penelitian ini terdiri dari dua variabel yaitu variabel bebas dan variabel terikat, 1. Variabel bebas adalah variabel yang menjadi sebab timbulnya atau berubahnya variabel terikat. Yang menjadi variabel bebas dalam penelitian ini adalah sistem wilayah. 2. Variabel terikat adalah variabel yang dipengaruhi atau yang menjadi akibat, karena adanya variabel bebas. Yang menjadi variabel terikat dalam penelitian ini adalah sistem nomor. Teknik Pengumpulan Data Dalam pengumpulan data yang diperlukan, penulis menggunakan teknik sebagai berikut: 1. Pengumpulan Data (field Research) Yaitu untuk mendapatkan data, penulis langsung mengadakan penelitian pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Banjarmasin. a. Wawancara Menurut Sugiyono (2010) wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit/kecil. b. Observasi Disamping wawancara, penelitian ini juga melakukan metode observasi. Menurut Sugiyono (2010) teknik pengumpulan data dengan observasi digunakan bila penelitian berkenaan dengan perilaku manusia, proses kerja, dan gejala-gejala alam bila responden yang diamati tidak terlalu besar. Teknik Analisis Data Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian adalah Teknik analisis non statistik kualitatif, yaitu penelitian yang tidak menggunakan rumusrumus statistik melainkan hanya menggambarkan permasalahan yang adauntuk 250

7 dipecahkan. Dalam penelitian ini peneliti hanya memberikan secara deskriptif mengenai sistem penyimpanan arsip yang ada pada ruang arsip Kantor Pelayanan Pajak Pratama Banjarmasin. PEMECAHAN MASALAH Sistem Penyimpanan Arsip yang digunakan pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Banjarmasin Sistem Penyimpanan arsip yang selama ini digunakan pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Banjarmasin adalah dengan menggunakan sistem nomor yang di rasa belum efektif, dilihat dari banyaknya berkas yang masih berserakan dan ada yang di simpan di dalam keranjang karena dalam pelaksanaan pekerjaannya yang lebih teliti, cermat dan teratur sehingga pencarian kembali berkas memerlukan waktu yang lama. Adapun penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem nomor adalah dalam hal penyimpanan dan penyusunan surat/warkat dengan memakai nomor secara berurutan mulai dari nomor kecil sampai ke nomor besar. Dapat dilihat dari kelebihan sistem nomor sebagai berikut Penyimpanan arsip menjadi lebih teliti, cermat dan teratur, dapat digunakan untuk segala macam surat/warkat/dokumen dan nomor dokumen dapat digunakan sebagai nomor referansi dalam korespondensi. Sedangkan Kelemahan dari sistem nomor sebagai berikut lebih banyaknya waktu yang terbuang dalam hal mengindeks, perlunya ruangan yang luas dan peralatan yang memadai untuk menyimpan arsip yang banyak dan banyaknya map untuk menyimpan surat-surat yang beraneka ragam dapat menimbulkan kesulitan dalam pencarian kembali arsip. Sistem Penyimpanan Arsip yang Efektif Untuk Bagian Kerasipan pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Banjarmasin Berdasarkan penemuan kembali arsip, maka dapat dicermati suatu keberhasilan arsip dengan angka kecermatan. Selain angka kecermatan penilaian suatu arsip dapat digolongkan berdasarkan: 1. Prinsip manfaat Dengan penilaian yang dilakukan secara teratur memungkinkan dapat dicek pada setiap saat, sehingga dapat diketahui, apabila apa yang dilaksanakan oleh sistem kearsipan masih dapat dipertahankan keberlangsungannya. 2. Prinsip kecepatan Penilaian tentang kearsipan yang baik, apabila waktu kecepatan dalam penemuan kembali warkat/berkas yang diperlukan terjamin. Selama kecepatan dalam penemuan kembali dokumen yang diperlukan masih memenuhi standar minimal, maka masih dapat dipertahankan. Dengan demikian kearsipan pada organisasi yang bersangkutan masih cukup baik. 251

8 3. Prinsip efisiensi Penilaian suatu kearsipan merupakan suatu keputusan tentang apakah kearsipan yang dilaksanakan baik sehingga dapat dipertahankan, ataukah tidak baik sehingga perlu diadakan perubahan. Apabila kearsipan yang dilaksanakan mempunyai tingkat yang efisien, maka kearsipan yang dilaksanakan cukup baik. Sedangkan untuk angka kecermatan, berdasarkan tabel volume penemuan kembali arsip maka dapat dihitung berdasarkan rumus. Angka kecermatan = Jumlah warkat tidak ketemu Jumlah warkat ketemu 100 % Agar penyimpanan arsip pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Banjarmasin lebih efektif sebaikanya menggunakan sistem wilayah dan sistem abjad, karena sistem wilayah adalah sistem kearsipan yang berdasarkan letak geografis dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat, sedangkan sistem abjad adalah sistem penyimpanan berdasarkan abjad alfabet, yang disusun mulai dari A sampai Z, dan seterusnya. Adapun kelebihan dari sistem wilayah sebagai berikut apabila wilayah sudah diketahui akan mempermudah dalam mencari keterangan yang diinginkan, apabila terjadi suatu penyimpanan bisa langsung diketahui alamat suratnya, mudah, tepat dan cepat dalam penemuan bila nama tempat telah diketahui petugas kerasipan, dan merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung, tanpa adanya bagian indeks. Sedangkan kelemahan dari sistem wilayah sebagai berikut bisa terjadi kesalahan apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang letak geografis/wilayah, apabila di dalam surat/warkat tidak menulis alamat secara lengkap sehingga menyulitkan petugas dalam mengetahui letak geografis/wilayah, dan petugas sering mendapatkan kesulitan untuk mengetahui batas-batas wilayah, karena itu dibutuhkan buku petunjuk yang menggambarkan batas wilayah. PENUTUP Kesimpulan Berdasarkan hasil pembahasan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Kantor Pelayanan Pajak Pratama Banjarmasin secara fungsional merupakan suatu instansi yang bergerak dibidang perpajakan yaitu dalam kegiatan operasional pelayanan di bidang pajak penghasilan, pajak petambahan nilai, pajak penjualan atas barang mewah, dan pajak tidak langsung lainnya serta pajak bumi dan bangunan. 2. Selama ini sistem penyimpanan arsip yang dipakai oleh Kantor Pelayanan Pajak Pratama Banjarmasin yaitu sistem penyimpanan arsip berdasarkan 252

9 nomor. Sistem penyimpanan arsip yang selama ini diterapkan dirasa belum efektif, karena berkas-berkas masih ada yang disimpan didalam keranjang sehingga pencarian kembali berkas-berkas yang diperlukan jadi lamban dan banyak waktu yang terbuang. 3.Untuk pemecahan masalah tersebut pada ruang arsip Kantor Pelayanan Pajak Pratama Banjarmasin sebaiknya menggunakan sistem wilayah dan sistem abjad sebagai alternatif dari kondisi tersebut. Saran-saran Sehubungan dengan kesimpulan di atas, dapat dikemukakan saran-saran sebagai berikut: 1. Pada sistem penyimpanan arsip masih terdapat kekurangan terutama dalam penemuan kembali berkas yang memerlukan waktu lama, sehingga penggunaan sistem nomor belum efektif. diharapkan pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Banjarmasin menggunakan sistem wilayah dan sistem abjad karena sistem wilayah dan sistem abjad dalam penyimpanannya secara langsung, tanpa adanya bagian indeks, lebih mudah dan cepat dalam penemuan kembali arsip. 2. Sebaiknya pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Banjarmasin khususnya bagian kerasipan dapat memperhatikan lagi dalam sistem kearsipan dan penyimpanannya agar lebih tertata dengan baik dan benar. DAFTAR PUSTAKA Agus dan Teguh Manajemen Kearsipan Modern, Yogyakarta: Penerbit Gaya Media. Amsyah Manajemen Kearsipan, Jakarta: Penerbit PT Gramedia Pustaka Utama. Fitriadi, Ahmad Sistem Kearsipan Dalam Menunjang Efisiensi Kerja Pada PT Adhiguna Putera Cabang Banjarmasin Tugas Akhir Pada Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Banjarmasin: tidak diterbitkan. Hartatik, Siti Pengadaan Petugas Pengelolaan Arsip Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Banjarmasin Tugas Akhir Pada Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Banjarmasin: tidak diterbitkan. Rahmah, Siti Prosedur Pengelolaan Arsip Untuk Meningkatkan Efektivitas Kerja Pada PT Citra Karunia Illahi Banjarmasin Tugas Akhir Pada Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Banjarmasin: tidak diterbitkan. Sugiyono, Metode Penelitian Bisnis. Bandung: CV Alfabeta. Tim Penyusun, Buku Pedoman Penyusun Laporan PKL & Tugas Akhir. Banjarmasin : Jurusan Administrasi Bisnis. 253