PANDUAN UNTUK COS MEMBER APLIKASI COS REFUND REQUEST (New Version)

Transkripsi

1 PANDUAN UNTUK COS MEMBER APLIKASI COS REFUND REQUEST (New Version) REFUND LINK- GA NOV 2014

2 Refund Request Refund dapat diajukan pada secara online pada aplikasi COS. Adapun flow dari proses refund tersebut dimulai dari : (1) New Refund Request (2) Investigation (3) COS Member Approval (4) Bank approval (5) Refund Closed (complete) Unit yang terlibat dalam flow diatas adalah: Process Status Unit Refund Request COS Member Investigation Garuda Indonesia Admin GOS Member Approval COS Member Authorization Letter Garuda Indonesia Admin Bank Process Bank Admin Setelah anda membaca buku manual ini, di harapkan anda dapat: Mengakses COS WEB dan login Refund by Search Ticket Refund by Manual Entry Approve atau Dispute oleh COS Member Approval 2

3 1. LOGIN Masukkan alamat pada browser untuk mendapatkan halaman awal aplikasi COS web, pada halaman awal ini klik Login & Registrasi untuk menuju halaman login 1.1 Login Menggunakan Username Setelah klik tombol Login & Registrasi maka akan muncul halaman login, masukkan username dan password lalu klik tombol Sign In untuk menuju halaman dashboard. 3

4 Jika berhasil melakukan login, maka akan langsung masuk kehalaman dashboard yaitu halaman index awal ketika melakukan login. 4

5 2. PROSES PENGAJUAN REFUND Step 1. Klik menu Refund lalu klik tombol Add New Request Step 2. Setelah klik Add new Request akan muncul 2 pilihan menu untuk pengajuan Refund yaitu : Search Ticket dan Manual Ticket Entry 5

6 2.1 Melakukan Refund dengan Menu Search Ticket Step 1. Pilih menu Search Ticket bila hanya ingat kode booking atas tiket yang ingin di refund. Setelah diisi datanya lalu klik NEXT 6

7 Transaction date Booking Code Captcha diisi dengan Tanggal issued ticket diisi dengan kode booking diisi sesuai angka atau huruf yang muncul Step 2. Setelah semua data diisi, akan muncul tiket-tiket sesuai kode booking yang diinput. Pilih tiket yang akan direfund dan berikan tanda tick di kotak kecil. 7

8 Bila setelah data diisi lengkap tetapi tiket-tiket tidak muncul, klik menu Skip lalu gunakan menu Manual Ticket Entry Step 3. Setelah klik tombol save, akan muncul Refund Header Information. Isi data yang sesuai dengan data pembayaran, refund katagory, alasan refund. Setelah itu klik Submit. 8

9 Setelah submit akan muncul RR number serta informasi lainnya dengan menggeser kursor paling bawah kearah kanan. 2.2 Melakukan refund dengan menu Manual Entry Ticket Opsi kedua untuk entry refund request dengan menggunakan menu Manual Ticket Entry. Isi semua data dibawah ini, berikut rutenya, kemudian klik Save 9

10 Setelah klik Save, maka akan muncul kembali menu Refund Header Information dan dilengkapi datanya seperti menu sebelumnya. 2.2 MONITORING REFUND Untuk memonitor refund yang diajukan ke Garuda berikut statusnya dapat di dilakukan melalui display Navigation dan Filter. Proses pencarian refund dapat menggunakan dengan berbagai opsi. Transaction Date Date of Refund between RR Booking Code Complaint Category Refund Status Diisi dengan tanggal transaksi (issued ticket) Diisi dengan tanggal Refund Diisi dengan nomor Refund Request Diisi dengan kode booking Dipilih berdasarkan jenis complain Dipilih berdasarkan Status Refund 10

11 3. COS MEMBER APPROVAL 3.1 Membuka Refund Request Status COS Member Approval untuk Melakukan Accept atau Reject COS Member Approval adalah tahap ke 3 dari proses refund, di mana pada tahap sebelumnya adalah tahap Investigation yang di lakukan oleh Admin Garuda Indonesia. Langkah awal untuk melakukan approval adalah login kembali ke aplikasi COS WEB lalu pada Main Menu, klik menu Refund. 11

12 Step 1. Klik Refund Status lalu pilih Customer Approval Step 2. Setelah dipilih customer approval, lalu klik di tanda Confirm Step 3. Setelah klik confirm, akan muncul windows untuk melakukan proses Accept (bila setuju) dan Dispute (bila tidak setuju). 12

13 Tulislah approval remarks untuk memberikan keterangan bahwa data yang diberikan telah sesuai dan Anda telah menyetujui perhitungan refund yang ada, kemudian klik tombol Accept Proses Dispute dapat dilakukan apabila data refund yang diberikan oleh pihak Garuda Indonesia tidak sesuai dengan yang diajukan oleh COS member. Sampaikan alasan pada kolom remark dan klik button Dispute. Proses tersebut dapat terus berulang sampai data refund diantara COS member dan Garuda Indonesia sudah sesuai. 4. BANK PROCESS Proses COS Member Approval telah selesai maka selanjutnya adalah proses terakhir, yaitu Bank Process. Status Bank Process menunjukan bahwa proses refund request dengan pihak Garuda Indonesia sudah selesai. Proses selanjutnya merupakan proses pengembalian dana dari : Bank Garuda Indonesia ke akun Bank COS member (untuk pembayaran dengan Debit) Bank Garuda Indonesia ke kartu kredit COS member (untuk pembayaran dengan 13

14 kartu kredit). Bank Garuda Indonesia melalui TOP UP deposit (untuk pembayaran dengan deposit). 5. REFUND HISTORY Refund yang sudah pernah diproses didalam aplikasi sebelumnya, masih dapat diakses dengan melakukan klik pada menu Refund Request History. Tampilan History akan memunculkan menu yang lama dan hanya untuk kepentingan display saja. 14

15 Bila ada keraguan atau pertanyaan mengenai pelaksanaan Corporate Online Sales dapat menghubungi kami: Telephone : atau (ext. 3), corga@garuda-indonesia.com 15