Panduan Penggunaan Aplikasi Expedisi versi 2016 dan dokumentasi program

Transkripsi

1 1 Panduan Penggunaan Aplikasi Expedisi versi 2016 dan dokumentasi program Klik icon Expedisi 2 kali, maka akan tampil username dan password untuk masuk ke program aplikasi itu. Nama Login : admin Password : * Kemudian tekan tombol Oke, maka akan muncul Menu Utama Aplikasi.

2 2 Pengenalan / overview tampilan Program Aplikasi : Menu bar Menu bar paling atas menampilkan nama program Aplikasi EXP2016, pada menu bar berikutnya terdapat tampilan Menu Utama yaitu : DATABASE TRANSAKSI LAPORAN OTHER Pada menu bar berikutnya adalah versi program aplikasi update Shortcut Menu Shortcut menu adalah menu icon-icon yang sering dipergunakan oleh user, secara garis besar Shortcut tersebut dibagi ke dalam kelompok-kelompok sbb : 1. Tabel Expedisi 2. Transaksi Expedisi 3. Tabel General Ledger/keuangan 4. Utility aplikasi 5. Laporan Expedisi 6. Laporan General Ledger/keuangan Tabel Expedisi. adalah master data untuk menunjang aplikasi Expedisi, yang mana Expedisi diperlukan kelengkapan data sebelum memulai transaksi. yaitu: Master Mobil, Customer/pelanggan, jenis-jenis biaya dan table Ritase Untuk memahami secara detail attribute master data tersebut, mari kita lihat dibawah ini.

3 3 Master data Mobil Klik 2x pada icon master Mobil, maka informasi yang dihasilkan sebagai berikut : Perhatikan point-point penting yang harus ada di master mobil adalah No.Polisi, Nama Supir, No.HP, Merk Mobil, Type Kendaraan, No.Rangka, No Mesin, Tahun. Untuk maintenance master Mobil, di sediakan sub menu dibawahnya : Tambah adalah untuk menambah data mobil baru Revisi adalah untuk memperbaiki data yang sudah ada Cari adalah mencari berdasarkan kode No.Polisi Cetak adalah mencetak semua mobil yang sudah diinput Exit adalah keluar dari screen table mobil

4 4 Klik icon Tambah, maka akan muncul screen tambah data mobil yang masih kosong Masukkan data No.plat Mobil, jika no.plat sudah ada akan ditolak oleh system. Lengkapilah data yang lainnya. Kecuali Gaji supir dikosongkan saja, karena ada perhitungan tersendiri untuk gaji supir, akan dibahas nanti. Setelah semuanya benar, tekan tombol Simpan yang berarti akan masuk ke database Mobil. Jika tidak jadi simpan anda tekan tombol Batal.

5 5 Klik icon Revisi, jika terjadi adanya kesalahan input data mobil, kecuali No.Polisi tidak bisa dikoreksi, kenapa? karena No.Polisi adalah kode Unix, jika anda mau menghapusnya ada menu tersendiri untuk menghapus dengan catatan No.Polisi tersebut belum pernah dipakai di Transaksi (pendapatan & biaya). Jika sudah selesai koreksi, anda tekan tombol Simpan untuk memastikan perubahannya akan masuk ke database Mobil.

6 6 Klik icon Cari, jika kode plat mobil yang mau dicari anda hafal. Jika anda tidak yakin kode No.Polisi dan ingin membatalkan, maka anda tekan keyboard ESC, maka akan ada pesan sbb : Jawab dengan Yes, berarti batal pencarian. Klik icon Cetak untuk menampilkan semua database mobil ke layar / printer. dengan catatan printer sudah terpasang dengan computer anda. Disini diberikan 2 pilihan untuk menampilkan database mobil ke : Preview (layar computer / printer ).

7 7 Saya ambil contoh ke Preview, maka tampilan hasil printout nya seperti dibawah ini Ketika muncul tampilan seperti diatas, untuk melihat secara melebar, anda klik tanda kotak di pojok kanan atas. (maximize) Jika data mobil banyak, maka tampilan bisa di display dalam beberapa halaman. Lihat fungsi menu report : Lihat page, Zoom, exit dan print

8 8 Master data Customer Klik 2 x icon customer, maka akan tampil screen sebagai berikut : Data customer adalah data pelanggan yang akan kita tagih pada saat menggunakan jasa sewa mobil. Item-item data customer terdiri dari : Kode Customer, nama Customer, alamat, TOP (term of payment) yang dimaksud TOP adalah jika ada pelanggan yang payment nya menggunakan system kredit (7 hari, 14 hari, 1 bulan dst nya).

9 9 Ikon tambah Customer, untuk menambah data customer baru. Masukkan kode customer yang unix, yang belum pernah ada dan kelengkapan data alamat, kota, telepon, kontak person dan . Jika sudah tidak ada yang dimasukkan lagi, maka tekan tombol simpan atau tekan tombol batal jika tidak akan menambah.

10 10 Ikon Revisi customer adalah jika ada koreksi dari data customer yang telah dimasukkan, dengan catatan untuk kode customer tidak bisa di koreksi. Jika terpaksa kode customer itu tidak dipakai, maka tekan tombol Delete untuk menghapus customer itu dari database. Jika koreksi sudah dilakukan, maka tombol simpan untuk memasukkan ke dalam database customer atau tombol batal untuk mengagalkan penyimpanan. Tombol cari untuk mencari customer jika data customer sudah terlalu banyak, maka tombol Cari sangat diperlukan untuk mempercepat.

11 11 Tombol delete didalam customer adalah untuk menghilangkan data customer secara fix. Caranya anda arahkan pointer ke record data customer yang akan dihapus, kemudian tekan tombol Delete tersebut. Master data Biaya-biaya Klick icon Tabel biaya 2 x untuk memaintenance Tabel Biaya. Maka akan tampak screen sebagai berikut : Dalam tampilan daftar biaya-biaya dapat dijelaskan sebagi berikut : Kode #, Nama Jenis Biaya, Jumlah dan keterangan Misalnya kode = 07 Surat KIR Rp. 41,000,- yang akan di anggarkan setiap bulannya.

12 12 Tombol tambah adalah untuk menambahkan jenis biaya yang lainnya. Kode biaya tentu saja tidak boleh double input dan system akan menvalidasi. Jika sudah semua lengkap, maka tekan tombol Simpan atau tombol batal.

13 13 Tombol Revisi adalah untuk memperbaiki data jenis biaya Jika sudah benar, maka tekan tombol simpan atau sebaliknya. Tombol delete biaya adalah untuk menghilangkan data biaya secara permanen Master data Ritase Yang dimaksud master data Ritase adalah Tabel konversi rate / rute perjalanan mobil yang ditentukan oleh area tujuan lokasi pengiriman. Konsepnya adalah one to many (dari 1 lokasi tertentu dapat dikirim ke beberapa area tujuan pengiriman, yang sangat menentukan ke konversi rate karena jarak tempuh dan muatan nya bisa dikategori kan dump biasa / full dump.

14 14 Mari kita lihat dibawah ini untuk memperjelas persepsi : Menu header atas menunjukan area Lokasi asal. Menu detail dibawah menunjukan area tujuan pengiriman Menu header di support oleh sub menu sbb : Tambah = untuk menambah line baru untuk Lokasi, Hapus= untuk menghapus Lokasi dan Cetak=untuk printout all Lokasi dan detail pengiriman. Untuk Print Out Lokasi dan Address pengiriman, terlihat dibawah ini :

15 15 Dan hasil print out nya adalah sebagai berikut : Menu Detail di support oleh sub menu sbb : Tambah adalah menambah baris detail rate / hapus adalah menghapus baris / simpan untuk menyimpan baris. Caranya Input Ritase adalah dengan konsep One to Many : Tentukan terlebih dahulu kode Lokasi yang mau ditambahkan dengan menghighligt baris lokasi, kemudian Tekan tombol Bawah di detail ritase untuk menambahkan alamat tujuan baru, setelah itu simpan.

16 16 Lihat tanda panah : Tanda panah hitam, menunjukan untuk tambah di baris kosong Tanda panah biru, menunjukan dari Induk nya diatas mempunyai beberapa detail tarif Demikianlah Master table Expedisi, dimana bisa disimpulkan sebagai berikut : 1. Bahwa untuk setiap input table master, akan selalu ada tombol yang sama yaitu : Tambah, Revisi, hapus, simpan dan keluar atau tombol delete jika diperlukan. 2. Cara menggunakan tombol nya sama, hanya yang membedakannya adalah object didalam table yang sedang diakses.

17 17 Transaksi expedisi. adalah segala kegiatan aplikasi Expedisi, pengiriman barang, mobil yang dipergunakan, perhitungan shipment / route dan customer yang dituju. Dalam hal ini Transaksi Expedisi terbagi menjadi 2 bagian besar yaitu : 1. Transaksi Pendapatan 2. Transaksi Biaya Untuk memahami secara detail attribute transaksi tersebut, mari kita lihat spesifikasi dibawah ini. Transaksi Pendapatan Mobil Keterangan header S kode Transaksi No.bukti No Urut transaksi Tanggal tanggal transaksi Cust # kode pelanggan Customer nama pelanggan Total qty total qty Total Rupiah total sewa Zona kode rute pengiriman Alamat alamat pengiriman barang Lokasi Lokasi pengiriman dari Keterangan isi muatan kirim

18 18 Keterangan detail No.Polisi no plat mobil Keterangan jenis mobil Qty quantum sewa Tarif sewa biaya sewa pemakaian mobil Jumlah tariff * qty Gaji supir biaya gaji yang dihitung dari rumusan rate